Aanbestedingsleidraad Europese aanbesteding volgens de openbare procedure Nr IDC

Transcriptie

1 Aanbestedingsleidraad Europese aanbesteding volgens de openbare procedure Nr IDC Raamovereenkomst Project catering gemeente Den Haag Incl. optiejaren Aanbestedingsleidraad Raamovereenkomst Project catering Den Haag

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Omschrijving en omvang van de opdracht Duur van de overeenkomst Beschrijving gemeente Den Haag Planning Aanbestedingsprocedure Aankondiging Contactgegevens Schouw Nota s van inlichtingen Sluitingsdatum inschrijving Afzien van deelname Voorwaarden Juridische kader Aanbestedingsdocumenten Inschrijving Beoordeling Beoordelingsteam Procedure van beoordelen Gunningscriterium/Beoordelingssystematiek Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden Bewijsstukken uitsluitingsgronden Minimum geschiktheidseisen Economische en Financiële draagkracht Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid Minimum (gunnings)eisen Gunningscriteria Toelichting op kwaliteit Toelichting op prijs Bijlage 1. Uniform Europees Aanbestedingsdocument Bijlage 2. Verklaring van inschrijving Bijlage 3. Format referentieopdrachten Bijlage 4. Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag Pagina 2 van 60

3 Bijlage 5. Conceptovereenkomst Bijlage 6. Prijzenblad Bijlage 7. Checklist Bijlage 8. Model Vragenformulier Bijlage 9. Model volmacht Bijlage 10. Plattegronden Bijlage 11. Technische voorwaarden Pagina 3 van 60

4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Voor u ligt de aanbestedingsleidraad voor een raamovereenkomst voor de Project catering ten behoeve van de gemeente Den Haag. Gekozen is voor een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure. Dit betekent dat in principe iedere geïnteresseerde marktpartij een inschrijving kan indienen voor deze opdracht. De gemeente heeft de intentie de opdracht te gunnen aan twee partijen ten behoeve van kwalitatief hoogstaande catering. In deze Aanbestedingsleidraad treft u onder meer informatie aan over de procedure, de voorwaarden, de opdracht, de minimumeisen aan de marktpartijen (hierna: Inschrijver(s)), de minimumeisen aan de opdracht, de gunningscriteria en de beoordelingssystematiek. 1.2 Omschrijving en omvang van de opdracht Op dit moment is er behoefte aan project catering van hoogwaardig niveau binnen de gemeente Den Haag. Onder catering van hoogwaardig niveau wordt verstaan: culinaire verzorging (op locatie) van een kwalitatief hoog niveau, stijlvolle aankleding evenals materiaalgebruik passend voor en op maat aan het evenement en hoogwaardige en representatieve service met oog voor de gasten en hun behoeften. De project catering van hoogwaardig niveau binnen de gemeente Den Haag heeft een geschatte waarde heeft boven de Europese aanbestedingsdrempel. De behoefte omvat verschillende specialiteiten en kwaliteiten. Project catering bestaat uit het organiseren en uitvoeren van alle benodigde activiteiten bij lunches, diners en recepties. De project catering wordt verzorgd voor relatiebijeenkomsten en kan 7 dagen per week op ieder moment van de dag plaatsvinden. Onder de activiteiten valt het verzorgen van: de aankleding en inrichting, zorgdragen voor alle benodigde materialen inclusief transportkarren, het verzorgen van alle producten, warme en koude hapjes en dranken inclusief de bereiding, het (bij)huren van materiaal, het verzorgen van de mise en place, de uitvoering, het afruimen en opruimen van de betreffende ruimte, het leveren van voldoende medewerkers, het afvoeren van afval en het netjes schoon achterlaten van de betreffende ruimte. Onderstaand een nadere specificatie van de verschillende soorten hoogwaardige catering: Type Locatie Frequentie Gemiddeld aantal personen Lunch/diner Oude stadhuis (Groenmarkt) 4x per jaar 20 Receptie Oude stadhuis (Groenmarkt) 4x per jaar 75 Receptie Stadhuis (Spui) 10x per jaar 3x per jaar Incidenteel > 700 Er zijn door opdrachtnemer geen rechten te ontlenen aan de genoemde frequentie met het aantal personen waarin de activiteiten plaatsvinden. Binnen het segment project catering, maar onder de percelen regeling verzorgt de gemeente Den Haag Bestuurlijke ontvangsten catering. Onder Bestuurlijke ontvangsten catering wordt een lunch/diner verstaan voor gemiddeld 12 personen. Tevens levert de gemeente Standaard catering wat Pagina 4 van 60

5 bestaat uit het verzorgen van lunch, diner of receptie van een standaard basis niveau. Deze twee soorten catering behoort niet tot de scope van deze aanbesteding. Binnen de scope van de aanbesteding Project catering geldt het volgende: Uitsluitend kan de interne klant van de gemeente Den Haag gebruik maken van de project catering; Project catering vindt hoofdzakelijk plaats op de drie hoofdlocaties van de gemeente Den Haag te noemen: het Stadhuis aan het Spui, stadskantoor de Leyweg en het Oude stadhuis aan de Groenmarkt. In het stadhuis wordt de project catering met name voorzien in de openbare ruimten. De inschrijvers worden in de gelegenheid gesteld om de locaties te schouwen. Daarnaast wordt in bijlage 10 een plattegrond verschaft per locatie; Afdeling Evenementen van het Intern Dienstencentrum (IDC) gemeente Den Haag is bij het organiseren van de project catering leidend en coördinerend. Evenementen IDC handelt naar de technische voorwaarden opgenomen in bijlage 11; Ondernemer kan geen werkzaamheden verrichten in- en gebruik maken van- de voorzieningen in het bedrijfsrestaurant. De specifieke voorschriften voor de drie hoofdlocaties zijn in de technische voorwaarden nader omschreven; Het verzorgen van project catering is inclusief drank. Bij alle gelegenheden kan opdrachtnemer gevraagd worden bijpassende wijnen te leveren evenals bier en nonalcoholische dranken; Op verzoek van de gemeente Den Haag kan een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) voor medewerkers worden gevraagd; Het is voor de medewerkers in de bediening noodzakelijk om minimaal in het Nederlands en Engels te kunnen communiceren. Bestelproces: De interne klant stemt met de leverancier af wat de wensen van diverse project catering zijn. Tevens meldt de interne klant dit aan IDC Evenementen, waarna IDC Evenementen wordt betrokken bij de voorbereiding van de project catering met de leverancier. Tijdens de voorbereiding wordt afgestemd wat er mogelijk is in het kader van de technische voorwaarden. 1.3 Duur van de overeenkomst Deze raamovereenkomst treedt naar verwachting in werking 21 november De overeenkomst heeft een looptijd van één jaar en eindigt na verloop van deze looptijd van rechtswege. De overeenkomst kan eenzijdig door de gemeente Den Haag worden verlengd met een periode van driemaal één jaar. Indien de gemeente Den Haag gebruik wenst te maken van de mogelijkheid om de overeenkomst te verlengen deelt zij dit uiterlijk drie maanden voor het einde van de looptijd schriftelijk mee. In deze procedure is gekozen voor een raamovereenkomst. Van tevoren kan de omvang van deze opdracht niet goed worden bepaald. Daarnaast is het onzeker wanneer de gemeente Den Haag gebruik wil maken van de betreffende diensten/leveringen. Daarom past de vorm van de raamovereenkomst het beste bij deze opdracht. 1.4 Beschrijving gemeente Den Haag De gemeente Den Haag is een gemeente met ongeveer inwoners. Den Haag behoort hiermee tot de vier grootste gemeenten van Nederland. Het bestuur van de gemeente Den Haag is gehuisvest in het Stadhuis aan het Spui. Het ambtelijk apparaat is gevestigd aan het Spui en op tientallen Pagina 5 van 60

6 nevenlocaties. Het Stadhuis, Stadskantoor Leyweg en de Stadsdeelkantoren vormen voor de burgers de belangrijkste (neven)locaties en zijn gevestigd in de stadsdelen: Centrum Haagse Hout Leidschenveen-Ypenburg Scheveningen Escamp Laak Loosduinen Segbroek Om er voor te zorgen dat de inwoners van Den Haag goed kunnen wonen, werken en recreëren wordt het college van Burgemeester en Wethouders ondersteund door ruim gemeenteambtenaren, ondergebracht in negen gemeentelijke diensten, te weten: OCW: Onderwijs, Cultuur en Welzijn SZW: Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten BSD: Bestuursdienst DSB: Dienst Stadsbeheer DSO: Dienst Stedelijke Ontwikkeling GAD: Gemeentelijke Accountantsdienst HGR: Haeghe Groep DPZ: Dienst Publiekszaken IDC: Intern Dienstencentrum Naast de gemeentelijke diensten is er de gemeenteraad die ondersteund wordt door: de Griffie; de Raadscommissies; de Rekenkamercommissie; de Ombudsman. De gemeentelijke organisatie is weergegeven in het volgende organigram: Pagina 6 van 60

7 1.5 Planning Met het verzenden van de aankondiging is de aanbestedingsprocedure gestart. In de onderstaande tabel is de planning weergegeven. De data met betrekking tot het indienen van vragen en/of opmerkingen, het kenbaar maken van bezwaren en het indienen van de inschrijving gelden als fatale termijnen. De overige data dienen slechts tot richtsnoer en binden de gemeente Den Haag derhalve niet. De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen. Nr. Omschrijving activiteit Datum 1. Publicatie van opdracht Aanmelding schouw indienen , uiterlijk 12:00 uur 3. Schouwen Eventuele vragen n.a.v. Aanbestedingsleidraad indienen , uiterlijk 12:00 uur 5. Versturen antwoorden Nota van Inlichtingen nr Eventuele vragen n.a.v. Nota van Inlichtingen nr , uiterlijk 12:00 uur indienen 7. Versturen antwoorden Nota van Inlichtingen nr Sluitingsdatum inschrijvingen , uiterlijk 12:00 uur 9. Versturen brieven inz. Gunningsbesluit Einde rechtsbeschermingstermijn (Alcatelperiode) Ingangsdatum overeenkomst(en) Pagina 7 van 60

8 2 Aanbestedingsprocedure 2.1 Aankondiging De gemeente Den Haag heeft op 24/08/2016 via TenderNed een officiële aankondiging verzonden naar het Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Gemeenschappen te Luxemburg. Deze aankondiging is gepubliceerd op Tenders Electronic Daily (TED). De gehele aanbestedingsprocedure zal elektronisch via TenderNed worden uitgevoerd. Alle aanbestedingsdocumenten inclusief bijlagen zijn te downloaden via TenderNed. U dient zich voldoende op de hoogte te stellen van de werking van TenderNed om adequaat aan de aanbestedingsprocedure te kunnen deelnemen en alle noodzakelijke handelingen binnen de gestelde termijnen correct te kunnen verrichten. Hoe TenderNed werkt wordt toegelicht op de website onder de tab Over TenderNed. Inschrijver kan hier onder andere een overzicht van veelgestelde vragen en de egids vinden. Voor onduidelijkheden of andere vragen met betrekking tot de werking van TenderNed dient u, telefonisch of per , contact op te nemen met de servicedesk van TenderNed. N.B. Inschrijver wordt geadviseerd zich in TenderNed te registreren zodat - na inloggen - via de optie Houd mij op de hoogte van deze aanbesteding notificaties van nieuwe documenten kunnen worden ontvangen. Daarnaast dient u gebruik te maken van E-herkenning. Zie voor meer informatie, de vier informatiedocumenten aangaande E-herkenning die separaat op het TenderNed platform aan deze aanbesteding zijn toegevoegd. Wij raden u aan tijdig te starten met het treffen van de nodige maatregelen hieromtrent. 2.2 Contactgegevens De aanbestedende dienst is de gemeente Den Haag. Binnen de gemeente Den Haag is de afdeling Inkoop van het Intern Dienstencentrum belast met het verstrekken van deze opdracht en het sluiten en beheren van de bijbehorende overeenkomst. Mylène Blok van de afdeling IDC/Inkoop zal echter de inkooptechnische schil rondom de aanbesteding verzorgen en gedurende het aanbestedingstraject als enig aanspreekpunt fungeren voor de Inschrijvers. Voor vragen en opmerkingen over deze procedure dient u zich uitsluitend te wenden tot Mylène Blok van de afdeling IDC/Inkoop van het Intern Dienstencentrum via de berichtenfunctie ( Stel een vraag aan de gemeente Den Haag over deze aanbesteding ) binnen TenderNed. Het is niet toegestaan om op andere wijze contact te zoeken met de gemeente Den Haag over deze Europese aanbesteding, met uitzondering van de situatie zoals beschreven in paragraaf Klachtenafhandeling. 2.3 Schouw Inschrijver wordt in de gelegenheid gesteld om zich een beeld te vormen van de ruimten waar de project catering kan worden georganiseerd door middel van een schouwing. Deelname aan deze schouwing is niet verplicht. Pagina 8 van 60

9 Gelegenheid tot een schouwing van de diverse ruimten wordt geboden op 06/09/2016. De schouwing start om 14:30 op de locatie het Spui (stadhuis), waarna we naar de Dagelijkse Groenmarkt 1 (oude stadhuis) gaan. Deelname aan de schouwing kan geschieden door aanmelding uiterlijk 02/09/2016 om 12:00 uur bij de contactpersoon voor deze aanbesteding via de berichtenmodule van TenderNed. Per Inschrijver kunnen er maximaal 2 deelnemers worden opgegeven. De schouwing vindt in groepsverband plaats en zal worden begeleid door medewerkers van de gemeente Den Haag. De schouwing is uitsluitend bedoeld om de situatie ter plekke op te nemen. Fotograferen van de ruimten is toegestaan. Publicatie in enige vorm van gemaakte foto s is verboden. Er zullen geen vragen worden beantwoord of discussies over de aanbesteding worden gevoerd. Specifieke vragen kunnen schriftelijk worden ingediend bij de vragenronde zoals vermeld in paragraaf Nota s van inlichtingen Deze aanbestedingsprocedure kent twee schriftelijke vragenrondes. Uw vragen in het kader van de eerste vragenronde dienen uiterlijk op het in de planning (zie par. 1.5) genoemde tijdstip gesteld te zijn via Verstuur een bericht over deze aanbesteding naar Gemeente Den Haag (rechterkolom van het dashboard) binnen TenderNed, gebruikmakend van het standaard format in Word wat als Bijlage 8 is opgenomen. U kunt het ingevulde format als bijlage toevoegen aan uw bericht. De antwoorden worden middels een Nota van inlichtingen gepubliceerd op TenderNed. Geïnteresseerden krijgen vervolgens nog eenmaal de gelegenheid om vragen te stellen over hetgeen aan de orde is gekomen in deze beantwoording. De planning hiervoor is eveneens opgenomen in par In de reeks bijlagen bij de Aanbestedingsleidraad treft u ook de conceptovereenkomst aan voor deze opdracht alsmede de Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag U dient uw eventuele op- en aanmerkingen op deze conceptovereenkomst en op de Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag 2009 in te leveren tijdens de eerste vragenronde via de berichtenfunctie binnen TenderNed. De gemeente Den Haag zal de opmerkingen beoordelen en indien zij dit redelijk acht verwerken in de conceptovereenkomst, waarna deze definitief wordt. Deze versie van de overeenkomst moeten Inschrijvers onvoorwaardelijk accepteren. Deze acceptatie vindt plaats door het invullen en ondertekenen van de Verklaring van inschrijving in Bijlage 2. Ook alle overige in Nota s van Inlichtingen te verwerken eventuele aanvullingen en correcties op de aanbestedingsstukken zullen door de afdeling Inkoop via de website van TenderNed worden verzonden. Ingevolge de Aanbestedingswet zal de laatste Nota van Inlichtingen uiterlijk 10 kalenderdagen voor de uiterste datum voor de ontvangst van de via de website van TenderNed worden geüpload. De vragen, de antwoorden, de aanvullingen en de correcties maken integraal onderdeel uit van deze Aanbestedingsleidraad. Ingeval van strijdigheden tussen de Nota s van Inlichtingen onderling prevaleert het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen. 2.5 Sluitingsdatum inschrijving Uw inschrijving moet uiterlijk op het in de planning genoemde tijdstip in het bezit zijn van de gemeente Den Haag. Bij de indiening van uw inschrijving dient u gebruik te maken de digitale kluis in TenderNed, u dient uw inschrijving te uploaden en vervolgens in te dienen. Pagina 9 van 60

