Gemeente jļf Bergen op Zoom

Transcriptie

1 Gemeente jļf Bergen op Zoom Aan de leden en burgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom Uw kenmerk Ons kenmerk U Datum 27 MEI 2019 Uw brief Beh. door J. Hinsen Doorkiesnr. Onderwerp: Procesinformatie dóórontwikkeling beheersituatie en uitvoering moties dossier Facilitair Bedrijf Afdeling Stedelijke Ontwikkeling, Vrijetijdseconomie Bijlage(n) Plan van aanpak deel 1 Beste leden en burgerleden, Op 11 april 2019 heeft u besloten over het voorstel RVB inzake de eenmalige extra financiële bijdrage voorde inrichting van het Eventum. In relatie tot het voorstel zijn twee moties aangenomen: Motie traject herijking Facilitair Bedrijf. Motie financieel kader Facilitair Bedrijf. Met deze brief informeer ik u, conform uw verzoek, over het plan van aanpak dat de komende 12 maanden doorlopen wordt. Het plan van aanpak bevat het 1e deel van het proces en de werkwijze om te komen tot een nieuwe beheersituatie voor de functie 'facìliteren culturele organisaties'. Daarbij wordt tevens ingegaan op de wijze waarop binnen dit proces uitvoering wordt gegeven aan beide moties. U treft het plan van aanpak als bijlage aan. Ik vertrouw erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester enjyetbouders-vaq Bergen op Zoom, namens het college^ ^ Jacob Obrechtlaan AR Bergen op Zoom Contact: Postbus AA Bergen op Zoom I T F (0164) KvK B nv BNG rek. nr B IBAN: NL41BNGH B BIC: BNGHNL2G

2 Deel 1 Plan van aanpak om te komen tot een nieuwe beheersituatie voor de functie faciliteren culturele organisaties en het uitvoering van de moties Context Sinds 2001 is de Stichting Facilitair Bedrijf (verder: het FB) operationeel. Op grond van het Raadsbesluit met nummer SROB/35 van 22 juni 2000 is het doel van het Facilitair Bedrijf: het faciliteren van culturele evenementen en culturele uitingen in de ruimste zin van het woord. Tot en met 2017 ontving het FB voor het uitvoeren van deze taak het in de gemeentebegroting opgenomen bedrag en waren geen specifieke prestatieafspraken van toepassing. Eind 2017 heeft het college besloten dit niet langer wenselijk te vinden en daartoe de subsidierelatie aan te scherpen. Toen is het FB benoemd als culturele infrastructuur partner en moet het FB voldoen aan de vereisten op grond van het subsidiebeleid waar prestatieafspraken onderdeel van uitmaken. Het aanscherpen van de subsidierelatie heeft ertoe geleid dat er meer zicht gekomen is op de financiële huishouding van het FB en op hun inhoudelijke prestaties. Naar aanleiding hiervan heeft het college alles overwegende in haar vergadering op 19 februari 2019 besloten de subsidierelatie met het FB af te bouwen en te komen tot een dóórontwikkeling naar een nieuwe beheersituatie voor de functie. Het college heeft daarbij expliciet uitgesproken dat het belang van de functie ondersteunen en faciliteren van culturele organisaties niet ter discussie staat. In relatie tot dit belang en de huisvesting van de culturele organisaties in het Eventum heeft het college de gemeenteraad in april 2019 voorgesteld eenmalig een extra financiële bijdrage beschikbaar te stellen van maximaal C voor de inrichting van het Eventum. De gemeenteraad heeft conform besloten en in relatie tot het voorstel zijn twee moties ingediend, die beide aangenomen zijn. Motie traject herijking Facilitair Bedrijf. Deze motie gaat in op de opdracht om te komen tot een nieuwe beheersituatie voor de functie. Op grond van deze motie wordt het college verzocht:» Er zorg voor te dragen dat bij het traject om te komen tot een nieuwe beheersituatie de inbreng van de culturele verenigingen een belangrijke plaats gaat krijgen; «Er zorg voor te dragen dat de mogelijke bijdrage van bedrijven actief op het gebied van het faciliteren van culturele verenigingen in beeld wordt gebracht;» Bij de start van het traject er een consultatieronde wordt gehouden waarbij alle culturele verenigingen uit onze gemeente actief worden betrokken. Motie financieel kader Facilitair Bedrijf. Op grond van deze motie wordt het college verzocht:» De gevraagde middelen enkel in te zetten voor daadwerkelijk gemaakte kosten binnen het kader van de inrichtingsbegroting en waarvoor het FB facturen daartoe kan overleggen;» Met het FB dusdanige zekerheden te stellen dat de extra financiële bijdrage vanuit de gemeente per saldo, dus na verrekening van de nabetaalde subsidie van derden, wordt gelimiteerd op i «Hierover aan het einde van het jaar een terugkoppeling aan de raad te geven over de totaal verstrekte subsidiebedragen en hun bestemming. Doel plan van aanpak Dit plan van aanpak schetst het 1e deel van de wijze waarop de dóórontwikkeling naar een nieuwe beheersituatie vorm krijgt en waarop uitvoering wordt gegeven aan de moties. Iedere stap gaat in op: Het proces: tijdlijn en werkwijze De Ínhoud: te betrekken partijen, inhoudelijke mijlpalen ter uitvoering van de moties, inhoudelijke mijlpalen op grond van de (aanvullende) subsidievoorwaarden 2019 met het FB. Stap 1: september 2019 Vaststellen plan van aanpak Het college neemt een besluit over dit plan van aanpak. Indien vastgesteld wordt het plan van aanpak ter kennisname z.s.m. aan de gemeenteraad voorgelegd. 1

