1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaamse Landmaatschappij zoekt een procescoördinator aangifte contract van onbepaalde duur Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel VOORBEHOUDEN BETREKKING voor personen met een arbeidshandicap die recht hebben op een langdurige loonkostsubsidie /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Om goede beslissingen te nemen, heb je gegevens nodig. Ook om goede oplossingen te vinden, heb je gegevens nodig. Effectieve wetgeving start dan ook met het verzamelen van relevante gegevens. Een belangrijk onderdeel van het mestdecreet omhelst het verzamelen, verwerken en ter beschikking stellen van die gegevens die nodig zijn om het mestbeleid vorm te geven en uit te voeren. Binnen de dienst Productie en Afzet van de Mestbank zijn we op zoek naar een enthousiaste medewerker die verantwoordelijk is voor de verzameling van de aangiftegegevens van de landbouwers en van de uitbaters, meer bepaald mestbewerkers en -verwerkers, producenten andere meststoffen, veevoederfabrikanten, verzamelpunten, kunstmeststofproducenten en erkende voerders. Als procescoördinator Aangifte zorg je voor een zo volledige en correct mogelijke inventarisering van mestbankgegevens, zodat alle relevante landbouwgegevens beschikbaar zijn voor de andere processen binnen de VLM, en zodat deze cijfers kunnen gebruikt worden bij de verdere uitstippeling van het beleid. Het proces is al voor een groot deel geïnformatiseerd, het is jouw taak om ze nog verder te automatiseren. Je zorgt er voor dat iedere aangifteplichtige landbouwer en uitbater zijn jaarlijkse aangifteplicht via het Mestbankloket kan vervullen.

2 Als procescoördinator Aangifte ben je verantwoordelijk voor de jaarlijkse Mestbankaangifte. In overleg met de procesverantwoordelijken in de regio s en de informaticadienst bepaal je noodzakelijke aanpassingen aan de digitale aangifte en volg je de ontwikkeling van het aangifteloket op. Je verzamelt opmerkingen, formuleert verbeteringen en vertaalt deze in duidelijke instructies voor de ontwikkelaars van de applicatie. Als intern en extern aanspreekpunt wat betreft de jaarlijkse aangifte, ondersteun je de medewerkers in de regio bij interne en externe vragen. Naast interne kennisdeling, gebruik je je kennis en ervaring ook bij het overleg over en het aanpassen van de VLAREME, het uitvoeringsbesluit van het Mestdecreet. Naast de inventarisatie van de gegevens, is het bewaken van de kwaliteit van de ontvangen gegevens je andere belangrijke taak. In overleg met de procesverantwoordelijken in de regio, en de andere diensten van de Mestbank, werk je kwaliteitscontroles en -acties uit Na overleg en goedkeuring door de leidinggevenden coördineer, evalueer en stuur je deze acties bij. Deze vacature wil kansen geven aan werkzoekenden die het omwille van hun handicap of ziekte moelijker hebben op de arbeidsmarkt. 2 FUNCTIECONTEXT pagina 2 van 12

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning pagina 3 van 12

4 Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten van productontwikkeling Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen,, IT-programma s databanken, concepten voor financieel beheer Processen Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd pagina 4 van 12

5 Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten Kennis met betrekking tot het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken doelstellingen. Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden pagina 5 van 12

6 Het opvolgen van de werkzaamheden 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je komt voor onbepaalde duur in aanmerking voor toegang tot een beschutte werkplaats of voor een Vlaamse ondersteuningspremie op basis van een beslissing van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding ( Of je hebt een bijstandsveld W2 of W3, toegekend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap. 2) Je hebt een diploma licentiaat/master, of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid, bij voorkeur met specialisatie land- en tuinbouw. De volledige lijst van diploma s die toegang geven tot niveau A vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet voldoen aan de statutaire deelnemingsvoorwaarden vermeld in punt 1. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Karen De Swaef, personeelsdienst@vlm.be, tel: 02/ ). pagina 6 van 12

7 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt belangstelling voor milieu en landbouw Je hebt belangstelling voor en bent bereid je in te werken in de wetgeving, procedures en de activiteiten van de Mestbank Je hebt belangstelling voor en bent bereid je grondig in te werken in de wetgeving, procedures en de activiteiten van de Mestbank wat betreft de jaarlijkse Mestbankaangifte van landbouwers en uitbaters. Je hebt ervaring met MS Office en kan data helder en duidelijk interpreteren, samenvatten en rapporteren. Je communiceert vlot en open met je collega s en je leidinggevende, maar ook met de specialisten op het terrein Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: pagina 7 van 12

8 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Het betreft een boeiende en uitdagende functie met maatschappelijke relevantie. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je hebt de mogelijkheid tot telewerken. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3204,70 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste twaalf maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. pagina 8 van 12

9 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 20 mei VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Aansluitend op de screening van de formele deelnemingsvoorwaarden is er ook een preselectie aan de hand van de vragenlijst uit het sollicitatieformulier. In deze fase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen Eerste toetsing van je inzicht en visie op de functie De relevantie van je werkervaring Deze selectiefase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 50% die behoren tot de tien beste kandidaten kunnen deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij een gelijkheid van stand kunnen er meer kandidaten toegelaten worden. Wanneer een van de tien hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 20 mei 2019 (datum onder voorbehoud). 6.3 COMPUTERGESTUURDE TESTEN Aan de hand van een aantal computergestuurde testen en een persoonlijkheidsvragenlijst worden de persoonsgebonden competenties gescreend. pagina 9 van 12

10 De computergestuurde testen zullen plaatsvinden te Brussel op 27 mei 2019 en, afhankelijk van het aantal kandidaten, eventueel op 28 mei 2019 (onder voorbehoud). Deze selectiefase is adviserend. 6.4 EINDSELECTIE: JURYGESPREK Het jurygesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende afdeling/dienst en een selectieverantwoordelijke. Het jurygesprek kan aangevuld worden met een praktijkproef. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Jouw visie op en inzicht in de functie - Je motivatie en verwachtingen voor deze functie - Je gedragscompetenties - Je vaktechnische competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Het jurygesprek zal plaatsvinden te Brussel op 5 juni 2019 (onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 10 van 12

11 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 19 mei Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma en een kopie van je attest van de VDAB of het VAPH waarmee je aantoont in aanmerking te komen voor een voorbehouden vacature: bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel. of per post naar: Vlaamse Landmaatschappij Personeelsdienst t.a.v. Karen De Swaef Koning Albert II-laan Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 19 mei 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Karen De Swaef, tel. 02/ VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Bart Willaert, diensthoofd Productie en Afzet, Mestbank, bart.willaert@vlm.be, tel: 02/ Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met Karen De Swaef, HR-verantwoordelijke, personeelsdienst@vlm.be, tel: 02/ Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 11 van 12

12 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juni Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met Karen De Swaef, HR-verantwoordelijke, tel: 02/ RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van coördinator aangifte bij entiteit de Vlaamse Landmaatschappij, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als coördinator aangifte. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12