4. Mededelingen en ingekomen stukken ter kennisname

Transcriptie

1 Aanwezig Afwezig met bericht OPR vergadering 25 april 2018 SBO de Hasselbraam Rob van Eijbergen (ouder namens SO), Leo Loenen (ouder namens bijzonder onderwijs), Sonja Slagter (IB er namens openbaar onderwijs), Helene Steijn (IB er namens bijzonder onderwijs), Hans Verboom (RT-er namens SBO), Liesbet Tijhaar (directeur-bestuurder SWV PO Amsterdam Diemen), Danielle Drenthen (notulist) Marcel Schep (ouder namens openbaar onderwijs) 1. Opening De heer Eijbergen opent de vergadering. 2. Notulen vorige vergadering Naar aanleiding van Groeidocument Op dit moment worden twee sporen gevolgd: 1. Pilot groeidocument/parnassys. Er wordt getest of het anders inrichten van ParnasSys het mogelijk maakt dit programma te gebruiken voor het aanleveren van een groeidocument. Voor veilige verzending wordt gebruik gemaakt van KindKans. 2. Verbetering huide digitale groeidocument. Met name op het gebied van gebruiksvriendelijkheid is een flinke slag geslagen. Voor beide groepen is een aantal IB ers en loketten gestart met het testen van de omgevingen. Na afloop van de pilot ParnasSys zullen we binnen het SWV een besluit nemen over voortzetten van werken met digitale groeidocument of overgaan tot ParnasSys. Dit vraagt een zorgvuldige afweging. De notulen zijn goedgekeurd. 3. Formele relatie OPR-bestuurder-ALV De OPR geeft aan dat zij wanneer zij een formele vraag stelt, zij ook een formele reactie verwacht. Een aantal stukken dient aan de OPR voorgelegd te worden, alvorens deze in de ALV worden besproken. Mevrouw Tijhaar is het hiermee eens. Zij zal daar in het vervolg zorgvuldiger mee omgaan. Het is van belang een onderscheid te maken tussen wat de OPR interessant vindt om onderling uit te wisselen en wat de OPR graag bespreken met / voorleggen aan de bestuurder. Daarbij is het handig om in de agenda aan te geven wat de status van een stuk is en op welke wijze deze besproken dient te worden. Mevrouw Tijhaar wil volgend schooljaar benutten voor evaluatie van het huidige Ondersteuningsplan en de wijzewaarop wij passend onderwijs vorm hebben gegeven.. Er zal geëvalueerd worden met onder andere leerkrachten en intern begeleiders,, ouders, besturen, gemeente, jeugdhulpverlening etc; leveren de keuzes die we hebben gemaakt op wat we voor ogen hadden? Het jaar daarna ( ) wordt het nieuwe Ondersteuningsplan voor de periode gemaakt. 4. Mededelingen en ingekomen stukken ter kennisname a. Uitvoering regeerakkoord middelen (hoog)begaafdheid De vraag is hoe de 15 miljoen over het land verdeeld gaat worden. In het schoolbestuurlijk overleg (waar inhoudelijke onderwerpen met besturen worden besproken) is de afgelopen vergadering gesproken over hoogbegaafdheid; wat mag je verwachten van scholen/schoolbesturen en wat zou het SWV eventueel extra 1

