Voorstel begrotingswijziging november 2013

Transcriptie

1 Voorstel begrotingswijziging november 2013

2 2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Soorten begrotingswijzigingen... 4 Samenvatting begrotingswijzigingen... 4 Indeling programmabegroting... 5 Programma 1: Heffen... 5 Programma 2: Invorderen... 6 Programma 3: Waarderen... 7 Programma 4: Bezwaar & Beroep... 8 Programma 5: Front Office... 9 Programma 6: Directie en bedrijfsvoering...10 Algemene dekkingsmiddelen...11 Deelnemersbijdragen

3 3 Inleiding Voor u ligt het voorstel voor de begrotingswijziging november 2013 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland. De Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (BSGR) is in juli 2009 formeel in werking getreden en is een samenwerkingsverband van het hoogheemraadschap van Rijnland en de gemeenten Gouda, Leiden, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude. Per januari 2011 is daadwerkelijk gestart met de uitvoering van de belastingactiviteiten voor de deelnemers. De activiteiten richten zich op beleidsadvisering, heffing en invordering van belastingen, alsmede de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken. In 2013 zijn twee nieuwe deelnemers (de gemeentes Katwijk en Bodegraven-Reeuwijk) toegetreden tot het samenwerkingsverband. De aan deze begrotingswijziging ten grondslag liggende meerjarenbegroting is vastgesteld door het dagelijks bestuur en vervolgens ter inzage gegeven aan het algemeen bestuur. Hierna is de ontwerpbegroting aan de raden c.q. de verenigde vergadering van de deelnemers voorgelegd, waarbij hen gevraagd is hun zienswijzen ten aanzien van het beleid van de BSGR kenbaar te maken. Tenslotte is de definitieve programmabegroting en het programmaplan met inachtneming van mogelijke zienswijzen van de deelnemers definitief door het algemeen bestuur in haar vergadering van 25 juni 2012 vastgesteld. De vastgestelde begroting en de zienswijzen zijn ter kennisname van Provinciale Staten van Noord- en Zuid Holland gebracht. Op 24 april 2013 heeft het algemeen bestuur de 1 e begrotingswijziging 2013 vastgesteld, waarna op 23 september 2013 het algemeen bestuur de begrotingswijziging september 2013 heeft vastgesteld. Voortschrijdend inzicht in de stand van de budgetten leidt ertoe om in november de onderhavige begrotingswijziging voor te leggen aan het Bestuur, teneinde bij de jaarrekeningcontrole een goedkeurende rechtmatigheidverklaring van de controlerend accountant te verkrijgen. De budgetten ten behoeve van de personele lasten zijn opgehoogd, doordat bij de laatste begrotingswijziging abusievelijk geen rekening was gehouden met enkele looncomponenten.

4 4 Soorten begrotingswijzigingen De huidige afspraken binnen BSGR zijn dat alle begrotingswijzigingen door het bestuur moeten worden vastgesteld die een beleidseffect en/of een financieel effect hebben. Hieronder wordt verstaan: - Beleidseffect: er is een wijziging van het beoogde resultaat of beoogde effect. - Financieel effect: dit valt uiteen in drie soorten: - Er is een effect op het volume van het programma (maar dit is budgettair neutraal: de baten en lasten stijgen of dalen in gelijke mate), - Er is geen evenwicht in het effect van de baten of lasten waardoor het saldo van de begroting stijgt of daalt. - Er is sprake van mutaties in reserves of voorzieningen. Samenvatting begrotingswijzigingen De redenen voor het voorstel begrotingswijzigingen komen voort uit de volgende elementen: - De begrotingsonderdelen personeelslasten, overige goederen & diensten, automatisering en huisvestingslasten zijn gewijzigd naar aanleiding van de ervaringen/ realisatie uit de eerste 10 maanden van het begrotingsjaar 2013 en de nog te verwachten realisatie van de resterende periode; - In de algemene dekkingsmiddelen zijn de additionele implementatie en projectkosten en de kosten voor het opschonen van de werkvoorraden aangepast voor de projecten uit te voeren in 2013 naar aanleiding van de voortgang en de nog te verwachten realisatie in de resterende periode 2013; - Het merendeel van de projecten wordt conform het jaarplan uitgevoerd; Dit geldt met name niet voor: - Uniformering hoofd- en deelcodes, wordt naar 2015 verschoven; - Behandelen verschillenlijsten, wordt naar 2014 verschoven; - SMS/voic betalen; - Daarnaast blijft het project Landelijke Voorziening WOZ een aandachtspunt. Landelijke invoering is wederom vertraagd. - Voor wat betreft de achterstanden zullen bij alle afdelingen de achterstanden tot en met 2012 vrijwel volledig zijn weggewerkt, met name bij de afdeling Bezwaar en Beroep zijn nieuwe achterstanden ontstaan. In onderstaande tabel wordt opgesomd welke impact de begrotingswijzigingen hebben op de diverse economische categorieën: Begroting 2013 Verschillen Personeelslasten Overige goederen en diensten Kapitaallasten Automatisering Huisvesting Onvoorzien Implementatie- en projectkosten Opschonen werkvoorraden Opvang frictie Katwijk Totaal Lasten Bijdragen deelnemers Invorderingsopbrengsten Bijdragen deelnemers in additionele implementatiekosten Saldo financieringsfunctie Totaal Resultaat voor bestemming Onttrekkingen

