lilllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll

Transcriptie

1 Gemeente ñ Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom lilllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Definitieve vaststelling 1ste begrotingswijziging door bestuur ICT WBW Ons kenmerk U Beh. door Afdeling F.L.W. Meijer Middelen, Financiën 8, Inkoop Datum 1 8 JAN Doorkiesnr Bijlage(n) 4 Beste leden en duoburgerleden, In de raadsvergadering van 13 juli 2017 is door uw raad ingestemd met het voorstel voor de toetreding van de gemeente Tholen tot de GR ICT samenwerking West-Brabant-West. Wel heeft uw raad aangegeven dat wij als gemeente een zienswijze indienen op de bijbehorende begrotingswijziging. In de zienswijze zijn de volgende vragen gesteld: De raad wil 100o7o duidelijkheid over de kostenstructuur voor en na de toetreding van Tholen; De raad vraagt een toelichting op de kosten en opbrengsten van de ICT-dienstverlening aan 3e partijen en inzicht hoe deze kosten en opbrengsten in de jaarrekening zijn verwerkt I verantwoord zijn; De raad wil een tijdsplanning voor de afbouw van de dienstverlening aan 3e partijen; De raad wil een planning voor de toetreding van de partijen die wel door de GR ICT blijvend worden bediend. In het bijgevoegde besluit van het bestuur van ICT WBW worden deze vragen beantwoord. Het besluit van het bestuur heeft geen verdere consequenties voor onze gemeente. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, secretaris, burgemeester, Dhr. Th.J.M. Wingens MPA Dhr. dr. F.A. Petter Jacob Obrechtlaan AR Bergen op Zoom Contact: Postbus AA Bergen op Zoom I T F (0164) KvK B nv BNG rek. nr B IBAN: NL41BNGH B BIC: BNGHNL2G

2 jêíjk N9W Gemeente Bergen op Zoom t.a.v. het college van B&W Postbus AA BERGEN OP ZOOM Uw kenmerk: Uw brief van: Telefoonnummer: Ons kenmerk: Behandelend ambtenaar: Arie Koppelaar Datum verzonden: Onderwerp: Definitieve vaststelling le begrotingswijzing Geacht college, In de vergadering van 6 oktober 2017 is de le begrotingswijziging van ICT West-Brabant West door het bestuur definitief vastgesteld, met daarbij een reactie op de zienswijze van de gemeente Bergen op Zoom. De oplegger, de definitieve le begrotingswijziging en de ingediende zienswijze van gemeente Bergen op Zoom zend ik u hierbij toe. Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van de ICT samenwerking West-Brabant West, A.P. Flier (secretaris/directeur ICT WBW). Bijlagen: - de oplegger bij de definitieve vaststelling le begrotingswijziging ICT WBW de ondertekende le begrotingswijziging de ingediende zienswijze van gemeente Bergen op Zoom BEZOEKADRES: PASTOOR VAN KESSELLAAK Bi ZEVENBERGEN ī Ū E INFO@İCTWBW.NL POSTADRES: POSTBUS AA ZEVENBERGEN

3 BIJLAGE 6 ČN ^ ICT Samenwerking West-Brabant West lebegrotingswijziging (met indicatieve cijfers voor de járen ) Vastgesteld door het bestuur van de ICT Samenwerking West-Brabant-West in zijn vergadering van 6 oktober 2017; De secretaris, De voorzitter. A.P. Flier H. van Rijnbach-de Groot

