Opbouw meerjarenbegroting

Transcriptie

1 Begroting

2 2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Indeling programmabegroting... 4 Beleidsbegroting... 4 Programmaplan... 6 Inleiding... 6 Strategische ontwikkelingen... 6 Korte termijn doelstellingen BSGR... 7 Financieel beleid... 7 Programma 1: Heffen... 8 Programma 2: Invorderen... 9 Programma 3: Waarderen Programma 4: Bezwaar & Beroep Programma 5: Front Office Programma 6: Directie en bedrijfsvoering Algemene dekkingsmiddelen Paragrafen Weerstandsvermogen & Risico s Bedrijfsvoering Financiële begroting Inleiding Overzicht Baten en lasten Bijlage 1: Deelnemersbijdragen Bijlage 2: Deelnemersbijdragen

3 3 Inleiding Voor u ligt het voorstel voor de begroting van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland. De Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (BSGR) is in juli 2009 formeel in werking getreden en is een samenwerkingsverband van het Hoogheemraadschap van Rijnland en de gemeenten Gouda, Leiden, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude. Per januari 2011 is daadwerkelijk gestart met de uitvoering van de belastingactiviteiten voor de deelnemers. De activiteiten richten zich op beleidsadvisering, heffing en invordering van belastingen, alsmede de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken. In 2013 zijn twee nieuwe deelnemers (de gemeentes Katwijk en Bodegraven-Reeuwijk) toegevoegd aan het samenwerkingsverband. Eerder is de aan deze begroting ten grondslag liggende meerjarenbegroting vastgesteld door het dagelijks bestuur en vervolgens ter inzage gegeven aan het algemeen bestuur. Hierna is de begroting aan de raden c.q. de verenigde vergadering van de deelnemers voorgelegd, waarbij hen gevraagd is hun zienswijzen ten aanzien van het beleid van de BSGR kenbaar te maken. Tenslotte is de definitieve programmabegroting en het programmaplan met inachtneming van mogelijke zienswijzen van de deelnemers definitief door het algemeen bestuur in haar vergadering van 25 juni 2012 vastgesteld. De vastgestelde begroting en de zienswijzen worden ter kennisname van Provinciale Staten gebracht. De meerjarenbegroting bestaat uit het hoofdstuk opbouw meerjarenbegroting waarin de kaders van de begroting uiteen worden gezet, een hoofdstuk waarin het programmaplan nader wordt uitgewerkt met specificering naar de individuele programma s, de paragrafen waarin een toelichting wordt gegeven op de aanwezige risico s en bedrijfsvoeringselementen en afsluitend de financiële begroting naar economische kostencategoriëen. In de bijlagen wordt de deelnemersbijdrage gepresenteerd.

4 4 Opbouw meerjarenbegroting Indeling programmabegroting De programmabegroting bestaat uit verschillende onderdelen, die in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) door het Rijk zijn vastgesteld. Het zijn de beleidsbegroting, met daarin het programmaplan, de paragrafen en de financiële begroting. De verschillende onderdelen worden hieronder beschreven. Beleidsbegroting 1. Programmaplan In de begroting zijn de werkzaamheden van de Belastingsamenwerking verdeeld over zes programma s namelijk: programma 1 heffen programma 2 invorderen programma 3 waarderen programma 4 bezwaar & beroep programma 5 front office programma 6 directie en bedrijfsvoering Daarnaast wordt er aandacht besteed aan de algemene dekkingsmiddelen en de post onvoorzien. De indeling per programma is gelijk. In elk programma wordt antwoord gegeven op de 3W-vragen : 1. Wat willen we bereiken aan maatschappelijke effecten? 2. Wat gaan we daarvoor doen? 3. Wat gaat dat kosten? Omdat de BSGR een uitvoeringsorganisatie is, zullen de maatschappelijke effecten zich vooral vertalen in de te verwachten productie die voor de deelnemers gedraaid zal worden en de kwaliteit van die productie. Bij de ontwikkeling van besturingsinstrumentarium zijn de deelnemers betrokken, tevens zijn de huidige sturingselementen die bij de deelnemers aanwezig zijn, meegenomen. De sturingselementen zijn vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst en worden momenteel verankerd in de organisatie. De kosten van een programma worden weergegeven door middel van een tabel, waarin een aantal wettelijk voorgeschreven elementen verwerkt zijn: a. per programma c.q. productgroep de raming van de baten en lasten en het saldo; b. het geraamde resultaat voor bestemming; c. de mutaties in de reserves per programma (een + is een storting, een is een onttrekking); d. het geraamde resultaat na bestemming volgend uit de onderdelen b. en c. De tabel is opgebouwd uit jaarschijven. Aanmerkelijke verschillen tussen de verschillende jaarschijven worden toegelicht. In voorkomende gevallen is een toelichting opgenomen van de investeringen die op het programma drukken. In de regeling financieel beheer is opgenomen dat in de begroting een overzicht gegeven wordt van de producten, respectievelijk diensten en de daarmee samenhangende baten en lasten. Voor deze begroting wordt volstaan met de opmerking dat de programma-indeling overeenstemt met het productenoverzicht. 2. Paragrafen In de paragrafen wordt aandacht besteed aan een aantal financiële en bedrijfsmatige onderwerpen die dwars door het beleid van de programma s heen lopen. De onderwerpen die het Rijk vanaf 2004 in de programmabegroting verplicht stelt en welke van toepassing zijn op de BSGR zijn: de