10 U dient rekening te houden met het feit dat: per fysieke post, of telefax ingediende inschrijvingen niet worden geaccepteerd; de uploadtijden van de tot uw inschrijving behorende documenten mede afhankelijk zijn van factoren buiten TenderNed en niet kunnen worden gegarandeerd. Tip: begin tijdig met het uploaden van stukken en het digitaal invullen van uw inschrijving! u zelf het risico draagt van vertraging tijdens de elektronische verzending; de aftellende digitale klok en de sluitingstijd voor indienen van inschrijvingen, die worden getoond op TenderNed leidend zijn en prevaleren boven alle andere tijdsaanduidingen; indien op genoemde datum/tijdstip geen inschrijving is ontvangen, aangenomen wordt dat de betreffende aanbieder geen inschrijving wenst te doen; de Inschrijver verantwoordelijk is voor de tijdige indiening van zijn inschrijving. Te laat ingediende inschrijvingen worden niet in ontvangst genomen en worden dus uitgesloten van deelname aan deze aanbesteding; de ingediende documentatie eigendom wordt van de gemeente Den Haag. 2.6 Afzien van deelname Indien u besluit geen inschrijving te doen terwijl u in een eerder stadium heeft deelgenomen als Geïnteresseerde in dit aanbestedingproces (bijvoorbeeld door het stellen van vragen) dan wordt u vriendelijk verzocht dit (voor de sluitingsdatum) te melden via de berichtenfunctie van TenderNed. Pagina 10 van 60

11 3 Voorwaarden Ten aanzien van deze aanbestedingsprocedure gelden de onderstaande voorwaarden. 3.1 Juridische kader Regelgeving Op deze Openbare Europese aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 (Stb. 2012, 542) van toepassing Juridische voorwaarden Als bijlage bij deze Aanbestedingsleidraad is een conceptovereenkomst gevoegd (Bijlage 5 5). Daarnaast zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Den Haag (Bijlage 4) van toepassing op deze opdracht. Deze voorwaarden worden het meest proportioneel geacht om op de betreffende Overeenkomst te hanteren De algemene voorwaarden van de wederpartij worden bij dezen uitdrukkelijk van de hand gewezen. Conform paragraaf 2.44 krijgen Inschrijvers de gelegenheid om opmerkingen te maken over de conceptovereenkomst en de voorwaarden. De gemeente Den Haag zal de opmerkingen beoordelen en indien zij dit redelijk acht verwerken in de conceptovereenkomst. De nieuwe versie van de conceptovereenkomst zal de gemeente Den Haag vóór de sluitingsdatum van de inschrijving toezenden. De Inschrijvers dienen deze overeenkomst bij inschrijving onvoorwaardelijk te accepteren Klachtenafhandeling Vragen, opmerkingen of verzoeken over de aanbestedingsdocumenten of over andere voor de aanbestedingsprocedure relevante zaken dient u eerst aan de orde te stellen bij de vragenronde zoals beschreven in paragraaf 2.4. Indien u het niet eens bent met de reactie op uw vraag, opmerking of verzoek, dan kunt u dit kenbaar maken door middel van het indienen van een klacht bij het interne Klachtenmeldpunt van de Gemeente Den Haag via het adres: klachtenmeldpuntaanbestedingen@denhaag.nl. U dient de klacht in te dienen conform de klachtenregeling van de gemeente Den Haag. Deze klachtenregeling treft u aan op de website van de gemeente Den Haag: Klachten over aspecten die u niet eerst aan de orde heeft gesteld tijdens de eerste vragenronde worden niet in behandeling genomen door het klachtenmeldpunt. Voor klachten over handelingen en documenten die zijn gedateerd na de eerste nota van inlichtingen mag u zich direct wenden tot het klachtenmeldpunt. Een ingediende klacht schort de aanbestedingsprocedure niet op. Daarom wijzen wij u op de mogelijkheid om over de aanbestedingsprocedure, aanbestedingsdocumenten of met andere voor de aanbestedingsprocedure relevante zaken een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank Den Haag. Pagina 11 van 60

12 Indien u het niet eens bent met de uitkomst van een aanbesteding kunt u binnen de in paragraaf gestelde termijn een kort geding aanhangig maken Rechtsbescherming Wanneer Inschrijver bezwaar heeft tegen de gunningsbeslissing (voorlopige gunning) dan dient Inschrijver binnen 20 dagen na de datum van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing zoals bedoeld in artikel 2.26 sub g jo. Artikel Aanbestedingswet een kort geding aanhangig te maken. Wordt door Inschrijver geen kort geding aanhangig gemaakt binnen deze termijn dan gaat de gemeente Den Haag ervan uit dat Inschrijver geen bezwaar heeft tegen de afwijzing en/of de ongeldig c.q. ongeschikt verklaring van de inschrijving, en vervalt het recht van Inschrijver hiertegen in rechte op te komen. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de gemeente Den Haag zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van een kopie van de (concept)dagvaarding Non discriminatie beginsel De gemeente Den Haag wijst erop dat op die plaatsen in de Aanbestedingsleidraad waar mogelijkerwijs gevraagd wordt naar bijvoorbeeld merknamen, octrooien, typen, fabricage procedés e.d. en waarbij het wellicht handelt om een unieke zaak en waar dit niet vermeld staat, het gestelde in artikel 2.76 lid 2 Aanbestedingswet van toepassing is op het bewuste tekstdeel. U dient in een dergelijk geval aansluitend aan het bewuste tekstdeel de zinsnede of daarmee gelijkwaardig te lezen Duurzaamheid De gemeente Den Haag wil de stad op duurzame wijze vormgeven en wil hierin een voorbeeldrol spelen door onder andere een duurzaam inkoopbeleid te voeren. Om die reden stelt de gemeente Den Haag duurzaamheidseisen aan producten en diensten die zij inkoopt. Door deel te nemen aan deze aanbesteding verklaren Inschrijvers dat bij de totstandkoming c.q. uitvoering van de in deze aanbesteding te leveren producten en/of diensten zo veel als mogelijk gekozen wordt voor een duurzame werkwijze Social Return Op deze aanbesteding zijn de Beleidsregels Social Return Den Haag 2016 van toepassing. Social Return is een instrument dat de gemeente Den Haag hanteert om via het gemeentelijk inkoopbeleid vorm te geven aan maatschappelijke doelstellingen. Dat doet de gemeente door het strategisch combineren van doelstellingen en het aanwenden van inkoopkracht om sociale en economische doelstellingen samen met ondernemers realiseren. Daarbij hanteert de gemeente als haar visie: - Extra kansen bieden op werk voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt - Werkgevers worden ondersteund bij de uitvoering van deze Social Return-paragraaf met advies en het vinden van personeel behorend tot de doelgroep van Social Return Als de doelgroep van de beleidsregels hebben te gelden: - personen als werkloos werkzoekend ingeschreven, al dan niet met een uitkering op grond van de WW of de Participatiewet; - personen met een arbeidsongeschiktheidsuitkering (WIA, Wajong); - personen die vallen onder de werkingssfeer van de Wsw; - scholieren die een stageplek of werkplek (HBO, MBO BOL, MBO BBL, PrO/VSO) zoeken; - personen die beschut werk verrichten als bedoeld in de Participatiewet. Pagina 12 van 60

13 Personen die minder dan twaalf maanden voorafgaand aan het tot stand komen van de overeenkomst arbeid hebben aanvaard bij de opdrachtnemer en daarvoor tot een van voornoemde categorieën behoorden kunnen eveneens worden geplaatst in het kader van de regeling. Zie voor een volledig overzicht de Beleidsregels Social Return Den Haag 2016, Bijlage Bouwblokken Social Return via Social-Return-Den-Haag-1.htm. In het kader van Social Return dient een percentage van de inschrijfsom aangewend te worden voor de inzet van bovengenoemde groeperingen. Voor deze aanbesteding geldt dat als uitvoeringsvoorwaarde een percentage van ten minste 5% wordt gehanteerd. De projectmanager Social Return van het Werkgeversservicepunt Den Haag (WSP) kan behulpzaam zijn bij het vinden van personeel uit de doelgroep. De wijze waarop en de voorwaarden waaronder dit gebeurt, worden in nader overleg tussen opdrachtnemer en de projectmanager Social Return schriftelijk vastgelegd. Na gunning doet u een voorstel, aan de hand van de beleidsregels Social Return, voor de concretisering van de Social Return-verplichting. U maakt daarbij gebruik van de web-applicatie WIZZR. Na gunning ontvangt u hier een autorisatie voor en een bericht wie uw contactpersoon bij het Werkgeversservicepunt Den Haag zal zijn. Indien niet het voorgeschreven percentage op de hiervoor beschreven wijze aan Social Return is besteed, dan kan de gemeente het bedrag dat had moeten worden besteed, maar dat niet is besteed aan social return, inhouden op de betaling van de opdracht. Inschrijver stemt in met deze uitvoeringsvoorwaarde inzake de Beleidsregels Social Return Den Haag 2016 door middel van het invullen en ondertekenen van de Verklaring van Inschrijving (Bijlage 2). 3.2 Aanbestedingsdocumenten Vertrouwelijkheid De informatie uit de Aanbestedingsleidraad moet vertrouwelijk behandeld worden en is uitsluitend bedoeld voor deze aanbesteding. Daarnaast zullen de door u verstrekte gegevens eveneens vertrouwelijk worden behandeld Onjuistheden De onderhavige Aanbestedingsleidraad, met alle bijbehorende bijlagen, is met grote zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u de afdeling Inkoop hier onverwijld schriftelijk van op de hoogte te stellen. Indien achteraf blijkt dat de Aanbestedingsleidraad tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat die de Inschrijver redelijkerwijs had kunnen opmerken, maar die niet door de Inschrijver zijn gemeld, dan zijn de eventuele nadelige gevolgen hiervan voor risico van de Inschrijver. LET OP: Wanneer Inschrijver bezwaar heeft tegen de aanbestedingsdocumentatie en/of de gevolgde procedure tot en met het uitbrengen van de (laatste) nota van inlichtingen dan dient Inschrijver dit kenbaar te maken door uiterlijk de dag voor datum van indienen van de inschrijving een kort geding aanhangig te maken en de kort geding dagvaarding te (laten) betekenen op het volgende adres: Pagina 13 van 60

14 Gemeente Den Haag Spui BT Den Haag (Melden aan de Atriumbalie) Wordt door Inschrijver binnen deze termijn geen kort geding aanhangig gemaakt en/of geen kort geding dagvaarding betekend op de wijze zoals beschreven, dan gaat de aanbestedende dienst ervan uit dat Inschrijver geen bezwaar heeft tegen de aanbestedingsdocumentatie en het verloop van de procedure tot dan toe en heeft Inschrijver zijn recht verwerkt hiertegen in rechte op te komen Voorbehoud Uit de Aanbestedingsleidraad vloeien geen verplichtingen voort voor de gemeente Den Haag, uitgezonderd de verplichting zich aan de aanbestedingsprocedure te houden, onverminderd het recht de procedure voortijdig stop te zetten en niet tot gunning over te gaan. In geval van opschorting en/of beëindiging van de aanbesteding hebben Inschrijvers geen recht op enigerlei vergoeding ter zake hun deelname en/of het niet gunnen van de opdracht(en). 3.3 Inschrijving Aanlevering van de inschrijving U dient uw inschrijving elektronisch aan te leveren in de digitale kluis van TenderNed. Uw inschrijving dient alle gevraagde verklaringen, bijlagen en invulformulieren als losse bestanden (in PDF, Word en/of Excel) te bevatten en dient door een daartoe bevoegde functionaris rechtsgeldig ondertekend te zijn. Alle losse bestanden die gezamenlijk uw inschrijving vormen dienen in TenderNed te worden geüpload onder Documenten. U dient dus geen documenten onder Eisen of Criteria te plaatsen. Ook dient u, in het kader van de beantwoording van gunningcriteria, geen teksten op het TenderNed platform zelf in te vullen. Het beoordelingsteam zal deze tekst niet bekijken en niet beoordelen Indeling van de inschrijving Uw inschrijving dient de volgorde aan te houden van de checklist in Bijlage 7. Uit een inhoudsopgave moet blijken uit welke delen en bijlagen de inschrijving bestaat. Bijlagen mogen alleen worden toegevoegd als duidelijk wordt verwezen naar de eis of de vraag waarop de bijlage betrekking heeft. Tevens dient, indien de bijlage een uittreksel of kopie is, onmiskenbaar aangegeven te worden welk deel van de tekst behoort bij de gestelde eis of de vraag Taal De inschrijving en alle overige informatie dienen volledig in de Nederlandse taal te zijn gesteld, tenzij de gemeente Den Haag aangeeft dat hiervan kan worden afgeweken Ondertekening inschrijving De inschrijving bestaat uit verschillende documenten (zie checklist Bijlage 7). Alle relevante documenten dienen ondertekend te zijn door een persoon die bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen. Pagina 14 van 60

15 Deze bevoegdheid dient te blijken uit het uittreksel handelsregister van de Kamer van Koophandel of een volmacht. De persoon die bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen of een volmacht af te geven moet expliciet genoemd staan in het uittreksel handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het uittreksel handelsregister en een eventuele volmacht behoeven niet bij inschrijving te worden ingediend. De Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht te gunnen, dient deze bewijsstukken binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning te overleggen. Ten overvloede wijzen wij u hierbij op het volgende: Controleer of het uittreksel handelsregister ten aanzien van de ondertekenaar een bevoegdheidsbeperking bevat. In het uittreksel handelsregister kan bijvoorbeeld staan dat de betreffende persoon slechts bevoegd is overeenkomsten aan te gaan tot een bepaald bedrag. De betreffende persoon is dan slechts bevoegd indien dat bedrag gelijk is of hoger is dan de geraamde waarde van de opdracht. Bij gebruik van een volmacht moet u aantonen dat de persoon die de volmacht verleent voldoende bevoegdheid heeft om de overeenkomst aan te gaan. In de onderstaande tabel staan situaties waar de Inschrijver extra alert op moet zijn bij de ondertekening van (de documenten van) inschrijving. Situatie Uit het uittreksel handelsregister blijkt dat er sprake is van gezamenlijke tekenbevoegdheid. Uit het uittreksel handelsregister blijkt dat de persoon die de stukken ondertekent zelfstandig bevoegd is maar tot een bepaalde opdrachtwaarde. Mogelijke oplossing 1. Alle relevante stukken door zo veel personen laten ondertekenen totdat er volgens het handelsregister sprake is van volledige bevoegdheid; 2. Eenmalig een volmacht laten ondertekenen door de personen genoemd onder punt 1 en daarmee één persoon tekenbevoegd maken voor de ondertekening van de relevante stukken. 1. Inschatting maken of de bevoegdheid voldoende is op basis van de te verwachten contractwaarde; 2. Eenmalig een volmacht laten verstrekken door een persoon die wel bevoegd is (of meerdere personen die gezamenlijk bevoegd zijn) waardoor de betreffende persoon bevoegd wordt om te tekenen voor grotere opdrachtwaarden. In Bijlage 9 is een model volmacht opgenomen waarmee de tekenbevoegdheid van de gevolmachtigde vastgesteld kan worden Inschrijven in combinatie / onderaanneming Wanneer u niet zelfstandig aan de eisen kunt voldoen, heeft u twee mogelijkheden. U kunt zelfstandig inschrijven en een beroep doen op een derde voor het voldoen aan een bepaalde eis. U kunt er ook voor kiezen om in combinatie in te schrijven. Combinatie Pagina 15 van 60