4 Lasten ûã 1e begrotingswijziging Exploitatie oude A nieuwe ICT infrastructuur wijziging 2017 wijziging 2018 wijziging 2019 wijziging 2020 wijziging 2021 nieuwe 2017 nieuwe 2018 nieuwe 2019 nieuwe 2020 nieuwe 2021 Oude infrastructuur e E E E E E E E E E Nieuwe infrastructuur e - E E E E E E E E E ,2 Kosten voor bedriifsvoerina Kosten Personeel Primair Proces E E E E E E E E E E Besparing op personeel E E E - E - E E E E E E Directe Materiële Productiekosten E E E E E E E E E E Kosten bedrijfsvoering en onderst.processen E E E E E E E E E E Materiele Overhead E E E E E E E E E E Onvoorzien E E E E E E E E E E Nieuwe infrastructuur Kapitaallasten E E E E - E E E E E E Kapitaallasten eenmalige investeringen E E E E E E E E E E ±4 Overiqe kosten Projectkosten E E E E E E E Bijz.toelagen BERM-gemeenten E E E E E E E E E E Totaal lasten Baten Bijdragen gemeenten Bergen op Zoom E E E E E E E E E E Etten-Leur E E E E E E E E E E Roosendaal E E E E E E E E E E Moerdijk E E E E E E E E E E Tholen E E E E E E E E E E Totaal baten

5 Toelichting op de 1' begrotingswijziging ICT WBW: Formeel treedt de gemeente Tholen per 1 augustus 2017 toe tot de GR. Omdat de dienstverlening in de praktijk al vanaf 1 januari 2017 via ICT WBW loopt zijn de nieuwe en in deze begrotingswijziging (gemakshalve) op jaarbasis berekend en verwerkt. Dit gaat dan om de volgende bedragen: Omschrijving 201T 2018 e.v. Toelichting Exploitatiekosten kosten wonden 1-op-1 doorberekend Salariskosten incl.overige personeelskst obv 3,5 fte, indexering 2018: *Wo conform kademota Overheadkosten indexering 2018: *0,90ztp conform kademota Bijdrage gemeente Tholen op basis van 220 accounts Voordelig saldo t.g.v. huidige deelnemers is een gewlg van de kostenverdeling op basis van accounts. De nieuwe deelnemer gaat voor een deel meebetalen aan de vaste kasten.

6 Voorstel voor bestuur ICT WBW Aan Van : Bestuur ICT WBW : Directie onderwerp : Definitieve vaststelling le begr.wijz ICT WBW Datum ; Beslispunten 1. De le begrotingswijziging definitief vast te stellen conform de eerder vastgestelde concept-begrotingswijziging De definitieve le begrotingswijziging inclusief de ingediende zienswijze en de beslissing daarop ter kennisname toe te zenden aan de provincie Noord-Brabant en ter kennisname aan de deelnemers. Inleiding Op 12 mei 2017 is de le begrotingswijziging door het bestuur voorlopig vastgesteld en vervolgens aan de deelnemers toegezonden voor een zienswijze. De termijn hiervoor is inmiddels gesloten. Door de gemeente Bergen op Zoom is een zienswijze ingediend, de overige deelnemers hebben geen zienswijze ingediend. De le begrotingswijziging dient nu door het bestuur definitief te worden vastgesteld, met daarbij een beslissing op de ingediende zienswijze. Zienswijze gemeente Bergen op Zoom In de zienswijze van de gemeente zijn de volgende punten opgenomen (zie ook de bijlage): a) De raad wil helderheid over de kostenstructuur vóór en ná toetreding van Tholen; b) De raad vraagt een toelichting op de kosten en opbrengsten van de ICT-dienstverlening aan 3e partijen en inzicht hoe deze kosten en opbrengsten in de jaarrekeningen verwerkt/ verantwoord zijn ; c) De raad wil een tijdsplanning voor de afbouw van de dienstverlening aan 3e partijen; d) De raad wil een planning voor de toetreding van de partijen die wél door de GR ICT blijvend worden bediend. Toelichting voorstel Als reactie op de zienswijze wordt het volgende voorgesteld. Algemeen: Bij de oprichting van de ICT-samenwerking in 2015 (als bedrijfsvoeringsorganisatie) is in eerste instantie gekozen voor een samenwerking van 4 gemeenten. Op dat moment was er bij enkele deelnemers sprake van samenwerking met derde partijen. Om deze derde partijen toen ook te laten toetreden diende juridisch verder te worden onderzocht. Formeel was het zelfs niet toegestaan om aan eventuele derde partijen diensten te leveren. Om die reden zijn in de begrotingen 2015, 2016 en 2017 de kosten en baten van die diensten niet opgenomen. Deze partijen hadden wel een overeenkomst met een van de deelnemers, echter niet met de GR ICT WBW. Achteraf was het niet praktisch om de en niet in de begroting op te nemen. De accountant heeft hier bij de jaarrekening 2016 ook een opmerking over gemaakt. De inzichten zijn momenteel zo gewijzigd dat indien sprake is van een voorgenomen toetreding, de dienstverlening acceptabel is. Afspraak is om de en via een begrotingswijziging alsnog op te nemen in de begroting 2017 en Deze zal gekoppeld worden aan de le bestuursrapportage 2017 van ICT WBW, die in oktober 2017 aan de deelnemers zal worden voorgelegd. BEZOEKADRES PASIUOR VAN KtSStLLAANIb 4/61 BI/tVLNBERGtN POSTADRES; POSTBUS AA ZEVENBERGEN I /3 600 t INF0@ICIWBW:NL

