De eerste stappen. Jaarstukken 2011

Transcriptie

1 De eerste stappen Jaarstukken 2011 Leiden april 2012

2

3 Pagina 1/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen De Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland verzorgt de belastingen voor het hoogheemraadschap van Rijnland en de gemeenten Gouda, Leiden, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude. Ook bepaalt de Belastingsamenwerking Gouwe- Rijnland de hoogte van de WOZ-waarde voor alle onroerende zaken in deze zes gemeenten Uit de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland: Artikel 4.1 In het kader van deze gemeenschappelijke regeling worden de belangen van de deelnemers, elk voor zover het hun grondgebied en hun belangen betreft, behartigd op het gebied van: a. de heffing en invordering van belastingen; b. de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken, waaronder tevens wordt begrepen de administratie van vastgoedgegevens op basis van deze wet en het verstrekken van vastgoedgegevens aan de deelnemers en derden. Artikel 4.2 Het samenwerkingsverband kan de deelnemers adviseren omtrent de belastingen waarvan de heffing en invordering bij of krachtens dit artikel is overgedragen aan het samenwerkingsverband. Artikel 5.2 Aan het samenwerkingsverband wordt overgedragen de bevoegdheid tot heffing en invordering van de volgende belastingen, voor zover de deelnemer de genoemde belasting kent: 1. onroerende-zaakbelasting; 2. hondenbelasting; 3. rioolheffing; 4. afvalstoffenheffing; 5. reinigingsrecht; 6. forensenbelasting; 7. toeristenbelasting; 8. precariobelasting; 9. de waterschapsbelastingen. Artikel 6.1 De colleges van de gemeentelijke deelnemers kunnen de bevoegdheid tot heffing en invordering van andere belastingen dan bedoeld in artikel 5 overdragen aan het samenwerkingsverband.

4 Pagina 2/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Inhoudsopgave 1. Inleiding en leeswijzer 5 2. Financieel resultaat Analyse resultaat Voorstel resultaatbestemming 7 3. Programmaverantwoording Programmarekening over Toelichting per programma Toelichting algemeen Programma 1 Heffen Programma 2 Invorderen Programma 3 Waarderen Programma 4 Bezwaar & beroep Programma 5 Front office Programma 6 Directie en bedrijfsvoering Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Paragrafen Weerstandsvermogen & risico s Financiering & treasury Bedrijfsvoering Jaarrekening Programmarekening over Balans per 31 december Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Waarderingsgrondslagen Grondslagen van voor resultaatbepaling Toelichting op de programmarekening Programma s Economische kostencategorieën Incidentele baten en lasten Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens 36

5 Pagina 3/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen 4.5 Toelichting op de balans Vaste activa Vlottende activa Passiva Niet uit de balans blijkende verplichtingen Overige gegevens Belangrijke gebeurtenissen na balansdatum Controleverklaring 40 Bijlage 1 Project Bijlage 2 Verantwoording Overgangsjaar BSGR

6 Pagina 4/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen

7 Pagina 5/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen 1. Inleiding & leeswijzer Voor u ligt het jaarverslag en de jaarrekening 2011 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland, kortweg de jaarstukken 2011 van de BSGR. De BSGR is in juli 2009 formeel in werking getreden en is een samenwerkingsverband van het Hoogheemraadschap van Rijnland en de gemeenten Gouda, Leiden, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude. Per 1 januari 2011 is de BSGR met de haar toekomende uitvoeringstaken gestart. In de jaren daarvoor (2008 t/m 2010) is via een projectstructuur aan de totstandkoming van de BSGR gewerkt; voor 2010 is er voor de laatste maanden een aanvullend werkbudget voor de uitvoeringorganisatie beschikbaar gesteld. In de bijlagen wordt tevens (financieel) verslag gedaan over de projectfinanciën en de financiën met betrekking tot De BSGR heeft zich in het eerste jaar met name geconcentreerd op een goede uitvoering van de primaire processen en is daarbij als organisatie nog in ontwikkeling. Ditzelfde geldt voor de definitie van de sturingselementen en prestatie-indicatoren. Momenteel wordt samen met de deelnemers de laatste hand gelegd aan een dienstverleningsovereenkomst waarin deze aspecten aan de orde komen. In de loop van 2012 wordt het sturingskader nader geïmplementeerd. Hierdoor zal in deze jaarstukken vooral vanuit het financieel kader verantwoording worden afgelegd. Allereerst zal inzicht gegeven worden in het financieel resultaat, waarbij een voorstel voor de resultaatbestemming is toegevoegd. Bij de programmaverantwoording wordt vervolgens per sprogramma de middeleninzet nader geanalyseerd, beginnend met een totaaloverzicht. Ook wordt ingegaan op de verschillende te onderkennen paragrafen. De van de BSGR is destijds opgesteld volgens het principe van best practices en aanvullende inschattingen. Daarbij is voor de BSGR gekozen voor een organisatieopzet die op veel fronten afwijkend is geweest van de belastingonderdelen van de latende organisaties. Bij het inregelen van de organisatie in 2011 zijn verder een aantal keuzes bijgesteld. Dit maakt dat verschillen tussen realisatie en niet altijd ten volle verklaarbaar zijn. Voor 2011 wordt dan ook meer belang gehecht aan het totale beeld dat in paragraaf Economische kostencategorieën wordt gegeven. Als laatste is de balans ultimo 2011 met bijbehorende toelichting onderdeel van de jaarstukken. Aangezien de jaarrekening onderwerp van accountantscontrole is, hetgeen resulteert in een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid, worden de jaarstukken afgesloten met de controleverklaring.

