Jaarrekening Visstraat Eeklo.

Transcriptie

1 Jaarrekening 2015 Visstraat Eeklo Voorzitter : Hilde De Graeve OCMW Zomergem Secretaris : Maggy Van Belle OCMW Eeklo Financieel Beheerder : Maarten Vanden Berghe OCMW Nevele en OCMW Lovendegem Goedgekeurd op Algemene vergadering van 22 maart 2016

2 Inhoud 1. Beleidsnota Doelstellingenrealisatie Overzicht actieplannen en acties Jaarverslag juridische dienstverlening Welzijnsband Meetjesland I. Algemeen II. Juridische dienstverlening III. Collectieve schuldenregeling IV. Conclusies Jaarverslag Veiligheidsconsulent Welzijnsband Meetjesland Situatieschets Opleidingen Activiteiten Besluiten Jaarverslag Archief Welzijnsband Meetjesland Situatieschets Opleidingen Activiteiten Jaarverslag Organisatiebeheersing Welzijnsband Meetjesland Situatieschets Audio Overzicht audits WM Planning WM Audio & AAV Resultaten Audio over Doelstellingenrekening (J1) Financiële toestand Financiële nota Exploitatierekening (J2) Investeringsverrichtingen van het boekjaar (J3) De rekening van de afgesloten investeringsenveloppen (J4) Liquiditeitenschema (J5) Samenvatting van de algemene rekening De balans (J6) Staat van opbrengsten en kosten (J7) Toelichting Exploitatierekening per beleidsdomein (TJ1) Evolutie van de exploitatierekening (TJ2) Investeringsverrichtingen per beleidsdomein (TJ3) Evolutie van de investeringsverrichtingen (TJ4) Stand van de kredieten van de investeringsenveloppen (TJ5) Verklaring van de belangrijke verschillen tussen de gerealiseerde en de gebudgetteerde ontvangsten en uitgaven Evolutie van de liquiditeitenrekening (TJ6) Overzicht van de toegestane werkings- en investeringssubsidies, per beleidsveld De toelichting bij de balans (TJ7) Waarderingsregels

3 11. Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Gebeurtenissen na balansdatum die nadere informatie geven over de feitelijke situatie op balansdatum (art. 145 BVR BBC) Verdeling uitgaven per OCMW Algemene principes Bevolkingscijfers Archief Juridische dienst De cijfers Standopgave

4 1. Beleidsnota 1. Doelstellingenrealisatie PRIORITAIR BELEID SD1 Strategische doelstelling volgens de statuten van de Welzijnsband : (art 2 ) De Vereniging heeft tot doel om voor de deelnemende OCMW s volgende gemeenschappelijke diensten te organiseren: de dienst veiligheidsconsultatie voor de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), de dienst juridische informatie en advies, de dienst schuldbemiddeling, de dienst kwaliteitszorg, de dienst collectieve schuldenregeling, de dienst archiefbeheer, de dienst interne auditering en de dienst samen aankopen. De Vereniging ondersteunt de deelnemende OCMW s in het uitvoeren van hun opdracht. Nieuwe diensten kunnen worden opgericht en uitgevoerd mits naleving van de procedure voorzien in artikel 27. De deelnemende OCMW s beslissen aan welke van de door de Vereniging aangeboden of georganiseerde dienstverlening zij wensen deel te nemen. Doelstelling: BD1 BD1 De juridische cel van de Welzijnsband levert een kwaliteitsvolle juridische dienstverlening voor de deelnemende OCMW s en hun cliënten Actieplan AP11: AP 11 : De juridische cel werkt op een kwaliteitsvolle, efficiënte en resultaatgerichte manier Actieplan AP11: Efficiënte Juridische cel In 2013 werd naar aanleiding van het gewijzigde artikel 200 van het OCMW-decreet beslist om alle dossiers CSR (=collectieve schuldenregeling) over te dragen van de individuele OCMW s naar de Welzijnsband Meetjesland. De ambulante juristen verhuisden in het najaar naar Maldegem en sinds oktober 2013 werkt daar een juridische cel van 1,5 VTE juristen, 1 VTE juridisch deskundige en 1 VTE administratief medewerker. Deze reorganisatie werd gerealiseerd met het oog op een efficiëntere werking, waardoor er op termijn meer dossiers CSR kunnen worden toegewezen aan de Welzijnsband. De Welzijnsband streeft ernaar om het financieel resultaat van deze dienst break-even te houden. Er wordt hierbij gezocht naar een gezond evenwicht tussen kwantiteit en kwaliteit. Naast het resultaatgericht werken wordt voldoende aandacht worden besteed aan 4

5 klantgericht werken (zowel intern als extern) in een wederzijdse positieve sfeer. De juridische cel biedt aan de aangesloten OCMW s (op hun vraag en in samenspraak met hen) verder deskundig juridisch advies inzake schuldproblematiek, alsook advies in de andere rechtsdomeinen, - dit laatste binnen de perken van de mogelijkheden van de juridische cel. Actieplan in cijfers: Jaarrekening Eindbudget Initieel budget Uitgaven Ontvangst en Uitgaven Ontvangst en Uitgaven Ontvangst en EXP , , , , , ,00 INV 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 5

6 6

7 2. Overzicht actieplannen en acties Beleidsdoelstellingen Prioritair AP Acties BD1BD1 De juridische cel van de Welzijnsband levert een kwaliteitsvolle juridische dienstverlening voor de deelnemende OCMW s en hun cliënten X AP11 Efficiënte Juridische celap 11 : De juridische cel werkt op een kwaliteitsvolle, efficiënte en resultaatgerichte manier A111 A112 BD2BD2 De archivaris levert de deelnemende OCMW s een kwalitatieve begeleiding van de archivering in de OCMW s van het Meetjesland AP21 Goed archiefbeheer van de OCMW's en WBAP 21 : Elk OCMW en de Welzijnsband beschikt over goede, geordende en toegankelijke archieven, zowel voor de analoge/papieren als digitale gegevensdragers A113 A114 A211 A212 A213 A214 A215 Uitwerken, evalueren en bijsturen van de werking van de nieuwe dienst CSR/rechtshulp met aandacht voor een efficiënte werking en continuïteit Streven naar een break-even-werking door enerzijds een stijging van het aantal dossiers CSR en anderzijds een kostenefficiënte werking van de dienst Opvolgen van de nieuwe trends en wijzigingen van de wetgeving met betrekking tot de schuldproblematiek Verder uitbouwen, evalueren en bijsturen van de werking van de tandem juridische cel-sociale dienst Uitwerken van depotbeheer en opstellen van een magazijnstaat Uitwerken en bijhouden van een bruikleenprincipe De besturen deskundig adviseren bij het digitaliseren van hun documentenstromen met extra aandacht voor het verkeer Het uitwerken en opvolgen van een archiefbeheer voor de dossiers van de Welzijnsband Privacy waarborgen m.b.t. het archief bij samenwerking en of