7 Als inhoudelijke reactie op de 4 punten in de zienswijze wordt de volgende informatie gegeven. Ad a: Voordat de gemeente Tholen is toegetreden liep voor de ICT-ondersteuning een overeenkomst met de gemeente Etten-Leur. Deze overeenkomst is bij de start van de GR niet 1-op-l overgenomen door ICT WBW. De ondersteuning is voor een deel wel verzorgd door ICT WBW. Hiervoor heeft ICT WBW in 2016 de kosten bij Tholen in rekening gebracht. De overige ondersteuning vond plaats buiten ICT WBW om. Een en ander is weergegeven in tabel A die onderaan deze memo is opgenomen. Ad b: Bij de start van ICT WBW per 1 augustus 2015 is de formatie die ICT WBW nodig heeft om de 4 deelnemers te kunnen bedienen bepaald op 33,56 fte. De werkelijke bezetting was toen aanmerkelijk lager, een groot aantal vacatures werd ingevuld via inhuur van tijdelijk personeel. Ook voor de dienstverlening aan derde partijen was tijdelijke inhuur noodzakelijk; hier stonden extra (niet geraamde inkomsten) tegenover. De hiermee gemoeide werkelijke bedragen aan extra inkomsten en kosten van inhuur zijn terug te vinden in de jaarrekeningen van 2015 en 2016 als volgt: Jaarrekening 2015: Op blz.21 is aangegeven dat er een overschrijding is op de personeelskosten van C vanwege inhuur van personeel. Dit betreft niet alleen inhuur voor dienstverlening aan derden, maar ook voor tijdelijke invulling van vacatures en vervanging bij ziekte. Een precieze onderverdeling van deze inhuur is niet aan te geven, maar de inschatting is dat circa 2596 van het totaalbedrag van C betrekking heeft op inhuur t.b.v. dienstverlening aan derden. De inkomsten van derden zijn vermeld onderaan blz.22 en bedragen C over het jaar 2015 (periode augustus t/m december). Jaarrekening 2016: Op blz.24 zijn gegevens opgenomen over de inhuur van personeel en de inkomsten van derden. Het totaalbedrag aan inhuur is C , ook dit is voor alle inhuur, dus naast inhuur voor derden ook voor tijdelijke invulling van vacatures en vervanging bij ziekte. Een precieze onderverdeling is niet aan te geven, maar de inschatting is dat 40 à 5096 van het totaalbedrag betrekking heeft op inhuur t.b.v. dienstverlening aan derden. In 2016 ligt dit percentage hoger dan in 2015, omdat in de loop van 2016 de meeste vacatures vast zijn ingevuld. De inkomsten van derden over 2016 bedragen C Ad c: Op dit moment worden diensten verleend aan de volgende niet-deelnemers: Werkplein Hart van West-Brabant (GR), Regio West-Brabant (GR), Zorg- en Veiligheidshuis De Markiezaten (svb). Uitgangspunt is nu dat beide GR-en uiterlijk 1 januari 2019 zullen toetreden, en dat met het Veilgheidshuis een regeling zal worden getroffen. Indien met deze partijen geen overeenstemming wordt bereikt over de voorwaarden van de toetreding zal de dienstverlening in 2018/2019 worden afgebouwd. Ad d: De huidige planning voor de toetreding is als volgt: 1. Aan de GR-en Werkplein Hart van West-Brabant en Regio West-Brabant zal in de loop van 2018 een voorstel tot toetreding worden voorgelegd. Indien overeenstemming wordt bereikt zullen zij uiterlijk per 1 januari toetreden als deelnemer. 2. Voor het Veiligheidshuis zal in de loop van 2018 een regeling worden getroffen. Uitgangspunt is nu om de dienstverlening mee te nemen als specifieke dienst voor rekening van de een van bestaande deelnemers. Omdat de zienswijze geen opmerkingen bevat op de ínhoud van de le begrotingswijziging wordt voorgesteld deze begrotingswijziging nu ongewijzigd definitief vastte stellen. Verder is het voorstel om de bovengenoemde toelichting aan de deelnemers en aan de provincie mee te geven bij het besluit tot definitieve vaststelling van de le begrotingswijziging BtZOtKAÜRtS PASIOÜR VAN KtSStLLAAN Ib 4/61 BI ZtVtNBEROEN I /3 6Ũ0 t INHJ@ICÎWBW.Nt POSTADRES: POSTBUS AA ZEVENBERGER

