Aanbestedingsleidraad

Transcriptie

1 Aanbestedingsleidraad Europese aanbesteding volgens de openbare procedure OCW Leerlingenvervoer gemeenten Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden-Delfland en Groepsvervoer de Haeghe Groep

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Omschrijving en omvang van de opdracht Beleid en ontwikkeling Duur van de overeenkomst Wachtkamerovereenkomst Beschrijving van de gemeenten Gemeente Den Haag Gemeente Delft Gemeente Rijswijk Gemeente Midden-Delfland Planning 10 2 Aanbestedingsprocedure Aankondiging Contactgegevens Nota s van inlichtingen Sluitingsdatum inschrijving Afzien van deelname 13 3 Voorwaarden Juridisch kader Regelgeving Juridische voorwaarden Klachtenafhandeling Rechtsbescherming Non discriminatie beginsel Duurzaamheid Social Return Aanbestedingsdocumenten Vertrouwelijkheid Onjuistheden Voorbehoud Inschrijving Aanlevering van de inschrijving Indeling van de inschrijving Taal Ondertekening inschrijving Inschrijven in combinatie / onderaanneming Kosten van inschrijving Onvoorwaardelijke inschrijving Gestanddoeningstermijn Aanvullingen/verduidelijkingen/verificatie Eigendom van de informatie 20 4 Beoordeling Beoordelingsteam Procedure van beoordelen Gunningscriterium/Beoordelingssystematiek 22 Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 2 van 95

3 4.3.1 Kwaliteit Prijs Indexering Eindscore 24 5 Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden Bewijsstukken uitsluitingsgronden 25 6 Minimum geschiktheidseisen Economische en Financiële draagkracht Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid 28 7 Minimum (gunnings-)eisen Formele eisen Informatieveiligheid Groepsvervoer Haeghe groep Algemene eisen Organisatie en dienstverlening Het samenstellen van de routes Kwaliteit en normering Administratie, verslaglegging, toezicht en vergoeding Begeleiders 47 8 Gunningscriteria Kwaliteit Prijs 53 Bijlagen: Bijlage 1. Uniform Europees Aanbestedingsdocument Bijlage 2. Verklaring van Inschrijving Bijlage 3. Format referentieopdrachten Bijlage 4. ARVODI 2016 Bijlage 5. Concept overeenkomst(en) a. Vervoersovereenkomst Leerlingenvervoer gemeenten Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden Delfland b. Vervoersovereenkomst groepsvervoer Haeghe Groep gemeente Den Haag c. Concept Wachtkamer Overeenkomst d. Model Bewerkersovereenkomst versie Bijlage 6. Prijzenblad Bijlage 7. Checklist Bijlage 8. Model vragenformulier Bijlage 9. Model Volmacht Bijlage 10. Verklaring financiële / economische draagkracht Bijlage 11. Leidraad Bereikbaarheidsdienst en ondersteuning contract management Leerlingenvervoer Bijlage 12. Nota s van Inlichtingen Bereikbaarheidsdienst en ondersteuning contract management Leerlingenvervoer Bijlage 13. Voorbeeld Service Level Agreement (SLA) Bijlage 14. Dossier Afspraken en Procedures (DAP) Bijlage 15. Vragenlijst informatiebeveiliging Bijlage 16. Omvang huidige vervoer Bijlage 17. Overzicht eisen aan het personeel Bijlage 18. Model format factuur en specificatie Bijlage 19. Begrippenlijst Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 3 van 95

4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Dit is de Aanbestedingsleidraad voor het Leerlingenvervoer van de gemeenten Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden-Delfland en het Groepsvervoer Haeghe groep van de gemeente Den Haag. Namens deze gemeenten (hierna te noemen de Opdrachtgevers; deze definitie geldt eveneens voor de navolgende hoofdstukken) treedt de gemeente Den Haag op als aanbestedende dienst c.q. penvoerder. Gekozen is voor een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure. Dit betekent dat in principe iedere geïnteresseerde marktpartij een inschrijving kan indienen voor deze opdracht. Er is om de volgende redenen gekozen voor het volgen van een openbare procedure: - Het aantal te verwachten inschrijvers is overzichtelijk en ligt nabij het minimum aantal te selecteren inschrijvers dat is toegestaan bij het toepassen van de niet-openbare procedure. - Het toepassen van een andere procedure dan de openbare procedure leidt naar verwachting eerder tot hogere dan lagere lasten voor de inschrijvers en de aanbestedende dienst. In deze Aanbestedingsleidraad treft u onder meer informatie aan over de procedure, de voorwaarden, de opdracht, de minimumeisen aan de marktpartijen (hierna: Inschrijver(s)), de minimumeisen aan de opdracht, de gunningscriteria en de beoordelingssystematiek. 1.2 Omschrijving en omvang van de opdracht De opdracht bestaat uit het uitvoeren van het leerlingenvervoer van de gemeenten Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden-Delfland en het Groepsvervoer Haeghe groep van de gemeente Den Haag. Leerlingenvervoer Per schooljaar besluiten de gemeenten Delft, Den Haag, Rijswijk en Midden-Delfland of individuele leerlingen woonachtig in hun gemeenten in aanmerking komen voor individueel leerlingenvervoer. Dit gebeurt op basis van de in die gemeente vigerende verordening leerlingenvervoer en eventueel van toepassing zijnde beleids- of gedragsregels. Dit evenals op grond van het ter zake bepaalde in de Wet op het primair onderwijs (WPO), de Wet op de expertisecentra (WEC), de Wet op het voortgezet onderwijs (WVO) en de Jeugdwet. Nadat aangepast leerlingenvervoer is toegekend, wordt een vervoersopdracht verstrekt voor het dagelijks uitvoeren van aangepast leerlingenvervoer tussen woonadres en school en vice versa. De Opdrachtgevers hebben een Vervoerscoördinator aangetrokken. Deze geeft namens Opdrachtgevers opdrachten aan de Opdrachtnemer. De opdracht omvat het dagelijks aangepast leerlingenvervoer naar en van een groot aantal scholen. Het betreft hier veelal instellingen voor (speciaal) basis onderwijs, (speciaal) voortgezet onderwijs en speciaal onderwijs. Deze instellingen zijn gevestigd in de gemeenten Delft, Den Haag, Rijswijk en Midden-Delfland en daarbuiten. Naast dagelijks aangepast leerlingenvervoer van en naar school, kan sprake zijn van vervoer naar en van een stageadres, een zorginstelling, een instelling voor geestelijke gezondheidszorg, vervoer in het weekend en/of vakantievervoer. Opdrachtgever gemeente Den Haag wil 24 taxi begeleiders inzetten in het aangepast leerlingenvervoer. De ervaringen van de afgelopen jaren met de (tijdelijke) inzet van taxi begeleiders zijn positief: op bepaalde routes zijn zij nodig om orde en rust te bewaren, waardoor het vervoer veilig kan plaats vinden. De inzet van deze taxi begeleiders is onderdeel van de opdracht. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 4 van 95

5 Opdrachtgevers willen tegemoetkomen aan de wens van ouders/verzorgers door leerlingen na schooltijd te brengen naar een vast Tweede Afzetadres, bijvoorbeeld buitenschoolse opvang, oma of elke andere vorm van oppas. Van Opdrachtnemer wordt verwacht zorg te dragen voor betrouwbaar, kwalitatief goed en veilig aangepast leerlingenvervoer, waarbij de belangen van de kwetsbare doelgroep centraal staan. Groepsvervoer Haeghe groep: Het Groepsvervoer Haeghe groep betreft het (ingeroosterd) vervoer van medewerkers van de Haeghe Groep van woonadres naar werklocatie en retour op vaste dagen en tijden ( s-ochtends, s-avonds en één tussentijd). De medewerkers dienen bij het woonadres of de aangewezen opstapplaats opgehaald en afgezet te worden. De tussentijden zijn van belang voor werknemers die parttime werken of die in het kader van werkhervatting niet de gehele dag werken. Er kan ook sprake zijn van incidenteel vervoer/overig vervoer (niet ingeroosterd vervoer). Praktisch alle medewerkers wonen in Den Haag. Hierop zijn momenteel drie uitzonderingen: één werknemer woont in Rijswijk, één in Delft en één in Wateringen. Omvang peildatum 1 oktober 2016: 1011 leerlingen en 90 werknemers In totaal zijn er 1011 leerlingen die thans gebruik maken van het aangepast leerlingenvervoer in de gemeenten Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden-Delfland (peildatum 1 oktober 2016) en 90 werknemers bij het groepsvervoer Haeghe Groep. Dit aantal is indicatief kan in de loop van de tijd fluctueren, hieraan kunnen derhalve geen rechten worden ontleend. Percelen: Gelet op het vervoersvolume en het vervoersgebied van het huidige leerlingenbestand is gekozen voor het verdelen in meerdere percelen voor het aangepast leerlingenvervoer. Het groepsvervoer Haeghe groep is ondergebracht in een apart perceel. De opdracht bestaat uit vijf (5) percelen voor het leerlingenvervoer van de gemeenten Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden-Delfland (perceel 1 tot en met 5) en één (1) perceel voor het Groepsvervoer Haeghe groep (perceel 6). Doel van de aanbesteding is om per perceel met één Opdrachtnemer een overeenkomst af te sluiten. Nadere informatie over de overeenkomst vindt u in paragraaf 1.4 van deze aanbestedingsleidraad. De perceelindeling 1 t/m 4 is gebaseerd op vervoer naar en van scholen in een bepaald postcodegebied. Hierbij dient opgemerkt te worden dat in de komende jaren een aantal scholen zal verhuizen en een bestemming zal krijgen in een ander postcode gebied. De impact van deze veranderingen voor het aangepast leerlingenvervoer is niet bekend en hieraan kunnen door de Opdrachtnemer geen rechten worden ontleend. De Opdrachtgevers behouden zich het recht voor om nieuwe bestemmingen bij een perceel naar keuze in te delen. Perceel Omschrijving Bestemming in gebied: 1. Den Haag/Leidschendam Postcode: 2263, 2274, 2492, 2514, 2584, 2587, 2591, 2592, 2595, Den Haag Postcode: 2512, 2515, 2525, 2551, 2554, 2555, 2565, 2566, 2571, 2572, 2582, Den Haag/Rijswijk Postcode: 2283, 2284, 2287, 2522, 2531, 2541, 2542, 2543, 2544, 2548, Delft/Zoetermeer Postcode: 2496, 2612, 2613, 2616, 2624, 2625, 2631, 2671, 2712, 2713, 2715, 2716, 2717, 2718, 2722, 2726, 2727 Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 5 van 95

6 Perceel Omschrijving Bestemming in gebied: 5. Overige bestemmingen Nederland 6. Groepsvervoer Haeghe Groep De werklocatie bestaat uit drie geclusterde locaties: Kerketuinenweg 24, Zilverstraat 52 en Zilverstraat 95 Omvang huidige vervoer In onderstaande tabel staan de aantallen leerlingen / werknemers die dagelijks in het vervoer zitten (peildatum 1 oktober 2016). Aan de genoemde aantallen en waarden kunnen Opdrachtnemers bij een eventuele opdracht geen rechten ontlenen. Perceel Aantal leerlingen / werknemers per dag Aantal begeleiders TOTAAL Conditioneel inkopen Om de aanbesteding voor een groter deel van de markt toegankelijk te maken en hiermee concurrentie te bevorderen, verbinden de Opdrachtgevers de volgende voorwaarden aan het inschrijven op de aanbesteding: 1. Voor de percelen 1 t/m 4 geldt dat één Opdrachtnemer niet meer dan 2 percelen gegund kan krijgen. 2. Indien een Inschrijver inschrijft voor meer dan 2 percelen bij de percelen 1 t/m 4, dan dient Voorbeelden: Inschrijver in de inschrijving zijn voorkeur op te geven voor deze percelen 1 t/m 4. : perceel 1 en 2 wordt gegund aan partij X, perceel 3, 4 en 5 aan partij Y en perceel 6 aan partij Z. : perceel 1, 2 en 4 wordt gegund aan partij X, perceel 3 en 5 aan partij Y en perceel 6 aan partij Z. : perceel 1 wordt gegund aan partij X, perceel 2 en 3 aan partij Y en perceel 4, 5 en 6 aan partij Z. Overige bepalingen t.a.v. de opdracht 1. Prijs uitvraag De Opdrachtgevers hebben onderscheid gemaakt in verschillende percelen om per perceel een prijs uit te kunnen vragen: - Perceel 1, 2, 3, en 4: Prijs per leerling per schooldag voor vervoer per taxi/8-persoonsbus/ rolstoelbus; Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 6 van 95

7 - Perceel 5 en 6: Prijs per beladen uur voor vervoer per taxi/8-persoonsbus/rolstoelbus. 2. Vastgestelde prijzen a. Extra rit. De prijs voor extra ritten (zie hoofdstuk 7, eis #36 van deze Aanbestedingsleidraad) is door de Opdrachtgevers vastgesteld op 37,50 per (inzet)uur exclusief BTW en wordt niet meegewogen in de beoordeling van de inschrijving. b. Begeleider. De prijs voor een taxibegeleider in het aangepast leerlingenvervoer, in te zetten op perceel 1 t/m 4, is vastgesteld op 150,- per begeleider per dag. Hierin is inbegrepen een vergoeding voor de begeleider en het ophalen en weer thuis brengen van deze begeleider. 3. Indien een Opdrachtnemer zich op meerdere percelen inschrijft, dan dient per perceel een afzonderlijke prijsinschrijving te worden ingediend. 4. Perceel 5 en 6 staan los van de voorwaarden ten aanzien van het conditioneel inkopen. 5. Het is niet toegestaan om naast de inschrijving een korting te geven. Indien een Inschrijver toch een korting wil geven dan dient die korting verwerkt te worden in de afgegeven prijzen in zijn inschrijving. 6. Elk perceel wordt slechts aan 1 partij (de EMVI) gegund. 1.3 Beleid en ontwikkeling Leerlingenvervoer: De Opdrachtgevers willen met deze aanbesteding hun beleid ten aanzien van het leerlingenvervoer uitvoeren. Uitgangspunten daarbij zijn: - ouders zijn primair verantwoordelijk voor hun kinderen en het schoolbezoek; - het aangepast leerlingenvervoer is van hoge kwaliteit, veilig en betrouwbaar; - de belangen van de leerlingen staan centraal; - duurzaamheid en leefbaarheid in de gemeenten - een redelijke prijs voor een goed product. Groepsvervoer Haeghe groep: Alleen aan werknemers die om medische of sociale redenen niet zelfstandig naar het werk kunnen reizen, wordt de collectieve vervoersregeling aangeboden. Bij de indicaties gaat het zowel om blijvende als tijdelijke indicaties voor vervoer. In de onderhavige aanbesteding zijn de bovenstaande punten nader uitgewerkt. Mogelijk dat gedurende de looptijd van de overeenkomst maatregelen worden genomen die van essentiële invloed zijn op de omvang van het vervoer. Dit zijn bijvoorbeeld maatregelen in (landelijke) wet- en regelgeving met betrekking tot het onderwijs en de wijze waarop scholen, schoolbesturen, samenwerkingsverbanden in het onderwijs en/of de Opdrachtgevers hier invulling aan geven. Wijzigingen in (landelijke) wet- en regelgeving leiden in beginsel niet tot meerkosten voor de Opdrachtgevers. Mochten dergelijke maatregelen zich tijdens de looptijd van de overeenkomst voordoen, dan treden de Opdrachtgevers met de Opdrachtnemer in overleg over de consequenties voor de uitvoering van de overeenkomst. 1.4 Duur van de overeenkomst De vervoersovereenkomst wordt afgesloten voor een periode van drie jaar, vanaf tot De overeenkomst kan vervolgens maximaal tweemaal met een periode van één jaar verlengd worden, met als definitieve einddatum , dit ter verdere beoordeling van de Opdrachtgevers. Het besluit tot verlenging van de overeenkomst moet uiterlijk op 31 december van het jaar voorafgaande aan het jaar van beëindiging schriftelijk aan de Opdrachtnemer zijn medegedeeld. De Opdrachtnemer is verplicht mee te werken aan verlenging. Indien de overeenkomst niet wordt verlengd, eindigt deze van rechtswege. Bij het opnemen van een verlengingsoptie is het uitgangspunt dat alle Opdrachtgevers (v.w.b. de percelen 1 t/m 5) van de verlengingsoptie gebruik maken. Indien één of meerdere van de deelnemende gemeenten (percelen 1 Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 7 van 95

8 t/m 5) besluiten om geen gebruik te maken van de verlengingsoptie dan zal, afhankelijk van de consequentie voor de omvang van het vervoer, overleg plaatsvinden met de betreffende Opdrachtnemer. In deze procedure is gekozen voor leveringsovereenkomsten van leerlingenvervoer en werknemersvervoer. 1.5 Wachtkamerovereenkomst Na gunning worden met de twee hoogst scorende inschrijvers voor het desbetreffende perceel overeenkomsten afgesloten. Aan de best scorende inschrijver wordt de uitvoering van de opdracht toegewezen. De nummer 2 in rangorde van het desbetreffende perceel neemt plaats in de wachtkamer zonder dat daar een financiële vergoeding vanuit de Opdrachtgevers tegenover staat. Hiertoe wordt een zogenaamde wachtkamerovereenkomst afgesloten (zie bijlage 5c). Ter bepaling van de rangorde binnen een perceel gelden dezelfde gunningsvoorwaarden als beschreven in dit document. Indien zich hierdoor geen mogelijkheid voordoet om een wachtkamerovereenkomst te sluiten kan hiervan worden afgeweken. In geval de Opdrachtnemer van een perceel de overeenkomst niet nakomt, krijgt deze na ingebrekestelling maximaal 6 weken de tijd om de opdracht alsnog conform de gestelde eisen uit te voeren. Indien de uitvoering hierna nog steeds niet voldoet, kunnen de Opdrachtgevers de opdracht voor de resterende contractperiode doorschuiven naar de opvolgend best scorende inschrijver in rangorde (nummer 2). Het doorschuiven van de opdracht kan ook worden toegepast wanneer de overeenkomst om andere redenen tussentijds wordt ontbonden. Door in te schrijven op deze aanbesteding verklaren de inschrijvers dat ze instemmen met deze constructie en in het geval dat ze als tweede eindigen bereid zijn een dergelijke wachtkamerovereenkomst af te sluiten. Ook verklaren zij dat ze in een dergelijk geval binnen maximaal drie maanden na de aankondiging dat de opdracht zal worden doorgeschoven de uitvoering over kunnen nemen. De inschrijvingen van de nummers 2 worden bevroren, alleen de prijzen worden volgens de vastgelegde indexeringsmethodiek aangepast. De looptijden van de wachtkamerovereenkomst zijn gelijk aan de looptijden van de overeenkomsten met de inschrijvers waaraan het vervoer is gegund. 1.6 Beschrijving van de gemeenten Gemeente Den Haag De gemeente Den Haag is een gemeente met ongeveer inwoners. Den Haag behoort hiermee tot de vier grootste gemeenten van Nederland. Het bestuur van de gemeente Den Haag is gehuisvest in het Stadhuis aan het Spui. Het ambtelijk apparaat is gevestigd aan het Spui en op tientallen nevenlocaties. Het Stadhuis, Stadskantoor Leyweg en de Stadsdeelkantoren vormen voor de burgers de belangrijkste (neven)locaties en zijn gevestigd in de stadsdelen: Centrum Haagse Hout Leidschenveen-Ypenburg Scheveningen Escamp Laak Loosduinen Segbroek Om er voor te zorgen dat de inwoners van Den Haag goed kunnen wonen, werken en recreëren wordt het college van Burgemeester en Wethouders ondersteund door ruim gemeenteambtenaren, ondergebracht in negen gemeentelijke diensten, te weten: Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 8 van 95

9 OCW: Onderwijs, Cultuur en Welzijn SZW: Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten BSD: Bestuursdienst DSB: Dienst Stadsbeheer DSO: Dienst Stedelijke Ontwikkeling GAD: Gemeentelijke Accountantsdienst HGR: Haeghe Groep DPZ: Dienst Publiekszaken IDC: Intern Dienstencentrum Naast de gemeentelijke diensten is er de gemeenteraad die ondersteund wordt door: de Griffie; de Raadscommissies; de Rekenkamercommissie; de Ombudsman. Voor verdere informatie zie de website en de website van de Haeghe Groep: De gemeentelijke organisatie is weergegeven in het volgende organigram: De Haeghe Groep De Haeghe Groep is het onderdeel van de gemeente Den Haag dat de Participatiewet uitvoert. Bij deze dienst worden mensen naar werk toe geleid en werken mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Deze dienst verbindt mensen met bedrijven en/of overheden in Den Haag. Dit doet de Haeghe Groep via talentontwikkeling en door het leveren van waardevol werk. De Haeghe Groep vervult een bijzondere rol in de bedrijfsvoering van diverse Opdrachtgevers en in het leven van de medewerkers. Het zijn mensen met een beperking, maar de Haeghe Groep kijkt liever naar wat de medewerkers wel kunnen en begeleidt hen hierbij. Bij de Haeghe Groep werken ca mensen waarvan 2250 met een afstand tot de arbeidsmarkt. Ongeveer 90 medewerkers maken gebruik van het groepsvervoer. Het rittenbestek van de Haeghe Groep kent een zekere mate van flexibiliteit; mensen treden in- en uitdienst, medewerkers kunnen tijdelijk gebruik maken van het vervoer en kunnen ook wisselen van werklocatie. De Haeghe Groep verwacht van de Opdrachtnemer dat hij hier aan meewerkt. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 9 van 95

