T O E Z I C H T S K A D E R

Transcriptie

1 T O E Z I C H T S K A D E R Eindversie; vastgesteld door bestuur SWV PO de Meierij d.d. 4 februari 2016

2 Preambule Het Toezichthoudend bestuur past de Code Goed Onderwijsbestuur toe zoals deze is opgesteld door de PO-Raad. Dit toezichtskader vormt een nadere uitwerking van deze code en hetgeen bepaald is in de statuten en vormt een onlosmakelijk deel van het Bestuursreglement van SWV PO de Meierij. Dit document is een groeidocument. wordt dit kader beoordeeld op volledigheid en werkbaarheid. Aanvullingen/wijzigingen worden na advies van de directeur-bestuurder, vastgesteld door het toezichthoudend bestuur. 1. Inleiding Het Toezichthoudend bestuur van de SWV PO de Meierij ziet toe hoe de directeur-bestuurder door middel van strategie, beleid en beheer het vastgesteld ondersteuningsplan van SWV PO de Meierij realiseert, met oog voor daarbij aan de orde zijnde belangen van de stakeholders (onderwijsinstellingen, medewerkers, gemeenten, relevante maatschappelijke instellingen in de omgeving). Een toezichtsplan is een goed hulpmiddel voor het Toezichthoudend bestuur om tot een goede taakuitoefening te komen. Beoogd wordt om alle relevante onderwerpen te benoemen die in het kader van goed toezicht, in een periode van 4 jaar eenmaal dan wel meerdere malen besproken dienen te worden met de directeur-bestuurder. In zijn taakuitoefening onderscheidt het toezichthoudend bestuur drie taken: 1. Toezichthouder Het Toezichthoudend bestuur voorziet in het interne toezicht op de organisatie bij het realiseren van de doelen, het hanteren van vigerende wet- en regelgeving en de effectieve besteding van publieke middelen. Hiertoe moeten de onderwerpen waar het toezicht betrekking op heeft helder zijn. Enerzijds betreft dit aspecten die voor elke toezichthouder gelden, ongeacht de situatie waarin de organisatie waarop zij toezicht houdt verkeert (denk aan: financiën, rechtmatige verwerving en besteding van middelen, evaluatie bestuurstaken, zelfevaluatie toezichthoudend bestuur) en anderzijds aspecten die specifiek gelden voor SWV PO de Meierij, haar ontwikkelingsfase, haar kansen en bedreigingen. In dit toezichtkader wordt beschreven : welke onderwerpen/kwesties relevant zijn voor het toezichthoudend bestuur (TB); in welke vorm dat onder de aandacht komt; wat de rol van het toezichthoudend bestuur is: toezien/goedkeuren (het goedkeuringsrecht/goedkeuringsplicht TB); toezien/informeren (actief (laten) informeren van/door het TB); toezien/besluiten (in enkele gevallen moet het TB besluiten nemen, los van goedkeuringsbesluiten); klankbord zijn (zie hieronder ad 2); werkgever zijn (zie hieronder ad 3); reflectie op eigen handelen (zie hieronder); wanneer wat aan de orde is (jaarplanning). 1