8 Pagina 6/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen 2. Financieel resultaat 2.1 Analyse resultaat 2011 Het sjaar 2011 kent een totaal aan deelnemersbijdragen ad 11,5 mln., gebaseerd op een uitgavenkader ad 12,4 mln. In de deelnemersbijdragen is het bedrag ad inbegrepen dat afkomstig is uit de overheveling van de project. alle bedragen x na wijziging realisatie 2011 onderdeel lasten baten lasten baten Personeelslasten Kapitaalslasten Automatiseringslasten Huisvestingslasten Additionele kosten opstartjaren Overige goederen en diensten Onvoorzien Saldo financieringsfunctie lasten Bijdragen deelnemers Bijdragen derden Saldo financieringsfunctie baten Totalen De afwikkeling van 2011 laat een totaal aan baten zien ad 13,0 mln. en een totaal aan lasten ad 10,8 mln. De BSGR kent geen reserves zodat er derhalve sprake is van een batig saldo ad 2,2 mln. na bestemming. Bij de besluitvorming over de jaarrekening zal worden voorgesteld om van de 2,2 mln. een bedrag ad om te zetten naar de 2012 in verband met uitgestelde activiteiten en een noodzakelijkerwijs uit te voeren kwaliteitsprogramma. Voor het resterend resultaat ad 1,6 mln. is het voorstel dit terug te laten vloeien naar de deelnemers.

9 Pagina 7/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen 2.2 Voorstel resultaatbestemming Het totale resultaat over de project, het overgangsjaar 2010 en het sjaar 2011 geeft het volgende beeld: alle bedragen x resultaat onderdeel nadeel voordeel Project 119 Overgangsjaar Begrotingsjaar Totalen Voorgesteld wordt om vanuit het resultaat 2011 een bedrag ad over te hevelen naar het sjaar 2012 en toe te voegen aan de spost additionele implementatiekosten opstartjaren. Ter besteding van deze middelen is er door de BSGR een uitvoeringsprogramma kwaliteitsverbetering opgesteld. Het resterend overschot ad 1,8 mln. zal naar de deelnemers worden terug gestort. Dit bedrag is als volgt opgebouwd: Project , Overgangsjaar en Begrotingsjaar Voor de project en het overgangsjaar 2010 wordt verwezen naar de bijlagen.

10 Pagina 8/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen 3. Programmaverantwoording 3.1 Programmarekening over 2011 Onderstaand is een samenvattend overzicht opgenomen over de opbouw van het programmaresultaat. De baten worden weergegeven met een teken. Een positief bedrag in de kolom saldo geeft aan hoeveel de lasten hoger zijn dan de baten oftewel hoeveel het programma de BSGR kost. Het resultaat na bestemming van de jaarrekening ad is derhalve positief. alle bedragen x na wijziging rekening 2011 verschil rekening vs Lasten programma 1 - Heffen programma 2 - Invorderen programma 3 - Waarderen programma 4 - Bezwaar & beroep programma 5 - Front office programma 6 - Directie en bedrijfsvoering algemende dekkingsmiddelen en onvoorzien totaal lasten Baten programma 1 - Heffen programma 2 - Invorderen programma 3 - Waarderen programma 4 - Bezwaar & beroep programma 5 - Front office programma 6 - Directie en bedrijfsvoering algemende dekkingsmiddelen en onvoorzien totaal baten Saldo programma 1 - Heffen programma 2 - Invorderen programma 3 - Waarderen programma 4 - Bezwaar & beroep programma 5 - Front office programma 6 - Directie en bedrijfsvoering algemende dekkingsmiddelen en onvoorzien saldo voor mutaties in reserves mutaties in reserves resultaat na bestemming

11 Pagina 9/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen 3.2 Toelichting per programma Toelichting algemeen Programmaplan In het programmaplan zijn de werkzaamheden van de Belastingsamenwerking verdeeld over zes programma s. Dit zijn: programma 1 heffen programma 2 invorderen programma 3 waarderen programma 4 bezwaar & beroep programma 5 front office programma 6 directie en bedrijfsvoering Daarnaast wordt er aandacht besteed aan de algemene dekkingsmiddelen en de post onvoorzien. Maatschappelijke effecten De BSGR is een uitvoeringsorganisatie, hierdoor vertalen de maatschappelijke effecten zich vooral in de productie die voor de deelnemers gedraaid is alsmede de kwaliteit van die productie. De BSGR heeft zich in het eerste jaar met name geconcentreerd op een goede uitvoering van de primaire processen en is daarbij als organisatie nog in ontwikkeling. Ditzelfde geldt voor de definitie van de sturingselementen en prestatie-indicatoren. Momenteel wordt samen met de deelnemers de laatste hand gelegd aan een dienstverleningsovereenkomst waarin deze aspecten aan de orde komen. In de loop van 2012 wordt het sturingskader nader geïmplementeerd. Hierdoor zal in deze jaarstukken vooral vanuit het financieel kader verantwoording worden afgelegd. Met andere woorden de programmaverantwoording geeft met name antwoord op de vragen: 1. Wat hebben we gedaan? 2.. Wat heeft dat gekost? Ieder programma laat een verschil zien op de post organisatielasten. Deze post wordt gevormd door doorbelastingen vanuit de programma s Bezwaar & beroep, Front office en Directie en bedrijfsvoering. Een aparte verklaring voor de verschillen op de post organisatielasten wordt dan ook niet per specifiek programma gegeven maar vindt plaats bij de programma s van waaruit de doorbelasting plaatsvindt.