10 Praktisch alle medewerkers wonen in Den Haag. Er zijn drie uitzonderingen: 1x Rijswijk, 1x Delft, 1x Wateringen. De werklocatie bestaat uit drie geclusterde Haagse locaties: Kerketuinenweg 24, Zilverstraat 52 en Zilverstraat 95. Al hoewel de locaties geclusterd liggen, moeten de medewerkers wel worden opgehaald op het adres waar zij werken. Voor verdere informatie zie de website Gemeente Delft De gemeente Delft is een stad met ruim inwoners. Het bestuur van de gemeente Delft is gevestigd aan het stationsplein, het ambtelijk apparaat op dezelfde locatie gehuisvest in Delft. De portefeuille leerlingenvervoer is belegd binnen het cluster Samenleving. De ambitie van Delft is: We werken midden in de stad, voor de stad. Dat doen we samen met anderen binnen en buiten de organisatie; niet alleen. We maken keuzes en doen waarvoor we kiezen. En dat doen we goed. Waarbij de vraag leidend is, niet de discipline van waaruit hij wordt opgepakt. Binnen de gemeente Delft zitten er thans ca.130 kinderen in het leerlingenvervoer. Voor meer achtergrondinformatie over de gemeente Delft kunt u kijken op: Gemeente Rijswijk De gemeente Rijswijk is gelegen in de provincie Zuid-Holland en kent een inwoneraantal van ongeveer inwoners. De gemeentelijke organisatie bestaat op dit moment uit 11 afdelingen en telt circa 400 werknemers. Binnen de gemeente Rijswijk zitten er thans ca. 90 kinderen in het leerlingenvervoer. Voor meer achtergrondinformatie over de gemeente Rijswijk kunt u kijken op: Gemeente Midden-Delfland De gemeente Midden-Delfland bestaat uit de dorpen Den Hoorn, Maasland en Schipluiden. De gemeente telt een kleine inwoners. Het bestuur en het ambtelijk apparaat is gevestigd in het gemeentehuis in Schipluiden. De gemeente Midden-Delfland verbindt het groene landschap met de stedelijke omgeving. Met de gemeenschap werkt zij aan een betere kwaliteit van leven. Binnen de gemeente Midden-Delfland zitten er thans circa 40 leerlingen in het leerlingenvervoer. Voor meer achtergrondinformatie over de gemeente Midden-Delfland kunt u kijken op: Planning Met het verzenden van de aankondiging is de aanbestedingsprocedure gestart. In de onderstaande tabel is de planning weergegeven. De data met betrekking tot het indienen van vragen en/of opmerkingen, het kenbaar maken van bezwaren en het indienen van de inschrijving gelden als fatale termijnen. De overige data dienen slechts tot richtsnoer en binden de gemeente Den Haag derhalve niet. De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 10 van 95

11 Nr. Omschrijving activiteit Datum 1. Publicatie van opdracht Eventuele vragen n.a.v. Aanbestedingsleidraad indienen , uiterlijk 12:00 uur 3. Versturen antwoorden Nota van Inlichtingen nr Eventuele vragen n.a.v. Nota van Inlichtingen nr. 1 indienen , uiterlijk 12:00 uur 5. Versturen antwoorden Nota van Inlichtingen nr Sluitingsdatum digitale inschrijvingen (via TenderNed) , uiterlijk 11:00 uur 7. Interview perceel 1 t/m 5 en perceel 6 Week Versturen brieven inz. Gunningsbeslissing Einde rechtsbeschermingstermijn (Alcatelperiode) Ondertekening overeenkomst(en) Week Ingangsdatum overeenkomst(en) Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 11 van 95

12 2 Aanbestedingsprocedure 2.1 Aankondiging De gemeente Den Haag heeft op 02/12/2016 via TenderNed een officiële aankondiging verzonden naar het Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Gemeenschappen te Luxemburg. Deze aankondiging is gepubliceerd op Tenders Electronic Daily (TED). De gehele aanbestedingsprocedure zal elektronisch via TenderNed worden uitgevoerd. Alle aanbestedingsdocumenten inclusief bijlagen zijn te downloaden via TenderNed. U dient zich voldoende op de hoogte te stellen van de werking van TenderNed om adequaat aan de aanbestedingsprocedure te kunnen deelnemen en alle noodzakelijke handelingen binnen de gestelde termijnen correct te kunnen verrichten. Hoe TenderNed werkt wordt toegelicht op de website onder de tab Over TenderNed. Inschrijver kan hier onder andere een overzicht van veelgestelde vragen en de egids vinden. Voor onduidelijkheden of andere vragen met betrekking tot de werking van TenderNed dient u, telefonisch of per , contact op te nemen met de servicedesk van TenderNed. N.B. Inschrijver wordt geadviseerd zich in TenderNed te registreren zodat - na inloggen - via de optie Houd mij op de hoogte van deze aanbesteding notificaties van nieuwe documenten kunnen worden ontvangen. Daarnaast dient u voor het doen van een aanmelding en/of inschrijving gebruik te maken van Eherkenning. Zie voor meer informatie, de vier informatiedocumenten aangaande E-herkenning die separaat op het TenderNed platform aan deze aanbesteding zijn toegevoegd. Wij raden u aan tijdig te starten met het treffen van de nodige maatregelen hieromtrent. 2.2 Contactgegevens De aanbestedende dienst is de gemeente Den Haag. De gemeente Den Haag is hierbij penvoerder voor de gemeenten Delft, Rijswijk en Midden-Delfland. Binnen de gemeente Den Haag is de productgroep Onderwijszaken van de Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) belast met voorbereiden van deze overeenkomst. Paul Peek van de afdeling IDC/Inkoop zal de inkooptechnische schil rondom de aanbesteding verzorgen en gedurende het aanbestedingstraject als enig aanspreekpunt fungeren voor de Inschrijvers. Voor vragen en opmerkingen over deze procedure dient u zich uitsluitend te wenden tot Paul Peek via de berichtenfunctie ( Stel een vraag aan de gemeente Den Haag over deze aanbesteding ) binnen TenderNed Het is niet toegestaan om op andere wijze contact te zoeken met de gemeente Den Haag over deze Europese aanbesteding, met uitzondering van de situatie zoals beschreven in paragraaf Klachtenafhandeling. 2.3 Nota s van inlichtingen Deze aanbestedingsprocedure kent twee schriftelijke vragenrondes. Uw vragen in het kader van de eerste vragenronde dienen uiterlijk op het in de planning (zie par. 1.7) genoemde tijdstip gesteld te zijn via de berichtenfunctie ( Stel een vraag aan de gemeente Den Haag over deze aanbesteding ) binnen TenderNed, gebruikmakend van het standaard format in Word wat als Bijlage 8 is opgenomen. U kunt het ingevulde format als bijlage toevoegen aan uw bericht. De antwoorden worden middels een Nota van inlichtingen gepubliceerd op TenderNed. Geïnteresseerden krijgen vervolgens nog eenmaal de gelegenheid om vragen te Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 12 van 95

13 stellen over hetgeen aan de orde is gekomen in deze beantwoording. De planning hiervoor is eveneens opgenomen in par In de reeks bijlagen bij de Aanbestedingsleidraad treft u ook de conceptovereenkomst aan voor deze opdracht alsmede de van toepassing zijnde (inkoop)voorwaarden. U dient uw eventuele op- en aanmerkingen op deze conceptovereenkomst en op de van toepassing zijnde (inkoop)voorwaarden in te leveren tijdens de eerste vragenronde via de berichtenfunctie binnen TenderNed. De gemeente Den Haag zal namens de gemeenten Delft, Rijswijk en Midden-Delfland de opmerkingen beoordelen en indien zij dit redelijk acht verwerken in de conceptovereenkomst, waarna deze definitief wordt. Deze versie van de overeenkomst moeten Inschrijvers onvoorwaardelijk accepteren. Deze acceptatie vindt plaats door het invullen en ondertekenen van de Verklaring van inschrijving in bijlage 2. Ook alle overige in Nota s van Inlichtingen te verwerken eventuele aanvullingen en correcties op de aanbestedingsstukken zullen door de afdeling IDC/Inkoop via de website van TenderNed worden verzonden. Ingevolge de Aanbestedingswet zal de laatste Nota van Inlichtingen uiterlijk 10 kalenderdagen voor de uiterste datum voor de ontvangst van de inschrijvingen via de website van TenderNed worden geüpload. De vragen, de antwoorden, de aanvullingen en de correcties maken integraal onderdeel uit van deze Aanbestedingsleidraad. Ingeval van strijdigheden tussen de Nota s van Inlichtingen onderling prevaleert het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen. 2.4 Sluitingsdatum inschrijving Uw inschrijving moet uiterlijk op het in de planning genoemde tijdstip in het bezit zijn van de gemeente Den Haag. Bij de indiening van uw inschrijving dient u gebruik te maken de digitale kluis in TenderNed, u dient uw inschrijving te uploaden en vervolgens in te dienen. U dient rekening te houden met het feit dat: per fysieke post, of telefax ingediende inschrijvingen niet worden geaccepteerd; de uploadtijden van de tot uw inschrijving behorende documenten mede afhankelijk zijn van factoren buiten TenderNed en niet kunnen worden gegarandeerd. Tip: begin tijdig met het uploaden van stukken en het digitaal invullen van uw inschrijving! u zelf het risico draagt van vertraging tijdens de elektronische verzending; de aftellende digitale klok en de sluitingstijd voor indienen van inschrijvingen, die worden getoond op TenderNed leidend zijn en prevaleren boven alle andere tijdsaanduidingen; indien op genoemde datum/tijdstip geen inschrijving is ontvangen, aangenomen wordt dat de betreffende aanbieder geen inschrijving wenst te doen; de Inschrijver verantwoordelijk is voor de tijdige indiening van zijn inschrijving. Te laat ingediende inschrijvingen worden niet in ontvangst genomen en worden dus uitgesloten van deelname aan deze aanbesteding; de ingediende documentatie eigendom wordt van de gemeente Den Haag. 2.5 Afzien van deelname Indien u besluit geen inschrijving te doen terwijl u in een eerder stadium heeft deelgenomen als Geïnteresseerde in dit aanbestedingsproces (bijvoorbeeld door het stellen van vragen) dan wordt u vriendelijk verzocht dit (voor de sluitingsdatum) te melden via de berichtenfunctie van TenderNed. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 13 van 95

14 3 Voorwaarden Ten aanzien van deze aanbestedingsprocedure gelden de onderstaande voorwaarden. 3.1 Juridisch kader Regelgeving Op deze Openbare Europese aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 (Stb. 2016, 241) van toepassing Juridische voorwaarden De Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten (ARVODI 2016) zijn van toepassing op deze opdracht. Als bijlage bij deze Aanbestedingsleidraad is een concept vervoersovereenkomst gevoegd (Bijlage 5). Daarnaast zijn ook de van toepassing zijnde voorwaarden (ARVODI 2016) bijgevoegd (Bijlage 4). Deze voorwaarden worden het meest proportioneel geacht om op de betreffende Overeenkomst te hanteren. De algemene voorwaarden van de wederpartij worden bij dezen uitdrukkelijk van de hand gewezen. Conform paragraaf 2.3 krijgen Inschrijvers de gelegenheid om opmerkingen te maken over de conceptovereenkomst en de voorwaarden. De gemeente Den Haag zal de opmerkingen beoordelen en indien zij dit redelijk acht verwerken in de conceptovereenkomst. De nieuwe versie van de conceptovereenkomst zal de gemeente Den Haag vóór de sluitingsdatum van de inschrijving toezenden. De Inschrijvers dienen deze overeenkomst bij inschrijving onvoorwaardelijk te accepteren Klachtenafhandeling Vragen, opmerkingen of verzoeken over de aanbestedingsdocumenten of over andere voor de aanbestedingsprocedure relevante zaken dient u eerst aan de orde te stellen bij de vragenronde zoals beschreven in paragraaf 2.3. Indien u het niet eens bent met de reactie op uw vraag, opmerking of verzoek, dan kunt u dit kenbaar maken door middel van het indienen van een klacht bij het interne Klachtenmeldpunt van de Gemeente Den Haag via het adres: klachtenmeldpuntaanbestedingen@denhaag.nl. U dient de klacht in te dienen conform de klachtenregeling van de gemeente Den Haag. Deze klachtenregeling treft u aan op de website van de gemeente Den Haag: Klachten over aspecten die u niet eerst aan de orde heeft gesteld tijdens de eerste vragenronde worden niet in behandeling genomen door het klachtenmeldpunt. Voor klachten over handelingen en documenten die zijn gedateerd na de eerste nota van inlichtingen mag u zich direct wenden tot het klachtenmeldpunt. Een ingediende klacht schort de aanbestedingsprocedure niet op. Daarom wijzen wij u op de mogelijkheid om over de aanbestedingsprocedure, aanbestedingsdocumenten of met andere voor de aanbestedingsprocedure relevante zaken een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank Den Haag. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 14 van 95

15 Indien u het niet eens bent met de uitkomst van een aanbesteding kunt u binnen de in paragraaf gestelde termijn een kort geding aanhangig maken Rechtsbescherming Wanneer Inschrijver bezwaar heeft tegen de gunningsbeslissing (voorlopige gunning) dan dient Inschrijver binnen 20 kalenderdagen na de datum van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing zoals bedoeld in artikel 2.26 sub g jo. artikel Aanbestedingswet een kort geding aanhangig te maken. Wordt door Inschrijver geen kort geding aanhangig gemaakt binnen deze termijn dan gaat de gemeente Den Haag ervan uit dat Inschrijver geen bezwaar heeft tegen de afwijzing en/of de ongeldig c.q. ongeschikt verklaring van de inschrijving en vervalt het recht van Inschrijver hiertegen in rechte op te komen. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de gemeente Den Haag zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van een kopie van de (concept)dagvaarding Non discriminatie beginsel De gemeente Den Haag wijst erop dat op die plaatsen in de Aanbestedingsleidraad waar mogelijkerwijs gevraagd wordt naar bijvoorbeeld merknamen, octrooien, typen, fabricage procedés e.d. en waarbij het wellicht handelt om een unieke zaak en waar dit niet vermeld staat, het gestelde in artikel 2.76 lid 2 Aanbestedingswet van toepassing is op het bewuste tekstdeel. U dient in een dergelijk geval aansluitend aan het bewuste tekstdeel de zinsnede of daarmee gelijkwaardig te lezen Duurzaamheid De gemeente Den Haag wil de stad op duurzame wijze vormgeven en wil hierin een voorbeeldrol spelen door onder andere een duurzaam inkoopbeleid te voeren. Om die reden stelt de gemeente Den Haag duurzaamheidseisen aan producten en diensten die zij inkoopt. Door deel te nemen aan deze aanbesteding verklaren Inschrijvers dat bij de totstandkoming c.q. uitvoering van de in deze aanbesteding te leveren producten en/of diensten zo veel als mogelijk gekozen wordt voor een duurzame werkwijze. Door het invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de Verklaring van Inschrijving (bijlage 2) verklaart de Inschrijver dat zijn onderneming voldoet of zal voldoen aan de duurzaamheidseisen. In deze Aanbestedingsleidraad geeft de gemeente Den Haag concreet aan welke eisen en/of vragen zij voor de onderhavige opdracht stelt in het kader van duurzaamheid Social Return Op deze aanbesteding zijn de Beleidsregels Social Return Den Haag 2016 van toepassing. Social Return is een instrument dat de gemeente Den Haag hanteert om via het gemeentelijk inkoopbeleid vorm te geven aan maatschappelijke doelstellingen. Dat doet de gemeente door het strategisch combineren van doelstellingen en het aanwenden van inkoopkracht om sociale en economische doelstellingen samen met ondernemers realiseren. Daarbij hanteert de gemeente als haar visie: extra kansen bieden op werk voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt; werkgevers worden ondersteund bij de uitvoering van deze Social Return-paragraaf met advies en het vinden van personeel behorend tot de doelgroep van Social Return. Als de doelgroep van de beleidsregels hebben te gelden: personen als werkloos werkzoekend ingeschreven, al dan niet met een uitkering op grond van de WW of de Participatiewet; personen met een arbeidsongeschiktheidsuitkering (WIA, Wajong); personen die vallen onder de werkingssfeer van de Wsw; scholieren die een stageplek of werkplek (HBO, MBO BOL, MBO BBL, PrO/VSO) zoeken; Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 15 van 95

16 personen die beschut werk verrichten als bedoeld in de Participatiewet. Personen die minder dan twaalf maanden voorafgaand aan het tot stand komen van de overeenkomst arbeid hebben aanvaard bij de Opdrachtnemer en daarvoor tot een van voornoemde categorieën behoorden kunnen eveneens worden geplaatst in het kader van de regeling. Zie voor een volledig overzicht de Beleidsregels Social Return Den Haag 2016, Bouwblokken Social Return via Den-Haag-1.htm. In het kader van Social Return dient een percentage van de inschrijfsom aangewend te worden voor de inzet van bovengenoemde groeperingen. Voor deze aanbesteding geldt dat als uitvoeringsvoorwaarde een percentage van ten minste 5% wordt gehanteerd. De projectmanager Social Return van het Werkgeversservicepunt Den Haag (WSP) kan behulpzaam zijn bij het vinden van personeel uit de doelgroep. De wijze waarop en de voorwaarden waaronder dit gebeurt, worden in nader overleg tussen Opdrachtnemer en de projectmanager Social Return schriftelijk vastgelegd. Na gunning doet u een voorstel, aan de hand van de beleidsregels Social Return, voor de concretisering van de Social Return-verplichting. U maakt daarbij gebruik van de web-applicatie WIZZR. Na gunning ontvangt u hier een autorisatie voor en een bericht wie uw contactpersoon bij het Werkgeversservicepunt Den Haag zal zijn. Indien niet het voorgeschreven percentage op de hiervoor beschreven wijze aan Social Return is besteed, dan kan de gemeente het bedrag dat had moeten worden besteed, maar dat niet is besteed aan Social Return, inhouden op de betaling van de opdracht. Inschrijver stemt in met deze uitvoeringsvoorwaarde inzake de Beleidsregels Social Return Den Haag 2016 door middel van het invullen en ondertekenen van de Verklaring van Inschrijving (Bijlage 2). 3.2 Aanbestedingsdocumenten Vertrouwelijkheid De informatie uit de Aanbestedingsleidraad moet vertrouwelijk behandeld worden en is uitsluitend bedoeld voor deze aanbesteding. Daarnaast zullen de door u verstrekte gegevens eveneens vertrouwelijk worden behandeld Onjuistheden De onderhavige Aanbestedingsleidraad, met alle bijbehorende bijlagen, is met grote zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u de afdeling Inkoop hier onverwijld schriftelijk van op de hoogte te stellen. Indien achteraf blijkt dat de Aanbestedingsleidraad tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat die de Inschrijver redelijkerwijs had kunnen opmerken, maar die niet door de Inschrijver zijn gemeld, dan zijn de eventuele nadelige gevolgen hiervan voor risico van de Inschrijver. LET OP: Wanneer Inschrijver bezwaar heeft tegen de aanbestedingsdocumentatie en/of de gevolgde procedure tot en met het uitbrengen van de (laatste) nota van inlichtingen dan dient Inschrijver dit kenbaar te maken door uiterlijk de dag voor de deadline voor indienen van de inschrijving een kort geding aanhangig te maken en de kort geding dagvaarding te (laten) betekenen op het volgende adres: Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 16 van 95

17 Gemeente Den Haag Spui BT Den Haag (Melden aan de Atriumbalie) Wordt door Inschrijver binnen deze termijn geen kort geding aanhangig gemaakt en/of geen kort geding dagvaarding betekend op de wijze zoals beschreven, dan gaat de aanbestedende dienst ervan uit dat Inschrijver geen bezwaar heeft tegen de aanbestedingsdocumentatie en het verloop van de procedure tot dan toe en heeft Inschrijver zijn recht verwerkt hiertegen in rechte op te komen Voorbehoud Uit de Aanbestedingsleidraad vloeien geen verplichtingen voort voor de gemeente Den Haag, uitgezonderd de verplichting zich aan de aanbestedingsprocedure te houden, onverminderd het recht de procedure voortijdig stop te zetten en niet tot gunning over te gaan. In geval van opschorting en/of beëindiging van de aanbesteding hebben Inschrijvers geen recht op enigerlei vergoeding ter zake hun deelname en/of het niet gunnen van de opdracht(en). 3.3 Inschrijving Aanlevering van de inschrijving U dient uw inschrijving elektronisch aan te leveren in de digitale kluis van TenderNed. Uw inschrijving dient alle gevraagde verklaringen, bijlagen en invulformulieren als losse bestanden (in PDF, Word en/of Excel) te bevatten en dient door een daartoe bevoegde functionaris rechtsgeldig ondertekend te zijn. Alle losse bestanden die gezamenlijk uw inschrijving vormen dienen in TenderNed te worden geüpload onder Overige documenten. U dient dus geen documenten onder Eisen of Criteria te plaatsen. Ook dient u, in het kader van de beantwoording van gunningcriteria, geen teksten op het TenderNed platform zelf in te vullen. Het beoordelingsteam zal deze tekst niet bekijken en niet beoordelen Indeling van de inschrijving Uw inschrijving dient de volgorde aan te houden van de checklist in Bijlage 7. Uit een inhoudsopgave moet blijken uit welke delen en bijlagen de inschrijving bestaat. Bijlagen mogen alleen worden toegevoegd als duidelijk wordt verwezen naar de eis of de vraag waarop de bijlage betrekking heeft. Tevens dient, indien de bijlage een uittreksel of kopie is, onmiskenbaar aangegeven te worden welk deel van de tekst behoort bij de gestelde eis of de vraag. Bij het bijvoegen van de verschillende documenten aan uw inschrijving vragen we u om 1 gecomprimeerd (ZIP) bestand te uploaden met daarin alle bij te voegen documenten, in de gevraagde mappenstructuur zoals aangegeven in de checklist Taal De inschrijving en alle overige informatie dienen volledig in de Nederlandse taal te zijn gesteld, tenzij de gemeente Den Haag aangeeft dat hiervan kan worden afgeweken. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 17 van 95