16 Een combinatie van twee of meer partijen kan zich gezamenlijk inschrijven. Een combinatie geldt als één Inschrijver. Bij gunning zal een gezamenlijk ondertekende verklaring worden overgelegd door de combinatie, dat alle leden van de combinatie zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de uitvoering van deze overeenkomst. Het Intern Dienstencentrum verlangt in het geval van een combinatie bij inschrijving duidelijkheid welke partij als aanspreekpunt c.q. penvoerder beschouwd mag worden voor de aanbestedingsprocedure. In de overeenkomst wordt opgenomen wie namens de combinatie tijdens de uitvoering van de overeenkomst als contactpersoon zal optreden namens alle combinantleden. Bij een inschrijving als combinatie dienen de inschrijvingsdocumenten ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door de penvoerder van de combinatie. Bij een inschrijving als combinatie dienen alle combinantleden ieder afzonderlijk het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1, TAB 2) in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Bij een inschrijving als combinatie dient de Verklaring van inschrijving (Bijlage 2, TAB 3) ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door alle combinantleden gezamenlijk. De combinatie als geheel dient te voldoen aan de geschiktheidseisen (hoofdstuk 6). Een natuurlijk persoon of rechtspersoon kan slechts éénmaal (hetzij individueel hetzij in combinatie met andere natuurlijke personen of rechtspersonen) op deze aanbesteding inschrijven. Onderaanneming Voor zowel individuele ondernemers als combinaties is het mogelijk dat zij zich in het kader van de gestelde geschiktheidseisen beroepen op kwalificaties van derden, zoals onderaannemers. Indien dit gebeurt, moet u dit expliciet in de inschrijving vermelden, onder deel II, afdeling C van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1). U dient voor elk van deze derden een afzonderlijk Uniform Europees Aanbestedingsdocument met de informatie die wordt gevraagd in deel II, afdelingen A en B en deel III in te dienen bij uw inschrijving. Indien u zich als individuele ondernemer of combinatie beroept op de technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid van een derde dan wel op de economische en financiële draagkracht van een derde, waaronder een moeder, dochter en/of zustermaatschappij, dan dient u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk te kunnen beschikken over (de middelen van) deze derde. U dient dit aan te tonen door binnen 15 kalenderdagen na de voorgenomen gunning een ondertekende verklaring van de betreffende derde in te dienen dat u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk kunt beschikken over (de middelen van) deze derde en dat ingeval van een beroep op de economische en financiële draagkracht van een derde deze derde hoofdelijk aansprakelijk is voor de schade die de gemeente Den Haag lijdt/heeft geleden ingeval van niet-nakoming door de Inschrijver van de verplichtingen uit de overeenkomst met de gemeente Den Haag Kosten van inschrijving Voor het uitbrengen van de inschrijving en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden en te verstrekken materialen kunnen aan de gemeente Den Haag geen kosten in rekening worden gebracht Onvoorwaardelijke inschrijving Door middel van het doen van een inschrijving geeft Inschrijver aan in te stemmen met de te volgen aanbestedingsprocedure, de eisen en de voorwaarden zoals in dit document opgenomen. Het onder voorwaarden en/of voorbehoud doen van een inschrijving betekent het ontbreken van instemming met het in deze Aanbestedingsleidraad gestelde en maakt de inschrijving ongeldig. Een Pagina 16 van 60

17 dergelijke inschrijving zal niet voor gunning in aanmerking komen. Indien u bij de beantwoording van een minimumgunningseis of in de Verklaring van inschrijving aangeeft te voldoen aan de eis maar hieraan in de toelichting voorwaarden verbindt, geldt dit tevens als een voorwaardelijke inschrijving die tot uitsluiting van uw inschrijving van de procedure leidt Gestanddoeningstermijn De inschrijving van Inschrijver dient een minimale geldigheidsduur te hebben van 120 dagen vanaf het moment van de sluitingsdatum van de inschrijving (gestanddoeningstermijn). Gedurende deze periode heeft de aanbieding het karakter van een onherroepelijk aanbod. Indien deze aanbestedingsprocedure leidt tot een kort geding, dan zal Inschrijver de aanbieding gestand doen tot 30 dagen na de uitspraak van de voorzieningenrechter Aanvullingen/verduidelijkingen/verificatie De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om aanvullende informatie of verduidelijkingen van ondergeschikt belang met betrekking tot de inschrijving op te vragen voor zover het (Europese) aanbestedingsrecht dit toelaat. Verschillende bewijsstukken/documenten vraagt de gemeente Den Haag pas op na de voorlopige gunning aan de beoogd winnaar. Dit staat aangegeven bij de betreffende eisen. Als na controle van deze documenten blijkt dat deze partij toch niet voldoet, dan kan dat invloed hebben op de voorlopige gunning. Indien dit het geval is, ontvangen alle Inschrijvers hiervan bericht en zal er een nieuwe gunningsbeslissing worden genomen die aan alle Inschrijvers zal worden medegedeeld. De rechtsbeschermingstermijn als bedoeld in paragraaf gaat op dat moment opnieuw in. Ook behoudt de gemeente Den Haag zich het recht voor om de door Inschrijver direct bij inschrijving overlegde documenten, alsmede de antwoorden op de gunningscriteria te verifiëren en te verlangen dat u de noodzakelijke bewijsmiddelen kunt overleggen ten bewijze van de juistheid van de door de u overgelegde verklaring van inschrijving inzake de minimum gunningseisen en de door uw gegeven antwoorden. De Inschrijvers worden geacht bereid en in staat te zijn om op vragen met betrekking tot de inschrijving binnen twee werkdagen antwoord te geven Eigendom van de informatie Alle door Inschrijver als onderdeel van de inschrijving aangeboden informatie en documentatie worden eigendom van de gemeente Den Haag. Verzoeken om retourzending worden niet gehonoreerd. Pagina 17 van 60

18 4 Beoordeling 4.1 Beoordelingsteam Voor de beoordeling van de inschrijvingen is een beoordelingsteam samengesteld, waarin materie-, juridische- en inkoopdeskundigheid vertegenwoordigd zijn. De juridische- en inkoopdeskundigen toetsen de punten vermeld bij Ad 1, 2 en 3a en 3b. De materiedeskundigen toetsen de punten vermeld bij Ad 3b en Procedure van beoordelen De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats volgens de onderstaande stappen, te weten: 1. Opening van de inschrijvingen; 2. Controle van inschrijvingen op de vormvereisten en volledigheid; 3. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van uitsluitingsgronden en minimum geschiktheidseisen: a. Beoordeling op basis van de uitsluitingsgronden (hoofdstuk 5); b. Beoordeling op basis van minimum geschiktheidseisen (hoofdstuk 6) 4. Inhoudelijke beoordeling van de inschrijving: a. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de gestelde eisen in hoofdstuk 7. b. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de antwoorden op de gunningscriteria zoals gesteld in hoofdstuk 8 van deze Aanbestedingsleidraad. Ad 1: Opening van de inschrijvingen De opening van de inschrijvingen is niet openbaar. Ad 2: Controle van de inschrijvingen op de vormvereisten De inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd op vormvereisten, waaronder begrepen de tijdige en volledige indiening van de inschrijving als gesteld in deze Aanbestedingsleidraad. Ad 3: Beoordeling van de inschrijvingen op uitsluitingsgronden en minimumgeschiktheidseisen Vervolgens worden de inschrijvingen getoetst aan de uitsluitingsgronden en de minimum geschiktheidseisen. Ad 3a: Beoordeling uitsluitingsgronden De inschrijving wordt eerst getoetst aan de uitsluitingsgronden. Indien er sprake is van een uitsluitingsgrond leidt dit in beginsel tot uitsluiting van de verdere aanbestedingsprocedure. Dit met de volgende kanttekening. De gemeente Den Haag stelt Inschrijver conform artikel 2.87a lid 1 Aanbestedingswet 2016 in de gelegenheid om indien er sprake is van een uitsluitingsgrond als bedoeld in artikel 2.86, eerste of derde lid, of artikel 2.87 te bewijzen dat hij voldoende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen en ook overigens voldaan heeft aan het bepaalde in artikel 2.87a lid 2 Aanbestedingswet De inschrijver dient in de daartoe bestemde gedeelten in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1) te beschrijven welke zogenoemde zelfreinigende maatregelen genomen zijn. De gemeente Den Haag zal in een dergelijk geval de afweging maken of het bewijs/de maatregelen ter zake de uitsluitingsgrond toereikend is/zijn om de onderneming toe te laten tot de aanbestedingsprocedure. Pagina 18 van 60

19 Indien Inschrijver (delen van) de inschrijving waaronder het Uniform Europees Aanbestedingsdocument niet, niet juist of niet volledig heeft verstrekt, zal de gemeente Den Haag dit aanmerken als een valse verklaring en Inschrijver op die grond uitsluiten van deelname aan het verdere aanbestedingstraject. Ad 3b: Beoordeling geschiktheidseisen Vervolgens wordt uw inschrijving getoetst aan de geschiktheidseisen. Deze geschiktheidseisen zijn minimumeisen. Het niet voldoen aan de gestelde eisen en/of de bewijslast inzake deze eisen, betekent dat de gemeente Den Haag uw inschrijving terzijde kan leggen. Ad 4: Inhoudelijke beoordeling van de inschrijving: a) Minimum (gunnings)eisen Uw aanbieding dient aan de eisen te voldoen. U stemt in met de eisen door middel van het invullen en ondertekenen van de Verklaring van Inschrijving in Bijlage 2. Indien u niet instemt met en/of voldoet aan de gestelde eisen of de gevraagde bewijslast inzake de gestelde eisen, dan leidt dit tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure en wordt uw inschrijving niet verder beoordeeld. Ook indien u instemt met c.q. aangeeft te voldoen aan de gestelde eisen maar uit uw toelichting blijkt dat dit niet het geval is, leidt dit tot uitsluiting. b) Gunningscriteria Vervolgens worden uw antwoorden op de gunningscriteria beoordeeld aan de hand van de bij het desbetreffende gunningscriterium vermelde aspecten. 4.3 Gunningscriterium/Beoordelingssystematiek De opdracht wordt gegund aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving, vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding. Hierbij wordt gekeken naar zowel kwaliteit als prijs. De maximale score voor beide onderdelen afzonderlijk bedraagt 1000 punten. Vervolgens weegt het onderdeel kwaliteit voor 700 punten mee en het onderdeel prijs voor 300 punten Kwaliteit Voor het onderdeel kwaliteit kijkt de gemeente Den Haag naar uw antwoorden op de gunningscriteria zoals geformuleerd in hoofdstuk 8. Voor elk antwoord kunt u maximaal het aantal punten ontvangen dat aangegeven staat in onderstaande tabel. Bij elk gunningscriterium staan aspecten beschreven waarnaar bij de beoordeling in ieder geval gekeken wordt. Er vindt een integrale beoordeling plaats per gunningscriterium op basis van de vermelde beoordelingsaspecten. Tenzij anders aangegeven in hoofdstuk 8 wegen de beoordelingsaspecten even zwaar mee. Hoe meer uw antwoord tegemoet komt aan de wensen en behoeften van de gemeente Den Haag, des te meer punten u scoort. Subgunningscriterium Maximale aantal punten 1 Kwaliteit en flexibiliteit Creativiteit 250 Totaal 700 De beoordeling van het antwoord zal als volgt plaatsvinden: Uitwerking wordt gekwalificeerd als goed en daarnaast blijkt uit de uitwerking duidelijk de voor opdrachtgever relevante meerwaarde in relatie tot het desbetreffende subgunningscriterium = 100% van de punten. Uitwerking wordt gekwalificeerd als goed = 80% van de punten; Pagina 19 van 60

20 Uitwerking wordt gekwalificeerd als voldoende = 60% van de punten; Uitwerking wordt gekwalificeerd als matig = 40% van de punten; Uitwerking wordt gekwalificeerd als slecht = 20% van de punten; Geen uitwerking toegevoegd = 0% van de punten. Ieder lid van het beoordelingsteam beoordeelt de kwalitatieve uitwerking per inschrijver eerst individueel. De individuele beoordelingen worden vervolgens besproken tijdens een consensus meeting met het gehele beoordelingsteam. In overleg zal per subgunningscriterium beargumenteerd een groepsscore worden toegekend, die vervolgens wordt verdisconteerd naar het aantal te behalen punten per subgunningscriterium Prijs Inschrijver geeft in Bijlage 6 prijsopgave de gevraagde tarieven op en ondertekent deze bijlage rechtsgeldig. De inschrijfprijs is de totaalprijs voor de vaste contractperiode (4 jaar). Zie voor verdere toelichting het prijzenblad, hierin is opgenomen uit welke componenten de inschrijfprijs bestaat. Subgunningscriterium Maximaal aantal punten Inschrijfprijs (zie Bijlage 6 Prijzenblad) 300 De Inschrijver met de laagste prijs ontvangt het maximale aantal punten van 150 voor personeel. Daarnaast krijgt de inschrijver met de laagste score voor mastiek ook maximaal 150 punten. De overige Inschrijvers ontvangen een score naar rato van de laagste prijs. Dit wordt gedaan volgens de onderstaande formule: Waarbij prijs laagste staat voor de laagst aangeboden prijs en prijs aangeboden voor de door de Inschrijver geboden prijs. Het getal 300 is in bovenstaande tabel de maximum totaal te behalen score op het onderdeel prijs. Indien de Inschrijver met de laagste prijs na de beoordeling onverhoopt mocht afvallen, dan wordt het onderdeel prijs opnieuw beoordeeld. De Inschrijver met de op een na laagste prijs wordt in dat geval de Inschrijver met de laagste prijs en krijgt het maximale aantal punten toegekend. Indexering De opgegeven tarieven zijn minimaal vast in het eerste jaar na de ingangsdatum (vaste contractperiode). Vervolgens mogen de geoffreerde tarieven éénmaal per jaar, per 1 december, worden bijgesteld voor het eerst 1 december 2017 op basis van het CBS-prijzenindexcijfer: Loonindexcijfer (2010=100), Cao-lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur. Indien opdrachtnemer de prijzen wenst aan te passen aan deze indexering legt hij een schriftelijk voorstel met een onderbouwing uiterlijk vier (4) weken voor afloop van de contractperiode voor aan de gemeente Den Haag. Wanneer de gemeente vaststelt dat het voorstel overeenstemt met de hiervoor genoemde indexering, geeft zij schriftelijk goedkeuring voor de tariefaanpassing, zodat deze geldt voor de volgende contractperiode. Pagina 20 van 60

21 4.3.3 Eindscore Uw eindscore wordt als volgt berekend: Uw behaalde score op het onderdeel kwaliteit wordt opgeteld met uw behaalde score op het onderdeel prijs. Totale score = Behaalde score kwaliteit + Behaalde score prijs personeel + Behaalde score mastiek. De opdracht wordt gegund aan twee Inschrijver met de hoogste totale score Gunning van nadere opdrachten onder de raamovereenkomst Met de twee hoogst scorende inschrijvers wordt een raamovereenkomst aangegaan. Onder deze raamovereenkomst worden vervolgens nadere opdrachten geplaatst. Voor het plaatsen van nadere opdrachten hanteert de gemeente de minicompetitie als selectiemethode tussen de raamcontractpartijen. De aanvraag zal, door een contactpersoon vanuit de gemeente, per e- mail of telefonisch beschikbaar worden gesteld. U dient binnen 3 werkdagen een aanbieding in te dienen. Per offerteaanvraag wordt op prijs en kwaliteitsaspecten gegund middels een nadere overeenkomst (NOK). De in deze aanbesteding aangeboden maximum tarieven (materiaal en personeel) dient opdrachtnemer niet te overschrijden in de nadere opdracht en uw aanbieding moet voldoen aan het gestelde in deze aanbesteding. Pagina 21 van 60

22 5 Uitsluitingsgronden 5.1 Uitsluitingsgronden De gemeente Den Haag hanteert de volgende uitsluitingsgronden bij de onderhavige aanbesteding: - de verplichte uitsluitingsgronden zoals genoemd in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1); - de facultatieve uitsluitingsgronden, zoals genoemd in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1) voor zover de gemeente Den Haag deze uitsluitingsgronden heeft aangekruist. Door invulling en ondertekening van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1), verklaart u dat geen van de voor deze aanbesteding geldende uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn dan wel dat u meent dat u heeft bewezen dat u voldoende maatregelen heeft genomen om uw betrouwbaarheid aan te tonen (zie paragraaf 4.2, ad 3a). Indien u in combinatie inschrijft, dienen alle combinantleden afzonderlijk het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1) in te dienen. Indien u een beroep doet op een onderaannemer voor het voldoen aan gestelde eisen ten aanzien van financieel/economische draagkracht danwel technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, dient u voor elke onderaannemer een afzonderlijk UEA-formulier met de informatie die wordt gevraagd in deel II, afdelingen A en B en deel III in te dienen bij uw inschrijving. 5.2 Bewijsstukken uitsluitingsgronden De Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag de opdracht voornemens is te gunnen, dient de originele bewijsstukken terzake de niet-toepasselijkheid van de uitsluitingsgronden binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning te overleggen. Indien de Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag de opdracht is voornemens te gunnen een combinatie is, dan dienen alle combinantleden terzake de uitsluitingsgronden de betreffende bewijsstukken te overleggen binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning. Indien de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht aan u te gunnen en u heeft een beroep gedaan op een onderaannemer voor het voldoen aan gestelde eisen ten aanzien van financieel/economische draagkracht danwel technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, dan dient u tevens de betreffende bewijsstukken terzake de uitsluitingsgronden van de onderaannemer te overleggen binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning. Blijkt een Inschrijver bij de verificatie hier niet aan te kunnen voldoen, dan wordt de inschrijving (alsnog) ongeldig verklaard. Het gaat om de volgende bewijsstukken: Verplichte uitsluitingsgronden Bewijsstuk Geldigheidsduur (vanaf tijdstip van het indienen van de inschrijving) GVA GVA niet ouder dan 2 jaar Facultatieve uitsluitingsgronden Bewijsstuk Geldigheidsduur (vanaf tijdstip van het indienen van de inschrijving) Faillissement Uittreksel Handelsregister Niet ouder dan 6 maanden Pagina 22 van 60

