Gemeente. Bergen op Zoom. Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom. Beste leden en duoburgerleden,

Transcriptie

1 Gemeente Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom Uw kenmerk Ons kenmerk U Datum 16 SEP Uw brief Beh. door A.V.M.J. van de Werfhorst-Verbraak Doorkiesnr Onderwerp: review bij krediet centrale huisvesting Bergse Bouwclubs en Stichting Vastenavend Afdeling Concernstaf, Bijlage(n) 1 Beste leden en duoburgerleden, Bij de beantwoording van de technische vragen van de VVD fractie bij het Beleidskader (Centrale huisvesting bouwclubs) is door het college toegezegd dat bij de kredietaanvraag door de projectcontroller een review zal worden opgesteld. Per abuis is de review niet als bijlage met het raadsvoorstel meegestuurd. Hierbij treft u deze alsnog aan. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, secretaris,. " burgemeester, Mevr. mr. A.C. Spindler Dhr. dr. F.A. Petter Jacob Obrechtlaan AR Bergen op Zoom Contact: Postbus AA Bergen op Zoom I T F (0164) KvK B nvbng rek. nr B IBAN: NL41BNGH B BIC: BNGHNL2G

2 Gemeente jļļ Bergen op Zoom Memo I Datum 13 september 2017 Toestel Van Drs Arthur Vons RO Aan Gemeenteraad van Bergen op Zoom Afdeling Middelen Cc College B en W Onderwerp Review bij collegevoorstel Krediet centrale huisvesting Bergse carnavalsbouwclubs en Stichting Vastenavend" Geachte raad, Inleiding Bij de beantwoording van de technische vragen van de fractie van de WD bij het Beleidskader (Centrale huisvesting bouwclubs, vraagnr. 14 onder G) Is door het college toegezegd dat bij de kredietaanvraag door de projectcontroller een review zal worden opgesteld. Het doel van deze review is na te gaan of de verstrekte informatie/onderbouwing van dien aard is dat, op basis daarvan, besluitvorming kan plaatsvinden. Naast het raadsvoorstel inclusief bijlagen zijn ook de antwoorden op de vragen bij het Beleidskader in de review betrokken. Met bijgevoegd voorstel wordt uw raad gevraagd: De gemeenteraad voor te stellen: 1. De door het college van burgemeester en wethouders opgelegde geheimhouding op de bijlage bij dit raadsvoorstel, genaamd 'inschatting bouwkosten op basis van kengetallen, op grond van het belang genoemd in artikel 10, lid 2, onder b en g van de Wet Openbaarheid van bestuur te bekrachtigen; 2. Kennis te nemen van het Masterplan centrale huisvesting Bergse carnavalsbouwclubs en Stichting Vastenavend; 3. Ten behoeve van de centrale huisvesting van de Bergse carnavalsbouwclubs en de Stichting Vastenavend een krediet beschikbaar te stellen van G 5 miljoen. De te realiseren opbrengsten gronduitgifte Geertruidapolder, als direct gevolg van de centrale huisvesting van de bouwclubs, alsmede de opbrengsten uit herontwikkeling van de locatie Stadsschuur worden na verkoop ingezet als dekking voor de kapitaallasten van het krediet; 4. Loods 3 en bijbehorende grond (opslagcapaciteit Facilitair Bedrijf) aan te merken als verhandelbaar vastgoed. De opbrengst wordt ingezet als dekking voorde kapitaallasten van het krediet; 5. De begroting te wijzigen conform bijgevoegde begrotingswijziging. Omdat bij het Beleidskader 2018 de financiële dekking voor het krediet is opgenomen, leidt deze wijziging niet tot een uitzetting van de begroting. Deze review is ten behoeve van hoor/wedertioor aan het college voorgelegd. Zijn reactie treft u hierna eveneens aan.