8 Tabel A: Overzicht ICT-kosten gemeente Tholen (bedragen excl.btw) werkelijk Personeelskosten e.d.: Medewerker gedetacheerd door ICT WBW * Inhuur systeembeheerder Werkplekbeheerder in dienst bij gem.tholen Inhuur firewall beheer van ICT WBW geen overheadkosten berekend excl.overheadkosten geen overheadkosten berekend Bijdrage bedrijfsvoeringskst.aan ICT WBW inclusief overheadkosten subtotaal Exploitatiekosten: Voorgeschoten door gem. Etten-Leur Voorgeschoten door ICT WBW Via bijdrage aan ICT WBW na begrotingswijziging subtotaal Kosten infrastructuur: Via leasecontract p.m. p.m. rechtstreeks v.r.v.gem.tholen * ter vervanging heeft ICT WBW in 2016 een medewerker ingehuurd Bijlagen: le begrotingswijziging Raadsbesluit gem.bergen op Zoom met zienswijze Bt/ŨEKAÜRIS PASIOOR VAN KESStl LAAN IS 4/61 BI /LVtNBfRUtN I /3 tìou t- INIÜ@ICÌWBW NL POSTADRES- POSTBUS AA ZEVENBERGEN

9 Amendement indienen zienswijze bij verzoek Tholen om toe te treden tot de GR ICT WBW De raad van de gemeente Bergen op Zoom, in vergadering bijeen op donderdag 13 juli 2017, beraadslagend over RVB verzoek gemeente Tholen om tot te treden tot de GR ICT WBW Overwegende dat: * De vragen in de commissie Burger en Bestuur inzake de verwerking rondom de kosten en opbrengsten werkzaamheden voor de gemeente Tholen niet tot de nodige opheldering hebben geleid; * Er tevens door de GR ICT voor - het Werkplein Hart van West-Brabant, - de RWB en - het Zorg- en Veiligheidshuis de Markiezaten werkzaamheden zijn verricht, welke niet in de begroting van de GR ICT WBW blijken te zijn opgenomen; * Het niet wenselijk is voor een GR om werkzaamheden te verrichten en deze buiten de begroting van de GR te houden. Besluit het concept-beslispunt 2 als volgt te wijzigen: De volgende zienswijze in te dienen ten aanzien van de lste begrotingswijziging ICT WBW 2017 en 2018: a. De raad wil 1000Zo helderheid over de kostenstructuur vóór en ná toetreding van Tholen; b. De raad vraagt een toelichting op de kosten en opbrengsten van de ICT-dienstverlening aan 3de partijen en inzicht hoe deze kosten en opbrengsten in de jaarrekeningen verwerkt/verantwoord zijn; c. De raad wil een tijdsplanning voor de afbouw van de dienstverlening aan 3de partijen; d. De raad wil een planning voor de toetreding van de partijen die wél door de GR ICT blijvend worden bediend. En gaat over tot de orde van de vergadering.

