De financiële ontvlechting. Eindrapportage deelprojectgroep 4

Transcriptie

1 Eindrapportage deelprojectgroep 4

2 Dit document is opgesteld in samenwerking met de deelprojectgroep Ontvlechting en bedrijfsvoering bestaande uit: de heer Van Rosmalen de heer Marcic de heer Hoffmann de heer Jooren mevrouw Toll mevrouw Peters de heer Pors de heer Rovers mevrouw Hellings de heer Van Wijland Colofon Titel : De financiële ontvlechting Subtitel : Eindrapportage deelprojectgroep 4 Auteur(s) : drs. E.A. Mulder (deelprojectleider) en drs. W. van der Oest RA Project : Project regionalisering brandweer in Brabant-Noord Opdrachtgever : Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Brabant-Noord Rapportstatus : Besproken Dagelijks Bestuur dd 3 juni 2009 Besproken Algemeen Bestuur 1 juli , Project regionalisering brandweer in Brabant-Noord. Auteursrecht voorbehouden. Bronvermelding verplicht. 1

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 1 Inleiding Aanleiding Leeswijzer 3 2 De opdracht en randvoorwaarden Uitgangspunten Opdrachtformulering 4 3 De Aanpak Financiële inventarisatie Vergelijkbaar maken van de brandweerbegrotingen Toetsing Overhead 6 4 Resultaten Brandweerbegrotingen Vergelijkbaar maken Toetsing Overhead Begroting nieuwe organisatie 19 5 Overige belangrijke aspecten Uitsluiting GHOR, BOPZ en GMC FLO Doorschuif BTW Overdracht activa Kazernes Harmonisering Arbeidsvoorwaarden Verdeelsleutel Beroepsbrandweer Desintegratiekosten Verborgen Gebreken 23 6 Bijlagen Bijlage 1 Overzicht aangeleverde begrotingen gemeenten, vóór correcties Bijlage 2 Overzicht correcties materieel Bijlage 3 Overzicht begrotingen gemeenten, na correcties Bijlage 4 Overzicht brutering budgetten gemeenten 29 2

4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Het Algemeen Bestuur (AB) van de Veiligheidsregio Brabant-Noord heeft op 25 juni 2008 een principebesluit genomen tot regionalisering van de brandweer. Besloten werd dat het AB zich zal inspannen om binnen het openbaar lichaam Veiligheidsregio Brabant-Noord één gezamenlijke brandweerorganisatie onder een eenhoofdige leiding tot stand te brengen, waarin de huidige gemeentelijke brandweerorganisaties en brandweer Brabant-Noord opgaan. Op basis van dat besluit is een projectorganisatie gevormd waarvoor een plan van aanpak werd opgesteld. Dit plan van aanpak is op 24 september jl. vastgesteld door het DB en op 2 oktober jl. met instemming besproken in het AB. Eén van de hierin beschreven projectdoelstellingen is het bepalen van het deel van de gemeentelijke begroting van 21 gemeenten, dat bij de regionalisering afgesplitst en ingebracht dient te worden ten behoeve van de nieuwe regionale begroting. Daarbij dient te worden uitgegaan van een volledige uitvoering van het Regionaal Organisatieplan Binnen de projectorganisatie heeft de deelprojectgroep Ontvlechting & Bedrijfsvoering zich gebogen over dit onderwerp. In het voorliggende rapport treft u de uitkomsten aan van dat onderzoek. 1.2 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt de opdracht en de randvoorwaarden nader uitgewerkt. Hoofdstuk 3 geeft een beschrijving van de aanpak. In Hoofdstuk 4 worden de resultaten van het onderzoek beschreven inclusief een voorgestelde budgetuitname per gemeente. Hoofdstuk 5, ten slotte, gaat in op een aantal belangrijke aspecten waarmee vanuit financieel oogpunt rekening moet worden gehouden. 3

5 2 De opdracht en randvoorwaarden 2.1 Uitgangspunten Het Algemeen Bestuur heeft ten aanzien van het besluit van 25 juni 2008 om te komen tot één gezamenlijke brandweerorganisatie een aantal uitgangspunten geformuleerd die relevant zijn voor de financiële ontvlechting: a. De inbreng door de gemeenten in de vernieuwde organisatie wordt gevormd door de daadwerkelijke uitgaven en inkomsten van de gemeenten en Brandweer Brabant- Noord, uitgaande van een volledige uitvoering van het Regionaal Organisatieplan , zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 25 juni b. Deze daadwerkelijke uitgaven en inkomsten zullen op basis van gelijke grondslagen door middel van een extern onderzoek nader worden vastgesteld. c. De aldus vastgestelde inbreng ad b. vormt het uitgangspunt voor de financiering van de nieuwe organisatie. d. Desintegratiekosten van de gemeenten komen voor eigen rekening van de gemeenten. e. Ter dekking van de ontwikkelings- en frictiekosten (o.a. extern projectleider) van de nieuwe brandweerorganisatie zal een convenant worden gesloten met de Minister van BZK. f. De te behalen doelmatigheidswinst zal worden aangewend voor de kwaliteitsverbetering van de taakuitvoering. 2.2 Opdrachtformulering Met inachtneming van bovenstaande uitgangspunten heeft de projectorganisatie de opdracht als volgt geformuleerd: Het bepalen van het deel van de gemeentelijke begroting van 21 gemeenten dat bij de regionalisering van de brandweer afgesplitst en ingebracht dient te worden ten behoeve van de nieuwe regionale begroting, waarbij wordt uitgegaan van een volledige uitvoering van het regionaal organisatieplan Daar waar een gemeente niet voldoet aan de eisen van het Regionaal Organisatieplan zal berekend worden welke financiële middelen benodigd zijn om alsnog aan de gestelde normen te voldoen. Dit bedrag zal in dat geval toegevoegd worden aan het af te splitsen deel van de gemeentelijke begroting. De optelsom van deze genormaliseerde begrotingen zal het uitgangspunt vormen voor de financiering van de nieuwe brandweerorganisatie. 4