3 Stap 2: oktober 2019 Ontwikkelen enquête (inclusief verzoek voor het formeren van een klankbordgroep) De nieuwe beheersituatie voorde functie moet aansluiten bij de behoefte van het veld. Voorgesteld wordt om hiervoor een enquête op te stellen zodat: 1. Een brede doelgroep wordt bereikt en niet alleen die partijen die bij ons in beeld zijn of waarvan wij denken dat ze in beeld zouden moeten zijn. Het veld' is wellicht breder en daardoor komen mogelijk ook andere behoeften ter ondersteuning in beeld. = uitvoering motie traject herijking. 2. De data die we verkrijgen hard" is en niet gebaseerd is op subjectieve waarnemingen. De enquête wordt opgesteld in samenwerking met de adviseur onderzoek van het team Informatie à Processen Onderzoek- S Business Intelligence. De vragenlijst ontwikkelen we zelf. De Ínhoud van de enquête1 leggen we, ter uitvoering van de motie traject herijking en alvorens hem uit te zetten, voor aan verschillende partijen: Het college De gemeenteraad 4 culturele organisaties 4 sportverenigingen 2 niet commerciële evenementenorganisatoren 2 commerciële evenementenorganisatoren Stichting Verenigde Wijkcentra Bergen op Zoom Stap 3: oktober 2019 Bestuurlijk Overleg met FB Het college heeft op 28 februari 2019 besloten over de subsidie culturele infrastructuur en de daarbij behorende subsidievoorwaarden. In oktober 2019 wordteen bestuurlijk overleg gepland. Op de agenda staan i.r.t. tot de subsidievoorwaarden de volgende agendapunten:» Reservering Stavaza reserveren financiële middelen voor de vervanging van de verhuur- en bedrijfsinventaris en voor het uitvoeren van haar verantwoordelijkheid op grond van de demarcatielijsten van Blokstallen III en Eventum. «Klanttevredenheid Stavaza herstel klanttevredenheid. Welke concrete acties worden door het FB ondernomen?» Governance Code Cultuur Stavaza doorvoeren Governance Code Cultuur: dóórontwikkeling naar een Raad van Toezichtmodel. * Aanvraag subsidie culturele infrastructuur 2020 Op grond van de beleidsregels moet voor 1 oktober 2019 de subsidieaanvraag 2020 zijn ingediend en een begroting worden overlegd waarbij per de tijdelijke subsidie van C vervalt.» Balans inrichting Eventum ì subsidie ontvangen van derden door FB Ter uitvoering van de motie financieel kader Facilitair Bedrijf aankondigen dat de balans moet worden opgemaakt. Stap 4: november 2019 Uitzetten enquête De enquête wordt zo breed mogelijk uitgezet. In ieder geval via de beschikbare mailingbestanden van de gemeente en het plaatsen van een link op de gemeentelijke website en Facebookpagina. Omdat het uitzetten van de enquête als startmoment voor het doorontwikkelingstraject kan worden gezien wordt een persmoment met betrokken portefeuillehouder gepland waarmee een brede oproep gedaan wordt tot het invullen van de enquête. 1 Het België systeem wordt verwerkt in de vragen van de enquête. 2