8 BD3BD3 De veiligheidsconsulent neemt in de deelnemende OCMW s de trekkersrol op voor een kwaliteitsvol informatieveiligheidsbeleid, werkt actief mee aan digitale informatieverstrekking en ondersteunt ivm de toenemende automatisering AP31 Optimaal, jurid. en deontol. correct gebruik KruispuntbankAP 31 : De deelnemende OCMW s gebruiken de gegevens van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid op een optimale en juridisch en deontologisch correcte manier AP32 Respecteren privacywetgingap32 : De deelnemende OCMW s en hun personeelsleden respecteren de privacywetgeving AP33 Kwaliteitsvolle website WB en OCMW'sAP 33 : De veiligheidsconsulent zorgt voor een kwaliteitsvolle website van de Welzijnsband en ondersteunt de OCMW s die hiervoor opteren bij hun digitale integratie met andere besturen, b.v. gemeenten, AGB s, Verenigingen,.. A311 A312 A313 A321 A322 A331 Opvolgen, implementeren en kenbaar maken van de nieuwe stromen van de kruispuntbank bij de gemachtigde gebruikers Voorbereiden van de documenten die moeten worden voorgelegd aan de beleidsorganen van het OCMW m.b.t. de informatieveiligheid Op punt stellen en houden van het informatieveiligheidsbeleid en het veiligheidsplan, rekening houdend met de aanbevelingen van de audits Advies verlenen m.b.t. de beveiliging van digitale data Informatieveiligheid waarborgen bij organisatieveranderingen zoals samenwerking en of integratie met andere besturen, bvb. gemeenten, AGB s, verenigingen,... De Welzijnsband heeft een hedendaagse en gebruiksvriendelijke website, waarop op een veilige en vlotte manier documenten kunnen gedeeld worden voor diverse vergaderingen

9 BD4BD4 Het intern controlesysteem van de deelnemende OCMW s is tegen eind 2018 zodanig uitgebouwd dat een externe organisatieaudit een sterk resultaat oplevert communicatie AP34 E-governmentAP 34 : De deelnemende OCMW s verbeteren hun efficiënte werking met e- government AP41 Auditen van de kernprocessenap41 : Tegen eind 2018 zijn de kernprocessen van de deelnemende OCMW s voldoende geauditeerd. A332 A341 A411 A412 De veiligheidsconsulent ondersteunt de OCMW s die hiervoor opteren met het beheer van hun websites De veiligheidsconsulent adviseert en ondersteunt de OCMW s die dit wensen m.b.t. implementatie van nieuwe technologieën, het e-government en de aanschaf van informatica (hard- en software). Uitvoering van minstens 1 gemeenschappelijke audit per jaar in samenwerking met AUDIO Uitvoering van minstens 1 nakomingsaudit per OCMW tegen eind 2018 in samenwerking met Audio BD5BD5 Als forum voor intervisie en samenwerking creëert de Welzijnsband een duidelijke meerwaarde voor de deelnemende OCMW s AP51 Intervisie en samenwerkingap51 : De Welzijnsband faciliteert intervisie en samenwerking tussen o.a. de secretarissen, de voorzitters en de hoofden sociale dienst A413 A511 A512 Een gezamenlijke vorming voor de OCMW s van het Meetjesland na elke gemeenschappelijke audit Samenaankopen organiseren Gemeenschappelijke vormingen inrichten A513 Onderzoeken welke vormen van samenwerking m.b.t. de operationele diensten een meerwaarde kunnen bieden aan de deelnemende OCMW s

10

11 3. Jaarverslag juridische dienstverlening Welzijnsband Meetjesland I. Algemeen I.1. Inleiding De werking van de Welzijnsband ging van start in 2005 met 1 juriste die reeds door het OCMW Evergem was aangeworven. In het eerste kwartaal van 2005 werd een tweede juriste aangeworven en in 2009 werd een derde juriste aangeworven. Toenemende werkdruk in de verschillende OCMW s en het vertrek van één juriste was de aanleiding om een derde jurist aan te werven om de dienst aan te vullen. In het voorjaar van 2009 mocht de Welzijnsband 2 nieuwe juristen verwelkomen, Sarah Forsyth en Bianca Buysse. Op 3 mei 2013 werd de Welzijnsband Meetjesland erkend als instelling voor schuldbemiddeling. De erkenning zal verlengd worden voor onbepaalde duur met ingang van 4 mei Sinds 16 september 2013 is de dienst schuldbemiddeling gevestigd op 1 locatie, nl het OCMW van Maldegem. De dienst werd aangevuld met 2 nieuwe fulltime medewerkers, nl een administratief bediende, Marionne Toch en een juridisch deskundige, Jolien Dhont. Naar aanleiding van het vertrek van juriste Sarah in juni 2014 werd ervoor geopteerd om geen nieuwe jurist aan te werven maar wel een tweede juridisch deskundige. Vanaf 1 januari 2015 kwam juridisch deskundige Caroline Heyman in dienst (0,8 FTE, werkt niet op woensdag). Ter vervanging van beide juridisch deskundigen tijdens hun zwangerschapsverlof werd Eef Desloovere aangeworven (oktober 2014 tot en met augustus 2015). Jolien Dhont neemt vanaf juni /5 ouderschapsverlof (werkt niet op woensdag). Als gevolg van een evaluatie door de sociale diensten van de OCMW s wordt sinds november zitdag per maand gepland op de OCMW s. Op die manier is er een beter contact met de maatschappelijk assistentes en kunnen moeilijkheden in bepaalde dossiers beter worden besproken/opgelost. 11

12 I.2. Opleidingen Volgende opleidingen werden gevolgd: Bianca: o 12/02 ~ studiereeks voor schuldbemiddelaars Belangrijkste wijzigingen inzake consumentenkrediet (Confocus Gent) o 23/04 ~ Het eenheidsstatuut: actuele knelpunten (Postuniversitaire opleidingen Gandaius) o 07/05 ~ studiereeks voor schuldbemiddelaars Familierechterlijke aspecten van schuldbemiddeling (Confocus Gent) Caroline o Basisopleiding schuldbemiddeling (VCS) Juridisch deskundige Caroline zal na afloop van haar opleiding (in de loop van het voorjaar 2016) een attest schuldbemiddelaar behalen I.3. Overleg schuldbemiddeling Binnen het arrondissement Gent is er een werkgroep schuldbemiddeling, waarbij de rechtbank en de schuldbemiddelaars overleg plegen over diverse topics uit de procedure van de collectieve schuldenregeling. Hierbij worden vaak de uitgevaardigde richtlijnen vanwege de rechtbank toegelicht en afgetoetst aan de praktijken van de schuldbemiddelaars. Er werden geen bijeenkomsten gepland in De Welzijnsband Meetjesland is ook vertegenwoordigd in de overleggroep schuldbemiddeling van het Vlaams Centrum Schuldenlast. In 2015 waren er meerdere bijeenkomsten: Bianca: o 13/10 Overleggroep schuldbemiddeling (VCS) Bianca en Caroline: o 14/12 Overleggroep schuldbemiddeling (VCS) 12