6 3 De Aanpak Om ten behoeve van de regionalisering te komen tot een juiste bepaling van de budgetuitname voor elk van de deelnemende gemeenten is een aanpak gevolgd die uit de volgende stappen bestond: 1. het inventariseren van de gemeentelijke brandweerbegrotingen; 2. het vergelijkbaar maken van de brandweerbegrotingen; 3. het toetsen aan de gestelde normen; 4. het bepalen van de overhead. 3.1 Financiële inventarisatie In de eerste fase werden de financiële gegevens van de deelnemende gemeenten verzameld. Naast de beheersbegroting 2009 werden de activastaat, het investeringsplan en de personeelstaat die betrekking hadden op de gemeentelijke brandweer opgevraagd. Tevens werd gevraagd een kostenoverzicht aan te leveren volgens een vaste indeling. Dit maakte het mogelijk de kostenbegrotingen van de verschillende gemeenten eenvoudig met elkaar te vergelijken. Om eventuele incidenten eruit te kunnen filteren werd ook verzocht om kostenoverzichten van de laatste drie jaar aan te leveren. 3.2 Vergelijkbaar maken van de brandweerbegrotingen Voor het vergelijkbaar maken van de kostenbegrotingen werden de begrotingen zo nodig op een aantal punten aangepast, zodat voor elke begroting dezelfde uitgangspunten werden gehanteerd. Deze uitgangspunten hadden betrekking op de volgende zaken: Kapitaallasten werden berekend op basis van eenzelfde rentepercentage (4,5%); Kapitaallasten van gebouwen zijn geëlimineerd, omdat deze in eigendom van de gemeenten zullen blijven; Geplande investeringen 2008/2009 werden toegevoegd aan de kapitaallasten; Kosten rampenbestrijding werden, voor zover niet specifiek brandweer, buiten beschouwing gelaten; De bijdrage aan de regionale brandweer werd conform de opgave van de Brandweer Brabant Noord opgenomen; Incidentele kosten voor 2009 werden niet meegenomen; Voor het vergelijkbaar maken was het in een enkel geval ook noodzakelijk om kosten van een kostenpost naar een andere kostenpost over te hevelen; De overhead werd genormeerd. Vanwege de complexiteit wordt dit echter apart behandeld (zie 3.4). 5

7 3.3 Toetsing Onderdeel van de financiële ontvlechting is de vaststelling of de beschikbare budgetten op het vereiste niveau zijn. Om reden van doelmatigheid is er voor gekozen deze exercitie te richten op een aantal grote begrotingsposten en niet op alle budgetonderdelen. In dit geval betekent dit een toetsing op de formatie beroepsondersteuning, het materieel en het aantal oefen- en trainingsuren zoals beschreven in het Regionaal Organisatieplan Ten aanzien van de formatie beroepsondersteuning is bij de vaststelling van het regionaal organisatieplan in Oxford afgesproken dat gemeenten gemotiveerd mogen afwijken van de in de Nota B4 van het regionaal organisatieplan aangegeven formatie. Conform deze afspraak mag een gemeente voor de formatie beroepsondersteuning maximaal 20% onder de vastgestelde norm blijven, mits de regionaal commandant bij de toetsing van het concept gemeentelijk beleidsplan brandweerzorg en rampenbestrijding hierover een positief advies aan het college van B&W heeft uitgebracht. De regionaal commandant heeft dit, indien van toepassing, op grond van lokale gegevens toegestaan aan een aantal gemeenten. Voor de toetsing werd de reeds verkregen schriftelijke informatie aangevuld met doelgerichte interviews. Voor elk van de onderdelen werd het budget met de daarvoor vastgestelde norm vergeleken. Wanneer het budget onder de norm bleek te zijn, werd deze ten behoeve van de financiële ontvlechting tot aan de norm aangevuld. 3.4 Overhead Uitgangspunt bij de regionalisering van de brandweer is dat de dekking van de lopende kosten wordt gevormd door het overhevelen van de huidige, gemeentelijke brandweerbudgetten. Deze gemeentelijke budgetten kennen een directe en een indirecte component. De directe kosten hangen direct samen met de activiteiten van de lokale korpsen. Het directe budget zal bij de regionalisering, na correcties, naar de nieuwe organisatie overgaan. De indirecte of overheadkosten worden veelal niet bij het lokale korps gemaakt, maar worden in een ander deel van de gemeentelijke organisatie ten behoeve van de brandweer gemaakt. Hoewel de overheadkosten middels zogenaamde verdeelsleutels aan het lokale korps worden toegerekend, betekent dit niet automatisch dat deze kosten ook met de ontvlechting van de korpsen bij de gemeenten zullen verdwijnen. Een belangrijk deel van deze kosten wordt namelijk gevormd door centrale kosten die ook los van de brandweeractiviteiten worden gegenereerd en louter om technische redenen ook aan de brandweer worden toegerekend. Deze kosten worden dus onafhankelijk van de brandweeractiviteiten gegenereerd. Een sprekend voorbeeld hiervan is huisvesting. Veel gemeenten hanteren een doorbelasting voor de huisvestingskosten van het gemeentehuis ondanks het feit dat de meeste korpsen slechts gebruik maken van de eigen huisvesting. 6