12 Pagina 10/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Programma 1 - Heffen Onderwerp Het programma Heffen omvat het tijdig, correct en volledig opleggen van zowel subject- als objectgebonden aanslagen waterschapslasten en gemeentelijke belastingen. Dit is inclusief de vergaring en verwerking van de daartoe benodigde gegevens vanuit interne en externe bronnen (o.a. Basisregistratie WOZ en de door de gemeenten en het waterschap aan te leveren belastinggrondslagen). Wat hebben we gedaan? In 2011 zijn de verschillende belastingprocessen en het daarbij ondersteunende belastingsysteem gefaseerd opgestart, met in eerste instantie de nadruk op de verzending van de diverse aanslagen. Het combikohier huurders waterschapslasten (januari) en het uitgebreide combikohier gemeentelijke en waterschapslasten (februari) zijn conform reguliere planning geproduceerd. Het combikohier eigenaren is met een maand vertraging in april geproduceerd. De overige (kleinere) kohieren zijn in de maanden daarna in productie genomen, hetgeen derhalve ten opzichte van de reguliere aanslagoplegging met een vertraging gepaard is gegaan. De totale productie in aantallen biljetten en aanslagen en netto opgelegde belastinggelden, is als volgt: biljetten regels netto opgelegd (x 1.000,-) Gouda Leiden Oegstgeest Rijnland Voorschoten Wassenaar Zoeterwoude totalen In totaliteit heeft de BSGR minder dan biljetten verstuurd; één biljet kan namelijk op meerdere deelnemers betrekking hebben.

13 Pagina 11/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Wat heeft dat gekost? alle bedragen x na wijziging rekening 2011 verschil rekening vs Lasten personeelslasten overige goederen en diensten organisatielasten totaal lasten Baten totaal baten resultaat voor bestemming mutaties in reserves resultaat na bestemming Het programma Heffen kent een behaald voordeel van Onderdeel hiervan is een voordeel ad lagere personeelslasten;. Een deel van de activiteiten voor Heffen is opgevangen door (additionele) inzet van applicatiebeheer waarvan de verantwoording via de programma s Directie en bedrijfsvoering en Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien loopt. Daarnaast is er een voordeel ad op de post overige goederen en diensten, waarvan afkomstig is van minder kosten verband houdend met gegevensleveringen door derden.

14 Pagina 12/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Programma 2 - Invorderen Onderwerp Het programma omvat het gehele proces van doelgerichte acties om de opgelegde aanslagen in te vorderen: binnengekomen belastinggelden worden ingeboekt, in voorkomende gevallen wordt automatisch dan wel na beoordeling kwijtschelding verleend en zo nodig worden belastingplichtigen gemaand tot betalen. De aanmaningen kunnen uitmonden in een traject van dwanginvordering. De Belastingsamenwerking verzorgt het gehele invorderingsproces, inclusief de dwanginvordering, grotendeels zelf. Alleen voor de buitengebieden worden deurwaarders ingehuurd. Wat hebben we gedaan? Invorderen is in 2011 gestart met de overdracht van 17,7 mln. aan belastingdebiteuren vanuit de deelnemers. In 2011 is 274,7 mln. aan belastinggelden en 1,3 mln. aan invorderingskosten opgelegd. Een bedrag ad is als oninbaar opgevoerd. Per 31 december 2011 was er nog een bedrag ad 23,3 mln. aan openstaande posten. De stijging in het openstaand bedrag wordt met name veroorzaakt doordat voor een aantal deelnemers deelname aan de BSGR tot gevolg heeft gehad dat het aantal inningstermijnen is toegenomen. Hiermee is de start van de inningsactiviteiten ten aanzien van achterstanden later in tijd komen te liggen. Daarnaast zijn door de aandacht in 2011 op de aanslagoplegging een aantal stappen in het invorderingsproces pas later in 2011, uitlopend in 2012, ter hand genomen. Daarnaast lopen via het programma Invorderen de activiteiten met betrekking tot de afhandeling van kwijtscheldingsverzoeken. De kwijtscheldingsverzoeken die in 2011 met betrekking tot aanslagen 2011 zijn ontvangen, geven het volgende beeld: ingediende verzoeken afgewezen verzoeken toegekende verzoeken toegekend bedrag (x 1.000,-) Gouda Leiden Oegstgeest Rijnland Voorschoten Wassenaar Zoeterwoude totalen

15 Pagina 13/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Wat heeft dat gekost? alle bedragen x na wijziging rekening 2011 verschil rekening vs Lasten personeelslasten overige goederen en diensten organisatielasten totaal lasten Baten bijdragen derden totaal baten resultaat voor bestemming mutaties in reserves resultaat na bestemming Het programma Invorderen kent een totaal voordeel ad Dit voordeel is opgebouwd uit lagere lasten drukwerk en porti ad en hogere opbrengsten invorderingsactiviteiten ad

16 Pagina 14/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Programma 3 - Waarderen Onderwerp De Belastingsamenwerking voert voor haar deelnemers de wet Waardering Onroerende Zaken (de WOZ) uit. Dit omvat het beheer van gegevens van objecten binnen de Basisregistratie WOZ, benodigd om tot een jaarlijkse waardebepaling en waardevaststelling van die objecten te komen en deze gegevens en waarden beschikbaar te stellen aan de interne processen en externe afnemers. Onder het gegevensbeheer vallen ook het onderhouden van de relaties tussen de Basisregistratie WOZ en andere Basisregistraties (bijvoorbeeld de basisregistratie BAG bij de gemeenten). De BSGR voert het gehele WOZ proces inclusief de taxaties in eigen beheer uit. De uitvoering van de activiteiten dient plaats te vinden conform het toetsingskader en de richtlijnen van de Waarderingskamer 1, waarbij gestreefd wordt naar het oordeel goed. Wat hebben we gedaan? De verstuurde waardebeschikkingen 2011 zijn gestoeld op activiteiten die in 2010 (nog) bij de individuele deelnemers hebben plaats gevonden. In 2011 zijn onder het programma Waarderen de waarderingsactiviteiten uitgevoerd (permanente marktanalyse) die voor de waardebeschikkingen 2012 van belang zijn. Daarnaast zijn de waardeonderzoeken met betrekking tot de waardebezwaren 2011 uitgevoerd. Het aantal objecten per deelnemer en het verkregen waardeoordeel is als volgt: objecten januari 2011 objecten december 2011 Gouda naar behoren Leiden naar behoren Oegstgeest kan worden verbeterd Voorschoten naar behoren Wassenaar kan worden verbeterd Zoeterwoude naar behoren totalen oordeel Waarderingskamer Binnen de afdeling WOZ is in 2011 speciale aandacht geweest voor de kadastrale boekhouding. Dit nadat tijdens de conversie was geconstateerd dat er tussen het (als leidend aangemerkte) bestand van het hoogheemraadschap van Rijnland en die van de gemeentelijke deelnemers afwijkingen zaten. Dit is zodanig opgepakt dat de aanslagoplegging 2011 slechts minimaal door de geconstateerde afwijkingen werd beïnvloed en juist heeft kunnen verlopen. In 2011 is nog niet voor alle deelnemers het gewenste oordeel van de Waarderingskamer gehaald; een kwaliteitsprogramma om voor alle deelnemers wel tot het gewenste oordeel te komen, is opgezet. 1 De Waarderingskamer is een bestuursorgaan dat controleert of alle Nederlandse gemeenten de Wet WOZ en de Basisregistratie WOZ volgens de voorgeschreven regels uitvoeren. Hiertoe wordt jaarlijks het WOZ-proces door de Waarderingskamer beoordeeld op de aspecten juist, tijdig, volledig, doelmatig, duidelijk, uniform en controleerbaar.