3 Raadsvoorstel In het College Uitvoeringsprogramma is de verbetering van de huisvesting van de bouwclubs opgenomen. Veiligheid is daarbij een belangrijke prioriteit. Op basis van een technisch rapport, is de conclusie dat de huidige staat van de gebouwen Konterscherp I, II en Stadsschuur dringend om verbetering vraagt. Eerder is dit onderwerp besproken in de raadscommissie Mens en Maatschappij alsmede bij de behandeling van het Beleidskader Met bijgevoegd raadsvoorstel wordt, met het oog op het realiseren van de centrale huisvesting, aan uw raad een krediet aangevraagd. Bevindingen Het voorstel geeft aanleiding tot de volgende opmerkingen. 1) gelet op het gehanteerde argument in het geval Loods 3, is een nadere financiële toelichting zeer gewenst mede vanwege het verschil tussen de bouwkosten van dit onderdeel vergeleken met de kosten van renovatie. Op deze manier kan -voor dit beslispunt- een integrale afweging worden gemaakt; 2) hoewel het een voorstel vanuit vastgoed betreft wordt geadviseerd de consequenties, gemeentebreed, zo veel mogelijk explicieter toe te lichten. Uit de beantwoording op de vragen bij het Beleidskader wordt geconcludeerd dat er vanuit de gemeente -mogelijk- meer subsidie gaat worden verstrekt. In de antwoorden is aangegeven dat het uitgangspunt kostendekkende huur is, echter indien dit niet haalbaar is kan voor het ontbrekende deel mogelijk subsidie worden verstrekt. De gebruikers zijn akkoord met gelijkblijvende exploitatielasten; is een inschatting te maken van de eventueel extra te verlenen subsidie; 3) het uitgangspunt is te komen tot centrale huisvesting van de bouwclubs; hoe wordt omgegaan met de mogelijke komst van nieuwe bouwclubs? Hebben zij "een recht op huisvesting op dezelfde locatie of gaat dit voorstel uit van het huidige aantal bouwclubs; 4) bij projecten van grotere omvang gaan bedragen vaak een eigen leven leiden terwijl in een aantal gevallen sprake is van een aantal aannames/ mitsen en maren Vinschattingen. Bij de beoordeling en verdere uitvoering dient men zich bewust te zijn van deze onzekerheden. Verder is niet duidelijk of sprake is van een post onvoorzien, hetgeen gebruikelijk is? De inschatting van de architect laat, wat betreft de bouwkosten, een fors verschil zien vergeleken met het eerdere aan de gemeenteraad verstrekte overzicht (d.d. 9 mei 2017). Uit het voorstel en de bijlagen blijkt niet of in de bouwkosten ook de projectkosten zijn opgenomen. In mei zijn deze posten apart benoemd; De architect wijst weliswaar op een aantal onzekerheden, echter gelet op het feit dat vanuit het college als belangrijkste risico is aangegeven dat de oplopende marktprijzen de bouwkosten onderdruk zetten, is het de vraag of de omvang van het gevraagde krediet voldoende is (en daarmee ook de bij het Beleidskader opgenomen lasten voldoende zijn). Wat betreft de andere posten kan dan de vraag gesteld worden in hoeverre deze bedragen nog realistische inschattingen blijken; 5) uit evaluaties van projecten is gebleken dat het regelmatig voorkomt dat gedurende de uitvoering aanvullende wertaaamheden wenselijk worden geacht. Aangezien er in het raadsvoorstel sprake is van een plafondbedrag voor de bouw (sobere uitvoering) en overige kosten is hier geen ruimte voor tenzij hierover besluitvorming door de raad plaatsvindt. Dit aspect dient tijdens de bouw continu in het oog te worden gehouden. 2 van 4