23 Overtreding GVA GVA niet ouder dan 2 jaar beroepsgedragsregels Belasting / sociale premies Verklaring belastingdienst Niet ouder dan 6 maanden Valse verklaring - Buitenlandse ondernemingen moeten vergelijkbare verklaringen uit het land van herkomst overleggen. Indien een dergelijke verklaring niet in het betrokken land wordt afgegeven, kan deze worden vervangen door een verklaring onder ede of in een land waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring die door Inschrijver is afgelegd ten overstaan van een notaris. Bijzonderheden m.b.t. de Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) U kunt de GVA aanvragen via de website Pagina 23 van 60

24 6 Minimum geschiktheidseisen Inschrijver dient te voldoen aan de onderstaande minimumgeschiktheidseisen. 6.1 Economische en Financiële draagkracht De Inschrijver voldoet aan de volgende eisen en verklaart dit door middel van het invullen en ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. De Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag de opdracht voornemens is te gunnen, dient de originele bewijsstukken behorend bij de onderstaande eisen binnen 15 kalenderdagen na de voorgenomen gunning te overleggen. Eis 1: Verklaring omtrent verzekering beroeps c.q. bedrijfsrisico s Inschrijver dient afdoende verzekerd te zijn inzake aansprakelijkheid door middel van een beroeps c.q. bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. U kunt bij de inschrijving volstaan met het invullen en ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument zoals opgenomen in Bijlage 1. De inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, dient een kopie van een geldig polisblad te overleggen van: - een beroeps c.q. bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking van minimaal ,- excl. BTW per jaar en met een dekking van minimaal ,- per gebeurtenis. Indien het niet mogelijk is een geldig polisblad te overleggen kunt u een geldig verzekeringscertificaat overleggen waaruit blijkt dat u verzekerd bent voor de genoemde bedragen. Eis 2: financiële draagkracht De financiële draagkracht van Inschrijver is zodanig dat hij de onderhavige opdracht volledig tot stand kan brengen. U kunt bij de inschrijving volstaan met het invullen en ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument zoals opgenomen in (Bijlage 1). De inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, dient in staat te zijn een (meest) recente accountantsverklaring over de jaarrekening zonder een continuïteitsparagraaf af te geven. 6.2 Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid De Inschrijver voldoet aan de volgende eisen en overlegt de daarbij behorende bewijsstukken waaruit blijkt dat voldoende kennis en vaardigheden in de onderneming aanwezig zijn om een opdracht als bedoeld in deze Aanbestedingsleidraad volledig tot stand te kunnen brengen. Eis 2: Referentieopdrachten Eis 2.a: Referentieopdracht Project catering Receptie groot aantal Inschrijver beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving (als bedoeld in paragraaf 2.5) is verricht, die de volgende kerncompetentie bevat: Het verzorgen van minimaal een receptie in een politiek-bestuurlijke omgeving met 350 gasten of meer. De referentieopdracht is 3 keer in de afgelopen 3 jaar gerealiseerd. Pagina 24 van 60

25 Eis 2.b: Referentieopdracht Project catering Diner klein aantal Inschrijver beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving (als bedoeld in paragraaf 2.5) is verricht, die de volgende kerncompetentie bevat: Het verzorgen van een diner voor circa 20 internationale hoogwaardigheidsbekleders. De referentieopdracht is 4 keer in de afgelopen 3 jaar gerealiseerd. Gegadigde verstrekt een klanttevredenheidsverklaring behorend bij de opgegeven referentieopdracht voor eis 2.b. Dit is een document als omschreven in artikel 2.93 lid 1 sub a (werken) en artikel 2.93 lid 1 sub b jo. Artikel 2.93 lid 2 (leveringen en diensten) van de Aanbestedingswet. In het format voor de referentieopdracht is een mogelijkheid opgenomen tot ondertekening door de referent voor het naar tevredenheid hebben uitgevoerd van de opdracht. Gegadigde kan er ook voor kiezen een aparte tevredenheidsverklaring te laten ondertekenen naast het format van de referentieopdracht. De klanttevredenheidsverklaring dient dan te zijn opgesteld en ondertekend door de betreffende klant. Indien de klant als beleid heeft om geen tevredenheidsverklaringen af te geven maar wel tevreden is, kan volstaan worden met het verstrekken van de naam en het telefoonnummer van de accountmanager van de klant. Eis 2.c: Referentieopdracht Project catering Aankleding materiaal en leveren personeel Inschrijver beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving (als bedoeld in paragraaf 0) is verricht, die de volgende kerncompetentie bevat: Het verzorgen van een receptie voor 75 personen of meer, waarbij aankleding en materiaal zichtbaar aanwezig is voor de gast (servies, tafels, statafels, stoelen, bloemen, overige decoratie etc.). De referentieopdracht is 8 keer in 2 aaneengesloten jaren gerealiseerd. Inschrijver toont aan dat hij over voldoende technische en beroepsbekwaamheid beschikt, door middel van het indienen van referentieopdrachten conform het format van Bijlage 3. In de beschrijving van de betreffende referentieopdrachten, dient u in te gaan op de betreffende kerncompetentie, duur en de omvang van de uitgevoerde opdrachten. Ook dient u de naam van de klant voor wie de opdracht is uitgevoerd te vermelden. Indien u beschikt over een referentieopdracht die verschillende kerncompetenties omvat, mag u deze referentieopdracht voor de verschillende kerncompetenties opgeven, mits voldaan wordt aan de eisen die gesteld zijn aan de betreffende kerncompetenties. Inschrijver dient de referentieopdracht(en) bij inschrijving in te dienen, achter TAB 4 van zijn inschrijving. Voor de waardebepaling van uw referentieopdracht(en) geldt het volgende: 1. Indien sprake is van één (langlopende) opdracht uitgevoerd bij één opdrachtgever: Alleen de waarde van de opdracht binnen het tijdvak van drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving als bedoeld in 0 telt mee voor de waardebepaling van uw Pagina 25 van 60

26 referentieopdracht. Indien de opdracht is gestart voor of doorloopt na het betreffende tijdvak van drie jaar, dan kunt u de waarde van de opdracht welke is gerealiseerd voor of na de periode van de betreffende drie jaren dus niet meerekenen. 2. Indien sprake is van soortgelijke losse opdrachten uitgevoerd voor één afnemer: Soortgelijke losse opdrachten die u in het tijdvak van drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving als bedoeld in 0 heeft uitgevoerd voor één afnemer, al dan niet in het kader van een raamovereenkomst, kunt u optellen en als één referentieopdracht opgeven; Voor de waardebepaling geldt hetzelfde als beschreven in het vorige punt. Indien u een referentieopdracht opgeeft die u tezamen met een andere partij heeft uitgevoerd, telt alleen het gedeelte van de referentieopdracht mee dat u zelf heeft uitgevoerd (behoudens voor zover u in combinatie met die andere partij inschrijft of anderszins aantoont dat u tijdens de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk over die ervaring kan beschikken; dan kunt u de gehele waarde opvoeren). De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om de referenties te verifiëren bij de in bijlage 4 opgegeven contactpersoon van de opdrachtgever voor wie de referentieopdracht is uitgevoerd. Eis 2: Kwaliteitsmanagement Inschrijver beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem van zijn organisatie dat voldoet aan de eisen van ISO U kunt bij de inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1) Binnen 15 dagen na voorlopige gunning dient de Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. De gemeente Den Haag aanvaardt een ISO 9001-certificering of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis. De gemeente Den Haag aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsmanagement, zoals bijvoorbeeld een inhoudsopgave van het kwaliteitshandboek van Inschrijver. Eis 3: Milieumanagement Inschrijver beschikt over een milieumanagementsysteem van zijn organisatie dat voldoet aan de eisen van ISO U kunt bij de inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1). Binnen 15 dagen na voorlopige gunning dient de Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. De gemeente Den Haag aanvaardt een ISO certificering of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis. De gemeente Den Haag aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van milieumanagement, zoals bijvoorbeeld een inhoudsopgave van het milieu(management)handboek van Inschrijver. Eis 4: HACCP Inschrijver beschikt over een HACCP certificering. U kunt bij de inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1). Binnen 15 dagen na voorlopige gunning dient de inschrijver aan wie de gemeente Den Haag voornemen is de opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. De gemeente Den Haag aanvaardt een HACCP certificering of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis. Onder gelijkwaardig wordt verstaan: Pagina 26 van 60

27 - Een aan HACCP certificaat gelijkwaardig certificaat afgegeven door een externe onafhankelijke partij - Een minimaal aan HACCP gelijkwaardig voedselveiligheid systeem, zoals opgenomen in Verordening (EG) 852/2004. LET OP: Indien u een beroep doet op de draagkracht van een derde om te voldoen aan een of meerdere van bovengenoemde eisen, dan dient u aan te tonen dat u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk kunt beschikken over (de middelen van) deze derde. Zie voor de wijze waarop u dit dient aan te tonen paragraaf Pagina 27 van 60

28 7 Minimum (gunnings)eisen In deze paragraaf treft u de minimumeisen aan waaraan uw aanbieding dient te voldoen. Nr. Algemene eisen 1. Inschrijver verklaart expliciet dat hij voldoet aan de in de Aanbestedingsleidraad en daarbij behorende bijlage(n) genoemde voorwaarden en eisen die aan de opdracht zijn gesteld. 2. Inschrijver garandeert dat hij de gevraagde artikelen en bijbehorende dienstverlening gedurende de looptijd van het contract kan leveren in de soort en kwaliteit zoals in deze aanbesteding is gevraagd. 3. Inschrijver garandeert dat de artikelen en bijbehorende dienstverlening in alle opzichten voldoen aan de gebruikelijke eisen van de wet- en regelgeving, overheidsvoorschriften en milieubepalingen, bijvoorbeeld Algemene productveiligheid 2001/95/EG. 4. Inschrijver zorgt voor een vlotte en transparante dienstverlening dat plaatsvindt binnen de gestelde kaders van deze aanbesteding (inclusief de bijbehorende overeenkomst) en wat is afgestemd op de wensen van de deelnemende diensten en haar gebruikers. Inschrijver is, zoveel als mogelijk, leverancier van een totaalconcept en neemt hierbij alle randvoorwaarden en geldende wet- en regelgeving en branchenormen in acht. Nr. Uitvoerend personeel 5. Het uitvoerend personeel van Inschrijver en de contactpersonen van Inschrijver dat op locatie van de gemeente Den Haag wordt ingezet dient te beschikken over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal. Daarnaast is het noodzakelijk om Engels te kunnen communiceren voor het uitvoerend personeel in de bediening. 6. Het uitvoerend personeel van de Inschrijver dient: - te voldoen aan de bij toepasselijke wetgeving gestelde en te stellen eisen voor de gevraagde diensten en te handelen conform relevante voorschriften; - in het bezit te zijn van de voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde diploma s en certificaten; - zich te houden aan de instructies en veiligheidsvoorschriften van de gemeente Den Haag; - de werkzaamheden dusdanig uit te voeren dat de gasten volledig ontzorgd worden en het evenement ongestoord kan plaatsvinden ; - voorzien te zijn van duidelijke herkenbare bedrijfskleding. De kleding ziet er verzorgd en representatief uit. - een VOG aan te tonen, wanneer de gemeente Den Haag hier specifiek om vraagt. Er mag geen twijfel zijn over de integriteit van het uitvoerend personeel. - Te handelen naar de technische voorwaarden gesteld in Bijlage 11. Nr. Eisen food en non-food (materie) 7. De Inschrijver die wordt gecontracteerd moet te allen tijde de gevraagde producten, materiaal en aankleding kunnen leveren. 8. Inschrijver staat garant voor de goede en constante kwaliteit van de project catering. 9. Alle producten die worden geleverd door de Inschrijver dienen te voldoen aan de wettelijke kwaliteitseisen. 10. Inschrijver bereidt alle producten volgens de HACCP normen en wettelijke kwaliteitseisen. De gemeente Den Haag hanteert hierbij de normen zoals vastgesteld in het Warenwetbesluit bereiding en behandeling van levensmiddelen, het warenwetbesluit Hygiëne van levensmiddelen en de verordening (EG) 852/2004. Pagina 28 van 60

29 11. De Inschrijver draagt er zorg voor dat de producten worden bewaard en vervoerd onder minimaal de wettelijke gestelde temperaturen en voorwaarden en dat de koelketens en warmhoudbakken niet onnodig worden onderbroken. De inschrijver controleert de temperatuur van de koelcel of warmhoudbakken tijdens transport naar de gemeente Den Haag. 12. De HACCP en hygiëne normhantering dient te allen tijde bij leveringen en bereiding te worden uitgevoerd. 13. Indien de gevraagde hoeveelheid of kwaliteit niet kan worden geleverd zal de Inschrijver minstens gelijkwaardig dan wel hoger- product aanbieden. De inschrijver zal te allen tijde telefonisch contact zoeken met de desbetreffende contactpersoon bij de gemeente Den Haag. 14. Bij aanvang van de opdracht dient 50% van het totale food assortiment te bestaan uit duurzame, biologische en regionale producten. Nr. Eisen bestel/aanvraagproces 15. Het dient mogelijk te zijn om 7 dagen per week een project catering order te kunnen plaatsen door middel van en telefoon. 16. Inschrijver dient een spoedorder aan te nemen van de Gemeente Den Haag. Een order kan als spoed worden gezien als dit een dag voor plaatsvinden van de project catering wordt doorgegeven aan Inschrijver. 17. Na het plaatsen van een order door de gemeente, stuurt Inschrijver een orderbevestiging met alle afspraken. Nr. Communicatie 18. De inschrijver stelt één vaste contactpersoon met een vaste vervanger beschikbaar. De vaste contactpersoon en/of vaste vervanger van de Inschrijver is telefonisch bereikbaar op maandag t/m zondag van 07:30 tot 17:00 uur. 19. Van Inschrijver wordt een actief support beleid verwacht in de richting van de contractbeheerder/bewaker van de gemeente Den Haag. Hieronder wordt in ieder geval verstaan: - De gemeente Den Haag informeren als een besteld product niet leverbaar is; - Alternatieven aandragen aan de gemeente Den Haag in het geval een product niet leverbaar is of in het geval van een manco; - Acties; - Introductie nieuwe (seizoens)producten/menu s. 20. Twee maal per jaar (of zoveel frequenter als dit door één van de partijen noodzakelijk wordt bevonden) vindt er een evaluatiegesprek plaats tussen de gemeente Den Haag en de Inschrijver. Tijdens dit overleg wordt de dienstverlening (samenwerking) inhoudelijk besproken. 21. De Inschrijver stelt binnen tien werkdagen na het overleg een concept verslag op en legt dit ter acceptatie voor aan de gemeente Den Haag. Nr. Klachten 22. Klachten over de dienstverlening van de Inschrijver worden zo snel mogelijk aan hem doorgegeven waarbij verwacht wordt dat deze op serieuze en adequate wijze behandeld en afgehandeld worden. De Inschrijver dient hierbij binnen 1 werkdag de ontvangst van de klacht te bevestigen aan de gemeente Den Haag. 23. Bij het zich herhaaldelijk voordoen van klachten zal de gemeente Den Haag de Inschrijver hiervan schriftelijk in kennis stellen. Indien de klachten blijven bestaan is de gemeente Den Haag gerechtigd om, zonder gerechtelijke tussenkomst, op elk moment de betreffende overeenkomst eenzijdig te beëindigen. Deze beëindiging geeft de Inschrijver geen enkel recht op schadevergoeding, compensatie, e.d. 24. Problemen/calamiteiten dienen per omgaande schriftelijk vastgelegd te worden door de Inschrijver en direct doorgegeven te worden aan de gemeente Den Haag. Pagina 29 van 60

30 Nr. Prijzen en tarieven 25. Inschrijver dient het Prijzenblad volledig in te vullen en te ondertekenen. Er mogen geen aanvullende kosten in rekening worden gebracht aan Opdrachtgever. 26. Op de ingediende tarieven geldt de volgende indexering: de opgegeven tarieven zijn minimaal 1 jaar vastgesteld. Vervolgens mogen de prijzen en tarieven eenmaal per jaar, slechts na overleg en toestemming van de gemeente Den Haag en bij aanvang van het kalenderjaar, voor het eerst op 1 december 2017 worden bijgesteld op basis van het Loonindex (2010=100), Caolonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur. Pagina 30 van 60

