Aanbestedingsleidraad Europese aanbesteding

Transcriptie

1 Aanbestedingsleidraad Europese aanbesteding Leerlingvolgsysteem Kenmerk OCW Gemeente Den Haag

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Omschrijving van de opdracht Enige kengetallen Duur van de overeenkomst Beschrijving gemeente Den Haag Planning Aanbestedingsprocedure Aankondiging Contactgegevens Nota s van inlichtingen Sluitingsdatum inschrijving Afzien van deelname Voorwaarden Juridisch kader Aanbestedingsdocumenten Inschrijving Beoordeling Beoordelingsteam Procedure van beoordelen Gunningscriterium/Beoordelingssystematiek Over de prijzen Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden Bewijsstukken uitsluitingsgronden Minimum geschiktheidseisen Economische en Financiële draagkracht Vakbekwaamheid Minimum (gunnings)eisen Formele eisen Informatieveiligheid Werkproces ICT (architectuur) SLA Gunningscriteria Open vragen algemeen Werkproces Pagina 2 van 37

3 8.3 ICT (architectuur) SLA Overige vragen ter informatie Lijst van bijlagen Bijlage 1. Eigen verklaring Bijlage 2. Verklaring van inschrijving Bijlage 3. Format referentieopdrachten Bijlage 4. Concept overeenkomst Bijlage 5. Arbit Bijlage 6. Bewerkersovereenkomst Bijlage 7. Inschrijvingsbladen Leerlingvolgsysteem Bijlage 8. Ketenlandschap LVS Bijlage 9. Checklist Bijlage 10. Open vragen over Informatieveiligheid Bijlage 11. Model Vragenformulier Bijlage 12. Logging tbv protocollering in afnemende applicatie De Haagse Bron Bijlage 13. Rapportages Aanbesteding KVS LLZ Bijlage 14. Dap_en_servicelevel_management Pagina 3 van 37

4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Voor u ligt de Aanbestedingsleidraad voor de Europese aanbesteding voor het selecteren en implementeren van een nieuw leerlingvolgsysteem voor de gemeente Den Haag. Gekozen is voor een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure. Dit betekent dat in principe iedere geïnteresseerde marktpartij een inschrijving kan indienen voor deze opdracht. In deze Aanbestedingsleidraad treft u onder meer informatie aan over de procedure, de voorwaarden, de opdracht, de minimumeisen aan de marktpartijen (hierna: Inschrijver(s)), de minimumeisen aan de opdracht, de gunningscriteria en de beoordelingssystematiek. De gemeente Den Haag maakt momenteel gebruik van het product LBA van de leverancier Pronexus. De overeenkomst hiervoor gaat zijn laatste jaar in en moet daarom opnieuw worden aanbesteed. 1.2 Omschrijving van de opdracht De Dienst Onderwijs Cultuur & Welzijn van de Gemeente Den Haag is onder meer belast met het toezicht op de uitvoering van de Leerplichtwet 1969 voor Haagse leerlingen. Het gaat hierbij om leerlingen die onder de Leerplichtwet vallen en de wet Regionale Meld- en Coördinatiefunctie (RMC). Om deze wettelijke taken goed te kunnen uitvoeren is de Gemeente Den Haag op zoek naar een leerlingvolgsysteem. Alle Haagse leerlingen in de leeftijdsgroep van 5 tot 27 jaar zullen in dit systeem geregistreerd moeten worden. De schoolloopbaangegevens zullen grotendeels door DUO worden aangeleverd, de persoonsgegevens door de Haagse bron. Het gevraagde Nederlandstalige pakket dient hiervoor standaard functionaliteiten te bieden. Naast de registratie zal het pakket ook ondersteuning moeten bieden bij het volgen van kinderen die behandeld worden door de leerplichtambtenaren en/of RMC-casemanagers. De scope van de dienstverlening is: Implementatie in de ICT-omgeving van de gemeente Den Haag en inrichting van een leerlingvolgsysteem zodanig dat deze uiterlijk 1 mei 2016 kan worden gebruikt zoals bedoeld is door gemeente Den Haag; Opleiding voor gebruikers en functioneel beheer; Migratie van gegevens van de huidige LBA naar het nieuwe leerlingvolgsysteem; Beheer van de applicatie door de inschrijver zodat de applicatie kan worden gebruikt gedurende de periode van overeenkomst zoals bedoeld; Onderhoud op het systeem (licenties, inrichting en evt. maatwerk); Gegevensuitwisseling volgens de Haagse architectuur. Varianten zijn niet toegestaan. 1.3 Enige kengetallen Voor het leerlingvolgsysteem zijn de volgende kengetallen van belang: Aantal records in het huidige LBA 1 ongeveer Aantal leerlingen binnen de scope (leeftijd Ongeveer jaar) 1 Alle leerlingen binnen regio 028 worden vanuit DUO ingelezen; Pagina 4 van 37

5 Rollen gebruikt bij Den Haag Ambtenaar afdeling leerlingzaken Coördinator Administratief medewerker Raadpleger Functioneel beheer Aantal ambtenaren afdeling leerlingzaken Duur van de overeenkomst Deze overeenkomst treedt naar verwachting in werking op 1 januari 2016, waarbij het systeem uiterlijk op 1 mei 2016 operationeel moet zijn. De overeenkomst heeft een looptijd van twee (2) jaren en eindigt na verloop van deze looptijd van rechtswege. De overeenkomst kan eenzijdig door de gemeente Den Haag nog tweemaal worden verlengd met een periode van twee (2) jaar en nog tweemaal met één (1) jaar. Maximale verlenging is daarmee 6 jaar. Indien de gemeente Den Haag gebruik wenst te maken van de mogelijkheid om de overeenkomst te verlengen deelt zij dit uiterlijk drie maanden voor het einde van de looptijd schriftelijk mee. 1.5 Beschrijving gemeente Den Haag De gemeente Den Haag is een gemeente met ongeveer inwoners. Den Haag behoort hiermee tot één van de vier grootste gemeenten van Nederland. Het bestuur van de gemeente Den Haag is gehuisvest in het Stadhuis aan het Spui. Het ambtelijk apparaat is verspreid over locatie Spui en tientallen nevenlocaties. Het Stadhuis, Stadskantoor Leyweg en de Stadsdeelkantoren vormen voor de burgers de belangrijkste (neven)locaties en zijn gevestigd in de stadsdelen: Centrum Haagse Hout Leidschenveen-Ypenburg Scheveningen Escamp Laak Loosduinen Segbroek Om er voor te zorgen dat de inwoners van Den Haag goed kunnen wonen, werken en recreëren wordt het college van Burgemeester en Wethouders ondersteund door ruim gemeenteambtenaren, ondergebracht in negen gemeentelijke diensten, te weten: OCW: Onderwijs, Cultuur en Welzijn SZW: Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten BSD: Bestuursdienst DSB: Dienst Stadsbeheer DSO: Dienst Stedelijke Ontwikkeling GAD: Gemeentelijke Accountantsdienst HGR: Haeghe Groep DPZ: Dienst Publiekszaken IDC: Intern Dienstencentrum Naast de gemeentelijke diensten is er de gemeenteraad die ondersteund wordt door: de Griffie; de Raadscommissies; de Rekenkamercommissie; de Ombudsman. De gemeentelijke organisatie is weergegeven in het volgende organigram: Pagina 5 van 37