5 5 bedrijfsvoering, het weerstandsvermogen (de mate waarin tegenvallers financieel kunnen worden opgevangen) en de financiering (lenen en uitzetten van geld). 3. Financiële begroting In de financiële begroting wordt de financiële positie van de BSGR toegelicht en een meerjarig overzicht van inkomsten (baten) en uitgaven (lasten) gegeven. Daarnaast bevat dit onderdeel de investeringsplanning en een overzicht van de reserves en voorzieningen. In 2013 zijn een aantal voorstellen tot begrotingswijzigingen doorgevoerd. De redenen voor het voorstel van deze begrotingswijzigingen komen voort uit de volgende elementen: - Door toedoen van een formatiewijziging binnen BSGR met ingang van 1 januari 2013, is de onderverdeling van de personele lasten over de programma s gewijzigd; - In de begrotingsjaren 2011 en 2012 is gebruik gemaakt van een interne doorbelasting vanuit de ondersteunende programma s (Bedrijfsvoering, Bezwaar & Beroep en Front office) naar de programma s Heffen, Waarderen en Invorderen. In het kader van het verbeteren van de stuurinformatie per programma (afdeling) is het voorstel de systematiek van interne doorbelastingen vanaf het begrotingsjaar 2013 niet meer toe te passen; - De begrotingsonderdelen kapitaalslasten, overige goederen & diensten, automatisering en huisvestingslasten zijn gewijzigd naar aanleiding van de ervaringen/ realisatie uit de boekjaren 2011 en 2012; - In de algemene dekkingsmiddelen zijn de additionele implementatie en projectkosten aangepast voor de projecten uit te voeren in 2013; - In de jaarrekening 2012 is het voorstel gemaakt om het resultaat uit 2012 te doen toekomen aan de bestemmingsreserves. Deze reserve zal gebruikt worden om tekorten op de algemene dekkingsmiddelen op te vangen. Deze begrotingswijzigingen zullen tevens hun weerslag vinden in de meerjarenbegroting

6 6 Programmaplan Inleiding In het programmaplan is uitgewerkt wat de BSGR de komende 4 jaar wil bereiken. De plannen zijn per programma uitgewerkt. De basis voor de plannen is initieel gelegd in het onderzoeksrapport Belastingsamenwerking tussen zes gemeenten en het hoogheemraadschap Rijnland; Kans en perspectief! d.d. 29 september 2008 welke bij de besluitvorming over de oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling aan de diverse betrokken besturen is voorgelegd. Onderstaand geeft een beknopte doorkijk van het beleid en ontwikkelingen op middellange termijn van de BSGR. Deze ontwikkelingen zijn tevens opgenomen in het jaarplan Strategische ontwikkelingen Op basis van plateauplanning zal de komende periode vooral in het teken staan van het op orde brengen van de harde fundamenten van de organisatie: bestanden, ao/ic, planning en control, werkvoorraden en noodzakelijke (wettelijke) projecten. Dit zijn de essentials om eind 2013 te kunnen bepalen of de organisatie na de geraamde drie jaar implementatie de consolidatie- en verdere groeifase in kan gaan. Reeds gedurende het jaar 2013 zullen ook elementen van de zachtere kanten van de organisatie (personeels- en managementontwikkeling, ontwikkeling klant- en deelnemersrelaties) worden opgepakt. Echter, zoals immer het geval is met de zachtere kanten van organisatiebeleid en -ontwikkeling zullen deze aspecten een langere doorlooptijd kennen en hun vervolg krijgen in de jaren na Schaalvergroting en externe toetreders De afgelopen jaren is en trend gaande waarin niet alleen gemeenten en waterschappen onderling (horizontale samenwerking) maar ook meer en meer gemeenten en waterschappen gezamenlijk (verticale samenwerking) elkaar vinden in op te richten belastingsamenwerkingsverbanden. De verwachting is dat de komende jaren ook bestaande belastingsamenwerkingsverbanden elkaar meer zullen (moeten) gaan vinden om minder kwetsbaar en goedkoper te kunnen acteren op de zogenaamde staf- en overheadtaken en kosten. Samenwerkingsverbanden zijn immers ontstaan om het primaire belastingproces minder kwetsbaar en efficiënter te maken, een kwetsbaarheid van stafen overheaddiensten is hiervoor in de plaats gekomen. Feitelijk zijn de bestaande samenwerkingsverbanden te klein qua omvang om met de beperkte formatie aan staffunctionarissen te voldoen aan de steeds hoger wordende eisen die door deelnemers aan het samenwerkingsverband worden gesteld. De zeer frequent noodzakelijke (en daarmee dure) inhuur van externe ICT specialisten is daar een voorbeeld van. Verdere schaalvergroting en daarmee verlaging van kosten is echter alleen een begaanbare weg als de mogelijkheid bestaat tot een verdergaande harmonisatie en standaardisering van beleid, grondslagen en maatstaven. Groei waarbij differentiatie verder toeneemt leidt veelal tot kostenstijging en vermindering van de beheersbaarheid en reductie van de kwaliteit: de inrichting van het systeem verwordt tot een lappendeken en de eisen die aan medewerkers worden gesteld lopen onevenredig hoog op. Een dergelijke turbulente omgeving biedt volop kansen aan (kleine) wendbare commerciële advies- en outsource organisaties (o.a. BMC,TOG, 4Value) om in te springen op de wens tot ontzorging en lage kosten van (tot op heden) met name kleine en middelgrote gemeenten. Bestond tot voor kort het idee dat de lage kosten van deze commerciële organisaties een lage kwaliteit zouden betekenen, de eerste ervaringen van de Waarderingskamer lijken dit niet te bevestigen. De WaKa oordelen van de gemeentes die door deze organisaties worden geserviced variëren van naar behoren tot goed. Het lage kostenniveau van deze externe partijen is één van de stimuli geweest die heeft geleid tot een steeds breder wordende roep om duidelijkheid over en inzicht in kostprijzen.