4 Stap 5: november 2019 Balans opmaken ingediende facturen t.b.v. de inrichting van het Eventum Ter uitvoering van het raadsbesluit RVB en de motie financieel kader Facilitair Bedrijf zijn aan het FB de volgende aanvullende subsidievoorwaarden opgelegd: Aan de Stichting Facilitair Bedrijf wordt eenmalig maximaal C verleend voor de inrichting van het Eventum. De gemeente beheert het inrichtingsbudget. Alleen de werkelijke kosten worden vergoed. Dit gebeurt uitsluitend op basis van te overleggen facturen die passen binnen de reikwijdte van de inrichtingsbegroting. De door de Stichting Facilitair Bedrijf te ontvangen RIF-subsidie ter hoogte van ë wordt bij de vaststelling van de eenmalige bijdrage voor de inrichting van het Eventum verrekend waarmee de definitieve bijdrage maximaal ê zal bedragen. In het geval de te ontvangen RIF-subsidie meer of minder bedraagt dan f (zoals opgenomen in de inrichtingsbegroting) dient u dit per ommegaande doch uiterlijk binnen 14 dagen nadat dit aan u bekend is geworden aan ons te berichten en hiervoor bewijsstukken te overleggen. In het kader van de motie financieel kader Facilitair Bedrijf wordt een balans opgemaakt van de ingediende facturen door het FB welke binnen de reikwijdte van de inrichtingsbegroting zijn uitbetaald. Daarnaast wordt inzicht gegeven over de door het FB ontvangen subsidie van derden en eventuele berichtgeving van het FB over mogelijke afwijkingen in de hoogte van het bedrag. Indien mogelijk wordt de eenmalige bijdrage voor de inrichting van het Eventum vastgesteld. Dit is afhankelijk van de stand van zaken op dat moment. De verzamelde gegevens worden via het college ter afdoening van de motie aan de gemeenteraad voorgelegd. Stap 6: november 2019 Klantevredenheidsonderzoek FB Op grond van de subsidieverlening 2019 moet het FB concrete stappen ondernemen om de klanttevredenheid te herstellen. Dit moet het FB aantonen met een klanttevredenheidsonderzoek voor december Op grond van het klanttevredenheidsonderzoek wordt bepaald of aanvullende acties op dit gebied nodig zijn. Indien dat het geval is, wordt dat meegenomen in de beschikking subsidieverlening Stap 7: december 2019 Besluitvorming college subsidieverlening 2020 en vaststelling eenmalige extra bijdrage inrichting Eventum Op grond van de subsidieaanvraag wordt aan het college een advies voorgelegd voor de subsidieverlening Indien nodig met aanvullende voorwaarden n.a.v. de stavaza inhoudelijke voorwaarde 2019 (zie stap 3). Wanneer aan de subsidievoorwaarden m.b.t. de inrichting van het Eventum niet of onvoldoende invulling is gegeven door het FB, heeft dit consequenties voor het uiteindelijk vast te stellen subsidiebedrag en worden de financiële consequentie hiervan betrokken bij de subsidieverlening In het kader van de uitvoering motie financieel kader Facilitair Bedrijf wordt de gemeenteraad door het college geïnformeerd over deze vaststelling en de eventuele consequenties voor de subsidie Stap 8: januari 2020 Data enquête verwerken De enquête laten we analyseren dooreen externe partij. Zij verzorgen ook de rapportage. Klankbordgroep installeren (o.b.v. gegadigden uit de enquête) en rapportage o.g.v. de enquête met hen delen. Stap 9: februari 2020 Groepsinterview met klankbordgroep De rapportage is de basis vooreen groepsinterview met de klankbordgroep. De enquêtevragen leveren data over het 'wať: het gaat hierbij vooral om de behoefte van het veld. Het groepsinterview heeft ten doel zicht te krijgen over het hoe : het gaat daarbij over de wijze waarop de nieuwe beheersituatie kan worden ingericht. Stap 10: maart 2020 Terugkoppeling enquête en groepsinterview aan de gemeenteraad. De rapportage op grond van stap 8 en de opbrengt van het groepsinterview worden via het college ter beeldvorming voorgelegd aan de gemeenteraad. 3

5 Stap 11: april 2020 Opstellen advies en implementatieplan, bestuurlijke besluitvorming Met input beeldvorming van gemeenteraad opstellen van een advies dóórontwikkeling beheersituatie voorde functie. Opstellen implementatieplan. Advies en implementatieplan voorleggen aan de klankbordgroep. Advies dóórontwikkeling en implementatieplan ter vaststelling voorleggen aan het college. Na vaststelling ter kennisname voorleggen aan de gemeenteraad. Stap 12: mei 2020 Opstellen plan van aanpak deel 2 implementatie nieuwe beheer situatie Op grond van het vastgestelde advies en het implementatieplan voor de dóórontwikkeling wordt een plan van aanpak voor het 2e deel (met betrekking tot 2020) opgesteld, voorgelegd aan de klankbordgroep en ter vaststelling voorgelegd aan het college. Via het college wordt het plan van aanpak ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad. 4

