Verslag veranderteam (VT) eerstelijnszone (ELZ) Gent-Oost. 17/5/2018, LDC t Fazantenhof, Lochristi

Transcriptie

1 Verslag veranderteam (VT) eerstelijnszne (ELZ) Gent-Ost 17/5/2018, LDC t Fazantenhf, Lchristi Aanwezig: Fleur Simillin, Liesbet Csyn, André De Grte, Kristf Galle, Leen Ghyzelings, Evelien Sierens, Nathalie Van Landeghem, Mari Schelfhut, Kathleen De Munck, Anneleen Rimbaut, Ulrike Desmet, Eline Beddeleem (verslag) Verntschuldigd: Samia Van Vren, Ria Vanderstraeten, Katrijn Mertens, Veerle De Smaele Agenda: - Verwelkming - Naam ELZ - Verdere bespreking veranderfrum (VF) - beslissingsmandaat - Rllen en taakverdeling - Oefening 1 Waarm veranderen? - Oefening 2 Waarm bestaan we? - Vrbereiding VF - Varia Ntities: 1) Verwelkming (.a. verlpen agenda) 2) Naam ELZ Er heerst verwarring rnd de gekzen naam ELZ Gent-Ost (cfr. Fleur 4/5). De naam Gent- Ost kan den vermeden dat het gaat m een zne in het sten van Gent zelf. Omdat we geen verwarring willen creëren vinden we het pprtuun alsng een andere naam vr te stellen. Ter vrbereiding werd aan het VT gevraagd m suggesties van namen, en nadien een tp 3, ver te maken. Vandaag wrdt gestemd p de namen met de meeste stemmen: SCHELDEKRACHT (7), SCHELDERIJK (2), LANGS DE SCHELDE (2) en SMARAGD (3). Alle aanwezigen stemmen p EERSTELIJNSZONE SCHELDEKRACHT. Dit is dan k de naam die we ter gedkeuring zullen vrleggen p het vlgend VF. In tussentijd wrdt in de cmmunicatie ELZ Gent-Ost ng gebruikt. 3) Verdere bespreking veranderfrum - beslissingsmandaat Tijdens het vrig verleg van het VT werd gepteerd vr een pen veranderfrum. Iedereen is dus welkm en iedereen kan te allen tijde aansluiten. Het is dus k mgelijk m iemand vanuit een dienst, rganisatie, af te vaardigen.b.v. een thema dat aan bd zal kmen. Wat tijdens het vrig verleg ng niet aan bd kn kmen, is het stukje rnd het beslissingsmandaat van het VF. De kernwerkgrep det een vrstel: - Er wrdt enkel tt een stemming vergegaan in uitznderlijke mstandigheden (bij breekpunten, belangrijke thema s, ). Nrmaal gezien heft het niet tt een stemming te 1

