G.M.R. S.P.O. VENRAY

Transcriptie

1 Verslag van de vergadering d.d. 29 maart 2017 G.M.R. S.P.O. VENRAY Aanwezig: CvB/Staf: Afwezig: A. Cuppen, M. Dupont, M. Hoedemaekers, F. Janssen, H. Klomp, R. van Mil, J. van Ochten, L. Philipsen, A. Smits, E. Sweelssen en M. de Groot (voorzitter) M. Reulen E. van der Velden Openbare vergadering 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Mevrouw Broeren, als nieuw GMR-lid, wordt speciaal welkom geheten. De heer Reulen reikt ter vergadering een paper uit met informatie per agendapunt. Voor de volgende vergadering zal hij deze schriftelijke informatie met de agenda meesturen, zodat agendapunten mogelijk nog sneller afgehandeld kunnen worden. Vaststelling agenda Als agendapunt 2b wordt toegevoegd begeleiding startende leerkracht. 2. Vakantierooster In het vakantierooster zijn twee studiedagen opgenomen. 1 studiedag is de SPOV-dag en de andere studiedag is op schoolniveau. Het vakantierooster is gebaseerd op de minimale variant (25,75 lesuren per week). Het aantal studiedagen kan daardoor per school afwijken. De GMR brengt een positief advies uit t.a.v. het vakantierooster De getekende adviesaanvraag wordt overhandigd aan de heer Reulen. 2b. Begeleiding startende leerkrachten Een GMR-lid heeft vorige week woensdag een Fontys-bijeenkomst bijgewoond over hoe nu de startende leerkracht begeleid wordt en hoe dit voor de toekomst wenselijk is. Aan het einde van de middag bleek er al een plan klaar te liggen dat te downloaden was op de website. Dit zou alleen voor dit jaar gaan gelden, omdat de subsidie stopt. De heer Van de Ven mailde daarentegen dat het beleid van onderuit gestalte moet krijgen. Mevrouw Marie Louise van Lieshout vertelde dat zij voor dit onderwerp ook aanwezig was geweest bij het DO van SPOVenray. De heer Reulen antwoordt dat er een aantal trajecten door elkaar lopen. 1. Het dienstverband van de heer van de Ven met SPOVenray wordt uiterlijk einde van dit jaar beëindigd. Twee leerkrachten van SPOVenray zijn gevraagd en bereid gevonden om de taken (enerzijds ontwikkeling van beleid en anderzijds stagecoördinatie) van hem over te nemen. 2. Binnen Idee-academie Labyrint is met de gezamenlijke besturen een aantal documenten ontwikkeld, die door de PO-Raad zijn goedgekeurd. Deze documenten zijn nooit inhoudelijk besproken in het DO. Ze zijn bedoeld als kapstok. De bijeenkomst waar het GMR-lid op doelde is alleen georganiseerd door de PABO Venlo. Mogelijkerwijs wordt de samenwerking uitgebreid met PABO de Kempel in Helmond en de PABO in Nijmegen. Op 15 mei a.s. vindt een eerste bijeenkomst plaats van afgevaardigden (leerkracht en P&O-er) van de schoolbesturen Prisma, Dynamiek en SPOVenray. De heer van de Ven zal bij deze eerste opzet betrokken zijn. GMR 29 maart

2 In deze bespreking zal een werkgroep geformeerd worden, waarin alle geledingen zitting hebben. Op enig moment zal de vraag komen wie van de GMR wil meedenken met deze nieuwe ontwikkeling. 3. Begroting 2017 Vanuit de GMR wordt gevraagd welke voorbehouden de Raad van Toezicht t.a.v. de goedkeuring van de begroting 2017 heeft gemaakt. De heer Reulen antwoordt dat de Raad van Toezicht twee voorbehouden heeft gemaakt en een aantal afspraken. De betreffende brief van de Raad van Toezicht (goedkeuring met begroting 2017) zal g d worden aan de GMR. Iedere school/directeur beschikt over een gewaarmerkte/getekende begroting. Voor 2017 is met de directeuren afgesproken dat iedere investering goedgekeurd moet worden door het College van Bestuur. De GMR brengt een positief advies uit t.a.v. de begroting De getekende adviesaanvraag wordt overhandigd aan de heer Reulen. Afgesproken wordt voortaan in het vooroverleg te besluiten of een stemming schriftelijk of mondeling gebeurt. Stand van zaken m.b.t. de financiën De heer Reulen deelt mee dat de concept MARAP 2 is ontvangen. De controller heeft een correctiekolom toegevoegd, die door haar gevuld wordt met bijv. kosten van leermiddelen die later uitgegeven