ļä. Gemeente fl Bergen op Zoom

Transcriptie

1 ļä. Gemeente fl Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Definitieve vaststelling 2e begrotingswijziging door bestuur ICT WBW Ons kenmerk U İİ Beh. door F. Meijer Afdeling Informatievoorziening 4 Processen Datum Doorkiesnr. Bijlage(n) 8 APR, Beste leden en duoburgerleden, Op 20 december 2017 is in de raadsvergadering ingestemd met het voorstel omtrent de tweede begrotingswijziging ICT WBW. De raad heeft wei aangegeven een zienswijze in te dienen op deze begrotingswijziging. In deze zienswijze worden de volgende vragen gesteld. De Gemeente Bergen op Zoom: betreurt de, ondanks de eerdere door haar ingediende zienswijzen, veel te lange doorlooptijd van het opstellen van de outsourcingsvisie; maant de ICT WBW tot grote spoed in het aanbestedingstraject voor outsourcing, waarbij eventuele meerkosten van een dergelijk geïntensiveerd traject afgezet kunnen worden tegen de meerkosten van de desinvestering; vraagt ICT WBW t.a.v. nieuwe investeringen voorafgaand aan de sourcing:» een risicomijdende aanpak te hanteren; «creatief te zoeken naar mogelijkheden om (bv. door onderhoudscontracten) de levensduur van de huidige apparatuur te verlengen;» de deelnemers te informeren voor invoering van nieuwe investeringen. In het bijgevoegde besluit van het bestuur van ICT WBW worden deze vragen beantwoord. Het besluit van het bestuur heeft geen verdere consequenties voor onze gemeente. Onze huidige gemeentelijke ict-infrastructuur is en blijft in ons eigendom. ICT WBW adviseert ons indien onderdelen van deze infrastructuur aan vervanging toe zijn. Wij bepalen uiteindelijk zelf of we dat ook daadwerkelijk gaan doen. Hierbij zullen altijd afwegingen gemaakt worden tussen de financiële kosten en het belang van een betrouwbare ict-infrastuctuur voor zowel de bedrijfsvoering als de dienstverlening binnen onze gemeente. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, secretaris burgemeester, 'h.j.m. Wingens MPA ir. dr. F.A. Petter Jacob Obrechtlaan 4 Postbus AR Bergen op Zoom 4600 AA Bergen op Zoom Contact: I T F (0164) KvK B nvbng rek. nr B IBAN: NL41BNGH

2 Gemeente Bergen op Zoom t.a.v. het college van B&W Postbus AA BERGEN OP ZOOM Berber op i Reg aatum 23/02/2018 Uw kenmerk: Uw brief van: Telefoonnummer: Ons kenmerk: 92 SC Behandelend ambtenaar: Jacqueline van Dissel Datum verzonden: Onderwerp: Definitieve vaststelling 2e begrotingswijzing Geacht college, In de vergadering van 29 januari 2018 is de 2e begrotingswijziging van ICT West-Brabant West met de daarbij behorende oplegger door het bestuur definitief vastgesteld en getekend. De oplegger en de definitieve ondertekende 2e begrotingswijziging zend ik u hierbij ter kennisname toe. Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van de ICT samenwerking West-Brabant West, André Ringerwöle Secretaris ICTWBW Bijlagen: - de oplegger bij de definitieve vaststelling 2' begrotingswijziging ICT WBW de ondertekende 2e begrotingswijziging

3 ICT Samenwerking West-Brabant West 2eBegrotingswijziging (definitief) (met indicatieve cijfers voor de járen ) Definitief vastgesteld door het bestuur van de ICT Samenwerking West-Brabant-West in zijn vergadering van 29 januari De secretaris, De voorzitter. A.Koppelaar M.W.M. de Vries