18 3.3.4 Ondertekening inschrijving De inschrijving bestaat uit verschillende documenten (zie checklist Bijlage 7). Alle relevante documenten dienen ondertekend te zijn door een persoon die bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen. Deze bevoegdheid dient te blijken uit het uittreksel handelsregister van de Kamer van Koophandel of een volmacht. De persoon die bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen of een volmacht af te geven moet expliciet genoemd staan in het uittreksel handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het uittreksel handelsregister en een eventuele volmacht behoeven niet bij inschrijving te worden ingediend. De Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht te gunnen, dient deze bewijsstukken binnen 15 kalenderdagen na de mededeling gunningsbeslissing te overleggen. Ten overvloede wijzen wij u hierbij op het volgende: Controleer of het uittreksel handelsregister ten aanzien van de ondertekenaar een bevoegdheidsbeperking bevat. In het uittreksel handelsregister kan bijvoorbeeld staan dat de betreffende persoon slechts bevoegd is overeenkomsten aan te gaan tot een bepaald bedrag. De betreffende persoon is dan slechts bevoegd indien dat bedrag gelijk is of hoger is dan de geraamde waarde van de opdracht. Bij gebruik van een volmacht moet u aantonen dat de persoon die de volmacht verleent voldoende bevoegdheid heeft om de overeenkomst aan te gaan. In de onderstaande tabel staan situaties waar de Inschrijver extra alert op moet zijn bij de ondertekening van (de documenten van) inschrijving. Situatie Uit het uittreksel handelsregister blijkt dat er sprake is van gezamenlijke tekenbevoegdheid. Uit het uittreksel handelsregister blijkt dat de persoon die de stukken ondertekent zelfstandig bevoegd is maar tot een bepaalde opdrachtwaarde. Mogelijke oplossing 1. Alle relevante stukken door zo veel personen laten ondertekenen totdat er volgens het handelsregister sprake is van volledige bevoegdheid; 2. Eenmalig een volmacht laten ondertekenen door de personen genoemd onder punt 1 en daarmee één persoon tekenbevoegd maken voor de ondertekening van de relevante stukken. 1. Inschatting maken of de bevoegdheid voldoende is op basis van de te verwachten contractwaarde; 2. Eenmalig een volmacht laten verstrekken door een persoon die wel bevoegd is (of meerdere personen die gezamenlijk bevoegd zijn) waardoor de betreffende persoon bevoegd wordt om te tekenen voor grotere opdrachtwaarden. In Bijlage 9 is een model volmacht opgenomen waarmee de tekenbevoegdheid van de gevolmachtigde vastgesteld kan worden Inschrijven in combinatie / onderaanneming Wanneer u niet zelfstandig aan de eisen kunt voldoen, heeft u twee mogelijkheden. U kunt zelfstandig inschrijven en een beroep doen op een derde voor het voldoen aan een bepaalde eis. U kunt er ook voor kiezen om in combinatie in te schrijven. Combinatie Een combinatie van twee of meer partijen kan zich gezamenlijk inschrijven. Een combinatie geldt als één Inschrijver. Bij gunning zal een gezamenlijk ondertekende verklaring worden overgelegd door de combinatie, dat alle leden van de combinatie gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid aanvaarden voor de uitvoering van deze overeenkomst. Het Intern Dienstencentrum verlangt in het geval van een Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 18 van 95

19 combinatie bij inschrijving duidelijkheid welke partij als verantwoordelijk gemachtigde beschouwd mag worden voor de aanbestedingsprocedure. In de overeenkomst wordt opgenomen wie namens de combinatie tijdens de uitvoering van de overeenkomst als contactpersoon zal optreden namens alle combinantleden. Bij een inschrijving als combinatie dienen de inschrijvingsdocumenten ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door de verantwoordelijk gemachtigde van de combinatie. Bij een inschrijving als combinatie dienen alle combinantleden ieder afzonderlijk het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 1) in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Bij een inschrijving als combinatie dient de Verklaring van inschrijving (bijlage 2) ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door alle combinantleden gezamenlijk. De combinatie als geheel dient te voldoen aan de geschiktheidseisen (hoofdstuk 6). Een natuurlijk persoon of rechtspersoon kan slechts éénmaal (hetzij individueel hetzij in combinatie met andere natuurlijke personen of rechtspersonen) op deze aanbesteding inschrijven. Onderaanneming Voor zowel individuele ondernemers als combinaties is het mogelijk dat zij zich in het kader van de gestelde geschiktheidseisen beroepen op kwalificaties van derden, zoals onderaannemers. Indien dit gebeurt, moet u dit expliciet in de inschrijving vermelden, onder deel II, afdeling C van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 1). U dient voor elk van deze derden een afzonderlijk Uniform Europees Aanbestedingsdocument met de informatie die wordt gevraagd in deel II, afdelingen A en B en deel III, in te dienen bij uw inschrijving. Indien u zich als individuele ondernemer of combinatie beroept op de technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid van een derde dan wel op de economische en financiële draagkracht van een derde, waaronder een moeder, dochter en/of zustermaatschappij, dan dient u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk te kunnen beschikken over (de middelen van) deze derde. U dient dit aan te tonen door binnen 15 kalenderdagen na de mededeling gunningsbeslissing een ondertekende verklaring van de betreffende derde in te dienen dat u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk kunt beschikken over (de middelen van) deze derde en dat ingeval van een beroep op de economische en financiële draagkracht van een derde deze derde hoofdelijk aansprakelijk is voor de schade die de gemeente Den Haag lijdt/heeft geleden ingeval van niet-nakoming door de Inschrijver van de verplichtingen uit de overeenkomst met de gemeente Den Haag Kosten van inschrijving Voor het uitbrengen van de inschrijving en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden en te verstrekken materialen kunnen aan de gemeente Den Haag geen kosten in rekening worden gebracht Onvoorwaardelijke inschrijving Door middel van het doen van een inschrijving geeft Inschrijver aan in te stemmen met de te volgen aanbestedingsprocedure, de eisen en de voorwaarden zoals in dit document opgenomen. Het onder voorwaarden en/of voorbehoud doen van een inschrijving betekent het ontbreken van instemming met het in deze Aanbestedingsleidraad gestelde en maakt de inschrijving ongeldig. Een dergelijke inschrijving zal niet voor gunning in aanmerking komen. Indien u bij de beantwoording van een minimumgunningseis of in de Verklaring van inschrijving aangeeft te voldoen aan de eis maar hieraan in de toelichting voorwaarden verbindt, geldt dit tevens als een voorwaardelijke inschrijving die tot uitsluiting van uw inschrijving van de procedure leidt. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 19 van 95

20 3.3.8 Gestanddoeningstermijn De inschrijving van Inschrijver dient een minimale geldigheidsduur te hebben van 120 dagen vanaf het moment van de sluitingsdatum van de inschrijving (gestanddoeningstermijn). Gedurende deze periode heeft de aanbieding het karakter van een onherroepelijk aanbod. Indien deze aanbestedingsprocedure leidt tot een kort geding, dan zal Inschrijver de aanbieding gestand doen tot 30 dagen na de uitspraak van de voorzieningenrechter Aanvullingen/verduidelijkingen/verificatie De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om aanvullende informatie of verduidelijkingen van ondergeschikt belang met betrekking tot de inschrijving op te vragen voor zover het (Europese) aanbestedingsrecht dit toelaat. Verschillende bewijsstukken/documenten vraagt de gemeente Den Haag pas op na de voorlopige gunning aan de beoogd winnaar. Dit staat aangegeven bij de betreffende eisen. Als na controle van deze documenten blijkt dat deze partij toch niet voldoet, dan kan dat invloed hebben op de voorlopige gunning. Indien dit het geval is, ontvangen alle Inschrijvers hiervan bericht en zal er een nieuwe gunningsbeslissing worden genomen die aan alle Inschrijvers zal worden medegedeeld. De rechtsbeschermingstermijn als bedoeld in paragraaf gaat op dat moment opnieuw in. Ook behoudt de gemeente Den Haag zich het recht voor om de door Inschrijver direct bij inschrijving overlegde documenten, alsmede de antwoorden op de gunningscriteria te verifiëren en te verlangen dat u de noodzakelijke bewijsmiddelen kunt overleggen ten bewijze van de juistheid van de door de u overgelegde verklaring van inschrijving inzake de minimum gunningseisen en de door uw gegeven antwoorden. De Inschrijvers dienen op vragen met betrekking tot de inschrijving binnen twee werkdagen antwoord te geven Eigendom van de informatie Alle door Inschrijver als onderdeel van de inschrijving aangeboden informatie en documentatie worden eigendom van de gemeente Den Haag. Verzoeken om retourzending worden niet gehonoreerd. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 20 van 95

21 4 Beoordeling 4.1 Beoordelingsteam Voor de beoordeling van de inschrijvingen is een beoordelingsteam samengesteld, waarin materie-, juridische- en inkoopdeskundigheid vertegenwoordigd zijn. De juridische- en inkoopdeskundigen toetsen de punten vermeld bij Ad 1, 2 en 3a en 3b. De materiedeskundigen toetsen de punten vermeld bij Ad 3b en Procedure van beoordelen De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats volgens de onderstaande stappen, te weten: 1. Opening van de inschrijvingen; 2. Controle van inschrijvingen op de vormvereisten en volledigheid; 3. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van uitsluitingsgronden en minimum geschiktheidseisen: a. Beoordeling op basis van de uitsluitingsgronden (hoofdstuk 6); b. Beoordeling op basis van minimum geschiktheidseisen (hoofdstuk 6) 4. Inhoudelijke beoordeling van de inschrijving: a. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de gestelde eisen in hoofdstuk 7. b. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de antwoorden op de gunningscriteria zoals gesteld in hoofdstuk 8 van deze Aanbestedingsleidraad. Ad 1: Opening van de inschrijvingen De opening van de inschrijvingen is niet openbaar. Ad 2: Controle van de inschrijvingen op de vormvereisten De inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd op vormvereisten, waaronder begrepen de tijdige en volledige indiening van de inschrijving als gesteld in deze Aanbestedingsleidraad. Ad 3: Beoordeling van de inschrijvingen op uitsluitingsgronden en minimumgeschiktheidseisen Vervolgens worden de inschrijvingen getoetst aan de uitsluitingsgronden en de minimum geschiktheidseisen. Ad 3a: Beoordeling uitsluitingsgronden De inschrijving wordt eerst getoetst aan de uitsluitingsgronden. Indien er sprake is van een uitsluitingsgrond leidt dit in beginsel tot uitsluiting van de verdere aanbestedingsprocedure. Dit met de volgende kanttekening. De gemeente Den Haag stelt Inschrijver conform artikel 2.87a lid 1 Aanbestedingswet 2012 in de gelegenheid om indien er sprake is van een uitsluitingsgrond als bedoeld in artikel 2.86, eerste of derde lid, of artikel 2.87 te bewijzen dat hij voldoende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen en ook voldaan heeft aan het bepaalde in artikel 2.87a lid 2 Aanbestedingswet De Inschrijver dient in de daartoe bestemde gedeelten in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 1) te beschrijven welke zogenoemde zelfreinigende maatregelen genomen zijn. De gemeente Den Haag zal in een dergelijk geval de afweging maken of het bewijs/de maatregelen ter zake de uitsluitingsgrond toereikend is/zijn om de onderneming toe te laten tot de aanbestedingsprocedure. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 21 van 95

22 Ad 3b: Beoordeling geschiktheidseisen Vervolgens wordt uw inschrijving getoetst aan de geschiktheidseisen. Deze geschiktheidseisen zijn minimumeisen. Het niet voldoen aan de gestelde eisen en/of de bewijslast inzake deze eisen, betekent dat de gemeente Den Haag uw inschrijving terzijde kan leggen. Ad 4: Inhoudelijke beoordeling van de inschrijving: a. Minimum (gunnings-)eisen Aan de eisen dient uw aanbieding te voldoen. U stemt in met de eisen door middel van het invullen en ondertekenen van de Verklaring van Inschrijving in bijlage 2. Indien u niet instemt met en/of voldoet aan de gestelde eisen of de gevraagde bewijslast inzake de gestelde eisen, dan leidt dit tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure en wordt uw inschrijving niet verder beoordeeld. Ook indien u instemt met c.q. aangeeft te voldoen aan de gestelde eisen maar uit uw toelichting blijkt dat dit niet het geval is, leidt dit tot uitsluiting. b. Gunningscriteria Vervolgens worden uw antwoorden op de gunningscriteria beoordeeld aan de hand van de bij het desbetreffende gunningscriterium vermelde aspecten. Indien Inschrijver (delen van) de inschrijving waaronder het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 1) niet, niet juist of niet volledig heeft verstrekt, zal de gemeente Den Haag dit aanmerken als een valse verklaring en Inschrijver op die grond uitsluiten van deelname aan het verdere aanbestedingstraject. 4.3 Gunningscriterium/Beoordelingssystematiek De opdracht wordt per perceel gegund aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving, vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding. Hierbij wordt gekeken naar zowel kwaliteit als prijs. De maximale score voor beide onderdelen bedraagt bij elkaar 1000 punten. Kwaliteit 600 punten en prijs 400 punten Kwaliteit Voor het onderdeel kwaliteit kijken Opdrachtgevers naar uw antwoorden op de gunningscriteria zoals geformuleerd in hoofdstuk 8. Voor elk antwoord kunt u maximaal het aantal punten ontvangen dat aangegeven staat in onderstaande tabel. Bij elk (sub)gunningscriterium staan aspecten beschreven waarnaar bij de beoordeling in ieder geval gekeken wordt. Er vindt een integrale beoordeling plaats per (sub)gunningscriterium op basis van de vermelde beoordelingsaspecten. Tenzij anders aangegeven in hoofdstuk 8 wegen de beoordelingsaspecten even zwaar mee. Hoe meer uw antwoord tegemoet komt aan de wensen en behoeften van Opdrachtgevers, des te meer punten u scoort. De behaalde punten per antwoord worden opgeteld om te komen tot de totaal score kwaliteit. Indien opdrachtnemer ingeschreven heeft op de percelen 1 t/m 5 zal er één interview gehouden worden voor deze percelen. Het verkregen aantal punten is van toepassing op elk perceel (1 t/m 5). Voor perceel 6 geldt dat hier afzonderlijk een interview voor wordt gehouden. Kwaliteitscriteria Maximale aantal te behalen punten 1. Implementatieplan KPI s t.b.v. SLA Casus(sen) (perceel 1 t/m 5 én 170 specifiek perceel 6) 4. Interview 90 Totaal 600 Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 22 van 95

23 Elk antwoord op gunningscriterium GC-1 t/m GC-4 zal door het beoordelingsteam op navolgende wijze beoordeeld worden. Score Omschrijving meerwaarde Punten Goed De inschrijving sluit op dit criterium goed aan bij de wens, en er wordt meer dan 100% van max. aantal te behalen punten. vooraf verwacht meerwaarde voor Opdrachtgevers gecreëerd. Bijvoorbeeld doordat relevante zaken worden aangeboden die uitstijgen (excelleren) boven het gevraagde. Voldoende Onvoldoende Slecht Geen Prijs De inschrijving sluit op dit criterium voldoende aan bij de wens, en er wordt duidelijk voldoende meerwaarde voor Opdrachtgevers gecreëerd. De inschrijving sluit op dit criterium onvoldoende aan bij de wens, er wordt slechts minimaal meerwaarde voor Opdrachtgevers gecreëerd. De inschrijving sluit op dit criterium slecht aan bij de wens, er wordt weinig of niet noemenswaardig meerwaarde voor Opdrachtgever gecreëerd. De inschrijving sluit op dit criterium niet aan bij de wens. Er wordt geen (relevant) antwoord gegeven op de vraag. Voor het onderdeel prijs kijkt de gemeente naar de 70% van max. aantal te behalen punten. 40% van max. aantal te behalen punten. 10% van max. aantal te behalen punten. 0% van max. aantal te behalen punten. De Inschrijver met de laagste prijs ontvangt het maximale aantal punten van 400. Overige puntenverdeling gebeurt in relatieve onderling verhouding. De laagste kosten worden gedeeld door de 2 e laagste kosten en vermenigvuldigd met het totaal aantal te halen punten enz. Oftewel de overige Inschrijvers ontvangen een score naar rato van de laagste prijs. Dit wordt gedaan volgens de onderstaande prijsberekeningsformule: P aangeboden Plaagste score Plaagste Waarbij Paangeboden = de door de Inschrijver geboden prijs en Plaagste = de laagst aangeboden prijs Indien de Inschrijver met de laagste prijs na de beoordeling onverhoopt mocht afvallen, dan wordt het onderdeel prijs opnieuw beoordeeld. De Inschrijver met de op een na laagste prijs wordt in dat geval de Inschrijver met de laagste prijs en krijgt het maximale aantal punten toegekend Indexering De aangeboden prijzen/tarieven voor het vervoer/dienstverlening staan vast tot en met 31 december 2018 en kunnen met ingang van 1 januari 2019 verhoogd worden conform een in deze aanbestedingsleidraad vastgelegde prijsherzieningsclausule. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 23 van 95

24 De maximale aanpassing op prijzen/tarieven is gebaseerd op de NEA-index taxivervoer/kleinbusvervoer. De toe te passen index voor touringcar is de de NEA-index voor besloten vervoer Eindscore Uw eindscore wordt als volgt berekend: Uw behaalde score op het onderdeel kwaliteit en prijs wordt bij elkaar opgeteld. Totale score = Behaalde score kwaliteit + Behaalde score prijs De opdracht wordt gegund aan de Inschrijver met de hoogste totale score. Indien meerdere Inschrijvers dezelfde hoogste totale score behalen, dan wordt de opdracht gegund aan die Inschrijver die voor het gunningcriterium kwaliteit de hoogste score heeft behaald. Indien ook de scores welke behaald zijn voor het gunningcriterium kwaliteit gelijk blijken, dan wordt de opdracht gegund aan die Inschrijver die voor het kwalitatieve sub-gunningcriterium GC-1 Implementatieplan de hoogste score heeft behaald. Indien ook in dit geval de scores gelijk blijken, vindt een loting plaats tussen de gelijk scorende Inschrijvers. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 24 van 95

25 5 Uitsluitingsgronden 5.1 Uitsluitingsgronden De Opdrachtgevers hanteren de volgende uitsluitingsgronden bij de onderhavige aanbesteding: de verplichte uitsluitingsgronden zoals genoemd in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 1); de facultatieve uitsluitingsgronden, zoals genoemd in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument voor zover de gemeente Den Haag deze uitsluitingsgronden heeft aangekruist. Door invulling en ondertekening van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 1), verklaart u dat geen van de voor deze aanbesteding geldende uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn dan wel dat u meent dat u heeft bewezen dat u voldoende maatregelen heeft genomen om uw betrouwbaarheid aan te tonen (zie par. 4.2, ad 3a). Indien u in combinatie inschrijft, dienen alle combinantleden afzonderlijk het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 1) in te dienen. Indien u een beroep doet op een onderaannemer voor het voldoen aan gestelde eisen ten aanzien van financieel/economische draagkracht dan wel technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, dient u voor elke onderaannemer een afzonderlijk UEA-formulier (bijlage 1) met de informatie die wordt gevraagd in deel II, afdelingen A en B en deel III in te dienen bij uw inschrijving. 5.2 Bewijsstukken uitsluitingsgronden De Inschrijver aan wie de Opdrachtgevers de opdracht voornemens zijn te gunnen, dient de bewijsstukken terzake de niet-toepasselijkheid van de uitsluitingsgronden binnen 15 kalenderdagen na de mededeling gunningsbeslissing te overleggen. Indien de Inschrijver aan wie de Opdrachtgevers de opdracht zijn voornemens te gunnen een combinatie is, dan dienen alle combinantleden terzake de uitsluitingsgronden de betreffende bewijsstukken te overleggen binnen 15 kalenderdagen na de mededeling gunningsbeslissing. Indien de Opdrachtgevers voornemens zijn de opdracht aan u te gunnen en u heeft een beroep gedaan op een onderaannemer voor het voldoen aan gestelde eisen ten aanzien van financieel/economische draagkracht dan wel technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, dan dient u tevens de betreffende bewijsstukken terzake de uitsluitingsgronden van de onderaannemer te overleggen binnen 15 kalenderdagen na de mededeling gunningsbeslissing. Blijkt een Inschrijver bij de verificatie hier niet aan te kunnen voldoen, dan wordt de inschrijving (alsnog) ongeldig verklaard. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 25 van 95

26 Het gaat om de volgende bewijsstukken: Verplichte uitsluitingsgronden Bewijsstuk Geldigheidsduur (vanaf tijdstip van het indienen van de inschrijving) Deel III A GVA GVA niet ouder dan 2 jaar Deel III B Verklaring belastingdienst Niet ouder dan 6 maanden Facultatieve uitsluitingsgronden 1) Bewijsstuk Uittreksel Handelsregister Deel III C GVA 1) Het betreft hier de verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen Geldigheidsduur (vanaf tijdstip van het indienen van de inschrijving) Niet ouder dan 6 maanden GVA niet ouder dan 2 jaar Buitenlandse ondernemingen moeten vergelijkbare verklaringen uit het land van herkomst overleggen. Indien een dergelijke verklaring niet in het betrokken land wordt afgegeven, kan deze worden vervangen door een verklaring onder ede of in een land waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring die door Inschrijver is afgelegd ten overstaan van een notaris. Bijzonderheden m.b.t. de Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) U kunt de GVA aanvragen via de website Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 26 van 95

27 6 Minimum geschiktheidseisen Inschrijver dient te voldoen aan de onderstaande minimumgeschiktheidseisen. 6.1 Economische en Financiële draagkracht De Inschrijver voldoet aan de volgende eisen en verklaart dit door middel van het invullen en ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 1). De Inschrijver aan wie de Opdrachtgevers de opdracht voornemens zijn te gunnen, dient de originele bewijsstukken behorend bij de onderstaande eisen binnen 15 kalenderdagen na de mededeling gunningsbeslissing te overleggen. Indien uit de verificatie na gunning, die voor aanvang van het vervoer plaatsvindt, blijkt dat Opdrachtnemer niet aan de eisen uit deze aanbestedingsleidraad voldoet, zullen de Opdrachtgevers de gunning intrekken en overgaan tot gunning aan de opvolgende Inschrijver. Inschrijver dient onvoorwaardelijk haar medewerking te verlenen aan deze verificatie. Eis 1: Verzekeringen Inschrijver dient in de inschrijving bewijzen te overleggen waaruit blijkt dat hij beschikt over de volgende verzekeringen ofwel een verklaring af te geven dat hij deze na gunning voor de start van de opdracht zal afsluiten: a. een verzekering volgens de WAM (Wet Aansprakelijkheid Motorvoertuigen) voor de te gebruiken voertuigen met een verzekerd bedrag van ten minste ,00 per gebeurtenis; b. een beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering voor schade die het gevolg is van de (indirecte) bedrijfsvoering, waarvoor de WAM geen of onvoldoende dekking geeft. De dekking dient voor taxivoertuigen (maximaal 8 personen, excl. Bestuurder) minimaal ,- per gebeurtenis te zijn; c. een (collectieve) ongevallenverzekering voor inzittenden en bestuurder met een minimaal verzekerd bedrag van ,- bij overlijden en ,- bij blijvende invaliditeit; d. een schadeverzekering inzittenden (SVI) voor elk voertuig met een minimaal verzekerd bedrag van ,- per gebeurtenis; e. een schadeverzekering voor de chauffeur in geval van een éénzijdig ongeval met een minimaal verzekerd bedrag van ,- per gebeurtenis. NB. Indien het niet mogelijk is een geldig polisblad te overleggen kunt u een geldig verzekeringscertificaat overleggen waaruit blijkt dat u verzekerd bent voor de genoemde bedragen. Inschrijver verklaart door het invullen van de Eigen Verklaring (bijlage 2), dat hij beschikt over de gevraagde verzekeringen bij inschrijving danwel dat hij deze na gunning voor de start van het vervoer zal afsluiten. Inschrijver overlegt op 1 e verzoek binnen vijftien (15) kalenderdagen de officiële en actuele bewijsstukken, zoals genoemd in deze paragraaf. Deze verzekeringen dienen gedurende de gehele contractperiode (inclusief de eventuele maximale verlengingstermijn) in stand te blijven. De Opdrachtgevers zullen deze bewijsstukken enkel opvragen bij de Inschrijvers aan wie zij voornemens zijn de opdracht te gunnen. Eis 2: Eigen Vermogen en Solvabiliteit De financiële draagkracht van Inschrijver is zodanig dat hij de onderhavige opdracht volledig tot stand kan brengen. U kunt bij de inschrijving volstaan met het invullen en ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument zoals opgenomen in (Bijlage 1). Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 27 van 95

