Verslag bijeenkomst fysieke overlegtafel (FOT) van 16 januari 2017

Transcriptie

1 Verslag bijeenkomst fysieke overlegtafel (FOT) van 16 januari 2017 Aanwezig zorgaanbieders: Aanwezig namens gemeente: Alerimus (Karin Dorst en Jacqueline van Rijn), ASVZ (Jeroen Robbers), Cavent (Albert Leutscher), Eleos (Pieter Beens), Gemiva (Bianca Huizer en Peter Jiscoot), Impegno (Willeke van de Gevel), Pameijer (Peggy Hamelinck), De Peerdegaerdt (Hèlen Sturm), Regionaal netwerk Sociaal Domein (Lucas Stoterkip) Susan van Loenen, Karen Impens, Brecht Sies, Hans der Kinderen, Arthur Jongenotter, Simone van der Pols (notulist) 1. Opening en vaststellen agenda Susan heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering. Er volgt een korte voorstelronde. Susan is voor de FOT s op 16 en 17 januari 2017 voorzitter (door afwezigheid Natalie Simon). Voor vragen, opmerkingen etc. graag contact opnemen met Karen Impens via karen.impens@strijen.nl. Tegelijk met deze fysieke overlegtafel vindt ook een operationele overlegtafel plaats. Deze vindt 1 x per 6 weken plaats. Het contractmanagement zorgt voor verbinding tussen de fysieke overlegtafel en de operationele overlegtafel. 2. Verslag vorige bijeenkomst Het verslag van 9 oktober 2016 wordt ongewijzigd vastgesteld. Noot buiten de notulen: zie verslag van FOT voor een wijziging op deze notulen. 3. Afronding 2016 a. Declaraties Hans der Kinderen geeft een korte presentatie over de declaraties Aanleveren periode CAK uiterlijk 20 januari Lukt dit niet, dan graag doorgeven aan Jantine Schelling of Karen Impens. Karin Dorst (Alerimus): datum 20 januari 2017 is lastig, weet niet of dit haalbaar is. Hierover contacthouden met Jantine en Karen. b. Eigen bijdrage Voor 2016 moet alles nog netjes worden afgerond. De gemeenten vinden gelijkheid onder burgers van groot belang. Gevraagd wordt of Aanbieders oog hebben voor de mail die eventueel nog door contractmanagement zal worden gestuurd, indien Aanbieder volgens de laatste gegevens van de gemeente niet alles juist heeft aangeleverd bij het CAK.

2 In 2017 levert de gemeente alle gegevens aan bij het CAK. Geldt in dit geval voor Begeleiding, voor HO zoekt Brecht nog uit. Graag terugkoppeling. c. Productieverantwoording 2016 Hier is men reeds eerder over geïnformeerd per mail. De rapporteringsgrens is naar beneden bijgesteld in vergelijking met het landelijk protocol. De Hoeksche Waard schrijft geen standaard formats voor. Hierover zijn verder geen vragen. Er zal een klanttevredenheidsonderzoek worden gehouden medio februari. Iedereen zal hierover tijdig geïnformeerd worden. Dit onderzoek is in het kader van een vraag van accountants. Zij vragen zich af hoe de gemeente controleert of de dienstverlening daadwerkelijk door de Aanbieder geleverd is, alvorens overgegaan wordt tot betaling. 4. Contracten 11 november zijn gezamenlijk de nieuwe deelovereenkomsten getekend. Later zijn er nog een tweetal nieuwe Aanbieders bijgekomen. Per 1 januari 2017 zijn er 26 Aanbieders gecontracteerd voor de Begeleiding. Iedereen heeft het getekend exemplaar retour ontvangen. In het eerste kwartaal van 2017 zal contractmanagement bewijsstukken controleren voor zover deze reeds zijn aangeleverd. Indien niet alle bewijsstukken in bezit zijn van de gemeente, zal hierover nader een mail worden verstuurd met de vraag deze alsnog op te sturen. Let wel: het aanvragen van sommige documenten kan soms meerdere dagen / weken in beslag nemen. De website is bij iedereen bekend. Deze website wordt gebruikt voor de informatie ten behoeve van de Wmo Begeleiding. De informatie is up te date en wordt verzorgd door contractmanagement. De verslagen van de overlegtafels worden ook op deze website geplaatst (het streven is om dit binnen 2 weken te doen). Op deze website is tevens de lijst met gecontracteerde Aanbieders te vinden, met een verwijzing naar hun eigen website. Albert Leutscher (Cavent): Informatie over de Wmo op de gemeentelijke websites is soms erg slecht of niet te vinden. Dit is herkenbaar, daarom is de website er gekomen. Momenteel is contractmanagement bezig om hier meer structuur en eenduidigheid in aan te brengen. Alle gemeentelijke websites zullen verwijzen naar