8 Ontvlechting van de lokale korpsen betekent uiteraard dat dergelijke kosten op de gemeentelijke begroting blijven drukken en dus niet mee overgaan. Desalniettemin zijn er ook indirecte kosten die wel nauw samenhangen met de activiteiten van de brandweer. Men kan hierbij denken aan de ondersteuning van een systeembeheerder voor allerhande ICT-gerelateerde zaken. Sommige van deze kosten zullen bij de overgang naar de regionale organisatie direct bij de gemeente verdwijnen, anderen slechts na verloop van tijd. Een P&O functionaris bijvoorbeeld die 20% van de tijd voor de brandweer werkzaam is, zal deze tijd niet plotseling op een andere wijze kunnen invullen. Ten aanzien van de overheadkosten kan men in het kader van de ontvlechting feitelijk drie categorieën onderscheiden: 1. Overheadkosten die niet gerelateerd zijn aan de brandweeractiviteiten. Deze kosten zullen na ontvlechting van de brandweer niet bij de gemeenten verdwijnen, zoals bijvoorbeeld de kosten van het gemeentehuis. 2. Overheadkosten die direct gerelateerd zijn aan de brandweeractiviteiten. Voorbeeld hiervan zijn de kantoorartikelen die centraal worden ingekocht. Deze kosten zullen na ontvlechting direct bij de gemeente verdwijnen. 3. Overheadkosten die weliswaar gerelateerd zijn aan de brandweeractiviteiten, maar slechts na verloop van tijd bij de gemeenten zullen verdwijnen. Dit zijn bijvoorbeeld kosten van een gemeentelijke functionaris die slechts een deel van de tijd werkzaamheden voor de brandweer doet. Voor de financiële dekking van de brandweeractiviteiten in de nieuwe regionale organisatie is het van belang dat de twee laatste categorieën overgaan naar de nieuwe organisatie. Het zal echter duidelijk zijn dat in het laatste geval dit tot een probleem kan leiden. Immers, de functionaris die slechts een deel van zijn tijd voor de brandweer bezig was, blijft achter bij de gemeente. Hij stopt met zijn werkzaamheden voor de brandweer, maar de kosten voor de aanwezige capaciteit blijven wel bestaan. De brandweer zal eventueel voor deze werkzaamheden een nieuwe functionaris moeten inschakelen. Met deze kosten, de zogenaamde desintegratiekosten, zal men gedurende een overgangsperiode rekening moeten houden. Dit totdat de achtergebleven capaciteit opnieuw is ingevuld dan wel is afgebouwd. Het is in dit kader aanbevelenswaardig om bij het invullen van nieuwe vacatures van de nieuwe regionale organisatie vooral ook te kijken naar potentiële kandidaten bij de gemeenten. Bepalen welk deel van de overhead tot één van de bovengenoemde categorieën behoort en dus achterblijft dan wel mee overgaat is niet eenvoudig. In de praktijk is gebleken dat het 7

9 heel moeilijk is om vast te stellen hoeveel tijd er door de andere diensten aan de brandweer wordt besteed. Veelal zijn de bestaande urenregistraties daar niet op ingericht. Ook is in detail nog niet bekend hoe de organisatie er uit gaat zien en daarmee hoe de invulling van de overhead wordt. In dat geval is een vergelijking met andere vergelijkbare organisaties het best mogelijke alternatief. Op grond hiervan is er voor gekozen om te kijken naar de overhead van brandweerorganisaties die reeds geregionaliseerd zijn. In dit geval waren dat Brandweer Gooi en Vechtstreek en Brandweer Zuid-Limburg. De laatste is qua grootte goed vergelijkbaar met Brabant-Noord. Door de berekeningswijzen en uitkomsten van deze twee brandweerorganisaties op de nieuwe organisatie te projecteren is een reële en weloverwogen inschatting gemaakt van de benodigde overhead. Dit is dan uiteindelijk terugvertaald naar een bedrag voor de overhead per gemeente. 8

10 4 Resultaten 4.1 Brandweerbegrotingen 2009 Het totale bedrag van de begrotingen van de gemeentelijke brandweer vóór correcties bedraagt Dit bedrag is als volgt verdeeld over de afzonderlijk gemeenten en samenwerkingsverband (voor een uitgebreid overzicht per gemeente op kostensoort, zie bijlage 1): Overzicht Begrotingen 2009 Gemeente Bedrag in 1 Bernheze Boekel Boxtel Haaren s-hertogenbosch *) Heusden Land van Cuijk **) Landerd Lith Maasdonk Oss Schijndel Sint-Michielsgestel Sint-Oedenrode Uden Veghel Vught Totaal *) Op de begroting van s-hertogenbosch is een van in mindering gebracht in verband met kosten van FLO. AEP, levensloop en inactieven welke bij de gemeente blijven **) De begroting van Land van Cuijk is inclusief de regionale bijdrage van de afzonderlijke gemeenten. 9

11 4.2 Vergelijkbaar maken De begrotingen van de gemeenten zijn op een aantal punten gecorrigeerd. De kapitaallasten van gebouwen en de dotatie aan de voorziening groot onderhoud zijn geëlimineerd omdat gebouwen in eigendom zullen blijven van de gemeenten. De gehanteerde kapitaalrente is 4,5%. De kapitaallasten voor grote voertuigen zijn herberekend met een afschrijvingstermijn van 15 jaar en die voor kleine voertuigen met 8 jaar. Voor materieel dat wel aanwezig is, maar waarvoor ten onrechte geen afschrijvingskosten werden berekend zijn ook correcties gemaakt. Hierbij is ook rekening gehouden met geplande investeringen 2008/2009. Ten slotte zijn uit de bijdrage van de gemeenten aan de regio de bijdragen voor de GHOR en de GMC geëlimineerd. Voor de bijdrage aan de BBN wordt de laatste opgave van de regio gehanteerd. Correcties i.v.m. het vergelijkbaar maken (bedragen in 1) Gemeente Correctie kap.lasten materieel Correctie kap.lasten gebouwen Correctie dotatie voorziening onderhoud Correctie bijdrage regio (BBN) Totale corr. Vergelijkbaar maken ( 4.2) Bernheze Boekel Boxtel Haaren s-hertogenbosch Heusden Land van Cuijk Landerd Lith Maasdonk Oss Schijndel Sint-Michielsgestel Sint-Oedenrode Uden Veghel Vught Totaal