28 De inschrijver dient voor de drie meest recent afgesloten boekjaren, per jaar over een positief eigen vermogen te beschikken. Daarnaast moet uit de jaarcijfers blijken dat de solvabiliteit, gemiddeld over deze drie meest recent afgesloten boekjaren, groter of gelijk aan 20% is. De Inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, dient bijlage 10 (ratioanalyse-tabel) volledig in te vullen en in combinatie met de jaarrekeningen van de drie meest recent afgesloten boekjaren binnen 15 kalenderdagen na de mededeling gunningsbeslissing te overleggen. 6.2 Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid De Inschrijver voldoet aan de volgende eisen en overlegt de daarbij behorende bewijsstukken waaruit blijkt dat voldoende kennis en vaardigheden in de onderneming aanwezig zijn om een opdracht als bedoeld in deze Aanbestedingsleidraad volledig tot stand te kunnen brengen. Eis 3: Referentieopdrachten Eis 3.a: Referentieopdracht Structureel vervoeren van personen Inschrijver beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 24 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving (als bedoeld in paragraaf 2.4) is verricht, die de volgende kerncompetentie bevat: Het structureel vervoeren van personen (vergelijkbaar wil in deze zeggen: leerlingenvervoer, zittend ziekenvervoer, zorgvervoer, regiotaxi of Wmo-vervoer, Groepsvervoer Haeghe groep of vergelijkbaar). De gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste 30% qua waarde (in ) van de opdracht voor het perceel waarvoor wordt ingeschreven. Inschrijver toont aan dat hij over voldoende technische en beroepsbekwaamheid beschikt, door middel van het indienen van referentieopdrachten conform het format van Bijlage 3. In de beschrijving van de betreffende referentieopdrachten, dient u in te gaan op de betreffende kerncompetentie, duur en de omvang van de uitgevoerde opdrachten. Ook dient u de naam van de klant voor wie de opdracht is uitgevoerd te vermelden. Inschrijver dient de referentieopdracht(en) bij inschrijving in te dienen, in map 4 van zijn inschrijving. Voor de waardebepaling van uw referentieopdracht(en) geldt het volgende: 1. Indien sprake is van één (langlopende) opdracht uitgevoerd bij één Opdrachtgever: Alleen de waarde van de opdracht binnen het tijdvak van drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving als bedoeld in 2.4 telt mee voor de waardebepaling van uw referentieopdracht. Indien de opdracht is gestart voor of doorloopt na het betreffende tijdvak van drie jaar, dan kunt u de waarde van de opdracht welke is gerealiseerd voor of na de periode van de betreffende drie jaren dus niet meerekenen. 2. Indien sprake is van soortgelijke losse opdrachten uitgevoerd voor één afnemer: Soortgelijke losse opdrachten die u in het tijdvak van drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving als bedoeld in 2.4 heeft uitgevoerd voor één afnemer, al dan niet in het kader van een raamovereenkomst, kunt u optellen en als één referentieopdracht opgeven; Voor de waardebepaling geldt hetzelfde als beschreven in het vorige punt. Indien u een referentieopdracht opgeeft die u tezamen met een andere partij heeft uitgevoerd, telt alleen het gedeelte van de referentieopdracht mee dat u zelf heeft uitgevoerd (behoudens voor zover u in combinatie Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 28 van 95

29 met die andere partij inschrijft of anderszins aantoont dat u tijdens de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk over die ervaring kan beschikken; dan kunt u de gehele waarde opvoeren). Opdrachtgevers behouden zich het recht voor om de referenties te verifiëren bij de in Bijlage 3 opgegeven contactpersoon van de Opdrachtgever voor wie de referentieopdracht is uitgevoerd. Eis 4: Kwaliteitsmanagement Inschrijver beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem van zijn organisatie dat voldoet aan de eisen van ISO U kunt bij de inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 1). Binnen 15 kalenderdagen na de mededeling gunningsbeslssing dient de Inschrijver aan wie Opdrachtgevers voornemens is de opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. Opdrachtgevers aanvaarden een ISO 9001-certificering of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis. Opdrachtgevers aanvaarden eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsmanagement, zoals bijvoorbeeld een inhoudsopgave van het kwaliteitshandboek van Inschrijver of het TX-keurmerk (landelijk kwaliteitskeurmerk van de volledige taxibranche). Eis 5: Milieumanagement Inschrijver beschikt over een milieumanagementsysteem van zijn organisatie dat voldoet aan de eisen van ISO U kunt bij de inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 1). Binnen 15 kalenderdagen na de mededeling gunningsbeslissing dient de Inschrijver aan wie Opdrachtgevers voornemens is de opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. Opdrachtgevers aanvaarden een ISO certificering of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis. Opdrachtgevers aanvaarden eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van milieumanagement, zoals bijvoorbeeld een inhoudsopgave van het milieu(management)handboek van Inschrijver. LET OP: Indien u een beroep doet op de draagkracht van een derde om te voldoen aan een of meerdere van bovengenoemde eisen, dan dient u aan te tonen dat u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk kunt beschikken over (de middelen van) deze derde. Zie paragraaf voor de wijze waarop u dit dient aan te tonen. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 29 van 95

30 7 Minimum (gunnings-)eisen In deze paragraaf treft u de minimumeisen aan waaraan uw aanbieding dient te voldoen. Voor een omschrijving van de gebruikte begrippen verwijzen wij u naar de Begrippenlijst in bijlage Formele eisen Nr. Omschrijving 1. Opdrachtnemer verklaart expliciet dat hij voldoet aan voorwaarden en eisen, die gesteld zijn aan de opdracht. Deze voorwaarden en eisen staan beschreven in aanbestedingsleidraad en daarbij behorende bijlagen. Ter bevestiging dient u de Verklaring van Inschrijving (Bijlage 2) in te vullen en te ondertekenen. 2. U dient het prijzenblad in Bijlage 6 in te vullen en bij te voegen bij uw inschrijving in Map 5. Alle vermelde prijzen en tarieven dienen gesteld te zijn exclusief BTW. Er mogen geen aanvullende kosten in rekening gebracht worden voor Opdrachtgever. De door u aangeboden prijzen en tarieven zijn tevens inclusief overige belastingen en/of heffingen. De prijzen dienen gesteld te zijn in euro s. Het indienen van irreële of manipulatieve prijzen is niet toegestaan. 3. Jaarlijks vindt een indexering plaats, voor het eerst per 1 januari De toe te passen index voor taxi en kleinbus is de NEA-index taxivervoer/kleinbusvervoer. De toe te passen index voor touringcar is de NEAindex voor besloten vervoer 4. Opdrachtnemer verklaart dat het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de dienst belaste personeelsleden de Nederlandse taal in woord en geschrift beheersen voor zover relevant voor de uitvoering van de werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen. Voor taxichauffeurs en de begeleiders is dit minimaal vergelijkbaar met niveau 2F (zie U dient hiervoor de Verklaring van inschrijving (Bijlage 2: Verklaring van inschrijving) in te vullen en te ondertekenen. Alle communicatie is in de Nederlandse taal. 5. De Opdrachtnemer zal voor de uitvoering van de opdracht een administratie voeren. Het eigendom van de gegevens in deze administratie ligt bij de Opdrachtgever. Deze administratie is onderhevig aan de eisen die gesteld zijn in deze leidraad. 6. Het intellectueel eigendom van alle door de Opdrachtnemer in opdracht gerealiseerde documenten ligt bij de Opdrachtgever. 7.2 Informatieveiligheid De Opdrachtnemer dient zich maximaal in te zetten om te voorkomen dat persoonsgegevens onbedoeld worden gedeeld met derden (=gelekt, zie ook Wet meldplicht datalekken Autoriteit Persoonsgegevens - Opdrachtgevers zullen hiervoor een aantal maatregelen voorstellen. Nr. Omschrijving Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 30 van 95

31 Nr. Omschrijving 7. Opdrachtnemer verklaart expliciet dat hij voldoet aan de volgende eisen: - De Opdrachtnemer staat toe dat de Opdrachtgevers onafhankelijk audits ten aanzien van informatieveiligheid bij uw organisatie uitvoeren of laten uitvoeren; - De Opdrachtnemer vraagt vooraf toestemming aan de Opdrachtgevers voor de inzet van onderaanemers/subcontractors bij de uitvoering van de opdracht; - De Opdrachtnemer legt dezelfde (beveiligings-)eisen op aan zijn onderaannemers/subcontractors als die gelden voor zijn organisatie voor de uitvoering van de overeenkomst met de Opdrachtgever; - Opdrachtnemer geeft de namen en bijbehorende functies van personen, die toegang hebben tot de door Opdrachtgever verstrekte gegevens. Deze lijst maakt onderdeel uit van de DAP (bijlage 14); - De Opdrachtnemer is bereid na gunning een bewerkersovereenkomst af te sluiten in het kader van de verwerking van persoonsgegevens (Bijlage 5d Model Bewerkersovereenkomst); - Opdrachtnemer stelt de gegevens van de Opdrachtgevers weer aan de Opdrachtgevers ter beschikking zodra de overeenkomst tussen Opdrachtnemer en de Opdrachtgevers is beëindigd; - Kopieën van de gegevens van de Opdrachtgevers worden vernietigd zowel in de productieomgeving als de back-up bij beëindiging van de overeenkomst tussen Opdrachtnemer en de Opdrachtgevers; - Opdrachtnemer is bereid om informatiebeveiligingsincidenten direct te melden aan de daartoe aangewezen functionaris van de Opdrachtgevers en eventuele daartoe aangewezen derde instanties. Procedure zal verder afgestemd worden in de DAP (bijlage 14). 8. Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) De Opdrachtgevers moeten voldoen aan de BIG, de baseline informatiebeveiliging Nederlandse gemeenten. Bij uitbesteding van taken zijn de relevante BIG-eisen ook van toepassing op de Opdrachtnemer die deze uitbestede taken uitvoert. De BIG is te vinden op: Verklaringen over het niveau van informatiebeveiliging De Opdrachtgevers dienen aantoonbaar in control te zijn. Dit betekent dat ook de Opdrachtnemer aantoont dat hij voldoet aan de relevante eisen uit de BIG. Van Opdrachtnemer wordt om die reden verwacht dat één van onderstaande varianten is toegepast: a. De Opdrachtnemer beschikt over een ISO27001 certificering of vergelijkbare verklaring van een onafhankelijke partij over adequate inrichting van informatieveiligheid; b. De Opdrachtnemer zegt toe jaarlijks een SOC2 verklaring of een ISAE3402 verklaring type 2 te halen met betrekking tot de dienstverlening aan gemeente Den Haag dan wel een qua informatiebeveiliging en zekerheid vergelijkbare verklaring. Een dergelijke verklaring toont aan dat de dienstverlening aantoonbaar over een periode van tenminste 6 maanden volgens beveiligingsvoorschriften heeft gefunctioneerd. De verklaring wordt uiterlijk een jaar na ingang van de overeenkomst overlegd; c. In specifieke situaties kunnen de hierboven genoemde certificeringen/verklaringen een buiten proportionele eis zijn. In die gevallen zal er uiterlijk een maand na het sluiten van de overeenkomst door of in opdracht van de Opdrachtgevers worden geaudit op de eisen die zijn gesteld op het gebied van informatiebeveiliging. Tekortkomingen zoals gerapporteerd na de audit zullen uiterlijk één maand voor ingang van de overeenkomst door de Opdrachtnemer moeten zijn weggenomen. Indien deze audit moet plaats vinden zal de Opdrachtnemer de acties ten aanzien van audit en te nemen maatregelen met een opleverdatum opnemen in het implementatieplan. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 31 van 95

32 Nr. Omschrijving 9. Open vragen informatiebeveiliging Lever voor de open vragen de gevraagde antwoorden aan (zie bijlage 15). Elk antwoord wordt beoordeeld op de mate waarin ze zekerheid geven over de mate waarin uw organisatie in staat zal zijn informatiebeveiligingsrisico s te minimaliseren. Bij de beantwoording van vragen door de Opdrachtnemer zal de Opdrachtnemer ook duidelijk maken hoe deze zorgt dat eventuele Onderaannemer(s) van de Opdrachtnemer voldoen aan alle gestelde informatiebeveiligingseisen. Het is daarbij niet relevant of de Opdrachtnemer daadwerkelijk met onderaannemers zal werken of niet. De antwoorden op de vragen dienen afdoende te zijn in relatie tot informatiebeveiliging. Aan de hand van de antwoorden op de vragen 3 en 4 worden controles uitgevoerd door Opdrachtgever (na gunning) en wordt van de Opdrachtnemer geëist om bepaalde maatregelen te treffen. 10. Opdrachtnemer verklaart te voldoen aan de bepalingen van alle relevante Europese en nationale wetgeving rond veiligheid en privacy (waaronder de Wet Bescherming Persoonsgegevens) en alle daaruit voortvloeiende beperkingen en verplichtingen ten aanzien van de in de applicatie/administratie opgeslagen gegevens. 11. De Opdrachtgevers zorgen dat alleen die gegevens worden overgedragen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden van de Opdrachtnemer. Daarbij wordt rekening gehouden met bovengenoemde wetgeving rond veiligheid en privacy. Expliciet wordt in dit kader opgemerkt dat zowel de Opdrachtnemer als de Vervoerscoördinator GEEN BSN nodig hebben, deze niet mogen gebruiken en deze dan ook niet geleverd krijgen. 12. Wettelijk verplichting bewaren en verwijderen van gegevens. - Persoonsgegevens die uit hoofde van afspraken met de Opdrachtgevers voor het aangepast leerlingenvervoer worden geregistreerd, worden door de Opdrachtnemer bewaard op basis van de wettelijke maximale bewaartermijnen op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Dit betekent in de praktijk dat gegevens/registraties welke naar een individuele persoon/leerling, zijnde de leerling en/of zijn/haar ouders/verzorgers zijn terug te leiden, elk jaar op 1 september worden verwijderd. Dit verwijderen betreft enkel de persoon/leerling waarvoor geldt dat deze het voorgaande schooljaar en het schooljaar daarvoor (dus twee schooljaren, peildatum 1 augustus als begin van het huidige schooljaar) niet meer in het aangepast vervoer zat; - Idem voor werknemers per kalenderjaar, met als peildatum 1 januari; - Alle gegevens en documenten die vallen onder de Archiefwet, dient de Opdrachtnemer conform de eisen aan de Opdrachtnemer direct na verkrijgen c.q. realisatie over te dragen aan de Opdrachtgevers; - Een en ander zal vastgelegd worden in de DAP bijlage 14. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 32 van 95

33 7.3 Groepsvervoer Haeghe groep Aan het groepsvervoer Haeghe groep worden dezelfde eisen gesteld als aan het leerlingenvervoer, tenzij er een specifieke vermelding staat. Voor het groepsvervoer dient leerling te worden vervangen door werknemer, en school/stage door werklocatie. 7.4 Algemene eisen Nr. Omschrijving 13. Wijzigende omstandigheden De Opdrachtnemer dient er rekening mee te houden dat de uitgangspunten kunnen wijzigen, zoals (maar niet beperkt tot): het aantal leerlingen, adressen en openingstijden van scholen, ophaal- en afzettijden, het beleid ten aanzien van indicaties et cetera. De Opdrachtnemer dient hieraan zijn medewerking te verlenen in de uitvoering. Bovendien dient hij zijn afgegeven prijs gestand te doen. Wanneer echter het beleid of de uitvoering daarvan dusdanig wijzigt dat dit aanmerkelijke gevolgen heeft of als uitbreiding van de opdracht beschouwd moet worden, treden de Opdrachtgevers in overleg met Opdrachtnemer. 14. Vervoersgebied De Opdrachtnemer houdt er rekening mee dat de plaats van uitvoering van de te leveren dienst zich bevindt binnen de gemeenten Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden-Delfland, maar ook de rest van Nederland waar zich bestemmingen van te vervoeren personen bevinden. 15. Continuïteit van de dienstverlening De Opdrachtnemer conformeert zich aan de opdracht om te allen tijde het vervoer van de leerlingen in het vervoersbestand van het betreffende perceel te verzorgen. Dit zonder zich te kunnen beroepen op enige vorm van belemmering (zoals te kort of uitval van personeel of materieel). Dit geldt ook voor combinanten en onderaannemers. 16. Werkzaamheden Vervoerscoördinator Leerlingenvervoer De Vervoerscoördinator coördineert de dagelijkse werkzaamheden leerlingenvervoer namens de Opdrachtgevers. De Vervoerscoördinator kan een intern of extern belegde rol zijn. Gedurende de looptijd van de vervoersovereenkomst hebben de Opdrachtgevers de rol van Vervoerscoördinator extern belegd. Opdrachtnemer zal de rol van de externe Vervoerscoördinator respecteren. De Opdrachtnemer zal naast alle eisen in deze aanbestedingsleidraad ook de leidraad met Vervoerscoördinator als uitgangspunt nemen. De Opdrachtgevers hebben voor de Vervoerscoördinator een overeenkomst afgesloten. Meer informatie is te vinden in: - Leidraad Bereikbaarheidsdienst en ondersteuning contractmanagement Leerlingenvervoer (zie Bijlage 11) - Nota s van inlichtingen Bereikbaarheidsdienst en ondersteuning contractmanagement Leerlingenvervoer (zie Bijlage 12) 17. Beschikbaar stellen administratie De Opdrachtnemer is gehouden om op verzoek informatie uit de administratie van de Opdrachtnemer te verstrekken aan de Opdrachtgevers. Het is niet de bedoeling dat de Opdrachtgevers toegang tot de administratie van de Opdrachtnemer informatie krijgen. 18. Format te leveren gegevens Alle door de Opdrachtnemer in deze aanbestedingsleidraad te leveren documenten, zoals bijvoorbeeld factuurspecificaties, gegevens vervoer en verslaglegging vervoer, dienen, tenzij in deze leidraad specifiek vermeld, te worden geleverd middels een elektronisch bestand in MS-Excel format (zie bijvoorbeeld bijlage 18), dan wel een ander bestandsformaat waarvoor de Opdrachtgevers toestemming hebben gegeven. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 33 van 95

34 Nr. Omschrijving 19. Audit voor aanvang vervoer Na gunning en voor aanvang van het vervoer vindt een audit plaats waarbij in ieder geval getoetst zal worden op personeels- en voertuigeisen evenals de Cao-verklaring. Hierbij dient door de Opdrachtnemer aan de Opdrachtgevers geleverd te worden de volgende informatie waaruit blijkt dat de Opdrachtnemer voldoet aan alle voor onderstaande in deze leidraad gestelde eisen: - Ter beoordeling van de eisen een voertuigenlijst, inclusief milieuspecificaties in Excelformat van alle in te zetten voertuigen, vergezeld van kopie-bewijsstukken (format voor deze lijst wordt na gunning overhandigd aan de Opdrachtnemer); - Ter beoordeling van de eisen een chauffeurslijst in Excelformat, van alle in te zetten chauffeurs, vergezeld van kopie-bewijsstukken (format voor deze lijst wordt na gunning overhandigd aan de Opdrachtnemer). - Ter informatie het aantal jaren ervaring van de chauffeur in leerlingenvervoer of groepsvervoer; - Verklaring CAO-naleving. Opdrachtnemers zijn verplicht aan te tonen dat de bepalingen van de Collectieve Arbeidsovereenkomst Taxivervoer dan wel besloten busvervoer getrouwelijk wordt nageleefd. Daartoe dienen zij een verklaring van Sociaal Fonds Taxi (hierna: SFT), dan wel van de Stichting voor Informatie en Ordening van de bedrijfstak Besloten Busvervoer (hierna: STO), aan te leveren die niet ouder is dan twee jaar vanaf de datum van publicatie. Uit de verklaring van SFT moet blijken dat de CAO-naleving door de Opdrachtnemer door SFT als voldoende wordt beoordeeld danwel moet blijken dat het onderzoek door het Sociaal Fonds Taxi op CAO-naleving beëindigd is en de CAO wordt nageleefd. Uit de verklaring van de STO moet blijken dat het CAO onderzoek met goed resultaat is afgesloten. Opdrachtnemers die dispensatie hebben van de CAO-taxivervoer, in verband met een eigen bedrijfs-cao, dienen middels een brief/verklaring vanuit het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid aan te tonen dat deze dispensatie is verleend. Daarnaast dient een verklaring van SFT dan wel de STO te worden aangeleverd waaruit blijkt dat de bedrijfs-cao op juiste wijze wordt nageleefd. 20. Hulphonden De Opdrachtnemer conformeert zich er aan dat hulphonden (zoals soho-, blindengeleidehonden) als zodanig herkenbaar meereizen (zie regels taxikeurmerk). Dit zonder kosten voor de Opdrachtgevers. 21. Tweede afzet adres leerlingenvervoer Uitgangspunt voor het aangepast leerlingenvervoer is de vervoersopdracht van Opdrachtgevers. Hierop staat het adres waar de leerling s-ochtends wordt opgehaald en het adres waar de leerling na schooltijd wordt afgezet. Dit kan het woonadres van de leerling zijn maar ook één ander adres, zoals bijvoorbeeld buitenschoolse opvang of oma. Het betreft een vast, tweede afzet adres. 22. Opstapplaatsen De Opdrachtnemer conformeert zich er aan dat op aangeven van de Opdrachtgevers leerlingen op een opstapplaats worden opgehaald en afgezet. 23. Schoolvakanties De Opdrachtnemer houdt er rekening mee dat er bij scholen sprake kan zijn van verschillende vakantieperiodes. Sommig vervoer wordt ook tijdens de schoolvakanties uitgevoerd. De vervoersopdracht is hier bepalend. 24. Wijziging scholenbestand Er zullen gedurende de looptijd van de overeenkomst scholen worden toegevoegd aan de lijst en scholen kunnen van de lijst worden verwijderd. Het aantal leerlingen per school kan ook wijzigen. De Opdrachtnemer gaat hier mee akkoord. 25. Implementatieplan Opdrachtnemer zal een implementatieplan aanleveren, dat voldoende invulling geeft om start van het schooljaar volgens de in deze aanbestedingsleidraad gestelde eisen te laten verlopen. Bij gunning zal het plan uitgevoerd worden door een door Opdrachtnemer aan te stellen implementatiemanager (zie ook H8). Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 34 van 95