7 7 Werd deze discussie al enige tijd geleden aangeboord in het landelijke directeurenoverleg van belastingsamenwerkingsverbanden, en werden door vragende partijen op zoek naar een belastinguitvoerder reeds bij meerdere uitvoerders offertes opgevraagd waarin prijs een belangrijke rol speelt, inmiddels komen ook vanuit de bestaande eigen deelnemers verzoeken om meer inzicht in de kostprijs/kostprijzen van onze organisatie. Hierbij moge duidelijk zijn dat groei en continuïteit uiteindelijk valt of staat met een transparante, aanvaardbare en concurrerende prijs/kwaliteitverhouding. Het jaar 2014 zal nadrukkelijk in het teken staan van de definiëring en bepaling van kostprijzen alsmede (indien noodzakelijk) het bepalen van een actieplan om kostprijzen meer concurrerend te maken. Ontwikkelingen in en effecten van basisregistraties Het kabinet Rutte II wil een versnelde realisatie van de plannen voor effectieve inzet van basisregistraties, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen adressen en personen. Cruciaal hierbij is de betrouwbaarheid van de vastgelegde gegevens. Voor de bronhouders (vooral gemeenten) van de gegevens betekent dit extra maatregelen voor het op peil houden van de betrouwbaarheid. Voor gebruikers, zoals de BSGR, betekent het een voortdurende controle en in voorkomende gevallen terugmelding van geconstateerde afwijkingen. Bronhouders en afnemers/gebruikers van basisregistraties worden daarbij verantwoordelijk voor het op peil houden van de kwaliteit van de gegevens, de gegevensuitwisseling en de naleving van privacyprotocollen. Aankomend jaar zal voor wat betreft de basisregistraties voor de BSGR gedomineerd worden door de invoering van de Landelijke Voorziening WOZ. De LV WOZ moet ervoor zorgen dat zoveel mogelijk afnemers van de WOZ actuele gegevens krijgen vanuit één centrale voorziening. Omdat de BSGR de WOZ gegevens beheert van de deelnemende gemeenten zal ook de BSGR aansluiting moeten krijgen op de LV WOZ. De bestaande belastingsoftware (Key2GH) zal hiervoor moeten worden aangepast en uiterlijk eind dit jaar zal ook de BSGR aangesloten moeten zijn om het voorstel voor het publiceren van de WOZ waarden per begin 2014 voor de deelnemende gemeenten mogelijk te maken. Dat betekent dat een belastingplichtige niet alleen het eigen taxatierapport kan raadplegen maar ook de eigen WOZ waarden kan vergelijken met andere woningen. Niet alleen vragen deze ontwikkelingen de komende periode veel additionele ICT capaciteit, ook de werkzaamheden van medewerkers veranderen wezenlijk: vergaande invoering van basisregistraties betekent dat data entry en lijstwerk meer en meer wordt vervangen door gegevens- en informatieanalyse waarbij de nadruk zal liggen op het detecteren, analyseren en oplossen van afwijkingen. Repeterende taken worden vervangen door werkzaamheden waarbij een beroep wordt gedaan op analytische en conceptuele vaardigheden. Korte termijn doelstellingen BSGR De BSGR heeft een aantal doelstellingen geformuleerd die ervoor moeten zorg dragen dat de organisatie na de geraamde drie jaar implementatie de consolidatie- en verdere groeifase in kan gaan. Deze doelstellingen zijn in detail uitgewerkt in het jaarplan 2013 en betreffen de volgende onderwerpen: Bestandsoptimalisatie; Uitwerken van de OA/IC en management infomatie; Aanpakken van de reguliere en achterstandsvoorraden. Financieel beleid Het financieel beleid van de BSGR is terughoudend. Dit heeft erin geresulteerd dat de begroting over 2014 en opvolgende jaren geen extra bijdragen van de deelnemers zullen vergen ten opzichte van voorgaande jaren om de reguliere taken uit te kunnen voeren. In de begroting 2014 zijn extra kosten als gevolg van eventuele nieuwe toetreders in 2015 en volgende jaren niet meegenomen. Dit omdat op dit moment geen inschatting is te maken van deze kosten. Onderstaand zal per programma de meerjarenbegroting nader worden toegelicht.

8 8 Programma 1: Heffen Onderwerp Het programma Heffen omvat het tijdig, correct en volledig opleggen van zowel subject- als objectgebonden aanslagen waterschapslasten en gemeentelijke belastingen. Dit is inclusief de vergaring en verwerking van de daartoe benodigde gegevens vanuit interne en externe bronnen (o.a. Basisregistraties en de door de gemeenten en het waterschap aan te leveren belastinggrondslagen). Begroting x EUR Begroting Begroting 2014 Begroting Begroting Begroting Lasten 2014 na wijziging Personeelslasten Overige goederen en diensten Organisatiekosten Totaal Lasten Baten Bijdragen deelnemers Totaal Baten Resultaat voor bestemming Dotaties Onttrekkingen Resultaat na bestemming Door toedoen van de nieuwe formatie per 1 januari 2013 zijn een aantal medewerkers van de afdeling WOZ en applicatiebeheer toegevoegd aan het programma Heffen. Tevens is voor het programma Heffen nog 3 FTE extra begroot voor de invulling van de reguliere werkzaamheden (waarvan 1 FTE wordt overgedragen vanuit het programma Front Office). Deze elementen leiden tot een verhoging van de begrote personele lasten. De overige goederen en diensten betreffen de lasten inzake gegevensverstrekking van derden. Op basis van de realisatie 2012 vallen de lasten lager uit dan initieel begroot. Hierbij is de verwachting dat ook in 2014 en volgende jaren deze lasten lager zullen uitvallen.

