GEMEENTE REIMERSWAAL. Adviesnummer : Casenummer : Datum : 18 november 2011

Transcriptie

1 college Adviesnummer : Casenummer : Datum : 18 november 2011 Onderwerp: Toekomst Bibliotheekbeleid ( doorrekening amendement) Advies: Uw college wordt verzocht: De raad, middels de opinieraad voor te stellen om scenario 1 van het oorspronkelijk collegeadvies opnieuw in overweging te nemen. Medeparaaf : n.v.t. Behandelend ambtenaar : J. Vermuë Medeparaaf : n.v.t. Akkoord afdelingshoofd : Medeparaaf : n.v.t. Gezien door directie : Medeparaaf Financiën : ja Raad : ja Art.25/27 WOR : n.v.t. Actieve voorlichting : nee Aspecten RO : n.v.t. Uitvoering mandateren : Productnummer : Akkoord secretaris spoedprocedure Naar B&W map : : Retour afdeling : Burgemeester Akkoord Bespreken Aantekeningen Beslissing B&W van 13 december 2011: Nu uit de doorrekening blijkt dat het amendement structureel extra financiële middelen vergt, waardoor aan één van de in het amendement geformuleerde voorwaarden niet kan worden voldaan, volgt het college het advies om de raad in overweging te geven om, middels de opinieraad, alsnog te besluiten overeenkomstig scenario 1. gemeente Reimerswaal 1

2 Advies: Inleiding Op 5 juli 2011 heeft de gemeenteraad een amendement aangenomen met betrekking tot de kaderstelling en uitgangspunten voor het toekomstig bibliotheekbeleid. Een van de onderdelen van het amendement luidde: in stemmen met het consulteren van de dorpsraden, de Wmo raad, de Seniorenraad en het onderwijs. Deze consultatieronde heeft op 13 september 2011 plaatsgevonden. Vervolgens is een doorrekening gemaakt van de kosten van het amendement. In dit advies worden de financiële consequenties van het aangenomen amendement aan u voorgelegd. De uitvoering van het aangenomen amendement heeft aanzienlijke financiële consequenties. Dit betekent dat uw college, gezien deze financiële consequenties, de raad zou moeten verzoeken dit extra budget ter beschikking te stellen. Gezien de huidige financiële (economische) situatie en de taakstelling die organisatiebreed gerealiseerd moet worden lijkt dit geen logische keuze. Uw college wordt geadviseerd om de raad, middels de opinieraad voor te stellen om scenario 1 van het oorspronkelijk collegeadvies opnieuw in overweging te nemen. Opinieraad 10 januari 2012 Themaraad n.v.t. Argumenten Op 5 juli 2011 heeft de gemeenteraad een amendement van de SGP en het CDA aangenomen met betrekking tot het nieuwe bibliotheekbeleid. Kort samengevat was de aanleiding tot het voorstel aan het college en de raad: een kostenstijging (op termijn) van ,-- structureel per jaar bij behoud van het huidige beleid; ( een stijging die plaats gevonden heeft in de afgelopen periode t.o.v. het budget van voor de fusie en het vervallen van de overheidsbijdrage vanaf 2013); de veranderende functie van de bibliotheek in zijn algemeenheid. Het amendement stelt het volgende voor : 1. In te stemmen met de kaders bibliotheekbeleid: a. Als uitgangspunt te benoemen: behoud van de vestigingen in Yerseke en Krabbendijke; b. Dienstverlening in overige kernen door middel van nieuwe verbindingen en concepten; c. Inzetten op ondersteunende educatieve activiteiten; d. Het opgenomen bedrag in de gemeentelijke begroting a ,-- dient als taakstelling. 2. In te stemmen met het consulteren van de dorpsraden, Wmo-raad, Seniorenraad en het onderwijs betreffende de uitvoering van het vastgestelde bibliotheekbeleid; 3. In te stemmen met het effectueren van de resterende 1,2 Fte combinatiefunctieregeling door middel van een combinatiefunctie leesbevordering; 4. (Pro forma) opzeggen van het contract met de Bibliobus; 5. Niet in te stemmen met de begroting 2012 BibliOosterschelde; 6. In te stemmen met de planning voor een terugkoppeling aan de raad, betreffende implementatiestappen; 7. BibliOosterschelde op de hoogte brengen van dit besluit. Op onderdelen wordt het amendement toegelicht (zie bijlage). Een aantal onderdelen van dit amendement zijn al uitgevoerd, te weten: 2, 4, 5 en 7. gemeente Reimerswaal 2