6 1.6 Planning Met het verzenden van de aankondiging is de aanbestedingsprocedure gestart (zie ook paragraaf 2.1). In de onderstaande tabel is de planning weergegeven. De data met betrekking tot het indienen van vragen en/of opmerkingen, het kenbaar maken van bezwaren en het indienen van de inschrijving gelden als fatale termijnen. De overige data dienen slechts tot richtsnoer en binden de gemeente Den Haag derhalve niet. De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen. Nr. Omschrijving activiteit Datum 1. Publicatie van opdracht Vrij 4 september 2. Eventuele vragen n.a.v. Aanbestedingsleidraad indienen Ma 21 september, 11:00 uur 3. Publiceren antwoorden Nota van Inlichtingen nr. 1 Vrij 24 september 4. Eventuele vragen n.a.v. Nota van Inlichtingen nr. 1 indienen Ma 5 oktober, 11:00 uur 5. Publiceren antwoorden Nota van Inlichtingen nr. 2 Vrij 9 oktober 6. Sluitingsdatum inschrijvingen Vrij 16 oktober, 11:00 uur 7. Publiceren brieven inz. Gunningsbesluit (digitaal) 2 Eind november 8. Einde rechtsbeschermingstermijn (Alcatelperiode) Half december 9. Ingangsdatum overeenkomst(en) 1 januari Tenzij gebruik gemaakt wordt van de Proof of Concept, zie par In dat geval zal rond deze datum de aankondiging daarvan plaatsvinden. De planning schuift dan ca. 1 maand op. Pagina 6 van 37

7 2 Aanbestedingsprocedure 2.1 Aankondiging De gemeente Den Haag heeft op of voor 4 september 2015 via TenderNed een officiële aankondiging verzonden naar het Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Gemeenschappen te Luxemburg. Deze aankondiging is gepubliceerd op Tenders Electronic Daily (TED). De gehele aanbestedingsprocedure zal elektronisch via TenderNed worden uitgevoerd. Alle aanbestedingsdocumenten inclusief bijlagen zijn te downloaden via TenderNed. U dient zich voldoende op de hoogte te stellen van de werking van TenderNed om adequaat aan de aanbestedingsprocedure te kunnen deelnemen en alle noodzakelijke handelingen binnen de gestelde termijnen correct te kunnen verrichten. Hoe TenderNed werkt wordt toegelicht op de website onder de tab Over TenderNed. Inschrijver kan hier onder andere een overzicht van veelgestelde vragen en de egids vinden. Voor onduidelijkheden of andere vragen met betrekking tot de werking van TenderNed dient u, telefonisch of per , contact op te nemen met de servicedesk van TenderNed. N.B. Inschrijver wordt geadviseerd zich in TenderNed te registreren zodat - na inloggen - via de optie Houd mij op de hoogte van deze aanbesteding notificaties van nieuwe documenten kunnen worden ontvangen. Daarnaast dient u gebruik te maken van E-herkenning. Zie voor meer informatie, de informatiedocumenten die separaat op het TenderNed platform aan deze aanbesteding zijn toegevoegd. Wij raden u aan tijdig te starten met het treffen van de nodige maatregelen hieromtrent. 2.2 Contactgegevens De aanbestedende dienst is de gemeente Den Haag. Binnen de gemeente Den Haag is de sector Stedelijk Onderwijs (SO) van de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) belast met het verstrekken van deze opdracht en het sluiten en beheren van de bijbehorende overeenkomst. Johan Draijer van de afdeling IDC/Inkoop zal de inkooptechnische schil rondom de aanbesteding verzorgen en gedurende het aanbestedingstraject als enig aanspreekpunt fungeren voor de Inschrijvers. Voor vragen en opmerkingen over deze procedure dient u zich uitsluitend te wenden tot Johan Draijer van de Afdeling Inkoop van het Intern Dienstencentrum via de berichtenfunctie ( Stel een vraag aan de gemeente Den Haag over deze aanbesteding ) binnen TenderNed. Het is niet toegestaan om op andere wijze contact te zoeken met de gemeente Den Haag over deze Europese aanbesteding. 2.3 Nota s van inlichtingen Deze aanbestedingsprocedure kent twee schriftelijke vragenrondes. Uw vragen in het kader van de eerste vragenronde dienen uiterlijk op het in de planning (zie par. 1.6) genoemde tijdstip gesteld te zijn via de berichtenfunctie ( Stel een vraag aan de gemeente Den Haag over deze aanbesteding ) binnen TenderNed, gebruikmakend van het standaard format in Word (zie Bijlage 11). U kunt het ingevulde format als bijlage toevoegen aan uw bericht. De antwoorden op de gestelde vragen worden middels Pagina 7 van 37

8 een Nota van inlichtingen gepubliceerd op TenderNed. Gegadigden krijgen vervolgens nog eenmaal de gelegenheid om vragen te stellen over hetgeen aan de orde is gekomen in deze beantwoording. De planning hiervoor is eveneens opgenomen in par In de reeks bijlagen bij de Aanbestedingsleidraad treft u de conceptovereenkomst aan voor deze opdracht alsmede de ARBIT. U dient uw eventuele op- en aanmerkingen op deze conceptovereenkomst en op de ARBIT in te leveren tijdens de eerste vragenronde via de berichtenfunctie binnen TenderNed. U krijgt als Inschrijver hierna nog eenmaal de gelegenheid om te reageren op hetgeen aan de orde is gesteld in deze beantwoording. De gemeente Den Haag zal de opmerkingen beoordelen en indien zij dit redelijk acht verwerken in de Nota s van Inlichtingen, waarna de overeenkomst definitief wordt. Deze versie van de overeenkomst moeten Inschrijvers onvoorwaardelijk accepteren. Deze acceptatie vindt plaats door het invullen en ondertekenen van de Verklaring van inschrijving in Bijlage 2. Ook alle overige in Nota s van Inlichtingen te verwerken eventuele aanvullingen en correcties op de aanbestedingsstukken zullen door de afdeling Inkoop via de website van TenderNed worden verzonden. Ingevolge de Aanbestedingswet zal de laatste Nota van Inlichtingen uiterlijk 6 kalenderdagen voor de uiterste datum voor de ontvangst van de inschrijvingen aan alle bij de gemeente Den Haag bekende Gegadigden via de website van TenderNed worden verzonden. De vragen, de antwoorden, de aanvullingen en de correcties maken integraal onderdeel uit van deze Aanbestedingsleidraad. Ingeval van strijdigheden tussen de Nota s van Inlichtingen onderling prevaleert het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen. 2.4 Sluitingsdatum inschrijving Uw inschrijving moet uiterlijk op het in de planning (zie par. 1.6) genoemde tijdstip in het bezit zijn van de gemeente Den Haag. Bij de indiening van uw inschrijving dient u gebruik te maken van de digitale kluis in TenderNed. U dient rekening te houden met het feit dat: - per fysieke post, of telefax ingediende inschrijvingen niet worden geaccepteerd; - de uploadtijden van de tot uw inschrijving behorende documenten mede afhankelijk zijn van factoren buiten het aanbestedingsplatform en niet kunnen worden gegarandeerd. Tip: begin tijdig met het uploaden van stukken en het digitaal invullen van uw inschrijving! - u zelf het risico draagt van vertraging tijdens de elektronische verzending; - de aftellende digitale klok en de sluitingstijd voor indienen van inschrijvingen, die worden getoond op TenderNed leidend zijn en prevaleren boven alle andere tijdsaanduidingen; - indien op genoemde datum/tijdstip geen inschrijving is ontvangen, aangenomen wordt dat de betreffende aanbieder geen inschrijving wenst te doen; - de Inschrijver verantwoordelijk is voor de tijdige indiening van zijn inschrijving. Te laat ingediende inschrijvingen worden niet in ontvangst genomen en worden dus uitgesloten van deelname aan deze aanbesteding; - de ingediende exemplaren van de inschrijving eigendom worden van de gemeente Den Haag (zie ook par ). Pagina 8 van 37