12 4.3 Toetsing Per gemeente is bepaald wat de omvang van de formatie (in fte en in euro's) van de brandweer is, zonder formatie voor rampenbestrijding en PIOFACH. Bij deze formatie is ook de formatie toegevoegd van andere afdelingen dan de brandweer, waar ook brandweertaken worden uitgevoerd. Dit geldt met name voor handhavingstaken. De aldus verkregen formatie is getoetst aan het gemeentelijk beleidsplan. Indien dit niet aanwezig was, is de formatie getoetst aan de Nota B4 van het regionaal organisatieplan. Indien de aanwezige formatie niet toereikend was, is er een correctie uitgevoerd. Daarbij werd uitgegaan van een gemiddeld salaris van Vermenigvuldigd met het aantal toe te voegen fte s gaf dit de aanvulling op het budget. Voor opleidingen en oefenen is berekend welk bedrag gemiddeld is begroot per medewerker (beroeps plus vrijwilligers). Indien dit bedrag meer dan 500 afweek van het gemiddelde zou er een correctie worden uitgevoerd. Uit het onderzoek dat bij alle gemeentes heeft plaatsgevonden, bleek dat de kosten voor opleiden en oefenen reëel waren begroot. Geen gemeente week meer dan 500 af. Er heeft dus op dit punt geen correctie plaatsgevonden. Voor de kosten voor vrijwilligers is berekend welk bedrag per vrijwilliger is begroot. Indien dit bedrag meer dan 500 afweek van het gemiddelde is een correctie uitgevoerd, tenzij er een goede reden voor deze afwijking was. Bij zes gemeenten met een hoger gemiddelde is in interviews vastgesteld dat vrijwilligers ook worden ingezet voor andere taken dan alleen repressie, zoals het geven van opleidingen, onderhoud materieel en kazerne, etc. Bij één gemeente, Sint-Oedenrode, heeft er op dit punt een correctie plaatsgevonden. Verder zijn er bij twee gemeenten stelposten voor salarissen geëlimineerd. Bij de gemeente s-hertogenbosch is een stelpost opgenomen voor salariskosten voor een oud werknemer. Deze stelpost, die tot en met 2012 loopt, zal bij de gemeente achterblijven. Bij Sint- Michielsgestel is een stelpost salarissen geëlimineerd, omdat de betreffende kosten bij de correctie van de salarissen reeds zijn meegenomen. In onderstaand overzicht staan alle correcties vermeld die voortkomen uit de toetsing. Overigens zijn alle correcties die voortvloeien uit het vergelijkbaar maken en de toetsing ter verificatie aan de gemeenten gestuurd. Eventuele opmerkingen zijn in de cijfers verwerkt. 11

13 Correcties toetsing (bedragen in 1) Gemeente Correctie na toetsing salarissen Overige correcties Totale correcties toetsing ( 4.3) Bernheze Boekel Boxtel Haaren s-hertogenbosch Heusden Land van Cuijk *) Landerd Lith Maasdonk Oss Schijndel Sint-Michielsgestel Sint-Oedenrode Uden Veghel Vught Totaal Overhead Zoals reeds in hoofdstuk 3 werd aangegeven is het niet eenvoudig te bepalen wat de kosten voor de bedrijfsvoering zijn. Brandweer Gooi en Vechtstreek heeft door middel van een benchmark onderzoek bepaald hoeveel fte s de organisatie nodig zou hebben voor een gezonde bedrijfsvoering. Op basis van deze fte s kon een inschatting gemaakt worden van de kosten voor het personele deel van de bedrijfsvoering. Daarnaast moest rekening worden gehouden met allerhande werkplek-kosten en de kosten voor ICT. Naast de uitkomsten van deze exercitie zijn ook de overheadkosten van Brandweer Zuid-Limburg gelegd. Het bleek uiteindelijk dat de gegevens van Brandweer Zuid-Limburg in verband met de omvang de meest reële basis boden voor het maken van een inschatting van de overheadkosten Overhead op basis van de methode Brandweer Gooi en Vechtstreek In aanloop op de regionalisering heeft Brandweer Gooi en Vechtstreek een onderzoek laten doen naar een indicatieve norm voor de omvang (formatieplaatsen) van de staf- en ondersteuning. Voor dit onderzoek werd gebruik gemaakt van gegevens die jaarlijks door 12

14 Berenschot verzameld worden in de benchmark naar de omvang van het ambtelijk apparaat van publieke organisaties. In dit onderzoek werd de overhead verdeeld in een aantal functies: Management, Bestuursondersteuning en secretariaten: beleidsmedewerkers (op directieniveau), secretariaten van het bestuur/directie en de secretariaten in het primaire proces; Personeel en organisatie: beleidsmedewerkers, personeelsconsulenten, medewerkers personeelsadministratie, arbo coördinatie, interne opleiding en het secretariaat van de afdeling; Financiën en control: aansturing, beleidsmedewerkers, financieel consulenten, ICmedewerkers, salarisadministratie, medewerkers financiële administratie, medewerkers Treasury, medewerkers AO en het secretariaat van de afdeling; Informatisering en automatisering: aansturing, beleidsmedewerkers, medewerkers systeem- en netwerkbeheer, medewerkers helpdesk, medewerkers technisch applicatiebeheer, medewerkers intranet/internet (technisch) en het secretariaat van de afdeling; Communicatie en kwaliteitszorg: aansturing, beleidsmedewerkers interne/externe communicatie, medewerkers kwaliteitszorg, medewerkers intranet/internet (inhoudelijk) en het secretariaat van de afdeling; Juridische zaken: juristen op centraal niveau zoals een arbeidsjurist, bedrijfs- en bestuursjurist; Facilitaire zaken: aansturing, gebouwbeheer, receptie en telefooncentrale, catering, onderhoud, postverzorging en reprografie, presentatie en vormgeving, beveiliging en bewaking, schoonmaak, inkoop, archief en het secretariaat van de afdeling. In het bijzonder werd gekeken naar ZBO s (Zelfstandig Bestuursorgaan), die evenals de brandweer een sterk uitvoerend karakter kennen binnen een politieke context, en gemeenten. Binnen deze groep werd vervolgens gekeken naar die organisaties die gekwalificeerd konden worden met de meest efficiënte omvang van de overhead waarbij het mogelijk is een goede kwaliteit te leveren. De scores (uitgedrukt in een percentage van de totale formatie) voor de ZBO s en gemeenten treft u in de onderstaande tabel aan. 13