13 II. Juridische dienstverlening Het takenpakket van de juristen en juridisch deskundigen bestaat uit schuldbemiddeling/rechtshulp en collectieve schuldenregeling. De OCMW s van Assenede en Eeklo doen enkel beroep op de dienst schuldbemiddeling/rechtshulp. De overige OCMW s, maken gebruik van beide diensten. Wat moeten we verstaan onder deze termen? Schuldbemiddeling: Volgens de wet consumentenkrediet is dit het bemiddelen met een schuldeiser in een dossier waar een consumentenkrediet tussenzit. Wij hebben dit begrip uitgebreid tot alle vormen van tussenkomst waar we bemiddelen met een schuldeiser, ongeacht de kwalificatie van de schulden. Als jurist kijken we telkens de gegrondheid van de schuld na. Rechtshulp: Alle vormen van juridisch advies ten aanzien van cliënten en personeel van de OCMW s van de Welzijnsband. Collectieve schuldenregeling: Een procedure voor de schuldbemiddelingsrechter bij de Arbeidsrechtbank te Gent waar de Welzijnsband Meetjesland aangesteld wordt als schuldbemiddelaar met het doel een afbetalingsplan op te stellen ten aanzien van de schuldeisers, waarbij elke schuldeiser op voet van gelijkheid behandeld wordt. Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende tussenkomsten van alle juristen in 2015 volgens de aard van de hulpverlening en volgens de gezinssituatie. OCMW Schuldbemiddeling CSR (combinatie met begeleiding OCMW) Rechtshulp Aalter 4 14 (12) 4 Assenede Eeklo Evergem (31) 29 Kaprijke 0 3 (3) 0 Knesselare 1 21 (18) 1 Lovendegem 4 10 (10) 0 Maldegem (51) 3 Nevele 2 8 (6) 0 Sint-Laureins 1 13 (13) 0 Waarschoot 3 10 (9) 3 Zelzate 1 11 (10) 1 Zomergem 8 6 (5) 0 TOTAAL (168) 51 13

14 Waarbij de gezinssituatie als volgt is: OCMW Gezin met kinderen Alleenstaande met kinderen Alleenstaande zonder kinderen Samenwonende/ Echtpaar Intern Advies Aalter Assenede Eeklo Evergem Kaprijke Knesselare Lovendegem Maldegem Nevele Sint-Laureins Waarschoot Zelzate Zomergem TOTAAL Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende tussenkomsten van alle juristen in 2014 volgens de aard van de hulpverlening en volgens de gezinssituatie. OCMW Schuldbemiddeling CSR (combinatie met begeleiding OCMW) Rechtshulp Aalter 3 17 (14) 1 Assenede Eeklo Evergem 6 40 (30) 21 Kaprijke 0 4 (4) 0 Knesselare 5 16 (13) 0 Lovendegem 3 12 (12) 1 Maldegem (44) 1 Nevele 6 7 (5) 8 Sint-Laureins 4 11 (9) 0 Waarschoot 4 12 (11) 1 Zelzate 1 12 (10) 4 Zomergem 1 6 (6) 1 TOTAAL (158) 47 14

15 Waarbij de gezinssituatie als volgt is: OCMW Gezin met kinderen Alleenstaande met kinderen Alleenstaande zonder kinderen Samenwonende/ Echtpaar Intern Advies Aalter Assenede Eeklo Evergem Kaprijke Knesselare Lovendegem Maldegem Nevele Sint-Laureins Waarschoot Zelzate Zomergem TOTAAL Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende tussenkomsten van alle juristen in 2013 volgens de aard van de hulpverlening en volgens de gezinssituatie. OCMW Schuldbemiddeling CSR (combinatie met begeleiding OCMW) Rechtshulp Aalter 3 18 (16 BB) 12 Assenede * Eeklo Evergem (25 BB) 32 Kaprijke 3 5 (5 BB of begeleiding) 3 Knesselare 4 21 (15 BB) 6 Lovendegem 6 7 (7 BB) 12 Maldegem (36 BB of begeleiding) 24 Nevele 1 7 (5 BB) 5 Sint-Laureins 8 9 (7 BB of begeleiding) 22 Waarschoot 5 17 (16 BB of begeleiding) 7 Zelzate 1 14 (12 BB) 8 Zomergem 2 8 (7 BB) 6 TOTAAL (151) 167 *Opmerking: deze cijfers behelzen slechts de eerste helft van

16 Waarbij de gezinssituatie als volgt is: OCMW Gezin met kinderen Alleenstaande met kinderen Alleenstaande zonder kinderen Samenwonende/ Echtpaar Intern Advies Aalter Assenede * Eeklo Evergem Kaprijke Knesselare Lovendegem Maldegem Nevele Sint-Laureins Waarschoot Zelzate Zomergem TOTAAL III. Collectieve schuldenregeling III.1. Algemeen In het arrondissement Gent- Eeklo waren er eind 2015 in totaal 6136 (anno 2014: 5901) dossiers collectieve schuldenregeling lopende, waarvan 157 (anno 2014: 156) dossiers aan de Welzijnsband werden toegewezen. Van die 6136 (anno 2014: 5901) dossiers zijn er 3435 (anno 2014: 3461) in een minnelijk afbetalingsplan en 44 (anno 2014: 46) in een gerechtelijke regeling uitgemond. Wat de Welzijnsband Meetjesland betreft, is de situatie in de loop van 2015 als volgt: Inzake de afbetalingsvoorstellen: zijn er 141 minnelijke aanzuiveringsregelingen en 3 gerechtelijke aanzuiveringsregelingen gehomologeerd door de schuldbemiddelingsrechter bij de Arbeidsrechtbank te Gent; Het aantal dossiers dat succesvol kon worden afgesloten en waarbij aldus de betrokkenen hun Fresh Start kennen: 27; 2 afgesloten dossiers omwille van een overlijden; 16