worden. Uit de MARAP 2 blijkt dat de personeelskosten te laag begroot zijn. Dit heeft te maken met de pensioenpremie. De PO Raad heeft bevestigd dat in de personele bekostiging vanaf augustus een opslag ontvangen wordt, waardoor dit tekort in september wordt rechtgetrokken. Met inachtneming van deze aanpassing van personele kosten, kan gesteld worden dat SPOVenray momenteel iets positiever draait dan begroot. De liquiditeit is ruim hoger dan de prognose. Dit komt vooral door het later uitgeven van gelden aan groot onderhoud, voorzieningen uit eerdere jaren die onder de maximaal geplande bedragen zijn gekomen en het beter werken volgens begroting. MARAP 2 zal toegezonden worden, zodra deze definitief is. De GMR heeft nog enkele vragen over de ontvangen MARAP 1. - Op de betreffende vraag antwoordt de heer Reulen dat de bijdrage aan het totaal per school nog niet per school als uitgave geboekt was. - De afwijkingen in afschrijvingskosten is vooral een begrotingstechnisch verhaal (verschuiving van posten). - De MARAP is zo omvangrijk weergegeven, daar is geen beginnen aan om deze uit te printen. Dat is lastig qua overzicht. De heer Reulen zegt dat de MARAP 2 al een nieuwe opzet kent met een uitgebreidere kolom aan de voorkant met uitklapvelden. De komende maanden zal nog verder gewerkt worden aan verbetering. - Op de opmerking dat een aantal posten niet in de begroting staan, antwoordt de heer Reulen dat sommige posten in de begroting waren samengevoegd en later in de uitwerking uit elkaar gehaald zijn. 4. Vervolg verkiezingen De verkiezingscommissie heeft in het vooroverleg verslag gedaan van de bevindingen en de data vastgesteld. Tot 22 april kunnen kandidaten zich middels de MR aanmelden. De verkiezingen zijn op 22 mei De GMR gaat akkoord met de toegezonden brief aan personeel en ouders, de verkiezingsprocedure en het kandidaatstellingsformulier. Deze stukken worden per mail toegezonden aan de MR-en. 5. Aanpassing GMR-reglement De GMR-commissie deelt mee dat er twee mogelijkheden zijn om het GMR-reglement aan te passen. Of het bestaande reglement aanpassen (details en fundamenteel m.n. verkiezing) of het modelreglement van GMR 29 maart

3 januari 2017 nemen waarin de wettelijke wijzigingen al zijn opgenomen en voorzien van specifieke aanvullingen vanuit SPOVenray (de uitgebreidere bevoegdheden). Gekozen is voor de tweede optie. In de GMR-vergadering van 20 april a.s. zal het concept reglement geagendeerd worden. Tevens zal het medezeggenschapstatuut uit 2010 bekeken worden m.n. naar de overlap tussen MR en GMR. 6. Evaluatie samenwerking met Dynamiek en Prisma in SSC De heer Reulen deelt mee dat deze samenwerking in een nieuwe samenstelling een extra boost heeft gekregen. De bestuurders werken goed samen, zijn elkaars sparringpartners en waar mogelijk vertegenwoordigen ze elkaar. Iedere twee weken is een overleg gepland. Met de invulling van de controllersfunctie per is de organisatie op orde en wordt een duidelijke vooruitgang gemerkt. Er vindt structureel overleg plaats tussen SSC Overkwartier (de controller en het hoofd FA) en SPOVenray (de heer Reulen en de heer Lutters lid RvT). De vraag wat SSC in financiële zin oplevert is moeilijk te beantwoorden, omdat er geen vergelijk is. Hiervoor zouden afzonderlijke offertes opgevraagd moeten worden en afgezet moeten worden tegen de huidige kosten. Zelfs dan is er een kwaliteitsfactor die moeilijk te bepalen is. Uiteraard is met het afscheid nemen van de heer Hendriks en het niet hoeven vervangen van zijn functie, omdat zijn taken neergelegd zijn bij diverse mensen van SSC, een forse interne besparing gerealiseerd. De per mail gestelde vragen van de GMR over huisvesting zal de heer Reulen nog schriftelijk beantwoorden. Besloten vergadering 7. Vaststelling verslag d.d. 21 februari Pagina 2, vervangingsplan De in rood gestelde vragen in het vervangingsplan zijn nog niet uitgewerkt. In de GMR-vergadering van 20 april a.s. zal mevrouw van Lieshout aansluiten en zal hierop