35 Nr. Omschrijving 26. Service Level Agreement (SLA) Opdrachtnemer stelt een concept SLA op. Met een SLA beogen de Opdrachtgevers overeenstemming te krijgen over het kwaliteitsniveau van de te leveren diensten en dit kwaliteitsniveau ook te borgen gedurende de looptijd van de overeenkomst. De SLA zal tegelijk met de overeenkomst (bijlage 5) en de DAP (bijlage 14) worden afgesloten. De Opdrachtgevers stellen de volgende KPI s als een verplicht onderdeel in de SLA: Tijdigheid - Op tijd afzetten op school met als prestatienorm 98% - Verblijfsduur in de taxibus met als prestatienorm 97% - Ophalen van school met als prestatienorm 97% - Thuis ophalen met als prestatienorm 97% - Thuis afzetten na school met als prestatienorm 97% Klantgerichtheid - Gegronde klachten met als prestatienorm 99,8% - Tijdig afhandelen van de gegronde klachten met als prestatienorm 97% 27. Dossier Afspraken en Procedures (DAP) Opdrachtnemer komt met Opdrachtgever en Vervoerscoördinator een DAP overeen. De DAP zal tegelijk met de overeenkomst (bijlage 5) en de SLA (bijlage 13) worden afgesloten. Uitgangspunt voor de DAP zijn de huidige afspraken en procedures. Op verzoek worden deze ter beschikking gesteld. 7.5 Organisatie en dienstverlening Voor elk perceel geldt een organisatie en dienstverlening overeenkomstig onderstaande eisen. De Opdrachtgevers hebben een overeenkomst afgesloten met een Vervoerscoördinator om de bereikbaarheid te organiseren en ondersteuning te geven bij het contractmanagement van het aangepast leerlingenvervoer. De organisatie en dienstverlening van het leerlingenvervoer dient in lijn met deze overeenkomst te worden uitgevoerd. Nr. Omschrijving 1 Betrokkenen, rolverdeling en coördinatie 28. Vervoerscoördinator Het is in principe de rol van de Vervoerscoördinator dagelijks alle afstemming over het aangepast leerlingenvervoer in het algemeen en met betrekking tot elke individuele leerling in het leerlingenvervoer uit te voeren. 29. Vast aanspreekpunt Opdrachtnemer De Opdrachtnemer heeft een vaste contactpersoon met voldoende bevoegdheden en die voor de Vervoerscoördinator en elke Opdrachtgever direct aanspreekbaar is. Bij afwezigheid van de vaste contactpersoon is er een vaste vervanger die over voldoende bevoegdheden beschikt en ook direct aanspreekbaar is. Het benoemen van een vaste contactpersoon en vaste vervanger is in het implementatieplan opgenomen. Deze personen zijn uitstekend op de hoogte van de inhoud van de overeenkomst en handelen hiernaar. Elk contact met de contactpersoon is voor de Opdrachtgevers kosteloos. 30. Vast strategisch aanspreekpunt Opdrachtnemer De Opdrachtnemer heeft een vaste contactpersoon met voldoende bevoegdheden voor (periodiek) strategisch overleg met de Opdrachtgevers en de Vervoerscoördinator. Bij afwezigheid van de vaste contactpersoon is er een vervanger die over voldoende bevoegdheden beschikt. Deze personen zijn uitstekend op de hoogte van de inhoud van de overeenkomst en handelen hiernaar. Elk overleg is voor de Opdrachtgever kosteloos. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 35 van 95

36 Nr. Omschrijving 31. Vervoerscentrale De Opdrachtnemer beschikt over een vervoerscentrale. Deze is dagelijks telefonisch bereikbaar van een uur voor aanvang van het vervoer tot een uur na afloop van het vervoer. 32. Schoolvakantie / Lesdagen Gedurende de looptijd van de overeenkomst zal de Vervoerscoördinator de Opdrachtnemer informeren over de data van schoolvakanties en andere vaste vrije dagen per school/stagebedrijf. De Vervoerscoördinator informeert de Opdrachtnemer over de wijzigingen. 2. Dienstverlening 33. Accordering van het routeboek Leerlingenvervoer De routes die zijn gepland worden geregistreerd in het routeboek. Voor aanvang van elk schooljaar overlegt de Opdrachtnemer het concept routeboek aan de Vervoerscoördinator namens de Opdrachtgevers. Uiterlijk 10 dagen voor de start van het schooljaar wordt dit concept besproken met Opdrachtgevers en/of Vervoerscoördinator. Na akkoord van de Opdrachtgevers via de Vervoerscoördinator krijgt het routeboek een definitieve status. Gedurende het schooljaar zullen er wijzigingen in het bestand van te vervoeren leerlingen optreden (bijvoorbeeld nieuwe leerlingen, door verhuizing van een leerling of verandering van school, of vervoer naar het stageadres i.p.v. naar school). De Opdrachtnemer verwerkt deze direct in het routeboek en stelt deze beschikbaar aan de Vervoerscoördinator. 34. De vervoersopdracht Basis voor het aangepast leerlingenvervoer is de vervoersopdracht. Met een vervoersopdracht krijgt de Opdrachtnemer via de Vervoerscoördinator de opdracht een leerling te vervoeren of het vervoer te stoppen. Gedurende het schooljaar (en gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst) kunnen vervoersopdrachten wijzigen. Deze wijzigingen betreffen naast instroom en uitstroom van leerlingen in het aangepast leerlingenvervoer bijvoorbeeld verhuizingen of incidentele veranderingen van ophaal- en/of afzetadres. Binnen 5 dagen na het verstrekken van een vervoersopdracht aan de Opdrachtnemer via de Vervoerscoördinator dient het feitelijke aangepaste leerlingenvervoer gestart te zijn. Elke vervoersopdracht die elektronisch door de Vervoerscoördinator ter beschikking wordt gesteld, bevat in ieder geval de volgende gegevens: - Een door de gemeente vastgestelde leerlingnummer (uniek en numeriek); - De naam, adres en geboortedatum van de te vervoeren leerlingen; - De vervoerskenmerken van de leerling (bv ophalen aan huis, afzetadres, hulpmiddelen etc.); - Type school/stageplaats met naam en adres waarnaar de leerling vervoerd moet worden; - De aanvang- en eindtijden van de school/stageplaats per dag; - Het telefoonnummer(s) van de ouders/verzorgers. Uitsluitend schriftelijke/elektronische vervoersopdrachten verstrekt door de Vervoerscoördinator zullen tot vergoeding leiden. 35. Crisisvervoer De Opdrachtnemer vervoert in geval van een opdracht tot crisisvervoer een leerling binnen 24 uur. 36. Extra rit Het komt voor dat een rit moet worden uitgevoerd buiten het vaste patroon van de leerling(en). Dit wordt een 'extra rit' genoemd. De Vervoerscoördinator zal de opdracht tot elke extra rit schriftelijk / elektronisch aan de Opdrachtnemer verstrekken. Zonder opdracht vooraf vindt geen vergoeding plaats. Een extra rit, die voor 17:00 uur doorgegeven is door de Vervoerscoördinator aan de Opdrachtnemer, wordt de eerstvolgende schooldag uitgevoerd. 37. Verwerken ritmutaties Een ritmutatie, die voor 17:00 uur doorgegeven is door de Vervoerscoördinator aan de Opdrachtnemer, wordt de eerstvolgende schooldag uitgevoerd. Een afmelding geldt totdat er een bericht komt dat het vervoer weer hervat moet worden. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 36 van 95

37 Nr. Omschrijving 38. Ophaallocatie De leerling wordt op het ophaaladres opgehaald bij de voordeur. Bij een flat of instelling geldt de hal of centrale receptie als ophaallocatie. Voor elke schoollocatie geldt dat in samenspraak met de school en Vervoerscoördinator namens Opdrachtgevers wordt bepaald waar de kinderen worden afgezet/opgehaald. Dit is bijvoorbeeld bij de toegang van het schoolterrein of in de centrale hal van de school. De volgende eisen worden gesteld aan de ophaallocatie: a. Instappen geschiedt altijd aan de veilige kant van de weg, zodat leerlingen niet hoeven over te steken; b. De ophaallocatie dient veilig, overzichtelijk, veilig bereikbaar te zijn en zo veel mogelijk bescherming te bieden tegen weersinvloeden; c. Elke gebruikte ophaallocatie, die niet voldoet aan deze voorwaarde zal afgestemd worden met Vervoerscoördinator en/of Opdrachtgever. 39. Extra dienstverlening door de chauffeur De verwachtte dienstverlening door een chauffeur is beschreven in deze Aanbestedingsleidraad. Indien extra dienstverlening noodzakelijk is voor een veilige en juiste uitvoering van het vervoer en het welzijn van een persoon of personen kan dit na goedkeuring door de Opdrachtgevers. 40. Vaste chauffeur Elke route heeft een vaste chauffeur. Een vaste chauffeur is heel belangrijk voor het vertrouwen en geeft een veilig gevoel aan de leerlingen en hun ouders/verzorgers. Een vaste chauffeur is een chauffeur, die gedurende het schooljaar uitvoering geeft aan een specifieke route. In geval van deeltijdwerk zijn er maximaal twee vaste chauffeurs per route. 41. Kennismaken en informatie uitwisseling met ouders/verzorgers De vaste chauffeur maakt voor de start van een nieuw schooljaar, of als een leerling tussentijds instroomt, persoonlijk kennis met de leerling en zijn/haar ouders/verzorgers. Dit gebeurt uiterlijk drie werkdagen voor de start van het aangepaste leerlingenvervoer. De Opdrachtnemer neemt hiertoe het initiatief. Tijdens de kennismaking verstrekt de vaste chauffeur informatie en verzamelt hij/zij de benodigde informatie om het vervoer goed en veilig te laten verlopen. De te verstrekken informatie is vooraf afgestemd met Opdrachtgevers en Vervoerscoördinator. Zie ook eis # Melding wijziging route of tijden In geval van wijziging van een route en/of ophaal-/afzettijdstip zal de Opdrachtnemer twee dagen voor aanvang van de wijziging de ouders/verzorgers van elke betrokken leerling informeren. 43. Persoonlijke begeleider leerlingenvervoer Het is mogelijk dat een leerling specifieke individuele begeleiding, verzorgd door of namens de ouder/verzorger in het aangepast leerlingenvervoer nodig heeft. De Opdrachtgevers besluiten of individuele begeleiding ingezet wordt. De begeleider reist altijd samen met de leerling. Opdrachtnemer stelt een vaste zitplaats voor de begeleider beschikbaar. 44. Taxi begeleider De gemeente Den Haag kan het noodzakelijk achten dat op specifieke routes een extra, door haar te bekostigen en door Opdrachtnemer aan te stellen taxi begeleider wordt ingezet. Opdrachtnemer zal hieraan zijn volledige medewerking verlenen en zijn uiterste best doen om de taxi begeleider op het gewenst moment beschikbaar te hebben. Opdrachtnemer kan een voorstel doen voor de inzet van een Taxi begeleider. 45. Vaste zitplaatsen Een leerling heeft in beginsel een vaste zitplaats in het voertuig. 46. Melden van afwijking van geplande reistijd(en). De Opdrachtnemer zal, indien de verwachtte ophaal- en/of aankomsttijd meer afwijkt dan 15 minuten van de geplande tijd, de ouders/verzorgers en de Vervoerscoördinator tijdig telefonisch op de hoogte stellen. 47. Loosritten Elke loosrit wordt door de Opdrachtnemer, bij voorkeur real time, maar uiterlijk binnen een uur na het einde van de rit bij de Vervoerscoördinator gemeld. De Vervoerscoördinator doet onderzoek naar de oorzaak van elke loosrit. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 37 van 95

38 Nr. Omschrijving 48. Protocollen voor uitvoering van het vervoer. De Opdrachtgevers en de Vervoerscoördinator hanteren protocollen, voor onder andere afhandelen van klantcontacten, het verwerken van vervoersmutaties, wijziging van ritten, afhandeling van loosritten, slecht weer, incidenten en klachten (zie bijlage 14). Deze protocollen worden door de Opdrachtgevers vastgesteld. Elk protocol wordt waar nodig in overleg met de Opdrachtnemer(s) voor en tijdens de looptijd van de overeenkomst aangepast. 49. Incident tijdens de rit De Opdrachtnemer heeft een protocol hoe om wordt gegaan met incidenten en calamiteiten tijdens het vervoer (zie DAP, bijlage 14). Onderdeel van dit protocol is de wijze waarop de chauffeur ondersteund wordt door Opdrachtnemer. Incidenten en calamiteiten worden binnen een vastgestelde termijn gemeld bij de Opdrachtgevers en de Vervoerscoördinator. Het protocol wordt voor aanvang van de overeenkomst door de Opdrachtgevers goedgekeurd en tijdens de looptijd van de overeenkomst zo nodig aangepast. 50. Klachten coördinatie Opdrachtnemer gaat akkoord met de coördinatie van de afhandeling van klachten over het aangepast leerlingenvervoer door de Vervoerscoördinator. Klachten worden door ouders/verzorgers/scholen ingediend bij en geregistreerd door de Vervoerscoördinator. Indien een klacht of melding over de dienstverlening ingediend wordt bij de Opdrachtnemer, zal de Opdrachtnemer de indiener direct doorverwijzen naar de Vervoerscoördinator. 51. Klachtafhandeling Voor de afhandeling van de klachten zal de Opdrachtnemer samen met de Opdrachtgever en Vervoerscoördinator een procedure overeenkomen. 52. Medische handelingen Medewerkers van de Opdrachtnemer (in het bijzonder de chauffeur en de eventuele taxi begeleider) verrichten geen medische handelingen, anders dan levensreddende. 53. Eten en drinken tijdens het vervoer De chauffeur ziet er op toe dat er niet gegeten en/of gedronken wordt tijdens de rit door de leerlingen. De chauffeur (en eventuele taxi begeleider) zal zelf ook niet eten en/of drinken. 54. Telefoongebruik chauffeur De chauffeur zal tijdens het vervoer van de leerlingen uitsluitend voor het vervoer noodzakelijke (handsfree) telefoongesprekken voeren. 55. Informatie over de leerling tijdens het vervoer In elk voertuig kunnen via de boardcomputer de benodigde gegevens van de betrokken leerling opgevraagd worden. De Opdrachtnemer zal daarbij gebruik maken van gegevens van leerlingen uit de (elektronische) administratie van de Vervoerscoördinator. De gegevens zijn afgeschermd en alleen voor de voor de chauffeur beschikbaar. 56. Ouders/verzorgers zijn niet thuis Het kan gebeuren dat een leerling na de terugreis thuis (of op het tweede afzet adres) voor een dichte deur staat. In dat geval kan de leerling volgens een vastgestelde procedure in opdracht van de Opdrachtgevers naar een alternatief opvangadres worden gebracht. De Opdrachtnemer zal hieraan medewerking verlenen. 57. Kinderzitjes en stoelverhogers De Opdrachtnemer zorgt voor de noodzakelijke kinderzitjes en stoelverhogers; speciaal aangepaste kinderzitjes dienen door de ouders/verzorgers ter beschikking gesteld te worden en door de Opdrachtnemer in het voertuig te worden geplaatst. 58. Extra zitbeveiliging De Opdrachtnemer zal voorzien in speciale zitbeveiliging zonder extra kosten voor de Opdrachtgever. Dit in de uitzonderlijke gevallen waarin dit noodzakelijk is. 59. Verlaten voertuig door de chauffeur Als de chauffeur uit het voertuig stapt, zijn de sleutels uit het contactslot gehaald en de deuren dicht. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 38 van 95

39 Nr. Omschrijving 60. Melden van incidenten De Opdrachtnemer zal de Vervoerscoördinator en/of de Opdrachtgevers direct inlichten over elk incident dat zich tijdens de uitvoering van het vervoer voordoet. Een incident is iedere gebeurtenis, die afwijkt van de normale dagelijkse gang van zaken, zoals ruzie in de bus, ongevallen met voertuigen of passagiers of incidenten tussen leerlingen onderling en/of chauffeur/begeleider. Opdrachtnemer hanteert een protocol voor het melden van incidenten. 61. Regels en richtlijnen leerlingenvervoer De Opdrachtgevers stellen in overleg met betrokken partijen en de Opdrachtnemer regels en richtlijnen voor het leerlingenvervoer op schrift. Dit zijn (gedrags-)regels die gelden voor de leerlingen, hun ouders en de Opdrachtnemer om het vervoer prettig, veilig en optimaal te laten verlopen. De belangrijkste onderdelen uit de regels en richtlijnen zijn onderdeel van de bewaarkaart. De regels en richtlijnen en de bewaarkaart worden voor aanvang van de overeenkomst afgestemd tussen de Opdrachtgevers, Vervoerscoördinator en Opdrachtnemers. De Opdrachtgevers sturen de regels en richtlijnen mee met de beschikking aan de ouders/verzorgers; De vaste chauffeur overhandigt de bewaarkaart tijdens de kennismaking met de ouders/verzorgers. 62. Meldcode Huiselijk geweld en kindermishandeling De Opdrachtnemer overlegt voor ingang van de overeenkomst een procedure ter goedkeuring bij de Opdrachtgevers hoe de medewerkers van de Opdrachtnemer handelen indien kindermishandeling en/of huiselijk geweld wordt vermoed. Alle medewerkers van de Opdrachtnemer die klantcontact hebben binnen het leerlingenvervoer weten in voorkomende gevallen hoe te handelen. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: a. de chauffeurs/begeleiders hebben een belangrijke signaleringsfunctie. Als ze vermoedens hebben en/of dingen zien, dienen zij dit te melden bij een aangewezen persoon binnen de eigen organisatie; b. de Opdrachtnemer wijst een persoon binnen de eigen organisatie aan, bij wie de chauffeur dergelijke signalen kan afgeven; c. deze persoon geeft alle meldingen/signalen door aan de betreffende schooldirectie en Opdrachtgevers; d. Elke gemeente heeft een vast protocol ten behoeve van deze meldcode. Opdrachtnemer dient zich te conformeren aan het protocol van de betreffende Opdrachtgevers. 63. Protocol slecht weer Wanneer weersomstandigheden c.q. weersvoorspellingen dusdanig slecht zijn dat de veiligheid van de te vervoeren leerlingen/medewerkers niet gegarandeerd kan worden, kan de Opdrachtnemer besluiten om niet te vervoeren. Na gunning zal een protocol worden vastgesteld. 64. Incidentele afwijkingen van het schoolrooster Indien een school plotseling besluit tot de invoering van een tropenrooster of een andere incidentele afwijking van het schoolrooster blijven de breng- en haaltijden voor de Opdrachtnemer onveranderd. De school zal aangeven bij de ouders/verzorgers dat ze hun kind zelf brengen dan wel ophalen. 7.6 Het samenstellen van de routes Nr. Omschrijving 65. Routeplanning Gedurende de looptijd van de overeenkomst is de Opdrachtnemer verantwoordelijk voor het plannen van de routes. Deze routes worden geregistreerd in het routeboek. De Opdrachtgevers en de Vervoerscoördinator kunnen ingrijpen in de planning en eisen dat deze wordt aangepast. 66. Optimalisatie van het vervoer De Opdrachtnemer zorgt dat elke leerling zo optimaal mogelijk wordt vervoerd. Dit betekent dat 1) in een zo kort mogelijk tijdsbestek wordt vervoerd met 2) het hoogste reiscomfort en 3) voor perceel 5 de laagste kosten voor de Opdrachtgevers. Hierbij wordt uiteraard rekening gehouden met alle andere eisen in deze leidraad. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 39 van 95