3 2. Werkgever voor de directeur-bestuurder Hierbij gaat het om: benoemen, arbeidsvoorwaarden, beoordelen en eventueel schorsen dan wel ontslaan. 3. Klankbord voor de directeur-bestuurder Het Toezichthoudend bestuur staat met raad de directeur-bestuurder terzijde en is klankbord voor de directeur-bestuurder. Deels gebeurt dit klankborden binnen de vergaderingen van het bestuur. Deze situaties staan beschreven in dit toezichtskader. Daarnaast overlegt de voorzitter van het toezichthoudend bestuur periodiek met de directeur-bestuurder. Dit gebeurt buiten de reguliere vergaderingen om en op dagen dat er geen bestuursvergadering is. In principe vinden deze bijeenkomsten maandelijks plaats. De voorzitter kan zich laten vergezellen door een of meerdere andere leden van het toezichthoudend bestuur en de directeur-bestuurder door adviseur(s) of relevante andere betrokkenen. Zulks uiteraard in onderling overleg. De directeur-bestuurder en voorzitter bepalen vooraf de gespreksonderwerpen. Van deze besprekingen worden geen notulen gemaakt. De voorzitter van het toezichthoudend bestuur doet, in samenspraak met de directeur-bestuurder in elke bestuursvergadering kort verslag van de besprekingen. Om deze drie taken goed uit te kunnen voeren is het van belang dat het Toezichthoudend bestuur zijn eigen functioneren periodiek kritisch tegen het licht houdt en zorg draagt voor voortdurende reflectie en professionalisering met betrekking tot deze rollen. Op de volgende pagina s worden deze taken uitgewerkt in concrete activiteiten en aspecten van toezicht. 2. Uitwerking taken Toezichthoudend bestuur In haar toezichtrol richt het Toezichthoudend bestuur zich op drie aspecten: Hoofdstuk 3 - Kwaliteit Ondersteuning Hoofdstuk 4 - Bedrijfsvoering & Continuïteit Hoofdstuk 5 - Interne en externe stakeholders Daarnaast beschrijft het Toezichthoudend bestuur de aspecten van zijn werkgeversrol in: Hoofdstuk 6 - Werkgeversrol De overige specifieke taken geregeld bij wet, statuten en reglement komen aan de orde in: Hoofdstuk 7 Intern functioneren en reflectie 3. Kwaliteit Ondersteuning Het toezichthoudend bestuur ziet toe op de realisatie van de missie van de Stichting: Thuisnabij passende ondersteuning en onderwijs te bieden aan alle kinderen van twee tot veertien jaar, zodat zij zich optimaal en ononderbroken kunnen ontwikkelen. Daarbij streeft de stichting actief naar de realisering van de doorgaande lijn voor kinderen van nul tot veertien jaar. Het toezichthoudend bestuur maakt daarbij gebruik van de informatie die beschikbaar is vanuit externe kwaliteitstoetsing door de Inspectie en van interne bronnen zoals klachtenprocedures, metingen op indicatoren m.b.t. de kwaliteit en kwantiteit van de ondersteuning, personeel en marktontwikkelingen. 2

4 Kwaliteit ondersteuning Jaarverslag Rapportage Meerjarenondersteuningsplan Plan OP Vierjaarlijks Missie/visie/kernwaarden Strategische doelen o Ondersteuningsbeleid o Kwaliteitsbeleid o Beleid m.b.t. management en organisatie Personeelsbeleid Financieel beleid (Her)ijken M.J.Ondersteuningsplan Bespreking Klankbord Tweejaarlijks Uitgangspunten strategisch beleid Organisatie en samenwerking Realisatie doelen Risicoanalyse Managementrapportage Rapportage Halfjaarlijks Resultaten (samenhangend geheel van ondersteuningsvoorzieningen) Cijfers Informatie 7/12 en 5/12 Zelfevaluatie kwaliteit/planmatige kwaliteitsverbetering Personeelsontwikkelingen Financiële uitputting en reserves Klachten/Geschillen Rapportage Informatie 4. Bedrijfsvoering en Continuïteit Toezicht op de bedrijfsvoering heeft tot doel om de continuïteit van het samenwerkingsverband te waarborgen en een doelmatige besteding van publieke middelen te waarborgen. Ten behoeve van het toezicht op de bedrijfsvoering en continuïteit laat het toezichthoudend bestuur zich ondersteunen en adviseren door een externe accountant. Bedrijfsvoering en continuïteit (Meerjaren)begroting Jaarbegroting Meerjarenbegroting Bedrijfsvoering, kas en risico s Rapportage Advies Auditcommie Financieel Jaarverslag Rapportage Advies Auditcommie 3

