G.M.R. SPOVENRAY. De voorzitter opent de vergadering met een speciaal woord van welkom aan mevrouw van Lieshout.

Transcriptie

1 G.M.R. SPOVENRAY Verslag van de vergadering d.d. 19 december 2017 Aanwezig: CvB/Staf: Afwezig: D. Broeren, A. Cuppen, M. Dupont, F. Janssen, H. Klomp, J. van Ochten, R. van Mil, L. Philipsen, A. Smits, E. Sweelssen en E. van der Velden M. de Groot (voorzitter) F. van Lieshout en M. Reulen M. Hoedemaekers 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering met een speciaal woord van welkom aan mevrouw van Lieshout. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Vaststelling verslag d.d. 22 november Pagina 1, planningsschema - De Raad van Toezicht stelt voor om de halfjaarlijkse overleggen met de GMR te verzetten naar april/mei en oktober/november omdat dit inhoudelijk beter aansluit bij o.a. de begrotingscyclus. De nieuwe ijkpunten (toezichtskader) van de Raad van Toezicht wordt pas vastgesteld in de vergadering van 30 januari a.s. Deze bijlage kan dus niet vooraf toegezonden worden aan de GMR voor het geplande halfjaarlijks overleg op 31 januari a.s. De vraag is of de GMR toch graag dit overleg wil laten doorgaan of dat meteen de nieuwe cyclus aangehouden wordt. De GMR wil toch graag het gezamenlijk overleg op 31 januari door laten gaan. (In het derde deel van de GMR-vergadering is de GMR, alles nog eens overwegende, tot de conclusie gekomen, dat het overleg beter gecanceld en verplaatst kan worden naar maart/april 2018.) - De onderwijskundige zaken blijven geagendeerd voor de vergadering van 22 februari Pagina 1, laatste zin Wijziging: het woord moet wordt vervangen door wil, omdat het alleen bedoeld is voor leerkrachten hieraan behoefte hebben. - Pagina 3, punt 5a Wijziging: PO in actie dient gewijzigd te worden in PO Raad - Pagina 4, Europese aanbesteding Toevoeging: Het niet hebben voldaan aan de Europese aanbesteding heeft geen financiële consequenties. Er is een brief van het ministerie ontvangen dat men kennis heeft genomen van de omissie en dat men er van uit gaat dat in toekomstige situaties wel juist gehandeld wordt. Tevens de mededeling dat hiermee dit punt afgesloten is. Actielijst: De actielijst wordt bijgewerkt. Planningsschema: - Het leeftijdsbewust beleid is onderdeel van het aanvullende stichtingsbeleid m.b.t. duurzame inzetbaarheid en niet van de nota taakbeleid. 3. Mededelingen - Verslag CvB 31 oktober 2017: - Pagina 2: In Cogix is de maand september als referentiemaand genomen voor de begroting GMR 19 december

2 - DO 16 november De heer Reulen licht toe dat het eerst de bedoeling was om stichtingsbreed een aangepast aannamebeleid te formuleren. Op twee scholen (Kruudwis en Petrus Banden) is het echter zo urgent, omdat het gebouw te klein wordt voor het aantal leerlingen, dat besloten is om in het kader van de tijdsdruk alleen voor deze twee scholen een volgorde in de toelating van leerlingen te gaan hanteren en voor de andere scholen de tijd te nemen om een nieuw aannamebeleid te formuleren. Het hanteren van een volgorde in de toelating van leerlingen is ook de enigste wijziging. De MR-en van de betreffende scholen dienen hiermee in te stemmen. De GMR is verbaasd dat zo kort na het vaststellen van het aannamebeleid op 16 juni jl. er nu al een wijziging wordt voorgesteld. De heer Reulen zal de GMR op de hoogte houden van de stand van zaken. - De hier bedoelde nascholing voor IVP-ers is niet verplicht, maar alleen als ondersteuning bedoeld. De IVP-ers is gevraagd hun eigen inbreng voor wat betreft de scholing door te geven. - Terugkoppeling tweedaagse directeuren 23 en 24 november 2017 De heer Reulen deelt mee dat tijdens de tweedaagse veel tijd besteed is aan het DNA van SPOVenray. DNA staat in dit geval voor De Nieuwe Attitude. Hiermee wordt bedoeld de manier