teruggekomen worden. - Pagina 3,brief aan personeelsleden De heer Reulen deelt mee dat na intern overleg besloten is om geen brief te sturen aan het personeel, maar de huidige stand van zaken en de dank aan de medewerkers personeelijk te doen tijdens de personeelsinformatieavonden van 11 en 13 april a.s. Deze data zijn vastgelegd in de vergaderplanning en de verdeling van de scholen over de twee dagen is inmiddels ook gecommuniceerd. Een uitnodiging volgt z.s.m. Op de betreffende vraag antwoordt de heer Reulen dat het in principe mogelijk is om een andere avond te komen indien dit qua omvang mogelijk is. - Pagina 3, plan Veltum De heer Reulen reikt ter vergadering een schriftelijk update m.b.t. plan Veltum uit. - Pagina 4, mobiliteitscentrum Idee Mobiliteitscentrum Idee is niet opgeheven, maar niet actief. Er zijn geen kosten voor SPOVenray aan verbonden. - Pagina 4, organogram De heer Reulen reikt ter vergadering een eenvoudig organogram van het bestuurskantoor uit. - Pagina 4, MR Bongerd De heer Reulen zal de ontwikkelingen van de ver(nieuw)bouw van de schoolgebouwen voor de Klimboom en Mozon toelichten in een MR vergadering. Actielijst: - Het eerste actiepunt wordt aangepast: Nakijken of er ontwikkelingen zijn die onder de bevoegdheid van GMR vallen c.q. de juiste route hebben doorlopen. De heer Reulen deelt mee dat de notitie toekomst IB een voorbeeld hiervan is. Deze notitie IB is goedgekeurd door CvB en DO. Een onderdeel van deze notitie is een functieomschrijving. In het GMR-reglement zal nagekeken worden of dit valt onder advies of instemming van de GMR. Vaststelling planningsschema d.d. 29 maart 2017 Deze planning wordt ongewijzigd vastgesteld. GMR 29 maart

4 8. Mededelingen Verslag CvB 31 januari en 14 maart 2017 Er zijn geen schriftelijke vragen binnengekomen. DO 23 februari 2017 Een GMR-lid deelt mee dat afgelopen DO de locatieleiders uitgenodigd waren om de ontwikkelagenda te verbreden. In de SPOV-dag is een begin gemaakt met de ontwikkelagenda en op de personeelsinformatiebijeenkomsten is deze ook onderwerp van gesprek. 9. Formatieplan De heer Reulen deelt mee dat het huidige bestuursformatieplan bestaat uit een groot aantal kengetallen, dat weinig inzicht geeft in de feitelijke formatie. Dit plan is gebaseerd op een oud format. De bedoeling is om een nieuwe en meer informatieve opzet te ontwikkelen. Dit vraagt de benodigde tijd. Vandaar de vraag om het dit jaar nog te doen met het formatieplan in de huidige vorm. Mevrouw van Lieshout zal in de vergadering van 20 april aanwezig zijn om e.e.a. verder toe te lichten. De GMR gaat voor dit jaar akkoord met het bestuursformatieplan in de oude vorm. De GMR stelt de volgende vragen: - De GMR vraag om een formatieoverzicht per school toe te voegen. - De heer Reulen antwoordt op de desbetreffende vraag dat GGL op 40,19 is gezet, omdat dit de Gemiddelde Gewogen Leeftijd (GGL) is van het personeel. - Op pagina 12 wordt expliciet de zorg voor de oudere leerkracht genoemd. Hoe gaat SPOVenray hiermee om? In de CAO wordt aangegeven dat voor startende leerkrachten en oudere leerkrachten een apart plan gemaakt moet worden. Is daarvoor CAO technisch een datum vastgelegd. De heer Reulen deelt mee dat er meerdere groepen personeelsleden zijn waarvoor extra aandacht nodig is. Op dit moment zit het grootste knelpunt bij jonge dertigers met jonge kinderen. Beleid hierop maken werkt pas als hiervoor een integraal plan gemaakt wordt, waarbij de onderdelen herkenbaar zijn. Intern wordt dit boeien en binden genoemd. Het gaat dan over het boeien van jongeren vanaf de HAVO voor het vak van leerkracht PO tot de pensioenleeftijd van leerkrachten. Een eerste aanzet wordt gemaakt in overleg met Dynamiek en Prisma SPOVenray voldoet momenteel aan de minimale variant van de duurzame inzetbaarheid. Mevrouw Philipsen heeft morgen het jaarlijkse overleg met de arboarts van HCC. - Bijlage 1 is niet van toepassing voor schooljaar omdat de reserves niet voor knelpunten worden gebruikt, maar worden gereserveerd. - Een GMR-lid vraagt aandacht voor het binden van mensen aan de organisatie die bepaalde opleidingen hebben gedaan. Dat gebeurt op dit moment nog te weinig. De heer Reulen zal bovenstaande vragen/opmerkingen doorgeven aan mevrouw van Lieshout. Het formatieplan wordt in de GMR-vergadering van 20 april a.s. ter bespreking geagendeerd. 