17 In 2 dossiers werd er een volledige kwijtschelding van alle schuld bekomen; In 2 dossiers werd men als schuldbemiddelaar geconfronteerd met sterk uiteenlopende moeilijkheden waardoor men diende over te gaan tot het indienen van verzoek tot vervanging van schuldbemiddelaar. Er werden aldus respectievelijk 2 vervangingen bekomen; In 1 dossier werd men als schuldbemiddelaar geconfronteerd met een dossier waarbij betrokkenen zelf uit de procedure wensten te stappen. III.2. Kosten- en ereloonstaat Wat de inkomsten op grond van de staten van kosten en erelonen betreft, kunnen volgende bemerkingen worden geformuleerd: In 2015 werd door de Welzijnsband Meetjesland een totaal bedrag van ,30 EUR (Anno 2014: ,04 EUR) aan kosten en erelonen ontvangen. Omwille van een achterstand in de uitbetalingen door het Fonds ter bestrijding van overmatige schuldenlast en een achterstand op de Arbeidsrechtbank te Gent heeft de Welzijnsband Meetjesland nog een tegoed van ,53 EUR. IV. Conclusies Het aantal dossiers schuldbemiddeling is gedaald en het aantal dossiers rechtshulp is gestegen. Het aantal dossiers collectieve schuldenregeling is licht gestegen, niettegenstaande het feit dat, per schuldbemiddelaar, slechts 5 verzoekschriften tot aanstelling, per maand mogen worden ingediend op de Arbeidsrechtbank. Omwille van dit gegeven werd de Welzijnsband in 2015 in 2 dossiers niet aangesteld als schuldbemiddelaar. Er is een licht stijgende evolutie in de inkomsten vanwege collectieve schuldenregelingen, zelfs ondanks de achterstand in de uitbetalingen door het Fonds ter bestrijding van overmatige schuldenlast, de enorme achterstand waarmee de Arbeidsrechtbank te kampen heeft en het aantal nieuw opgestarte dossiers (35) waarvoor het eerste jaar geen kosten- en ereloonstaat wordt opgemaakt. 17

18 4. Jaarverslag Veiligheidsconsulent Welzijnsband Meetjesland Situatieschets De vorige veiligheidsconsulent ging uit dienst in augustus De huidige veiligheidsconsulent is in dienst vanaf 15/05/2015, deeltijds (0,9 VTE). Hij komt uit de IT-sector en diende zich nog in te werken in de specifieke materie van informatieveiligheid in lokale besturen. Hij staat in voor 9 besturen aan een rato van een halve dag per week per bestuur, en dit voor: - OCMW Aalter - OCMW Maldegem - Stad Eeklo - OCMW Eeklo - Gemeente Kaprijke - OCMW Kaprijke - Gemeente Sint-Laureins - OCMW Sint-Laureins - OCMW Zelzate In principe wordt elk bestuur wekelijks een halve dag bezocht, met uitzondering van het gemeentebestuur in Kaprijke, dat tweewekelijks een volledig dag wordt bezocht. Opleidingen - 08/05/2015: 5-daagse cursus (verspreid over meerdere weken) van V-ict-or in Gentbrugge: Gecertificeerd Veiligheidsconsulent - 25/06/2015: Kennisdag over het gebruik van de cloud in Mechelen, georganiseerd door V-ict-or - 30/06/2015: opleidingssessie van POD-MI in Roeselare - 28/09/2015: bijeenkomst van de werkgroep informatieveiligheid van de VVSG in Brussel - 27/11/2015: opleidingssessie van POD-MI in Lokeren Activiteiten Organiseren van een informatieveiligheidsbeleid Na een grondige inwerkperiode, werd van start gegaan met het in de praktijk brengen van de richtsnoeren, zoals die worden aangegeven vanuit de privacy commissie. Op verschillend tempo werden (of worden) in alle besturen volgende stappen genomen: - Advies vragen aan CBPL of VTC inzake de aanstelling van de nieuwe veiligheidsconsulent. Dit is voor alle besturen in orde. - Oprichten van een veiligheidscel - Goedkeuren van informatieveiligheidsbeleid - Inventarisatie van gegevensbronnen en toegangen 18

19 - Het herbekijken of invoeren van ICT-reglementen - Het herbekijken van deontologische codes Bij het herbekijken of invoeren van reglementen, codes en teksten wordt er telkens naar gestreefd om deze in de mate van het mogelijke gelijk te trekken tussen OCMW en gemeentebestuur. In de OCMW s van Aalter, Maldegem en Zelzate is er een positieve samenwerking met de veiligheidsconsulent van de respectievelijke gemeentebesturen. In alle besturen wordt een positieve medewerking ervaren. Controleren van KSZ-opvragingen In elk OCMW-bestuur werd er een steekproef genomen uit het logboek van de opvragingen in de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Elke OCMW secretaris heeft hiervan een verslag ontvangen. Daar de resultaten enkel aan de betrokken secretaris worden meegedeeld, worden ze hier niet in het verslag opgenomen. Creëren van bewustzijn In alle besturen is een eerste basisopleiding (ca. 45 min) rond informatieveiligheid gegeven, gepland of in de pijplijn om gepland te worden. De bedoeling van deze opleiding is: - Het bekend maken van de aanwezigheid van een veiligheidsconsulent en zijn rol - Het creëren van bewustzijn rond informatieveiligheid en de wettelijke beperkingen rond het verwerken van persoonsgegevens - Basisvaardigheden rond het omgaan met paswoorden en social engineering Het geven van dergelijke opleidingen wordt ervaren als noodzakelijk, en het maakt ook een en ander los op de werkvloer, zodat er makkelijker vragen rond informatieveiligheid doorsijpelen tot bij de veiligheidsconsulent. In sommige besturen is er ook ingepikt op de interne nieuwsbrieven, om tips mee te geven rond informatieveiligheid. De bedoeling is om dit te veralgemenen naar alle besturen. Geven van adviezen Er werden verscheidene technische adviezen gegeven, maar aangezien deze steeds handelen over zwakke punten in de beveiliging, worden deze adviezen niet toegelicht in dit jaarverslag. Er werden ook verschillende adviezen gevraagd rond het al-dan-niet toelaatbaar zijn van het doorgeven van persoonsgegevens naar externen. Dit is een heel positieve evolutie en wijst erop dat de medewerkers steeds alerter worden voor dergelijke problematiek. In deze is er ook een goede samenwerking met de werkgroep informatieveiligheid van de VVSG, de privacy commissie en de VTC. Volgende vragen werden behandeld: - Het bezorgen van adreslijsten uit het rijksregister aan scholen en verenigingen - Het bezorgen van adressen van eigenaars van een propaantank aan een propaanhandelaar. Een mooi voorbeeld van de afweging tussen de openbaarheid van bestuur (Vlarem wetgeving rond milieuvergunningen) en de privacy van individuele burgers. - Het bezorgen van de volledige notulen van het schepencollege (=bestuursdocument!) - Het bezorgen van gegevens van scholieren aan de bibliotheek - Het bezorgen van contactgegevens van ticketkopers aan een optredend artiest door het CC 19

20 - Het doorgeven van de identiteit van iemand die een grafconcessie heeft verlengd aan de familie van de overledene Besluiten - Voor de gemeentebesturen is een informatieveiligheidsbeleid een vrij nieuw gegeven en diende er vanaf nul gestart te worden. - Hoewel er bij de OCMW s wel degelijk een basis ligt, is er nog een hele weg af te leggen inzake het formeel en systematisch opvolgen van het informatieveiligheidsbeleid. - Door de integratie van OCMW s en gemeentebesturen stellen zich een aantal nieuwe problemen, waar nog niet altijd onmiddellijk een antwoord voor is. 20