17 Pagina 15/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Wat heeft dat gekost? alle bedragen x na wijziging rekening 2011 verschil rekening vs Lasten personeelslasten overige goederen en diensten organisatielasten totaal lasten Baten totaal baten resultaat voor bestemming mutaties in reserves resultaat na bestemming Het programma Waarderen kent een nadelig saldo ad , met name veroorzaakt doordat er voor een bedrag ad aan additionele organisatielasten zijn toegerekend. De gemelde overschrijding is het gevolg van beheersbeslissingen op het gebied van de inrichting van de organisatie en de bedrijfsvoering. Over alle programma s heen wordt een positief resultaat bereikt. Bij de behandeling van de jaarrekening is het algemeen bestuur expliciet gevraagd om autorisatie van bovenstaande overschrijding, waarmee (alsnog) aan de srechtmatigheid wordt voldaan.

18 Pagina 16/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Programma 4 Bezwaar & beroep Onderwerp Binnen het programma Bezwaar & beroep vallen de activiteiten met betrekking tot het behandelen en afdoen van bezwaren tegen aanslagen en ingediende beroepschriften (administratieve bezwaren) tegen genomen besluiten. Daarnaast worden ingebrekestellingen gericht tegen het feit dat nog geen besluit is genomen op een eerder ingediend bezwaar- of verzoekschrift behandeld en afgedaan. Tenslotte wordt verweer gevoerd indien een belanghebbende beroep heeft aangetekend tegen een door de rechter in 1e instantie gedane uitspraak dan wel wordt in voorkomende gevallen zelf beroep aangetekend. Het concentreren van bovengenoemde activiteiten binnen één afdeling, zorgt ervoor dat de juridische deskundigheid verder kan worden opgebouwd. Daarnaast kunnen de medewerkers flexibel op verschillende onderdelen (heffen, invorderen en WOZ) worden ingezet. Wat hebben we gedaan? De bezwaarschriften die in 2011 tegen aanslagen 2011 zijn ontvangen, geven het volgende beeld: ingediende bezwaren afgewezen bezwaren toegekende bezwaren toegekend bedrag (x 1.000,-) Gouda Leiden Oegstgeest Rijnland Voorschoten Wassenaar Zoeterwoude totalen Per deelnemer is het aantal bezwaarschriften (tegen waarde en niet-waarden) weergegeven dat in 2011 tegen aanslagen 2011 is ontvangen. Deze zijn ingekomen via post, mail of telefoon. De automatische ontheffingen zijn niet meegenomen. In totaliteit heeft de BSGR in 2011 over 2011 minder dan bezwaarschriften ontvangen; één bezwaarschrift voor de BSGR kan namelijk op regels van meerdere deelnemers betrekking hebben. Daarnaast zijn er door de BSGR in 2011 nog bezwaarschriften met betrekking tot oude belastingjaren afgehandeld. Deze zijn niet in bovenstaand overzicht opgenomen.

19 Pagina 17/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Wat heeft dat gekost? alle bedragen x na wijziging rekening 2011 verschil rekening vs Lasten personeelslasten overige goederen en diensten organisatielasten totaal lasten Baten dekking uit overige programma's totaal baten resultaat voor bestemming mutaties in reserves resultaat na bestemming Qua lasten kent het programma Bezwaar & beroep een nadeel ad , met name veroorzaakt doordat er voor een bedrag ad aan additionele organisatielasten zijn toegerekend. In totaliteit is het resultaat van het programma nihil doordat alle lasten doorberekend worden aan andere programmaonderdelen. De gemelde overschrijding is het gevolg van beheersbeslissingen op het gebied van de inrichting van de organisatie en de bedrijfsvoering. Over alle programma s heen wordt een positief resultaat bereikt. Bij de behandeling van de jaarrekening is het algemeen bestuur expliciet gevraagd om autorisatie van bovenstaande overschrijding, waarmee (alsnog) aan de srechtmatigheid wordt voldaan.