31 8 Gunningscriteria In deze paragraaf staan de gunningscriteria vermeld op basis waarvan de gemeente Den Haag de inschrijvingen zal beoordelen. Beoordeling vindt plaats op de wijze als beschreven in paragraaf b). De Inschrijver met de hoogste eindscore als bedoeld in paragraaf zal worden aangemerkt als de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving, vastgesteld op basis van de beste prijskwaliteit verhouding. Het antwoord op een gunningscriterium mag een bepaald maximaal aantal A4 bedragen. Het meerdere wordt buiten beschouwing gelaten bij de beoordeling. Deze beperking geldt niet voor bijlagen. In de bijlagen mag echter géén nieuwe informatie worden gegeven, maar deze dienen slechts om hetgeen in de uitwerking van de kwalitatieve subgunningscriteria is opgegeven inzichtelijk te maken of toe te lichten. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het toevoegen van foto s, grafieken of stroomschema s. 8.1 Toelichting op kwaliteit Het onderdeel kwaliteit wordt aan de hand van een plan van aanpak op de onderdelen: kwaliteit en product, personeelsbeleid en opleiding, opvallend anders en duurzame, biologische en regionale producten beoordeeld. Subgunningscriterium 1: Kwaliteit en flexibiliteit (max. 450 punten) Plan van aanpak kwaliteit en product (max. 300 punten): Beschrijf in uw plan van aanpak hoe u de samenwerking met opdrachtgever ziet en wat uw toegevoegde waarde is. Wat maakt u bijzonder en geef aan waarom we voor u zouden moeten kiezen (maximaal 4 A4). Opdrachtgever beoordeelt het door u voorgestelde op basis van onderstaande elementen: - De manier waarop u de gevraagde dienstverlening organiseert; - De manier waarop u rekening houdt met veranderingen in het aantal gasten, kort voorafgaand aan, dan wel tijdens, bijeenkomst; - Binnen welke termijn zonder meerkosten het aantal kan verminderen; - Hoe u rekening houdt met, en culinair inspeelt op, de dieetwensen van gasten op het moment van cateren; - Hoe snel u tijdens een project bij de gemeente extra medewerkers kunt inschakelen; - De methode waarop u ons binnen uiterlijk 3 dagen een nadere prijsaanbieding heeft gedaan; - Hoe u de kwaliteit en de creativiteitsaspecten opneemt in uw nadere prijsaanbieding; - De manier waarop u het duurzaamheidpercentage weergeeft en berekend. Plan van aanpak personeelsbeleid en opleiding (max. 150 punten): Beschrijf in uw plan van aanpak hoe het personeelsbeleid en opleiding heeft ingericht en hiermee inspeelt op de wensen van de gemeente. Vriendelijk, gastvrij, behulpzaam en vakbekwaam personeel is een belangrijk aspect bij project catering binnen de gemeente (maximaal 2 A4). Opdrachtgever beoordeelt het door u voorgestelde op basis van onderstaande elementen: - Wat u doet aan opleiding met betrekking tot product- en materiaalveiligheid; - Hoe u het service niveau borgt; - Hoe u opleiding en training in het kader van dienstverlening, gastvrijheid, representativiteit en vriendelijkheid heeft ingericht; - Een globale omschrijving van de kwaliteit waaraan de medewerkers minimaal voldoen die u gaat inzetten voor de gemeente; Pagina 31 van 60

32 - Op welke wijze u eventuele vervanging geregeld heeft. Denk ook aan een eventuele escalatie procedure om flexibel in te springen bij veranderende werkelijkheid. Subgunningscriterium 2: Creativiteit (max. 250 punten) Plan van aanpak opvallend anders (max. 175 punten): Geef per activiteit aan, uitgaande van de gegeven voorbeelden onder voorgaand product, een beeld van wat in uw visie met betrekking tot de project catering aspecten opvallend anders zou kunnen waardoor een nog beter (positief) effect op de uitstraling van Den Haag zal ontstaan. Wat zou u daarvoor inzetten en wat verwacht u in dat geval van de gemeente. Geef dit weer in maximaal 4 A4. U wordt beoordeeld op het creatieve aspect. De activiteiten zijn: - Lunch voor 20 bestuurlijke hoogwaardigheidsbekleders. Ga uit van 60 per persoon. - Diner voor 20 internationale hoogwaardigheidsbekleders. Ga uit van 90 per persoon. - Receptie voor 350 internationale gasten, jubilea instellingen en overige bestuurlijke relaties. Ga uit van 50 per persoon. Opdrachtgever beoordeelt het door u voorstelde op basis van onderstaande elementen: - Variatie en creativiteit in de samenstelling, presentatie en beschrijving van de gerechten; - Hoe u het materiaal en de aankleding afstemt op de bijeenkomst; - Hoe u een bijzondere en passende setting creëert dat aansluit bij de bijeenkomst; - Een zorgvuldig en volledig beschreven menu bij de verschillende activiteiten. Plan van aanpak regionale, biologische en duurzame producten (max. 75 punten): Beschrijf in uw plan van aanpak wat u doet om aan het productgunningscriterium met betrekking tot duurzame, biologische en regionale producten te voldoen en ook hoe we dat kunnen meten en controleren (maximaal 2 A4). Het productgunningscriterium luidt: indien van het aan te bieden assortiment, uitgedrukt in een percentage van de inkoopvolume, elk jaar meer dan 50% aantoonbaar bestaat uit regionale producten, biologische producten, en of producten met een of meer andere duurzaamheidskenmerken, wordt dit onderdeel van de inschrijving hoger gewaardeerd. Het inkoopvolume is gelijk aan de hoeveelheid door de inschrijver ten behoeve van de raamovereenkomst ingekochte ingrediënten vermenigvuldigd met de inkoopprijs van deze ingrediënten. Regionale producten zijn gebaseerd op de relatie met de regio en het product. Onder biologische producten wordt verstaan: producten die zijn geproduceerd met het gebruik van productiemethoden die in overeenstemming zijn met de in EU-verordening nr. 834/2007 vastgestelde voorschriften, in alle stadia van de productie, bereiding en distributie. De andere duurzaamheidkenmerken waaraan producten kunnen voldoen zijn opgenomen in het document: Criteria voor duurzaam inkopen van Catering, Versie 1.5 november 2012, PIANOo. Onderstaand zijn de belangrijkste criteria opgenomen: 1. Het product wordt geproduceerd volgens een productieprotocol of productieplan, waarin bovenwettelijke normen zijn opgenomen voor beperking van het gebruik van chemischesynthetische gewasbeschermingsmiddelen. Producten die geteeld zijn in kassen hebben aantoonbaar 25% minder primair energie verbruik. 2. Dieren hebben vrije uitloop en/of kunnen scharrelen. 3. Vissen zijn op duurzame wijze gevangen of gekweekt. 4. Ingrediënten van producten hebben een zo kort mogelijke transportroute afgelegd voorafgaand aan de totstandkoming van het product. Pagina 32 van 60

33 5. Samengestelde producten met een of meerdere ingrediënten van biologische landbouw of in omschakeling naar biologische landbouw. Producten met de EKO-, Demeter-, BIONaturland-, Soil Association- keurmerken, Graskeurmerk, Vrije-uitloop/ CPE keurmerk, Erkend streekproduct, Milieukeur, Marine Stewardship council (MSC), groene of gele kleur op WNF-viswijzervoldoen in elk geval aan dit criterium. Met het assortiment wordt gedoeld op het gehele portfolio aan te consumeren producten dat is ingekocht ten behoeve van de raamovereenkomst. 8.2 Toelichting op prijs U dient gebruik te maken van Bijlage 6 Prijzenblad voor het doen van uw prijsopgave. Zie tevens paragraaf Pagina 33 van 60

34 Bijlage 1. Uniform Europees Aanbestedingsdocument Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) wordt separaat aan deze leidraad toegevoegd en dit xml bestand dient u te importeren en in te vullen via Het ingevulde formulier dient uitgeprint te worden, rechtsgeldig te worden ondertekend en bijgevoegd. Tevens dient u het formulier te exporteren naar XML en bij te voegen. Pagina 34 van 60

35 Bijlage 2. Verklaring van inschrijving U dient deze Verklaring van inschrijving in te vullen en te ondertekenen. Indien u inschrijft als combinatie dienen alle combinanten (deelnemers aan een combinatie) deze verklaring bij inschrijving hebben ondertekend. De ondergetekende(n) verklaart (verklaren) naar waarheid namens Inschrijver/Combinant: - dat Inschrijver/Combinatie instemt met en voldoet aan de minimum(gunnings)eisen zoals beschreven in paragraaf 7 van de Aanbestedingsleidraad; - dat Inschrijver/Combinatie de overeenkomst conform zijn inschrijving uitvoert; - dat Inschrijver/Combinatie volledig en zonder voorbehoud door middel van de onderhavige inschrijving instemt met en voldoet aan de voorwaarden voor deze aanbesteding(sprocedure) zoals beschreven in deze Aanbestedingsleidraad; - dat Inschrijver/Combinatie instemt met en voldoet aan de antwoorden zoals gegeven in de Nota s van Inlichtingen; - dat Inschrijver/Combinatie de concept overeenkomst accepteert. Aldus opgemaakt en naar waarheid rechtsgeldig (bevoegd) ondertekend: Op: <datum> Te: <plaats> Inschrijver/Combinant 1 <naam functionaris> <handtekening> Combinant 2 (indien van toepassing) Op: <datum> Te: <plaats> <naam functionaris> <handtekening> NB: Bevoegd zijn personen die in uittreksel Kamer van Koophandel staan vermeld als bevoegd bestuurder of die een volmacht hebben gekregen van een persoon die staat vermeld. Let op dat sommige bevoegdheden beperkt zijn tot bepaalde bedragen. Zie paragraaf voor een uitgebreide toelichting. Pagina 35 van 60

36 Bijlage 3. Format referentieopdrachten Naam Inschrijver: Referentie nr IDC 1. Gegevens referentieopdracht Naam organisatie voor wie de referentieopdracht is uitgevoerd. 2. Omzet van de referentieopdracht 3. Looptijd van de referentieopdracht Naam contactpersoon Telefoonnummer Naam en omschrijving van de referentieopdracht Het bedrag aan omzet van de referentieopdracht in het tijdvak zoals vermeld in eis 2 De eventuele waarde van het gedeelte dat in onderaanneming is uitgevoerd Datum aanvang referentieopdracht Datum afronding referentieopdracht 4. Eventuele onderaanneming Naam onderaannemers Adres onderaannemer(s) 5. Kerncompetentie Deze referentie ziet op de volgende kerncompetentie (kruis aan): 6. Werkzaamheden referentieopdracht Korte beschrijving van de werkzaamheden. Ga hierbij inhoudelijk in de op de referentieopdracht. erncompetentie eis 2.a: Referentieopdracht Project catering Receptie groot aantal : Referentieopdracht Project catering Diner klein aantal eis 2.c: Referentieopdracht Project catering Aankleding materiaal en leveren personeel Korte beschrijving van de in onderaanneming uitgevoerde werkzaamheden. Pagina 36 van 60

37 7. Tevredenheidsverklaring (u kunt er ook voor kiezen een ander format te gebruiken) Deze opdracht is naar tevredenheid uitgevoerd (laten ondertekenen door contactpersoon referent ) Handtekening Dit document dient u per referentieopdracht in te vullen. Pagina 37 van 60

38 Bijlage 4. Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag 1. BEGRIPSBEPALINGEN In deze voorwaarden wordt verstaan onder: Contactpersoon: de daartoe aangewezen of fungerende vertegenwoordiger van Den Haag of Opdrachtnemer. Den Haag: de publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Den Haag; Diensten: alle andere door de Opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden, activiteiten en/of handelingen die niet betrekking hebben op Werken of levering van roerende zaken, welke zijn genoemd in bijlage II van Richtlijn 2004/18. Leveringen: de aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, daaronder begrepen zowel zaken als vermogensrechten. Leveringen kunnen ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten. Opdrachtnemer: de (potentiële) wederpartij met wie Den Haag een rechtsverhouding heeft waarop deze Voorwaarden toepasselijk zijn; Overeenkomst: de met betrekking tot de Prestatie tussen Den Haag en de Opdrachtnemer gesloten overeenkomst waar deze Voorwaarden als algemene voorwaarden in de zin van afdeling 3 van titel 5 van boek 6 Burgerlijk Wetboek (BW) deel van uitmaken. Prestatie: hetgeen Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst moet leveren of verrichten. Partijen: partijen bij de Overeenkomst gezamenlijk; Schriftelijk: hieronder wordt mede begrepen faxcommunicatie. Onder schriftelijk wordt niet verstaan , SMS en overige elektronische communicatie, tenzij de wet anders bepaalt; Voorwaarden: deze algemene voorwaarden; Werk: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. 2. TOEPASSELIJKHEID 2.1. Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle door Den Haag aangegane overeenkomsten met betrekking tot Leveringen, Diensten of Werken, en op alle (rechts)handelingen die daarmee verband houden Partijen kunnen alleen in een schriftelijke overeenkomst van deze Voorwaarden afwijken De toepasselijkheid van eventuele Voorwaarden of andere voorwaarden van Opdrachtnemer en/of derden wordt uitdrukkelijk verworpen Indien enige bepaling van deze Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen van deze Voorwaarden volledig van kracht. Partijen zullen over de nietige of vernietigde bepalingen overleg voeren om een vervangende regeling te treffen. Deze vervangende regeling zal de strekking van de Voorwaarden niet aantasten. 3. TOTSTANDKOMING OVEREENKOMST 3.1. Tussen Partijen komt een Overeenkomst, of wijziging van een Overeenkomst, tot stand door schriftelijke aanvaarding van een schriftelijk aanbod, of doordat hetgeen partijen zijn overeengekomen op andere wijze door partijen schriftelijk is bevestigd Opdrachtnemer kan aan de Overeenkomst geen enkel recht ontlenen voor het verkrijgen van een vervolgopdracht In geval enige rechtshandeling onbevoegd namens Den Haag is verricht is artikel 3:69 lid 3 BW niet van toepassing. 4. WIJZIGING OVEREENKOMST 4.1. Opdrachtnemer verplicht zich mee te werken aan wijzigingen van de Overeenkomst, daaronder begrepen wijzigingen in de omvang of de hoedanigheid van de overeengekomen Prestatie. Bij de uitoefening van deze bevoegdheid zal Den Haag de eisen van redelijkheid en billijkheid in acht nemen Opdrachtnemer doet binnen 10 (tien) werkdagen schriftelijk en onderbouwd opgave van de gevolgen die een door Den Haag beoogde wijziging zal hebben ten aanzien van de prijs, kwaliteit, bruikbaarheid, de rol van derden, vergunningen, heffingen, bijkomende kosten, levertijden en garanties Opdrachtnemer heeft voor de voor hem nadelige gevolgen van de wijziging recht op vergoeding naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid, mits dit nadeel vooraf in overeenstemming met de procedure van artikel 4.2 schriftelijk aan Den Haag is gemeld en Den Haag met deze gevolgen akkoord is gegaan Indien de gevolgen van de door Den Haag beoogde wijziging naar het oordeel van Den Haag onredelijk zijn, is Den Haag bevoegd om de Overeenkomst te ontbinden Onverminderd het bepaalde in artikel 3.1 komt een wijziging van de Overeenkomst alleen tot stand na schriftelijke goedkeuring van een daartoe bevoegde medewerker van Den Haag. 5. PRIJZEN & TARIEVEN 5.1. Prijzen en tarieven worden in Euro s exclusief BTW opgegeven en zijn vast voor de duur van de Overeenkomst, tenzij anders is overeengekomen. Alle kosten die met de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst verband houden, worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn inbegrepen, tenzij anders is overeengekomen Voor zover de Overeenkomst tussen Den Haag en Opdrachtnemer het in rekening brengen van meerwerk toestaat, gelden de volgende voorwaarden: a. wanneer duidelijk wordt dat er meerwerk zal ontstaan, brengt Opdrachtnemer Den Haag hiervan onverwijld op de hoogte; b. meerwerk kan slechts in rekening worden gebracht indien Den Haag hiervoor voorafgaand aan het ontstaan schriftelijk goedkeuring heeft verstrekt Opdrachtnemer verstrekt Den Haag, indien Den Haag hier om verzoekt, een gespecificeerde begroting van de totaalsom van de voor rekening van Den Haag komende bedragen. 5.4 Voor zover geen vaste prijs is overeengekomen, kan de Opdrachtnemer niet meer in rekening brengen dan 110% van de voor of bij de overeenkomst door Opdrachtnemer begrote of geschatte kosten, tenzij er sprake is van meerkosten en voldaan is aan artikel 5.2, dan wel Den Haag anderszins schriftelijk heeft ingestemd met het meerdere nadat de Opdrachtnemer Den Haag tijdig schriftelijk van de dreigende overschrijding op de hoogte heeft gebracht." 5.5. Den Haag is gerechtigd de juistheid van de aan Den Haag in rekening gebrachte bedragen door een door Den Haag aan te wijzen registeraccountant te laten onderzoeken, aan welk onderzoek Opdrachtnemer alle medewerking verleent. De kosten van dit onderzoek komen geheel voor rekening van Opdrachtnemer, wanneer blijkt dat de in rekening gebrachte bedragen onjuist zijn. 6. TIJDIGHEID 6.1. Alle termijnen en tijdstippen waartoe Opdrachtnemer zich verbindt zijn fatale termijnen, zodat bij overschrijding van deze termijnen en tijdstippen zonder voorafgaande schriftelijke ingebrekestelling verzuim intreedt Onverminderd het bepaalde in artikel 6.1 zal Opdrachtnemer, zodra het voor hem kenbaar wordt dat hij zijn prestatie niet binnen de afgesproken termijnen kan verrichten, dit schriftelijk en onderbouwd aan Den Haag mededelen. 7. VOORTGANG, AFSTEMMING EN RAPPORTAGE 7.1. Opdrachtnemer is volledig verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang in de uitvoering van de Overeenkomst. Onverminderd het bepaalde in dit artikel blijft Opdrachtnemer zelf integraal verantwoordelijk voor de uiteindelijke Prestatie Voor ieder der partijen wordt een Contactpersoon aangewezen die de contacten over de uitvoering van de Overeenkomst onderhoudt. Indien deze niet is aangewezen dan dienen de contacten plaats te vinden tussen de namens Den Haag bevoegde medewerker tot het aangaan van de Overeenkomst en de tot het aangaan van de Overeenkomst vertegenwoordigingsbevoegde van de Opdrachtnemer Aan het handelen van de Contactpersoon van Den Haag kan Opdrachtnemer geen recht ontlenen tot vertraagd of gewijzigd presteren, behalve wanneer de Contactpersoon van Den Haag tevens een bevoegde medewerker is die namens Den Haag hierop een beslissing mag nemen Indien en zodra Opdrachtnemer van mening is dat Den Haag niet tijdig de informatie verstrekt of niet tijdig de beslissingen neemt welke nodig zijn om de Prestatie tijdig en naar behoren te kunnen vervullen, dient Opdrachtnemer dit tijdig schriftelijk aan Den Haag mede te delen. Indien Opdrachtnemer dit nalaat kan hij zich niet op een dergelijk verzuim van Den Haag beroepen Opdrachtnemer dient zijn werkzaamheden zelfstandig af te stemmen met bij de werkzaamheden andere betrokkenen, met inbegrip van andere betrokkenen binnen Den Haag dan de Contactpersoon. Hij dient, indien hij dit wenselijk acht, hierover zo nodig nader overleg te voeren met of instructies te vragen aan Den Haag. 7.6 Indien Opdrachtnemer van mening is dat de werkzaamheden van de bij de uitvoering van de Overeenkomst betrokken derden beter op elkaar dienen te worden afgestemd, dient hij dit tijdig schriftelijk aan Den Haag te melden. Indien Opdrachtnemer dit nalaat kan hij zich niet op een dergelijk verzuim van Den Haag beroepen. Dit laat echter onverlet dat voor verzuim van andere bij de uitvoering van de Overeenkomst betrokken derden dan Den Haag Opdrachtnemer te allen tijde volledig verantwoordelijk blijft voor de Prestatie Wanneer Den Haag dit wenselijk acht, kan Den Haag nadere aanwijzingen geven over de uitvoering van de Overeenkomst Op verzoek van Den Haag rapporteert Opdrachtnemer over de voortgang van de uitvoering van de Overeenkomst. Den Haag kan zo nodig nadere eisen stellen aan de rapportage. Bij de uitoefening van deze bevoegdheid zal Den Haag de eisen van redelijkheid en billijkheid in acht nemen. 8. INFORMATIE EN KENNISGEVINGEN 8.1. Voor zover opdrachtnemer zich bij het uitvoeren van de Overeenkomst baseert op mededelingen of informatie afkomstig van personeel van Den Haag of derden, betracht Opdrachtnemer uiterste zorgvuldigheid. Tenzij dat onder omstandigheden redelijkerwijze niet gevergd kan worden, verifieert Opdrachtnemer de juistheid van mededelingen of informatie bij de Contactpersoon bij Den Haag Opdrachtnemer kan zich er - behoudens bijzondere door hem te stellen en te bewijzen feiten en omstandigheden - niet op beroepen dat informatie of wetenschap die zich op enige plek of bij enig persoon binnen de organisatie van Den Haag bevindt, ook bekend is of zou moeten zijn bij Contactpersoon bij Den Haag Wanneer dit voor de uitvoering van de Overeenkomst van wezenlijk belang is, vinden kennisgevingen die Partijen op grond van de uitvoering van de Overeenkomst aan elkaar zullen doen, schriftelijk plaats. 9. PERSONEEL EN DERDEN 9.1. Bij de uitvoering van de overeenkomst kan Opdrachtnemer voor eigen rekening en risico gebruik maken van de diensten van derden nadat hij schriftelijke toestemming heeft verkregen Pagina 38 van 60

