Algemeen bestuur Verslag - concept

Transcriptie

1 Algemeen bestuur Verslag - concept Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland d.d. 26 maart 2015 Aanwezig E.P. Beimers, Voorschoten (voorzitter) D.J. Knol, Bodegraven-Reeuwijk J.M. de Laat, Gouda M.M. Damen, Leiden S.T. Verschoor, Wassenaar M. den Boer, Oegstgeest C. den Ouden, Zoeterwoude W. van Duijn, Katwijk E.T.M. van Kesteren (directeur) Afwezig H. Pluckel, Rijnland H. Schouffoer, Rijnland A. Straathof, Rijnland Verslag: R. Vroonland 1. Opening De heer Beimers opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De heren Pluckel, Schouffoer en Straathof zijn met kennisgeving afwezig. 2. Mededelingen Mevrouw Damen geeft aan dat de gemeente Leiden een forse tegenvaller op het gebied van de OZB, met name met betrekking tot de niet-woingen, heeft, oplopend tot ca. 1,4 mln. Zij geeft aan dat zij dit vanuit de BSGR graag eerder gerapporteerd had gekregen. De verklaring ligt onder andere in toegenomen leegstand en enige forse tegenvallers qua waardering. De heer Den Ouden geeft aan dat ook Zoeterwoude als gevolg van leegstand een lagere opbrengst heeft aan OZB niet-woningen. Mevrouw Van Kesteren merkt op dat vanuit de BSGR al in een vroegtijdig stadium is gecommuniceerd met de regiefunctionaris van Leiden, die naderhand langere tijd is uitgevallen, over leegstand en mogelijke uitkomsten met betrekking tot de waardering. Mevrouw Damen vraagt of het mogelijk is om te bezien of met de waarderingsmethodiek de niet-woningen beter gewaardeerd zouden kunnen worden. Daarbij doelt zij vooral op zogenaamde uitzonderlijke en unieke panden. Daarnaast heeft zij klachten ontvangen over het feit dat de aanslagen precariobelasting, met name de aanslagen precariobelasting voor de horecaondernemers inzake de terassen, pas laat worden opgelegd. Zij merkt op dat hierover beter moet worden gecommuniceerd. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat de BSGR pas aanslagen kan opleggen, nadat zij van de betreffende deelnemer de daarvoor benodigde informatie hebben ontvangen. Mevrouw Damen merkt op dat vanuit de gemeente Leiden de horecaondernemers schriftelijk op de hoogte zullen worden gebracht.

2 Pagina 2/7 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 26 maart 2015 De heer Den Boer geeft aan dat de informatieavond aangaande de WOZ goed was bezocht en dat dit wat hem betreft in de toekomst voor herhaling vatbaar is. Zowel mevrouw Verschoor als de heer Beimers sluiten zich hierbij aan. Het algemeen bestuur neemt kennis van de ingekomen brief van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk van 20 februari 2015 aangaande Aanwijzing plaatsvervangend lid algemeen bestuur BSGR. 3. AB vergadering 5 februari 2015 De heer Beimers vraagt of er inhoudelijk opmerkingen zijn met betrekking tot het verslag van de vergadering van 5 februari jl.. Zowel ten aanzien van het verslag als de besluitenlijst zijn er geen inhoudelijke opmerkingen. Voor wat betreft de actiepuntenlijst: actiepunt 4: Agenderen onderwerp Zeggenschap voor AB vergadering 26 maart: zie agenda. Actiepunt 7: Contact opnemen met de VNG aangaande het woningwaarderingsstelsel: Bij de stukken is dienaangaande een memo gevoegd. De heer Vroonland merkt nog op dat het bestuurlijk overleg plaatsvindt op 21 mei aanstaande. De heer Knol merkt op dat het onderwerp bezwaren als gevolg van de invoering van het woningwaarderingsstelsel niet wordt benoemd. Het algemeen bestuur stelt het verslag en de besluitenlijst ongewijzigd vast. 4. Belastingrapportage 2014 De heer Beimers vraagt aan de aanwezigen of zij nog nadere reacties hebben op de Belastingrapportage De heer Knol merkt op dat de Belastingrapportage al in een eerdere vergadering is besproken. Mevrouw Verschoor geeft aan dat zij in deze ook spreekt namens de gemeente Voorschoten. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat nu ook de Assuranceverklaring en de ISAE 3402 verklaring zijn toegevoegd. Het algemeen bestuur stemt in met de Rapportage belastingen 2014 en de in de Rapportage opgenomen verantwoordelijkheden.