15 Indicatieve norm overhead ZBO Gemeenten Management, bestuurs-ondersteuning en secretariaten 2,30% 2,20% Personeel en organisatie 1,90% 2,80% Financiën en control 3,10% 6,60% Informatisering en automatisering 3,30% 2,40% Communicatie en kwaliteitszorg 1,80% 1,40% Juridische zaken 0,50% 1,20% Facilitaire zaken 5,60% 7,70% Totaal 18,50% 24,30% Wanneer we deze scores loslaten op de formatieve organisatie van de brandweer zal rekening moeten worden gehouden met de component vrijwilligers. Voor de indicatieve normering bij Brandweer Gooi en Vechtstreek heeft men één vrijwilliger meegeteld voor een ¼ fte. Een uitzondering is gemaakt voor het management en P&O waar voor een vrijwilliger een ½ fte is gehanteerd. Het valt verder op dat het percentage voor facilitaire zaken relatief hoog is. Omdat bij de brandweer veel facilitaire zaken door het eigen brandweerpersoneel wordt uitgevoerd, zal hier een aanpassing op gedaan moeten worden. Naast de personele component in de overhead is Brandweer Gooi en Vechtstreek voor de niet-personele overheadkosten uitgegaan van een 1,- per inwoner. Uit onderzoek bleek dit bedrag als gemiddelde bij de gemeenten van toepassing te zijn. Daarnaast werd een bedrag aan ICT-kosten opgenomen van circa Overhead op basis van de gegevens van Brandweer Zuid-Limburg Van Brandweer Zuid-Limburg is een normatieve en werkelijke bezetting bekend. Omdat deze brandweerregio qua grootte overeenkomt met Brandweer Brabant-Noord zijn ook deze gegevens goed vergelijkingsmateriaal. Verschillen tussen de norm en de werkelijke bezetting worden veroorzaakt door het uitbesteden van taken (o.a. ICT) en het tijdelijk nog niet invullen van vacatureruimte. Uitbesteding van taken betekent weliswaar een verlaging van fte s, maar niet van kosten. Voor het vaststellen van de kosten voor de lange termijn is het derhalve van belang uit te gaan van de norm. 14

16 Bezetting PIOFACH Zuid-Limburg (in fte s) norm bezetting Directie 3,00 3,00 Directie Secretariaat 2,80 1,80 Controller 1,00 - Bestuurlijke. aangelegenheden / communicatie 8,80 7,50 P&O 12,95 11,00 Financiën & Treasury 7,00 8,00 Facil-ICT 7,00 3,00 Facilities 11,50 10,00 Totaal Dir. en PIOFACH 54,05 44, Overhead Brandweer Brabant-Noord Voor het bepalen van de overhead van Brabant-Noord is het interessant te bezien wat de benchmark gegevens van Brandweer Gooi en Vechtstreek voor Brabant-Noord betekenen. De regio Brabant-Noord heeft exclusief de regionale brandweer een beroepsformatie van 173 fte en vrijwilligers. In de onderstaande tabel is berekend hoeveel fte s de organisatie nodig zou hebben conform de benchmark gegevens Indicatieve norm overhead Brandweer Brabant-Noord (in fte s) Naar ZBO Naar Gemeenten Berekend over: Management, bestuursondersteuning en secretariaten 15,0 14,3 Beroeps fte + 0,5 vrijwilligers Personeel en organisatie 12,4 18,3 Beroeps fte + 0,5 vrijwilligers Financiën en control 12,8 27,3 Beroeps fte + 0,25 vrijwilligers Informatisering en automatisering 13,6 9,9 Beroeps fte + 0,25 vrijwilligers Communicatie en kwaliteitszorg 7,4 5,8 Beroeps fte + 0,25 vrijwilligers Juridische zaken 2,1 5,0 Beroeps fte + 0,25 vrijwilligers Facilitaire zaken 23,1 31,8 Beroeps fte + 0,25 vrijwilligers Totaal conform norm 86,5 112,3 Vergeleken met de formatie van Zuid-Limburg is dit erg hoog. Wanneer we de berekening die gebaseerd is op de ZBO s (86,5 fte) als uitgangspunt hanteren, dan zullen we in ieder geval moeten corrigeren voor het aantal fte s op facilitaire zaken. Zoals reeds genoemd, zijn veel werkzaamheden van die aard ondergebracht bij de beroepsformatie. Het aantal van 10 15

17 fte van Zuid-Limburg lijkt dan beter te passen. Verder is ook het aantal fte s voor financiën, communicatie en ICT relatief hoog. Op basis van de gegevens van Zuid-Limburg en andere ervaringscijfers lijkt een inzet van respectievelijk 8, 2½ en 7 fte s voor deze disciplines beter passend. Hiermee komt het totaal aantal fte s voor de overhead uit op 57,1 fte. Ook dit aantal blijft echter, vergeleken met Brandweer Zuid-Limburg (norm 54,05, bezetting 44,30), hoog. Door gebruik te maken van de formatiegegevens van Zuid-Limburg en de verwachtingen ten aanzien van de nieuwe organisatiestructuur lijkt een scherpere berekening gemaakt te kunnen worden van het aantal benodigde fte s voor Brabant-Noord. Voor elk functiegebied werd zodoende een inschatting gemaakt van het aantal fte s. Deze treft u aan in de onderstaande tabel. Berekening PIOFACH Brabant-Noord (in fte s) Berekende norm nieuwe organisatie Huidige Regionale Brandweer Overhead vanuit gemeenten Directie 2,00 2,00 - Secretariële ondersteuning 1 ) 6,50 1,67 4,83 Controller 1,00-1,00 Best. aangel./communicatie 9,00 5,28 3,72 P&O 11,00 1,00 10,00 Financiën & Treasury 10,50 6,97 3,53 Facil-ICT 7,00 2,00 5,00 Facilities 9,00 6,30 2,70 Totaal Dir. en PIOFACH 56,00 25,22 30,78 In de context van de regionalisering dient men er van uit te gaan dat een belangrijk deel van de bedrijfsvoering zal worden ingevuld met de formatie bedrijfsvoering van de huidige regionale brandweer (25,22 fte). Het saldo van beide grootheden (56,00 -/- 25,22 = 30,78 fte) is dan de overhead die bij de gemeenten vandaan moet komen. Wanneer we de kosten van één fte baseren op het gemiddelde salaris van de Brandweer Brabant-Noord (exclusief salaris Commandant en sectorhoofden) dan bedraagt een fte gemiddeld ). Vermenigvuldigd met 30,78 fte komt dit neer op voor het personele deel van de overhead. 1 ) inclusief de ondersteuning voor de OR. Dit bedrag wijkt af van die in paragraaf 4.2 vanwege gemiddeld hogere salarisschalen 16