3 Met dit advies wordt ingegaan op onderdeel 6, (terugkoppeling aan de raad m.b.t. de implementatiestappen) en is een kostenberekening gemaakt. Hieronder vindt u een berekening van de kosten van het aangenomen amendement. Amendement 2013 Twee locaties Krabbendijke/Yerseke Plug-In voor alle kernen Kunst van lezen minimaal 2 uur voor alle basisscholen Collectie Kunst van lezen Alle kernen Boek aan huis Diverse activiteiten Subtotaal functies Overhead 33,8% Backoffice 13,5% Totaal kosten Toelichting op bovenstaand financieel overzicht: - De verwachting is dat in 2014, 2015 en volgende jaren de kosten gelijk blijven (afgezien van indexatie conform VZG richtlijn). - De kosten van de twee locaties in Yerseke en Krabbendijke zijn inclusief personeelskosten; - Plug-In voor alle kernen: Hansweert, Kruiningen, Waarde, Oostdijk en Rilland. De kosten bestaan uit onderhoud (collecties en apparatuur) en afschrijvingskosten; - Kunst van lezen is inclusief personeelslasten (2 uur per week per basisschool); - Collectie voor Kunst van Lezen; zijn de kosten van het leesmateriaal. Deze collectie kan rouleren; - De kosten van diverse activiteiten zijn o.a. aandacht besteden aan: de week van het Zeeuwse boek, lezingen, de boekenweek, boek start etc.; - Overhead kosten zijn de kosten m.b.t. bovenlokale activiteiten zoals: ICT, personeelskosten (directie, salaris/financiële administratie, opleidingskosten, PR en voorlichting, website, contributie en bijdragen, accountantskosten, verzekeringen,kosten OR, ziekteverzuim etc., (zie bijlage). Hierover zijn regionaal afspraken gemaakt. Deze afspraken zijn dus niet eenzijdig door onze gemeente te wijzigen.; - De kosten voor de Backoffice zijn de kosten voor: personeel backoffice (domeinspecialisten), collectieaanschaf en verwerking, huisvesting van deze afdeling en het centraal catalogiseren; - De subsidie die beschikbaar is voor de bibliotheek in onze begroting bedraagt ,- en ,-- vanuit de bijdrage van de rijksoverheid voor de combinatiefunctionaris. In bovenstaande berekening is geen rekening gehouden met: - Frictiekosten: afbouwregeling bibliobus en gederfde huurinkomsten; - Inkomsten van de bibliotheek. - Mogelijke huisvestingskosten (huur) voor de Plug-Ins. gemeente Reimerswaal 3