3 Pagina 3/7 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 26 maart Jaarrekening 2014 De heer Beimers geeft aan dat er een mooi resultaat is geboekt. Vervolgens vraagt hij de andere bestuurleden naar hun reacties. De heer Den Ouden is akkoord met het voorstel. De heer Den Boer geeft complimenten voor het behaalde resultaat. Daarnaast heeft hij twee punten: de bestemmingsreserve BAG-WOZ/LV-WOZ; hoe wordt omgegaan met dit budget? Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat er een pilot is gestart met de gemeente Gouda ten aanzien van het uitwisselen van gegevens in het kader van de BAG. Beoogd wordt om later dit jaar- naar aanleiding van de uitkomsten van de pilot- ook de andere deelnemers aan te laten sluiten. Voor wat betreft de LV-WOZ is de verwachting dat dit mogelijk weer wordt doorgeschoven. de vrijval van een deel van de algemene reserve. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat als gevolg van de bezuinigingen de omvang van de begroting van de BSGR daalt, hierdoor moet een deel van de algemene reserve vrijvallen. Op basis van de Nota reserves en voorzieningen is het slechts toegestaan een algemene reserve te vormen tot een omvang van 3% van de begroting. Ook mevrouw Damen geeft aan dat er over 2014 een mooi resultaat is geboekt. Zij vraagt zich wel af in hoeverre het budget dat wordt ingezet voor flankerend beleid toereikend is. De heer Knol is akkoord met de jaarrekening. Van zijn kant twee punten: gelet op het voordeel dat is behaald op het budget Goederen & diensten ad 282K is het verstandig om dit budget nog eens kritisch in ogenschouw te nemen. het budget dat wordt gereserveerd voor de inzet op het flankerend beleid heeft zijn weerslag op de personeelskosten. In zijn ogen komt dit slechts in beperkte mate terug in de begroting Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat voor wat betreft de personeelskosten reeds in 2014 is geanticipeerd op de bezuinigingen. De heer De Laat hoopt in 2015 op een vergelijkbaar resultaat. De heer Van Duijn spreekt zijn waardering uit voor het behaalde resultaat. Hij is wel benieuwd naar de effecten die optreden als gevolg van de lagere begroting Mevrouw Van Kesteren merkt op dat bij de opzet van de begroting 2015 rekening is gehouden met een te hoog bezuinigingspercentage. De begroting 2015 is gebaseerd op de uitgangspunten met betrekking tot de Financiële kaderstelling gemeenschappelijke regeling voor de regio Midden-Holland zoals deze in de brief van oktober 2013 aan de BSGR is medegedeeld. Alhoewel achteraf is gebleken dat deze cijfers onjuist zijn, heeft het DB in november jl. besloten de begroting 2015 niet aan te passen, omdat de cijfers van de BSGR inmiddels in de begroting 2015 van de deelnemers waren verwerkt. De verwachting is dat 2015 op basis van de huidige cijfers is te realiseren. Voor 2016 en volgende jaren is de begroting evenwel wel aangepast op basis van de meest recente cijfers uit de financiële kaderstelling. Wel merkt zij op dat in de kostenkant van de begroting van de BSGR weinig rek meer zit.. Het algemeen bestuur stemt in met de jaarstukken inclusief de bestemming van het resultaat 2014.