20 Pagina 18/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Programma 5 Front office Onderwerp Het programma bevat de klantcontacten in de vorm van 1e-lijns telefoonbeantwoording, verwerken van correspondentie en balie- en receptiewerkzaamheden. Daarnaast vervult de afdeling Front office een rol in de verwerking van de betalingsgegevens. Uitgangspunt is dat de afdeling Front office voor belastingplichtigen van alle deelnemers het eerste aanspreekpunt is. Wat hebben we gedaan? Binnen de Front office vallen alle activiteiten die zien op de klantcontacten. In 2011 zijn de volgende aantallen gerealiseerd: stuks % binnen FO afgehandeld ingekomen telefoongesprekken % ontvangen poststukken % ontvangen % Het aantal ontvangen poststukken dat binnen de Front office afgehandeld is, bedraagt ongeveer 25%. Voor 2012 hebben er aanpassingen binnen de digitale balie plaats gevonden die het percentage boven de 75% moeten brengen. Voor piekmomenten maakt de Front office gebruik van inzet van medewerkers van de andere afdelingen. Dit gebeurt meestal kort na het moment dat er grote campagnes bij de belastingbetalers op de deurmat vallen. Daar tegenover staat dat de Front office inzet pleegt voor andere afdelingen door voor hen eenvoudige administratieve activiteiten uit te voeren.

21 Pagina 19/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Wat heeft dat gekost? alle bedragen x na wijziging rekening 2011 verschil rekening vs Lasten personeelslasten overige goederen en diensten organisatielasten totaal lasten Baten dekking uit overige programma's totaal baten resultaat voor bestemming mutaties in reserves resultaat na bestemming Binnen het programma Front office is een voordeel ad gerealiseerd op de personeelslasten. Er is gekozen om niet de gehele formatie in te vullen zodat er gedurende het jaar ruimte is voor inhuur voor de piekperioden. In 2011 zijn de piekperioden voornamelijk door inzet van personeel van andere afdelingen opgevangen. Het totale programma kent aan de lastenkant een voordeel ad , hetgeen vanuit het programma Front office tot een lagere doorbelasting jegens andere programma s leidt.

22 Pagina 20/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Programma 6 Directie en bedrijfsvoering Onderwerp De directie, de staf en alle ondersteunende activiteiten ten behoeve van de primaire programma s, het applicatiebeheer en de beleidsmedewerkers zijn binnen dit programma onder gebracht. Onder het applicatiebeheer valt het functioneel beheer van de belastingapplicatie en de website, het gegevensbeheer, de voorbereiding van de interne controle-werkzaamheden en het genereren van managementinformatie. Binnen het beleidsaspect vallen ook de contacten met de regiefunctionarissen van de deelnemers. Normaliter vindt de verantwoording van bedrijfsvoeringsactiviteiten op summiere wijze plaats binnen de paragraaf Bedrijfsvoering. Gezien de activiteiten van de Belastingsamenwerking en de positie daarbinnen van de Bedrijfsvoering, is uit informatief oogpunt gekozen om deze activiteiten in een programma weer te geven. Wat hebben we gedaan? Naast het opzetten en verder inrichten van de ondersteunende taken van de uitvoeringsorganisatie, is er veel inzet gepleegd op het gebied van het applicatiebeheer. Het algehele applicatiebeheer, inclusief de taken daarvan die normaliter bij de vakafdelingen zijn belegd, zijn gecentraliseerd uitgevoerd binnen dit programma. Dit om de noodzakelijke afstemming en kwaliteit goed te kunnen bewaken.

23 Pagina 21/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Wat heeft dat gekost? alle bedragen x na wijziging rekening 2011 verschil rekening vs Lasten personeelslasten kapitaalslasten automatiseringslasten huisvestingslasten overige goederen en diensten totaal lasten Baten dekking uit overige programma's totaal baten resultaat voor bestemming mutaties in reserves resultaat na bestemming Het totale programma laat aan de lastenkant een nadeel zien ad Dit wordt voor verklaard door een nadeel op de personeelslasten, ontstaan door extra inzet van applicatiebeheer ter behoeve van de andere afdelingen. Via het concerninvesteringsplan is voor 2011 een investeringsniveau ad 2,5 mln. vastgesteld. Hiervan behoefde slechts 1,1 mln. te worden aangewend. Dit vindt zijn weerslag op de kapitaalslasten: deze geven een voordeel ad Binnen het afgesproken investeringsniveau en de daarmee samenhangende kapitaalslasten was initieel ook ruimte inbegrepen voor dekking van onderhoudslasten van de belastingapplicaties en huisvestingslasten. Het voordeel op de kapitaalslasten moet dan ook in relatie tot de nadelen op die posten gezien worden. De automatiseringslasten laten zowel op het onderdeel ICT infrastructuur als onderhoudskosten applicaties een nadeel zien, respectievelijk en Van de totale overschrijding is een bedrag ad als structureel aan te merken; een bedrag ad is incidenteel. De huisvestingslasten kennen een overschrijding ad en worden structureel verondersteld. Dit wordt met name veroorzaakt door de schoonmaakkosten die onvoldoende in de zijn belegd. Met betrekking tot de overige goederen en diensten is er variëteit aan afwijkende detailposten. De grootste afwijking zit in de post bankkosten: nadeel.

24 Pagina 22/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Onderwerp Naast de raming van baten en lasten per programma, schrijft het BBV (artikel 8) ook voor dat er een overzicht Algemene dekkingsmiddelen en het bedrag Onvoorzien opgenomen moet worden. Deze posten zijn niet direct aan een van de voorgaande programma s verbonden. Binnen dit programma zijn de deelnemersbijdragen en de post implementatiekosten opstartjaren bijeengebracht. Daarnaast komen de financieringslasten en baten in dit programma tot uitdrukking. Wat hebben we gedaan? Naast de reguliere bijdragen voor de uitvoeringsactiviteiten (basis- en pluspakket), zijn er voor de jaren 2011, 2012 en 2013 in aflopende mate additionele middelen ter beschikking gesteld. Deze middelen zijn bestemd ter bestrijding van achterstanden, opschoonactiviteiten, kosten die voortvloeien uit het afgesloten sociaal plan en kosten van flankerend beleid. In 2011 is vanuit de project een bedrag ad overgeheveld ter bestrijding van projectactiviteiten die alsnog dienden te worden uitgevoerd. Vanuit de post additionele implementatiekosten zijn voor de verschillende programma s de navolgende middelen ingezet: ingezet bedrag (x 1.000,-) Heffen 203 Invorderen 271 Waarderen 52 Bezwaar & beroep 62 Front office 2 Directie en bedrijfsvoering 229 totalen 819