10 Gemeente fí Bergen op Zoom RVB Raadsvoorstel Datum raadsvergadering 13 juli 2017 Nummer RVB Onderwerp Verzoek gemeente Tholen om toe te treden tot de GR ICT WBW Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. Het college toestemming te verlenen, als bedoeld in artikel 1, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna Wgr), voor het wijzigen van de Gemeenschappelijke regeling ICT Samenwerking West-Brabant-West als gevolg van het verzoek van de gemeente Tholen tot toetreding; 2. Ten aanzien van de 15te begrotingswijziging ICT WBW 2017 en 2018 geen zienswijze in te dienen. Inleiding Op 1 augustus 2015 is de Gemeenschappelijke Regeling ICT Samenwerking West-Brabant-West (GR ICT WBW) in werking getreden. De gemeente Tholen heeft nu verzocht toe te mogen treden tot deze GR. In het raadsvoorstel van de oprichting bij de gemeenschappelijke regeling werd al vermeld dat er diensten vanuit de nieuwe gemeenschappelijke regeling worden geleverd aan derden zoals Werkplein Hart van Brabant, de RWB en gemeente Tholen. Om met name aanbestedingsrechtelijk risico s te voorkomen, is afgesproken deze partijen te benaderen om als deelnemer toe te treden. De gemeente Tholen is de eerste afnemer die nu vraagt om toetreding tot de gemeenschappelijke regeling. Beoogd maatschappelijk effect/doelstelling Toetreding van de gemeenten Tholen vergroot de mogelijkheden van de gemeenschappelijke regeling om haar doelstellingen te behalen. De belangrijkste doelstellingen uit het raadsvoorstel voor de oprichting van de gemeenschappelijke regeling zijn: Verminderde kwetsbaarheid dienstverlening o Door de grotere omvang van de organisatie is een betere vervangbaarheid van medewerkers op dagelijkse taken mogelijk; o Vanwege de grotere schaal van de samenwerking kunnen technische voorzieningen, bij gelijkblijvende kosten, vaak betrouwbaarder worden uitgevoerd. Hierdoor verbetert, na het opzetten van de gezamenlijke infrastructuur, ook de betrouwbaarheid van de dienstverlening. çţaŗnqļ GRIFFIE

11 Gemeente ŗ Bergen op Zoom RVB Raadsvoorstel Hogere kwaliteit dienstverlening o Grotere mogelijkheden om toekomstige ontwikkelingen te ondersteunen o.a. 24/7 dienstverlening, informatiebeveiliging, etc. De nieuwe organisatie heeft meer mensen in dienst en kan dan ook beter in spelen op een 24/7 dienstverlening. De intormatiebeveiliging kan beter worden opgepakt omdat er nu grotere mogelijkheden zijn tot specialisatie. Informatiebeveiliging is complex en vereist deze specialisatie; o Opbouw van een robuuste infrastructuur. Bepaalde technieken die te duur zijn voor een gemeente afzonderlijk, kunnen dan wel worden toegepast; o Meer professionaliteit door grotere mogelijkheden tot specialisatie; o Meer ruimte voor de betrokken medewerkers om zich persoonlijk te ontwikkelen Kosten (efficiënter gebruik schaarse middelen) o Door de grotere schaal waarop de dienstverlening wordt georganiseerd, kunnen de financiële en technische middelen efficiënter worden ingezet; o Nieuwe ontwikkelingen kunnen vanwege de grotere omvang van de samenwerking, tegen lagere kosten worden opgepakt, dan in de situatie dat we als gemeenten dit zelfstandig moeten doenjmindermeer kosten). Uitwerking voorstel De gemeente Tholen wil toetreden tot de gemeenschappelijke regeling ICT WBW. Hiervoor moeten de huidige deelnemers instemmen met de toetreding. Dat betekent concreet dat de colleges van burgemeester en wethouders hiertoe moeten besluiten. De colleges kunnen dat alleen doen nadat ook de gemeenteraden van de betreffende deelnemers hebben ingestemd. Naast instemming voor de deelname van de gemeente Tholen, moet ook de gemeenschappelijke regeling aangepast worden. Hiervoor is ook instemming benodigd van de gemeenteraden. De gewijzigde gemeenschappelijke regeling is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. De wijzigingen zijn geel gearceerd. Naast enkele redactionele toepassingen in verband met de toetreding van de gemeente Tholen, zijn de volgende wijzigingen aangebracht: - Als secretaris van directie en bestuur treedt de manager op (artikel 14). Hij heeft geen adviserende stem in het bestuur (artikel 10); Besluitvorming in het bestuur vindt plaats bij meerderheid van stemmen. In bijzondere situaties bijvoorbeeld het vaststellen van de bijdrage deelnemers en de opheffing van de GR vindt besluitvorming plaats met viervijfde meerderheid. Dit was drievierde meerderheid. Bepalingen over het archief zijn aangepast op advies van de provinciale archiefdienst. Consequenties van het voorstel Bij instemming met het voorstel wordt de gemeente Tholen deelnemer in de gemeenschappelijke regeling ICT samenwerking West-Brabant-West. CT t ţz 2 Toom