4 Onderstaand overzicht geeft een beeld van de totale kosten (incl. fricitiekosten en gederfde huurinkomsten) + de baten (eigen inkomsten bibliotheek). Benodigde subsidie amendement Kosten , , , , ,00 Frictiekosten , , , ,50 Gederfde huurinkomsten * 5.274, , , ,00 Plug-In huur ** Pm Pm Pm Pm Totaal kosten , , , , ,00 Minus eigen inkomsten *** , , , , ,10 Benodigde subsidie , , , , ,90 Minus bijdrage combinatiefunctionaris , , , , ,00 Minus beschikbaar in gemeent. Begroting , , , , ,00 Verschil t.a.v. gemeentelijke begroting , , , , ,90 * de gederfde huurinkomsten kunnen wellicht lager uitvallen indien de vrijkomende ruimten verhuurd kunnen worden aan derden. Dit kan leiden tot een verlaging van de kosten. ** In de berekening is geen rekening gehouden met mogelijke huur voor de huisvesting van een Plug-in. Op dit moment is niet in te schatten of hier huisvestingskosten aan verbonden zijn en zo ja, hoe hoog die zullen zijn. *** het gaat hier om een raming van inkomsten. Het is op dit moment onmogelijk om hier een goede indicatie van te geven. Onduidelijk is of en in welke mate de wijzigingen in het bibliotheek beleid, gaan leiden tot het verlies van leden (risico). Ervaring leert dat veranderingen leiden tot vermindering van het aantal leden. Indien de eigen inkomsten van de bibliotheek hoger blijken dan geraamd leidt dat tot lagere kosten. Overwegingen Inhoudelijk In beide voorstellen (aangenomen amendement en scenario 1 oorspronkelijk collegeadvies) wordt ingezet op het aangaan van nieuwe verbindingen en het realiseren van nieuwe concepten, zodat de traditionele lezersgroep, óók in de toekomst, op passende wijze bediend kan worden. Daarnaast richt het beleid zich op de jeugd en het lezen, en daarmee de leesbevordering, in de vorm van Kunst van Lezen. Waar nu de scholen zich beperken tot een bezoek aan de bibliotheek, zal met het project Kunst van Lezen een intensievere samenwerking ontstaan en wordt het lezen en taalbevordering nog meer geïntegreerd in het schoolprogramma, wat leidt tot ondersteuning van de taalontwikkeling en de schoolprestaties van de kinderen. Ambtelijk wordt voorgesteld om het bibliotheekbeleid te herijken zoals verwoord in scenario 1 in het oorspronkelijk collegeadvies in plaats van het aangenomen amendement. Echter met het, in het oorspronkelijk collegeadvies voorgestelde scenario 1, weet de gemeente Reimerswaal zich verzekerd van een bibliotheekbeleid, dat past binnen de financiële kaders. Het verschil met het aangenomen amendement zit hem in de beschikbare uren voor de Kunst van Lezen per basisschool per week, 2 uur p.w. per basisschool (amendement), 4 uur p.w. per basisschool (scenario 1 oorspronkelijk college advies). Daarnaast wordt in het amendement uitgegaan van 2 vestigingen tegenover 1 vestiging in het oorspronkelijk scenario 1 van het collegeadvies en een plug-in in alle kernen, met uitzondering van Krabbendijke en Yerseke. Financiële aspecten gemeente Reimerswaal 4

5 De gemeenteraad heeft op 5 juli 2011 het amendement aangenomen. Zij heeft echter (nog) geen besluit genomen omtrent de financiële consequenties van dit amendement. In onze gemeentelijke begroting is vanaf ,00,-- structureel beschikbaar voor de bibliotheek. Dit is ,00 (beschikbare subsidie) ,-- bijdrage vanuit de rijksoverheid voor de combinatiefunctionaris. Indien de raad besluit het bibliotheekbeleid uit te voeren volgens het aangenomen amendement leidt dat tot onderstaande overschrijdingen: In ,22 In ,90 In ,90 In ,40 In 2016 e.v ,90 Dit betekent dat uw college, gezien de financiële consequenties, de raad zou moeten verzoeken dit extra budget ter beschikking te stellen. Gezien de huidige financiële (economische) situatie en de taakstelling die organisatiebreed gerealiseerd moet worden lijkt dit geen logische keuze. Uw college wordt dan ook geadviseerd om de raad voor te stellen om scenario 1 van het oorspronkelijk collegeadvies opnieuw in overweging te nemen. Overlegresultaten Dit advies is besproken met de directie van de bibliotheek (financieel), met de afdeling financiën en in het portefeuillehouderoverleg Onderwijs en Welzijn. Aanpak/Uitvoering Na besluitvorming door uw college het advies voorleggen aan de opinieraad en vervolgens aan de raad ter definitieve besluitvorming. Lasten, baten en dekking Afhankelijk van besluitvorming door de gemeenteraad dienen tekorten bijgeraamd te worden. Communicatie/Voorlichting De dorpsraden, de Wmo raad, de Seniorenraad en het onderwijs zullen van het uiteindelijke besluit in kennis gesteld worden gemeente Reimerswaal 5