5 Bespreken management letter accountant Investeringen buiten begroting en boven bepaald bedrag Notitie extern Accountant Voorstel DB 5. Relatie met interne en externe stakeholders Bij het toezicht is het van belang om zorg te dragen voor interne en externe checks & balances. In zijn reguliere functioneren is de directeur-bestuurder de belangrijkste informatiebron en tevens onderwerp van het toezicht. Om die reden is het van belang dat het toezichthoudend bestuur alternatieve wegen heeft om informatie over het functioneren van de organisatie te krijgen. Hierbij gaat het om formele interne informatiebronnen zoals de ondersteuningsplanraad, aangesloten schoolbesturen en samenwerkingspartners. Daarnaast gaat het om informele interne bronnen tijdens recepties, studiedagen, etc. Externe bronnen betreffen onder andere de externe accountant en lokale stakeholders zoals de betrokken gemeenten in het kader van de jeugdzorg en instellingen op het terrein van onderwijs en jeugdzorg. Contact met externe stakeholders heeft ook betrekking op het bewaken en volgen van maatschappelijke ontwikkelingen die relevant zijn voor de strategische en maatschappelijke doelen van de organisatie. Relatie TB met stakeholders Overleg Ondersteuningsplanraad (OPR) Toehoren/Overleg Overleg ondersteuningsmanagers (MT) Toehoren/Overleg Schoolbesturen avond Toehoren/Overleg 3 x per jaar Aanwezigheid Toehoren gebeurtenissen/recepties/etc. van interne en externe stakeholders. Aanwezigheid scholingsdagen e.d. Toehoren Bezoeken verschillende locaties waar arrangementen of speciale ondersteuning worden aangeboden Volgen landelijke ontwikkelingen en beschouwing daarvan op gebied van passend onderwijs Toehoren/observatie Klankbord Continu 6. Werkgeversrol Het Toezichthoudend bestuur is de werkgever van de directeur-bestuurder. Het Toezichthoudend bestuur dient daarbij zorg te dragen voor goed werkgeverschap. Bij het invullen van de werkgeversrol wordt waar mogelijk aangesloten bij bestaande systematieken en procedures die binnen het samenwerkingsverbanden en aangesloten onderwijsorganisaties als gebruikelijk gelden. Dit heeft o.a. betrekking op functiebeschrijvingen, inschaling en functionerings- en beoordelingssystematiek. 4

6 Werkgeversrol Bespreken functioneren directeurbestuurder door toezichthoudend bestuur onderling; nemen van maatregelen Besloten deel Werkgever vergadering Doelstellingengesprek voeren met directeur-bestuurder Verslag jaarplan Werkgever Voorzitter Functioneringsgesprek voeren met directeur-bestuurder Beoordelingsgesprek voeren met directeurbestuurder Aanvaarden nevenfuncties door directeurbestuurder Gesprekken cyclus swv; verslag Gesprekken cyclus swv; B-formulier Werkgever Remuneratie commie Werkgever 2-2- Remuneratie commie Schriftelijk Werkgever 7. Intern functioneren en reflectie Het is van belang dat het interne toezicht ook extern transparant is. Daartoe rapporteert het Toezichthoudend bestuur naar buiten toe over de wijze waarop zij toezicht houdt. Daarbij is een Bestuursreglement opgesteld, waarin onder meer de werkwijze van het toezichthoudend bestuur beschreven is en waarbij aangesloten wordt bij de Code Goed Bestuur, zoals opgesteld door de PO-Raad. Om de drie genoemde taken van een toezichthoudend bestuur goed uit te kunnen voeren is het van belang dat het Toezichthoudend bestuur zijn eigen functioneren periodiek kritisch tegen het licht houdt en zorg draagt voor voortdurende reflectie en professionalisering met betrekking tot deze rol. Intern functioneren, reflectie en professionalisering Reglementen bestuur, OPR, PMR Voorstel e zelfevaluatie Evaluatie en vaststellen toezichtkader Vergadering Reflectie verslag Toezichthoudend bestuur (opgenomen in jaarverslag van swv) verslag Reflectie Benoemen externe accountant Besluit Besluit Rooster van aftreden vaststellen Procedure statuten Toezicht (her)benoemen leden Besluit Toezichthoudend bestuur Vierjaarlijks 5