3 5. ICT - uitleg Korte presentatie van Hans der Kinderen. Afgelopen tijd is men druk bezig geweest met 1 systeem. Per 1 oktober 2016 is er een nieuwe applicatie voor de frontoffice, Wmo-ned van ZorgNed. De laatste maanden van 2016 zijn besteed aan inrichting van de applicatie. Vanaf 27 december 2016 is de nieuwe applicatie live in gebruik genomen. Met ingang van 2 januari 2017 gaan we werken met iwmo-berichtenverkeer (Begeleiding en HO). Gebruik van iwmo-codes. Vervolgens administratieve omzetting cliëntenbestand. Op 12 januari 2017 heeft iedereen een Excel-bestand ontvangen met eigen cliënten (gestuurd naar mailadressen wat in het recent ontvangen profiel is ingevuld bij facturatie/administratie). Niet iedereen heeft dit bestand ontvangen, gaan hier achter aan. Bestand graag controleren! Daarna doorvoeren van de goede productcodes bij de cliënten. Actiepunt voor volgende overlegtafel: nakijken of Excelbestand is ontvangen. Zo niet, dit doorgeven aan Karen Impens of mailen naar contractmanagement Wmo. Na onderzoek/bezoek Wmo-consulent wordt gevraagd om een ondersteuningsplan in te vullen. Gaat via onze applicatie Wmo-ned. Toegang via 1 gebruiker met naam, wachtwoord en identificatiecode. Iedere aanbieder krijgt aan het einde van het overleg zijn inloggegevens. Er komt een handleiding waar duidelijk omschreven wordt hoe het moet en contactgegevens in zijn opgenomen in het geval er vragen zijn. Voor ieder geleverd ondersteuningsplan (vormvrij maar wel met aantal randvoorwaarden) kan een vast bedrag worden gedeclareerd (1 x per half jaar declaratie indienen, per 1-1 en 1-7, bij declaratie@wmohw.nl). Verder wordt een korte uitleg gegeven over hoe de nieuwe applicatie werkt en hoe deze er uit ziet. Hans laat dit aan de hand van diverse sheets met print screens zien. Declaratie zorg voor Begeleiding en HO. Wanneer je niet tijdig kunt aanleveren dit doorgeven aan Karen Impens via karen.impens@strijen.nl. Veilig mailen De uitvoeringsorganisatie Wmo onderzoekt momenteel samen met het ISHW twee opties om een oplossing te vinden voor het veilig kunnen mailen. Verdere informatie hierover volgt nog (optie is zorgmail). Karin Dorst (Alerimus): Is het mogelijk om spelregels op te stellen wanneer blijkt dat bij een gezin van 2 personen 1 iemand weg valt. De ander heeft die zorg ook nodig. We willen dan de zorg blijven leveren. Speelt met name bij HO. Dit punt op de agenda zetten bij de fysieke overlegtafel HO. Actiepunt: Contractmanagement zet dit op de agenda voor een volgende FOT HO.

4 Bij structurele zaken waar afspraken over moeten worden gemaakt, kan dit vooraf aan de FOT worden gemeld. 6. Planning 2017 a. FOT: 4/5 keer per jaar Het streven is om 4 x per jaar een FOT te houden, oftewel één keer per kwartaal. Deze FOT s van 16/17 januari zijn extra. De datums voor de aankomende FOT s worden zo snel mogelijk rondgestuurd. Een verzoek vanuit de Aanbieder om deze op vrijdagmorgen te houden. Albert Leutscher (Cavent): Graag de ontwikkelpunten op een rij zetten en hier een planning voor maken, zodat deze kunnen worden opgelost. Eerder in overleggen zijn deze vastgelegd (innovatie, kwaliteit, veiligheidsprotocol etc.). Actiepunt! b. Contractgesprekken De Hoeksche Waard vinden de band tussen de gemeenten en de Aanbieders erg belangrijk. Daarom hebben we een nieuwe fenomeen ingevoerd, namelijk de éénopéén contractgesprekken op locatie bij de zorgaanbieder, indien mogelijk. Waarschijnlijk lukt het niet om alle aanbieders in 2017 te bezoeken, maar een begin zal worden gemaakt via het systeem van alfabetische volgorde. De inhoud van het gesprek is gericht op nader kennismaken, uitwisselen waar men zoals tegenaan loopt en welke zaken contractueel wel of niet goed verlopen. Albert Leutscher (Cavent): Graag een evaluatiemoment over het contract in een FOT na een half jaar. c. Samenhang HO en Begeleiding De Hoeksche Waard gemeenten willen graag meer samenhang creëren tussen (fysieke overlegtafel) HO en Begeleiding. Gemeenten zijn voornemens om in 2017 de stap te maken voor een voorstel over deze samenvoeging. Ideeën / tips zijn welkom! d. KPI s KPI s zijn de zaken die in het contract zijn afgesproken. Contractmanagement zal informatie met betrekking tot de verschillende KPI s opvragen bij de eigen uitvoeringsorganisatie en/of bij Aanbieders. De uitkomsten hiervan zullen besproken worden tijdens de contractgesprekken. 7. Rondvraag en afsluiting Albert Leutscher (Cavent) Overeenkomst getekend om Stougjeshof te gaan bouwen. De aanvraag omgevingsvergunning is ingediend. Voor het project is in 2015 al een innovatiebudget aangevraagd. Een gesprek hierover is gepland in februari aanstaande. Hèlen Sturm (De Peerdegaerdt)

5 Betreft de Week van de zorg, 18 t/m 23 maart Is hier aandacht voor bij andere Aanbieders en gemeente? Wordt er al iets georganiseerd? Op dit moment niet. Mocht er iets geïnitieerd worden, dan graag laten weten aan contractmanagement, zodat we dit gedeeld kan worden. Peter Jiscoot (Gemiva) Bij wie ligt het hoofdaannemerschap en wie is onderaannemer (wanneer er sprake is van zorg / begeleiding van diverse aanbieders)? Onderling afspreken wie dit is. Actiepunt: Contractmanagement bespreekt dit in met de uitvoeringsorganisatie en zal daar nog op terugkomen. De voorzitter sluit de vergadering en bedankt iedereen voor zijn/haar aanwezigheid.