21 5. Jaarverslag Archief Welzijnsband Meetjesland Situatieschets In 2015 stond de archiefdienst in voor het archiefbeheer in de 13 Meetjeslandse OCMW s, nl. de OCMW s van Aalter, Assenede, Eeklo, Evergem, Kaprijke, Knesselare, Lovendegem, Maldegem, Nevele, Sint-Laureins, Waarschoot, Zelzate en Zomergem. Sinds 13 oktober 2014 is er een samenwerkingsovereenkomst tussen drie gemeentebesturen (Maldegem, Nevele en Zomergem) en één stadsbestuur (Eeklo) enerzijds en de Welzijnsband anderzijds van kracht. Op 1 maart 2015 volgde het gemeentebestuur Sint-Laureins dit voorbeeld en vanaf 1 mei 2015 deed het gemeentebestuur Assenede hetzelfde. Vanaf dan staat de archiefdienst in voor het archiefbeheer in maar liefst 19 besturen. Een takenpakket dat onmogelijk door één persoon uitgevoerd kan worden. Om het werk dat deze nieuwe besturen met zich meebrengt te helpen opvangen, is vanaf 13 oktober 2014 Julie De Geyter als deskundige archief (B-niveau) in dienst gekomen. Haar prestatiebreuk komt overeen met het aantal uren dat de gemeenten/stad afnemen van de Welzijnsband. Zo startte haar tewerkstelling aan 0,6 VTE, dat door toetreden van de nieuwe gemeenten geleidelijk opliep tot 0,7 VTE. - Stad Eeklo: 0,2 VTE - Gemeente Maldegem: 0,2 VTE - Gemeente Nevele: 0,1 VTE - Gemeente Zomergem: 0,1 VTE - Gemeente Sint-Laureins: 0,05 VTE - Gemeente Assenede: 0,05 VTE Julie besloot de Welzijnsband te verlaten en presteerde haar laatst werkdag op 3 juli Zij werd opgevolgd door Kristien De Vooght, die op 22 juni 2015 in dienst kwam. Zij had een prestatiebreuk van 0,7 VTE Ook Kristien besloot haar tewerkstelling bij de Welzijnsband te beëindigen. Haar laatste werkdag dateert van 4 januari Momenteel loopt de aanwervingsprocedure om een archiefbeheerder (A-niveau) in dienst te nemen. Opleidingen Vorming Glenn: 30 april 2015: Metadata-uitwisseling (Congrescentrum Lamot, Mechelen) Hier ging men in op de vraag hoe informatie-uitwisseling tussen instellingen, databanken en applicaties mogelijk is (bv. via open acces, metadataverrijking, open data, ). 19 mei 2015: Beheers je informatie en je organisatie (VAC, Leuven) Voorstelling audit Vlaanderen 21

22 o Evalueren van systeem interne controle + werking van de eigen organisatie op allerlei vlakken onderzoeken o Cases: OVAM en het stadsarchief van Diest (zelfevaluatie, procesmanagement, ) 18 september 2015: Informatie aan zee (Kursaal, Oostende) Hier heb ik de lezingen gevolgd die handelden over digitaal archiveren (bv. 100% digitaal in Antwerpen, stand van zaken DAV, ). 8 december 2015: "Eenvoudiger digitaliseren met een risicoanalyse: substitutie en digitale handtekening" (VAC, Gent). o Substitutie: 10 stappen tot digitalisering en het werken met digitale dossiers Problemen + voorwaarden voor substitutie o Digitale handtekening Moeten zoveel handtekeningen gezet worden? Vorming Kristien: 3 december 2015: Help, mijn mailbox ontploft (Het Depot, Vilvoorde) Hoe omgaan met de massa mails die we ontvangen en versturen? Hoe selecteren welke mails al dan niet bewaren? Hoe de te bewaren mails klasseren? VVBAD-bijeenkomsten Werkgroep Lokaal Overheidsarchief o Twee- à driejaarlijkse bijeenkomsten van professionele archivarissen (steden, gemeenten, OCMW s, provincies, ). Het doel van deze bijeenkomsten is overleggen over de archiefwerking, wetgeving, Voordelen zijn ook dat er sterker contact mogelijk is met collega s en dat er ervaringen en interpretaties uitgewisseld kunnen worden. o 22 mei 2015, 16 oktober 2015 Subwerkgroep OCMW-selectielijst o Bijeenkomsten op onregelmatige tijdstippen om de selectielijst voor OCMWarchief up to date te houden en aan te passen waar nodig. o 23 maart 2015 Op 8 oktober 2015 is de selectielijst officieel goedgekeurd door het Rijksachief, wat betekent dat de lijst vanaf dan verplicht te volgen is. Normaal gezien zal deze subwerkgroep op korte termijn dan ook niet meer samen komen. 22

23 Activiteiten Uitgevoerd in 2015: Selectie en vernietiging Omdat niet alle documenten voor eeuwig en altijd bewaard moeten worden, is het noodzakelijk op tijd en stond over te gaan tot een noodzakelijke selectie en vernietiging. Om na te gaan welke documenten te bewaren zijn en welke vernietigd mogen worden, wordt gebruik gemaakt van de selectielijst voor OCMW-archief. Deze werd opgesteld door de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD vzw) en goedgekeurd door het Rijksarchief in OCMW Zelzate: 39,48 meter archief vernietigd Zodoende is er in 2015 heel weinig OCMW-archief vernietigd. Verklaring hiervoor is dat we op de hoogte waren dat er een nieuwe selectielijst op komst was, waarin heel wat bewaartermijnen anders zijn dan in de vorige lijst. Het leek dan ook aangewezen te wachten op de officiële goedkeuring van de nieuwe selectielijst en onmiddellijk de nieuwe bewaartermijnen te hanteren. Voorbereiding selectie 2016 is reeds gestart in de OCMW s Aalter, Assenede, Evergem, Lovendegem, Nevele, Zelzate en Zomergem. Ook in steden en gemeenten moet niet elk document tot in de eeuwigheid bewaard worden. Net zoals voor OCMW-archief bestaat er voor gemeentearchief een selectielijst (ook opgesteld door de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD vzw) en goedgekeurd door het Rijksarchief in 23