5 5 Indeling programmabegroting In de begroting zijn de werkzaamheden van de Belastingsamenwerking verdeeld over zes programma s namelijk: programma 1 heffen programma 2 invorderen programma 3 waarderen programma 4 bezwaar & beroep programma 5 front office programma 6 directie en bedrijfsvoering Daarnaast wordt er aandacht besteed aan de algemene dekkingsmiddelen en de post onvoorzien. Voor een nadere uitwerking van het voorstel begrotingswijziging november 2013 wordt per programma een toelichting verstrekt. Programma 1: Heffen Het programma Heffen omvat het tijdig, correct en volledig opleggen van zowel subject- als objectgebonden aanslagen waterschapslasten en gemeentelijke belastingen. Dit is inclusief de vergaring en verwerking van de daartoe benodigde gegevens vanuit interne en externe bronnen (o.a. Basisregistraties en de door de gemeenten en het waterschap aan te leveren belastinggrondslagen). Begroting Personeelslasten Overige goederen en diensten Organisatiekosten 0 0 Totaal Lasten Bijdragen deelnemers Totaal Resultaat voor bestemming 0 0 Onttrekkingen 0 0 Binnen het programma vindt een verschuiving plaats van de materiële kosten naar de personeelskosten. De personele lasten worden hoger geraamd doordat bij de laatste begrotingswijziging abusievelijk geen rekening was gehouden met enkele looncomponenten. Voorstel begrotingwijziging voor programma Heffen Financiele impact op programma Aanpassen begroting personele lasten 19 Aanpassen Overige goederen en diensten -4

6 6 Programma 2: Invorderen Het programma omvat het gehele proces van doelgerichte acties om de opgelegde aanslagen in te vorderen: binnengekomen belastinggelden worden ingeboekt, in voorkomende gevallen wordt automatisch dan wel na beoordeling kwijtschelding verleend en zo nodig worden belastingplichtigen gemaand tot betalen. De aanmaningen kunnen uitmonden in een traject van dwanginvordering. De Belastingsamenwerking verzorgt het gehele invorderingsproces, inclusief de dwanginvordering, grotendeels zelf. Alleen voor de buitengebieden worden deurwaarders ingehuurd. Begroting Personeelslasten Overige goederen en diensten Organisatiekosten 0 0 Totaal Lasten Bijdragen deelnemers Invorderingsopbrengsten Totaal Resultaat voor bestemming 0 0 Onttrekkingen 0 0 De personeelslasten worden hoger geprognosticeerd ten opzichte van de vorige begrotingswijziging doordat bij de laatste begrotingswijziging abusievelijk geen rekening was gehouden met enkele looncomponenten. De overige goederen en diensten betreffen voornamelijk drukwerk en porti & verzendkosten. De resterende kosten worden dusdanig lager ingeschat dat het budget naar beneden kan worden bijgesteld. Voorstel begrotingwijziging voor programma Invorderen Financiele impact op programma Aanpassen begroting personele lasten 22 Aanpassen Overige goederen en diensten -30