4 Pagina 4/7 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 26 maart Begrotingswijziging 2015 De heer Beimers vraagt de overige bestuursleden naar hun standpunt. Mevrouw Damen vraagt in hoeverre het gevraagde budget voor flankerend beleid toereikend is. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat er een gerede kans bestaat dat het budget voor 2015 gaat knellen, gelet op de reorganisatie en het feit dat er momenteel al voor bijna 70% van het budget (na begrotingswijziging) een bestemming bestaat. Zij merkt op dat er qua budget wel een overflow naar 2016 mogelijk is. De heer Den Boer wil graag een nadere toelichting op de stijging van de ICT lasten. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat als gevolg van de steeds verdergaande digitalisering en automatisering ook de onderhoudskosten toenemen. De heer Knol wil graag weten in welke mate het flankerend beleid invloed heeft op de omvang van de personele lasten. In zijn ogen is dit nog vrij beperkt. Mevrouw Van Kesteren licht toe dat er niet een 100% correlatie is tussen flankerend beleid en personeelskosten. Afrondend merkt mevrouw Van Kesteren nog op dat in de laatsts alinea van het advies het jaartal 2014 moet worden gewijzigd in Het algemeen bestuur neemt kennis van en stemt in met de begrotingswijziging Begroting De heer Beimers vraagt de overige bestuursleden naar hun standpunt. De heer Den Boer geeft aan dat hij in de begroting een stuk tekst mist dat is gewijd aan de strategiesessie van het bestuur van eind januari. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat in het 2 e kwartaal van 2015 samen met KokxDeVoogd een nota wordt opgesteld waarin de uitkomsten van de strategiesessie nader worden uitgewerkt. De heer Den Boer verzoekt hierover een zinsnede in de tekst bij de begroting toe te voegen. Mevrouw Van Kesteren zegt dit toe. De heer Knol heeft 2 punten: de reorganisatie heeft gevolgen voor de opzet van de programmabegroting met name ten aanzien van de vergelijkbaarheid naar het verleden toe. Hij verzoekt hiermee rekening te houden bij de opzet van een gewijzigde begroting. de invorderingsopbrengsten: de werkelijke opbrengsten op dit budget zijn in de afgleopen 2 jaar hoger dan de geraamde opbrengsten. Ook voor 2016 e.v. jaren wordt het budget op hetzelfde niveau ( 750K) gehouden. De heer Knol geeft aan dat in zijn ogen lering mag worden getrokken uit de ervaring van voorgaande jaren bij het ramen van dit budget. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat dit budget ook een aandachtspunt is geweest voor de accountant. Zij geeft aan dat er op de daadwerkelijke opbrengsten op dit budget slechts beperkt invloed kan worden uitgeoefend. Zij geeft verder aan dat de verwachting is dat het aantal kwijtscheldingsverzoeken en wanbetaling door onvermogen toe zal nemen, waardor de hoogte van de invorderingsopbrengsten nog onzekerder zullen worden. Indien er op dit budget een hogere raming wordt opgenomen, heeft dit consequenties voor de bijdragen van de deelnemers aan

5 Pagina 5/7 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 26 maart 2015 de BSGR; die gaan omlaag. Maar, dan bestaat het risico dat gedurende het jaar de deelnemers moet worden verzocht om een hogere bijdrage aan de BSGR ingeval de invorderingsopbrengsten alsdan tegenvallen. Zij geeft aan dat er van de zijde van de BSGR in deze juist gekozen is voor een conservatieve benadering van ramen. Dit wordt door de overige bestuursleden ook onderschreven. De discussie aangaande dit onderwerp afrondend geeft de heer Beimers aan dat de hoogte van de invorderingsopbrengsten onvoorspelbaar is. Hij stelt voor om te bezien wat de trend is van het verloop van deze opbrengsten en de exogene factoren, die het verloop van dit budget bepalen, nader te analyseren, om zo de onzekerheidsmarge ten aanzien van de raming van dit budget te minimaliseren, zodat bij de begrotingswijziging in september een uitspraak kan worden gedaan over een eventuele aanpassing in de omvang van de raming van dit budget. De heer Knol merkt op dat, ondanks de prestatie die is geleverd, er bij de BSGR een verantwoordelijkheid blijft rusten om kritsisch te bezien op welke onderdelen nog nader valt te bezuinigen. Mevrouw Van Kesteren geeft daarop aan dat in haar ogen op het gebied van standaardisatie en harmonisatie nog winst valt te behalen. Zij merkt daarbij op dat zij in de praktijk juist een tegengestelde beweging ziet naar meer maatwerk, maar bij maatwerk gaan de kosten omhoog. Het algemeen bestuur neemt kennis van en stemt in met de meerjarenbegroting met de kanttekening dat in de tekst van de begroting een zinsnede wordt gewijd aan de strategiesessie van het algemeen bestuur van eind januari. 8. Zeggenschap Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat met uitzondering van de gemeente Oegstgeest alle deelnemers reeds hun goedkeuring aan het voorstel hebben gegeven. De heer Den Boer geeft aan dat het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest hierover pas volgende week een besluit zal nemen. Hij geeft aan dat onder voorbehoud van genoemd besluit- ook de gemeente Oegstgeest kan instemmen met het voorstel. Het algemeen bestuur stemt in met: a. een verhouding naar rato van de deelnemersbijdrage, waarbij de financiële bijdrage op 1 januari van het betreffende kalenderjaar bepalend is; b. een bepaling dat geen van de individuele deelnemers 50% of meer dan 50% van de zeggenschap kan verkrijgen; c. het per 1 januari 2016 in de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling opnemen van de onder a. en b. genoemde punten.