40 Nr. Omschrijving 67. Meldingsplicht ter optimalisatie van het vervoer Indien vanuit het oogpunt van optimalisatie van het vervoer de Opdrachtnemer een leerling niet het beste vervoer kan bieden, meldt de Opdrachtnemer dit schriftelijk bij de Vervoerscoördinator. In overleg met of namens de Opdrachtgevers wordt een mogelijke oplossing gezocht. 68. Vervoersplicht overnemen leerlingen van een andere opdrachtnemer Indien naar de mening van Opdrachtgever of Vervoerscoördinator één of meer Leerlingen vanuit het oogpunt van optimalisatie van het vervoer beter bij een andere Opdrachtnemer in een Route opgenomen kan worden, geldt dat die Opdrachtnemer een vervoersverplichting heeft. 69. Afzet- en ophaaltijden De afzet- en ophaaltijd op en van school is binnen een tijdsmarge van vijftien (15) minuten voor het aanvangstijdstip respectievelijk na het eindtijdstip van de school. De afzettijd is nooit na aanvang van school en het ophaaltijdstip is nooit eerder dan het tijdstip waarop de lessen eindigen. De Opdrachtnemer kan hiervan alleen afwijken na goedkeuring door de Opdrachtgevers. Wanneer een aanpassing in de tijdsmarge kan leiden tot een aanzienlijke kostenbesparing voor de Opdrachtgevers (perceel 5) meldt de Opdrachtnemer dit aan de Opdrachtgever. 70. Individuele reistijd Maximale reistijd aangepast leerlingenvervoer: - De maximale individuele reistijd per leerling in het voertuig van bestemmingen in perceel 1 t/m 4 is 60 minuten; - De maximale individuele reistijd per leerling in het voertuig van bestemmingen in perceel 5 is 90 minuten; - De maximale individuele reistijd per werknemer in het voertuig van bestemmingen in perceel 6 is 75 minuten. Bovenstaande maximale reistijden gelden tenzij het door de reisafstand en/of verkeersomstandigheden niet mogelijk is om binnen deze maximale tijdsduur te blijven. De Opdrachtnemer zal rekening houden met normaal te verwachten drukte en files tijdens bijvoorbeeld ochtend- en avondspits. 71. Individuele wachttijd. De maximale individuele wachttijd is per leerling gesteld op 10 minuten. 72. Groepsgrootte. De groepsgrootte bij het vervoeren van leerlingen van cluster 3 en cluster 4 scholen is maximaal 8. Indien een persoonlijke of extra taxi begeleider noodzakelijk is, past Opdrachtnemer zonodig de routeplanning aan. 73. Zitplaats begeleider Voor elke begeleider die meereist op een route wordt door de Opdrachtnemer een vaste zitplaats gepland. 74. Busbanen De Opdrachtnemer mag geen gebruik maken van busbanen. 75. Combineren leerlingen van verschillende Opdrachtgevers Het is niet toegestaan om leerlingen gecombineerd te vervoeren in één route met leerlingen (of cliënten) van andere Opdrachtgevers (=gemeenten) dan die onder de overeenkomst vallen, tenzij dit expliciet is voorgelegd aan Opdrachtgevers en geaccordeerd door Vervoerscoördinator en Opdrachtgevers. 76. Combineren leerlingen van verschillende schooltypen Cluster 4 leerlingen (voorheen ZMOK, REC4, PI) worden alleen met Cluster 4 leerlingen gecombineerd. Cluster 3 leerlingen (voorheen ZMLK) worden alleen met Cluster 3 leerlingen gecombineerd. Uitzondering is als Cluster 4 leerlingen en Cluster 3 leerlingen dezelfde schoollocatie bezoeken. Dan wordt rekening gehouden met de specifieke vervoerskenmerken van elke leerling. In specifieke gevallen kan hiervan afgeweken worden, bijvoorbeeld als Cluster 3 en Cluster 4 scholen dusdanig bij elkaar in de buurt liggen dat een combinatie van de leerlingen een voordehand liggende optie is. Opdrachtgevers zullen daarover na overleg met de Vervoerscoördinator en Opdrachtnemer besluiten. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 40 van 95

41 Nr. Omschrijving 77. Uitsluiting combinatie van leerlingen Opdrachtgevers kunnen eisen dat leerlingen, al dan niet tijdelijk, niet samen in een route vervoerd worden. De Opdrachtnemer zal hieraan meewerken. 78. Financieel gunstig plannen -perceel 5 (en 6) In beginsel is de Opdrachtnemer gehouden om voor de Opdrachtgevers in financiële zin de meest gunstige routeplanning te maken. Hiervan kan slechts afgeweken worden na toestemming door de Opdrachtgevers. 79. Optimale planning bij tijdelijke uitval van leerling(en) perceel 5 (en 6) Wanneer door tijdelijke afmeldingen van vervoer van één of meer leerlingen (of werknemers perceel 6) (door bijv. ziekte) een voor de Opdrachtgevers financieel gunstiger ritplanning/combinatiemogelijkheid gemaakt kan worden, zodat bijvoorbeeld de inzet van een voertuig uitgespaard kan worden, zal de Opdrachtnemer dit voorleggen aan de Vervoerscoördinator en/of Opdrachtgevers. 80. Nieuwe bestemmingen Een nieuwe bestemming is een school- of stagelocatie waar leerlingen naartoe moeten worden vervoerd die nog niet voorkomt in het routeboek van de Opdrachtnemer bij aanvang van de overeenkomst. Ook dit vervoer valt binnen de tussen Opdrachtgevers en Opdrachtnemer te sluiten overeenkomst. 81. Aanvang- en eindtijden op school Per school zijn de vaste aanvang- en eindtijden vooraf bekend. Deze worden voor aanvang van het schooljaar of semester door de Vervoerscoördinator aangeleverd aan de Opdrachtnemer. Opdrachtnemer wijkt niet af van de aanvang- en eindtijden van de school, tenzij na goedkeuring van de Opdrachtgevers. Er wordt (zoveel mogelijk) uitgegaan van de standaard schooltijden per schoollocatie als genoemd in het schoolplan of semesterrooster, zo nodig uitgesplitst naar groep of onderbouw/bovenbouw. 82. Vervoer na school naar een tweede afzet adres Het kan voorkomen dat een leerling tijdens de terugrit op één of meer vaste dagen in de week naar één ander adres dan het woonadres moet worden gebracht. Bijvoorbeeld naar de buitenschoolse opvang of naar oma. Het vervoer naar dit tweede afzet adres kent, net als het vervoer van en naar school, een vast patroon. Het tweede afzet adres staat in de Vervoersopdracht. 83. Routeplanning in relatie tot medewerkers van de Opdrachtnemer De Opdrachtnemer zal routes onafhankelijk van het woonadres en vestiging van de medewerkers van de Opdrachtnemer (zoals chauffeur en begeleider) plannen. 84. Beschikbaarheid routeboek De Opdrachtnemer onderhoudt continu de planning en de vervoersadministratie. Onderdeel van de vervoersadministratie is het Routeboek. Het routeboek is permanent beschikbaar voor de Vervoerscoördinator en de Opdrachtgevers. Het routeboek is een elektronisch uit te wisselen bestand. Het routeboek is direct inzichtelijk en eenvoudig te importeren in een database of analysetool, zoals MS-access en/of MS- excel. 7.7 Kwaliteit en normering Nr. 1 Eisen aan het personeel 85. Eisen aan chauffeur en begeleider De chauffeur en de begeleider die wordt ingezet op deze opdracht vervult een bijzondere rol. Het vervoer voor leerlingen betreft een kwetsbare doelgroep waarmee specifiek rekening moet worden gehouden. Voor elke in te zetten chauffeur en begeleider geldt dat hij/zij gedurende de looptijd van de overeenkomst voldoet aan (wettelijke) vaardigheden zoals beschreven in het documenten Eisen aan chauffeur en begeleider.doc (zie bijlage 17). Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 41 van 95

42 Nr. 86. Staken inzet medewerker op aanwijzing van Opdrachtgever. De Opdrachtgever heeft het recht te eisen dat een medewerker per direct, tijdelijk of permanent, niet meer wordt ingezet. Dit geldt voor iedere situatie die de veiligheid of het vertrouwen in het vervoer ondermijnt. Dit bijvoorbeeld in het geval van schijn of beschuldiging van ongewenste intimiteiten of rijden onder invloed of ander grensoverschrijdend gedrag. De Opdrachtgevers zullen in dat geval de Opdrachtnemer sommeren de inzet van de betreffende medewerker/chauffeur/(persoonlijke of extra taxi) begeleider direct te staken. De Opdrachtgevers zijn niet verplicht harde bewijzen te leveren: Ook de schijn van omstandigheden en feiten is voldoende om de inzet van een medewerker of persoon te staken. De Opdrachtnemer zal hier gevolg aan geven en een vervangende medewerker inzetten. Opdrachtgevers zullen met de Opdrachtnemer in overleg treden. Als de Opdrachtnemer voorziet dat de oorzaak van het staken van de inzet (bijv. door het nemen van maatregelen) is weggenomen, kan deze een schriftelijk verzoek tot opnieuw inzetten van de betrokken medewerker doen. 87. Staken inzet medewerker door Opdrachtnemer Als zich een situatie voordoet die van invloed kan zijn op de geschiktheid van een chauffeur of begeleider voor het betreffende vervoer zet Opdrachtnemer hem of haar per direct niet meer in. In het geval dat de aanleiding voor het feit gerelateerd is aan de opdracht van de Opdrachtgevers meldt de Opdrachtnemer dit als een incident bij de Vervoerscoördinator en de Opdrachtgevers. 88. Herkenbaarheid chauffeur leerlingenvervoer De chauffeur van het Leerlingenvervoer dient altijd herkenbaar te zijn. De chauffeur zal zich altijd door het tonen van zijn chauffeurspas als uitvoerder van het Leerlingenvervoer (pro-actief) identificeren naar de school en ouder/verzorger. Het spreekt vanzelf dat de chauffeur representatief is. Eisen aan het materieel 89. Omvang wagenpark De omvang van het wagenpark van de Opdrachtnemer moet de actuele vraag op elk moment tijdens de looptijd van de overeenkomst kunnen bedienen. 90. Inzet van typen voertuigen De Opdrachtnemer is vrij in de keuze van het in te zetten type voertuig. Dit geldt mits elk voertuig voldoet aan het bepaalde in deze aanbestedingsleidraad en voldoet aan de specifieke (medische) vervoersbehoeften van de leerlingen. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 42 van 95

43 Nr. 91. Specifieke eisen aan elk ingezet voertuig Elk ingezet voertuig: a. Voldoet aan de Regeling permanente eisen taxi s c.q. bus (Wet Personenvervoer 2000) én andere wettelijke regelingen en bepalingen. Ook dienen alle voertuigen door de Rijksdienst voor het Wegverkeer te zijn goedgekeurd voor taxivervoer resp. busvervoer; b. heeft een verbandtrommel, brandblusser en noodhamer op daartoe meest geschikte locatie aanwezig is. Opdrachtnemer bewaakt dit continue; c. is op elke zitplaats voorzien van een veiligheidsgordel, welke tevens geschikt is voor kinderen en kinderzitjes; d. Is voorzien van werkende kindersloten; e. Wordt dusdanig onderhouden, dat technische of andersoortige mankementen redelijkerwijs zijn uitgesloten. Op verzoek krijgen de Opdrachtgevers inzicht in de betreffende onderhoudslogboeken; f. Is van binnen en buiten representatief; g. Is rookvrij. In de voertuigen mag niet worden gerookt en geen alcohol/drugs worden gebruikt; h. beschikt altijd over een up-to-date navigatiesysteem. i. de voertuigen moeten voorzien zijn van deugdelijke communicatieapparatuur, waarmee de chauffeur te allen tijde gedurende de ritten te bereiken is; j. taxi s, taxibussen en rolstoelbussen dienen niet ouder te zijn dan zeven (7) jaar en, k. alle voertuigen zijn in de wintermaanden voorzien van winterbanden of standaard voorzien van allweather banden, waarbij alle banden het berg/sneeuwvloklogo hebben; l. Voertuigen dienen voorzien te zijn van de boordcomputer taxi. m. heeft voldoende (separate) ruimte voor het mee vervoeren van 1 stuk handbagage. Dit in relatie tot het feitelijk aantal (rolstoel gebruikende) passagiers. Of er ruimte is voor eventuele omvangrijkere (meer dan 1 stuk dan wel een zitplaats in beslag nemende) handbagage is ter beoordeling aan de chauffeur (en eventueel de vervoerscentrale). n. heeft voldoende (separate) ruimte voor het mee vervoeren van inklapbare rolstoelen en rollators; o. De Opdrachtnemer zet voertuigen in die geschikt zijn voor het vervoer van (elektrische) rolstoelen met inzittende en scootmobielen zonder inzittende. 92. Vervoer van rolstoelen en scootmobielen a. Het vervoer van (elektrische) rolstoelen en scootmobielen geschiedt volgens de geldende wettelijke regels (RVV art.59) en conform de code Veilig Vervoer Rolstoelinzittenden die door het KBOH (Vilans) is ontwikkeld. b. Het is niet toegestaan een gebruiker tijdens het vervoer op de scootmobiel te laten zitten. Indien het noodzakelijk is dat een gebruiker tijdens het vervoer in de elektrische rolstoel moet blijven zitten, dient het voertuig voorzien te zijn van de vereiste bevestigingsmaterialen en veiligheidsgordels. c. De rolstoelplaats wordt bereikt door twee openslaande achterdeuren en een lift, eventueel met knielsysteem, van minimaal 900 mm breed, waarmee het in- of uitrijden van een rolstoel ergonomisch verantwoord kan plaatsvinden, en d. De rolstoelplaats dient te worden voorzien van een voor alle rolstoeltypen veilige bevestiging van zowel rolstoel als passagier. Deze bevestiging dient vanzelfsprekend als zodanig te worden gebruikt. e. De Inschrijver dient zich te conformeren aan de meest recente handreiking voor het veilig vervoeren van rolstoelgebruikers (Code veilig vervoer rolstoelen, thans uitgave 2015/2016). Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 43 van 95

44 Nr. 93. Milieu eisen Opdrachtgever wil het gebruik van schone en duurzame transportbrandstoffen stimuleren. Gedurende de implementatie en gedurende de looptijd van de overeenkomst overleggen Opdrachtgever en Opdrachtnemer hoe verder bijgedragen kan worden aan deze doelstelling. Ten aanzien van milieuvriendelijkheid wordt minimaal het volgende gesteld: a. een energiezuinige rijstijl en optimale bandenspanning leiden tot brandstofbesparing. Alle chauffeurs moeten zo snel mogelijk doch uiterlijk binnen zes (6) maanden na eerste inzet voor het leerlingenvervoer van de Opdrachtgever de cursus Het Nieuwe Rijden of gelijkwaardig te hebben gevolgd. Informatie hierover is te vinden op b. ter beperking van de emissie van fijnstof moeten: voertuigen < 3500 kg voldoen aan de Euro-5 emissiestandaard; voertuigen > 3500 kg voldoen aan de Euro-V emissiestandaard. c. Bij vervanging van de voertuigen gedurende de looptijd van de overeenkomst geldt Euro-6 en Euro-VI emissiestandaard als minimumeis; d. het onderhoudssysteem van de voertuigen moet erop gericht zijn de milieubelasting van de voertuigen tot een minimum te beperken. 94. Uitingen in en op het voertuig Reclame of andersoortige uitingen in en op de voertuigen (anders dan de naam of handelsnaam van Opdrachtnemer) zijn niet toegestaan. 95. Staken inzet materieel op aanwijzing van Opdrachtgevers De Opdrachtgevers zullen waar nodig van de Opdrachtnemer vereisen dat materieel per direct niet meer wordt ingezet. Dit geldt voor iedere situatie waarbij materieel niet voldoet aan de eisen zoals beschreven deze leidraad of een andere reden waardoor de veiligheid van de gebruikers van het materieel niet gewaarborgd kan worden. De Opdrachtgever zal sommeren de inzet te staken. De Opdrachtgever zal altijd ook schriftelijk motiveren wat de oorzaak van uitsluiten van inzet is, en waar nodig met de Opdrachtnemer in overleg treden. De Opdrachtnemer kan voorzien dat de oorzaak van het staken van de inzet (bijv. door het nemen van maatregelen) is weggenomen. In dat geval kan deze een schriftelijk verzoek tot opnieuw inzetten van betrokken materieel bij de Opdrachtgever indienen. Kwaliteit (borging systeem en maatregelen) 96. Tevredenheidsonderzoek De Opdrachtnemer werkt mee aan klanttevredenheidsonderzoeken. De uitkomsten zullen met de Opdrachtnemer worden besproken evenals de eventueel te nemen acties naar aanleiding van verbeterpunten. De deelnemers aan / betrokkenen bij het onderzoek worden op de hoogte gesteld van het resultaat. De Opdrachtnemer neemt zo nodig verbetermaatregelen. 97. Borging eisen aan personeel en materieel De Opdrachtnemer zal er continu actief op toezien dat ingezet personeel en materieel voldoet aan alle eisen in deze aanbestedingsleidraad. De Opdrachtnemer heeft schriftelijke documentatie van de interne procedures om dit te borgen. 7.8 Administratie, verslaglegging, toezicht en vergoeding Nr. Omschrijving Aanvullende administratie eisen Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 44 van 95

45 Nr. Omschrijving 98. Onderhouden van de administratie van het vervoer Ten aanzien van de administratie van de Opdrachtnemer geldt: - Deze is altijd up-to-date is met die van de Opdrachtgevers en de Vervoerscoördinator. Bij voorkeur is er een automatische koppeling; - Elke leerling voor wie een vervoersopdracht wordt verstrekt is door de Opdrachtgevers voorzien van een uniek leerlingnummer. Dit leerlingnummer dient te worden verwerkt in de administratie, zodat hiermee de registraties van leerlingen van Opdrachtgevers / Opdrachtnemer / Vervoerscoördinator eenduidig zijn. - De administratie van de Opdrachtnemer zal vervoersopdrachten en vervoersmutaties verwerken welke door de Vervoerscoördinator worden aangeleverd, conform een nader overeen te komen berichtenformat; - De Opdrachtnemer dient de vervoersopdrachten en vervoersmutaties minimaal door middel van e- mail van de betreffende Opdrachtgevers te ontvangen. 99. Beschikbaar stellen gegevens De Opdrachtnemer stelt, indien daartoe wordt verzocht, alle geregistreerde gegevens uit de eigen administratie ter beschikking aan de Opdrachtgevers en/of Vervoerscoördinator. Het betreft hier gegevens aangaande activiteiten voortkomend uit de overeenkomst tussen Opdrachtgevers en Opdrachtnemer. Deze gegevens betreffen bijvoorbeeld het routeboek, gegevens over realisatie van ritten door voertuigen en chauffeurs, vervoer van personen, etc Maandelijkse levering ritgegevens De Opdrachtnemer levert maandelijks samen met de factuur aan de Vervoerscoördinator een elektronisch bestand aan met daarin de (geplande en gerealiseerde) ritgegevens van de voorgaande maand volgens een door de Vervoerscoördinator aangegeven indeling. Zie format, bijlage 18. Externe controle 101. Controle door de Vervoerscoördinator De Vervoerscoördinator voert in opdracht van de Opdrachtgevers controles uit. De Opdrachtnemer gaat akkoord met de uitvoering van controle door de Vervoerscoördinator en werkt hieraan mee. Dit zullen zowel aangekondigde als onaangekondigde controles betreffen in de uitvoering van het vervoer. De controles kunnen van administratieve of fysieke (ter plaatse) aard zijn. De controles worden zodanig ingericht dat de Opdrachtgevers voldoende zekerheid hebben dat aan in deze leidraad gestelde eisen wordt voldaan door de Opdrachtnemer. Uitvoering van controles vindt plaats conform alle eisen die aan de Vervoerscoördinator zijn gesteld (zie bijlage 11 en 12). De controles betreffen onder andere de factuurcontrole, controle van aangeleverde gegevens, minimale eisen aan het vervoer en controle op de routeplanning. De Opdrachtnemer zal zijn volle medewerking verlenen zodat de controlewerkzaamheden altijd en zo efficiënt mogelijk kunnen worden uitgevoerd. De Opdrachtnemer doet dit door actief samen te werken met de Opdrachtgevers, Vervoerscoördinator en Opdrachtnemers van andere percelen Herstel van onvolkomenheden De Vervoerscoördinator voert controles uit, uitgaande van de eisen gesteld in de overeenkomst met de Opdrachtnemer (inclusief de controle op rechtmatigheid en routeplanning). Als blijkt dat niet aan de gestelde eisen is voldaan doet de contractbeheerder hiervan schriftelijk melding (verslag) aan de Opdrachtnemer en Opdrachtgevers. Uiterlijk bij de facturatie over de maand waarin de contractbeheerder melding heeft gemaakt, zijn de onvolkomenheden hersteld en zijn maatregelen genomen om herhaling van elke tekortkoming te voorkomen Toetsing ritadministratie De Opdrachtgevers behouden zich het recht voor om de ritadministratie van de Opdrachtnemer te beoordelen. De Opdrachtnemer heeft de plicht hieraan mee te werken en alle informatie die nodig is voor beoordeling van de administratie te leveren. Deze informatie dient op elk gewenst moment voor de Opdrachtgevers beschikbaar te zijn. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 45 van 95

46 Nr. Omschrijving 104. Accountantscontrole Opdrachtnemer De Opdrachtnemer laat binnen twee maanden na afloop van een schooljaar een accountantscontrole uitvoeren op de rit- en routeregistratie in relatie tot de door Opdrachtnemer ingediende facturen van het afgelopen schooljaar. Het verslag van de accountantscontrole wordt uiterlijk binnen 4 maanden aan de Opdrachtgever opgeleverd. De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om onafhankelijke externe adviseurs in te schakelen om de onderbouwing van de afrekeningen te verifiëren. De Opdrachtgevers behouden zich het recht voor een review te doen laten uitvoeren bij de fungerende accountant van de Opdrachtnemer op de route administratie (perceel 5 en 6) en de vervoerde leerlingen (perceel 1-4). Deze review dient binnen 6 maanden na oplevering van de accountantsverklaring afgerond te zijn. De kosten verbonden aan de controle komen voor rekening van de Opdrachtnemer. Vergoedingswijze 105. Vergoedingswijze perceel 1 t/m 4 (zie prijzenblad) De vergoeding aan de Opdrachtnemer wordt voor perceel 1, 2, 3 en 4 bepaald met een prijs per leerling per rit Vergoedingswijze perceel 5 en 6 (zie prijzenblad) De vergoeding voor de Opdrachtnemer wordt voor perceel 5 en 6 bepaald met een prijs per beladen uur. De prijs per beladen uur is gebaseerd op de berekende beladen uren van de route en dus niet de werkelijke beladen uren. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt naar voertuigtype. Onder een route wordt verstaan de afstand tussen het woonadres waar de eerste leerling instapt tot en met de (school)locatie waar de laatste leerling uitstapt, ongeacht het aantal woonadressen en scholen dat in de route wordt aangedaan Berekening beladen tijd van een route in perceel 5 en 6: - De beladen reistijd wordt bepaald aan de hand van de laatste versie van routeplanner Easy Travel, uitgaande van de snelste route van het eerste huisadres/opstappunt van een leerling, via eventuele tussenpunten (huisadres/opstappunt) van andere leerlingen, naar de eindbestemming (school). Hierbij dient gebruik gemaakt te worden van de zes karakters postcode (vier-cijfers + twee letters) van huisadressen/opstappunten en eindbestemming (school). Bij afwijkingen in de door de Opdrachtnemer gebruikte versie van Easy Travel en de door de Opdrachtgevers gebruikte versie van Easy Travel gaat de meest recente versie voor; - De laatste versie is op dit moment Easy Travel Netwerk versie Europa 2015 inclusief alle updates. Hierbij dient het nieuwe menu gebruikt te worden. Gedurende de looptijd van de overeenkomst kan het zijn dat er updates volgen. Indien dit aan de orde is, zullen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer gezamenlijk het moment van overstappen naar de update afspreken; - Er gelden geen blokkades voor de instellingen van Easy Travel Netwerk versie Europa 2013 inclusief updates, tenzij dit in overeenstemming tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever wordt besloten; - Voor Easy Travel gelden, ongeacht in te zetten voertuigen, de volgende instellingen: o bij de beladen reistijd die resulteert uit Easy Travel mag in totaliteit per rit een minuut in- en uitstaptijd per leerling per rit worden opgeteld, met een maximum van tien minuten totale in/uitstaptijd per route. o Voor een leerling met een rolstoel mag in totaliteit per rit vier minuten in/uitstaptijd bij de beladen reistijd worden opgeteld. De maximale totale in- en uitstaptijd per route mag, ingeval van een rolstoelrit, met vier minuten per rolstoeler worden verhoogd; o De totale beladen reistijd wordt aan het einde van de maand rekenkundig afgerond op hele minuten Loosrit Een loosrit wordt vergoed, mits deze uiterlijk binnen één uur na afloop van de rit bij de Vervoerscoördinator gemeld is. Een loosrit die later of niet gemeld is mag niet in rekening worden gebracht en wordt niet vergoed. De Opdrachtnemer is verplicht loosmeldingen door te geven, er is uitsluitend sprake van een loosrit als de chauffeur feitelijk op het adres is geweest en de leerling niet heeft aangetroffen of te kennen is gegeven dat de leerling niet mee gaat. Een loosmelding ruim voor de afgesproken ophaaltijd geldt derhalve niet als loosmelding en komt niet voor vergoeding in aanmerking. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 46 van 95

