Het Agentschap Overheidspersoneel zoekt 2 medewerkers set-up en security

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap Overheidspersoneel zoekt 2 medewerkers set-up en security Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT 1.1 HET AGENTSCHAP OVERHEIDSPERSONEEL Je gaat aan de slag binnen het Agentschap Overheidspersoneel (AgO). AgO ondersteunt de entiteiten van de Vlaamse overheid op het vlak van personeel en organisatieontwikkeling. Ze bouwt een HR-beleid uit voor de ganse Vlaamse overheid, volgt dit op en evalueert het. Ze zorgt voor de verdere ontwikkeling van HR-professionals en sterk leiderschap binnen de Vlaamse overheid. AgO biedt een gemeenschappelijke HR-dienstverlening aan met betrekking tot personeelsadministratie, rekrutering en selectie, sociale dienstverlening, personeelsregelgeving en opleidingen. Daarnaast zorgt zij voor tools om de HR-dienstverlening efficiënter in te richten (beheer van HR-data en HR-applicaties zoals Vlimpers). AgO ondersteunt de HR-functie in de entiteit door: een klankbord te bieden (ook bij andere HR-professionals uit de Vlaamse overheid) samen te werken in projecten gedeelde HR-instrumenten te ontsluiten. Wij werken ondertussen voor meer dan 60 Vlaamse overheidsorganisaties, goed voor bijna personeelsdossiers. 1.2 DE AFDELING HR TECHNOLOGIE EN DATA

2 De afdeling HR Technologie en Data staat in voor de ontwikkeling, het onderhoud en het functioneel beheer van de HR gerelateerde technologie binnen de Vlaamse overheid Binnen ons applicatielandschap neemt het personeelssysteem Vlimpers de belangrijkste plaats in (Oracle/Peoplesoft HCM 9.2 in combinatie met Acerta L4 loonmotor). Voor de ondersteuning van onze talentprocessen implementeren we Cornerstone On Demand en voor de planningsprocessen ORTEC Workforce Scheduling. Daarnaast beheren we ook diverse ondersteunende HR tools en interfaces naar interne en externe toepassingen en/of bronnen. De afdeling staat in voor een totaalpakket aan sociaal secretariaatstaken zoals de volledige loonadministratie inclusief de fiscale en sociale verplichtingen als werkgever. Daarnaast ondersteunt de afdeling de goede werking van de personeelsadministratie en een correct toegangsbeheer tot al onze toepassingen. We streven naar een data gedreven bedrijfsvoering door het aanbieden van kwaliteitsvolle HR rapportering. Dit gebeurt door middel van een uitgebreid datawarehouse en rapporteringsplatform (IBM Datastage en IBM Cognos). De afdeling herbergt tot slot tal van projecten die de volgende generatie van geïntegreerde HR technologie en verdere digitalisering van HR processen binnen de Vlaamse overheid voorbereidt. Het verzekeren van de informatieveiligheid en een toekomstgerichte architectuur vormen de rode draad doorheen onze werking. Je komt terecht in het team dienstverlening. De collega s binnen het team staan in voor het gebruikersen toegangsbeheer binnen het personeelssysteem Vlimpers, zetten digitale personeelsplannen op en onderhouden ze, verwerken reorganisaties, beheren toegangen tot randsystemen (o.m. voor rapportering en opvolgen van klantenvragen) en beheren de toegang binnen de Vlaamse overheid tot systemen, beheerd door de federale overheid. Daarnaast bestaat het team ook uit collega s die sociaal secretariaatstaken op zich nemen en als tweedelijnshelpdesk de personeelsdiensten ondersteunen. Je werkt samen met 15 collega s in het team dienstverlening, waarvan 6 zich ook toespitsen op set-up en toegangsbeheer. Je team werkt nauw samen met de collega s van de andere teams binnen de afdeling HRtechnologie en data (team applicaties en HRbeheer) aan klantgerichte systemen en een klantgerichte dienstverlening. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als medewerker set-up en security werk je mee aan het centraal beheer van toegangen tot verschillende toepassingen: Vlimpers (personeelssysteem), Cognos (rapporteringstool), RSZ portaal, gebruikersbeheer, enz. Je denkt bovendien mee na over de vereiste rollen en verantwoordelijkheden voor onze klantorganisaties in de verschillende toepassingen en zet die rollen op. Je bent het aanspreekpunt voor onze klanten bij het digitaal uitbouwen en het up-to-date houden van hun personeelsstructuur (organogrammen) in Vlimpers en herwerkt deze bij bv. reorganisaties. Je werkt pagina 2 van 11