waarop vanuit vertrouwen gewerkt wordt en over manieren waarop minder administratieve rompslomp gerealiseerd kan worden (denk hierbij aan toekenning van zorgmiddelen of aan de gesprekkencyclus dossiervorming). De heer Reulen heeft n.a.v. de tweedaagse een eerste proefversie van De Nieuwe Attitude (DNA) geformuleerd. Afgelopen donderdag is dit tijdens het DO besproken met IB-ers en locatieleiders. Het werd als grote lijn positief ontvangen. Het document is nog een ordening van gedachten. Uiteindelijk moet het de basis worden voor het nieuwe SBP. - Klachtenprocedure De heer Reulen deelt mee dat de klachtenprocedure van de Stichting KOMM t.a.v. BS de Meent is afgerond en dat de klacht gegrond is verklaard. Het is een wettelijke verplichting om de GMR hiervan op de hoogte te stellen. 4. Onderwerpen personeel Mevrouw van Lieshout deelt mee dat een aantal van onderstaande thema s al besproken is in het DO en een aantal nog in de beginfase is, zodat de GMR van meet af aan hierbij betrokken is. Vervangingsplan Mevrouw van Lieshout deelt mee dat dit vervangingsplan er in principe niet anders uitziet dan het vervangingsplan dat in februari jl. is goedgekeurd. Er is wel sprake van een intensievere samenwerking met Dynamiek en Prisma inzake de vervangingen. De vervangerspool was bij de start van het schooljaar voldoende ingericht om ook langdurige verloven in te vullen. Later in het jaar bleek dat het steeds lastiger werd om te voldoen aan de vraag voor kortdurende vervangingen. De langdurige vervangingen zijn daarom zoveel mogelijk ingevuld met poolleerkrachten van Dynamiek en Prisma en externe vervangers. De GMR stelt de volgende vragen c.q. maakt de volgende opmerkingen: - Pagina 1, punt 3: De heer Reulen merkt op dat op enkele scholen het beeld heerst dat, indien er geen mensen beschikbaar zijn in de pool, een eerste dag niet vervangen mag worden. Dit is echter geen beleid. - Pagina 1, punt 6: Doordat voor punt 1 gesproken wordt over uitvallen door ziekte lijkt het ruilen met een duopartner een optie te zijn bij een ziektevervanging. - Pagina 1, punt 8: LIO dient vervangen te worden door WPO. Stagiaires kunnen het als druk ervaren om ingezet te worden voor een groep. Mevrouw van Lieshout antwoordt dat dit ook alleen in uiterste nood zal gebeuren en dat het altijd wordt besproken met de stagiaire zelf en bekeken wordt hoe deze persoon functioneert. De GMR zou deze optie graag genuanceerd zien. Mevrouw van Lieshout zal een zin toevoegen, dat deze groep een kwetsbare groep betreft en inzet zorgvuldig moet worden overwogen. Visie op leidinggeven Dit document is samengesteld vanuit de inbreng van de directeuren, de staf en het College van Bestuur. De opmaak is niet universeel doordat er door meerdere mensen in het document gewerkt is. GMR 19 december

3 - De GMR vindt dat de formuleringen niet uitblinken in helderheid. Het document lijkt geschreven voor leidinggevenden. De heer Reulen antwoordt dat dit document in het licht van De Nieuwe Attitude (DNA) verder doorontwikkeld dient te worden. Zoals te zien op pagina 3 is er sprake van een horizontale structuur en geen hiërarchische structuur - Een GMR-lid vraagt of het middenmanagement en de leerkrachten met specialisaties in de LB schaal niet moeten worden meegenomen in het organogram. De heer Reulen antwoordt dat het organogram alleen over het grote kader gaat. Het al dan niet kiezen voor een middenmanagement is schoolspecifiek beleid en reken- en taakspecialisten zijn taken en geen functies. - In hoofdstuk 4 wordt de staffunctionaris genoemd. In de uitwerking dient hierover meer helderheid gegeven te worden. - Een GMR-lid stelt voor op pagina 4, punt 5, bij de samenstelling van de commissie het ouderlid uit de MR te vervangen door een ouderlid van de OR. De heer Reulen antwoordt