7 8. Globale Jaarkalender Uit het voorgaande volgt, met inachtneming van de reguliere bedrijfsvoering, deze jaarplanning: Doelstellingengesprek voeren met directeurbestuurder Vorm Rol Globale agenda Verslag Werkgever Augustus jaarplan Voorzitter Schoolbesturen avond Toehoren/ September Overleg (Meerjaren)begroting Rapportage November Jaarbegroting Meerjarenbegroting Bedrijfsvoering, kas en risico s Advies Auditcommie Overleg ondersteuningsmanagers (MT) Toehoren/Overleg December Managementrapportage Rapportage Januari Resultaten (samenhangend geheel van ondersteuningsvoorzieningen) Cijfers Informatie Zelfevaluatie kwaliteit/planmatige kwaliteitsverbetering Personeelsontwikkelingen Financiële uitputting en reserves Schoolbesturen avond Toehoren/ Februari Overleg e zelfevaluatie Evaluatie en vaststellen toezichtkader Vergadering Reflectie Maart verslag Toezichthoudend bestuur (opgenomen in jaarverslag van swv) verslag Reflectie Maart Jaarverslag Klachten en geschillen Financieel Jaarverslag Rapportage Advies Auditcommie Bespreken management letter accountant Notitie extern Accountant Overleg Ondersteuningsplanraad (OPR) Toehoren/Overleg Bespreken functioneren directeur-bestuurder Besloten deel Werkgever door toezichthoudend bestuur onderling; vergadering nemen van maatregelen April April Mei Mei Managementrapportage Resultaten (samenhangend geheel van ondersteuningsvoorzieningen) Zelfevaluatie kwaliteit/planmatige kwaliteitsverbetering Personeelsontwikkelingen Financiële uitputting en reserves Rapportage Cijfers Informatie Juni 6

8 Schoolbesturen avond Functioneringsgesprek voeren met directeurbestuurder of Beoordelingsgesprek voeren met directeurbestuurder Toehoren/ Overleg Gesprekken cyclus swv; verslag Werkgever Remuneratie commie Juni Juli Rooster van aftreden vaststellen (her)benoemen leden Toezichthoudend bestuur Procedure statuten Toezicht Besluit Juli Benoemen externe accountant Besluit Besluit Meerjarenondersteuningsplan Plan OP Missie/visie/kernwaarden Strategische doelen o Ondersteuningsbeleid o Kwaliteitsbeleid o Beleid m.b.t. management en organisatie Personeelsbeleid Financieel beleid (Her)ijken M.J.Ondersteuningsplan Uitgangspunten strategisch beleid Organisatie en samenwerking Realisatie doelen Risicoanalyse Vierjaarlijks Vierjaarlijks Zie Procedure Bestuurs- Reglementen Bespreking Klankbord Tweejaarlijks Reglementen bestuur, OPR, PMR Voorstel Aanvaarden nevenfuncties door directeurbestuurder Schriftelijk Werkgever Investeringen buiten begroting en boven bepaald bedrag Voorstel DB Aanwezigheid gebeurtenissen/recepties/etc. van Toehoren interne en externe stakeholders. Aanwezigheid scholingsdagen e.d. Toehoren Bezoeken verschillende locaties waar Toehoren/observatie arrangementen of speciale ondersteuning worden aangeboden Volgen landelijke ontwikkelingen en beschouwing daarvan op gebied van passend onderwijs Klankbord Continu 7