2 moeten doen? Hier kwam uit dat besturen het erover eens zijn dat de signalering en de eventuele plusklas de verantwoordelijkheid is van scholen zelf. Voor de twice exeptional leerlingen wordt gediscussieerd of er op het niveau van het SWV bijvoorbeeld voltijds onderwijs georganiseerd moet worden. Hierover is nog geen overeenstemming bereikt. Solidariteitsfonds kinderen met Syndroom van Down. Het voorgestelde solidariteitsfonds zou betekenen dat bij leerlingen met het Syndroom van Down die naar regulier onderwijs willen/kunnen, financiën geen belemmering moet zijn. Hier kunnen niet alle besturen zich in vinden, gezien het huidige schoolmodel. Besturen willen niet terug naar een expertisemodel / de oude rugzakken. Bij passend onderwijs wordt per leerling gekeken naar wat het nodig heeft en wat het kan. Er is een heel scala aan mogelijkheden per leerling. b. Knelpunten Medezeggenschapsketen Passend Onderwijs De heer Loenen heeft de bijeenkomst over medezeggenschap bijgewoond. Hierin werd geconcludeerd dat de OPR/GMR/OR niet goed op elkaar aansluiten. Het doel van de bijeenkomst was om te discussiëren en tot oplossingen te komen. Punten waarover werd gediscussieerd in de bijeenkomst: - Moet wetgeving worden aangepast? Nee, want passend onderwijs is pas net gestart. - Voor het SWV geen MR maar OR oprichten? Nee, hier spelen wel andere regels, maar dit sluit nog niet op elkaar aan. - Moet de OPR onafhankelijke leden benoemen? Hier waren de meningen over verdeeld. De heer Loenen stuurt het rapport van de bijeenkomst door. c. Opstarten gespreksronde (G)MR Er is een gesprek geweest tussen de GMR van OOadA en de OPR. Was een plezierig kennismakingsgesprek. Met name is gesproken over ervaringen. Naar aanleiding van deze positieve ervaring is besloten dat de OPR met de GMR en van de grote besturen persoonlijke gesprekken voert om de werkwijze van de OPR en de samenwerking met GMR-en te bespreken. Mevrouw Tijhaar stelt voor om naar de steunpunten te kijken en deze besturen gezamenlijk te spreken (Lokaal PO, SPO West, etc.). De OPR ziet voorlopig af van een bijeenkomst voor alle (G)MR en. 5. Ingekomen stukken Van bestuurder a. Concept rapport kwaliteitsonderzoek inspectie De reactie aan de inspectie is gereed. Vanmiddag heeft mevrouw Tijhaar contact gehad met de onderzoeksleider over een aantal feitelijke onjuistheden. Al deze punten zijn overgenomen/hersteld. Er worden drie tekortkomingen door de inspectie aangegeven: 1. Termijn aanvraag TLV dit is inmiddels hersteld. Mevrouw Tijhaar zal aantonen op welke wijze het SWV communiceert over de termijn. Daarmee vervalt de tekortkoming. 2. Scheiding intern toezicht / bestuur Mevrouw Tijhaar heeft aangegeven dat dit geen tekortkoming is op basis van de WPO. Binnen ons SWV bestaat immers een scheiding tussen toezicht en bestuur. Zij kan zich vinden in de discussie over de onafhankelijkheid van het interne toezicht- daar moeten stappen in worden gezet. Dit zal de inspecteur naar alle waarschijnlijkheid niet aanpassen in het rapport. 3. Kwaliteitsbeleid voldoet niet dit heeft mevrouw Tijhaar erkend. Hiervoor komt een herstelopdracht. Financieel beheer alle genoemde punten zijn opgenomen in de continuiteitsparagraaf en paragraaf over risico s/risicomanagement. Besteding van reserves komt terug in ALV in juni. b. Concept notitie kwaliteitsbeleid Er wordt met ingang van schooljaar een kwaliteitszorgmedewerker aangesteld. De leden van de kwaliteitscommissie zijn tevreden met de notitie..voor wat betreft de kwalitatieve verantwoording door de schoolbesturen moet het een en ander nog concreet worden uitgewerkt. Dit stuk wordt vastgesteld in de ALV van juni. De eerstvolgende keer na de zomervakantie zal in het schoolbestuurlijk overleg het gesprek over de implementatie plaatsvinden.. De OPR dient een voorgenomen besluit te nemen. Deze stukken worden formeel voorgelegd voor de OPR-vergadering in juni. 2

3 Mevrouw Tijhaar stuurt het NCOJ rapport (dekkend aanbod in Amsterdam Oost/Diemen en Zuidoost) toe. c. Aanmeldingen TLV s Het aantal aanmeldingen vanuit het SO daalt tot nu toe; het aantal aanmeldingen vanuit regulier onderwijs stijgt. Na afloop van dit schooljaar zal er een beter beeld zijn, met een vergelijking ten opzichte van de voorgaande jaren. Van OPR d. Routing aanvraag TLV De meegezonden notitie (opgesteld door de twee IB-ers in de OPR) is bedoeld om mee te denken over de oorzaak en een eventuele oplossing. Het is niet wenselijk dat op het laatste moment wordt aangemeld; dit gaat ten koste van een zorgvuldig overwogen advies. Dit frustreert alle betrokken partijen. Mevrouw Tijhaar geeft aan dat er drie extra orthopedagogen zijn ingehuurd vanaf mei, die kunnen bijspringen in de drukke periode tot aan de zomervakantie. Ook licht zij toe dat de datum van 1 mei, die is gecommuniceerd met alle scholen, is bedoeld om verwachtingen te managen. Het is altijd mogelijk om ook na 1 mei een TLV aan te vragen. Mevrouw Tijhaar dankt de makers van de notitie voor het meedenken. De notitie is gezonden aan de beleidsmedewerker. 6. Financiën a. Reactie bestuurder: verantwoorden op kalenderjaarbasis Mevrouw Tijhaar wil dit punt graag meenemen in het kwaliteitsbeleid. Er moet een goede verantwoording komen. Wordt deze beter als die per kalenderjaar wordt gemaakt? Volgens de OPR is dit een logischer moment, het geheel wordt transparanter en inzichtelijker en sluit goed aan bij de eigen financiële positie van het bestuur. Voor de volgende OPR stuurt mevrouw Tijhaar een schriftelijke reactie op het voorstel van de OPR. b. Verantwoording ondersteuningsmiddelen 2017 Volgens de OPR komt de doelmatigheid niet naar voren in de verantwoording. De (G)MR-en kunnen bij hun bestuur uitspraken doen over het betreffende jaarverslag, maar de scholen/besturen moeten verantwoording afleggen aan het swv. In de bijlage bij de brief van de minister (d.d. 1 december 2017) over dit onderwerp, is dit opgenomen. De OPR ziet een rol voor het SWV om besturen te stimuleren / verplichten om de middelen te verantwoorden: komt het geld zo veel mogelijk bij het kind terecht? 7. Stand van zaken vacatures OPR Op de vacature is een aanzienlijk aantal reacties ontvangen. Met deze aanmeldingen komt de OPR tot de verhouding van vijf personeelsleden en vijf ouders. In de OPR-vergadering van juni zijn nieuwe leden aanwezig. 8. Algemene Verordening Gegevensbescherming In het laatste kwartaal 2017 heeft het SWV een quickscan laten uitvoeren. Daaruit is een aantal aanbevelingen gekomen. Zo werd van harte aanbevolen te starten met het beveiligd en van privacygevoelige informatie. Om die reden is het SWV sinds begin april gestart met het veilig en via ZIVVER. Tevens is er een plan van aanpak gemaakt, met daarin de ontwikkelpunten van de komende maanden. Met name moet e.e.a. worden geformaliseerd. 9. Volgend intern overleg 6 juni en overleg met bestuurder 13 juni De OPR vindt het wenselijk een vaste vergaderruimte te vinden voor de vergaderingen. Mevrouw Tijhaar geeft aan dat de vergaderruimte van het samenwerkingsverband hier inmiddels voor geschikt is. 3