25 Pagina 23/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Wat heeft dat gekost? alle bedragen x na wijziging rekening 2011 verschil rekening vs Lasten onvoorzien additionele implementatiekosten opstartjaren saldo financieringsfunctie totaal lasten Baten bijdragen deelnemers in basispakket bijdragen deelnemers in pluspakket bijdragen deelnemers in additionele implementatiekosten saldo financieringsfunctie totaal baten resultaat voor bestemming mutaties in reserves resultaat na bestemming Het totale voordeel ad wordt grotendeels verklaard door minder uitgaven in het kader van de additionele implementatiekosten opstartjaren. Voor 2012 is voorzien dat er nog belangrijke activiteiten dienen plaats te vinden die onder dit kader vallen. Hiertoe is een uitvoeringsprogramma kwaliteitsverbetering opgezet. Voor de uitvoering van dit kwaliteitsprogramma wordt voorgesteld een deel van het resultaat 2011 over te heven naar de van De aanwending van het bedrag onvoorzien nu resulterend in een voordeel ad is alleen onder voorwaarden toelaatbaar; inzet vindt plaats voor uitgaven die onuitstelbaar en onvermijdbaar zijn en waarvoor in de geen raming is opgenomen. Indien een dergelijke uitgave een structureel karakter heeft, dan worden de meerjarige consequenties als autonome ontwikkelingen in de volgende verwerkt. Verwerking van een onvoorziene post leidt tot een swijziging welke aan het Algemeen Bestuur wordt voorgelegd. In 2011 hebben zich dergelijke uitgaven niet voor gedaan. Op de deelnemersbijdragen is een licht voordeel behaald ad Dit bedrag is aanvullend verkregen van de gemeente Oegstgeest ter uitvoering van verbeteringen in de WOZ-administratie.

26 Pagina 24/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen 3.3 Paragrafen Weerstandsvermogen & risico s De weerstandscapaciteit van de BSGR bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover beschikt kan worden om niet voorziene uitgaven (tegenvallers) te dekken. Onderdelen van de weerstandscapaciteit kunnen zijn: het vrij besteedbare deel van de algemene reserve en stille reserves. Beide onderdelen zijn binnen de BSGR niet aanwezig. Binnen het bestuur is recent gesproken over het vormen van een reserve en daarmee van weerstandsvermogen. Voor dit moment is dat niet toegestaan en is hierover ook nog geen beleid vastgelegd of in ontwikkeling. Op grond van artikel 32 lid 4 van de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland zijn de deelnemers verplicht er zorg voor te dragen dat de BSGR te allen tijde beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deelnemers zelf maatregelen moeten treffen om eventuele risico s af te dekken. Bij de BSGR is een gestructureerd risicomanagement (te weten de stappen identificatie, analyse en beoordeling, beheersing van risico s en structurele inpassing in het beleid) nog niet in de organisatie geborgd. Voor dit moment zijn de risico s geïnventariseerd en is een inschatting gemaakt van de kans dat een gebeurtenis optreedt. Er is gekeken naar risico's ten gevolge van externe niet beïnvloedbare factoren en risico's in de bedrijfsvoering en specifieke producten. Op dit moment zijn wij van mening dat er op beide gebieden voor de BSGR geen significante risico s aanwezig zijn. In de 2011 zijn er voor de BSGR met name risico s benoemd op het gebied van de bedrijfsvoering. Geconstateerd kan worden dat de onderliggende gebeurtenissen niet zijn opgetreden Financiering & treasury Treasurybeheer en beleid De financieringsfunctie van de BSGR is alleen gericht op ondersteuning van haar publieke taak. Het beheer heeft uitsluitend een voorzichtig, risicomijdend karakter. De uitvoering daarvan vindt plaats binnen de kaders van de wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido, onder andere de kasgeldlimiet en de renterisiconorm) en het eigen treasurystatuut. Zoals voorgeschreven heeft de BSGR een treasurystatuut, vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 12 mei Risicoprofiel Gezien de aard en activiteiten van de BSGR is het risicoprofiel beperkt. Het kredietrisico (oninbaarheid van geldleningen verstrekt aan derden), koersrisico, valutarisico, debiteurenrisico worden niet gelopen. Het liquiditeitsrisico is zeer beperkt: de huidige en toekomstige geldstromen van de BSGR zijn uitermate inzichtelijk.

