Handleiding voor de organisatie

Transcriptie

1 Handleiding vr de rganisatie Dit dcument dient als ndersteuning bij het pstellen en indienen van een prjectaanvraag vr de prjecten Maatschappelijk Verantwrd Ondernemen. Het in acht nemen van deze kanttekeningen kan erte bijdragen m een succesvl resultaat te bekmen p het einde van het academiejaar. Onderstaande infrmatie is het resultaat van de feedback verzameld ver de vrbije edities en kmt tegemet aan mgelijke vragen. 1. Timing Het prject lpt van ktber 2013 april Tijdens de examenperide (december-januari) wrdt het prject tijdelijk stilgelegd en hervat in februari. - Eind september wrdt een infsessie gerganiseerd vr de studenten. Na aflp wrden alle prjectvrstellen digitaal beschikbaar gesteld vr de studenten, waarna zij individueel kunnen intekenen. - Begin ktber wrden de grepen reeds samengesteld. Er wrdt aan de studenten gevraagd m kennis te maken met het team en een teamleider aan te duiden. - De teamleider initialiseert de eerste vergadering en bedingt een cntactmment bij de interne en externe begeleider van het prject. Tijdens dit gesprek wrdt het prject meer in de diepte besprken en wrden cncrete delstellingen pgelegd. - Studenten bundelen deze infrmatie in een aangereikte template, die zij, gehandtekend dr alle partijen, indienen begin nvember. Hierin frmuleren zij in hun eigen wrden de prjectinhud en de delstellingen. Dit is de handleiding vr het prject waaraan zij zich dienen te huden bij de uitwerking. - Per semester wrdt één vrtgangsrapprt verwacht van de studenten dat zij aan de hand van een template kunnen invullen. Hierin bespreken zij de bereikte resultaten, de (pgelste) prblemen en de verdere stappen. - Het pleveren van het finale dcument, dat de resultaten bundelen zal, gebeurt eind april. (Indien u een plevering wenst, eerder in het academiejaar, wrdt u verzcht dit reeds bij de prjectaanvraag te vermelden.) De finale plevering bevat hetvlgende: Prjectplanning Enkele vrtgangsrapprten (minstens 1 per semester) Een finaal dcument met een verzicht van het geleverde werk en aanbevelingen vr de tekmst Een duidende pster

2 2. Werkbelasting 2a. Vr de student Het is de bedeling dat 4 studenten samen ngeveer 7 uur per week zullen besteden aan het prject. Dit kmt vereen met een fulltime equivalent die gedurende één maand aan uw prject werkt, maar dan verspreid ver 4 studenten en ver één academiejaar. He en wanneer deze uren ingevuld wrden is vrij te kiezen. In principe zijn de studenten p vrijdagmiddag vaak vrij van lessen m aan het prject te werken. Cncreet vragen wij u m rekening te huden met vlgende punten: - He vaak wenst de interne begeleider van de rganisatie persnlijk cntact met de studenten? Dit kan variëren afhankelijk van de verwachtingen en de prjectinhud. - Hu bij het vaststellen van het aantal cntactmmenten rekening met de reistijd van de studenten van en naar de lcatie van de samenkmst. Deze dient u mee in mindering te brengen van de eerder vrpgestelde 7 uur per week. Dit heeft tt gevlg dat de afstand van uw rganisatie (f de plaats waar de vergaderingen drgaan) tt de universiteit mgekeerd evenredig is met het aantal cntact mmenten. Bedenk hierbij k dat studenten vaak gebruik maken van het penbaar verver en dat het dus minder tijd zal vergen m p een ged bereikbare lcatie te vergaderen. - Bvenstaande pmerking geldt uiteraard enkel vr persnlijke cntactmmenten. De frequentie van cntacten via andere cmmunicatie kanalen is prjectafhankelijk. Z zal de frequentie van mailverkeer duidelijk besprken wrden bij de aanvang van het prject. 2b. Vr de rganisatie De input en sturing van jullie kant bepalen jullie in principe zelf. We verwachten dat de studenten zelfstandig kunnen werken. Dit kunnen zij vanp afstand den. Het is dus niet de bedeling dat zij werkruimte bekmen binnen jullie rganisatie, tenzij uitdrukkelijk besprken bij de aanvang van het prject. De frequentie van de cntactmmenten bepalen jullie eveneens zelf (zals hierbven aangegeven). 3. Prjectinhud De prjecten vr dit frum mgen verschillende dmeinen behandelen aangezien de pleiding Handelsingenieur een brede pleiding is met uiteenlpende vakgebieden. Het is aangewezen m als rganisatie reeds een duidelijke prbleemstelling naar vr te brengen. Z trekt u als rganisatie de studenten met de juiste cmpetenties en interessegebieden aan vr uw prject. Hu bij het pstellen van uw prbleemstelling rekening met vlgende aanbevelingen: - In bijlage vindt u een lijst met de dmeinen waarin een prject zich kan situeren. Elk van deze grte dmeinen zijn nderverdeeld in kleinere subdmeinen. U kan zich dr deze lijst