9 2.5 Afzien van deelname Indien u besluit geen inschrijving te doen terwijl u in een eerder stadium heeft deelgenomen als Gegadigde in dit aanbestedingsproces (bijvoorbeeld door het stellen van vragen) dan wordt u vriendelijk verzocht dit (voor de sluitingsdatum) te melden via de berichtenfunctie van TenderNed. Pagina 9 van 37

10 3 Voorwaarden Ten aanzien van deze aanbestedingsprocedure gelden de onderstaande voorwaarden. 3.1 Juridisch kader Regelgeving Op deze Openbare Europese aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 (Stb. 2012, 542) van toepassing Juridische voorwaarden De Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Den Haag zijn van toepassing op deze opdracht en zijn als separaat document op het TenderNed platform aan deze aanbesteding toegevoegd. De algemene voorwaarden van de wederpartij worden bij dezen uitdrukkelijk van de hand gewezen. Als bijlage bij deze Aanbestedingsleidraad is een conceptovereenkomst gevoegd (Bijlage 4) die is gebaseerd op de ARBIT 2014 (Bijlage 5). Conform paragraaf 2.3 krijgen Inschrijvers de gelegenheid om opmerkingen te maken over de conceptovereenkomst. De gemeente Den Haag zal de opmerkingen beoordelen en indien zij dit redelijk acht verwerken in de conceptovereenkomst. Deze versie van de overeenkomst moeten inschrijvers onvoorwaardelijk accepteren Klachtenafhandeling Vragen, opmerkingen of verzoeken over de aanbestedingsdocumenten of over andere voor de aanbestedingsprocedure relevante zaken dient u eerst aan de orde te stellen bij de vragenronde zoals beschreven in paragraaf 2.3. Indien u het niet eens bent met de reactie op uw vraag, opmerking of verzoek, dan kunt u dit kenbaar maken door middel van het indienen van een klacht bij het interne Klachtenmeldpunt van de Gemeente Den Haag via het adres: klachtenmeldpuntaanbestedingen@denhaag.nl. U dient de klacht in te dienen conform de klachtenregeling van de gemeente Den Haag. Deze klachtenregeling treft u aan op de website van de gemeente Den Haag: Klachten over aspecten die u niet eerst aan de orde heeft gesteld tijdens de eerste vragenronde worden niet in behandeling genomen door het klachtenmeldpunt. Voor klachten over handelingen en documenten die zijn gedateerd na de eerste nota van inlichtingen mag u zich direct wenden tot het klachtenmeldpunt. Een ingediende klacht schort de aanbestedingsprocedure niet op. Daarom wijzen wij u op de mogelijkheid om over de aanbestedingsprocedure, aanbestedingsdocumenten of met andere voor de aanbestedingsprocedure relevante zaken een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank Den Haag. Indien u het niet eens bent met de uitkomst van een aanbesteding kunt u binnen de in paragraaf gestelde termijn een kort geding aanhangig maken. Pagina 10 van 37

11 3.1.4 Rechtsbescherming Wanneer Inschrijver bezwaar heeft tegen de gunningsbeslissing (voorlopige gunning) dan dient Inschrijver binnen 20 dagen na de datum van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing zoals bedoeld in artikel 2.26 sub g jo. artikel Aanbestedingswet een kort geding aanhangig te maken. Wordt door Inschrijver geen kort geding aanhangig gemaakt binnen deze termijn dan gaat de gemeente Den Haag ervan uit dat Inschrijver geen bezwaar heeft tegen de afwijzing en/of de ongeldig c.q. ongeschikt verklaring van de inschrijving, en vervalt het recht van Inschrijver hiertegen in rechte op te komen. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de gemeente Den Haag zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van een kopie van de (concept)dagvaarding Non discriminatie beginsel De gemeente Den Haag wijst erop dat op die plaatsen in de Aanbestedingsleidraad waar mogelijkerwijs gevraagd wordt naar bijvoorbeeld merknamen, octrooien, typen, fabricage procedés e.d. en waarbij het wellicht handelt om een unieke zaak en waar dit niet vermeld staat, het gestelde in artikel 2.76 lid 2 Aanbestedingswet van toepassing is op het bewuste tekstdeel. U dient in een dergelijk geval aansluitend aan het bewuste tekstdeel de zinsnede of daarmee gelijkwaardig te lezen Duurzaamheid De gemeente Den Haag wil de stad op duurzame wijze vormgeven en wil hierin een voorbeeldrol spelen door onder andere een duurzaam inkoopbeleid te voeren. Om die reden stelt de gemeente Den Haag duurzaamheidseisen aan producten en diensten die zij inkoopt. Door deel te nemen aan deze aanbesteding verklaren Inschrijvers dat bij de totstandkoming c.q. uitvoering van de in deze aanbesteding te leveren producten en/of diensten zo veel als mogelijk gekozen wordt voor een duurzame werkwijze. Door het invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de Eigen Verklaring (Bijlage 1) verklaart de Inschrijver dat zijn onderneming voldoet of zal voldoen aan de duurzaamheidseisen. In deze Aanbestedingsleidraad geeft de gemeente Den Haag concreet aan welke eisen en/of vragen zij voor de onderhavige opdracht stelt in het kader van duurzaamheid. 3.2 Aanbestedingsdocumenten Vertrouwelijkheid De informatie uit de Aanbestedingsleidraad moet vertrouwelijk behandeld worden en is uitsluitend bedoeld voor deze aanbesteding. Daarnaast zullen de door u verstrekte gegevens eveneens vertrouwelijk worden behandeld Onjuistheden De onderhavige Aanbestedingsleidraad, met alle bijbehorende bijlagen, is met grote zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u de afdeling Inkoop hier onverwijld schriftelijk van op de hoogte te stellen. Indien achteraf blijkt dat de Aanbestedingsleidraad tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat die de Inschrijver redelijkerwijs had kunnen opmerken, maar die niet door de Inschrijver zijn gemeld, dan zijn de eventuele nadelige gevolgen hiervan voor risico van de Inschrijver. Pagina 11 van 37