39 van Den Haag. Aan deze toestemming kan Den Haag voorwaarden verbinden Indien de verrichte werkzaamheden, het gedrag of de kwaliteit van een werknemer van Opdrachtnemer of een door hem ingezette derde naar het gemotiveerde oordeel van Den Haag niet voldoen, zal Opdrachtnemer op eerste verzoek van Den Haag zorgdragen voor een zorgvuldige vervanging van deze werknemer of deze derde Indien dit voor de uitvoering van een overeenkomst naar het oordeel van Den Haag noodzakelijk is, zal Opdrachtnemer bij afwezigheid van door Opdrachtnemer ingezette werknemers of derden deze werknemers of derden zo spoedig mogelijk en op meest zorgvuldige wijze vervangen Wanneer sprake is van het verrichten van diensten die bij uitstek afhankelijk zijn van de persoonlijke en professionele kwaliteiten van de ingezette werknemer of derde, wordt deze werknemer of derde eerst ter goedkeuring voorgesteld aan Den Haag Opdrachtnemer dient van de personen, die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst worden ingezet bij Den Haag, een geldig legitimatiebewijs over te leggen Opdrachtnemer dient van personen, die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst worden ingezet bij Den Haag en die voldoen aan de gestelde criteria in de Wet Arbeid Vreemdelingen een verblijfsvergunning en een tewerkstellingsvergunning aan Den Haag over te leggen. 10. LEVERING, TRANSPORT EN VERPAKKING VAN ROERENDE ZAKEN Levering van roerende zaken door Opdrachtnemer en door derden die door Opdrachtnemer zijn ingeschakeld, geschiedt voor rekening en risico van Opdrachtnemer op een door Den Haag aan te wijzen locatie en op een door Den Haag te bepalen exacte datum en tijdstip Opdrachtnemer verpakt roerende zaken deugdelijk en zo milieuvriendelijk mogelijk. Den Haag is gerechtigd, maar niet verplicht, verpakkingsmateriaal aan Opdrachtnemer voor diens rekening en risico te retourneren De bij de roerende zaken behorende documenten, zoals certificaten, attesten, paklijsten, instructieboeken, reservedelenlijsten, onderhoudsvoorschriften e.d., maken onderdeel uit van de Prestatie. Ingeval Opdrachtnemer verzuimt deze toebehoren mee te leveren heeft Den Haag het recht betaling gedeeltelijk op te schorten Bij levering en aflevering van roerende zaken verstrekt Opdrachtnemer een paklijst, waarop staan vermeld de goederenspecificatie, maten en gewichten, het gemeentelijke opdrachtnummer, de gemeentelijke contactpersoon en het afleveradres, zonder welke Den Haag gerechtigd is inontvangstneming te weigeren Van elke verzending van enig volume zal de magazijnmeester van de bedrijfsvestiging waaraan de roerende zaken zijn geadresseerd of de Contactpersoon van Den Haag, twee dagen voor de levering een verzendadvies moeten hebben ontvangen van de Opdrachtnemer. Op het verzendadvies dient naar het opdrachtnummer te worden verwezen. 11. ACCEPTATIE Den Haag is te allen tijde gerechtigd om de Prestatie te onderwerpen aan een acceptatietest. Deze test kan zowel voor, tijdens of binnen een redelijke termijn na de levering of de verrichting van de prestatie plaatsvinden Indien Den Haag een prestatie geheel of gedeeltelijk afkeurt, zal Den Haag dit na constatering van de tekortkoming schriftelijk aan Opdrachtnemer mededelen onder opgave van redenen. De kosten van de acceptatietest komen in dat geval voor rekening van Opdrachtnemer Opdrachtnemer is gehouden afgekeurde zaken op eerste aanzegging van Den Haag onverwijld en voor zijn eigen rekening en risico terug te nemen Opdrachtnemer is gehouden iedere door Den Haag gestelde tekortkoming binnen 14 dagen na ontvangst van de schriftelijke mededeling van afkeuring te herstellen In geval rechtens tussen partijen is komen vast te staan dat de prestatie door Den Haag ten onrechte is afgekeurd, of dat de tekortkoming niet aan Opdrachtnemer toerekenbaar is, heeft Opdrachtnemer recht op een kostendekkende vergoeding voor de ten gevolge van de afkeuring aanvullend geleverde prestaties en het geleden nadeel. 12. EIGENDOM EN RISICO Den Haag wordt eigenaar van gekochte roerende zaken zodra deze in de feitelijke macht van Den Haag zijn gekomen. Den Haag wordt eigenaar van in haar opdracht door Opdrachtnemer of derden vervaardigde zaken zodra deze ontstaan Het risico ten aanzien van gekochte roerende zaken gaat op Den Haag over tegelijk met de eigendom, doch, indien van toepassing, niet eerder dan nadat conform de Overeenkomst montage, installatie en keuring met goed gevolg hebben plaatsgevonden Het risico ten aanzien van in opdracht van Den Haag door Opdrachtnemer of derden vervaardigde zaken gaat niet eerder over op Den Haag dan nadat deze zaken in de feitelijke macht van Den Haag zijn gekomen, doch, indien van toepassing, niet eerder dan nadat conform de overeenkomst montage, installatie en keuring met goed gevolg hebben plaatsgevonden De keuring van Den Haag houdt geen erkenning in dat de gekochte roerende zaken en in haar opdracht vervaardigde zaken voldoen aan de in artikel 13 gegeven garanties. 13. KWALITEIT EN GARANTIE Opdrachtnemer garandeert dat zijn Prestatie volledig beantwoordt aan hetgeen hij met Den Haag is overeengekomen. Dit houdt voor roerende zaken in dat zij tenminste de eigenschappen bezitten die Den Haag op grond van de overeenkomst mag verwachten De kwaliteit van een door Opdrachtnemer verrichte dienst voldoet tenminste aan het vereiste dat deze gelijk is aan de kwaliteit, die van een deskundig, goed en zorgvuldig handelend vakgenoot, onder gelijksoortige omstandigheden, bij een normale wijze van vakuitoefening, mag worden verwacht Opdrachtnemer zal zijn prestaties goed en zorgvuldig en naar beste kunnen en wetenschap leveren, en zal de belangen van Den Haag naar zijn beste weten behartigen Voor zover een opdracht (mede) bemiddeling of advies omvat en Opdrachtnemer enig direct of indirect belang heeft of zou kunnen hebben bij overeenkomsten die Den Haag naar aanleiding van de bemiddeling of het advies zouden kunnen aangaan is Opdrachtnemer verplicht dat belang vóór het aangaan van de Overeenkomst (dan wel, indien het belang later ontstaat, terstond na het ontstaan ervan) schriftelijk aan Den Haag te melden. Bij gebreke hiervan heeft Opdrachtnemer geen aanspraak op de overeengekomen honorering, tenzij Den Haag schriftelijk te kennen heeft gegeven geen bezwaar te hebben tegen het bestaan van dat belang Voor zover het Europees recht in het concrete geval deze voorwaarden toestaat: 1. garandeert Opdrachtnemer dat zijn prestaties voldoen aan alle daarvoor geldende Europese en Nederlandse kwaliteits- en veiligheidsnormen, hieronder begrepen de normen opgesteld door CEN, ETSI, CENELEC en de NEN-normen opgesteld door het Nederlands Normalisatie Instituut; 2. levert Opdrachtnemer die goederen die kunnen worden geleverd onder KOMOgarantiecertificaat of keurmerk of met CEmarkering, onder dit garantiecertificaat of -keur of met deze markering. 14. INTELLECTUELE EIGENDOM EN BEPERKTE RECHTEN Opdrachtnemer garandeert dat de Prestatie en het normaal benutten daarvan, een en ander in de ruimste zin des woords, vrij is van van enig (aan derden toekomend) octrooi-, auteurs-, merk-, modelrecht of overige bijzondere lasten en beperkingen, met dien verstande dat aan Den Haag te allen tijde de gebruiksrechten in de meest ruime zin des woords toekomen, daaronder begrepen elke vorm van bewerken, vermenigvuldigen en openbaar maken, ook zonder bronvermelding Opdrachtnemer vrijwaart Den Haag ter zake van aanspraken van derden op hierboven genoemde intellectuele en beperkte rechten. 15. OVERMACHT Onder overmacht in de zin van art. 6:75 BW wordt in elk geval niet verstaan: gebrek aan (voldoende gekwalificeerd) personeel, stakingen, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van benodigdheden voor de uitvoering van de Prestatie, liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de Opdrachtnemer of tekortkomingen door derden Indien één van de Partijen gedurende een periode van 30 (dertig) dagen ten gevolge van overmacht zijn verplichtingen op grond van de overeenkomst niet kan nakomen c.q. hierin te kort schiet of zodra redelijkerwijs vast is komen te staan dat de overmachtperiode minimaal 30 (dertig) dagen zal aanhouden, heeft de andere partij het recht om door middel van een aangetekend schrijven de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden, zonder dat daartoe enig recht op schadevergoeding zal ontstaan. 16. AANSPRAKELIJKHEID De contractuele en wettelijke aansprakelijkheid van Opdrachtnemer met betrekking tot de levering van goederen is niet beperkt, tenzij anders is overeengekomen De contractuele en wettelijke aansprakelijkheid van Opdrachtnemer met betrekking tot een overeenkomst tot dienstverlenging die geen duurovereenkomst is, is de aansprakelijkheid van de Opdrachtgever beperkt tot maximaal de waarde van de opdracht exclusief BTW. In geval van een overeenkomst tot dienstverlening die een duurovereenkomst is, is de maximale aansprakelijkheid gelijk aan de geschatte gemiddelde waarde van een contractjaar. Deze beperking van de aansprakelijkheid komt te vervallen in geval van opzet, grove schuld, bewuste roekeloosheid en/of schending van intellectuele eigendomsrechten aan de zijde van Opdrachtnemer of diens personeel Een overeengekomen beperking van de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer (het vorige lid daaronder begrepen) geldt niet voor zover Opdrachtnemer op zijn beurt verhaal heeft op derden, verzekeraars daaronder begrepen. Voor zover Opdrachtnemer op deze grond aansprakelijk is kan hij aan zijn schadevergoedingsplicht voldoen door overdracht van de desbetreffende vordering(en) In geval Opdrachtnemer personeel heeft gedetacheerd bij Den Haag, is Opdrachtnemer aansprakelijk voor schade veroorzaakt door het gedetacheerde personeel tenzij de schade is ontstaan door het opvolgen van aanwijzingen van Den Haag Indien een boetebeding is overeengekomen geldt dit onverminderd het recht van Den Haag op vervangende en aanvullende schadevergoeding, nakoming en ontbinding. 17. BETALING Den Haag betaalt de op basis van de Overeenkomst verschuldigde bedragen binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur, tenzij schriftelijk een andere betaaltermijn is overeengekomen Betaling door Den Haag vindt alleen plaats op basis van een door Opdrachtnemer deugdelijk gespecificeerde factuur. Hierbij moet Pagina 39 van 60