9 9 Programma 2: Invorderen Onderwerp Het programma omvat het gehele proces van doelgerichte acties om de opgelegde aanslagen in te vorderen: binnengekomen belastinggelden worden ingeboekt, in voorkomende gevallen wordt automatisch dan wel na beoordeling kwijtschelding verleend en zo nodig worden belastingplichtigen gemaand tot betalen. De aanmaningen kunnen uitmonden in een traject van dwanginvordering. De Belastingsamenwerking verzorgt het gehele invorderingsproces, inclusief de dwanginvordering, grotendeels zelf. Alleen voor de buitengebieden worden deurwaarders ingehuurd. Begroting x EUR Begroting Begroting 2014 Begroting Begroting Begroting Lasten 2014 na wijziging Personeelslasten Overige goederen en diensten Organisatiekosten Totaal Lasten Baten Bijdragen deelnemers Invorderingsopbrengsten Totaal Baten Resultaat voor bestemming Dotaties Onttrekkingen Resultaat na bestemming De nieuwe personeelsformatie heeft voor het programma niet voor grote wijzigingen gezorgd in de begrote personeelslasten. De aanpassing in de begroting van de personele lasten houdt voornamelijk verband met een bijstelling van de lasten op basis van realisatie. De overige goederen en diensten betreffen voornamelijk drukwerk en porti & verzendkosten, hierbij heeft een bijstelling van de lasten plaatsgevonden op basis van de realisatie van voorgaand boekjaar en de verwachting voor 2014 en opvolgende jaren. Bij (dwang)invordering kan een gedeelte van de kosten in rekening gebracht worden bij de betreffende belastingplichtige. De opbrengsten die dat met zich meebrengt, staan begroot onder de post Invorderingsopbrengsten. De invorderingsopbrengsten zijn naar beneden bijgesteld op basis van de realisatie van afgelopen boekjaar en de verwachtingen in 2014 en volgende jaren.

10 10 Programma 3: Waarderen Onderwerp De Belastingsamenwerking voert voor haar deelnemers de Wet Waardering Onroerende Zaken (de WOZ) uit. Dit omvat het beheer van gegevens van objecten, benodigd om tot een jaarlijkse waardebepaling en waardevaststelling van die objecten te komen en deze gegevens en waarden beschikbaar te stellen aan de interne processen en externe afnemers. Onder het gegevensbeheer vallen ook het onderhouden van de relaties tussen de WOZ en andere Basisregistraties (bijvoorbeeld de basisregistratie BAG bij de gemeenten). De BSGR voert het WOZ proces inclusief de taxaties grotendeels in eigen beheer uit. De uitvoering van de activiteiten dient plaats te vinden conform het toetsingskader en de richtlijnen van de Waarderingskamer, waarbij gestreefd wordt naar het oordeel goed. Begroting x EUR Begroting Begroting 2014 Begroting Begroting Begroting Lasten 2014 na wijziging Personeelslasten Overige goederen en diensten Organisatiekosten Totaal Lasten Baten Bijdragen deelnemers Totaal Baten Resultaat voor bestemming Dotaties Onttrekkingen Resultaat na bestemming Voor het programma Waarderen is in de nieuwe formatie rekening gehouden met de invulling van een aantal vacatures (5 FTE in totaal) voor de uitvoering van de reguliere werkzaamheden. Tevens zijn een aantal medewerkers van de afdeling WOZ toegevoegd aan het programma Heffen. De overige goederen en diensten bestaan enerzijds uit lease auto s (naar beneden bijgesteld in de begroting) en anderzijds uit de kosten inzake de applicatie globespotter ten behoeve van luchtfoto s (additioneel begroot voor EUR per jaar).

11 11 Programma 4: Bezwaar & Beroep Onderwerp Binnen het programma Bezwaar & beroep vallen de activiteiten met betrekking tot het behandelen en afdoen van bezwaren tegen aanslagen en ingediende beroepschriften. Daarnaast worden ingebrekestellingen gericht tegen het feit dat nog geen besluit is genomen op een eerder ingediend bezwaar- of verzoekschrift behandeld en afgedaan. Tenslotte wordt verweer gevoerd indien een belanghebbende beroep heeft aangetekend tegen een eerder gedane uitspraak dan wel wordt in voorkomende gevallen zelf beroep aangetekend. Het concentreren van bovengenoemde activiteiten binnen één afdeling, zorgt ervoor dat de juridische deskundigheid verder kan worden opgebouwd. Daarnaast kunnen de medewerkers flexibel op verschillende onderdelen (heffen, invorderen en WOZ) worden ingezet. Begroting x EUR Begroting Begroting 2014 Begroting Begroting Begroting Lasten 2014 na wijziging Personeelslasten Overige goederen en diensten Organisatiekosten Totaal Lasten Baten Bijdragen deelnemers Totaal Baten Resultaat voor bestemming Dotaties Onttrekkingen Resultaat na bestemming Door toedoen van de nieuwe formatie per 1 januari 2013 zijn een aantal medewerkers toegevoegd aan het programma Bezwaar & Beroep dit leidt tot een additionele begrote personeelslast. Onder de overige goederen en diensten worden voornamelijk de lasten inzake beroepsprocedures verantwoord. Het aantal beroepsprocedures is momenteel hoger ingeschat dan initieel begroot.

12 12 Programma 5: Front Office Onderwerp Het programma bevat de klantencontacten in de vorm van 1e-lijns telefoonbeantwoording, verwerken van correspondentie en balie- en receptiewerkzaamheden. Daarnaast vervult de afdeling Front office een rol in de verwerking van de betalingsgegevens. Uitgangspunt is dat de afdeling Front office voor belastingplichtigen van alle deelnemers het eerste aanspreekpunt is. Begroting x EUR Begroting Begroting 2014 Begroting Begroting Begroting Lasten 2014 na wijziging Personeelslasten Overige goederen en diensten Organisatiekosten Totaal Lasten Baten Bijdragen deelnemers Totaal Baten Resultaat voor bestemming Dotaties Onttrekkingen Resultaat na bestemming De beoordeling van de werkelijke personeelslasten over voorgaand boekjaar en de nieuwe formatie hebben geleid tot het negatieve bijstellingsvoorstel in de begrotingswijzigingen met betrekking tot de personeelslasten. De overige goederen en diensten bestaan uit scankosten. Deze scankosten waren in de initiële begroting opgenomen onder een ander programma.