10. Mobiliteit/formatie/Plan Veltum Mobiliteit: Zodra de formatie definitief is afgerond zal een werkgroep vanuit het DO aan de slag gaan met de mobiliteitsverzoeken, met voorrang het personeel van BS de Toverbal en hieraan gekoppeld de mobiliteitsverzoek van het personeel van BS de Klimboom. Bij verplichte mobiliteit geldt nog steeds first in first out. Formatie: Is in agendapunt 9 voldoende aan de orde geweest. Plan Veltum: De vier MR-en (Coninxhof, Keg, Focus en SO) hebben inmiddels instemming verleend. Deze scholen hebben zitting in de werkgroepen inhoud, verkeer en gebouw, die op 4 april a.s. een eerste bijeenkomst hebben. De vraag is of de werkgroepen inhoud en gebouw niet samengevoegd moeten worden. Door de ruimte onder de drie groepslokalen van Coninxhof er nu ook bij te betrekken, is het ruimteprobleem opgelost. Er wordt naar gestreefd om einde schooljaar een definitieve planning te hebben. Het gebouw de Toverbal zal tijdens de verbouwing als overloop dienen. GMR 29 maart

5 Klimboom/Mozon: Vandaag lijkt een doorbraak te zijn bereikt in de aanvankelijke strubbelingen tussen Mozon en de gemeente over de financiën. Op 20 april komt de commissie Leven van de gemeente bij elkaar o.a. over de begroting 2017 van SPOVenray en de uitkomst van de enquête m.b.t. onderwijs in Noord West. 11. Functieboek SSC Overkwartier De heer Reulen heeft schriftelijk geantwoord op de vragen van de GMR over het functieboek van SSC Overkwartier. Als aanvulling hierop of als antwoord op aanvullende vragen van de GMR: - Er is geen dubbeling in de taken van de salarisadministratie van SSC en van de afdeling P&O van SPOVenray. De medewerkers van SPOVenray (mevrouw van Lieshout en mevrouw van Went) zijn belast met de beleidsmatige kant en de uitvoering hiervan en tevens een klein gedeelde administratie t.bv. de juiste gegevensaanlevering aan SSC. - Mevrouw Lücker werd in het verleden ingehuurd via BCO. Zij is sinds als orthopedagoog in dienst van SPOVenray, omdat dit kostenbesparend is. Zij wordt gefinancierd door het Samenwerkingsverband. - In het uitgereikte eenvoudige organogram van SPOVenray staan geen werktijdfactoren. Het beleidsgebied onderwijs en kwaliteit wordt ingevuld door mevrouw Hoeijmakers (2 dagen t.l.v. stafbureau SPOVenray en 2 dagen als BOC-er t.l.v. het Swv) en de heer van Gessel (2 dagen t.l.v. stafbureau SPOVenray). Indien hier personele bezuinigingen worden doorgevoerd, kan de kwaliteit van onderwijs richting Inspectie niet langer gewaarborgd worden. - De bestuurder houdt zich op dit moment vooral bezig met financiën en de bedrijfsvoering. Er dient een duidelijke scheiding te komen (zijn) tussen toezicht houden (Raad van Toezicht), besturen (College van Bestuur) en ondersteunen (Staf). - SSC Overkwartier is geen aparte entiteit, omdat anders BTW betaald moet worden. De medewerkers van SSC zijn allemaal in dienst van één van de schoolbesturen (Dynamiek 6,9 fte, Prisma 2,1 fte en SPOVenray 3,8 fte). Deze loonkosten worden verrekend met de totale kosten van SSC. De verdeling van de kosten is op basis van leerlingenaantal en wordt jaarlijks geëvalueerd. - De heer Baggen, College van Bestuur van Dynamiek, is de direct leidinggevende van de drie managers van SSC. Verantwoording wordt afgelegd aan de drie besturen. Indien uitgaven afwijken van de begroting, wordt dit voorgelegd aan de drie bestuurders. De GMR verleent instemming met het functieboek van SSC Overkwartier. Mevrouw Cuppen zal dit namens de GMR meedelen. De instemmingsaanvraag wordt getekend. 