47 Nr. Omschrijving 109. (Taxi) begeleiding Voor de begeleiders die ingezet worden in het kader van de overeenkomst wordt een vast tarief afgesproken. Dit tarief is inclusief de vergoeding voor de begeleider, het vervoer van de begeleider, de zitplaats en overige kosten. Facturatie, factuurcontrole en betaling 110. Te leveren factuur De Opdrachtnemer dient maandelijks binnen tien dagen na afloop van elke kalendermaand per perceel en uitgesplitst per gemeente een factuur in te dienen bij de desbetreffende en de Vervoerscoördinator. De factuur wordt separaat voorzien van een specificatie. Zie bijlage 18 voor het voorgestelde format van de specificatie. De specificatie wordt verplicht elektronisch aangeleverd, de factuur wordt optioneel elektronisch aangeleverd. Het definitieve format voor de specificatie wordt na gunning in overleg met de Opdrachtnemer vastgesteld. Iedere factuur bevat het inkoopordernummer dat door de desbetreffende gemeente is aangegeven. Alleen met het juiste inkoopordernummer kan de factuur op tijd betaalbaar gesteld worden Leveren ritgegevens De Opdrachtnemer levert maandelijks gelijktijdig met de factuur ten minste de navolgende gegevens per gemeente aan bij de Vervoerscoördinator. Dit omvat minimaal (zie ook bijlage 18): - Gegevens per perceel per leerling; - totaal aantal uitgevoerde leerlingenritten per dag; - elke verplaatsing van A (1e ophaaladres), via eventuele tussenpunten, naar B (eindbestemming) wordt gezien als een afzonderlijke rit. Dit betekent dat een ochtendrit afzonderlijk wordt gezien van een middag(retour)rit. Iedere unieke rit dient per periode (ochtend/middag) een uniek nummer te krijgen. In de ritplanning geeft de Opdrachtnemer aan hoeveel keer per maand een bepaalde unieke rit gereden is; - perceel 1-4: Per leerling: routes met leerlingnamen, volgorde en tijden van ophalen en wegbrengen, inclusief de werkelijke in- en uitstaptijd op de scholen/stageadressen, eventuele wachttijd; - Perceel 5: Per route: routes met leerlingnamen, volgorde en tijden van ophalen en wegbrengen, inclusief de werkelijke in- en uitstaptijd op de scholen/stageadressen aantal beladen uren, eventuele wachttijd, per route; - aantal en type voertuigen per inzetdag Maatregelen bij onjuiste facturatie Indien de Opdrachtnemer afwijkt van de geformuleerde eisen ten aanzien van facturatie, zijn de Opdrachtgevers bevoegd tot het opschorten van de betaling van (een deel van) de factuur of tot het terugvorderen van reeds betaalde gelden door middel van verrekening met een volgende factuur. 7.9 Begeleiders Nr. Omschrijving 113. In het vervoer onderkennen de Opdrachtgevers twee type begeleiders - De persoonlijke begeleiders (zie ook eis #43) - De taxi-begeleiders (zie ook eis #44). In beide gevallen zal er overleg zijn met de Opdrachtnemer en de Vervoerscoördinator over de inzet van deze begeleiders en het vervoer. De Opdrachtnemer zorgt voor een in beginsel vaste zitplaats in de taxi, zodanig dat de begeleider zijn taak tijdens het vervoer goed kan uitvoeren. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 47 van 95

48 Nr. Omschrijving 114. De taxibegeleiders worden ter beschikking gesteld door de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer ontvangt hiervoor een vergoeding. In deze prijs is inbegrepen: - de vergoeding voor de taxibegeleider - het ophalen van de taxibegeleider voorafgaand aan het leerlingenvervoer - het thuisbrengen van de begeleider nadat de leerlingen op school of thuis zijn afgezet Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 48 van 95

49 8 Gunningscriteria In deze paragraaf staan de gunningscriteria vermeld op basis waarvan de Opdrachtgevers de inschrijvingen zullen beoordelen. Beoordeling vindt plaats op de wijze als beschreven in paragraaf 4.3. De Inschrijver met de hoogste eindscore als bedoeld in paragraaf zal worden aangemerkt als de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving, vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding. 8.1 Kwaliteit De kwaliteit van de inschrijving zal beoordeeld worden aan de hand van uw antwoord op de hieronder gestelde vragen. Bij de betreffende vragen is aangegeven het aantal bladzijden A4 tekst. Indien u meer pagina s inlevert zullen deze buiten beschouwing worden gelaten bij de beoordeling. Mocht er geen aantal bladzijden zijn vermeld, dan is geen restrictie gesteld. Nr. Omschrijving Weging (punten) GC-1 Implementatieplan Lever een implementatieplan van maximaal 8 bladzijden A Het implementatieplan wordt beoordeeld op in ieder geval de volgende aspecten: - De wijze waarop de bestaande en nieuwe medewerkers van de inschrijver voorbereid worden op deze opdracht, wat moet blijken uit o.m. een opleidingsbeleid en/of opleidingsplan; - De wijze waarop overdracht van activiteiten van de huidige vervoerder plaatsvindt; - De wijze van samenstellen van een kernteam, het aanstellen van een vaste contactpersoon en vervanger en de wijze van kennismaking met Opdrachtgever en Vervoerscoördinator; - De toepassing van een gedetailleerde tijdsplanning en de afstemming en uitvoering van de activiteiten met Opdrachtgever voorafgaande aan het schooljaar ; - De wijze van uitvoering van de audit (zie eis #19); - De wijze waarop u de uitstoot van uitlaatgassen terugdringt; - De wijze van inrichting van de informatievoorziening; - De manier waarop de ritgegevens tot stand komen; - De manier waarop realisatie informatiebeveiligingsniveau wordt bereikt; - De wijze van invoering van relevante protocollen; - De toepassing van een draaiboek start schooljaar 2018/2019 (die ook te gebruiken is voor de daarop volgende schooljaren); - De wijze waarop invulling wordt gegeven aan projectmanagement en de mate waarin u Opdrachtgevers hiermee ontzorgt; - De mate waarin risico s tijdens de implementatiefase worden onderkend en de wijze waarop hiervoor beheersmaatregelen worden getroffen. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 49 van 95

50 GC-2 Service Level Agreement (SLA) De Opdrachtgevers wensen een SLA af te sluiten met Opdrachtnemer. Met een SLA beogen de Opdrachtgevers overeenstemming te krijgen over het kwaliteitsniveau van de te leveren diensten en dit kwaliteitsniveau ook te borgen gedurende de looptijd van de overeenkomst. Het gebruik maken van een SLA in de resultaatsturing binnen het aangepast leerlingenvervoer is voor de Opdrachtgevers een nieuwe manier van werken. De Opdrachtgevers willen deze nieuwe manier van werken samen met de Opdrachtnemers tot een succes maken. 170 Opdrachtnemers wordt gevraagd om een eigen voorstel van een concept SLA op te leveren (per perceel per Opdrachtgever), dat voldoet aan de randvoorwaarde van de Opdrachtgevers. Een voorbeeld van een concept SLA is te vinden in bijlage 13. De Opdrachtgevers stellen de volgende KPI s als een verplicht onderdeel in de SLA: Tijdigheid - Op tijd afzetten op school met als prestatienorm 98% - Verblijfsduur in de taxibus met als prestatienorm 97% - Ophalen van school met als prestatienorm 97% - Thuis ophalen met als prestatienorm 97% - Thuis afzetten na school met als prestatienorm 97% Klantgerichtheid - Gegronde klachten met als prestatienorm 99,8% - Tijdig afhandelen van de gegronde klachten met als prestatienorm 97% Het concept SLA wordt beoordeeld op de volgende aspecten: - De mate waarin uw aanvullende prestatienorm tegemoet komt aan de verplichte prestatienorm; - De mate waarin uw aanvullende prestatienorm hoger is dan de verplichte prestatienorm; - De mate waarin sprake is van toegevoegde waarde van een aanvullende dienstverlening en bijbehorende KPI s; - De wijze waarop u maatregelen treft om de aanvullende prestatienorm te behalen; - De mate van meetbaarheid van de KPI s. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 50 van 95

51 GC-3 Praktijksituaties Beschrijf uw visie op de volgende praktijksituatie s in maximaal 3 bladzijden (A4). Uit het antwoord blijkt wat uw werkwijze, kennis en ervaring is. Dit blijkt uit de volgende aspecten: - Kennis doelgroep - Chauffeurseisen - Voertuigeisen - Veiligheid in het vervoer - Routeboek en BCT - Communicatie 170 Perceel 1-5 (leerlingenvervoer) Casus 1 - Jantje springt uit de bus Jantje staat altijd om uur te wachten voor het raam tot het busje met de vaste chauffeur voor komt rijden. Jantje kon de klok erop gelijk zetten, het busje was er altijd om uur!. Sinds vorige week komt er een andere dan de vaste chauffeur en Jantje vraagt zich af of hij iets fout heeft gedaan. Vanochtend kwam de taxi pas tegen 08:05 uur en was de vaste chauffeur er weer niet. Deze chauffeur had hij zelfs nog nooit gezien. Jantje werd door zijn moeder naar de bus gebracht, maar de chauffeur zei alleen maar: Wil je een beetje opschieten, ik ben al laat! Door jou kom ik nu nog later!. Jantje kon nog net instappen voordat de chauffeur weg reed. Tien minuten later stond Jantje weer thuis. Hij was ongeveer vierhonderd meter van huis uit de bus gesprongen, want de chauffeur bleef er over bezig. Vraag: Had deze vervelende situatie voorkomen kunnen worden en hoe is dat binnen uw organisatie geborgd? Casus 2 Ouders overwegen aangifte Door de Opdrachtgever wordt op dinsdagavond om uur een melding ingediend bij de contactpersoon van de vervoerder omtrent vermeend grensoverschrijdend gedrag van een chauffeur ten aanzien van een leerlinge. De chauffeur zou tijdens de retourrit vanaf school, op een achteraf gelegen parkeerplaats, een leerlinge onheus hebben bejegend. Ouders overwegen om aangifte te doen. Vraag: Geef aan hoe u handelt en of en zo ja, hoe, dit voorkomen had kunnen worden. Casus 3 Vaste zitplaatsverdeling Door school is in samenspraak met de vervoerder en gemeente een vaste zitplaatsverdeling afgesproken voor route 18, vanwege aanhoudende problemen in de route. Deze route heeft u uitbesteed aan een onderaannemer. Bij een controle op de weg door de Vervoerscoordinator blijkt dat de kinderen niet op de voorgeschreven plekken zitten en rijdt de chauffeur de rit niet in de volgorde zoals afgesproken. Bovendien zitten er twee leerlingen in het voertuig die bij de Opdrachtgevers niet bekend zijn. Vraag: Geef aan hoe deze situatie ontstaan, kan zijn en hoe u dit gaat aanpakken. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 51 van 95

52 Perceel 6 (Groepsvervoer Haeghe groep) Beschrijf uw visie op de volgende praktijksituatie in maximaal 2 bladzijden (A4). Casus 1 Indienen klacht Weer is een medewerker over zijn toeren als hij aankomt op zijn werklocatie. De leidinggevende komt er niet goed achter wat er scheelt. Hij besluit om dagelijks even een moment te zitten met de medewerker om de medewerker op zijn gemak te stellen. Dan komt het er uit. De chauffeur had weer niet handsfree gebeld en ook was hij al gaan rijden terwijl nog niet alle medewerkers vast zaten. en gisteren reed de chauffeur veel te hard. Maar de medewerker wil absoluut niet dat de leidinggevende hier werk van maakt. Hij is bang de chauffeur tegen zich in het harnas te jagen en dat is wel het laatste wat hij wil. Vraag: Hoe zorgt u ervoor dat chauffeurs na het ontvangen van een klacht toch hun professionele houding naar de cliënt toe bewaren? GC-4 Interview met Opdrachtnemer In februari 2017 wordt de Opdrachtnemer uitgenodigd voor een interview van maximaal 30 minuten. De uitnodiging zal eind week 5 worden verstuurd, inclusief de vragen. Van de Opdrachtnemer wordt verwacht dat de beoogd implementatiemanager en de contactpersoon en zijn vervanger (zoals bedoeld is in eis #29) deelnemen aan het interview. Het interview zal gehouden worden aan de hand van een door de Opdrachtgever vastgestelde vragenlijst. De vragen gaan over de implementatie (verkrijgen van commitment van de chauffeurs aan de eisen), over kennis en ervaring met de uitvoering en over de maatregelen die u zal treffen om de dienstverlening op een hoog niveau te houden. Indien opdrachtnemer ingeschreven heeft op de percelen 1 t/m 5 zal er één interview gehouden worden over voor deze percelen. Het verkregen aantal punten is van toepassing op elk perceel (1 t/m 5). Voor perceel 6 geldt dat hier afzonderlijk een interview voor wordt gehouden. 90 De interviews zullen worden opgenomen en genotuleerd. De geluidsopnames en de notulen zullen ter beschikking worden gesteld aan de Opdrachtnemer. Vervolgens zullen de antwoorden, zoals genotuleerd, worden beoordeeld op de volgende aspecten: - De wijze waarop de chauffeurs voorbereid worden op deze opdracht; - De wijze van invoering van relevante protocollen; - De wijze waarop invulling wordt gegeven aan projectmanagement en de mate waarin u Opdrachtgevers hiermee ontzorgt; - De kennis en ervaring van de vaste contactpersoon en vervanger en de wijze van kennismaking met Opdrachtgever en Vervoerscoördinator; - De manier waarop de ritgegevens tot stand komen; - De mate van sturing op de dienstverlening, en specifiek de overeen te komen KPI s. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 52 van 95

53 8.2 Prijs Naast het gunningscriterium kwaliteit wordt Inschrijver ook gevraagd een prijzenblad in te dienen voor het gevraagde. Inschrijver dient het prijzenblad volledig in te vullen, rechtsgeldig te ondertekenen en bij te voegen bij de inschrijving in map 5. Het gunningscriterium Prijs wordt beoordeeld op basis van laagste kosten per perceel. Voor het beoordelen van het gunningscriterium Prijs van perceel 1, 2, 3 en 4 worden de aangeboden prijzen/tarieven vermenigvuldigd met de door de Opdrachtgevers in paragraaf 1.2 opgegeven aantal leerlingen per dag. De zo verkregen kosten worden bij elkaar opgeteld en vormen de totale kosten voor het betreffende perceel. Voor het beoordelen van het gunningscriterium Prijs van perceel 5 en 6 worden de aangeboden prijzen/tarieven vermenigvuldigd met de door de Opdrachtgevers in paragraaf 1.2 opgegeven aantal leerlingen/werknemers per dag. De zo verkregen kosten worden bij elkaar opgeteld en vormen de totale kosten voor het betreffende perceel. Voor het guningscriterium prijs kan maximaal 400 punten worden gescoord. Voor het aanleveren van uw prijsopgave dient u het prijsinvulformulier (bijlage 6) te gebruiken. De Opdrachtgevers hebben het recht de door de Inschrijver opgegeven prijzen/tarieven te toetsen op marktconformiteit. In paragraaf is aangegeven welke prijsberekeningsformule wordt toegepast. Het indienen van een irreële of manipulatieve offerte leidt tot uitsluiting (zie ook eis #2). Uitsluiting betreft het irreëel of manipulatief inschrijven op onderdelen van het prijsinvulformulier. Hieruit vloeit het volgende voort. Inschrijvers mogen (per item/eenheid) geen prijzen indienen die de gunningssystematiek manipuleren. Inschrijvers dienen (per item/eenheid) een op zichzelf beschouwd realistische prijs aan te bieden. Ten aanzien van de volgende prijzen bestaat het vermoeden dat deze onrealistisch zijn: - negatieve prijzen; - prijzen van 0 euro; - prijzen onder de kostprijs; - abnormaal lage prijzen, en; - in de branche ongebruikelijke prijzen. Inschrijver dient bij gebruik van prijzen die hierboven als onrealistisch zijn aangemerkt in de inschrijving uitvoerig te motiveren waarom er geen sprake is van onrealistische prijzen c.q. het manipuleren van de gunningssystematiek. Dit dient inschrijver te staven met bewijs. Indien deze motivatie naar oordeel van de gemeente onvoldoende is dan zal zij een verificatievraag hierover aan Inschrijver stellen. Indien de gemeente van mening blijft dat de prijzen onrealistisch zijn dan wordt de Inschrijving als ongeldig aangemerkt. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 53 van 95

54 Bijlage 1. Uniform Europees Aanbestedingsdocument Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) wordt als pdf separaat aan deze leidraad toegevoegd. Het is tevens mogelijk dat Inschrijver gebruik maakt van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) die TenderNed hiervoor biedt en deze bij de inschrijving bij te voegen. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 54 van 95

55 Bijlage 2. Verklaring van inschrijving U dient deze Verklaring van inschrijving in te vullen en te ondertekenen. Indien u inschrijft als combinatie dienen alle combinanten (deelnemers aan een combinatie) deze verklaring bij inschrijving hebben ondertekend. De ondergetekende(n) verklaart (verklaren) naar waarheid namens Inschrijver/Combinant: dat Inschrijver/Combinatie instemt met en voldoet aan de minimum (gunnings-)eisen zoals beschreven in hoofdstuk 7 van de Aanbestedingsleidraad; dat Inschrijver/Combinatie de overeenkomst(en) conform zijn inschrijving uitvoert; dat Inschrijver/Combinatie volledig en zonder voorbehoud door middel van de onderhavige inschrijving instemt met en voldoet aan de voorwaarden voor deze aanbesteding(sprocedure) zoals beschreven in deze Aanbestedingsleidraad; dat Inschrijver/Combinatie instemt met en voldoet aan de antwoorden zoals gegeven in de Nota s van Inlichtingen; dat Inschrijver/Combinatie de concept overeenkomst(en) incl. de ARVODI 2016 accepteert. Dat Inschrijver/Combinatie instemt met en voldoet aan de volgende (bijzondere uitvoerings-) voorwaarden zoals bedoeld in paragraaf en van de Aanbestedingsleidraad: - Duurzaamheid - Social Return - dat Inschrijver/combinatie zich hierbij inschrijft voor de (het) volgende Perce(e)l(en): Perceel 1 Perceel 2 Perceel 3 Perceel 4 Perceel 5 Perceel 6 - dat Inschrijver/combinatie haar voorkeur aangeeft voor de (het) volgende Perce(e)l(en) (1 t/m 4): 1. perceel. 2. perceel. 3. perceel. 4. perceel. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 55 van 95

56 Aldus opgemaakt en naar waarheid rechtsgeldig (bevoegd) ondertekend: Op: <datum> Te: <plaats> Inschrijver/Combinant 1 <naam functionaris> <handtekening> Combinant 2 (indien van toepassing) Op: <datum> Te: <plaats> <naam functionaris> <handtekening> NB: Bevoegd zijn personen die in uittreksel Kamer van Koophandel staan vermeld als bevoegd bestuurder of die een volmacht hebben gekregen van een persoon die staat vermeld. Let op dat sommige bevoegdheden beperkt zijn tot bepaalde bedragen. Zie paragraaf voor een uitgebreide toelichting. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 56 van 95

57 Bijlage 3. Format referentieopdrachten Naam Inschrijver: Perceelnummer: Referentie nr. : 1. Gegevens referentieopdracht Naam organisatie voor wie de referentieopdracht is uitgevoerd. Naam contactpersoon Telefoonnummer Naam en omschrijving van de referentieopdracht 2. Omzet van de referentieopdracht Het bedrag aan omzet van de referentieopdracht in het tijdvak zoals vermeld in eis 3 De eventuele waarde van het gedeelte dat in onderaanneming is uitgevoerd,.,. 3. Aantal personen Het aantal te vervoeren personen van de referentieopdracht per jaar 4. Looptijd van de referentieopdracht Datum referentieopdracht aanvang Jaar 1:. Jaar 2:. Jaar 3:. dd-mm-jjjj Datum referentieopdracht afronding dd-mm-jjjj 5. Eventuele onderaanneming Naam onderaannemers Adres onderaannemer(s) 6. Kerncompetentie Deze referentie ziet op de volgende kerncompetentie (kruis aan): kerncompetentie eis 3.a 7. Werkzaamheden referentieopdracht Korte beschrijving van de werkzaamheden. Ga hierbij in op de activiteit(en) zoals in de kerncompetentie onder eis 3 beschreven. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 57 van 95