13 13 Programma 6: Directie en bedrijfsvoering Onderwerp De directie, de staf en alle ondersteunende activiteiten ten behoeve van de primaire programma s zijn binnen dit programma ondergebracht. Hieronder vallen de taken met betrekking tot interne controle werkzaamheden, management informatie, de financiële administratie, communicatie en de P&O werkzaamheden. Begroting x EUR Begroting Begroting 2014 Begroting Begroting Begroting Lasten 2014 na wijziging Personeelslasten Kapitaallasten Automatisering Huisvesting Overige goederen en diensten Totaal Lasten Baten Bijdragen Totaal Baten Resultaat voor bestemming Dotaties Onttrekkingen Resultaat na bestemming Door toedoen van de nieuwe formatie per 1 januari 2013 zijn de medewerkers van de afdeling applicatiebeheer van het programma Directie & Bedrijfsvoering overgebracht naar het programma Heffen. De kapitaallasten worden hoger begroot door toedoen van de extra licentiekosten voor de belastingapplicatie door de toetreding van de nieuwe deelnemers. Deze toetreding van de nieuwe deelnemers zorgt tevens voor de stijging in de automatiseringslasten. De huisvestingslasten zijn naar beneden bijgesteld als gevolg van lager dan begrote energielasten. De overige goederen en diensten betreffen diverse lastensoorten waaronder bankkosten, advieskosten, communicatiekosten etc.

14 14 Algemene dekkingsmiddelen Onderwerp Naast de raming van baten en lasten per programma, schrijft het BBV (artikel 8) ook voor dat er een overzicht Algemene dekkingsmiddelen en een bedrag Onvoorzien opgenomen moet worden. Deze posten zijn niet direct aan een van de voorgaande programma s verbonden. Daarnaast komen de financieringslasten en baten in dit programma tot uitdrukking. Begroting x EUR Begroting Begroting 2014 Begroting Begroting Begroting Lasten 2014 na wijziging Onvoorzien Projectkosten & flankerend beleid Opvang frictie Katwijk Totaal Lasten Baten Bijdragen deelnemers Bijdragen deelnemers in additionele implementatiekosten Saldo financieringsfunctie Totaal Baten Resultaat voor bestemming Dotaties Onttrekkingen Resultaat na bestemming Vanaf 2014 is er geen sprake meer van additionele implementatiekosten. Wel is een post opgenomen voor projectkosten en flankerend beleid. Dit als gevolg van marktomstandigheden en het sterk wijzigende karakter van de uit te voeren werkzaamheden. Het bedrag onvoorzien Het bedrag onvoorzien moet volgens het BBV expliciet vermeld worden. De keus wordt gelaten om dit bedrag per programma of voor de begroting in zijn geheel te ramen. Om praktische redenen hanteert de BSGR de laatst genoemde mogelijkheid. De aanwending van het bedrag onvoorzien is alleen onder voorwaarden toelaatbaar; inzet vindt plaats voor uitgaven die onuitstelbaar en onvermijdbaar zijn en waarvoor in de begroting geen raming is opgenomen. Indien een dergelijke uitgave een structureel karakter heeft, dan worden de meerjarige consequenties als autonome ontwikkelingen in de volgende begroting verwerkt. Verwerking van een onvoorziene post leidt tot een begrotingswijziging welke aan het Algemeen Bestuur wordt voorgelegd. Het bedrag onvoorzien is vastgesteld op EUR

15 15 Paragrafen Weerstandsvermogen & Risico s Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit van de BSGR bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover beschikt kan worden om niet voorziene uitgaven (tegenvallers) te dekken. Onderdelen van de weerstandscapaciteit kunnen zijn: het vrij besteedbare deel van de algemene reserve en stille reserves. Op grond van artikel 32 lid 4 van de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gouwe- Rijnland zijn de deelnemers verplicht er zorg voor te dragen dat de BSGR te allen tijde beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deelnemers zelf maatregelen moeten treffen om eventuele risico s af te dekken. Momenteel wordt binnen de BSGR een gestructureerd risicomanagement model ontwikkeld (te weten de stappen identificatie, analyse en beoordeling, beheersing van risico s en structurele inpassing in het beleid). Deze ontwikkeling wordt onder andere vormgegeven in het ISAE project en het project ter verbetering van de managementinformatie. De ISAE werkzaamheden zijn gericht op het verkrijgen van een ISAE 3402 controleraamwerk. Het raamwerk beschrijft het volgende: De wijze waarop de belangrijkste processen binnen BSGR, gericht op het waarderen, heffen en invorderen van belastingen, zijn ingericht; Per proces wat de doelstelling is; Welke risico s kunnen optreden binnen deze processen; Welke beheersmaatregelen minimaal moeten zijn ingericht. Het voorstel is om het resultaat uit 2012 toe te laten komen aan de reserves van BSGR. In 2013 zal van deze reserve reeds EUR worden onttrokken. Het restantsaldo zal gelden als eventuele opvang voor projectkosten in de jaren en worden toegevoegd aan het weerstandsvermogen. Tevens wordt een stelpost onvoorzien opgenomen ten bedrage van EUR De aanwending van het bedrag onvoorzien is alleen onder voorwaarden toelaatbaar; inzet vindt plaats voor uitgaven die onuitstelbaar en onvermijdbaar zijn en waarvoor in de begroting geen raming is opgenomen. De weerstandscapaciteit dient ook op langere termijn voldoende te zijn om de risico s (op basis van de gemaakte inschattingen) te kunnen opvangen. Indien deze situatie zich daadwerkelijk anders voordoet, zal de BSGR een beroep moeten doen op haar deelnemers. Treasurybeheer en beleid De financieringsfunctie van de BSGR is alleen gericht op ondersteuning van haar publieke taak. Het beheer heeft uitsluitend een voorzichtig, risicomijdend karakter. De uitvoering daarvan vindt plaats binnen de kaders van de wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido, onder andere de kasgeldlimiet en de renterisiconorm) en het eigen treasurystatuut. Zoals voorgeschreven heeft de BSGR een treasurystatuut, vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 12 mei Risicoprofiel Gezien de aard en activiteiten van de BSGR is het risicoprofiel beperkt. Het kredietrisico (oninbaarheid van geldleningen verstrekt aan derden), koersrisico, valutarisico en debiteurenrisico worden niet gelopen. Het liquiditeitsrisico is zeer beperkt: de huidige en toekomstige geldstromen van de BSGR zijn uitermate inzichtelijk. Met betrekking tot de rekenrente wordt een percentage van 5% gehanteerd. Dit percentage is gehanteerd voor de toegerekende rente op kapitaal. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is een norm aan de hand waarvan bepaald wordt of bij het aantrekken van geldmiddelen van derden gebruik gemaakt mag worden van kortlopende of langlopende leningen (Wet Fido). De kasgeldlimiet is gesteld op 8,5% van de omvang van de begroting, met een minimum van De begrotingsomvang van de BSGR is in het jaar 2014 ongeveer 11,2 miljoen, de bijbehorende kasgeldlimiet is Dit betekent dat tot een bedrag van aan kortlopende geldleningen mag worden afgesloten. Daarboven moet worden overgegaan op