dat het in feite een ouderlid moet zijn vanuit de MR danwel dat de MR een andere ouder mandateert. - De GMR vindt het een goed streven dat een directeur 7 tot 10 jaar op een school werkzaam is en dat er dan mobiliteit plaatsvindt. Voorstel wijziging routeplanner naar Google Maps voor berekening reiskosten Mevrouw van Lieshout deelt mee dat momenteel de afstand woon-werkverkeer en dienstreizen berekend wordt op basis van de ANWB routeplanner. Het voorstel is om dit te wijzigen naar Google Maps, omdat bij het indienen van een dienstreis via AFAS InSite de afstand automatisch door Google Maps berekend kan worden. De GMR vindt deze wijziging vanwege praktische redenen positief. Vragen zijn echter of afgeweken mag worden van CAO bepalingen en of het kan leiden tot precedentwerking. Mevrouw van Lieshout zal dit navragen bij de PO Raad en zal nagaan steekproefsgewijs of het grote verschillen geeft in de uitwerking voor personeelsleden. De personeelsgeleding van de GMR gaat akkoord met de wijziging m.b.t. de afstandsberekening woonwerkverkeer en dienstreizen, mits het legitiem is. Beleid rondom duurzame inzetbaarheid en gesprekkencyclus Mevrouw van Lieshout deelt mee dat van beide onderwerpen een ontwikkelthema gemaakt is. Deze zijn tijdens de tweedaagse aan de orde geweest. Voor een nieuwe gesprekkencyclus zal uitgegaan worden van andere basisprincipes passend bij DNA SPOVenray. In het CvB is afgesproken het bestuurskantoor te gebruiken als proeftuin om een nieuwe invulling te geven aan FG en BG. De stafleden zullen een voorzet geven hoe en met wie zij hun FG willen vormgeven. De directeuren zal eenzelfde vraag voorgelegd worden in het DO van 25 januari a.s. De GMR is ook een belangrijk gremium om hierover mee te denken. Wat betreft de duurzame inzetbaarheid heeft mevrouw van Lieshout begin januari met twee directeuren een gesprek om de cao kaders uit te werken. De PO Raad en de vakbonden geven zelf aan dat dit onuitgewerkt beleid uit de CAO is, waarvoor zelf kaders bepaald kunnen worden. Afgesproken is dat, nadat de kaders bepaald zijn, de werkgroep van de GMR (mevrouw Philipsen en mevrouw Sweelssen) zal aansluiten voor het vervolg. Een specialist vanuit HCC zal eveneens aansluiten bij deze ontwikkelgroep. 5. Medezeggenschapstatuut De (kleine) aanpassingen uit de vorige vergadering zijn doorgevoerd. De GMR stemt unaniem in met het voorliggende medezeggenschapstatuut. 6. Begroting t/m juli 2018 De heer Reulen deelt mee dat het streven was een begroting die op jaarbasis 1% van de inkomsten als positief resultaat heeft. De voorliggende begroting komt uit op een plus van ongeveer ,- over de maanden januari tot en met juli. Omgerekend naar 12 maanden is dat precies de gewenste ,- positief resultaat.er is (omgerekend naar een volledig schooljaar) ,- extra budget voor nascholing opgenomen en ongeveer ,- voor innovatie. Beide budgetten zijn in te zetten op basis van plannen die een eenmalige impuls vergen en bijdragen aan het bereiken van doelstellingen op scholen. GMR 19 december

4 Verder is er een budget van ,- opgenomen om te investeren in het project binden en boeien dat onder andere gericht is op het in samenwerking met Dynamiek en Prisma vergroten van de instroom van nieuwe leraren. Tevens is het bouwen van een nieuwe website opgenomen, zodat deze qua uitstraling weer gaat passen bij de stichting en uiteraard inhoudelijk weer helemaal up to date wordt gemaakt. De GMR heeft geen aanvullende vragen. De begroting t/m juli 2018 wordt in de GMR-vergadering van 31 januari a.s. ter bespreking en ter advisering geagendeerd. 