18 Voor het niet-personele deel van de overhead lijkt de vuistregel van 1,- per inwoner een goede indicatie. Daarmee bedragen deze kosten Onder deze kosten vallen niet alleen de werkplekkosten, maar ook kosten voor bijvoorbeeld de OR en personeelsvereniging. Door de ICT-kosten van Gooi en Vechtstreek met een factor 1,5 te vermenigvuldigen zou rekening worden gehouden met de extra licenties, pc s en andere ICT gerelateerde zaken die een grotere organisatie als Brabant-Noord nodig zal hebben. Daarmee komen deze kosten uit op Omdat in deze kosten ook de inzet van systeem- en applicatiebeheerders zijn opgenomen, moet gecorrigeerd worden voor de extra fte s die voor ICT bij de bepaling van de overhead zijn opgenomen (5 fte s). Daarmee komen de ICTmeerkosten (excl. personele inzet) uit op Dit komt dicht bij het bedrag dat de regio Zuid-Limburg in de begroting voor ICT heeft opgenomen ( ). De overhead komt daarmee uit op (zie tabel hieronder). Overigens is als uitgangspunt genomen dat de districtshoofden, zoals genoemd in het concept Organisatieplan, op de huidige locaties gehuisvest zullen worden. Er is dus geen rekening gehouden met nieuwe huisvesting. In 1 Naar ZBO Personele deel overhead Niet-personele deel overhead ICT kosten Totaal berekende overhead De overhead zoals die in de begrotingen van de gemeenten was opgenomen, bedroeg De berekende overhead is daarmee lager dan de overhead die voortvloeit uit de begrotingen van alle deelnemende gemeenten gezamenlijk. Verdeeld over de gemeenten geeft dit het volgende beeld: 17

19 Correcties overhead (in 1) Overhead conform begroting Totale berekende overhead Correctie begrote vs. berekende overhead Bernheze Boekel Boxtel Haaren s-hertogenbosch Heusden Land van Cuijk *) Landerd Lith Maasdonk Oss Schijndel Sint-Michielsgestel Sint-Oedenrode Uden Veghel Vught Totaal

20 4.5 Begroting nieuwe organisatie Nu alle correcties bekend zijn, kan per gemeente worden weergegeven wat op grond hiervan de budgetuitname zal worden. De onderstaande tabel geeft een overzicht van alle correcties en het totale budget. Dit totale budget betreft de budget-uitname. Budget-uitname o.b.v. de begroting 2009 (in 1) Totale begroting 2009 Totale corr. Vergelijkbaar maken ( 4.2) Totale corr. Toetsing ( 4.3) Correctie begrote vs. Berekende overhead Totale budget / budgetuitname Bernheze Boekel Boxtel Haaren s-hertogenbosch*) Heusden Land van Cuijk Landerd Lith Maasdonk Oss Schijndel Sint-Michielsgestel Sint-Oedenrode Uden Veghel Vught Totaal *) *) Erratum naar aanleiding van behandeling in Algemeen Bestuur Op het bedrag van s Hertogenbosch is ,-- in mindering gebracht voor kosten van FLO, AEP, levensloop en inactieven welke bij de gemeente blijven. Het totaal bedrag exclusief BTW is hierdoor in totaal verlaagd van naar ( inclusief BTW) 19

21 5 Overige belangrijke aspecten 5.1 Uitsluiting GHOR, BOPZ en GMC De cijfers in dit rapport hebben uitsluitend betrekking op de Brandweer. De GHOR (incl. de vergoeding BOPZ) en het GMC zijn volledig buiten beschouwing gelaten. 5.2 FLO Binnen enkele gemeenten is een voorziening getroffen in het kader van de FLO-regeling. Bij de berekening van de budget-uitname zijn deze kosten vooralsnog buiten beschouwing gelaten. Dit betekent nu dat de kosten voor hen die recht hebben op FLO voor wat betreft de periode ná ontslag tot aan pensionering ten laste van de oude werkgever zouden komen. Mocht hierover anders worden beslist, dan zullen deze kosten moeten worden toegevoegd aan het bedrag van de budgetuitname. Tevens zouden eventuele voorzieningen hiervoor moeten worden overgeheveld. Om eventuele complicaties te voorkomen adviseren wij de verplichtingen uit hoofde van FLO bij de gemeenten te laten. 5.3 Doorschuif BTW BTW die aan de brandweerorganisatie in rekening wordt gebracht, komt voor compensatie in aanmerking bij de deelnemende gemeenten. Dat betekent dat de uitgenomen budgetten voor de BTW dienen te worden gebruteerd. Voor de gemeenten is dit een financieel neutrale exercitie omdat deze BTW vanuit het BTW compensatiefonds vergoed wordt. Voor de bepaling van de budget-uitname is dit BTW aspect derhalve niet meegenomen. In bijlage 4 is echter een overzicht opgenomen van de geraamde BTW waarmee het bedrag van de budget-uitname dient te worden opgehoogd. Met de invoering van de nieuwe wet op de veiligheidsregio s zal de BTW nog steeds compensabel blijven voor de kosten van de brandweer. Voor zover het standpunt van het Ministerie van Financiën hierover niet wijzigt, geldt dit niet voor de GHOR, de gemeenschappelijke meldkamer en de multidisciplinaire crisisbeheersing. 5.4 Overdracht activa De bij de gemeente aanwezige brandweeractiva kunnen zowel tegen economische dan wel boekwaarde aan de nieuwe regionale organisatie worden overgedragen. In het eerste geval dient eerst een taxatie van alle activa plaats te vinden. Een dergelijke arbeidsintensieve exercitie lijkt ons niet gewenst. Wij adviseren dan ook te kiezen voor een overdracht op basis van de boekwaarde die op het moment van overdracht geldt ( ). Dit is dan uiteraard de gecorrigeerde boekwaarde (zie 4.2). 20