24 2014) die aangeeft welke documenten bewaard moeten worden en welke in aanmerking komen voor vernietiging. In gemeente Assenede is een aanzet gegeven tot grove selectie in het archiefdepot. Dit moet nog afgewerkt worden. In stad Eeklo is er een aanzet gegeven tot selectie en vernietiging bij de personeelsdienst en financiële dienst. Dit moet nog verder uitgewerkt worden. In gemeente Nevele staan nu 484 dozen en 55 registers te wachten om opgehaald te worden. Richtlijnen voor de diensten Algemeen: In gemeente Nevele is in 2015 gestart met het geven van een presentatie aan het gemeentepersoneel om onze archiefaanpak toe te lichten. Om dezelfde reden is in gemeente Sint-Laureins gestart met het geven van een presentatie aan het MAT. Bij verschillende besturen liggen er in de kelders en op zolder nog heel wat dossiers op archivering te wachten. Deze werkachterstand mag zeker niet groter worden. Willekeurig en naar believen afgesloten dossiers uit de bureaus in het depot deponeren, is uit den boze. Hoe dergelijke overdrachten naar het archief wel moeten gebeuren, staat duidelijk vermeld in richtlijnen die gecommuniceerd worden met de diensten. Op deze manier is perfect op te volgen wat er in het archief terecht komt. Bovendien verlopen de overdrachten zo vlotter en efficiënter en groeit de werkachterstand niet verder aan. Omdat die richtlijnen vaak theoretisch overkomen, zijn er een aantal dossiers samen met mensen van de diensten doorgenomen. Zo werd de theorie in praktijk omgezet, wat vaak verhelderend werkt. Dergelijke richtlijnen zijn opgesteld, verspreid en besproken in: OCMW Aalter: sociale dienst, personeelsdienst, budgetten/jaarrekeningen OCMW Assenede: thuiszorg, personeelsdienst, dienstenschequeonderneming, patrimonium, aankopen, financiële dienst, LAC OCMW Eeklo: financiële dienst, examendossiers, personeelsdienst, secretariaat, sociale dienst, verzekeringen OCMW Evergem: opnamedienst, juridische zaken OCMW Kaprijke: loonadministratie, patrimonium OCMW Knesselare: sociale dossiers OCMW Lovendegem: sociale dienst OCMW Maldegem: sociale dienst OCMW Nevele: WZC, verzekeringen OCMW Sint-Laureins: sociale dienst, WZC OCMW Waarschoot: sociale dienst OCMW Zelzate: sociale dienst, verwarmingstoelagen, opnamedossiers, thuiszorg, loonadministratie, verzekeringen OCMW Zomergem: sociale dienst Met elke dienst van gemeente Assenede is er een eerste overlegmoment geweest met oog op het opstellen van overdrachtsrichtlijnen. Deze zijn ondertussen 24

25 afgewerkt voor de personeelsdienst. Voor de bibliotheek zijn we bijna zover. Hierna volgt Vrije Tijd. Gemeente Maldegem: Personeelsdienst (afgewerkt), stedenbouw en ruimtelijke ordening en sportdienst (nog lopende) Gemeente Nevele: communicatiedienst (nog lopende) Gemeente Sint-Laureins: financiële dienst (nog lopende) Gemeente Zomergem: personeelsdienst, financiële dienst (moet in 2016 hervat worden) Verder uitwerken en aanvullen archiefbeheerssysteem In de besturen waar in het verleden reeds een depotlijst is opgestart, is die in 2015 up to date gehouden. Een depotlijst is een Excellijst die een overzicht geeft van alle aanwezige archiefreeksen in het depot, in combinatie met hun plaatscode. In deze lijst wordt ook een koppeling gemaakt naar de nadere toegang (= eigenlijke inventaris) van de betreffende reeks. Deze lijst heeft pas nut als ze up to date is. Daar tegenover staat dat het pas zinvol is deze lijst op te stellen en aan te vullen, wanneer het archiefbeheer een bepaald niveau bereikt heeft. De OCMW s van Assenede, Eeklo (aanzet), Evergem (gedeeltelijk), Maldegem en Waarschoot beschikken over een actuele depotlijst. Het is de bedoeling in 2016 en 2017 depotlijsten uit te werken voor de andere besturen. Nadere toegangen maken, verder ontsluiten, inventarissen maken In bijna elk bestuur is er gewerkt om één of meerdere reeksen toegankelijk(er) te maken. Dit betekent dat ze geschoond, digitaal opgelijst en verpakt worden en een plaatscode krijgen. Zodoende is het mogelijk door middel van zoektermen een dossier in een handomdraai terug te vinden. OCMW Aalter: financiële dienst OCMW Assenede: personeelsdienst, patrimonium, secretariaat OCMW Eeklo: financiële dienst, sociale dienst, personeelsdienst, secretariaat, thuiszorg OCMW Evergem: opnamedienst, financiële dienst, sociale dienst, personeelsdienst, WZC s, CSR OCMW Kaprijke: WZC, patrimonium, personeelsdienst OCMW Knesselare: sociale dienst, CSR, personeelsdienst OCMW Lovendegem: sociale dienst, financiële dienst OCMW Maldegem: sociale dienst, secretariaat, financiële dienst, personeelsdienst, sociaal huis OCMW Nevele: financiële dienst, secretariaat, sociale dienst, WZC OCMW Sint-Laureins: personeelsdienst, sociale dienst, WZC, briefwisseling (sociale dienst + secretariaat) OCMW Waarschoot: financiële dienst, sociale dienst, thuiszorg, CSR, personeelsdienst, patrimonium, verzekeringen, verwarmingstoelage OCMW Zelzate: financiële dienst, sociale dienst, personeelsdienst OCMW Zomergem: personeelsdienst, sociale dienst, verwarmingstoelagen Gemeente Maldegem: personeelsdienst Gemeente Zomergem: Het oud archief van de deelgemeenten is gedeeltelijk vanuit de loods overgebracht naar het gemeentehuis om het te inventariseren: 25

26 o o o Oostwinkel ( -1977): momenteel zijn er 787 inventarisnummers toegekend, wat betekent dat er ongeveer evenveel dossiers zijn doorgenomen Ronsele ( -1977): momenteel zijn er 165 inventarisnummers toegekend, wat betekent dat er ongeveer evenveel dossiers zijn doorgenomen Zomergem ( -1977): momenteel zijn er 7 inventarisnummers toegekend, wat betekent dat er ongeveer evenveel dossiers zijn doorgenomen Depotbeheer In elk bestuur: De gearchiveerde dozen op hun juiste plaats zetten, met fysiek onderscheid tussen permanent en tijdelijk te bewaren documenten. OCMW Assenede: Inrichten nieuwe archiefruimte OCMW Nevele: Onderdak zoeken voor het OCMW-archief, dat uiteindelijk naar het gemeentearchief in de loods gebracht wordt. Het verhuisde archief moet nog geordend worden en een vaste plaats krijgen. OCMW Zelzate: Inrichten van de nieuwe archiefruimte in administratief centrum. Tegen eind 2015 werd gestart met de denkoefening om het archief mee te verhuizen naar het gemeentehuis. In gemeente Nevele zijn de dozen in het archief (loods) herschikt zodat er plaats vrij kwam voor het OCMW-archief. Magazijnstaat opstellen Een magazijnstaat moet als soort GPS binnen het archief fungeren: aan elk archiefblok, rij, rek, legbord, wordt een unieke plaatscode toegekend. Dit moet het terugvinden van documenten nog bevorderen. Deze magazijnstaat moet nauwkeurig gelinkt worden aan de gearchiveerde dossiers. In de besturen waar de magazijnstaat reeds in voege is, werd deze in 2015 bijgehouden en verder uitgewerkt. Aankoop zuurvrij verpakkingsmateriaal Er zijn bestellingen geplaatst van 47 pakken zuurvrij pakomslagpapier en van 1075 zuurvrije archiefdozen (I.C.N.-norm 4). Zowel het papier als de dozen voldoen aan internationale normen. Dergelijk verpakkingsmateriaal is noodzakelijk voor goede bewaring van de archiefdocumenten. Bruikleenprincipe uitwerken Gearchiveerde dossiers kunnen steeds geraadpleegd worden. Het is echter belangrijk om steeds op de hoogte te zijn van wie welk dossier op welk moment heeft opgevraagd en teruggebracht. Daarom mag enkel de plaatselijke archiefverantwoordelijke dossiers uit het archief halen en registreert hij/zij dit in een tabel. Zo is men steeds op de hoogte waar een dossier terug te vinden is. In de OCMW s van Aalter, Evergem, Kaprijke, Maldegem, Sint-Laureins, Waarschoot en Zelzate is deze bruikleentabel in het verleden reeds ingevoerd. Deze grafiek toont ons hoeveel gearchiveerde dossiers er per jaar uit het archief geraadpleegd worden. Hieronder een overzicht van de laatste 5 jaar. (zie bijlage 6 voor de exacte cijfers) 26