27 Pagina 25/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Kasgeldlimiet en renterisco De kasgeldlimiet is een norm aan de hand waarvan bepaald wordt of bij het aantrekken van geldmiddelen van derden gebruik gemaakt mag worden van kortlopende of langlopende eningen (Wet Fido). De renterisiconorm is een belangrijk kader om afwegingen te maken op het gebied van volume, looptijd en renteherzieningstermijnen van aan te trekken langlopende geldleningen. Met behulp van de renterisiconorm kan worden bepaald op welke wijze de langlopende financiering moet worden ingezet om de gevoeligheid van de voor rentefluctuaties binnen de gestelde kaders te houden. In 2011 is noch van kortlopende nog van langlopende financiering gebruik gemaakt Bedrijfsvoering Organisatieontwikkeling De kern van de BSGR is dat de belastingtaken efficiënt, tegen lage kosten doch kwalitatief hoogwaardig worden uitgevoerd. Dit betekent dat voor wat betreft de medewerkers de focus ligt op ontwikkeling & opleiding en op resultaat. De medewerkers hebben te maken met een cultuuromslag niet alleen van verschillende organisaties naar één gezamenlijke organisatie, maar ook naar een organisatie met een meer resultaat georiënteerde bedrijfscultuur. Bij aanvang van de werkzaamheden van de BSGR was er sprake van minimale vacatureruimte; dit geeft ten aanzien van de beoogde cultuuromslag beperkte mogelijkheden. formatie 2011 (fte) bezetting 2011 (fte) aantal medewerkers vrouw man Heffen 16,00 15, Invorderen 18,00 18, Waarderen 23,00 20, Bezwaar & beroep 15,00 14, Front office 16,50 13, Directie en bedrijfsvoering 16,50 13, totalen 105,00 97, In 2011 zijn 107 medewerk(st)ers geplaatst vanuit de deelnemers; er zijn 14 medewerk(st)ers in dienst getreden (waarvan 3 formeel in 2010) en 5 medewerk(st)ers uitgestroomd, waarvan in 2 gevallen helaas sprake was van overlijden en bij 1 medewerker van FPU. Financiën Ten aanzien van de planning en controlcyclus zijn in 2011 de eerste stappen gezet; met betrekking tot de informatie over de belastingopbrengsten zijn de deelnemers van de minimaal benodigde informatie voorzien. In 2012 moet de gehele p&c-cyclus en informatievoorziening vervolmaakt worden.

28 Pagina 26/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen In het kader van de rechtmatigheid van het financieel beheer is er aangezien vanuit de startfase in 2011 nog een sterk projectmatige werkwijze is gehanteerd geen onderzoek geweest. In 2012 wordt een organisatiebrede evaluatie uitgevoerd en wordt een aanvang gemaakt met de invoering van ISAE3402 (hiermee geeft de BSGR inzicht in de mate waarin het als serviceorganisatie in control is). Voor de middeleninzet met betrekking tot de bedrijfsvoering wordt verwezen naar het betreffende programma. Automatisering De ICT infrastructuur inclusief het onderhoud is op basis van een marktconforme uitvraag onder gebracht bij de gemeente Leiden. Per 1 januari 2012 is dit door de gemeente Leiden overgedragen aan de gemeenschappelijke regeling Servicepunt 71. De kostenontwikkeling van de ICT infrastructuur baart zorgen; er is met de leverancier een overleg gestart om de omvang van deze post terug te brengen. Voor wat betreft de belastingapplicatie is met behulp van een Europese aanbestedingsprocedure gekozen voor een pakket dat een integrale ondersteuning van de BSGR biedt, het beste aansluit bij de geformuleerde eisen en wensen en prijstechnisch het meest aantrekkelijk is. Tenslotte is een belangrijke overweging geweest dat het aangeboden product bij andere samenwerkingsverbanden in gebruik is. Daarnaast heeft de BSGR een applicatie op het gebied van de digitale dienstverlening en digitale balie aangeschaft, welke volledig voldoet aan de eisen en wensen (en beoogde toekomstige ontwikkelingen). Deze applicatie wordt tevens ingezet als mid-office systeem.

29 Pagina 27/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen 4. Jaarrekening Programmarekening 2011 Onderstaand is een samenvattend overzicht opgenomen over de opbouw van het programmaresultaat. De baten worden weergegeven met een teken. Een positief bedrag in de kolom saldo geeft aan hoeveel de lasten hoger zijn dan de baten oftewel hoeveel het programma de BSGR kost. Het resultaat na bestemming van de jaarrekening ad is derhalve positief. alle bedragen x na wijziging rekening 2011 verschil rekening vs Lasten programma 1 - Heffen programma 2 - Invorderen programma 3 - Waarderen programma 4 - Bezwaar & beroep programma 5 - Front office programma 6 - Directie en bedrijfsvoering algemende dekkingsmiddelen en onvoorzien totaal lasten Baten programma 1 - Heffen programma 2 - Invorderen programma 3 - Waarderen programma 4 - Bezwaar & beroep programma 5 - Front office programma 6 - Directie en bedrijfsvoering algemende dekkingsmiddelen en onvoorzien totaal baten Saldo programma 1 - Heffen programma 2 - Invorderen programma 3 - Waarderen programma 4 - Bezwaar & beroep programma 5 - Front office programma 6 - Directie en bedrijfsvoering algemende dekkingsmiddelen en onvoorzien saldo voor mutaties in reserves mutaties in reserves resultaat na bestemming

30 Pagina 28/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen 4.2 Balans per 31 december 2011 De balans ziet over de periode vanaf startdatum tot en met 31 december Er zijn door de deelnemers geen activa ingebracht en derhalve zijn er geen standen ultimo vorig boekjaar. Activa alle bedragen x ultimo 2011 vaste activa Materiële vaste activa 976 overige investeringen met een econmisch nut 976 totaal vaste activa 976 vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar vorderingen op deelnemers te ontvangen invorderingskosten belastingdebiteuren 727 Liquide middelen kassaldi 17 banksaldi Overlopende activa 285 overige vooruitbetaalde en nog te ontvangen bedragen 285 totaal vlottende activa Totaal generaal activa

31 Pagina 29/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Passiva alle bedragen x ultimo 2011 vaste passiva Eigen vermogen nog te bestemmen resultaat totaal vaste passiva vlottende passiva Overlopende passiva aan deelnemers af te dragen belastingontvangsten overige vooruitbetaalde en nog te ontvangen bedragen totaal vlottende passiva Totaal generaal passiva