12 LET OP: Wanneer inschrijver bezwaar heeft tegen de aanbestedingsdocumentatie en/of de gevolgde procedure tot en met het uitbrengen van de (laatste) nota van inlichtingen dan dient inschrijver dit kenbaar te maken door uiterlijk de dag voor aanbestedingsdatum een kort geding aanhangig te maken en de kort geding dagvaarding te (laten) betekenen op het volgende adres: Gemeente Den Haag Intern Dienstencentrum (IDC) Afdeling Inkoop t.a.v. Johan Draijer Spui BT Den Haag (Melden aan de Atriumbalie Telefoon Wordt door inschrijver binnen deze termijn geen kort geding aanhangig gemaakt en/of geen kort geding dagvaarding betekend op de wijze zoals beschreven, dan gaat de aanbestedende dienst ervan uit dat inschrijver geen bezwaar heeft tegen de aanbestedingsdocumentatie en het verloop van de procedure tot dan toe en heeft inschrijver zijn recht verwerkt hiertegen in rechte op te komen Voorbehoud Uit de Aanbestedingsleidraad vloeien geen verplichtingen voort voor de gemeente Den Haag, uitgezonderd de verplichting zich aan de aanbestedingsprocedure te houden, onverminderd het recht de procedure voortijdig stop te zetten en niet tot gunning over te gaan. In geval van opschorting en/of beëindiging van de aanbesteding hebben Inschrijvers geen recht op enigerlei vergoeding ter zake hun deelname en/of het niet gunnen van de opdracht(en). 3.3 Inschrijving Aanlevering van de inschrijving U dient uw inschrijving elektronisch aan te leveren in de digitale kluis van TenderNed. Uw inschrijving dient alle gevraagde verklaringen, bijlagen en invulformulieren als losse bestanden (in PDF, Worden/of Excel) te bevatten en dient door een daartoe bevoegde functionaris rechtsgeldig ondertekend te zijn. Alle losse bestanden die gezamenlijk uw inschrijving vormen dienen in TenderNed te worden geüpload onder Documenten. U dient dus geen documenten onder Eisen of Criteria te plaatsen, ook dient u, in het kader van de beantwoording van gunningcriteria, geen teksten op het TenderNed platform zelf in te vullen. Het beoordelingsteam zal documenten geplaatst onder Eisen of Criteria niet downloaden en zelf ingevulde tekst niet bekijken en niet beoordelen Indeling van de inschrijving Uw inschrijving dient de volgorde aan te houden van de checklist in Bijlage 9. Uit een inhoudsopgave moet blijken uit welke delen en bijlagen de inschrijving bestaat. Bijlagen mogen alleen worden toegevoegd als duidelijk wordt verwezen naar de eis of de vraag waarop de Pagina 12 van 37

13 bijlage betrekking heeft. Tevens dient, indien de bijlage een uittreksel of kopie is, onmiskenbaar aangegeven te worden welk deel van de tekst behoort bij de gestelde eis of de vraag Taal De inschrijving en alle overige informatie dienen volledig in de Nederlandse taal te zijn gesteld, tenzij de gemeente Den Haag aangeeft dat hiervan kan worden afgeweken Ondertekening inschrijving De inschrijving bestaat uit verschillende documenten. Alle relevante documenten dienen ondertekend te zijn door een persoon die bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen. Zie hiervoor bijlage Bijlage 9 Checklist. Deze bevoegdheid dient te blijken uit het uittreksel handelsregister van de Kamer van Koophandel of een volmacht. De persoon die bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen of een volmacht af te geven moet expliciet genoemd staan in het uittreksel handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het uittreksel handelsregister en een eventuele volmacht behoeven niet bij inschrijving te worden ingediend. De Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht te gunnen, dient deze bewijsstukken binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning te overleggen. Ten overvloede wijzen wij u hierbij op het volgende: Controleer of het uittreksel handelsregister ten aanzien van de ondertekenaar een bevoegdheidsbeperking bevat. In het uittreksel handelsregister kan bijvoorbeeld staan dat de betreffende persoon slechts bevoegd is overeenkomsten aan te gaan tot een bepaald bedrag. De betreffende persoon is dan slechts bevoegd indien dat bedrag gelijk is of hoger is dan de geraamde waarde van de opdracht. Bij gebruik van een volmacht moet u aantonen dat de persoon die de volmacht verleent voldoende bevoegdheid heeft om de overeenkomst aan te gaan. In de onderstaande tabel staan situaties waar de Inschrijver extra alert op moet zijn bij de ondertekening van (de documenten van) inschrijving. Situatie Uit het uittreksel handelsregister blijkt dat er sprake is van gezamenlijke tekenbevoegdheid. Uit het uittreksel handelsregister blijkt dat de persoon die de stukken ondertekent zelfstandig bevoegd is maar tot een bepaalde opdrachtwaarde. Mogelijke oplossing 1. Alle relevante stukken door zo veel personen laten ondertekenen totdat er volgens het handelsregister sprake is van volledige bevoegdheid; 2. Eenmalig een volmacht laten ondertekenen door de personen genoemd onder punt 1 en daarmee één persoon tekenbevoegd maken voor de ondertekening van de relevante stukken. 1. Inschatting maken of de bevoegdheid voldoende is op basis van de te verwachten contractwaarde; 2. Eenmalig een volmacht laten verstrekken door een persoon die wel bevoegd is (of meerdere personen die gezamenlijk bevoegd zijn) waardoor de betreffende persoon bevoegd wordt om te tekenen voor grotere opdrachtwaarden. Pagina 13 van 37