4 2e begrotmysivi z igmy Lasten 4. 1 f«otoíofie oude 6 nieuwe ICTinfrastructuur Oude infrastructuur Û e Nieuwe infrastructuur í ţ e f Exptortat «kosten derden e ±2 Kosten voor bedriifsvoerina Kosten Personeel Primair Proces c e C 4 e f Besparing op personeel e e e e Directe Materiele Productiekosten e e Koslen bednļfsvoenng en onderst processen e e e C C Materiele Overhead e Onvoorzien c Nieuwe infrastructuur Kapxaaĥasten e Kapriaaitasten eenmalige irtvesienngen f Ovenge kosten Projectkosten ť Bíįz.toelagen BERM-gemeenten 4 c aaen S4 İ Totaal J» Baten él fxotortotie oude 8 nieuwe ICT infrastructuur 4 Oude infrastructuur Dienstverlening derden l Kosten voor bedriifsvoerina Kosten Personeel Primair Proces Ovūňoe ontvangsten 44 Ontvangsten van derden C 4 e Totaal baton Saldo lasten en baten ^ * Bijdraoen deelnemers 4 Bergen op Zoom C Etlen-Leur e C Roosendaal c C Moerdijk Thden C e Totaal büdi»gea deelnemers

5 Toelichting op de 2" begrotingswijziging ICT WBW: In deze begrotingswijziging zijn de budgetaanpassingen verwerkt die zijn gemeld en toegelicht in de 1* bestuursrapportage 2017 van ICT WBW. Het gaat om de volgende aanpassingen: 1. Exploitatiekosten oude infrastructuur Door het opstellen van de sourcingstrategie is de aanbesteding en aanschaf van de nieuwe infrastructuur vertraagd. De huidige infrastructuren bij de deelnemers moeten daardoor langer in gebruik blijven. De verwachte afbouw van de exploitatiekosten wordt hiermee ook vertraagd, in onderstaande tabel is dit weergegeven: tie el nemer 2016 werkelijk 2017 Minincz 2017 proqnosr- da np raming 2019 e v.ianļ) 2019 r.-.v öergen op Zoom « « g g g [e Ö31 Etten-Leur «90.03: g [T Roosendaal ľg c e c « j g T~ Moerdijk g 55.C3Ï g İŹĨ.0Ŭ3 ĉ -Ö.3ÒD K 35.0"Ĵ r? " Tholen 7~ g g g g g T~ Totaal ť İ c e C In de le begrotingswijziging is voortholen een raming opgenomen van C Inmiddels is duidelijk geworden dat de exploitatiekosten lager uitkomen, op C per jaar. Omdat Tholen niet direct meedoet met de nieuwe infrastructuur, wordt dit bedrag voorlopig zo aangehouden. De nieuwe ramingen voor 2017 zijn gebaseerd op de werkelijke kosten In de 2' bestuursrapportage 2017 zal een herijking van deze ramingen plaatsvinden. Voor 2018 wordt de huidige raming voorlopig gehandhaafd. Na afsluiting van het boekjaar 2017 zal duidelijk zijn waar deze kosten over 2017 op uit zijn gekomen. Eventuele bijstelling kan dan plaatsvinden via de 1' bestuursrapportage Ook het bedrag aan resterende exploitatiekosten na ingebruikname van de nieuwe infrastructuur in 2019 e.v. wordt voorlopig gehandhaafd op de huidige ramingen (m.u.v. Tholen). 2. Exploitatiekosten nieuwe infrastructuur Vanwege de gemelde vertraging zijn de exploitatiekosten van de nieuwe infrastructuur met 1 jaar doorgeschoven. Dit in afwachting van de besluitvorming over de nieuwe businesscase. De nu aangehouden ramingen zijn gebaseerd op de businesscase uit Bij de besluitvorming later dit jaar over de nieuwe businesscase zullen deze kosten nog wijzigen en zal ook bekend worden vanaf welk jaar de (exploitatie-)kosten van de nieuwe infrastructuur geraamd moeten gaan worden. 3. Kosten en baten m.b.t. derden Bij de opstelling van de begroting is er voor gekozen om de lasten en baten verbonden aan de dienstverlening aan derden (mogelijk toekomstige deelnemers) hierin niet op te nemen. De ramingen m.b.t. gemeente Tholen zijn inmiddels verwerkt in de 1' begrotingswijziging Met betrekking tot de overige partijen is afgesproken de ramingen te verwerken in de begrotingswijziging bij de l' bestuursrapportage Uitgegaan is van de volgende bedragen:

6 Specificatie Overige ontvangsten (derden) Personeel Exploitatie Dienstverlening Werkplein C 15Ö.OŌO i Eļtenstwrtertlng Realo Vv'est-Brabant e e mooa Dienst\*r1ening Veiligheidshuis e e [Totaal e C Kosten bedrijfsvoering Het budget voor personeelskosten is verhoogd met de extra inkomsten die in de ť bestuursrapportage 2017 en in deze 2e begrotingswijziging zijn opgenomen. Voor 2017 gaat dit om een bedrag van C (inkomsten derden C en ziekte-uitkeringen C ) en voor 2018 om C (inkomsten derden). De mogelijke overschrijding van het personeelsbudget van C (zoals aangegeven in de 1* bestuursrapportage 2017) is niet ín deze bijraming meegenomen, omdat de overschrijding vooralsnog kan worden opgevangen uit de post Onvoorzien. Verder is er een bedrag van C bijgeraamd voor de kosten van ondersteuning op het gebied van archiefbeheer (DIV). Hiertoe is door het bestuur op 30 januari 2017 besloten op basis van de Notitie evaluatie overhead en ondersteunende diensten. In de begroting is dit al meegenomen. 5. Kapřtaallasten In de huidige begroting 2017 zijn nog de kapitaallasten geraamd op basis van de businesscase uit De raming kan nu worden verlaagd naar het bedrag aan lasten verbonden aan de werkelijke investeringsuitgaven in 2016 van C (voorbereidingskosten); de jaarlijkse annuïteit hiervan bedraagt C Voor 2018 en verder wordt de raming nu niet aangepast. Dit zal meegenomen worden bij de besluitvorming over de nieuwe businesscase op basis van de sourcingstrategie.

7 Voorstel voor bestuur ICT WBW *»n : Bestuur ICT WBW v*n : Directie onderwerp ; Definitieve vaststelling 2' begrotingswijziging Datum ; Beslispunten 1. Kennis te nemen van de zienswijze van Bergen op Zoom en de reactie hierop zoals verwoord in dit voorstel vast te stellen. 2. De 2' begrotingswijziging definitief vast te stellen conform de eerder vastgestelde co ncept-begroti ngswijzigin g De definitieve 2' begrotingswijziging inclusief de ingediende zienswijze en de beslissing daarop ter kennisname toe te zenden aan de provincie Noord-Brabant en ter kennisname aan de deelnemers. Inleiding De gemeente Bergen op Zoom heeft ten aanzien van de 2e begrotingswijziging 2017 ICT WBW de volgende zienswijze ingediend:» betreurt de, ondanks de eerdere door haar ingediende zienswijzen, veel te lange doorlooptijd van het opstellen van de outsourcingsvīsie;» maant de ICT WBW tot grote spoed in het aanbestedingstraject voor outsourcing, waarbij eventuele meerkosten van een dergelijk geïntensiveerd traject afgezet kunnen worden tegen de meerkosten van desinvestering;» vraagt de ICT WBW t.a.v. nieuwe investeringen voorafgaand aan de sourcing: o een risico mijdende aanpak te hanteren o creatief te zoeken naar mogelijkheden om ( bv. door onderhouds-contracten) de levensduur van de huidige apparatuur te verlengen; o de deelnemers te informeren vóór invoering van nieuwe investeringen. Voorgestelde reactie op zienswijze Bergen op Zoom: Bergen op Zoom heeft in 2016 bij de vaststelling van de begroting van 2017 een zienswijze ingediend waarin het volgende werd gesteld: Voordat er investeringen in de nieuwe infrastructuur worden gedaan, moet deze visie niet alleen aan het bestuur worden voorgelegd, maar ook aan de gemeenteraden worden aangeboden; Op grond van deze zienswijze is gezamenlijk met de deelnemers gekozen voor een aanpak die voorzag in een door de deelnemers gedragen sourcingstrategie. Deze aanpak voorzag in een werkwijze waarin deelnemers zelf konden bepalen welke inbreng en afstemming nodig was en hebben daarmee ook gezamenlijk de doorlooptijd bepaald. Gedurende de uitwerking van de strategie is bij de regie-ambtenaren van de deelnemers ook altijd zicht geweest op de doorlooptijd en voortgang van dit traject. In oktober 2017 heeft het Bestuur van ICT WBW op grond van juist deze gedegen aanpak en nadat was vastgesteld dat daarop door geen van de deelnemers een zienswijze was ingediend, de visie op sourcing vastgesteld en besloten hieraan vervolg te geven door opdracht te geven om de voorbereidingen voor een aanbestedingsprocedure te starten, te beginnen met een