16 16 langlopende geldleningen. Naar het zich laat aanzien heeft de BSGR niet of nauwelijks kortlopende schulden. De kasgeldlimiet zal dan ook niet of nauwelijks worden gebruikt en staat dus vrijwel geheel ter beschikking van de financiering van langlopende verplichtingen. Renterisico De renterisiconorm is een belangrijk kader om afwegingen te maken op het gebied van volume, looptijd en renteherzieningstermijnen van aan te trekken langlopende geldleningen. Met behulp van de renterisiconorm kan worden bepaald op welke wijze de langlopende financiering moet worden ingezet om de gevoeligheid van de begroting voor rentefluctuaties binnen de gestelde kaders te houden. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal, met een minimum van 2,5 miljoen. Dreigen de verplichte aflossingen en renteherzieningen boven de renterisiconorm uit te komen, dan zullen nieuwe langlopende schulden slechts met langere looptijden (met de daarbij behorende lagere aflossingsverplichtingen) uitkomst moeten bieden. Voor de BSGR geldt de minimumnorm ad 2,5 mln. voor de renterisiconorm. Dit minimum is bedoeld om kleinere organisaties niet al te zeer te beperken bij het komen tot een efficiënt liquiditeitsbeheer. De BSGR is niet voornemens om over te gaan tot langlopende financiering van de door haar gepleegde investeringen. Bedrijfsvoering Organisatieontwikkeling De kern van de BSGR is dat de belastingtaken efficiënt, tegen lage kosten doch kwalitatief hoogwaardig worden uitgevoerd. De medewerkers van BSGR vallen onder de CAR UWO, de Personeelsregelingen BSGR en het Sociaal plan BSGR. Insteek is per juli 2013 te beschikken over een nieuw sociaal statuut. Per 31 december 2012 zijn 107 medewerk(st)ers werkzaam bij de BSGR, hierbij zijn ten opzichte van medewerk(st)ers uitgestroomd, waarvan in 1 geval helaas sprake was van overlijden. In 2012 is een functiewaarderingstraject doorgevoerd. De hiervoor opgestelde verantwoordelijkheidsmatrices zijn de basis voor de evaluatie- en gesprekscyclus inclusief opleidingstrajecten. Vanaf 1 januari 2013 is de formatie gewijzigd, hierbij is tevens de formatie uitgebreid met 7,25 FTE. Dit hangt samen met het toevoegen van Katwijk en Bodegraven-Reeuwijk als deelnemers. Gezien de wezenlijke veranderingen in de aard van de werkzaamheden (van standaard en repeterend naar maatwerk en detectie van uitzonderingen) zal de komende jaren ingezet gaan worden op werkzekerheid, daar waar medewerkers moeite hebben aan te haken op de nieuwe ontwikkelingen. De uitgaven hierop zullen worden gedekt uit de post projecten en flankerend beleid. Automatisering De ICT infrastructuur inclusief het onderhoud is ondergebracht bij de gemeente Leiden. Per 1 januari 2012 is dit door de gemeente Leiden overgedragen aan de gemeenschappelijke regeling Servicepunt 71. De structurele kosten hiervan zijn dit jaar gedaald. Voor 2014 zal bekeken moeten worden of ook de BSGR overschakelt op het concept thin clients. Voor wat betreft de belastingapplicatie is met behulp van een aanbestedingsprocedure gekozen voor een pakket dat een integrale ondersteuning van de BSGR biedt, het beste aansluit bij de geformuleerde eisen en wensen en prijstechnisch het meest aantrekkelijk is. Tenslotte is een belangrijke overweging geweest dat het aangeboden product bij andere samenwerkingsverbanden in gebruik is. Kritisch naar de toekomst is dat de additionele kosten van nieuwe deelnemers fors hoger zijn dan de initiële kosten voor de zeven deelnemers. In de oorspronkelijke aanbesteding in 2009 is geen rekening gehouden met de kosten voor nieuwe deelnemers. Daarnaast heeft de BSGR een applicatie op het gebied van de digitale dienstverlening en digitale balie aangeschaft, welke volledig voldoet aan de eisen en wensen (en beoogde toekomstige ontwikkelingen). Deze applicatie wordt tevens ingezet als mid-office systeem. Huisvesting De organisatie wil professioneel en klantvriendelijk overkomen en werken in een duurzame en verantwoorde omgeving. Derhalve is qua huisvesting voor huur van nieuwbouw gekozen zodat