14 Op het TenderNed platform is bij de aanbestedingsstukken een model volmacht opgenomen waarmee de tekenbevoegdheid van de gevolmachtigde vastgesteld kan worden Inschrijven in combinatie / onderaanneming Wanneer u niet zelfstandig aan de eisen kunt voldoen, heeft u twee mogelijkheden. U kunt zelfstandig inschrijven en een beroep doen op een derde voor het voldoen aan een bepaalde eis. U kunt er ook voor kiezen om in combinatie in te schrijven. Combinatie Een combinatie van twee of meer partijen kan zich gezamenlijk inschrijven. Een combinatie geldt als één Inschrijver. Bij gunning zal een gezamenlijk ondertekende verklaring worden overgelegd door de combinatie, dat alle leden van de combinatie zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de uitvoering van deze overeenkomst. Het Intern Dienstencentrum verlangt in het geval van een combinatie bij inschrijving duidelijkheid welke partij als aanspreekpunt c.q. penvoerder beschouwd mag worden voor de aanbestedingsprocedure. In de overeenkomst wordt opgenomen wie namens de combinatie tijdens de uitvoering van de overeenkomst als contactpersoon zal optreden namens alle combinantleden. Bij een inschrijving als combinatie dienen de inschrijvingsdocumenten ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door de penvoerder van de combinatie. Bij een inschrijving als combinatie dienen alle combinantleden ieder afzonderlijk de Eigen verklaring (Bijlage 1) in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Bij een inschrijving als combinatie dient de Verklaring van inschrijving (Bijlage 2) ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door alle combinantleden gezamenlijk. De combinatie als geheel dient te voldoen aan de geschiktheidseisen (hoofdstuk 6). Een natuurlijk persoon of rechtspersoon kan slechts éénmaal (hetzij individueel hetzij in combinatie met andere natuurlijke personen of rechtspersonen) op deze aanbesteding inschrijven. Onderaanneming Voor zowel individuele ondernemers als combinaties is het mogelijk dat zij zich in het kader van de gestelde geschiktheidseisen beroepen op kwalificaties van derden, zoals onderaannemers. Indien dit gebeurt, moet dit expliciet in de inschrijving worden vermeld, onder punt 8.2 van de Eigen verklaring (Bijlage 1). Indien u zich als individuele ondernemer of combinatie beroept op de technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid van een derde dan wel op de economische en financiële draagkracht van een derde, waaronder een moeder, dochter en/of zustermaatschappij, dan dient u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk te kunnen beschikken over (de middelen van) deze derde. U dient dit aan te tonen door binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning een ondertekende verklaring van de betreffende derde in te dienen dat u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk kunt beschikken over (de middelen van) deze derde en dat ingeval van een beroep op de economische en financiële draagkracht van een derde deze derde hoofdelijk aansprakelijk is voor de schade die de gemeente Den Haag lijdt/heeft geleden ingeval van niet-nakoming door de Inschrijver van de verplichtingen uit de overeenkomst met de gemeente Den Haag Kosten van inschrijving Voor het uitbrengen van de inschrijving en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden en te verstrekken materialen kunnen aan de gemeente Den Haag geen kosten in rekening worden gebracht. Pagina 14 van 37

15 3.3.7 Onvoorwaardelijke inschrijving Door middel van het doen van een inschrijving geeft Inschrijver aan in te stemmen met de te volgen aanbestedingsprocedure, de eisen en de voorwaarden zoals in dit document opgenomen. Het onder voorwaarden en/of voorbehoud doen van een inschrijving betekent het ontbreken van instemming met het in deze Aanbestedingsleidraad gestelde en maakt de inschrijving ongeldig. Een dergelijke inschrijving zal niet voor gunning in aanmerking komen. Indien u bij de beantwoording van een minimumgunningseis of in de Verklaring van inschrijving aangeeft te voldoen aan de eis maar hieraan in de toelichting voorwaarden verbindt, geldt dit tevens als een voorwaardelijke inschrijving die tot uitsluiting van uw inschrijving van de procedure leidt Gestanddoeningstermijn De inschrijving van Inschrijver dient een minimale geldigheidsduur te hebben van 120 dagen vanaf het moment van de sluitingsdatum van de inschrijving (gestanddoeningstermijn). Gedurende deze periode heeft de aanbieding het karakter van een onherroepelijk aanbod. Indien deze aanbestedingsprocedure leidt tot een kort geding, dan zal Inschrijver de aanbieding gestand doen tot 30 dagen na de uitspraak van de voorzieningenrechter Aanvullingen/verduidelijkingen/verificatie De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om aanvullende informatie of verduidelijkingen van ondergeschikt belang met betrekking tot de inschrijving op te vragen voor zover het (Europese) aanbestedingsrecht dit toelaat. Verschillende bewijsstukken/documenten vraagt de gemeente Den Haag pas op na de voorlopige gunning aan de beoogde winnaar. Dit staat aangegeven bij de betreffende eisen. Als na controle van deze documenten blijkt dat deze partij toch niet voldoet, dan kan dat invloed hebben op de voorlopige gunning. Indien dit het geval is, ontvangen alle Inschrijvers hiervan bericht en zal er een nieuwe gunningsbeslissing worden genomen die aan alle Inschrijvers zal worden meegedeeld. De rechtsbeschermingstermijn als bedoeld in paragraaf gaat op dat moment opnieuw in. Ook behoudt de gemeente Den Haag zich het recht voor om de door Inschrijver direct bij inschrijving overlegde documenten, alsmede de antwoorden op de gunningscriteria te verifiëren en te verlangen dat u de noodzakelijke bewijsmiddelen kunt overleggen ten bewijze van de juistheid van de door de u overgelegde verklaring van inschrijving inzake de minimum gunningseisen en de door uw gegeven antwoorden. De Inschrijvers worden geacht bereid en in staat te zijn om op vragen met betrekking tot de inschrijving binnen twee werkdagen antwoord te geven Eigendom van de informatie Alle door Inschrijver als onderdeel van de inschrijving aangeboden informatie en documentatie worden eigendom van de gemeente Den Haag. Verzoeken om retourzending worden niet gehonoreerd. Pagina 15 van 37

16 4 Beoordeling 4.1 Beoordelingsteam Voor de beoordeling van de inschrijvingen is een beoordelingsteam samengesteld, waarin materie-, juridische- en inkoopdeskundigheid vertegenwoordigd zijn. De juridische- en inkoopdeskundigen toetsen de punten 1, 2 en 3a en 3b van paragraaf 4.2. De materiedeskundigen toetsen de punten 3b, 4a, 4b en indien van toepassing Procedure van beoordelen De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats volgens de onderstaande stappen, te weten: 1. Opening van de inschrijvingen; 2. Controle van inschrijvingen op de vormvereisten en volledigheid; 3. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van uitsluitingsgronden en minimum geschiktheidseisen: a. Beoordeling op basis van de uitsluitingsgronden (hoofdstuk 5); b. Beoordeling op basis van minimum geschiktheidseisen (hoofdstuk 6) 4. Inhoudelijke beoordeling van de inschrijving: a. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de gestelde (gunnings)eisen in hoofdstuk 7. b. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de antwoorden op de gunningscriteria zoals gesteld in hoofdstuk 8 van deze Aanbestedingsleidraad. 5. Proof of Concept (optioneel) Ad 1: Opening van de inschrijvingen De opening van de inschrijvingen is niet openbaar. Ad 2: Controle van de inschrijvingen op de vormvereisten De inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd op vormvereisten, waaronder begrepen de tijdige en volledige indiening van de inschrijving als gesteld in deze Aanbestedingsleidraad. Ad 3: Beoordeling van de inschrijvingen op uitsluitingsgronden en minimum geschiktheidseisen a) Beoordeling uitsluitingsgronden De inschrijving wordt eerst getoetst aan de uitsluitingsgronden. Indien er sprake is van een uitsluitingsgrond leidt dit in uitgangspunt tot uitsluiting van de verdere aanbestedingsprocedure. Dit met de volgende kanttekening. Onder punt 7.1 van de Eigen verklaring (Bijlage 1) kan de Inschrijver indien er sprake is van een uitsluitingsgrond toelichten waarom de onderneming van mening is dat het niet voldoen toch niet zou mogen leiden tot uitsluiting van de onderneming bij de aanbestedingsprocedure. De onderneming moet daarbij een grondig en goed onderbouwde reden aandragen, die door de gemeente Den Haag in overweging kan worden genomen. De gemeente Den Haag zal in een dergelijk geval de afweging maken of de toelichting ter zake de uitsluitingsgrond voldoende is om de onderneming toe te laten tot de aanbestedingsprocedure. Pagina 16 van 37