4 Reactie college: Ad 1 In het stuk is aangegeven dat de investeringskosten voor het herstellen van een adequate verhuurbare staat van Loods 3 terechtkomen op ,-. Als deze uitgave, inclusief de verkoop van de ondergrond, meegenomen wordt in de nieuwbouwplannen, wordt daarmee het grootste gedeelte van de extra investering gefinancierd. De uitgifteprijs voor grond ligt nu in de Geertruidapolder op î 135,- per vierkante meter. Ad 2 De subsidie aan de bouwclubs wordt in geen geval verhoogd. Afspraak is dat de totale exploitatielasten voor de bouwclubs niet groter worden. Dat betekent dat, wanneer de gebruikslasten dalen door bijvoorbeeld een lager energieverbruik, dat dan de huur evenredig wordt verhoogd. Daaruit volgt dat met diezelfde verhoging de (huur)subsidie kan worden verlaagd. Ad 3 Er wordt geen rekening gehouden met nieuwe bouwclubs. Voor alle huidige bouwclubs wordt de huisvesting georganiseerd. Er wordt wel rekening gehouden met de verkoopbaarheid van het vastgoed, op het moment dat er een bouwclub minder zou zijn. De te ontwikkelen bedrijfshallen met kantoorfunctie hebben ook voor andere doeleinden een marktwaarde. Ad 4 In het aangescherpte PvE wordt nu uitgegaan van een vrije bouwhoogte van ruim 8 meter en in de kosten kengetallen is al een percentage aan projectkosten opgenomen. In de bouwkosten kengetallen is veiligheidshalve vooreen aantal typen gebouwdelen uitgegaan van een ruimere calculatie dan de bodem in de markt. In de eerder vertrouwelijke informatie staat de post Integrale duurzaamheid I inrichting, dit betreft feítelijk de post onvoorzien. Soms zijn namelijk op basis van hergebruik (circulaire economie) besparingen te halen en soms betekent een biobased ambitie een uitzetting van de middelen. De ruimte in de post onvoorzien bepaalt dus voor een deel de ruimte voor andere ambities. Een andere ingebouwde veiligheidsmarge is het feit dat er geen subsidies worden ingerekend, dat er geen grondopbrengsten worden meegenomen en dat over het totale project gerekend wordt met BTW. Het blijft een uitdaging om in de huidige markt deze opgave te realiseren, maar de laatste raming van de kosten wordt als haalbaar gezien. Ad 5 De gemeenteraad bepaalt wat er gebouwd wordt en welke maatschappelijke meerwaarde de inzet van middelen rechtvaardigt. Een veranderende opdracht betekent dus dat opnieuw de gemeenteraad een besluit gevraagd moet worden. Datzelfde doet zich uiteraard ook voor wanneer de beschikbaar gestelde middelen niet toereikend zouden zijn. Het benaderen van de markt met een plafondbedrag voor deze investering, zorgt ervoor dat we de maximale ambitie uit de markt halen voor de vastgestelde prijs. Uiteraard dient tijdens de uitvoering continu toegezien te worden op optimalisatiekansen die, enerzijds het ambitieniveau of de kwaliteit vergroten, of anderzijds het middelenbeslag beperken. Conclusie Het raadsvoorstel en de bijlagen alsmede de reactie van het college op de review geven, naar mening van de projectcontroller, voldoende info om een gedegen -integrale- afweging te maken. Belangrijkste aspect dat uit de stukken naar voren komt is dat er op verschillende onderdelen nog onzekerheden zijn, zowel wat betreft de hoogte van de kosten (bijvoorbeeld het uiteindelijke aanbestedingsresultaat) als de mogelijkheden deze eventueel te verlagen (bijvoorbeeld het realiseren van opbrengsten). Het college heeft aangegeven dat zij aan de ruime kant heeft gecalculeerd en daarnaast ook geen rekening heeft gehouden met eventuele opbrengsten. Deze benadering kan de projectcontroller volgen. Sinds mei jl. zijn de geschatte bouwkosten naar boven bijgesteld. Belangrijkste oorzaak hiervoor is de wijziging die onder beslispunt 5 is voorgesteld. De overige posten die deel uitmaken van het aan te vragen krediet van î 5 miljoen zijn niet opnieuw beoordeeld; hierdoor bestaat de mogelijkheid dat de deze kosten mogelijk ook nog kunnen stijgen. Consequentie van het voorgaande is dat, als gevolg van de stijging van de bouwkosten, op de overige posten minder kosten gemaakt moeten worden om binnen het krediet van î 5 miljoen te blijven. Het is de vraag of dit realistisch is. Wat betreft de toelichting van het college bij punt 4 is de projectcontroller er een voorstander van een knip te maken in de post Integrale duurzaamheid/inrichting en een post onvoorzien. Nu lijkt het erop dat duurzaamheid een sluitpost wordt. 3 van 4

5 Zoals eerder aangegeven is bij dit voorstel een aantal onzekerheden toegelicht. De inschatting van het belangrijkste risico -stijgende bouwkosten- wordt gedeeld door de projectcontroller. De getroffen beheersmaatregel lijkt logisch, echter, zo lang de uitkomst van de aanbesteding niet vast staat, kan niet worden geconcludeerd of de beheersmaatregel ook effectief is gebleken. De vraag die, in het kader van de inkoopstrategie, door het college nog beantwoord moet worden, is de hoogte van het plafondbedrag. Op grond van de beschikbare financiële gegevens, met inachtneming van de aannames, onzekerheden etc., is er het risico dat een krediet van C 5 miljoen niet voldoende is om alle activiteiten, die voorzien zijn, te realiseren. Door de plafondbenadering van de markt wordt in ieder geval het risico van overschrijding van het krediet voorkomen. 4 van 4