2 kmen, met het mgelijk zijn m zaken ter gedkeuring vr te leggen aan en te laten afklppen dr het veranderfrum. - Als het tt een stemming zu kmen, wrden de vlgende principes gehanteerd: 1 stem per cluster van verplichte partners (en ver de 8 gemeenten heen!) Bv. de huisartsen(verenigingen) uit de 8 gemeenten prberen gezamenlijk één stem uit te brengen Bv. de mutualiteiten actief in de regi prberen gezamenlijk één stem uit te brengen Geen stem vr ptinele en andere partners (bv. VAPH, ziekenhuizen, ): zijn wel van harte welkm en kunnen zeker deelnemen aan de discussie. Stemming met 2/3 meerderheid Het VT: - stelt vr m in de meeste gevallen te werken met de vraag m gedkeuring/eventuele bezwaren (bv. naam van de ELZ ter gedkeuring vrleggen en vragen f er mensen zijn die zich daar echt niet kunnen in vinden). Overgaan tt een stemming gebeurt bij uitzndering. - kan zich vinden in deze principes en stelt vast dat deze ndig zijn m een verwicht vanuit bepaalde heken te vermijden (grte grepen die de stemming zuden kunnen beïnvleden). - geeft aan dat het (binnen bepaalde clusters) niet eenvudig zal zijn m vereenstemming te bereiken (bv. vr verpleegkundigen die ng weinig verenigd zijn). Als er geen structureel verleg bestaat is dit meilijk. Daarnaast beschuwt men elkaar sms ng als cncurrenten binnen eenzelfde grep. Iedereen met ver de eigen grenzen heen trachten te kijken, de eigen bril prberen afzetten. - geeft aan dat het k meilijk/niet haalbaar zal zijn m vereenstemming te bereiken p het genblik van de stemming zelf, dat het p vrhand in de cmmunicatie met meegeven wrden dat ver een bepaald iets zal gestemd wrden. - stelt de vraag welke principes in de andere regi s en bij de piltprjecten gehanteerd wrden. In de pilten is het ng nit tt een stemming/breekpunt gekmen. Er werd het afgelpen jaar k vrnamelijk rnd visie-ntwikkeling gewerkt. - beslist m dit vrstel nu vr te leggen aan het VF, feedback te vragen en alternatieven te vragen indien men zich hier niet kan in vinden. Het is belangrijk he we dit gaan brengen. - geeft k aan dat tijdens een vlgend VF per cluster zu kunnen besprken wrden wat eventuele knelpunten zuden zijn m dit gerganiseerd te krijgen. Dit zu k kunnen meegenmen wrden tijdens het huiswerk, wat we nu per type partner gaan den. De criteria vr de prichting van een zrgraad zuden mgelijks sneller mgen verwacht wrden. Het VT beslist m p dat vlak de fficiële cmmunicatie af te wachten. 4) Rllen en taakverdeling Een aantal taken/rllen kunnen het best wrden pgenmen dr leden van de kernwerkgrep (KWG), een aantal andere taken kunnen dr andere leden van het VT pgenmen wrden. De vraag wrdt gesteld wie bereid is m deel uit te maken van de KWG. De KWG heeft tussentijds geregeld cntact via en telefn en kmt k minstens 1 keer samen ter vrbereiding van het vlgend veranderteam. Er wrdt beslist dat de samenstelling van de KWG behuden blijft (d.w.z. Liesbet, Fleur, Eline en Samia), maar dat meer taken wrden drgegeven aan de andere leden van het VT. Rnd andere taken wrdt de discussie geverd en wrden beslissingen genmen: 2

3 Taak/rl Extra duiding, pmerkingen, Wie neemt dit p? Vrzitten VF Iemand die de mensen verwelkmt, de Kristf bindteksten verzrgd, Het VT zu het ged vinden indien dit een zrgverstrekker zu zijn. Website Een 1 ste versie van de website zu er vr de Nathalie zmer meten zijn. Het Agentschap zal een pleiding vrzien vr de persnen die de website van de ELZ gaan nderhuden. Eline hudt Nathalie p de hgte ver de ntwikkelingen m.b.t. de website. Andere leden van het VT kunnen teksten ed. aanleveren. Vrdrachten geven, Vragen wrden vrgelegd aan het VT en dan wrdt beslist wie wat kan den. Een standaard presentatie kan eventueel vrzien wrden..a. Mari is hierte bereid, maar k andere leden van het VT Verslaggever VT en VF Evelien (back-up: Ulrike) Lgistieke vrbereiding VT en VF Registratie aanwezigheden Tijdsbewaking VT en VF Inhudelijke vrbereiding VF Verwerking input VF Mensen de gede ntvangst van hun inschrijving bevestigen + aanduiden in cntactlijst wie aanwezig/verntschuldigd is. Eline bekijkt de mgelijkheden vr een prfessineel adres vr de ELZ. Idealiter een 2-tal persnen die dit e- mailadres pvlgen. Anneleen Kathleen (back-up: Nathalie) Anneleen Wrdt telkens p het einde van een VT bekeken (idem PPT vr VF). Wrdt telkens p vrhand, p het VT, besprken. Opmaak nieuwsbrief Mits input van anderen. Er wrdt gezcht naar een ged systeem m de nieuwsbrieven p te maken. Nathalie N.a.v. de nieuwe GDPR-wetgeving zullen we bij de aanvang van het vlgend VF aan de aanwezigen vragen m af te tekenen bij zijn/haar naam en vragen: - f zij de nieuwsbrief van de ELZ willen ntvangen en - m zich akkrd te verklaren m herkenbaar in beeld te kmen p beeldmateriaal. 5) Oefening 1 Waarm veranderen? Liesbet en Eline maakten een samenvatting van alle input die we reeds ntvangen hebben m.b.t. vraag 1 (input visie-bevraging en input tijdens VF) en de input vanuit de piltprjecten. Er wrdt bekeken f alles duidelijk is, f er elementen zijn die we vanuit de piltprjecten kunnen meenemen, Het VT geeft de vlgende feedback p dit dcument: - Persnen met een zrg- en ndersteuningsnd i.p.v. persnen met een zrgnd. - Vanuit het perspectief van de burger: Het preventie-aspect zuden wij ng explicieter kunnen vermelden. 3