22 Voor roerende zaken van minder dan 5 jaar en onroerende zaken van minder dan 10 jaar oud kan er sprake zijn van een herziening van de in het verleden bij het BCF geclaimde BTW. Dit werkt kostenverhogend, terwijl de feitelijke taken niet zijn veranderd en enkel vanwege de invoering van de wet op de Veiligheidsregio s worden verlegd van de gemeente naar de veiligheidsregio. Het Ministerie van Financiën heeft aangegeven dat bij voortgezet (d.w.z. in het kader van dezelfde taken) gebruik van de roerende zaken het niet redelijk zou zijn deze herzieningsregeling toe te passen. 5.5 Kazernes Besloten is dat de kazernes in eigendom van de gemeenten zullen blijven. De kapitaallasten die hiermee samenhangen blijven dus achter bij de gemeenten. In de budgetbepaling is alleen rekening gehouden met de kosten van het gebruik (schoonmaakkosten, energie, klein onderhoud, etc.). De gemeenten kunnen de kazernes verhuren dan wel om niet ter beschikking stellen aan de veiligheidsregio s. In de regio Zuid-Limburg is er voor gekozen het onroerend goed te verhuren. De huur is aanvankelijk gebaseerd op de kapitaallasten en zal in een periode van drie jaar doorgroeien naar een marktconform tarief. De dekking is daar budgettair neutraal omdat gelijktijdig in een even grote toename van de inwonerbijdrage wordt voorzien. Door de fiscus wordt verhuur dan wel ter beschikking stellen om niet in de wet omzetbelasting als ondernemerschap aangemerkt. Hiervoor geldt het 0-tarief waardoor de BTW die de verhuurder betaalt op onderhouds- en beheerkosten niet kan worden gecompenseerd. Deze BTW is dan een kostenpost. Het Ministerie van Financiën heeft aangegeven geen mogelijkheden te zien om iets te doen aan deze nadelige gevolgen. Van de zijde van de NVBR wordt aangegeven dat in gevallen waarin wordt gekozen voor verhuur, het verstandig is de huur zoveel mogelijk uit te kleden en het volledige onderhoud voor rekening van de huurder te laten komen. De onderhoudskosten worden dan in de exploitatie meegenomen en komen via de transparantieregeling bij de gemeenten en vervolgens het BCF terecht. Het is verstandig op dit punt een definitief besluit van de minister af te wachten. Vooralsnog is het aanbevelingswaardig om bij het ter beschikking stellen van de kazernes de kosten voor groot onderhoud bij de nieuwe organisatie te leggen. Per gemeente en kazerne zal bepaald moeten worden hoe hoog dit bedrag moet zijn. Dit zal aan het bedrag van de budget-uitname moeten worden toegevoegd. Tevens zullen in dat geval ook de aanwezige onderhoudsreserves moeten worden overgedragen. 5.6 Harmonisering Arbeidsvoorwaarden Bij het proces van regionalisering blijkt in de praktijk dat de harmonisering van de verschillende arbeidsvoorwaardenregelingen een kostenverhogende factor is. Bij de regio Gooi en Vechtstreek kwamen deze extra kosten neer op een bedrag van ongeveer Omgerekend op basis van inwoneraantallen zou dit voor Brabant-Noord 21

23 neerkomen op circa Brandweer Zuid-Limburg heeft voor de nieuwe arbeidsvoorwaarden een bedrag van in haar begroting opgenomen. De kosten voor de harmonisering van de arbeidsvoorwaarden zijn vooralsnog niet opgenomen in de bepaling van de budget-uitname. Voorgesteld wordt om deze kosten vanuit eventuele efficiencywinst te bekostigen. 5.7 Verdeelsleutel Bij het bepalen van de financiële inbreng van de deelnemende gemeente voor de nieuwe brandweerorganisatie, is de huidige begroting (na diverse correcties zoals in dit rapport beschreven) als uitgangspunt genomen. Wanneer er niet voor een ander verdeelmodel wordt gekozen, betekent dit dat de kosten van de nieuwe brandweerorganisatie op basis van de gefixeerde begrotingen aan de gemeenten wordt doorbelast. Uiteraard zijn er ook andere verdeelsleutels of combinaties van verdeelsleutels mogelijk zoals het aantal inwoners, het aantal uitrukken of de oppervlakte van gemeenten. Feit is dat de keuze voor willekeurig welke verdeelsleutel automatisch zal leiden tot herverdeeleffecten waarbij sommige gemeenten meer en andere minder gaan betalen dan in de huidige situatie. Voor de meeste gemeenten zal dit effect ongewenst zijn, zeker wanneer de herverdeeleffecten groot zijn. Dit is voor enkele brandweerregio s reden geweest om de gefixeerde begrotingen voorlopig als verdeelsleutel te hanteren. Nieuw beleid wordt overigens wel op basis van een nieuwe verdeelsleutel doorbelast (aantal inwoners). Om herverdeeleffecten te voorkomen adviseren wij om vooralsnog de gefixeerde begrotingen als verdeelmaatstaf te hanteren. Eventueel zou er voor gekozen kunnen worden om in een aantal jaren van het huidige model naar een ander verdeelmodel te migreren zodat de herverdeling van kosten slechts geleidelijk aan wordt doorgevoerd. Eerst zou echter onderzocht moeten worden welk verdeelmodel de gemeenten het beste past. 5.8 Beroepsbrandweer Anders dan de andere gemeenten maakt Den Bosch gebruik van een beroepsbrandweer. De kosten van een beroepsbrandweer zijn vanzelfsprekend veel hoger dan die van een vrijwilligerskorps. Het zou vanuit het profijtbeginsel niet juist zijn wanneer de keuze van een specifiek verdeelmodel ertoe zou leiden dat de kosten van de beroepsbrandweer over de andere gemeenten zou worden omgeslagen. Het is in dat kader dan ook belangrijk deze kosten bij dergelijke berekeningen niet mee te nemen en deze voor rekening van de desbetreffende gemeente te laten. Dit geldt uiteraard ook voor gemeenten die in de toekomst zouden besluiten tot het instellen van een beroepsbrandweer. Die kosten zullen voor rekening van de desbetreffende gemeente zijn. 5.9 Desintegratiekosten Ontvlechting van de brandweerkorpsen uit de gemeenten zal er toe leiden dat een deel van de overheadkosten niet meer kan worden toegerekend aan de brandweer. Dit geldt enerzijds 22