27 Dynamisch archief Naast het statisch archief wordt ook aandacht besteed aan het dynamisch archief. Dit is het zogenaamd levend archief. Het betreft de documenten die nog frequent geraadpleegd worden tijdens de dagelijkse werking en dus nog administratieve waarde hebben. In OCMW Sint-Laureins werd in 2014 gestart met het uitwerken van een archiefbeheerssysteem voor het secretariaat, personeelsdienst en financiële dienst. Dit project werd in 2015 verder gezet. Bedoeling van zo n systeem is een logische ordening en goed klassement van de dossiers uit te bouwen binnen de dienst (de documenten die bij elkaar horen, staan bij elkaar), waardoor de werkefficiëntie toeneemt. In OCMW Assenede is de opruimactie in het bureau van de secretaris verder afgewerkt. De dossiers die geen administratieve waarde meer hebben, worden overgedragen aan het archief. Het is de bedoeling dat deze geschoond, opgelijst en verpakt worden, naar analogie met andere gearchiveerde documenten Digitaal archief Ook digitale documenten moeten snel en gemakkelijk raadpleegbaar zijn. In eerste instantie wordt gestreefd naar een logische indeling van de digitale mappenstructuur. Het doel is de digitale documenten sneller terug te vinden, wat de werkefficiëntie ten goede komt. Door de logische structuur is het ook voor collega s en nieuwe werkkrachten mogelijk bepaalde documenten snel terug te vinden. Er wordt ook een maximale toegankelijkheid tot informatie gecreëerd waardoor de kans op het bewaren dubbels verkleint en er een beter versiebeheer ontstaat. In 2015 zijn de richtlijnen om tot een goede mappenstructuur te komen besproken in OCMW Waarschoot. In stad Eeklo is hiervoor overleg geweest met de aankoopdienst, dienst uitvoering/technische dienst, stedenbouw en milieu. De andere diensten volgen. In stad Eeklo wordt meegewerkt aan de projecten rond digitale dossiervorming en Corsa. Ook deze projecten zijn nog lopende. 27

28 In gemeente Sint-Laureins is er ook aandacht besteed aan het uitwerken van een nieuwe, logische digitale mappenstructuur. Er is vooral gefocust op de technische dienst. De andere diensten volgen nog. Begeleiding geven Om de doelstellingen te realiseren, heeft de archiefbeheerder de hulp nodig van de plaatselijke archiefverantwoordelijken. Zij moeten tijd vrij maken voor het archief, wat niet altijd even gemakkelijk is. Daarom ben ik heel blij dat men in verschillende Meetjeslandse OCMW s de archiveringsploeg heeft uitgebreid met één of meerdere art. 60 en/of administratieve krachten (Assenede, Eeklo, Kaprijke, Sint-Laureins en Waarschoot). Zij houden zich vooral bezig met de oude afgesloten dossiers te schonen en op te lijsten, waardoor deze gemakkelijker toegankelijk worden. Op deze manier vallen de archiveringswerkzaamheden niet stil als de archivaris niet aanwezig is. Aangezien deze medewerkers vaak weinig of geen archiefachtergrond hebben, staan we ook in voor hun begeleiding en opvolging. Dit impliceert o.a. steeds klaar staan met een antwoord op hun vragen. Het is de bedoeling dat we in 2016 zowel bij de OCMW s als bij de gemeenten op de ingeslagen weg verder gaan. In elk bestuur is er een aanzet tot goed archiefbeheer gegeven, wat nu verder uitgewerkt en verfijnd moet worden. Zo moet gestreefd worden naar het uiteindelijke doel: goede, geordende en toegankelijke Meetjeslandse OCMW- en gemeentearchieven. 6. Jaarverslag Organisatiebeheersing Welzijnsband Meetjesland Situatieschets Audio Audio is een vereniging van en voor lokale besturen opgericht om door evaluaties, verbetervoorstellen en concrete suggesties de leden te ondersteunen in de snel veranderende omgeving. Door een interne audits van een proces of dienst versterkt het bestuur de beheerscontrole. Telkens gaat aandacht naar de beleidsvisie-strategie, de sturing en het wettelijk kader, de management- en beleidsrapportering, de efficiëntie van de werking (o.a. aandacht voor samenwerking tussen gemeente en OCMW), de bescherming van het vermogen (fysiek en intel-lectueel) en fraude (cliënteel, personeel, leveranciers, derden, internet ). Audio ondersteunt de leden ook met advisering in deze domeinen. Daarbij gaat de aandacht meer naar de uitwerking en implementatie van concrete verbetertrajecten. Een vereniging titel 8 volgens het OCMW-decreet sedert 15 juni besturen lid van de vereniging: OCMW s, steden en gemeenten, hun verenigingen 28

29 Zes medewerkers Medewerkers met sterke opleiding en ervaring o.a. finance, management, strategie, kwaliteit, verzekeringen, lokale besturen en uiteraard beheerscontrole en audit Meer dan 450 audits uitgevoerd Overzicht audits WM Jaar Audits Uitgevoerd bij 2009 Audit budgetbeheer 13 besturen 2010 Audit kasbeheer 13 besturen Audit loon- weddebeheer 13 besturen Opvolgaudit budgetbeheer 13 besturen 2011 Audit verbruiksgoederen 13 besturen Audit verzekeringen 12 besturen 2012 Opvolgaudit loon- en weddebeheer 13 besturen Audit maatschappelijke dienstverlening deel 1 13 besturen 2013 Audit IT- en informatieveiligheid 6 besturen Audit poetshulp en dienstenonderneming 11 besturen Audit debiteurenbeheer 2 besturen 2014 Audit IT- en informatieveiligheid 7 besturen Audit debiteurenbeheer 5 besturen Audit interne controle systeem 2 besturen Ondersteuning actieplannen of opvolgaudit kasbeheer 2 besturen 2015 Audit debiteurenbeheer 3 besturen Audit interne controle systeem 5 besturen Audit Initiatief Buitenschoolse kinderopvang 1 bestuur Opvolgaudit debiteurenbeheer 2 besturen Advies procedure debiteurenbeheer 1 bestuur - Dezelfde audits bij de leden van de Welzijnsband, maar afgestemd op de behoeften van elk bestuur aan een lagere kost, hoge toegevoegde waarde. - Nadruk op efficiëntie => concrete verbetervoorstellen op basis van goede praktijken bij 50 besturen => sterke terugverdieneffecten. Planning WM 2016 Type Audit Onderwerp vormingsessie Uit te voeren in Gemeenschappelijke audit Interne controle systeem 4 besturen Debiteurenbeheer 2 besturen Ondersteuning actieplan of Opvolgaudit debiteurenbeheer 4 besturen 29