3 mee aan de optimalisatie van processen en procedures voor set-up en toegangsbeheer voor ons personeelssysteem. Je identificeert, analyseert en volgt risico s op het vlak van toegangsbeheer op. Je lost zelfstandig problemen op en je beantwoordt vragen die binnenkomen via de CRM (systeem voor het opvolgen van vragen van klanten) Je documenteert de oplossingen van nieuwe problemen in functie van latere vragen voor jezelf en je collega s. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Voorbereiding Resultaat De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Voorbeelden van activiteiten - Je neemt voldoende initiatief om kennis op te doen over de domeinen die aan jou zijn toegewezen: via zelfstudie, door met ervaren collega s mee te lopen, door actief vragen te stellen, - Je stelt een eigen werkplan op om je werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren - Je zorgt voor een goede voorbereiding bij het uitvoeren van grotere taken zoals het uitvoeren van reorganisaties - Voor grotere wijzigingen word je betrokken bij de analyse om de aard van de vraag volledig te begrijpen, alternatieven als oplossing aan te reiken en de mogelijke impact van wijzigingen te onderzoeken. Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. - Je behandelt cases en vragen met impact op setup van het personeelssysteem en toegangsbeheer van systemen in het beheer van de afdeling - Je organiseert opleidingen en testsessies - Je staat in voor een heldere communicatie naar de gebruikers - Je zorgt voor duidelijk uitgeschreven procedures zodat je collega s het kunnen overnemen bij je afwezigheid - Je neemt het toegangsbeheer nauwgezet op, rekening houdend met de gemaakte afspraken, rollen en verantwoordelijkheden - Je werkt mee aan projecten of bent eigenaar van een werkpakket binnen een project - Je organiseert werkgroepen of klankbordgroepen om het pagina 3 van 11

4 gebruikersstandpunt te kennen voor een nieuwe of aanpassing van een bestaande functionaliteit in het systeem - Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. - Periodiek rapporteren aan de teamcoördinator over je activiteiten, knelpunten, - Opmaken van een activiteitenverslag - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen - Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren - Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever - Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken - - Controleren van gegevens in het personeelssysteem zodat steeds accurate gegevens doorstromen naar andere toepassingen - Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem - Documenteren van uitgewerkte oplossingen - Contacten leggen en onderhouden met leveranciers - - Je werkt nauw samen met je collega s van het team, de afdeling, het agentschap. Je deelt kennis die je hebt opgebouwd met je collega s op gepast niveau. - Opleidingsbehoeften monitoren en voorstellen doen voor opleidingspakket of portfolio - CRM (schakel): registreren en opvolgen van binnengekomen probleemmeldingen - Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen en stuurgroepen, eventueel zorgen voor verslagen - Je stelt nauwkeurige instructies en handleidingen op voor je collega s en klanten pagina 4 van 11

5 Kennis met betrekking tot het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren - Je informeert je klant duidelijk over de oorzaak van mogelijke problemen, de inschatting nodig om het probleem op te lossen, eventuele work-arounds, - Zelf geven van en/of vakinhoudelijk ondersteunen van opleidingen, toelichting geven over procedures en invoerinstructies -. - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - Bezoeken van beurzen - 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Agentschap Overheidspersoneel. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het Agentschap Overheidspersoneel in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 5 van 11

6 binnen het Agentschap Overheidspersoneel en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). j Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Emilie Van Wesemael, emilie.vanwesemael@vlaanderen.be, ). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een algemeen inzicht in de structuur en de werking van de Vlaamse overheid Je hebt een grondige kennis van het toegangsbeheer van het personeelssysteem Vlimpers en/of gerelateerde systemen van de Vlaamse overheid Je hebt ervaring in het opzetten van organogrammen Je kan sterk oplossingsgericht werken Je kan werken met de meest courante applicaties binnen Microsoft Office Je hebt een heldere manier van communiceren Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 6 van 11

7 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van overplaatsing moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.988,54 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 7 van 11

8 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 13 mei 2019 (datum onder voorbehoud). 5.2 FASE 2 (VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST) Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je motivatie Je inzicht in de functie Je technische competenties Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is adviserend. De selectiefase vindt plaats in Brussel op 15/05/2019 (datum onder voorbehoud). Indien er twee kandidaten weerhouden worden na deze selectiefase, kan deze procedure besloten worden op basis van het dossier. 5.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK VOORAFGEGAAN DOOR PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie pagina 8 van 11

9 Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel, tijdens de week van 20 mei 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 15/05/2019. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Behaalde je na 2002 je diploma in een Vlaamse onderwijsstelling en zit je diploma in de LED-databank? Dan moet je ons geen kopie van je diploma bezorgen. Zit je diploma niet in de LED-databank, bezorg ons dan een kopie van je diploma bij je sollicitatie. Hoe kan je de LED-databank raadplegen? Log met je elektronische identiteitskaart (eid) of token in op Klik vervolgens op ga naar LED onder de rubriek LED voor sollicitanten. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: pagina 9 van 11

10 je het sollicitatieformulier gebruikt optioneel: je een kopie van je diploma bezorgt (tenzij het in de LED-databank zit) je je kandidatuur uiterlijk op 15/05/2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Je vindt het sollicitatieformulier bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je tot en met 25 april contact opnemen met: Nele Eggermont Teamverantwoordelijke team Dienstverlening Vlimpers Nele.eggermont@vlaandere.be tel Of vanaf 25 april met : Wouter De Boeck Afdelingshoofd HRTD Wouter.deboeck@vlaanderen.be Tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Emilie Van Wesemael selectiedeskundige emilie.vanwesemael@vlaanderen.be tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 10 van 11

11 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer (28749). pagina 11 van 11