17 Indien Inschrijver (delen van) de inschrijving waaronder de Eigen verklaring (Bijlage 1) niet, niet juist of niet volledig heeft verstrekt, zal de gemeente Den Haag dit aanmerken als een valse verklaring en Inschrijver op die grond uitsluiten van deelname aan het verdere aanbestedingstraject. b) Beoordeling minimum geschiktheidseisen Vervolgens wordt uw inschrijving getoetst aan de geschiktheidseisen. Deze geschiktheidseisen zijn minimumeisen. Het niet voldoen aan de gestelde eisen en/of de bewijslast inzake deze eisen, betekent dat de gemeente Den Haag uw inschrijving terzijde kan leggen. Ad 4: Inhoudelijke beoordeling van de inschrijving: a) Minimum (gunnings)eisen Aan de eisen dient uw aanbieding te voldoen. U stemt in met de eisen door middel van het invullen en ondertekenen van de Verklaring van Inschrijving Bijlage 2. Indien u niet instemt met en/of voldoet aan de gestelde eisen of de gevraagde bewijslast inzake de gestelde eisen, dan leidt dit tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure en wordt uw inschrijving niet verder beoordeeld. Ook indien u instemt met c.q. aangeeft te voldoen aan de gestelde eisen maar uit uw toelichting blijkt dat dit niet het geval is, leidt dit tot uitsluiting. b) Gunningscriteria Vervolgens worden uw antwoorden op de gunningscriteria beoordeeld aan de hand van de bij het desbetreffende gunningscriterium vermelde aspecten. Ad 5: Proof of Concept De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor een Proof of Concept (PoC) uit te voeren met de voorkeursinschrijver ter verificatie van de gegeven antwoorden. De goede uitkomst van de uitvoering van de PoC is voorwaardelijk voor gunning. Indien de PoC onvoldoende aantoont dat de gegeven antwoorden in de inschrijving gestand zullen worden gedaan, wordt de inschrijving ter zijde gelegd. De eerstvolgende inschrijving wordt dan de voorkeursinschrijving waarmee dan mogelijk de PoC wordt ingegaan. De eigen kosten voor uitvoering van de Proof of Concept worden door elk der partijen zelf gedragen. Wel zal de gemeente trachten de Proof of Concept zodanig op te stellen dat resultaten herbruikbaar zijn voor de implementatie. 4.3 Gunningscriterium/Beoordelingssystematiek De opdracht wordt gegund aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige aanbieding. Hierbij wordt gekeken naar zowel kwaliteit als prijs Eindscore De opdracht wordt gegund aan de Inschrijver met de hoogste totaal score. Het onderdeel kwaliteit telt voor 70% mee (maximum score = 70) en het onderdeel prijs telt voor 30% mee ( maximum score = 30). De eindscore van het totaal is maximaal 100. Pagina 17 van 37

18 4.3.2 Kwaliteit (70 punten) Voor het onderdeel kwaliteit kijkt de gemeente Den Haag naar uw antwoorden op de gunningscriteria zoals geformuleerd in hoofdstuk 8. Er zijn 5 kwalitatieve subgunningscriteria die naast een maximale score ook een minimale score kennen. Bij het niet behalen van de minimale score wordt de inschrijving ter zijde gelegd. Onderdeel Verhouding Max. score per onderdeel Min. Score per onderdeel Paragraaf 1. Algemene vragen 10% 7 3, Werkproces 40% ICT architectuur 40% SLA 10% 7 3, Overige vragen 0% Totaal 100% Om te komen tot een score per onderdeel wordt de volgende formule gehanteerd: S(werkelijk) = S(werkelijk) : Werkelijk score voor onderdeel x A(werkelijk) : Som van behaald aantal punten van onderdeel x A(max) : Maximum te behalen punten van onderdeel x S(max) : Maximum te behalen score van onderdeel x Aan elke vraag is een gewicht toegekend. Een vraag met gewicht 3 levert maximaal 3 punten op, met gewicht 2, 2 punten en gewicht 1, 1 punt en tot slot bij gewicht 0 levert de vraag geen punten op. De toekenning van de score per vraag is: - Indien de vraag een gesloten vraag is, is het aantal toegekende punten: Ja = 100% van de punten; Nee = 0% van de punten; - Indien een open vraag zal de volgende beoordeling gehanteerd worden (tenzij anders aangegeven): Voldoet veel meer dan verwacht, wekt volledig vertrouwen = 100% van de punten; Voldoet meer dan verwacht, wekt veel vertrouwen = 75% van de punten; Is voldoende, wekt voldoende vertrouwen = 50% van de punten; Voldoet niet geheel, wekt onvoldoende vertrouwen = 25% van de punten; Voldoet niet, wekt geen vertrouwen = 0% van de punten Prijs De prijs wordt gebaseerd op de volledige geraamde contractwaarde zoals die is berekend in het tarievenblad. De contractwaarde wordt berekend door een p x q model waarin gemeente Den Haag een zo goed mogelijke schatting van de af te nemen hoeveelheden heeft gegeven. Aan deze aantallen kunnen geen rechten worden ontleend, deze dienen ter weging van de verschillende kostencomponenten. De Inschrijver met de laagste prijs ontvangt het maximale aantal punten van 30 punten. De overige inschrijvingen scoren als volgt: voor iedere procent dat de inschrijving duurder is dan de inschrijving met de laagste prijs, wordt de score van 30 verminderd met 1,5 punt. Pagina 18 van 37