4 Ok het belang van infrmele zrg (.a. mantelzrg) zuden we ng meer kunnen benadrukken. Wat wrdt verstaan nder vertruwen in de 1 ste lijn? Dat iedereen elkaar bekijkt als cllega s, maar k dat burgers een veilig, vertruwd gevel hebben. Dit kan eventueel bij kwaliteitsvlle zrg vermeld wrden. De meeste andere aspecten die in de pilten naar bven kwamen kunnen wij k meenemen in ns finaal verzicht. - Vanuit het perspectief van medewerkers werkzaam in zrg en welzijn p de 1 ste lijn: Het principe van gedeelde zrg zuden wij k kunnen vermelden. Dit hangt k samen met gegevensdeling (platfrm). Het is k zinvl m het burger-/veranderingsgerichte denken, het werken vanuit delstellingen, expliciet bij dit perspectief p te nemen. Ok het element van nmacht/het niet alleen staan in een casus in zinvl m mee p te nemen. - Heel cncrete vrstellen (zals bv. centrale wachtlijst wnzrcentra en krtverblijf ) gaan wij niet vernemen van de pilten, want dan nemen we een standpunt in. - Heel veel zaken kmen terug vanuit de verschillende perspectieven. We gaan deze efening niet pnieuw den vanuit de 2 resterende perspectieven. De elementen die we zinvl vinden m mee p te nemen hebben we benemd (zie hierbven). Ulrike en Eline passen het schema aan.b.v. deze feedback. Zij maken een schema dat visueel mi gt met een verkepelend deel met elementen die in beide perspectieven terugkmen m dan p te splitsen per perspectief. 6) Pauze 7) Oefening 2 Waarm bestaan we? Bij efening 2 stellen we ns de vraag wat het betekenisvlle werk is dat we willen rganiseren? Wat is nze bestaansreden? We stellen vast dat de resultaten van de pilten Dender en Zuid-Ost Limburg erg gelijklpend lijn. Deze zijn dan k gebaseerd p de beleidsvisie, de 16 pdrachten tebedeeld aan de ELZ, Er werden kernpdrachten gedefinieerd dr de pilten, prcesstappen m die pdrachten vervuld te krijgen en er werden belangengrepen/delgrepen bepaald. Een 1 ste pdracht gaat ver preventie, zrgen en ndersteunen. De 2 de pdracht gaat ver de creatie van een cmmunity (ervr zrgen dat iedereen betrkken is, dat iedereen aan de slag gaat met de veranderingen, ). Aangezien de kernpdrachten in de blauwe kaders (m.b.t. preventie, zrgen en ndersteunen) grtendeels samenvallen met vraag 4 wrdt het vrstel gedaan m dat nu even te laten liggen en ns nu te richten p de cmmunity-vrming. We baseren ns daarbij k p de utput van vraag 1. Enkele vragen wrden in 2 grepjes besprken: - Wat valt er p in het schema? Waar willen wij specifiek p inzetten? Pririteiten? Waar willen we ns nu p richten? - Wat kunnen we al den m anders te gaan werken? Elkaar en elkaars expertise leren kennen en erkennen, meer afstemmen, met elkaar cmmuniceren, zwel binnen als buiten de eigen berepsgrep zwel rganisaties, als individuele zrg- en hulpverleners 4