8 CV ÍS ^#4v) uitwerking van een stappenplan waarin Go/NoGo momenten worden aangegeven. Wat betreft het aanbestedingstraject zal de route worden gevolgd die vanuit wettelijke kaders wordt voorgeschreven. Enerzijds gericht op het nodige tempo maar anderzijds zal, om (potentiële) risico's zoveel mogelijk te vermijden, het vervolg aan dit traject worden begeleid door een partij met veel ervaring in dergelijke trajecten. Voor de tussenliggende periode tot aan beschikbaarheid en implementatie van de nieuwe infrastructuur zal ICT WBW haar deelnemers adviseren en helpen om de levensduur van hun bestaande infrastructuren en apparatuur waar nodig te verlengen. Omdat in de zienswijze geen inhoudelijke opmerkingen op de cijfers in de 2' begrotingswijziging zijn opgenomen, wordt voorgesteld deze ongewijzigd definitief vast te stellen. Bijlagen: Raadsbesluit Bergen op Zoom omtrent zienswijze 2e begrotingswijziging ICT WBW Definitieve 2e begrotingswijziging ICT WBW

9 Amendement indienen zienswijze bij 2e begrotingswijziging ICT De raad van de gemeente Bergen op Zoom, in vergadering bijeen op woensdag 20 december 2017, beraadslagend over RVB , 2e begrotingswijziging ICT samenwerking West-Brabant-West 2017 Overwegende dat: «De Werkgroep ICT vanaf haar oprichting sterk heeft aangedrongen op het opstellen van een outsourcingsvisie door de ICT WBW;» De Gemeente Bergen op Zoom in haar zienswijzen richting de ICT WBW telkens met klem heeft aangedrongen op het snel opstellen van die outsourcingsvisie;» In het document van de 2e begrotingswijziging aangegeven wordt dat er ongeveer euro zal worden teruggegeven door de ICT WBW vanwege een vertraagd aanbestedingstraject; * Dat desinvesteringen altijd dienen te worden voorkomen; «Dat de huidige ICT-infrastructuur van de gemeente Bergen op Zoom ook apparatuur omvat die, gezien de levensduur, mogelijk risico's in gebruik dan wel verhoogde onderhoudskosten met zich meebrengt; «Dat een dubbel migratie traject naar nieuwe apparatuur/systemen binnen de huidige ICT infrastructuur van Bergen op Zoom, gevolgd door een migratie-traject naar de toekomstige systemen van de ICT WBW, verspilling van maatschappelijke gelden oplevert;» De gemeente van plan is om mogelijk noodzakelijke vervangende apparatuur bij de ICT WBW te bestellen; Besluit het concept-besluit als volgt te wijzigen: De volgende zienswijze in te dienen ten aanzien van de 2e begrotings-wijziging ICT WBW : De Gemeente Bergen op Zoom betreurt de, ondanks de eerdere door haar ingediende zienswijzen, veel te lange doorlooptijd van het opstellen van de outsourcingsvisie; maant de ICT WBW tot grote spoed in het aanbestedingstraject voor outsourcing, waarbij eventuele meerkosten van een dergelijk geïntensiveerd traject afgezet kunnen worden tegen de meerkosten van desinvestering; vraagt de ICT WBW t.a.v. nieuwe investeringen voorafgaand aan de sourcing; een risico mijdende aanpak te hanteren; creatief te zoeken naar mogelijkheden om ( bv. door onderhouds-contracten) de levensduur van de huidige apparatuur te verlengen; de deelnemers te ipfprmeren vóór invoering van nieuwe investeringen. En gaat over tot de oyāe van de vergadering. CDA WD D66 PvdA