1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Zorg en Gezondheid Zoekt 1 Administratief medewerker (Afdeling Preventie) Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel/VAC Antwerpen /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Zorg en Gezondheid werft één administratief medewerker aan in statutair dienstverband (via horizontale mobiliteit scope Zorg en Gezondheid). 2 FUNCTIECONTEXT Zorg en gezondheid Het agentschap heeft als missie om samen te werken met alle belanghebbenden aan een betere zorg en meer gezondheid. We willen dit bereiken door mensen uit te nodigen om gezond te leven en hen hierbij te ondersteunen. We beschermen hen tegen besmettelijke ziektes en een ongezond milieu en maken de tijdige opsporing van een aantal ziektes mogelijk. We dragen bij tot een netwerk van kwaliteitsvolle zorg voor en rond mensen die het nodig hebben. Met de Vlaamse sociale bescherming brengen we de betaalbaarheid van de zorg in het bereik van onze medeburgers. Om dit alles te realiseren erkennen en financieren we organisaties, zorgverleners en voorzieningen. We doen alles in partnerschap en in gedeelde verantwoordelijkheid met hen, met andere overheden én met de mensen zelf. Extra aandacht gaat daarbij naar de meest kwetsbaren. Onze waarden Het agentschap is een open en wendbare organisatie. We streven er naar daadkrachtig te anticiperen op de evoluties en behoeften in de samenleving, Samen met alle belanghebbenden werken we aan een

2 duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Onze aanpak is menselijk, gidsend en toekomstgericht. Afdeling Preventie Deze afdeling staat in voor het bevorderen van een gezonde levensstijl en het voorkomen van ziektes en aandoeningen: behalen van de gezondheidsdoelstellingen door de bijhorende actieplannen uit te voeren. bevolkingsonderzoeken in het kader van ziektepreventie (opsporing van aangeboren aandoeningen bij pasgeborenen via een bloedstaal, kankeropsporing) erkennen en subsidiëren van partnerorganisaties, organisaties met terreinwerking, locoregionale netwerken (Logo s) e.a. preventie en sensibilisatie, communicatie en advies om de impact van het milieu op de volksgezondheid te verminderen; preventie, sensibilisatie, communicatie en advies over de impact van infectieziekten die de volksgezondheid ernstig (kunnen) bedreigen; preventie, sensibilisatie, communicatie en advies over de impact van infectieziekten die door vaccinatie voorkomen kunnen worden. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. - Aanwezigheidslijsten van externe deelnemers aan werkgroepen bijhouden - Opvolgen en invoeren vormingstabel - Overzicht PLOEG bijhouden (plannings- en evaluatielijst) - Bijhouden en actualiseren van adressenbestanden - Beheer opleidingskalender - Beheer permanentieregeling (kalenders) - Zelf inlichtingen inwinnen ( telefonisch, via ) Informatiebeheer - Analoog en/of digitaal klassement - Archiefbeheer pagina 2 van 9

3 Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: Conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Verslagen van vergaderingen archiveren - Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (SharePoint, Orka,..) - Collega s informeren over waar gegevens terug te vinden zijn - Dossiers aanmaken op basis van meldingen infectieziekten of binnen één van de preventieprogramma s Milieugezondheidszorg (bv. recreatiewater-analyses, milieu effect rapporten, omgevingsvergunning, omgevingsevaluaties, drinkwateranalyses, ) - Volledigheid van dossiers nagaan en bijkomende formulieren/gegevens aan de dossiers toevoegen - Dossiers inschrijven in een opvolgingssysteem - Verslaggeving van vergaderingen - Infectieziektebulletin: oa. niet-inhoudelijke eindredactie, klantrelaties, logistieke ondersteuning, - Opstellen of vervolledigen van betalingsnota s, bestelbonnen, facturen, - Registratie van infectieziekten, vragen en klachten van burgers i.v.m. milieuproblemen - Putwateraanvragen oplijsten - Stage overeenkomsten opstellen en hiervoor de nodige documenten verzamelen - Versturen van briefwisseling aan belanghebbenden - Inventarisatie, stockbeheer, bestelling en versturen van materialen (folders, medisch materiaal, ) - Administratieve en logistieke ondersteuning van dienstreizen - Documenten inscannen, kopiëren, - Lokalen en catering vastleggen voor vergaderingen, studiedagen, congressen, - Inbrengen van onkostennota s - Onthaal nieuwe medewerkers (praktische en logistieke ondersteuning) - Onderhoud en inventarisatie kantoormateriaal, waaronder ook fax- en kopieertoestellen, printers, - Agendabeheer en onderhoud dienstwagen (organiseren en opvolgen) - Front- en backoffice van studiedagen, congressen, pagina 3 van 9