5 beschikken ver crrecte drverwijsgegevens (cfr. rechtenverkenner, sciale kaart, ) Zelfzrg/-regie en empwerment van de cliënt (en daarbij aansluitend delgerichte zrg) We stellen vast dat diverse actren reeds werk maken van meer delgerichte zrg (i.h.k.v. vraagverheldering e.d.), maar dat ng meer individuen/rganisaties hier aandacht aan zuden kunnen besteden. Er zu k ng meer nderling kunnen afgestemd wrden (wie de delen in kaart brengt, he deze infrmatie kan gedeeld wrden, unifrme manier van vraagverheldering, ). Buurtwerking, buurtgerichte zrg Gezien de grtte van de ELZ kan het vr de partners cncreter wrden wanneer we heel lkaal actie ndernemen. He buurtgericht gaan we werken binnen de ELZ? Er wrdt al heel wat uitgeschreven ver buurtgerichte zrg. Centrale infrmatie (zwel vr zrgverleners als vr burgers) (Fysiek) infpunt / nthaalfunctie Digitaal Een centraal meldpunt, waar mensen kunnen melden van wat fut lpt kan een idee zijn. Kringwerking Sluit aan bij de pdracht belangen behartigen - Wat zien we niet zitten? Wat hudt ns tegen? Cncurrentie, verzuiling, 8) Vrbereiding veranderfrum Het vlgend VF wrdt idealiter cncreter. He maken we het cncreet, interessant? Een vrbeeld, een casus, kan dienen als inspiratiebrn. Waar is er een prbleem en waar kan meer samenwerking een meerwaarde betekenen? Het veranderteam maakt de agenda p vr het vlgend VF (12/6): Men zit eerst aan tafel per cluster, per type actr. Bij elke tafel zit telkens iemand vanuit het VT. - Naam ELZ (zie supra) - Vrstelling veranderteam (ev. a.d.h.v. de ft s) - Beslissingsrecht VF Zie supra (we delen de principes mee die het VT als vrstel det en vragen feedback). We geven hen enkele richtvragen vr een discussie aan tafel: Wat hebben jullie ndig m jullie te kunnen greperen, m af te stemmen? Wat zijn de bstakels? Welke nden zijn er t.a.v. de ELZ? We bekijken hiervr ged het huiswerk dat we nu k gaan den en zrgen ervr dat er geen verlap in vragen is. 5

6 - Afklppen vraag 1 Waarm veranderen? Het schema dat Ulrike en Eline zullen maken (samenvatting efening 1) wrdt p vrhand drgestuurd naar de leden van het VF. Tijdens het VF wrdt dit schema afgeklpt. We vragen f dit z OK is, f er suggesties ter verbetering zijn, We laten iedereen van tafel veranderen. Men zit nu multidisciplinair aan tafel. Bij elke tafel zit telkens iemand vanuit het VT. - Vraag 2 Waarm bestaan we? We geven mee dat wij, als VT, cncluderen dat een aantal punten echt in het g springen wanneer we de utput van vraag 1 en de resultaten vr vraag 2 van de pilten bekijken. We laten de grepjes nadenken en discussiëren rnd een casus. We laten de aanwezigen aangeven waar zij priritair willen p inzetten. We den een prep vr deelname aan een werkgrep rnd het thema waar de grep priritair wil p inzetten. De KWG zal de inhud van het veranderfrum beter uitwerken. Kristf, Nathalie en Kathleen sluiten aan bij deze vergadering (p dinsdag 22/5 m 11u p de Kning Willem I kaai nr. 7, 9000 Gent). 9) Varia - Lexicn Belangrijk dat we hetzelfde verstaan nder elke term. Vanuit de verheid zu een lexicn tegen de zmer uitgewerkt wrden. Wij wachten hier dus even mee. - Huiswerk m.b.t. cntactlijst Cfr. Eline 16/5. Vragen hierver kunnen aan Eline gesteld wrden. - Cntactlijst leden VT Cfr. Liesbet 15/5. Gelieve een ft + telefn-/gsm-nummer aan Eline te bezrgen (graag vr het vlgend VF). - Richtlijn rnd aanwending van de subsidie vr de ELZ vr 2018 en Fleur maakt tegen de vlgende bijeenkmst van het VT een kstenraming p en klaart ng een aantal zaken uit (bv. prestatiegelden: vr wie allemaal?). Brdjes, zalen, URL, adres, verversnksten, reizen naar het buitenland, presentiegelden vr bepaalde persnen, kunnen betaald wrden vanuit de subsidie. Persneel (!) van rganisaties die reeds subsidies krijgen van de verheid kunnen met deze subsidie GEEN prestatiegelden ntvangen. Op 8/11/2018 vindt een studiedag plaats van de Hgeschl Gent rnd integraal samenwerken in de 1 ste lijn. Dit valt samen met het VT. Het VT van 8/11 wrdt daarm verplaatst naar 15/11 m 8u30. Het vlgend veranderfrum vindt plaats p dinsdag 12 juni (12-14u, Wichelen). De vlgende vergadering van het veranderteam vindt plaats p dnderdag 13 september (12-16u). 6