12. Rapportage beleggingen 4 e kwartaal 2016 De heer Reulen deelt mee dat er geen wijzigingen zijn in de aandelenportefeuille. In de loop van 2017 zullen er twee fondsen vrijvallen en verkocht moeten worden. Voorheen werd deze rapportage altijd ter vergadering uitgereikt en weer ingenomen en vervolgens in de papiercontainer afgevoerd. Afgesproken wordt dat de heer Reulen voortaan de kengetallen opneemt in zijn schriftelijke bijlage bij de agenda en dat, indien de GMR hieraan behoefte heeft, de volledige beleggingsrapportage ontvangt. 13. Rondvraag - Een GMR-lid maakt zich zorgen om een gevaarlijke situatie bij BS de Bongerd. Hij zal deze zorgen bij de MR neerleggen. - De schriftelijke bijlage van de heer Reulen wordt als zeer prettig ervaren. - De heer Reulen kan niet aanwezig zijn op de GMR-vergadering van 20 april a.s.. De commissie Leven van de gemeente vergadert ook op dit tijdstip en zijn aanwezigheid is gewenst i.v.m. de bespreking van de begroting 2017 van SPOVenray, de financiering ver(nieuw)bouw van de Klimboom en de uitkomst van de enquête onderwijs in Noord West. Een GMR-lid vraagt zich af of het belangrijk is om met meerdere mensen daar aanwezig te zijn. De heer Reulen antwoordt dat er volledige overeenstemming is met de wethouder over bovenstaande onderwerpen. Afgesproken wordt de GMR-vergadering gewoon door te laten en mevrouw van Lieshout uit te nodigen. De meeste agendapunten hebben tocht betrekking op personele zaken. GMR 29 maart

6 14. Sluiting De voorzitter sluit om uur de vergadering en bedankt iedereen voor de inbreng. Volgende vergadering: donderdag 20 april 2017 Aanvang: uur Vergaderruimte SPOVenray GMR 29 maart

7 Besluitenlijst 2017 behorende bij het verslag d.d. 29 maart 2017 Datum Besluit Instemming personeelsgeleding GMR met vervangingsplan (exclusief laatste pagina in rood) Na goedkeuring van de GMR blijft de heer de Groot aan als voorzitter van de GMR voor een tweede termijn tot Vaststelling afwijkende bevoegdheden GMR-reglement Vaststelling jaarverslag 2016 GMR Vaststelling faciliteiten- en activiteitenplan 2017 GMR Aanpassing vergaderstructuur GMR (vooroverleg van tot uur, reguliere vergadering van tot uur en naoverleg van tot uur) + per vergadering 1 onderwerp inhoudelijk bespreken + beleidsstukken voor bespreken met stafleden Positief advies t.a.v. het vakantierooster Positief advies t.a.v. de begroting In vooroverleg besluiten of schriftelijk of mondeling gestemd wordt Schriftelijke informatie van CvB (per agendapunt) wordt voortaan met de vergaderagenda meegestuurd Instemming met functieboek SSC Overkwartier Beleggingsrapportages worden voortaan alleen op verzoek van de GMR toegezonden. Op andere momenten neemt het CvB de kengetallen op in zijn schriftelijke toelichting. Actielijst behorende bij het verslag d.d. 29 maart 2017 Nr Datum Onderwerp Actie Termijn Nakijken of er ontwikkelingen zijn die onder de MR doorlopend bevoegdheid van GMR vallen c.q. de juiste route hebben doorlopen Vraag m.b.t. zeggenschap GMR inzake Plan Veltum GMR voorleggen aan deskundige Informatie aan GMR over invulling beleid duurzame FvL Zodra bekend inzetbaarheid en vitaliteit Communicatieplan bekijken en evt. herijken Evaluatie hiervan in 2018 GMR AC datum bepalen Integraal beleidsstuk voor ICT, W&T en Techniek MR 2017 inbrengen in GMR zodra klaar Plan Veltum en huisvesting bespreken in Werkgr. werkgroepen Gezamenlijke pot voor kosten langdurige ziekten FvL/MR doorrekenen en opsturen aan GMR Agenderen voor GMR: Uitwerking laatste pagina vervangingsplan FvL - Aangepast GMR-reglement en medezeggeschapstatuut Com.GMR - Stand van zaken verkiezingen AC - Bespreking formatieplan AC MARAP 2 wordt toegezonden MR zodra definitief Brief, verkiezingsprocedure en kandidaatstellingsformulier Secr toesturen aan MR-en Schriftelijk gestelde vragen m.b.t. huisvesting MR beantwoorden Notitie IB (onderdeel functieomschrijving): welke MR bevoegdheid heeft de GMR in deze? Vragen/opmerkingen m.b.t. formatieplan doorgeven MR aan FvL Instemming met functieboek SSC meedelen Annelies C *AC = Agendacommissie GMR 29 maart