24 voor specifieke personele capaciteit die tot dan toe voor de brandweer werd aangewend (PIOFACH functies) en anderzijds voor bijvoorbeeld bestuurskosten die over verschillende diensten wordt omgeslagen. Dit zijn de zogenaamde desintegratiekosten. Voor elke gemeente zijn deze kosten verschillend en niet altijd eenvoudig vast te stellen. Het verdient aanbeveling om in elke gemeente een ontvlechtingsteam op te zetten dat zich buigt over deze desintegratiekosten. Het team zou zich dan in de eerste plaats kunnen richten op het inventariseren van de achtergebleven capaciteit. Deze capaciteit zal dan, afhankelijk van de situatie, moeten worden afgebouwd, dan wel zal er een nieuwe bestemming voor moeten worden gezocht. Het invullen van nieuwe vacatures bij de brandweer met personeel afkomstig uit de deelnemende gemeenten zou daar onderdeel van uit kunnen maken. Dat de overhead over minder diensten kan worden omgeslagen, betekent ook een herberekening van de kosten van diverse producten. Dit kan leiden tot nieuwe tarieven voor de verschillende leges. Ten slotte zou overwogen kunnen worden om bij de minister van BZK een verzoek te doen tot compensatie van deze desintegratiekosten Verborgen Gebreken Mochten er ná de regionalisering verborgen gebreken worden aangetroffen, dan is het wenselijk de afspraak te maken dat dergelijke gebreken, in het geval dat deze van materiële betekenis zijn, achteraf bij de desbetreffende gemeente in rekening worden gebracht. Hierbij dient te worden gedacht aan achterstanden in de uitvoering van werkzaamheden, achterstallig onderhoud aan materialen, materieel en gebouwen. 23

25 6 Bijlagen 6.1 Bijlage 1 Overzicht aangeleverde begrotingen gemeenten, vóór correcties Kostensoort Bernheze Boekel Boxtel Haaren s-hertogenbosch *) Heusden Land van Cuijk Landerd Lith Maasdonk Oss Schijndel St Michielsgestel St Oedenrode Uden Veghel Vught Totaal Brandweerpersoneel excl. AOV-ers Salariskosten en vergoedingen * Salarissen * Stelpost formatie * Overige loonkosten * Vrijwilligersvergoeding Opleidingen * Kosten opleidingen en oefeningen Personeelszorg * Verzekeringen personeel * Arbo/bedrijfsgeneeskundige zorg * Kleding * Overige uitgaven * overige opbrengsten (derden) * overige opbrengsten (veiligheidsregio) Overige personele ondersteuning * bijdrage personeelsvereniging * catering incl jubilea * kosten voorlichting * Kantoorbenodigheden * lidmaatschappen en vakliteratuur Totaal personeel Materieel Voertuigen * kapitaalslasten matr. en voertuigen * brandstof * verzekering * bijdrage redvoertuig (kosten) * bijdrage redvoertuig (opbrengsten) * inkomsten ladderw. OVD-voertuig Overig materieel * aanvals- /bereikbaarheidskaarten * aanschaf klein materieel/materiaal * onderhoud materieel en kazerne * communicatiemiddelen * huur en onderhoudbrandkranen Totaal materieel

26 Kostensoort Bernheze Boekel Boxtel Haaren s-hertogenbosch *) Heusden Land van Cuijk Landerd Lith Maasdonk Oss Schijndel St Michielsgestel St Oedenrode Uden Veghel Vught Totaal Brandweerkazerne(s) * schoonmaak gebouw en tuin * energie/water * zakelijke lasten * verzekeringen * gebouwenbeheer * overige huur * kapitaallasten (kazerne incl. inventaris) * overige exploitatiekosten Totaal brandweerkazerne Bijdrage veiligheidsregio BBN * Inwonersbijdrage aan Regionale Brandweer en GHOR * Inwonersbijdrage aan GMC Totaal veiligheidsregio BBN Overige aangelegenheden * leges gebruiksvergunningen (opbrengsten) * overige opbrengsten (derden) * overige opbrengsten (veiligheidsregio) * overige uitgaven * overige uitgaven (veiligheidsregio) * externe advieskosten Totaal Overige aangelegenheden TUSSENTOTAAL Bedrijfsvoering (PIOFACH) * doorberekening van kostenplaatsen interne ondersteuning Totaal bedrijfsvoering ALGEHEEL TOTAAL *) Erratum naar aanleiding van behandeling in Algemeen Bestuur Op het bedrag van s Hertogenbosch is ,-- in mindering gebracht voor kosten van FLO, AEP, levensloop en inactieven welke bij de gemeente blijven. Het totaal bedrag exclusief BTW is hierdoor in totaal verlaagd van naar ( inclusief BTW). 25