7. Stand van zaken m.b.t. financiën (MARAP 10) MARAP 10 was al eerder verstuurd. MARAP 11 is nog niet klaar. Resultaat is zeer goed te noemen. Er is een positief resultaat van ruim waar de begroting uit ging van een negatief resultaat van bijna Dit resultaat wordt behaald doordat de uitgaven in lijn lopen met de begroting en de inkomsten positiever zijn. Dit laatste was ook de verwachting. Destijds is echter zeer defensief begroot om te voorkomen dat rijk gerekend wordt op basis van nog niet definitieve inkomsten. In samenhang met bovenstaande info over de begroting: Er zal nog wat extra ruimte komen in de begroting doordat gekozen is voor het versneld afschrijven van enkele posten. Dit betreft dan investeringen die niet meer in gebruik zijn maar wel nog op de lijst van afschrijvingen voorkomen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de refurbished laptops van Infotheek die enkele jaren geleden zijn aangeschaft maar niet (meer) voldoen. Iedere school krijgt een lijst met investeringen met het verzoek aan te geven welke zaken niet meer aanwezig zijn c.q. niet meer in gebruik zijn. Hiermee zullen in de begroting de investeringslasten dalen. 8. Mobiliteit/formatie/ Plan Veltum / Klimboom-Mozon Mobiliteit / Formatie: Hierover is geen nieuws te melden. Plan Veltum: De heer Reulen deelt mee dat vanuit SPOVenray geprobeerd zal worden om de budgetten (voor zover tot nu toe bekend) op te laten nemen in een raadsnota voor de eerstvolgende gemeenteraadsvergadering of de eerst mogelijke raadsvergadering na de verkiezingen. Indien dit plan niet door de Raad wordt goedgekeurd, zal vanuit SPOVenray een aanvraag gedaan moeten worden voor vervangende nieuwbouw voor de basisscholen de Keg, Coninxhof en sbo Focus, omdat deze gebouwen economisch zijn afgeschreven en niet meer voldoen aan de eisen van deze tijd De middelen voor de aanpassing van SBO Focus i.v.m. de inhuizing van SO Geijsteren zijn goedgekeurd door het College middels een Collegebesluit. Klimboom/Mozon: De heer Reulen deelt mee dat er een presentatie is geweest door twee aannemers die hun plannen hebben toegelicht. Er is een keuze gemaakt voor één van de twee waarmee nu verkend wordt wat definitief wordt uitgevoerd en op welke termijn. Er zijn positieve gesprekken gevoerd met teamleden, directie, SSC, bestuur SPOV en kinderopvang. Het streven is aanvang carnavalsvakantie en inhuizing voor de zomervakantie. Er zal een extra budget vanuit SPOVenray ingebracht worden om de verbouwing uit te voeren op een manier die zoveel mogelijk tegemoet komt aan de wensen van de gebruikers. 9. Rondvraag - De heer van der Velden vraagt de contactpersonen van de MR-en van de Bongerd, EigenWijs, de Klimboom, de Kruudwis, Oda, de Meent en de Meulebeek de MR-en te vragen om te reageren naar de heer van der Velden of er al dan niet behoefte is aan scholing. - Mevrouw van Lieshout deelt mee dat er op 17 januari a.s. een onderwijscafé voor PO en VO georganiseerd is met als onderwerp zorgen voor betere doorstroming. De ouders van de GMR zijn hier ook van harte welkom. De uitnodiging zal g d worden. - De heer Reulen bedankt iedereen voor het afgelopen jaar en wenst iedereen alle goeds voor De heer de Groot sluit zich hierbij aan. GMR 19 december

5 10. Sluiting De voorzitter sluit om uur de vergadering en bedankt iedereen voor de inbreng. Volgende vergadering: Woensdag 31 januari 2018 Aanvang: uur Vergaderruimte SPOVenray GMR 19 december