40 Opdrachtnemer het door Den Haag gewenste kenmerk (inkoopordernummer) van de Overeenkomst aangeven en de aard en hoeveelheid van de verrichte werkzaamheden en/of geleverde roerende zaken benoemen. Daarnaast kan Den Haag andere gegevens aan Opdrachtnemer vragen, waaronder een prestatieverklaring Opdrachtnemer verzendt de factuur naar het door Den Haag aangegeven factuuradres Indien Den Haag te kennen geeft dat zij facturen digitaal wenst te ontvangen (efacturatie), zal Opdrachtnemer hier onverwijld aan meewerken Den Haag kan de betaling van een factuur of een deel daarvan opschorten bij ondeugdelijkheid of redelijke twijfel omtrent de juistheid van de betreffende factuur. Dit geeft echter niet het recht aan Opdrachtnemer zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen Den Haag kan op grond van de Overeenkomst verschuldigde bedragen verrekenen met andere bedragen die Opdrachtnemer aan Den Haag is verschuldigd. Aan Opdrachtnemer komt het recht tot verrekening niet toe Betaling door Den Haag houdt op geen enkele wijze afstand van enig recht in Onverminderd het bepaalde in de artt. 436, 479 en 720 Rv is het Opdrachtnemer niet toegestaan om conservatoir beslag onder de gemeente of conservatoir derdenbeslag ten laste van de gemeente te leggen. 18. ONTBINDING Opdrachtnemer is pas bevoegd een overeenkomst te ontbinden of de nakoming daarvan op te schorten wanneer deze ontbinding of opschorting onder vermelding van gronden is aangekondigd in een aangetekende brief met ontvangstbevestiging aan de Contactpersoon bij Den Haag waarbij Den Haag in gebreke wordt gesteld en waarin aan Den Haag een redelijke hersteltermijn van minimaal 14 dagen is gegund Onverminderd andere rechten is Den Haag gerechtigd de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang op te zeggen of te ontbinden dan wel de (verdere) uitvoering van de Prestatie op te schorten indien: a. Opdrachtnemer zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement komt te verkeren; b. Opdrachtnemer surséance van betaling aanvraagt of aan hem, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is verleend; c. op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Opdrachtnemer beslag wordt gelegd, ofwel zijn onderneming wordt opgeheven; d. door Opdrachtnemer en/of één of meer van zijn leidinggevenden, vertegenwoordigers, ondergeschikten en/of niet-ondergeschikten enig voordeel in welke vorm dan ook is toegezegd, aangeboden of verschaft aan bestuurders, vertegenwoordigers, ondergeschikten en/of nietondergeschikten van Den Haag; e. een rechterlijke uitspraak Den Haag verbiedt uitvoering te geven aan de Overeenkomst; f. Opdrachtnemer niet langer bereid of in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te komen Den Haag is gerechtigd de Overeenkomst met Opdrachtnemer te ontbinden indien blijkt dat Opdrachtnemer in het nadeel van Den Haag of van een andere overheidsinstelling prijsafspraken heeft gemaakt of andere delicten heeft begaan die duiden op een ondeugdelijke beroepsmoraliteit. 19. OPZEGGING In geval van een Overeenkomst voor onbepaalde tijd hebben Partijen over en weer de bevoegdheid deze Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een minimum opzegtermijn van 3 maanden. Deze opzegging dient per aangetekend schrijven te geschieden In afwijking van lid 1 kan Den Haag zowel overeenkomsten die zijn aangegaan voor bepaalde tijd als overeenkomsten die zijn aangegaan voor onbepaalde tijd met onmiddellijke ingang bij aangetekend schrijven opzeggen of de (verdere) uitvoering daarvan opschorten, wanneer zij tot en met 6 weken na de dag waarop de uitvoering van de Overeenkomst is aangevangen door een derde schriftelijk aansprakelijk wordt gesteld wegens het feit dat de Overeenkomst in strijd met het aanbestedingsrecht is gesloten of dat de Overeenkomst in strijd met een ander wettelijk voorschrift is gesloten. Opzegging op grond van dit artikellid geeft Opdrachtnemer recht op vergoeding van de kosten die hij ter uitvoering van de Overeenkomst heeft moeten maken In afwijking van lid 1 kan Den Haag zowel Overeenkomsten die zijn aangegaan voor bepaalde tijd als overeenkomsten die zijn aangegaan voor onbepaalde tijd met onmiddellijke ingang bij aangetekend schrijven opzeggen of de (verdere) uitvoering daarvan opschorten, wanneer zij later dan 6 weken na de dag waarop de uitvoering van de Overeenkomst is aangevangen door een derde schriftelijk aansprakelijk wordt gesteld wegens het feit dat de overeenkomst in strijd met het aanbestedingsrecht is gesloten of dat de Overeenkomst in strijd met een ander wettelijk voorschrift is gesloten. Opzegging op grond van dit artikellid geeft Opdrachtnemer recht op vergoeding van de kosten die hij ter uitvoering van de Overeenkomst heeft moeten maken en gederfde winst. 20. VERZEKERING 20.1 Opdrachtnemer verklaart dat hij afdoende is verzekerd en zich afdoende verzekerd houdt voor de uitvoering van de Overeenkomst voor beroepsaansprakelijkheid en andere wettelijke aansprakelijkheden die van toepassing zijn Opdrachtnemer overlegt op verzoek van Den Haag onverwijld een gewaarmerkt afschrift van zijn verzekeringspolis en de bewijzen van premiebetaling van genoemde verzekeringen over Opdrachtnemer beëindigt of wijzigt niet zonder schriftelijke toestemming van Den Haag deze verzekeringsovereenkomst(en) dan wel de condities waaronder deze zijn aangegaan. 21. OVERDRAAGBAARHEID Vorderingen die Opdrachtnemer op Den Haag heeft zijn niet overdraagbaar of vatbaar voor verpanding, tenzij Den Haag daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Deze toestemming wordt niet op onredelijke gronden geweigerd. 22. RANGREGELING In geval van onderlinge onverenigbaarheid geldt dat de bij de Overeenkomst schriftelijk nader overeengekomen voorwaarden boven deze Voorwaarden gaan en dat laagst in rang zijn niet-schriftelijk overeengekomen voorwaarden, ook als deze van de meest recente datum zijn De Opdrachtnemer is op de hoogte van het feit dat Den Haag ook als overheid optreedt en aanvaardt de mogelijke gevolgen voor de Overeenkomst van de uitvoering of uitoefening van de op Den Haag rustende verplichtingen op grond van publiekrechtelijke voorschriften of regelingen. 23. GEHEIMHOUDING Opdrachtnemer is verplicht alle informatie en kennis die hij van Den Haag ontvangt of die hij bij de uitvoering van de Overeenkomst opdoet vertrouwelijk te behandelen. Opdrachtnemer zal door hem ingeschakelde werknemers en derden eenzelfde geheimhoudingsplicht opleggen en staat ervoor in dat zij zich aan deze geheimhoudingsplicht houden. 24. AANNEMING VAN WERKEN Indien door Den Haag voor de aanneming van een Werk een bestek is opgesteld, zijn deze Voorwaarden niet van toepassing Indien de aanvraag, aanbieding of de Overeenkomst betrekking heeft op de aanneming van een Werk waarvoor geen bestek is opgesteld, zijn van toepassing: a. de artikelen 1 t/m 5, 13, 14, 17, 19, 21 en 23 t/m 27 van deze Voorwaarden; b. de Uniforme Administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989 (UAV), met uitzondering van de volgende paragrafen: paragraaf 14; paragraaf 18, paragraaf 22; paragraaf 40, lid 6; paragraaf 42, lid 2 (voorts wordt bepaald dat de gemeente naast de korting een aanvullende schadevergoeding kan eisen) en paragraaf 45, lid 1 en 2. De wijzigingen van materiaalprijzen, vrachten, lonen en sociale lasten en dergelijke zijn niet verrekenbaar. In geval van strijdigheid tussen de bepalingen van deze Voorwaarden en de bepalingen van de UAV, hebben de bepalingen van deze Voorwaarden voorrang. 25. WET KETENAANSPRAKELIJKHEID Indien de Wet Ketenaansprakelijkheid op de Overeenkomst van toepassing is, dient Opdrachtnemer aan alle uit deze wet voortvloeiende verplichtingen te voldoen Den Haag heeft de bevoegdheid om in door haar bepaalde gevallen dat deel van de prijs dat betrekking heeft op loonbelasting en premies niet aan Opdrachtnemer te betalen, maar te voldoen via een G-rekening dan wel rechtstreeks aan de fiscus en de bedrijfsvereniging. 26. TOEPASSELIJK RECHT Op een rechtsverhouding waarop deze Voorwaarden toepasselijk zijn, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag en eventuele andere internationale regelingen inzake koop van roerende lichamelijke zaken voor zover de werking hiervan door Partijen kan worden uitgesloten. 27. BEVOEGDE RECHTER Geschillen betreffende de totstandkoming, de uitleg of de uitvoering van Overeenkomsten waarop deze Voorwaarden van toepassing zijn, worden beslecht door de daartoe bevoegde rechter te s-gravenhage Het bepaalde in lid 1 geldt niet voor geschillen waarop volgens artikel 24 de UAV van toepassing zijn. CITEERTITEL Deze Voorwaarden kunnen worden aangehaald als "Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag 2009". II. Dat de dienstonderdelen van de gemeente Den Haag deze voorwaarden zullen hanteren bij het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot Leveringen, Diensten of Werken, en op alle (rechts)handelingen die daarmee verband houden. III. Dat dit besluit in werking treedt op 21 december Pagina 40 van 60

41 Bijlage 5. Conceptovereenkomst RAAMOVEREENKOMST Project Catering Gemeente Den Haag IDC Gemeente Den Haag - (NAAM OPDRACHTNEMER) Pagina 41 van 60

42 Inhoudsopgave Artikel 1: Begripsomschrijvingen Artikel 2: Voorwerp van de Raamovereenkomst Artikel 3: Duur van de Raamovereenkomst Artikel 4: Garanties Artikel 5: Prijzen en Tarieven Artikel 6: Facturering Artikel 7: Aanvraag Nadere opdracht onder Raamovereenkomst Artikel 8: Totstandkoming, duur en wijzigingen van de Nadere opdracht(en) Artikel 9: Vertegenwoordiging en overleg Artikel 10: Plaats en tijdstippen van het verrichten van de werkzaamheden Artikel 11: Overdracht rechten en verplichtingen, Onderaanneming Artikel 12: Aansprakelijkheid Artikel 13: Verzekering Artikel 14: Beveiliging, vertrouwelijkheid en Integriteit Artikel 15: Overige bepalingen Artikel 16: Beëindiging en ontbinding Artikel 17: Toepasselijk recht en bevoegde rechter Bijlage 1: Aanbieding van Opdrachtnemer d.d. (DATUM) met kenmerk (KENMERK). (genoegzaam bekend bij Partijen) Bijlage 2: Gemandateerde contactpersonen Bijlage 3: Model Nadere opdracht Bijlage 4: Nota s van Inlichtingen (genoegzaam bekend bij Partijen) Bijlage 5: Aanbestedingsdocumenten (genoegzaam bekend bij Partijen) Bijlage 6: Ingevuld Prijzen-/tarievenblad Bijlage 7: Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag 2009 Pagina 42 van 60

43 ONDERGETEKENDEN 1. De gemeente Den Haag, zetelende te 2511 BT Den Haag aan het Spui 70, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur Intern Dienstencentrum, de heer P. Hunnego daartoe aangewezen door de Burgemeester van Den Haag krachtens artikel 171 Gemeentewet en artikel 10:3, eerste lid Algemene Wet Bestuursrecht alsmede krachtens mandaat d.d. 9 december 2014 met registratienummer BSD/ , RIS , hierna te noemen: Opdrachtgever, 2. (NAAM OPDRACHTNEMER), gevestigd te (POSTCODE-PLAATS), en aldaar kantoor houdende aan (STRAATNAAM-NUMMER), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer (NUMMER), te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door (NAAM- FUNCTIE), hierna te noemen: Opdrachtnemer, Gezamenlijk te noemen: Partijen OVERWEGENDE DAT: 1. In het kader van de Europese openbare procedure een aanbesteding is gehouden met nr IDC en met als onderwerp Raamovereenkomst Project Catering gemeente Den Haag ; 2. Opdrachtnemer op (DATUM) een Aanbieding heeft gedaan; 3. De Aanbieding van Opdrachtnemer één van de twee winnende inschrijvingen is. 4. Opdrachtnemer zich in voldoende mate op de hoogte heeft gesteld van de organisatie van Opdrachtgever en de specifieke eisen voor de Opdracht zoals opgenomen in de Aanbestedingsdocumenten; 5. Opdrachtnemer de overeengekomen Dienstverlening naar behoren uitvoert en daarbij de zorg van een goed opdrachtnemer in acht neemt; 6. Opdrachtgever en Opdrachtnemer deze Raamovereenkomst aangaan waarin de op de Opdracht toepasselijke voorwaarden zijn vastgelegd; VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN: Artikel 1: Begripsomschrijvingen In deze Raamovereenkomst worden de hierna met een hoofdletter geschreven begrippen in de volgende betekenis gebruikt: Aanbestedingsdocumenten Pagina 43 van 60

44 De aankondiging van opdracht, Aanbestedingsleidraad, en de naar aanleiding daarvan verzonden nota s van inlichtingen, alsmede de bijlagen behorend bij deze documenten. Aanbieding De offerte van Opdrachtnemer van (DATUM) met kenmerk (KENMERK) in het kader van deze Europese openbare aanbesteding en de door Opdrachtnemer gegeven antwoorden op eisen en vragen in het kader van de Aanbestedingsdocumenten. Bijlagen Aanhangsels bij de Raamovereenkomst respectievelijk de Nadere opdracht(en) die, na door Partijen te zijn geparafeerd, deel uitmaken van de Raamovereenkomst. In de Bijlagen zijn de voorwaarden vermeld, waarnaar in de Raamovereenkomst respectievelijk Nadere opdracht(en) wordt verwezen. Derden Anderen dan bedoeld onder Opdrachtnemer en die soortgelijke Dienstverlening als Opdrachtnemer verzorgen, dan wel door hem in te schakelen Personeel, (onder)aannemers of hulppersonen. Dienstverlening De door Personeel van Opdrachtnemer ten behoeve van Opdrachtgever uit te voeren Werkzaamheden op basis van de Raamovereenkomst en Nadere opdrachten, inhoudende: Project Catering zoals omschreven in de Aanbestedingsdocumenten en de Aanbieding. Nadere opdracht De Opdracht van Opdrachtgever aan Opdrachtnemer tot het uitvoeren van Dienstverlening onder de voorwaarden genoemd in de Raamovereenkomst. Bijlage 3 van deze Raamovereenkomst bevat een voorbeeld van de Nadere opdracht. Offerte De op verzoek van Opdrachtgever door Opdrachtnemer uitgebrachte schriftelijke offerte om een Nadere opdracht aan te gaan. Personeel De door Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Raamovereenkomst in te zetten personeelsleden, die de Dienstverlening ten behoeve van Opdrachtgever uitvoeren. De artikelen van de Overeenkomst die betrekking hebben op Personeel zijn op dezelfde wijze van toepassing op personen die Opdrachtnemer (al dan niet) inhuurt of in onderaanneming aanneemt (of inschakelt) waaronder Derden en die ingezet worden voor de uitvoering van de Dienstverlening. Raamovereenkomst Deze raamovereenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarin de voorwaarden zijn vastgelegd voor de uitvoering van de Dienstverlening. Pagina 44 van 60

45 Tarieven De prijzen zoals opgenomen in de Aanbieding die Opdrachtnemer in rekening brengt voor de Dienstverlening. Werkzaamheden De door Opdrachtnemer op basis van de Raamovereenkomst en Nadere opdrachten uit te voeren Dienstverlening. Artikel 2: Voorwerp van de Raamovereenkomst 2.1. Opdrachtnemer verplicht zich om na een Nadere opdracht de Dienstverlening volgens de Aanbestedingsdocumenten, de Aanbieding en de Raamovereenkomst uit te voeren tegen een in artikel 5 vastgestelde Tarieven. 2.2 Nadere opdrachten worden uitsluitend door de in Bijlage 2 vermelde contactperso(o)n(en) van Opdrachtgever aangegaan. 2.3 De voorwaarden van de Raamovereenkomst zijn van toepassing op alle Nadere opdrachten, die tijdens de looptijd van de Raamovereenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer worden gesloten. 2.4 Het staat Opdrachtgever vrij al dan niet van de Dienstverlening van Opdrachtnemer gebruik te maken. Opdrachtnemer kan aan de Raamovereenkomst niet het recht ontlenen op een Nadere opdracht. 2.5 De Bijlagen (en overwegingen) maken integraal onderdeel uit van de Raamovereenkomst. Voor zover de volgende bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn, geldt de navolgende rangorde, waarbij het hoger voornoemde document prevaleert boven het lager genoemde: 1. De Raamovereenkomst Project Catering gemeente Den Haag ; 2. Respectievelijke Nota s van Inlichtingen waarbij een latere versie prevaleert boven een eerdere (genoegzaam bekend bij Partijen); 3. Aanbestedingsleidraad met bijlagen (genoegzaam bekend bij Partijen) 4. Algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Den Haag Aanbieding van Opdrachtnemer d.d. (DATUM) met kenmerk (KENMERK). Artikel 3: Duur van de Raamovereenkomst 3.1 De Raamovereenkomst gaat in op de laatste datum van ondertekening door één van partijen voor de duur van één jaar en eindigt (ook na eventuele verlenging) van rechtswege zonder dat daarvoor opzegging is vereist. De Raamovereenkomst kan eenzijdig door opdrachtgever worden verlengd met een periode van drie maal één jaar. Als Opdrachtgever gebruik maakt van de mogelijkheid tot verlenging, dan deelt zij dat drie maanden voor afloop van de overeenkomst aan opdrachtgever mee. 3.2 Een Nadere opdracht wordt in zijn geheel uitgevoerd als de Raamovereenkomst op een eerder Pagina 45 van 60