6 Pagina 6/7 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 26 maart Toelichting accountant, mevrouw Van Kimmenade (EY) en de heer Smedts (BSGR) Nadat mevrouw Van Kimmenade en de heer Smedts zich hebben voorgesteld, stelt de heer Beimers voor om aan de hand van vragen van de bestuursleden mevrouw Van Kimmenade een nadere toelichting te laten geven op de Uitkomsten controle en overige informatie jaarrekening De heer De Laat heeft twee vragen: er wordt een relevante ontwikkeling inzake Vennootschapsbelasting (Vpb) benoemd, is het de bedoeling dat die in 2015 wordt opgepakt (blz. 5)? er zijn door de accountant aanbevelingen gedaan. Wat gaan/moeten we daar mee doen? De heer Knol heeft een vraag met betrekking tot begrotingswijzigingen; hij wil weten in hoeverre het verplicht is om tussentijds begrotingswijzigingen te laten vaststellen. Mevrouw Van Kimmenade licht de invoering van de belastingplicht voor de overheidsinstanties ten aanzien van Vpb toe. De wet is nog niet door de Eerste Kamer aangenomen. Bezien dient te worden wat de impact van invoering van Vpb-plicht voor overheidsinstanties wordt. De heer De Laat geeft aan dat hij verwacht dat de BSGR in deze een adviserende rol naar haar deelnemers vervult. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat de heer Smedts momenteel bezig is met een inventarisatie, maar dat de Vpbplicht voor overheidsinstanties, zoals het zich nu laat aanzien, geen grote gevolgen zal hebben voor de BSGR. Mevrouw Van Kimmenade licht het gestelde onder paragraaf 6.5 (Resultaat op programma s) nader toe. Een en ander heeft te maken met de presentatie van de toerekening van de baten en lasten aan de diverse programma s. EY zou deze presentatie graag gewijzigd zien. Mevrouw Van Kesteren licht toe dat nog niet zo lang geleden voor de huidige methodiek is gekozen om de leesbaarheid te vergroten. De heer De Laat merkt op dat het aanbeveling verdient om de kosten en de baten expliciet te laten zien. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat dit wel gevolgen heeft voor de presentatie in de jaarrekening waardoor vergelijkbaarheid in de tijd lastiger wordt. Ten aanzien van de post invorderingsopbrengsten in de begroting (paragraaf 6.2) merkt de heer Knol op dat hij zich kan vinden in de opmerking die daarover in de rapportage van de accountant is gemaakt. Ook wat hem betreft mag het budget op deze post worden opgehoogd. Mevrouw Van Kimmenade geeft aan dat zij zich voor wat betreft de conservatieve raming ook de positie van de BSGR en de deelnemers kan voorstellen. De heer Knol spreekt zijn twijfel uit over de noodzaak van het vaststellen van tussentijdse begrotingswijzigingen. Mevrouw Van Kimmenade geeft aan dat op basis van de Kadernota rechtmatigheid in het lopende begrotingsjaar wijzigingen van de begroting moeten worden vastgesteld. Indien dat niet gebeurt, is sprake van begrotingsonrechtmatigheden wat leidt tot een nietgoedkeurende accountantsverklaring op dat punt. De heer Knol blijft zijn twijfel houden voor wat betreft de noodzaak van tussentijdse begrotingswijzigingen. Mevrouw Van Kimmenade merkt afrondend op dat de BSGR in de afgelopen jaren belangrijke stappen heeft gezet. Zij geeft aan dat als de ISAE-3402 verklaring verder wordt uitgebreid met controles in de toekomst de Assuranceverklaring achterwege kan blijven. Mevrouw Van Kesteren geeft aan dat

7 Pagina 7/7 Verslag vergadering algemeen bestuur d.d. 26 maart 2015 hierover in mei een overleg wordt gepland met de controllers en de accountants van de deelnemers om hierover nader van gedachten te wisselen. 10. Rondvraag Mevrouw Van Kesteren stelt voor om op dinsdag 29 september 2015 weer een deelnemersbijeenkomst te plannen; het AB is akkoord en bepaalt het tijdstip van de bijeenkomst tussen 18:00 en 20:00 uur. 11. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde, sluit de heer Beimers de vergadering. = = = = =