19 De formule is als volgt: co = Pa : aangeboden prijs; Pl: laagste prijs Indien de Inschrijver met de laagste prijs na de beoordeling onverhoopt mocht afvallen, dan wordt het onderdeel prijs opnieuw beoordeeld. De Inschrijver met de op een na laagste prijs wordt in dat geval de Inschrijver met de laagste prijs en krijgt het maximale aantal punten toegekend. 4.4 Over de prijzen Voorwaarden Voor de invulling van de prijzen en tarieven in het tarievenblad geldt de volgende voorwaarde: Het indienen van een irreële of manipulatieve inschrijving leidt tot uitsluiting. Uitsluiting treft ook de inschrijving die irreëel of manipulatief is op onderdelen van het prijsinvulformulier. Inschrijvers dienen per tarief een op zichzelf beschouwd realistische prijs aan te bieden. Hieruit volgt onlosmakelijk dat Inschrijvers geen negatieve prijzen of abnormaal lage prijzen, waaronder prijzen onder de kostprijs per tarief mogen offreren; Alle prijzen en tarieven zijn all-in. Dat betekent dat er geen aanvullende kosten in rekening kunnen worden gebracht voor bijvoorbeeld voorrijkosten, milieutoeslag, reis- en verblijfskosten etc. Kosten die niet zijn opgegeven mogen tijdens de contractuitoefening niet in rekening worden gebracht. Dus alle eenmalige en jaarlijks terugkerende kosten moeten in de gegeven kostencomponenten zijn opgenomen. In het tarievenblad is een schatting gemaakt van de afname hoeveelheden. Op basis daarvan worden de totale contractkosten berekend. Inschrijver kan geen rechten ontlenen aan de aantallen. Alleen witte velden moeten door de Inschrijver worden ingevuld. Niet relevante prijsvelden gelieve in te vullen met 0 zodat alle velden worden gevuld. Niet ingevulde velden worden geacht gelijk te zijn aan Toelichting op het tarievenblad Het tarievenblad maakt onderdeel uit van de Excel Inschrijvingsbladen Leerlingvolgsysteem, die als Bijlage 7 is opgenomen. Het tarievenblad maakt alle kosten voor gebruik van de applicatie en aanvullende dienstverlening zichtbaar gedurende de volledige contractduur. De totale contractwaarde is de basis waarop de financiële afweging wordt gebaseerd. In het tarievenblad is zoveel als mogelijk voorzien in diverse licentiepolicies. Indien deze niet voor uw product van toepassing is, kunt u volstaan met het invullen van 0. In het werkblad [Tarieven] geeft de Inschrijver aan: Eenmalige kosten o Kosten gebruiksrecht. Hier kunt u de eenmalige licentiekosten ingeven voor de gemeente als geheel ( site licentie ; per groep van functionarissen en/of per dossier; o Implementatiekosten. Hieronder vallen alle kosten voor het inrichten van het nieuwe leerlingvolgsysteem, inclusief benodigde koppelingen zoals voorgeschreven door de Haagse architectuur, zoals beschreven in het concept projectplan (zie paragraaf 8.1, O2); Pagina 19 van 37

20 o Opleidingskosten. Hierbij kan een onderscheid gemaakt naar initiële kosten (bijvoorbeeld het opstellen van opleidingsmateriaal) en naar kosten voor opleiding per gebruikersgroep. Bij gemeente Den Haag zijn er op dit moment 5 gebruikersgroepen te onderscheiden (zie hoofdstuk 1.3); o Migratiekosten. Bij dit onderdeel geeft inschrijver de kosten op voor migratie van gegevens uit de huidige LBA; o Maximale exitkosten. Bij dit onderdeel beschrijft u de kosten die inschrijver maximaal in rekening zal brengen voor de werkzaamheden bij einde van de overeenkomst en overdracht naar de opvolgend dienstverlener; o Overige eenmalige kosten. Indien er buiten bovengenoemde eenmalige kostensoorten nog kosten in rekening zullen worden gebracht dan dienen deze hier te worden opgenomen. Jaarlijks terugkerende kosten o Licentie- en onderhoudskosten voor het gebruik van de applicatie door de gemeente Den Haag als geheel en/of per functiegroep uitgesplitst; o Beheer en ondersteuning. Hierin zijn de kosten inbegrepen voor het ter beschikking stellen van een helpdesk en de ondersteuning van de gebruikersorganisatie conform de SLA; o Een jaarlijkse opleiding indien nodig voor de diverse gebruikersgroepen; o o Advieskosten, berekend op basis van 20 uur advies door een specialist van Inschrijver; Overige eenmalige kosten. Indien er buiten bovengenoemde jaarlijkse kostensoorten nog kosten in rekening zullen worden gebracht dan dienen deze hier te worden opgenomen. Het voorblad geeft een overzicht van de subtotalen van het werkblad [Tarieven] en een berekening van de totale kosten gedurende de maximale contracttermijn van 8 jaren (zie par. 1.4, Duur van de overeenkomst). Deze totale geraamde contractkosten vormen de basis voor de afweging van het gunningscriterium Prijs zoals beschreven in par Pagina 20 van 37

21 5 Uitsluitingsgronden 5.1 Uitsluitingsgronden De gemeente Den Haag hanteert de volgende uitsluitingsgronden bij de onderhavige aanbesteding: - de verplichte uitsluitingsgronden zoals genoemd in gedragsverklaring aanbesteden (GVA) Eigen verklaring (Bijlage 1); - de facultatieve uitsluitingsgronden, zoals genoemd in Eigen verklaring (Bijlage 1) voor zover de gemeente Den Haag deze uitsluitingsgronden heeft aangekruist. Door invulling en ondertekening van de Eigen verklaring (Bijlage 1), verklaart u dat geen van de voor deze aanbesteding geldende uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn. Indien u in combinatie inschrijft, dienen alle combinantleden afzonderlijk de Eigen verklaring (Bijlage 1) in te dienen. Indien u een beroep doet op een onderaannemer voor het voldoen aan gestelde eisen ten aanzien van financieel/economische draagkracht danwel technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, dient u dit aan te geven onder punt 8.2 van de Eigen verklaring (Bijlage 1). Deze onderaannemer (= derde waarop door de Inschrijver een beroep wordt gedaan) hoeft de Eigen verklaring niet in te vullen. 5.2 Bewijsstukken uitsluitingsgronden De Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag de opdracht voornemens is te gunnen, dient de originele bewijsstukken terzake de niet-toepasselijkheid van de uitsluitingsgronden binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning te overleggen. Indien de Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag de opdracht is voornemens te gunnen een combinatie is, dan dienen alle combinantleden terzake de uitsluitingsgronden de betreffende bewijsstukken te overleggen binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning. Indien de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht aan u te gunnen en u heeft een beroep gedaan op een onderaannemer voor het voldoen aan gestelde eisen ten aanzien van financieel/economische draagkracht danwel technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, dan dient u tevens de betreffende bewijsstukken terzake de uitsluitingsgronden van de onderaannemer te overleggen binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning. Blijkt een Inschrijver bij de verificatie hier niet aan te kunnen voldoen, dan wordt de inschrijving (alsnog) ongeldig verklaard. Het gaat om de volgende bewijsstukken (de nummering in de tabel correspondeert met de nummering in de Eigen verklaring): Verplichte Bewijsstuk uitsluitingsgronden 2.1 tot en met 2.4 GVA GVA niet ouder dan 2 jaar Facultatieve Bewijsstuk uitsluitingsgronden 3.1 Faillissement Uittreksel Handelsregister Niet ouder dan 6 maanden 3.2 Overtreding GVA GVA niet ouder dan 2 jaar Geldigheidsduur (vanaf tijdstip van het indienen van de inschrijving) Geldigheidsduur (vanaf tijdstip van het indienen van de inschrijving) Pagina 21 van 37