6 Bijlage 1 Subsidievoorwaarden subsidieverlening 2019 Op grond van de aanvraag subsidie Culturele Infrastructuur 2019 heeft het college op besloten: A. De reguliere subsidie ad C toe te kennen en hieraan de volgende voorwaarden te verbinden: De reguliere subsidie wordt onlosmakelijk verbonden met het huurcontract Eventum. Omdat het huurcontract een tijdelijk karakter heeft van maximaal 3 jaar, is deze doorlooptijd ook op de reguliere subsidie van toepassing en komt deze subsidie per te vervallen. Het FB draagt zorg voor de facilitering van de culturele organisaties in de gemeente Bergen op Zoom. Ten behoeve van het ontzorgen en ondersteunen van culturele organisaties hanteert het FB voor aangeslotenen tarieven die beneden de markttarieven liggen. Het FB draagt zorg voor een gedegen financiële huishouding. Zij reserveert voldoende middelen voor de vervanging van de verhuur- en bedrijfsinventaris en voor het uitvoeren van haar verantwoordelijkheid op grond van de demarcatielijsten van Blokstallen III en Eventum. Inhoudende dat aanvullende subsidieverzoeken voor dit doel niet zullen worden gehonoreerd. Het FB herstelt de klanttevredenheid, door concrete actie hiertoe te ondernemen en de vorderingen hiervan aan te tonen met een klanttevredenheidsonderzoek. Het onderzoek is gereed en wordt overlegd voor december Het FB past de Governance Code Cultuur toe binnen 1 jaar na verzenddatum van deze beschikking. B. De tijdelijke subsidie ad î vanwege de oplevering van het Eventum in 2019 voor de laatste maal toe te kennen waarmee deze subsidie per vervalt. C. Op grond van vigerende afspraken wordt de huursom die FB heeft i.r.t. de huisvesting in het Eventum en de huisvesting in de Blokstallen III 100oZo vergoed. Ten aanzien van het Eventum betekent dit een vergoeding van de huursom exclusief BTW. - De huursom voorde Blokstallen III bedraagt C (huursom 2019, niet geopteerd voor BTW door het FB); - De huursom voor het Eventum bedraagt C incl. BTW. De gemeente verrekent de huursom excl. BTW inhoudende dat het te verrekenen bedrag bedraagt. Voor het eventum dient door het FB nadrukkelijk geopteerd te worden voor belaste verhuur (dus incl. BTW). Indien het FB niet mag/kan opteren voor belaste BTW (op grond van het oordeel van de fiscus) dan vervalt de huurovereenkomst Eventum. 5

7 Bijlage 2 Aanvullende subsidievoorwaarden beschikking U Ter uitvoering van het besluit van de gemeenteraad en van de motie financieel kader Facilitair Bedrijf zijn met een collegebesluit d.d aan het FB de volgende aanvullende subsidievoorwaarden opgelegd: Aan de Stichting Facilitair Bedrijf wordt eenmalig maximaal C verleend voor de inrichting van het Eventum. De gemeente beheert het inrichtingsbudget. Alleen de werkelijke kosten worden vergoed. Dit gebeurt uitsluitend op basis van te overleggen facturen die passen binnen de reikwijdte van de inrichtingsbegroting. De door de Stichting Facilitair Bedrijf te ontvangen RIF-subsidie ter hoogte van î wordt bij de vaststelling van de eenmalige bijdrage voor de inrichting van het Eventum verrekend waarmee de definitieve bijdrage maximaal C zal bedragen. In het geval de te ontvangen RIF-subsidie meer of minder bedraagt dan C (zoals opgenomen in de inrichtingsbegroting) dient u dit per ommegaande doch uiterlijk binnen 14 dagen nadat dit aan u bekend is geworden aan ons te berichten en hiervoor bewijsstukken te overleggen. Wanneer aan de subsidievoorwaarden geen of onvoldoende invulling wordt gegeven, heeft dit consequenties voor het uiteindelijk vast te stellen subsidiebedrag en zullen wij ertoe overgaan de financiële consequentie hiervan te betrekken bij de subsidieverlening