4 Een andere optie is de VU (voor interne vergadering), of wellicht op de Pinksterbloem. De OPR zal overleggen welke locatie de voorkeur heeft. 10. Rondvraag De OPR wil graag een smoelenboek op de website van het samenwerkingsverband. Wat ACTIELIJST 1 De heer Loenen stuurt het rapport van de bijeenkomst over medezeggenschap door. De heer Loenen 2 Mevrouw Tijhaar stuurt het NCOJ rapport (dekkend aanbod in Amsterdam Mevrouw Tijhaar Oost/Diemen en Zuidoost) toe. 3 Voor de volgende OPR stuurt mevrouw Tijhaar een schriftelijke reactie op het voorstel van de OPR met betrekking tot het verantwoorden op kalenderjaarbasis. Mevrouw Tijhaar Wie 4

5 BESLUITENLIJST 3 maart 2015 Vanaf heden worden naast de notulen ook een actie- en besluitenlijst opgesteld. Het groeidocument wordt in mei 2015 geëvalueerd (tussenevaluatie), door verschillende gebruikers. Bij deze evaluatie is efficiëntie een criterium. Over kleine wijzigingen in het groeidocument wordt de OPR geïnformeerd. Grote wijzigingen/aanpassingen zullen met de OPR worden besproken. Per onderwerp zal bekeken worden wat de rol/betrokkenheid van de OPR is. Er zal moeten worden gezocht naar wat werkbaar is. Hoofd- en bijzaken moeten hierbij goed worden onderscheiden. Het samenwerkingsverband wijst besturen erop dat de deelplannen instemming moeten hebben van de MR en dat zij zich daarin ACTIEF moeten opstellen door de deelplannen officieel ter instemming aan te bieden aan de (G)MR. Het samenwerkingsverband accepteert in de toekomst alleen nog deelplannen met een goedkeuring door de (G)MR. 19 mei 2015 De vergaderdata voor de OPR-vergaderingen van schooljaar worden vastgesteld. 8 september 2015 De vragenlijsten m.b.t. het ondersteuningsplan gaan na eventuele aanpassing van de OPR (dus na de volgende vergadering) de deur uit. De OPR gaat akkoord met de planning van de evaluatie OP. 3 november 2015 n.v.t. 19 januari 2016 n.v.t. 10 maart 2016 De OPR kan zich in het opnemen van de besproken punten voor het Ondersteuningsplan vinden, mits zij nog de mogelijkheid heeft om eventueel iets toe te voegen naar aanleiding van de interne vergadering van woensdag 16 maart. 14 juni 2016 De OPR gaat akkoord met het gekozen governancemodel. 27 september 2016 n.v.t. 29 november 2016 n.v.t. 24 januari 2017 Vergaderstukken worden twee weken voor de vergadering toegestuurd door mevrouw Tijhaar. De notulen worden na goedkeuring door mevrouw Drenten op de website van het SWV geplaatst. 22 maart 2017 n.v.t. 13 juni 2017 OPR verleent instemming aan de begroting en meerjarenbegroting. 11 oktober 2017 n.v.t. 17 januari 2018 n.v.t. 25 april 2018 n.v.t. 5