22 beroepsgedragsregels 3.4 Belasting / sociale Verklaring belastingdienst premies 3.5 Valse verklaring - Niet ouder dan 6 maanden Buitenlandse ondernemingen moeten vergelijkbare verklaringen uit het land van herkomst overleggen. Indien een dergelijke verklaring niet in het betrokken land wordt afgegeven, kan deze worden vervangen door een verklaring onder ede of in een land waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring die door Inschrijver is afgelegd ten overstaan van een notaris. Bijzonderheden m.b.t. de Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) U kunt de GVA aanvragen via de website Pagina 22 van 37

23 6 Minimum geschiktheidseisen Inschrijver dient te voldoen aan de onderstaande minimumgeschiktheidseisen. 6.1 Economische en Financiële draagkracht De Inschrijver voldoet aan de volgende eisen en verklaart dit door middel van het invullen en ondertekenen van de Eigen Verklaring (Bijlage 1). De Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag de opdracht voornemens is te gunnen, dient de originele bewijsstukken behorend bij de onderstaande eisen binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning te overleggen. Eis 1: Verklaring financiële instelling De financiële draagkracht van Inschrijver is zodanig dat hij de onderhavige opdracht volledig tot stand kan brengen. U kunt bij de inschrijving volstaan met het invullen en ondertekenen van de Eigen verklaring zoals opgenomen in Bijlage 1. Indien de opdracht aan Inschrijver wordt gegund, zal Inschrijver de financiële draagkracht aantonen door een recent afgegeven ondertekende verklaring van een te goeder naam en faam bekendstaande financiële instelling (een zogenaamde gegoedheidsverklaring van uw huisbankier) in te dienen (art en 2.91 lid 1a Aanbestedingswet). 6.2 Vakbekwaamheid De Inschrijver voldoet aan de volgende eisen en overlegt de daarbij behorende bewijsstukken waaruit blijkt dat voldoende kennis en vaardigheden in de onderneming aanwezig zijn om een opdracht als bedoeld in deze Aanbestedingsleidraad volledig tot stand te kunnen brengen. Eis 2: Referentieopdrachten Inschrijver beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht die in de afgelopen vijf jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving (als bedoeld in paragraaf 2.4) succesvol is verricht, met ten minste leerlingen in de leeftijd van 5-27 jaar. De implementatie van het leerlingvolgsysteem was in een OTAP omgeving bij opdrachtgever (on premise). Indien niet alle bovengenoemde kerncompetenties in één referentieopdracht zijn vervat, mag Inschrijver de bekwaamheid op de competentie aantonen door het opvoeren van andere opdrachten die zijn uitgevoerd in de afgelopen drie jaar. Inschrijver toont aan dat hij over voldoende technische en beroepsbekwaamheid beschikt, door middel van het indienen van referentieopdracht(en) conform het format van Bijlage 3. De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om de referentieopdrachten te verifiëren bij de opgegeven contactpersoon van de opdrachtgever voor wie de referentieopdracht is uitgevoerd. LET OP: Pagina 23 van 37

24 Indien u een beroep doet op de draagkracht van een derde om te voldoen aan een of meerdere van bovengenoemde eisen, dan dient u aan te tonen dat u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk kunt beschikken over (de middelen van) deze derde. Zie voor de wijze waarop u dit dient aan te tonen paragraaf Pagina 24 van 37

25 7 Minimum (gunnings)eisen In deze paragraaf treft u de minimumeisen aan waaraan uw inschrijving dient te voldoen. De eisen dienen te worden beantwoord in het werkblad [Reactieblad eisen] van de Inschrijvingsbladen (Bijlage 7). 7.1 Formele eisen Nr Omschrijving 1. Inschrijver verklaart expliciet dat hij voldoet aan de in de Aanbestedingsleidraad en daarbij behorende bijlagen genoemde voorwaarden en eisen die aan de opdracht zijn gesteld. U dient hiervoor de Bijlage 2 Verklaring van inschrijving in te vullen en te ondertekenen. 2. U dient het Tarievenblad in de Bijlage 7 Inschrijvingsbladen Leerlingvolgsysteem in te vullen. Alle vermelde prijzen en tarieven dienen gesteld te zijn exclusief BTW. Er mogen geen aanvullende kosten in rekening gebracht worden voor opdrachtgever. De door u aangeboden prijzen en tarieven zijn tevens inclusief overige belastingen en/of heffingen te zijn. De prijzen dienen gesteld te zijn in euro s. Het indienen van irreële of manipulatieve prijzen is niet toegestaan. De ingediende tarieven die betrekking hebben op mensuren mogen jaarlijks, met als eerste ingangsdatum 1 juli 2017, worden geïndexeerd conform de CBS prijsindex met betrekking tot de CAO-lonen per maand (inclusief bijzondere beloningen) voor de commerciële dienstverlening (bedrijfssector 70-74). Voor 1 april in het zelfde jaar dient een voorstel voor indexatie aan de gemeente Den Haag ter goedkeuring te worden aangeboden. 3. Het kaderpersoneel van Inschrijver/ de contactpersonen van Inschrijver/ het personeel van Inschrijver dat op locatie van de gemeente Den Haag wordt ingezet dient de Nederlandse taal in woord en geschrift machtig te zijn. U dient hiervoor de Bijlage 2 Verklaring van inschrijving in te vullen en te ondertekenen. 7.2 Informatieveiligheid Nr Omschrijving 4. Inschrijver verklaart expliciet dat hij voldoet aan de volgende eisen: - uw organisatie staat toe dat de gemeente Den Haag audits ten aanzien van informatiebeveiliging bij uw organisatie uitvoert of laat uitvoeren - uw organisatie vraagt vooraf toestemming aan de gemeente Den Haag indien u voor de uitvoering van de overeenkomst met de gemeente Den Haag gebruik wilt maken van onderaannemers/subcontractors - uw organisatie legt dezelfde (beveiligings)eisen op aan uw onderaannemers/subcontractors als gelden voor uw organisatie voor de uitvoering van het contract met de gemeente Den Haag. - uw organisatie is bereid een bewerkersovereenkomst (Bijlage 6 Bewerkersovereenkomst ) af te sluiten in het kader van de verwerking van persoonsgegevens. - door uw organisatie worden de gegevens van de gemeente Den Haag weer aan de gemeente Den Haag ter beschikking gesteld als het contract tussen uw organisatie en de gemeente Den Haag wordt beëindigd. - kopieën van de gegevens van de gemeente Den Haag worden vernietigd zowel in de productieomgeving als de back-up bij beëindiging van het contract tussen uw organisatie en de gemeente Den Haag. - uw organisatie is bereid om informatiebeveiligingsincidenten direct te melden aan de daartoe aangewezen functionaris van de gemeente Den Haag. 5. Lever voor de open vragen van Bijlage 10 Open vragen over Informatieveiligheid de Pagina 25 van 37