17 17 aan alle voorwaarden wordt voldaan. Bij de keuze voor de huisvesting is tevens rekening gehouden met de ambitie van de BSGR om uit te breiden, met de daarbij behorende groei in het aantal fte en medewerkers; de drie verdiepingen die gehuurd zijn, zijn momenteel ruim voldoende. Kapitaalgoederen De BSGR heeft maar beperkt kapitaalgoederen; er zijn investeringen gedaan in de belastingapplicatie, de ICT infrastructuur en ten behoeve van de inrichting van de huisvesting. Voor de belastingapplicatie is een onderhoudsovereenkomst met de leverancier afgesloten, dit onderhoudspakket behelst o.a. preventief en correctief onderhoud, gebruik helpdesk, aanpassingen in het kader van wet- en regelgeving, uitbreidingen bestaande modules en updates & upgrades. Ook hiervoor geldt dat de kosten van onderhoud bij nieuwe toetreders onevenredig hoog zijn. De gehele ICT infrastructuur inclusief het onderhoud is bij één aanbieder ondergebracht. Ter zake is een SLA afgesloten. Deze SLA zal het komende jaar verder geconcretiseerd worden. Alle installaties zijn in onderhoudscontracten ondergebracht. Financiën Planning & controlcyclus In de regeling financieel beheer BSGR Gouwe-Rijnland is bepaald dat het Algemeen Bestuur en de bestuursorganen van de deelnemers stelselmatig worden geïnformeerd over het (financiële) reilen en zeilen van de BSGR: er is sprake van een begroting, twee tussentijdse rapportages en een jaarrekening. In de beleidscyclus wordt tevens rekening gehouden met de informatiebehoefte van het management. Rechtmatigheid financieel beheer Het Algemeen Bestuur heeft op 12 mei 2010 de regeling financieel beheer Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland, de controleverordening Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland en de regeling periodiek onderzoek Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland vastgesteld. Hiermee wordt de BSGR opgedragen een adequate administratieve organisatie en stelsel van interne controles te voeren. De accountant dient op basis van zijn accountantscontrole het bestaan en de werking daarvan te toetsen. Tenslotte is verordonneerd dat iedere organisatie-eenheid minimaal eens in de drie jaar wordt getoetst op doelmatigheid en doeltreffendheid. Deze toets vormt onderdeel van de ISAE werkzaamheden in Kostentoerekening Het jaar 2014 is het vierde uitvoeringsjaar van de BSGR. Dit is ook het jaar waarin de aanvankelijke zeven deelnemers onverhoopt zouden kunnen besluiten uit de Gemeenschappelijke Regeling te treden per 1 januari Huis op orde en een aanvaardbare kostprijs zijn belangrijke elementen in deze afweging. Het jaar 2014 zal derhalve tevens in het teken staan van het inzichtelijk maken van de kostprijzen binnen onze organisatie. Onderdeel hierin is het vervangen van de kostenverdeelsleutel door een toerekening van de kosten per product. Deze kostprijsberekening zal tevens van belang zijn in de onderhandelingen met nieuwe toetreders.

18 18 Financiële begroting Inleiding De financiële begroting heeft een aantal doelen. Ten eerste: autorisatie, door vaststelling door het Algemeen Bestuur geeft deze goedkeuring aan het doen van de uitgaven binnen de gestelde kaders. Ten tweede: allocatie, het maakt duidelijk voor welke taken de middelen worden ingezet. Tenslotte: (ook op langere termijn) inzicht verschaffen in de financiële positie van de BSGR. De begroting is opgesteld conform de eisen die daaraan in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) worden gesteld. Het uitgangspunt voor deze begroting is de bijgestelde begroting 2013 die in april 2013 door het algemeen bestuur naar verwachting wordt goedgekeurd. De financiële gevolgen van de samenwerking met Katwijk en Bodegraven-Reeuwijk, de structurele doorwerkingen vanuit de jaarrekening 2012 en de autonome ontwikkelingen zijn in deze begroting verwerkt. In de begroting is een beperkte loonindexatie van 1,5% toegepast over de jaren Een en ander leidt tot de volgende ontwikkeling van de deelnemersbijdragen: x EUR Begroting Begroting 2014 Begroting Begroting Begroting Lasten 2014 na wijziging Bijdragen deelnemers standaard pakket Kosten uitvoering pluspakket Bijdragen deelnemers overig Totaal Lasten In de bijlage is een specificatie van de bijdrage per deelnemer opgenomen. Overzicht Baten en lasten resultaat voor bestemming Deze paragraaf bevat een overzicht met alle baten en lasten op economische kosten categorie. x EUR Begroting Begroting 2014 Begroting Begroting Begroting Lasten 2014 na wijziging Personeelslasten Overige goederen en diensten Kapitaallasten Automatisering Huisvesting Onvoorzien Projectkosten & flankerend beleid Opvang frictie Katwijk Totaal Lasten Baten Bijdragen deelnemers Invorderingsopbrengsten Bijdragen deelnemers in additionele implementatiekosten Saldo financieringsfunctie Totaal Baten Resultaat voor bestemming Dotaties Onttrekkingen Resultaat na bestemming resultaat na bestemming Bij de BSGR zijn de begrootte baten en lasten in evenwicht; ook zijn er geen geprognosticeerde mutaties in reserves. Begrotingstechnisch vindt er dan ook geen vereffening plaats met de algemene reserve.