46 moment eindigt tenzij (ook) de Nadere opdracht rechtsgeldig (tussentijds) eindigt. In dat geval blijven de bepalingen uit de Raamovereenkomst voor de resterende duur van de Nadere opdracht van toepassing. Artikel 4: Garanties 4.1 Opdrachtnemer garandeert dat hij: a. de op grond van de Raamovereenkomst en Nadere opdrachten uit te voeren Dienstverlening op vakbekwame wijze- en als een goed opdrachtnemer uitvoert. b. gedurende de contractsduur blijft voldoen aan de aan hem gestelde eisen en voorwaarden, volgens de Aanbestedingsdocumenten en de door Opdrachtnemer gegeven antwoorden op eisen en vragen in het kader van de Aanbestedingsdocumenten; c. voor de uitvoering van de Dienstverlening eigen en voldoende gekwalificeerd Personeel inzet, dan wel (personeel van) Derden, wiens inzet Opdrachtnemer schriftelijk heeft gemeld aan Opdrachtgever. Opdrachtnemer heeft (en neemt) de volledige verantwoordelijkheid ten aanzien van hun kwalificaties en de uitvoering van de Opdracht; d. hij voldoende aantoonbaar gekwalificeerd Personeel beschikbaar heeft om Nadere opdrachten te kunnen uitvoeren. 4.2 Als Opdrachtnemer na schriftelijke aanmaning van Opdrachtgever, waarbij een redelijke termijn wordt gesteld, niet (meer) voldoet aan zijn verplichting tot nakoming, dan is opdrachtgever, onverminderd zijn verdere rechten, gerechtigd het verzuim op kosten van Opdrachtnemer (al dan niet door Derden) te (doen laten) verhelpen. Artikel 5: Prijzen en Tarieven 5.1 De Tarieven voor de overeengekomen Dienstverlening volgens de Aanbestedingsdocumenten zijn opgenomen in de Aanbieding van Opdrachtnemer. Indexering van de tarieven vindt met ingang van 1 januari 2018 plaats per kalenderjaar conform het CBS Prijsindexcijfer CAO lonen zakelijke dienstverlening. 5.2 Alle overige kosten waaronder reis- en verblijfskosten, offertekosten (Nadere opdrachten), bijkomende kosten voor kwaliteitsborging, voorrijkosten, training van personeel, secretariaatsuren, overhead, verwervingskosten et cetera zijn opgenomen in de Tarieven volgens artikel 5.1 en kunnen door Opdrachtnemer niet aan Opdrachtgever (extra) in rekening worden gebracht. Dit geldt ook voor alle eventuele wettelijke inhoudingen en afdrachten volgens de toepasselijke belastingwetgeving waaronder de wet Ketenaansprakelijkheid en sociale verzekeringswetgeving. Artikel 6: Facturering 6.1 Facturering vindt (ook na inschakeling van Derden) uitsluitend plaats door Opdrachtnemer binnen twee weken na afloop van de Dienstverlening volgens een Nadere opdracht. Opdrachtgever Pagina 46 van 60

47 betaalt de door hem verschuldigde bedragen binnen 30 dagen na ontvangst van de betreffende factuur aan Opdrachtnemer. 6.2 Indien Opdrachtgever een factuur gemotiveerd geheel of gedeeltelijk betwist of deze incorrect is opgesteld of ingediend, heeft Opdrachtgever het recht uitbetaling op te schorten, dan wel niet uit te betalen. Partijen lossen een dergelijk geschil zo snel mogelijk op. 6.3 Overschrijding van een betalingstermijn door Opdrachtgever of niet-betaling door Opdrachtgever op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van een factuur geeft Opdrachtnemer niet het recht zijn prestatie op te schorten of te beëindigen. Artikel 7: Aanvraag Nadere opdracht onder Raamovereenkomst 7.1 Nadere opdrachten worden uitsluitend aangegaan op basis van een door Opdrachtgever geaccepteerde Offerte wat blijkt uit een door opdrachtgever ondertekende Nadere opdracht. De Offerte wordt als bijlage bij de Nadere opdracht gevoegd. 7.2 Een Offerte voor het aangaan van een Nadere opdracht bevat in ieder geval informatie over de te verrichten Werkzaamheden op basis van de door Opdrachtgever verstrekte informatie over een evenement. 7.3 Als Opdrachtnemer na het verzoek om een Offerte van Opdrachtgever geen Offerte wenst uit te brengen, dan is Opdrachtnemer verplicht om Opdrachtgever hierover uiterlijk binnen drie (3) kalenderdagen in kennis te stellen. 7.4 Aan het uitbrengen van de Offertes zijn voor Opdrachtgever geen kosten verbonden. Artikel 8: Totstandkoming, duur en wijzigingen van de Nadere opdracht(en) 8.1 Een Nadere opdracht komt slechts tot stand na bevoegde ondertekening van de Nadere opdracht door Partijen. 8.2 De Nadere opdracht vermeldt de duur waarbinnen de Werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. 8.3 Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd om de aard en omvang van de door Opdrachtnemer op grond van een Nadere opdracht verrichten Dienstverlening in redelijkheid te wijzigen, echter niet dan na voorafgaand overleg met Opdrachtnemer en met inachtneming van een redelijke termijn. Opdrachtgever vergoedt in dat geval in ieder geval de door Opdrachtnemer aantoonbaar gemaakte kosten. Artikel 9: Vertegenwoordiging en overleg 9.1 Partijen wijzen contactpersonen aan voor de uitvoering van de Raamovereenkomst en Nadere opdrachten. De contactpersonen van Partijen zijn opgenomen in Bijlage 2. In een Nadere opdracht kunnen eventueel voor die specifieke Dienstverlening afwijkende contactpersonen worden aangewezen. Pagina 47 van 60

48 9.2 Op verzoek van (één van) Partijen maar tenminste eenmaal per jaar vindt overleg plaats tussen de contactpersonen over de wijze waarop de Raamovereenkomst wordt uitgevoerd. Eventuele afspraken gelden als aanvulling of wijziging van de Raamovereenkomst als deze schriftelijk zijn bevestigd door de contactpersoon (Bijlage 2). Artikel 10: Plaats en tijdstippen van het verrichten van de werkzaamheden 10.1 In de Nadere opdracht(en) wordt vastgelegd wanneer en op welke tijdstippen de Werkzaamheden worden uitgevoerd. Afhankelijk van het evenement kan dit overdag, in de avond (met uitloop in de nacht) of in het weekend plaatsvinden De plaats van Werkzaamheden is Den Haag. In de Nadere opdracht wordt gespecificeerd in welke vestiging(en) van Opdrachtgever de Werkzaamheden worden uitgevoerd. Artikel 11: Overdracht rechten en verplichtingen; Onderaanneming 11.1 Partijen zijn niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit de Raamovereenkomst of een Nadere opdracht zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij aan een Derde over te dragen. De toestemming verlenende Partij is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden, dan wel deze in tijd te beperken. Partijen zullen toestemming niet op onredelijke gronden onthouden. 11.2Opdrachtnemer draagt volledige, totale en uitsluitende verantwoordelijkheid (en aansprakelijkheid) voor door hem in te schakelen Personeel en Derden bij de uitvoering van de Dienstverlening. 11.3De in dit artikel bedoelde toestemming van Opdrachtgever laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor de nakoming van krachtens: a. Nadere opdrachten op hem rustende verplichtingen; b. de op hem als werkgever rustende verplichtingen voor afdracht van belastingen en sociale zekerheidspremies. Artikel 12: Aansprakelijkheid 12.1 Opdrachtnemer is aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit de uitvoering van de Dienstverlening, dan wel door hem in te schakelen Personeel en Derden Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever tegen alle aanspraken tot vergoeding van schade voor door Opdrachtnemer of door hem in te schakelen Personeel of Derden veroorzaakt bij de uitvoering van de Dienstverlening Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever voor aanspraken op grond van inhoudingen en afdrachten volgens de toepasselijke belastingwetgeving waaronder de wet Ketenaansprakelijkheid en sociale verzekeringswetgeving. Artikel 13: Verzekering Pagina 48 van 60

49 13.1 Opdrachtnemer heeft een met het oog op de Dienstverlening afdoende verzekering tegen wettelijke (beroeps)aansprakelijkheid en bedrijfsaansprakelijkheid voor minimaal ,- per gebeurtenis en minimaal per jaar Opdrachtnemer zal desgevraagd onverwijld bewijs van verzekering en premiebetaling aan Opdrachtgever overleggen. Opdrachtnemer verplicht zich de verzekeringsovereenkomsten minimaal ongewijzigd voort te zetten. Artikel 14: Beveiliging, vertrouwelijkheid en Integriteit 14.1 De voor gemeenteambtenaren geldende beveiligingsprocedures en integriteits-, gedrags- en huisregels zijn van overeenkomstige toepassing op door Opdrachtnemer voor uitvoering van de Werkzaamheden in te zetten Personeel en Derden. Opdrachtnemer stelt deze op de hoogte van de voorschriften Opdrachtnemer is verplicht om op eerste verzoek van de Opdrachtgever een zogeheten verklaring omtrent gedrag (VOG) afkomstig van de gemeentelijke basisadministratie aan te vragen voor het in te zetten Personeel. Personeel dat niet beschikt over een VOG kan de toegang tot gemeentelijke panden worden ontzegd. 14.3Opdrachtnemer en door hem in te zetten Personeel en Derden verplichten zich de informatie die gedurende de Dienstverlening wordt opgedaan en waarvan hij weet of moet begrijpen dat die vertrouwelijk is, dan wel privacygevoelig, niet aan derden beschikbaar te stellen of hierover aan derden inlichting of informatie te verschaffen, tenzij Opdrachtgever schriftelijk uitdrukkelijk toestemming verleent. Artikel 15: Overige bepalingen 15.1 Op de Raamovereenkomst en de daaruit voortgekomen Nadere opdrachten zijn uitsluitend de Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag 2009 van toepassing. Opdrachtgever verklaart deze tijdig te hebben ontvangen en te kennen. De algemene of bijzondere leverings- en betalingsvoorwaarden van Opdrachtnemer of van Derden, dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen Opdrachtnemer houdt zich bij de uitvoering van de Raamovereenkomst en Dienstverlening op grond van Nadere opdrachten aan alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving, onder andere (doch niet uitsluitend) op het gebied van veiligheid, arbeidsomstandigheden, milieu en gevaarlijke stoffen, belastingen en sociale verzekeringen. De hiermee gemoeide kosten, bijvoorbeeld voor vergunningen of ontheffingen, zijn voor rekening voor Opdrachtnemer Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de Overeenkomst van kracht te zijn, blijven na ontbinding voor zover toepasselijk van kracht. Tot deze verplichtingen behoren in ieder geval: garanties, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid, toepasselijk recht en de geschillenregeling. Artikel 16: Beëindiging, Ontbinding Pagina 49 van 60

50 16.1 Opdrachtgever is in aanvulling op het bepaalde in artikel 6:265 en 266 BW in ieder geval gerechtigd de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven te ontbinden zonder voorafgaande aanmaning of ingebrekestelling, indien: a. Opdrachtnemer in insolventie komt te verkeren (waaronder begrepen (dreigende) aanvraag of verlening van (voorlopige) surseance van betaling, faillissement, of (dreigend) beslag op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Opdrachtnemer); b. de onderneming van Opdrachtnemer wordt geliquideerd of gestaakt; c. Opdrachtnemer anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te kunnen komen In geval van een aan Opdrachtnemer toerekenbare vertraging in de Dienstverlening, is Opdrachtgever gerechtigd om de Opdracht te beëindigen, dan wel te ontbinden. Onder een aan Opdrachtnemer toerekenbare vertraging wordt verstaan elke vertraging in de Dienstverlening die niet te wijten aan overmacht of aan onvoorziene omstandigheden Deze Overeenkomst kan zonder aanmaning of ingebrekestelling, met onmiddellijke ingang buiten rechte schriftelijk worden ontbonden als de relatie tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer of door hem in te schakelen Personeel of Derden door de Belastingdienst wordt aangemerkt als dienstverband en hierdoor de verplichting ontstaat tot afdracht van sociale premies en loonbelasting etc. Schade die hier voor Opdrachtgever uit voortvloeit komt voor rekening van Opdrachtnemer. Artikel 17: Geschillenregeling en Toepasselijk recht 17.1 Op deze Raamovereenkomst en daaronder af te sluiten Nadere opdrachten is Nederlands recht van toepassing Geschillen tussen Partijen worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter te Den Haag. Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te Den Haag op (DATUM) OPDRACHTGEVER Naam: P. Hunnego Functie: directeur IDC Handtekening: OPDRACHTNEMER Naam: Functie: Handtekening: Datum: Datum: Pagina 50 van 60

51 Bijlage 6. Prijzenblad Het prijzenblad behorende bij deze aanbesteding is separaat in Excel bestand toegevoegd. Pagina 51 van 60

52 Bijlage 7. Checklist Bij uw inschrijving dient u de volgende documenten te voegen: Tab Documenten Bijgevoegd Tab 1 Begeleidende brief en contactgegevens. Indien u inschrijft in combinatie, dient de penvoerder van de combinatie dit document te ondertekenen. Tab 2 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (Bijlage 1). Het dient ingevuld te worden en rechtsgeldig te worden ondertekend. Indien u inschrijft in combinatie dienen alle combinantleden elk afzonderlijk een Uniform Europees Aanbestedingsdocument in te vullen en te ondertekenen, zie par en par. 5. Dit geldt ook voor hoofd- en onderaannemers. Tab 3 Verklaring van inschrijving (Bijlage 2). De Verklaring van inschrijving dient ingevuld te worden en rechtsgeldig te worden ondertekend. Indien u inschrijft in combinatie dienen alle combinantleden deze verklaring gezamenlijk in te vullen en te ondertekenen. Tab 4 Referentieopdrachten (Bijlage 3). Tab 5 Tab 6 Uw uitwerking van sub- gunningscriterium 1: Kwaliteit en flexibiliteit. Uw uitwerking van sub- gunningscriterium 2: Creativiteit. Tab 7 Prijzenblad (Bijlage 6). Tab 8 Ondertekende verklaring van volmacht (Bijlage 9). Alleen in te vullen en bij te voegen indien van toepassing. Pagina 52 van 60

53 Bijlage 8. Model Vragenformulier Bij het stellen van vragen als bedoeld in paragraaf 2.4 van de aanbestedingsleidraad dient u gebruik te maken van het onderstaande formulier. Aanbestedingsnaam: Nummer: Gegevens Inschrijver Naam Inschrijver: Naam contactpersoon Inschrijver: contactpersoon Inschrijver: Telefoon contactpersoon Inschrijver: Datum: Project catering IDC Onderstaande tabel kunt u uitbreiden als u meer vragen wilt stellen. Pagina Paragraaf Vraag Pagina 53 van 60

54 Bijlage 9. Model volmacht De ondergetekende(n) geeft/geven hierbij een onherroepelijke volmacht aan (naam gevolmachtigde) om namens (naam Gegadigde) en ingeschreven in het handelsregister onder het nummer (bijvoorbeeld het KvK nummer), de aanvraag tot deelneming voor de aanbesteding en de eventuele inschrijving, in te dienen. De gevolmachtigde is daarmee tevens tekenbevoegd om de bij de inschrijving behorende bijlagen en aanbiedingsbrief te ondertekenen. Ten bewijze waarvan deze beperkte volmacht is ondertekend. Datum Plaats Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger 1 conform het handelsregister Bevoegdheid volgens het handelsregister < bijvoorbeeld: zelfstandig bevoegd/ gezamenlijk bevoegd / bevoegd tot transacties van XX Euro> Handtekening rechtsgeldige vertegenwoordiger 1 Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger 2 conform het handelsregister (bij gezamenlijke bevoegdheid) Bevoegdheid volgens het handelsregister Handtekening rechtsgeldige vertegenwoordiger 2 < bijvoorbeeld: zelfstandig bevoegd/ gezamenlijk bevoegd / bevoegd tot transacties van XX Euro> (tabel uitbreiden indien er pas sprake is van rechtsgeldige vertegenwoordiging bij meer dan twee gezamenlijk bevoegde personen) Pagina 54 van 60

55 Bijlage 10. Plattegronden Atrium Stadhuis Aanbestedingsleidraad Raamovereenkomst Project catering Den Haag

56 Pagina 56 van 60

57 Oude stadhuis Groenmarkt (Renaissance-stijl) Pagina 57 van 60

58 Pagina 58 van 60

59 Huiskamer Leyweg Pagina 59 van 60