4 - Generieke taken, zoals oa.: Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Onthaal / Telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. o Zoneverantwoordelijke (Brandveiligheid) o Verdiepingsverantwoordelijk (technische problemen, meldingen) o ICT aanspreekpunt o EHBO-verantwoordelijke o Toegangsbeheer externen (toegang tot gebouw, internet-accounts, ) o - Postbedeling en post-afhandeling (digitaal en nietdigitaal) voor de afdeling in Brussel of de teams in de buitendiensten - Versturen van postpakketten, brieven - Nakijken van te verzenden stukken op volledigheid - circulatiemappen verspreiden - Fax berichten opvolgen en bezorgen aan de juiste persoon binnen de afdeling - Generieke mailboxen van de afdeling en de teams opvolgen, indien mogelijk beantwoorden of de berichten doorsturen naar de juiste persoon voor verdere behandeling - Telefonisch onthaal voor de afdeling/ buitendienst - Deelname aan de dispatch activiteit van de afdeling, waarbij de beller op een klantvriendelijke en efficiënte manier doorgegeven wordt aan de juiste persoon - Hulplijn voor Vaccinnet, koude keten incidenten - Onthaal van bezoekers, deelnemers aan vergaderingen of andere activiteiten - Frontoffice van studiedagen, congressen, - Vergaderingen vastleggen en deelnemers uitnodigen op verzoek - Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten - Agendabeheer van projectopvolging, teamvergaderingen, to do s, - Beheer zaalreservatie - Vaccinnet: aanspreekpunt voor stakeholders ikv hulplijn (stockbeheer, bestellingen, ) - Vaccinatie: koude keten incidenten - ICT pagina 4 van 9

5 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je werkt als statutair ambtenaar in de rang C1 of hoger binnen het agentschap Zorg en Gezondheid Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het agentschap Zorg en Gezondheid in een betrekking met een salarisschaal van de rang C1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het agentschap Zorg en Gezondheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je hebt minimaal 6 jaar beroepsrelevante ervaring 3 binnen een administratief ondersteunende functie. Je hebt ervaring met elektronische bestel- en/of dossieropvolgsystemen Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Liesbeth De Beyter, liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Correcte klantservice in person en telefonisch: discreet, geduldig, etiquette, professioneel en hulpvaardig. Een goede kennis van de Nederlandse taal Basiskennis van Word, Outlook, Skype, Sharepoint Kennis omtrent vaccins en vertrouwdheid met milieukundige en gezondheidsterminologie is een meerwaarde. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. 3 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de werkervaring. Onbetaalde stages of studentenjobs beantwoorden hier niet aan. pagina 5 van 9

6 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit: Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen (niveau 1) Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren (niveau 1) Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Communiceren: Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen (niveau 1) Plannen & Organiseren: Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Initiatief: Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van overplaatsing dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. 2. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. 3. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 4. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. Een verkorte proeftijd van 4 maanden is mogelijk, indien je voorafgaand aan de statutaire werving reeds een volledige proeftijd (verbonden aan een contract van onbepaalde duur) doorlopen hebt aan het begin van je contractuele tewerkstelling EN je statutair wordt aangeworven in dezelfde functie als pagina 6 van 9

7 deze waarvoor je de proeftijd hebt doorlopen. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. Je wordt statutair aangeworven in de graad van Medewerker (rang C1) met bijhorende salarisschaal. Relevante privé-ervaring kan gehonoreerd worden. Op / salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 14 januari 2019 (periode onder voorbehoud). Indien er slechts 1 kandidaat is, kan deze beoordeeld worden op het dossier en wordt er geen jurygesprek (incl. persoonlijkheidsvragenlijst) georganiseerd. 6.2 EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST & JURYGESPREK Indien er meer kandidaten zijn, volgen er jurygesprekken. Deze worden aangevuld met een persoonlijkheidsvragenlijst. De jurygesprekken worden gevoerd met afgevaardigde(n) van het agentschap Zorg en Gezondheid en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: je visie op en inzicht in de functie je motivatie en verwachtingen pagina 7 van 9

8 je technische competenties de persoonsgebonden competenties je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de week van 21 januari 2019 (periode onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op maandag 14 januari Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar solliciteren.wvg@wvg.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 14 januari 2019.naar ons stuurt (de datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). pagina 8 van 9

9 Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Liesbeth De Beyter, VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Iris De Schutter Afdelingshoofd iris.deschutter@zorg-en-gezondheid.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter Selectieverantwoordelijke liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind januari Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be. pagina 9 van 9