19 19 algemene reserve De omvang van de algemene reserve wordt bepaald door de afwikkeling van de jaarlijkse begrotingsresultaten. Het doel van de financiële huishouding van de BSGR is niet het creëren van grote reserves; slechts indien noodzakelijk zal er een reserve worden aangehouden met een minimaal benodigde omvang om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen en te voorzien in een deel weerstandsvermogen (zie ook de paragraaf weerstandsvermogen en risico s). In de jaarrekening 2012 is het voorstel om het resultaat uit 2012 te laten toekomen aan de bestemmingsreserve van BSGR. Van deze bestemmingsreserve zal reeds EUR worden onttrokken in 2013 ten behoeve van implementatie en projectkosten en opschonen van werkvoorraden. Kapitaallasten Investeringen hebben het kenmerk dat zij meerdere jaren ten dienste van de BSGR staan. Op het moment dat een investering plaatsvindt (de aanschaf van een object) worden de uitgaven gedaan. Deze uitgaven leiden echter niet direct tot lasten in de exploitatiebegroting. Toerekening van de kapitaallasten (afschrijving en toegerekende rentekosten) vindt voor de eerste maal plaats in het jaar nadat een investering is opgeleverd. Het aantal jaren waaraan de kapitaallasten worden toegerekend is afhankelijk van het soort investering en varieert in de regel van 5 tot 10 jaar. Voor die posten die samenhangen met de huisvesting is rekening houdend met de technische levensduur de afschrijvingstermijn gelijkgetrokken met de huurperiode van 12 jaar. De investeringen van de BSGR betreffen alleen investeringen met een economisch nut. Verwacht wordt dat er de komende jaren geen grote uitbreidingen in apparatuur en inventaris benodigd zullen zijn. Er zijn derhalve geen posten die in de nabije toekomst ertoe leiden dat de kapitaalslasten zoals in de begroting opgenomen zullen stijgen. Huisvestingslasten De huisvestingslasten zijn neerwaarts bijgesteld door de inschatting van lager dan begrote energielasten. Incidentele baten en lasten De incidentele baten en lasten worden voornamelijk begroot onder de post projectkosten & flankerend beleid. In deze categorie is een begroting opgesteld van de te verwachten lasten in de periode , hierbij vindt een dekking plaats vanuit de reguliere begroting en dit zal niet leiden tot negatieve resultaten. Financiering De ontwikkeling van de financieringsfunctie is bepalend voor de toekomstige omvang van het benodigde vreemd vermogen. Uit de berekeningen blijken momenteel geen verwachte financieringstekorten in de jaren 2014 tot en met Indien tekorten zouden ontstaan kunnen deze door middel van toegestane kasgeldleningen worden afgedekt. Voor de berekening van de toegestane kasgeldlimiet kan worden verwezen naar de paragraaf Financiering en treasury. Voorzieningen De BSGR heeft momenteel geen (geprognosticeerde) voorzieningen. Niet uit de balans blijkende verplichtingen In het BBV is opgenomen dat geen voorzieningen worden getroffen voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume (bijvoorbeeld het vakantiegeld). Deze verplichtingen dienen wel expliciet in de begroting en meerjarenraming te worden verwerkt, hetgeen ingeval van de BSGR het geval is. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen met een niet jaarlijks vergelijkbaar volume dienen er wel voorzieningen te worden getroffen. De BSGR kent dergelijke verplichtingen echter niet. De BSGR is voor een aantal jaren verbonden (tot en met 31 oktober 2022) aan de huurovereenkomst met betrekking tot de Lammenschansweg 144 te Leiden, met een jaarhuur ad EUR Daarnaast is er met betrekking tot de ICT infrastructuur een overeenkomst (tot en met 31 december 2015) met een waarde van EUR per jaar.

20 20 Voor onderhoud van de belastingapplicatie is een overeenkomst afgesloten (tot en met 31 december 2015) voor een bedrag ad EUR per jaar. In 2013 zijn de deelnemers Bodegraven-Reeuwijk en Katwijk toegevoegd aan het samenwerkingsverband hierdoor is het onderhoudscontract van de belastingapplicatie uitgebreid met EUR per jaar (looptijd tot en met 31 december 2015). Licentiekosten Bodegraven-Reeuwijk en Katwijk bedragen jaarlijks EUR vanaf 2013 tot en met 31 december Licenties Oracle worden jaarlijks verlengd. Jaarlijks bedraagt de verplichting EUR

21 21 Bijlage 1: Deelnemersbijdragen 2014 begroting Rijnland Gouda Leiden Oegstgeest Voorschoten Wassenaar Katwijk Bodegraven-Reeuwijk Zoeterwoude Bijdrage deelnemers aan standaardpakket Kosten uitvoering pluspakket Bijdrage deelnemers aan pluspakket Opvang frictie Katwijk Bijdrage deelnemers overige TOTAAL BIJDRAGEN DEELNEMERS

22 22 Bijlage 2: Deelnemersbijdragen Bijdragen deelnemers 2015 begroting Rijnland Gouda Leiden Oegstgeest Voorschoten Wassenaar Katwijk Bodegraven-Reeuwijk Zoeterwoude Bijdrage deelnemers aan standaardpakket Kosten uitvoering pluspakket Bijdrage deelnemers aan pluspakket Opvang frictie Katwijk Bijdrage deelnemers overige TOTAAL BIJDRAGEN DEELNEMERS Bijdragen deelnemers 2016 begroting Rijnland Gouda Leiden Oegstgeest Voorschoten Wassenaar Katwijk Bodegraven-Reeuwijk Zoeterwoude Bijdrage deelnemers aan standaardpakket Kosten uitvoering pluspakket Bijdrage deelnemers aan pluspakket TOTAAL BIJDRAGEN DEELNEMERS Bijdragen deelnemers 2017 begroting Rijnland Gouda Leiden Oegstgeest Voorschoten Wassenaar Katwijk Bodegraven-Reeuwijk Zoeterwoude Bijdrage deelnemers aan standaardpakket Kosten uitvoering pluspakket Bijdrage deelnemers aan pluspakket TOTAAL BIJDRAGEN DEELNEMERS