30 opvolgaudit Opvolgaudit IT- en 6 besturen informatieveiligheid Opvolgaudit Intern 5 besturen controlesysteem Opvolgaudit - andere 4 besturen Audit onthaal 1 bestuur Vorming / Begeleiding RIZIV Alle besturen WM Coaching veiligheidsconsulent Audio & AAV Sinds januari 2014 is Agentschap Audit Vlaanderen (AAV) actief in de Vlaamse lokale besturen. De taak van Audit Vlaanderen bestaat erin om een evaluatie te makeb van de interne controle in de lokale besturen. Daartoe kan Audit Vlaanderen elk type van audit uitvoeren. Audio heeft het voorbije jaar, als interne audit- en adviesdienst van uw bestuur, met Audit Vlaanderen de samenwerking besproken. Audio is uw eigen interne (verzelfstandigde) auditdienst, die op basis van uw lokale noden evaluaties maakt en concrete verbetervoorstellen aanreikt en u ondersteunt bij de invoering ervan. Audit Vlaanderen daarentegen werkt vanuit een centrale planning en bepaalt autonoom waar, wanneer en hoe zij welke audit zullen uitvoeren. Audit Vlaanderen beperkt zijn adviezen. Audit Vlaanderen heeft eind 2015 een intentieverklaring verspreid waarin het agentschap zich engageert tegenover de leden van Audio op een aantal punten. Daarbij vertrekt Audit Vlaanderen van het principe van de single audit, geen dubbel werk. Een vereiste is te voldoen aan de auditstandaarden. Versterkte aandacht is alvast nodig voor volgende punten: 1.kunnen aantonen dat de audits gepland worden op basis van een risico-analyse De audit evaluatie van het interne controlesysteem is hiertoe een sterk instrument dat ook aansluit bij de Leidraad OrganisatieBeheersing (LOB) die het AAV hanteert. Deze audit is bij alle leden van WM ofwel uitgevoerd, lopend, of gepland. 2.voldoende opvolging geven aan de aanbevelingen uit de interne audits vanaf 2016 is voor elke audit een opvolgaudit voorzien. 3. het auditcomité samengesteld in meerderheid uit onafhankelijke personen. Resultaten Audio over 2015 Planning volledig gerealiseerd De audits in WM zijn afgehandeld in lijn met budget Kwaliteitsbewaking De tevredenheid blijft hoog (79%) Ter versterking van de auditkwaliteit en ter voorbereiding op de audit op audit heeft Audio diverse verbeteracties uitgevoerd om voldoende aan de standaarden van het IIA te voldoen. OCMW en gemeente Opdrachten ter ondersteuning van de samenwerking (niet in de Welzijnsband). 30

31 Gefaseerde groei 6 nieuwe leden in 2015 Financieel zelfbedruipend-kostendekkend Resultaat 2015 is nog onbekend, prognose break even Budget WM 2016 blijft stabiel Grotere toegevoegde waarde Het versterkt audittraject is geïmplementeerd Versterking concept interne controlesysteem met o.a. aan- sluiting met de zelf ontwikkelde concepten, Leidraad Organisatiebeheersing (AAV) en (deels) met zelfevaluatie VVSG. 31

32 7. Doelstellingenrekening (J1) J1: De financiële doelstellingenrekening Jaarrekening 2015 Jaarrekening Eindbudget Initieel budget Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo Beleidsdomein ALGFIN Prioritaire beleidsdoelstellingen Exploitatie Investeringen Andere Overig beleid Exploitatie Investeringen Andere Beleidsdomein ALGWER Prioritaire beleidsdoelstellingen Exploitatie Investeringen Andere Overig beleid Exploitatie Investeringen Andere Totalen Exploitatie Investeringen Andere

33 8. Financiële toestand Resultaat op kasbasis: vergelijking budgetrekening Jaarrekening 2015 Geconsolideerd Initieel RESULTAAT OP KASBASIS Jaarrekening Eindbudget budget I. Exploitatiebudget (B-A) 0 A. Uitgaven B. Ontvangsten a. Belastingen en boetes 1.b. Algemene werkingsbijdrage van andere lokale overheden 1.c. Tussenkomst door derden in het tekort van het boekjaar 2. Overige II. Investeringsbudget (B-A) A. Uitgaven B. Ontvangsten III. Andere (B-A) A. Uitgaven 1. Aflossing financiële schulden a. Periodieke aflossingen b. Niet-periodieke aflossingen 2. Toegestane leningen 3. Overige transacties B. Ontvangsten 1. Op te nemen leningen en leasings 2. Terugvordering van aflossingen van financiële schulden a. Periodieke terugvorderingen b. Niet-periodieke terugvorderingen 3. Overige transacties IV. Budgettaire resultaat boekjaar (I+II+III) 0 V. Gecumuleerde budgettaire resultaat vorig boekjaar VI. Gecumuleerde budgettaire resultaat (IV+V) VII. Bestemde gelden (toestand op 31 december) A. Bestemde gelden voor exploitatie B. Bestemde gelden voor investeringen C. Bestemde gelden voor andere verrichtingen 33

34 VIII. Resultaat op kasbasis (VI-VII) Autofinanciering: vergelijking budget-rekening Jaarrekening 2015 Geconsolideerd AUTOFINANCIERINGSMARGE Jaarrekening Eindbudget I. Financieel draagvlak (A-B) 0 Initieel budget A. Exploitatieontvangsten B. Exploitatie-uitgaven exclusief de nettokosten van schulden (1-2) Exploitatie-uitgaven Nettokosten van de schulden II. Netto periodieke leningsuitgaven (A+B) A. Netto-aflossingen van schulden B. Nettokosten van schulden Autofinancieringsmarge (I-II) 0 34

35 2. Financiële nota 1. Exploitatierekening (J2) J2: De exploitatierekening Jaarrekening 2015 Jaarrekening Eindbudget Initieel budget Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo Uitgaven Ontvangsten Saldo Beleidsdomein ALGFIN Beleidsdomein ALGWER Totalen