7 7 Programma 3: Waarderen De Belastingsamenwerking voert voor haar deelnemers de Wet waardering onroerende zaken (de WOZ) uit. Dit omvat het beheer van gegevens van objecten, benodigd om tot een jaarlijkse waardebepaling en waardevaststelling van die objecten te komen en deze gegevens en waarden beschikbaar te stellen aan de interne processen en externe afnemers. Onder het gegevensbeheer vallen ook het onderhouden van de relaties tussen de WOZ en andere Basisregistraties (bijvoorbeeld de basisregistratie BAG bij de gemeenten). De BSGR voert het WOZ proces inclusief de taxaties grotendeels in eigen beheer uit. De uitvoering van de activiteiten dient plaats te vinden conform het toetsingskader en de richtlijnen van de Waarderingskamer. Personeelslasten Automatisering Overige goederen en diensten 7 6 Organisatiekosten 0 0 Totaal Lasten Bijdragen Totaal Resultaat voor bestemming 0 0 Onttrekkingen 0 0 De personeelslasten worden hoger geprognosticeerd ten opzichte van de vorige begrotingswijziging doordat bij de laatste begrotingswijziging abusievelijk geen rekening was gehouden met enkele looncomponenten. De kosten voor de overige goederen en diensten en de automatiseringskosten blijven binnen de begroting. Alhoewel de achterstanden tot en met 2012 vrijwel volledig zijn ingelopen, zijn de werkvoorraden van 2013 onder druk komen te staan en zullen in 2014 ingelopen worden. Voorstel begrotingwijziging voor programma Waarderen Financiele impact op programma Aanpassen begroting personele lasten 23 Aanpassen Overige goederen en diensten -1

8 8 Programma 4: Bezwaar & Beroep Binnen het programma Bezwaar & beroep vallen de activiteiten met betrekking tot het behandelen en afdoen van bezwaren tegen aanslagen en ingediende beroepschriften. Daarnaast worden ingebrekestellingen gericht tegen het feit dat nog geen besluit is genomen op een eerder ingediend bezwaar- of verzoekschrift behandeld en afgedaan. Tenslotte wordt verweer gevoerd indien een belanghebbende beroep heeft aangetekend tegen een eerder gedane uitspraak dan wel wordt in voorkomende gevallen zelf beroep aangetekend. Het concentreren van bovengenoemde activiteiten binnen één afdeling, zorgt ervoor dat de juridische deskundigheid verder kan worden opgebouwd. Daarnaast kunnen de medewerkers flexibel op verschillende onderdelen (heffen, invorderen en WOZ) worden ingezet. Begroting Personeelslasten Overige goederen en diensten Organisatiekosten 0 0 Totaal Lasten Bijdragen Totaal Resultaat voor bestemming 0 0 Onttrekkingen 0 0 De personeelslasten worden hoger geprognosticeerd ten opzichte van de vorige begrotingswijziging doordat bij de laatste begrotingswijziging abusievelijk geen rekening was gehouden met enkele looncomponenten. Onder de overige goederen en diensten worden voornamelijk de lasten inzake bezwaar- en beroepsprocedures verantwoord. Volgens de laatste inzichten zullen deze kosten voor 2013 naar verwachting uitkomen op ± De overschrijding boven de zal, conform het bestuursbesluit van 19 juni 2013, naar rato worden verdeeld over de deelnemers. Alhoewel de achterstanden tot en met 2012 vrijwel volledig zijn ingelopen, lijkt het met de huidige bezetting niet mogelijk de instroom 2013 af te handelen. De urgentie doet zich hier gevoelen te kijken naar productienormen, werkwijze en taakverdeling. Voorstel begrotingwijziging voor programma Bezwaar & Beroep Financiele impact op programma Aanpassen begroting personele lasten 28 Aanpassen Overige goederen en diensten 0

9 9 Programma 5: Front Office Het programma bevat de klantencontacten in de vorm van 1e-lijns telefoonbeantwoording, verwerken van correspondentie en balie- en receptiewerkzaamheden. Daarnaast vervult de afdeling Front office een rol in de verwerking van de betalingsgegevens. Uitgangspunt is dat de afdeling Front office voor belastingplichtigen van alle deelnemers het eerste aanspreekpunt is. Begroting Personeelslasten Overige goederen en diensten Organisatiekosten 0 0 Totaal Lasten Bijdragen Totaal Resultaat voor bestemming 0 0 Onttrekkingen 0 0 De onderschrijding is per saldo de resultante van de ten onrechte niet meegenomen looncomponenten in de begrotingswijziging september 2013 en een 2-tal medewerkers waarvan de kosten niet volledig aan Front Office toegerekend worden. De overige goederen en diensten bestaan uit scankosten. Deze scankosten zijn lager doordat er geen gebruik meer wordt gemaakt van de externe leverancier. Voorstel begrotingwijziging voor programma Front Office Financiele impact op programma Aanpassen begroting personele lasten -8 Aanpassen Overige goederen en diensten -17