6 Besluitenlijst 2017 behorende bij het verslag d.d. 19 december 2017 Datum Besluit Instemming personeelsgeleding GMR met vervangingsplan (exclusief laatste pagina in rood) Na goedkeuring van de GMR blijft de heer de Groot aan als voorzitter van de GMR voor een tweede termijn tot Vaststelling afwijkende bevoegdheden GMR-reglement Vaststelling jaarverslag 2016 GMR Vaststelling faciliteiten- en activiteitenplan 2017 GMR Aanpassing vergaderstructuur GMR (vooroverleg van tot uur, reguliere vergadering van tot uur en naoverleg van tot uur) + per vergadering 1 onderwerp inhoudelijk bespreken + beleidsstukken voor bespreken met stafleden Positief advies t.a.v. het vakantierooster Positief advies t.a.v. de begroting In vooroverleg besluiten of schriftelijk of mondeling gestemd wordt Schriftelijke informatie van CvB (per agendapunt) wordt voortaan met de vergaderagenda meegestuurd Instemming met functieboek SSC Overkwartier Beleggingsrapportages worden voortaan alleen op verzoek van de GMR toegezonden. Op andere momenten neemt het CvB de kengetallen op in zijn schriftelijke toelichting Goedkeuring GMR-reglement 1 juni Beleidsstukken die in een vooroverleg met GMR-delegatie (ter informatie) worden besproken, worden in het medezeggenschapstraject in twee vergaderingen (ter bespreking en ter instemming/advisering) behandeld Instemming (P)GMR met bestuursformatieplan Instemming GMR met protocol schorsing en verwijdering van leerlingen Instemming GMR met bestuursondersteuningsprofiel Instemming (P)GMR met toekomst IB binnen SPOVenray incl. functiebeschrijving IB-er Goedkeuring vergaderplanning GMR Vaststelling Huishoudelijk reglement GMR, november Goedkeuring wijziging afstandsberekening woon-werkverkeer en dienstreizen mits legitiem Instemming met medezeggenschapstatuut, 19 december 2017 Actielijst behorende bij het verslag d.d. 19 december 2017 Nr Datum Onderwerp Actie Termijn Nakijken of er ontwikkelingen zijn die onder de MR doorlopend bevoegdheid van GMR vallen c.q. de juiste route hebben doorlopen Communicatieplan bekijken en evt. herijken Evaluatie hiervan in 2018 GMR AC datum bepalen Integraal beleidsstuk voor ICT, W&T en Techniek MR 2017 inbrengen in GMR zodra klaar Percentage in formatieoverzicht vervangen door wtf FvL/MR Beoordelingsformulier bij FB IB ontwikkelen en daarna FvL 2017 ter instemming (P)GMR inbrengen Agenderen huisvesting, na overleg werkgroep huisvesting AC 2017 GMR Klokkenluidersregeling opstellen en daarna inbrengen in MR GMR Verantwoordingsrapportages personeel, onderwijs en MR huisvesting inplannen i.o.m. stafleden voor Zodra definitief besluit m.b.t. clusters genomen wordt, wordt de GMR op de hoogte gebracht MR Zodra def. besluit Zodra RvT ijkpunten heeft vastgesteld, ontvangt GMR deze MR Zodra vastgesteld De koerskaarten mailen aan GMR zodra klaar MR Dec. 17/jan. 18 GMR 19 december

7 Werkgroep formeren ziekteverzuim met HCC, opstellen plan van aanpak MR/FvL Uiterlijk januari De volgende onderwijskundige punten worden geagendeerd. Hiervoor mevrouw Hoeijmakers en/of de heer van Gessel uitnodigen. GMR Notitie kwaliteitsbeleid - Concept regioplan Swv - Jaarverslag OSL Agenderen: AC GMR - Jaarverslag GMR begroting t/m juli 2018 (ter bespreking/ter advisering) Zodra waarnemingstaken CvB vastliggen ter info naar MR GMR Zodra wijze verantwoording SSC vastligt ter info MR Herziening MR-reglement meenemen in scholing EvdV 18. Q Halfjaarlijks overleg met RvT van 31-1 verzetten naar maart/april AC 26-3 of Opnemen met DO of stagiaires kunnen komen te FvL DO vervallen bij opties vervangingen Afspraak maken voor werkgroep GMR m.b.t. duurzame FvL Januari 2018 inzetbaarheid MR-contactpersonen navragen bij MR-en om te reageren MRcontactpers z.s.m. op vraag van EvdV of er behoefte is aan scholing Uitnodiging onderwijscafé PO en VO mailen aan GMR Secr. z.s.m. *AC = Agendacommissie Evaluatieoverzicht beleidsstukken Datum Naam beleidsstuk Evaluatietermijn Evaluatiedatum Mei 2017 Bestuursondersteuningsprofiel (aanmelding en inschrijving van 2 jaar Mei 2019 leerlingen) Mei 2017 Beleid EED 3 jaar Mei 2020 Mei 2017 Beleid ERWD 3 jaar Mei 2020 Mei 2017 Toekomst IB binnen SPOVenray 3 jaar Mei 2020 Mei 2017 Protocol schorsing en verwijdering leerlingen 4 jaar Mei 2021 Nov Huishoudelijk reglement (met jaarverslag, activiteiten- en faciliteitenplan) 1 jaar Januari 2019 GMR 19 december