12 iĥ GemeenteBergen op Zoom iiiiniiiiiiiiniiniiuiiiii RVB Raadsvoorstel Financieel gezien leidt de toetreding tot een jaarlijks voordeel voor de gemeenschappelijke regeling van C Voor onze gemeente leidt dat tot een daling van de jaarlijkse kosten met ongeveerc De toetreding heeft geen consequenties voor het huidige personeel. Daarnaast geeft de grotere schaalgrootte van de gemeenschappelijke regeling iets grotere mogelijkheden om haar doelstellingen te bereiken. Risico paragraaf Geïdentificeerde risico's Risico-onderdelen NvT Laag Neutraal Hoog 1. Realiseren maatschappelijke effecten X 2. Politiek-bestuuriijk en draagvlak X 3. Imago gemeente X 4. Algemene en externe omgeving X 5. Veiligheid X 6. Financiën nc~ i 7. Juridisch X 8. Planning X 1 9. Kwaliteit uitvoering t rx 1 r 10. Capaciteit organisatie en samenwerking partners I X 1 i 1 Beheersmaatregelen risico's hoog 1. Risico Effect Beheersmaatregel Verantwoordelijke Alternatieven Niet instemmen met de toetreding van de gemeente Tholen en huidige dienstverlening handhaven, waardoor beperkt financieel voordeel voor de huidige deelnemers en het versterken van de mogelijkheden voor het realiseren van de beoogde doelstellingen niet worden benut. t 1 ťr\

13 x Gemeente p Bergen op Zoom RVB Raadsvoorstel Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, De secretaris, O 1 ÀL y De burgemeester 7 Meyľ. mr. A.3. Spindler Dhr. dr FľĀ Fetter 4 OR'ŕRE 5 'wr 'Ítírjè.''.'T'

14 Gemeente Bergen op Zoom lilliuiniikidilillillllllllllulilill RVB Raad s voor stĥl De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van het college van 6 juni 2017, nr. RVB ; gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen; BESLUIT: 1. Het college toestemming te verlenen, als bedoeld in artikel 1, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna Wgr), voor het wijzigen van de Gemeenschappelijke regeling ICT Samenwerking West-Brabant-West als gevolg van het verzoek van de gemeente Tholen tot toetreding; 2. De volgende zienswijze in te dienen ten aanzien van de 1s,e begrotingswijziging ICT WBW 2017 en 2018: a. De raad wil 100o7o helderheid over de kostenstructuur vóór en ná toetreding van Tholen; b. De raad vraagt een toelichting op de kosten en opbrengsten van de ICT-dienstverlening aan 3de partijen en inzicht hoe deze kosten en opbrengsten in de jaarrekeningen verwerkt/verantwoord zijn; c. De raad wil een tijdsplanning voor de afbouw van de dienstverlening aan 3de partijen; d. De raad wil een planning voor de toetreding van de partijen die wél door de GR ICT blijvend worden bediend. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 13 juli 2017 De griffier, De voorzitter, C.J.M. Terstappen 5