10 10 Programma 6: Directie en bedrijfsvoering De directie, de staf en alle ondersteunende activiteiten ten behoeve van de primaire programma s zijn binnen dit programma ondergebracht. Hieronder vallen de taken met betrekking tot interne controle werkzaamheden, management informatie, de financiële administratie, communicatie en de P&O werkzaamheden. Begroting Personeelslasten Kapitaallasten Automatisering Huisvesting Overige goederen en diensten Totaal Lasten Bijdragen Totaal Resultaat voor bestemming 0 0 Onttrekkingen 0 0 De personeelslasten worden hoger geprognosticeerd ten opzichte van de vorige begrotingswijziging doordat bij de laatste begrotingswijziging abusievelijk geen rekening was gehouden met enkele looncomponenten en doordat de loonkosten van een exittraject niet volledig zijn meegenomen. De automatiseringslasten worden hoger geraamd vanwege een niet eerder voorziene upgrade van software (kosten Bakerware als gevolg van upgrading in het kader van het DigiDbeveiligingsassessment). De overige goederen en diensten betreffen diverse lastensoorten waaronder bankkosten, advieskosten, communicatiekosten etc. Met name de advieskosten worden lager geraamd. Voorstel begrotingwijziging voor programma Directie & Bedrijfsvoering Financiele impact op programma Aanpassen begroting personele lasten 38 Aanpassen kapitaallasten -5 Aanpassen Automatisering 19 Aanpassen Huisvestingslasten 3 Aanpassen Overige goederen en diensten -60

11 11 Algemene dekkingsmiddelen Naast de raming van baten en lasten per programma, schrijft het BBV (artikel 8) ook voor dat er een overzicht Algemene dekkingsmiddelen en een bedrag Onvoorzien opgenomen moet worden. Deze posten zijn niet direct aan een van de voorgaande programma s verbonden. Daarnaast komen de financieringslasten en baten in dit programma tot uitdrukking. Begroting Onvoorzien Implementatie- en projectkosten Opvang frictie Katwijk Opschonen werkvoorraden Totaal Lasten Bijdragen deelnemers Bijdragen deelnemers in additionele implementatiekosten Saldo financieringsfunctie Totaal Resultaat voor bestemming Onttrekkingen Naast de reguliere bijdragen voor de uitvoeringsactiviteiten (basis- en pluspakket), zijn er voor de jaren 2011, 2012 en 2013 in aflopende mate additionele middelen ter beschikking gesteld. De implementatie- en projectkosten betreffen de begrote kosten inzake uit te voeren projecten zoals beschreven in het jaarplan Tevens was voor het opschonen van de werkvoorraden een bedrag begroot, deze opschoonactiviteiten zijn beschreven in het jaarplan De lasten zijn aangepast naar aanleiding van de voortgang en de nog te verwachten realisatie in de komende periode Voorstel begrotingwijziging voor Algemene dekkingsmiddelen Financiele impact op programma Aanpassen begroting implementatie- en projectkosten 18 Aanpassen begroting opschonen werkvoorraden -22 Aanpassen begroting opvang frictie Katwijk 0 Onttrekking aan reserve tbv financiering projecten en implementatiewerkzaamheden -26 Aanpassen saldo financieringsfunctie 3

12 12 Deelnemersbijdragen 2013 begroting Rijnland Gouda Leiden Oegstgeest Voorschoten Wassenaar Katwijk Bodegraven-Reeuwijk Zoeterwoude Bijdrage deelnemers aan standaardpakket Kosten uitvoering pluspakket Bijdrage deelnemers aan pluspakket Additionele implementatiekosten opstartjaren Opvang frictie Katwijk Bijdrage deelnemers overige TOTAAL BIJDRAGEN DEELNEMERS