32 Pagina 30/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen 4.3 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Waarderingsgrondslagen Algemeen Naast de algemeen geldende gemeentelijke verslaggevingregels opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn de volgende aanvullende besluiten van toepassing: regeling reserves en voorzieningen (mei 2010); regeling Waardering en Afschrijving Vaste Activa (mei 2010). Op basis van de hiervoor genoemde regelingen alsmede het BBV zijn de volgende uitgangspunten gebruikt: alle verkregen activa met een economisch nut worden geactiveerd; voor zover niet anders vermeld, zijn activa en passiva gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs; afschrijving van activa met een looptijd niet langer dan 10 jaar, vindt plaats op basis van de annuïtaire methode; rente waarmee het geïnvesteerd vermogen moet worden belast wordt voorcalculatorisch bepaald voor de boekwaarde van de gehele activa; het voorcalculatorische percentage wordt niet nagecalculeerd; de rentetoerekening en afschrijving op de nieuwe investeringen vinden pas plaats direct na ingebruikname. Met betrekking tot 2011 zijn alle investeringen over het gehele jaar afgeschreven aangezien deze het gehele jaar dienstbaar zijn geweest aan de productie. Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden gewaardeerd op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs onder aftrek van bijdragen en subsidies (netto waardering), verminderd met afschrijvingen. Afschrijving vindt plaats op basis van de te verwachten toekomstige nuttigheids- of gebruiksduur. Daarbij worden in het algemeen de volgende termijnen gehanteerd: 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen; 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; 20 jaar: stenen bergplaatsen en loodsen; 15 jaar: centrale verwarming; 10 jaar: houten bergplaatsen en loodsen; technische- en veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, motorvoertuigen en machines; 5 jaar: personenauto s; lichte motorvoertuigen; automatiseringsapparatuur; niet: gronden en terreinen. Liquide middelen Deze worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

33 Pagina 31/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Vorderingen en overlopende activa Vorderingen worden, evenals de overlopende activa, gewaardeerd tegen de nominale waarde onder aftrek van voorzieningen wegens oninbaarheid. Eigen vermogen Onder het eigen vermogen zijn, indien van toepassing, opgenomen algemene- en bestemmingsreserves alsmede het saldo van de rekening van baten en lasten. Voorzieningen Onder de voorzieningen zijn opgenomen op het moment van opstellen van de jaarrekening voorzienbare verplichtingen, verliezen en/of risico s, voor zover de omvang hiervan redelijkerwijs is in te schatten. Voorts de kosten die in een volgend sjaar zullen worden gemaakt en die strekken tot gelijkmatige verdeling van de lasten over een aantal sjaren (kostenegalisatie). Tot slot worden tot de voorzieningen gerekend de van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Langlopende schulden Onder langlopende schulden zijn begrepen schulden met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van 1 jaar of langer. Kortlopende schulden en overlopende passiva Deze worden gewaardeerd tegen de nominale waarde Grondslagen van resultaatbepaling Baten en lasten De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben (stelsel van baten en lasten). Lasten worden direct opgenomen zodra ze zich voordoen. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico s die hun oorsprong vinden voor het einde van het sjaar worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Omdat geen voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume mogen worden opgenomen worden

34 Pagina 32/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen sommige personeelslasten echter toegerekend aan de periode waarin de uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten wordt wel een verplichting dan wel voorziening gevormd. 4.4 Toelichting op de programmarekening Programma s Binnen de verschillende programma s zijn de navolgende verschillen opgetreden: Programma's - totaaloverzicht verschillen rekening vs alle bedragen x Heffen Invorderen Waarderen Bezwaar & beroep Front office Directie en bedr.voering Algemene dekkings middelen & onvoorzien Totaal Lasten personeelslasten kapitaalslasten automatiseringslasten huisvestingslasten overige goederen en diensten add implementatiekn opstartjaren onvoorzien saldo financieringsfunctie organisatielasten totaal lasten Baten bijdragen deelnemers basispakket bijdragen deelnemers pluspakket bijdragen deelnemers add impl kn bijdragen derden saldo financieringsfunctie dekking uit overige programma's totaal baten resultaat voor bestemming mutaties in reserves resultaat na bestemming

35 Pagina 33/42 Jaarstukken 2011, de eerste stappen Op de programma s Bezwaar & beroep en Directie en Bedrijfsvoering is sprake van een overschrijding van de lasten. Hier tegenover staan echter vanuit de doorberekeningen naar andere programma s toe even hoge voordelen. De overschrijding ad aan de lastenkant van het programma Waarderen, wordt niet binnen het programma zelf gedekt. De aangegeven overschrijdingen zijn het gevolg van beheersbeslissingen op het gebied van de inrichting van de organisatie en de bedrijfsvoering. Over alle programma s heen wordt een positief resultaat bereikt. Bij de behandeling van de jaarrekening is het algemeen bestuur expliciet gevraagd om autorisatie van bovenstaande overschrijding, waarmee (alsnog) aan de srechtmatigheid is voldaan Economische kosten categorieën Het sjaar 2011 kent een totaal aan deelnemersbijdragen ad 11,5 mln., gebaseerd op een uitgavenkader ad 12,4 mln. In de deelnemersbijdragen is het bedrag ad 705k inbegrepen dat afkomstig is uit de overheveling van de project. alle bedragen x na wijziging realisatie 2011 onderdeel lasten baten lasten baten Personeelslasten Kapitaalslasten Automatiseringslasten Huisvestingslasten Additionele kosten opstartjaren Overige goederen en diensten Onvoorzien Saldo financieringsfunctie lasten Bijdragen deelnemers Bijdragen derden Saldo financieringsfunctie baten Totalen De afwikkeling van 2011 laat een totaal aan baten zien ad 13,0 mln. en een totaal aan lasten ad 10,8 mln. De BSGR kent geen reserves zodat er derhalve sprake is van een batig saldo ad 2,2 mln. na bestemming. Bij de besluitvorming over de jaarrekening zal worden voorgesteld om van de 2,2 mln. een bedrag ad om te zetten naar de 2012 in verband met uitgestelde activiteiten en een noodzakelijkerwijs uit te voeren kwaliteitsprogramma. Voor het resterend resultaat ad 1,6 mln. is het voorstel dit terug te laten vloeien naar de deelnemers.