3 laten inspireren bij het pstellen van de prjectaanvraag. U kan eventueel verschillende subdmeinen cmbineren, maar hu hierbij pnieuw rekening met beschikbare tijd. - Sinds dit academiejaar bieden we k de mgelijkheid m te pteren vr een vereenvudigde (en iet wat gestandaardiseerde) aanvraag in te dienen. Zals in de nieuwsbrief is weergegeven zijn er vier standaard analyses mgelijk: financieel, peratineel, markt en cmmunicatie. Deze tekenen slechts zeer rudimentaire krijtlijnen uit en dienen verder verfijnt te wrden tijdens het eerste kennismakingsgesprek. - Indien een prject te mvangrijk blijkt, staat het u vrij m dit prject p te splitsen en als twee f meer aparte prjecten in te dienen. Een andere ptie is m het prject te spreiden ver meerdere academiejaren. - Denk reeds p vrhand na ver wat u als rganisatie zu definiëren als zijnde een succesvl en bruikbaar resultaat. Dit bevrdert een delgerichte en efficiënte werking. - Uiteraard kan u steeds cntact pnemen met één van de rganiserende leden van de Universiteit Antwerpen m u bij te staan met raad en daad bij het invullen van de template. - Bent u er ng niet 100% zeker van wat de cncrete uitkmst met zijn van het prject, geen prbleem. Tijdens de gesprekken bij de aanvang van het prject (ktber) wrdt specifiek stilgestaan bij de mgelijkheden. - Jaarlijks publiceren we de samenvattingen van alle prjecten in een Bk f Abstracts. Indien u geïnteresseerd bent in deze vrige prjecten, f inspiratie wil pden, kan u een digitale versie bekmen via nze website en drklikken p Bk f Abstracts in de kantlijn. 4. Indienprcedure U vindt de template tt prjectvrstel in bijlage, zals deze aan de studenten zal wrden vrgelegd. Hierin wrdt naar algemene infrmatie geplst, aangaande de rganisatie en het prject. De template dient als riëntatie vr de studenten en geeft hen een eerste indicatie van wat ze kunnen verwachten. In een verder stadium zal begin ktber wrden samengezeten m de lijnen van het prject nauwkeuriger uit te tekenen. Het is dus niet ndzakelijk deze nu al weer te geven in het prjectvrstel. Graag vernemen wij vr 18 september 2013f u geïnteresseerd bent in een samenwerking met de Faculteit TEW van de Universiteit Antwerpen. 5. Meer infrmatie Website: Cntact: Jelle Van Camp Universiteit Antwerpen, Prinsstraat 13 / B517, 2000 Antwerpen mail: jelle.vancamp@ua.ac.be tel: 03/

4 6. Bijlage Strategisch Organisatiestructuur Sectranalyse Risicanalyse Benchmarking Besparingsmgelijkheden Externe factren met invled p de rganisatie Marketing Naambekendheid Delpubliek Klantgerichtheid Klantendatabase Marketingstrategie Imag-nderzek Klantenwerving Publiciteit Marktanalyse Branding Klantentevredenheid Klantenrelaties Externe cmmunicatiekanalen Financiering Financiële structuur Cashflwberekening Fndsenwerving (spnsring, financiële en materiële steun) Supply Chain Management Kstenanalyse Kstenptimalisatie Relaties met leveranciers Vrraadptimalisatie Transprt Lgistiek Distributiesysteem Accunting Bekhuding Infrmatie in verband met BTW-plicht Juridisch Subsidies Beperkingen pgelegd dr de wetgeving Organisatiestructuur Oprichting rganisatie

5 Human Resurce Management Persneelsrelaties Interne cmmunicatie Taakbeschrijvingen (prcedurebek) Persneelswerving (f aantrekken vrijwilligers) Engagement persneel/vrijwilligers Infrmatica Website Interne sftware ERP-systeem IT-infrastructuur Besturingssysteem Gebruik IT in rganisatie Prductanalyse Technische analyse Ecnmische analyse Sciaalecnmische impact Kennisdatabank Infrastructuur Verhuur Reserveringssysteem Onderhud Sciaalecnmische impact van de rganisatie Evenement rganiseren