58 Korte beschrijving van de in onderaanneming uitgevoerde Werkzaamheden Dit document dient u per referentieopdracht in te vullen. Aldus opgemaakt en naar waarheid rechtsgeldig (bevoegd) ondertekend: Op: <datum> Te: <plaats> Inschrijver/Combinant 1 <naam functionaris> <handtekening> Combinant 2 (indien van toepassing) Op: <datum> Te: <plaats> <naam functionaris> <handtekening> Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 58 van 95

59 Bijlage 4. ARVODI 2016 De ARVODI-2016 wordt als pdf-document separaat aan deze leidraad toegevoegd. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 59 van 95

60 Bijlage 5. Concept overeenkomst(en) a. Vervoersovereenkomst Leerlingenvervoer gemeenten Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden-Delfland De ondergetekenden: 1. De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Den Haag, ten deze ingevolge artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester/wethouder, de heer/mevrouw naam, handelend ter uitvoering van de collegebesluiten d.d. (datum resp. datum), en de publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Delft, ten deze ingevolge artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester/wethouder, de heer/mevrouw naam, handelend ter uitvoering van de collegebesluiten d.d. (datum resp. datum), en de publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Midden-Delfland, ten deze ingevolge artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester/wethouder, de heer/mevrouw naam, handelend ter uitvoering van de collegebesluiten d.d. (datum resp. datum), en de publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Rijswijk, ten deze ingevolge artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester/wethouder, de heer/mevrouw naam, handelend ter uitvoering van de collegebesluiten d.d. (datum resp. datum), hierna te noemen: Opdrachtgever ; en 2. (bedrijfsnaam Aanbieder), ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door heer/mevrouw (titel en naam), (functie), hierna te noemen Aanbieder. In aanmerking nemende dat: Opdrachtgever op grond van het Nederlands recht, de Wet op het Primair Onderwijs, Wet op de Expertisecentra, Wet op het Voortgezet Onderwijs, Jeugdwet, Verordening Leerlingenvervoer van de gemeente <gemeentenaam>, Wet Personenvervoer 2000 en de krachtens genoemde wetten genomen besluiten een zorgtaak heeft ten aanzien van het leerlingenvervoer. Opdrachtgever het wenselijk acht het vervoer uit te besteden aan een onafhankelijke en bedrijfsmatig opererende vervoerder. Opdrachtgever hiertoe het vervoer heeft aanbesteed waarbij de openbare Europese aanbestedingsprocedure is gevolgd. (nr OCW). De voorwaarden waar bij de uitvoering van het vervoer aan moet worden voldaan zijn vastgelegd in het Aanbestedingsleidraad leerlingenvervoer van de gemeente <gemeentenaam> d.d. (datum), verder te noemen het Aanbestedingsleidraad ; Burgemeester of wethouders bij besluiten van (dag, maand, jaar resp. dag, maand, jaar) de opdracht voor het verrichten van het leerlingenvervoer aan Aanbieder heeft gegund op basis van het criterium economisch meest voordelige inschrijving zoals ingediend in de offerte van Aanbieder van (datum); Dat Opdrachtgever en Aanbieder op basis van de eisen uit het Aanbestedingsleidraad, de uitleg van het Aanbestedingsleidraad in de Nota s van Inlichtingen en de daarop gedane inschrijving overeenstemming hebben bereikt over de wijze waarop het leerlingenvervoer uitgevoerd gaat worden; Verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Artikel 1 Bijlagen bij de overeenkomst De navolgende bijlagen behoren bij deze overeenkomst, maken daarvan deel uit en zijn daartoe door partijen gewaarmerkt: 1. Nota s van Inlichtingen d.d. (datum); Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 60 van 95

61 2. Aanbestedingsleidraad Leerlingenvervoer van de gemeente Den Haag, Delft & Rijswijk d.d. (datum), publicatienummer OCW; 3. Offerte van Aanbieder met bijlagen d.d. (datum); 4. Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van Opdrachten tot het verrichten van Diensten (ARVODI 2016). Indien er sprake is van tegenstrijdigheden tussen de overeenkomst en de hierboven genoemde bijlagen, prevaleert deze overeenkomst boven de bijlagen. In geval van strijdigheid tussen de bijlagen, gelden de bijlagen in volgorde waarin ze zijn toegevoegd (bijlage 1 geldt boven bijlage 2, etc.). Algemene bepalingen 1. Van toepassing zijn het Nederlands recht, Wet Personenvervoer 2000 en de krachtens genoemde wetten genomen besluiten. 2. Op deze Overeenkomst zijn van toepassing de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2016 (ARVODI-2016) [(Bijlage 4) / (reeds in het bezit van Partijen)], voor zover daarvan in deze Overeenkomst niet wordt afgeweken. Eventuele algemene leveringsvoorwaarden van de Aanbieder of van een derde zijn uitdrukkelijk niet van toepassing. 3. Mochten er bepalingen tussen de diverse bescheiden bestaan, die onderling in tegenspraak zijn of lijken, dan gelden primair de bepalingen van het contract en daaropvolgend het Aanbestedingsleidraad inclusief Nota s van Inlichtingen. Indien binnen het Aanbestedingsleidraad tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden staan, dan zijn deze voor rekening en risico van de Aanbieder. De Opdrachtgever bepaalt in voorkomende gevallen hoe met de tegenstrijdigheid/ onvolkomenheid omgegaan dient te worden. 4. Door ondertekening van het contract verklaren zowel Opdrachtgever als Aanbieder de in artikel 1 genoemde bescheiden te hebben ontvangen en ermee te hebben ingestemd. 5. Aanbieder is niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst zonder schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever aan een derde over te dragen. Deze toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd. De Opdrachtgever is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden. 6. In geval van fusie, overname of verkoop van de Aanbieder, behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor om het contract, met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden, te beëindigen. Artikel 2 Opdrachtgever werkzaamheden 1. De Opdrachtgever draagt de in het Aanbestedingsleidraad vermelde vervoer- en bijhorende vervoer gerelateerde activiteiten, onder de daarbij vermelde voorwaarden op aan de Aanbieder, die verklaart deze opdracht aan te nemen. 2. De Opdrachtgever heeft zich het recht voorbehouden de voorgestelde routes te beoordelen en aan de hand daarvan voorstellen te doen. De Aanbieder is verplicht hieraan gevolg te geven, voor zover de routes voldoen aan de voorwaarden zoals omschreven in het Aanbestedingsleidraad. 3. Opdrachtgever behoudt zich nadrukkelijk het recht voor om (beleids-)wijzigingen door te voeren op het gebied van (maar niet beperkt tot) schooltijden, locaties, schoolvakanties en indicatiecriteria. Artikel 3 Duur het contract en beëindiging 1. Het contract wordt gesloten voor een periode van drie jaar, ingaande 01 augustus 2017 tot 01 augustus Er is een optie tot verlenging. Het contract kan maximaal 2 keer met een periode van 1 jaar worden verlengd met als definitieve einddatum 01 augustus Het besluit tot verlenging van de overeenkomst moet uiterlijk op 31 december van het jaar voorafgaande aan het jaar van beëindiging schriftelijk aan de Aanbieder zijn medegedeeld. Aanbieder is verplicht mee te werken aan verlenging. Indien de overeenkomst niet wordt verlengd eindigt deze op 01 augustus 2020 van rechtswege of na een eerste verlenging op 01 augustus Aanbieder is verplicht om bij overdracht van het bedrijf aan een derde vooraf overleg te plegen over de rechten, plichten en continuïteit van de overeenkomst. Dit dient schriftelijk te gebeuren. Het niet voldoen aan deze verplichting kan leiden tot ontbinding van de overeenkomst. 4. Aanbieder c.q. nieuwe eigenaar blijft het eerste aanspreekpunt voor de Opdrachtgever. Artikel 4 Aard en omvang van de te leveren diensten 1. De Aanbieder is verantwoordelijk voor de aanschaf en/of het beheer van die voorzieningen die direct verband houden met het vervoer, zoals voertuigen, computer hard- en software, uitrusting en personeel. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 61 van 95

62 2. De Aanbieder verplicht zich het vervoer en de bijhorende vervoer gerelateerde activiteiten uit te voeren volgens het contract. Artikel 5 Prijs 1. De prijs voor de dienstverlening is: <<afhankelijk van perceel>> een prijs per: o taxi/8-persoonsbus/rolstoelbus á xx,xx per beladen uur; o leerling per dag á xx,xx; o prijs voor extra ritten per inzetuur 37,50; o Begeleiding door de Aanbieder, een prijs per dag á 150, Alle in dit artikel genoemde bedragen zijn exclusief 6% BTW. 3. De indexering op de overeengekomen contractprijzen vindt jaarlijks plaats, voor het eerst per 1 januari De toe te passen index voor taxi en kleinbus is de NEA index taxivervoer/kleinbusvervoer. De index wordt toegepast met twee decimalen. 4. Voor de bepaling van het factuurbedrag dient uitgegaan te worden van het aantal leerlingen per dag/de beladen minuten (rekenkundig afgerond per voertuigtype op hele minuten), van de voor de Opdrachtgever in financiële zin meest gunstige ritplanning, ook als deze in de praktijk anders uitgevoerd wordt. Het aantal beladen minuten wordt bepaald aan de hand van een routeplanner. Voor de specificaties van die routeplanner zie paragraaf 7.8, Eis 107 van de Aanbestedingsleidraad. 5. Prijswijzigingen zijn pas geldig en mogen pas worden doorgevoerd na schriftelijke goedkeuring van de Opdrachtgever. 6. Bij prijsbepaling van een nieuwe route wordt uitgegaan van de voor Opdrachtgever financieel meest voordelige situatie, daarbij gelet op de in de aanbestedingsdocumenten aangegeven criteria. 7. In geval de Aanbieder om zwaarwegende nadelen van de voor de Opdrachtgever financieel meest gunstige ritplanning wil afwijken, kan dit slechts na overleg vooraf met en schriftelijke toestemming door de Opdrachtgever. Artikel 6 Facturering en betaling 1. De Aanbieder dient maandelijks binnen 10 dagen na afloop van de maand een gespecificeerde factuur in te dienen bij de Opdrachtgever (zie paragraaf 7.8, Eis 111 van de Aanbestedingsleidraad). 2. Betaling geschiedt maandelijks achteraf op basis van de door de Aanbieder ingediende en gespecificeerde facturen, uiterlijk binnen 30 dagen na factuurdatum, onder voorbehoud van goedkeuring. 3. Factureringscondities zijn tevens weergegeven in paragraaf eis 110 van de Aanbestedingsleidraad. Artikel 7 Overige bepalingen 1. De Aanbieder is bereid mee te werken aan de realisatie van aangepaste contractvoorwaarden of in het uiterste geval beëindiging van het contract gedurende de contractperiode indien wettelijke bepalingen (zoals externe financieringsstructuren) c.q. besluiten van overheden dit noodzakelijk maken. In dit geval dient de Aanbieder de continuïteit van de uitvoering van het leerlingenvervoer voor de Opdrachtgever te waarborgen tot de datum waarop het contract wordt beëindigd. 2. Aanbieder stemt in met de uitvoeringsvoorwaarde inzake de regeling Social Return Den Haag. De aanbieder zal hierover in overleg treden met de Opdrachtgever over invulling. (artikel 17 van deze overeenkomst ). Artikel 8 Aansprakelijkheid en vrijwaringen 1. Aanbieder is aansprakelijk voor alle schade die door Opdrachtgever of derden wordt geleden als gevolg van een gebrekkige dienstverlening of als gevolg van een handelen of nalaten van Aanbieder, zijn medewerkers of degenen die door hem bij de uitvoering van de overeenkomst zijn betrokken. 2. Ter zake van eventuele aansprakelijkheid van de Aanbieder voor schade veroorzaakt in verband met het vervoer, zijn de artikelen 8:81 tot en met 8:85 van het Burgerlijk Wetboek, Boek Verkeersmiddelen en vervoer van toepassing. 3. De Aanbieder vrijwaart de Opdrachtgever voor aanspraken van derden tot vergoeding van indirecte en directe schade die is ontstaan ten gevolge van de uitvoering van het contract en waarvoor de Aanbieder aansprakelijk is. De bewijslast voor het niet aansprakelijk zijn rust op de Aanbieder. 4. De Aanbieder vrijwaart de Opdrachtgever voor het verhalen van belastingen, premies enzovoorts in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid en verbindt zich eventueel op de Opdrachtgever verhaalde bedragen volledig te restitueren. 5. De Aanbieder draagt zorg verzekerd te zijn vanaf de start van het vervoer conform het gestelde in de Aanbestedingsleidraad. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 62 van 95

63 Artikel 9 Uitvoering 1. Opdrachtnemer zal zich gedurende de contractperiode houden aan alle eisen en voorwaarden ten aanzien van de uitvoering van het vervoer, zoals deze verwoord staan in het programma van eisen, hoofdstuk 7 van de aanbestedingsleidraad. Artikel 10 Klachten 1. Opdrachtnemer hanteert de klachtenprocedure zoals die is overeengekomen in de DAP (bijlage 14) Artikel 11 Incidenten 1. Opdrachtnemer zal zich gedurende de contractperiode houden aan alle eisen en voorwaarden ten aanzien van de afhandeling van incidenten, zoals deze verwoord staan in het programma van eisen, hoofdstuk 7 van de aanbestedingsleidraad. 2. Opdrachtnemer handelt incidenten af zoals die is overeengekomen in de DAP (bijlage 14). 3. In aanvulling op artikel 14 van de ARVODI 2016 komen partijen het volgende overeen. a. Opdrachtnemer zal eventuele beveiligingsincidenten steeds binnen de geldende wettelijke termijn rapporteren aan Opdrachtgever. In de rapportage vermeldt Opdrachtnemer welk incident heeft plaatsgevonden, welke mogelijke gevolgen het incident voor de (toegang tot) de betreffende persoonsgegevens heeft gehad en welke maatregelen zijn of worden genomen om het incident te beëindigen en in de toekomst te voorkomen. b. Ingeval het incident mogelijk gevolgen heeft voor (een) betrokkene(n) zal Opdrachtnemer het incident onverwijld rapporteren aan Opdrachtgever. Opdrachtnemer zal waar nodig ook meewerken aan het adequaat informeren van de betrokkenen opdrachtgever over het beveiligingsincident. Artikel 12 Rapportage, communicatie en evaluatie 1. De Aanbieder verstrekt maandelijks, binnen 10 dagen na afloop van de betreffende maand, schriftelijk ritgegevens aan de Opdrachtgever. 2. De ritgegevens dienen voor analyse en controle door de Opdrachtgever en omvat minimaal de in de aanbestedingsdocumenten genoemde gegevens en wordt kosteloos verstrekt. Deze ritgegevens kunnen in de loop van het contract in overleg aangepast worden. 3. Periodiek, afhankelijk van de behoefte, doch minimaal tweemaal per schooljaar, vindt, op initiatief van de Opdrachtgever, overleg plaats tussen Opdrachtgever en Aanbieder 4. Bij externe communicatie (bijv. pers e.d.) dient de Aanbieder altijd vooraf overleg te plegen met en toestemming te vragen voor die communicatie aan de Opdrachtgever 5. De Aanbieder is verplicht op het eerste verzoek van de Opdrachtgever de door de Opdrachtgever gewenste gegevens met betrekking tot deze opdracht kosteloos aan de Opdrachtgever ter beschikking te stellen. Artikel 13 Geheimhouding en privacy 1. Bij de uitvoering van het leerlingenvervoer worden de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens in acht genomen. 2. De Aanbieder draagt er zorg voor dat, zowel gedurende de looptijd van het contract als ook daarna, de informatie die Aanbieder van Opdrachtgever of andere betrokken partijen in het kader van uitvoering van het contract heeft ontvangen, onverschillig of deze van mondelinge of schriftelijke aard is, vertrouwelijk blijft en niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever/betrokken partijen aan derden wordt onthuld, tenzij de Aanbieder op grond van wetgeving gehouden is bepaalde informatie aan een derde te verstrekken. Aanbieder zal vertrouwelijke informatie slechts bekend maken aan personen die bij haar organisatie werkzaam zijn, voor zover dit noodzakelijk is voor het vervoer van de leerlingen. 3. Bij het beëindigen of aflopen van het contract zal Aanbieder alle vertrouwelijke informatie zoals onder meer persoonsgegevens en medische gegevens van leerlingen, binnen een termijn van 30 dagen overdragen aan de Opdrachtgever. 4. In aanvulling op artikel 14 van de ARVODI 2016 komen partijen het volgende overeen. a. Opdrachtnemer zal eventuele beveiligingsincidenten steeds binnen de geldende wettelijke termijn rapporteren aan Opdrachtgever. In de rapportage vermeldt Opdrachtnemer welk incident heeft plaatsgevonden, welke mogelijke gevolgen het incident voor de (toegang tot) de betreffende persoonsgegevens heeft gehad en welke maatregelen zijn of worden genomen om het incident te beëindigen en in de toekomst te voorkomen. b. Ingeval het incident mogelijk gevolgen heeft voor (een) betrokkene(n) zal Opdrachtnemer het incident onverwijld rapporteren aan Opdrachtgever. Opdrachtnemer zal waar nodig Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 63 van 95

64 Artikel 14 ook meewerken aan het adequaat informeren van de betrokkenen opdrachtgever over het beveiligingsincident. Ontbindingsbepalingen 1. De Opdrachtgever heeft het recht het contract met de Aanbieder zonder rechterlijke tussenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien: de Aanbieder niet langer voldoet aan de eisen zoals omschreven in hoofdstuk 6 en 7 van de Aanbestedingsleidraad. de Aanbieder niet aan de verplichtingen uit hoofde van het contract voldoet, onder voorbehoud van het bepaalde in artikel 15; De Aanbieder anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst na te kunnen komen; de Aanbieder één of meer van zijn rechten en/of verplichtingen uit deze overeenkomst overdraagt aan derden zonder vooraf schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever; door de Aanbieder (voorlopige) surséance van betaling is aangevraagd; de Aanbieder in staat van faillissement is verklaard; de Aanbieder in liquidatie verkeert; op een aanmerkelijk deel van het vermogen van de Aanbieder beslag is of wordt gelegd; 2. Indien de Opdrachtgever overgaat tot ontbinding van het contract in één van de in artikel 14 lid 1 genoemde gevallen, dient de Aanbieder de continuïteit van de uitvoering van het leerlingenvervoer voor de Opdrachtgever te waarborgen tot de datum waarop het contract wordt beëindigd. 3. Indien zich gedurende de looptijd van het contract wetswijzigingen of besluiten van lokale overheden voordoen die gevolgen hebben voor de financieringsstromingen van de Opdrachtgever kan dit leiden tot ontbinding van het contract. 4. De Aanbieder heeft geen recht op vergoeding van de schade ten gevolge van de ontbinding van het contract. 5. Wanneer Aanbieder toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen is Aanbieder tegenover Opdrachtgever aansprakelijk voor de geleden dan wel te lijden schade. Artikel 15 Sancties 1. Als de uitvoering van de opdracht naar het oordeel van de Opdrachtgever niet volgens de gemaakte afspraken van kwaliteit, tijd en/of geld verloopt en er is geen sprake van overmacht, zal de Opdrachtgever sanctioneren op basis van het opleggen van een boete. Dit doet ze op basis van redelijkheid en billijkheid. Artikel 16 Bonus-malus 1. Een bonus-malusregeling is van toepassing op de KPI s zoals bedoeld zijn overeen te komen in de SLA. 2. Mochten Partijen hiervan af willen zien, dan leggen zij dit vast in de SLA. Artikel 17 Social Return 1. De gemeente Den Haag helpt mensen zonder werk aan een baan te komen en heeft daarom bij opdrachten boven ,00 euro de 5%-regeling (ook bekend als regeling Social Return Den Haag) ingevoerd. Hiermee wordt werkgelegenheid gecreëerd voor werklozen, stagiaires/leerlingen en personen die vallen onder de Wet Sociale Werkvoorziening (WSW ers),wia of Wajong. In dat kader wordt ten minste 5% van de opdrachtsom aangewend voor de inzet van genoemde groeperingen. 2. Aanbieder is verplicht in te stemmen met de toepassing van de regeling Social Return. Uiterlijk 7 dagen na de dag waarop de opdracht is gegund, treedt de Aanbieder in overleg met het Werkgeversservicepunt regeling Social Return. In dit gesprek worden afspraken gemaakt over hoe de Aanbieder de opdracht gaat uitvoeren met inzet van de in lid 01 genoemde doelgroep voor het in lid 17.1 genoemde percentage van de opdrachtsom. De afspraken worden schriftelijk vastgelegd. 3. De regeling Social Return wordt uitgevoerd door de het Werkgeversservicepunt van de gemeente Den Haag, welke is ondergebracht bij de dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). 4. De Aanbieder is verantwoordelijk voor de realisatie van de regeling. Het werkgeversservice-punt kan behulpzaam zijn bij het vinden van personeel uit de doelgroep, maar het staat de Aanbieder vrij om via ieder erkend bemiddelingsbedrijf personeel uit de in lid 01 genoemde doelgroep aan te trekken. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 64 van 95

65 5. Aanbieder zal vierwekelijks een overzicht verstrekken aan de projectmanager van het Werkgeversservicepunt regeling Social Return over de stand van zaken. Dit kan per rechtstreeks worden verzonden aan 6. Als na ontvangst van het laatste overzicht, tevens eindrapportage van de opdracht, blijkt dat aan het gestelde in dit artikel is voldaan wordt een groene kaart verstrekt. 7. Indien de Aanbieder niet voldoet aan het gestelde in dit artikel en dus geen groene kaart ontvangt, zal een bedrag ter grootte van het deel van de opdrachtsom, dat ten onrechte niet is besteed aan de inzet van personeel, op zijn betaling worden ingehouden of, als betaling reeds heeft plaatsgevonden, worden teruggevorderd. Artikel 18 Overmacht 1. Partijen onderkennen dat overmacht van invloed kan zijn op de uitvoering van de overeenkomst. 2. Onder overmacht wordt in het contract verstaan: Omstandigheden die de nakoming van het contract verhinderen en die niet aan de Aanbieder zijn toe te rekenen c.q. volgens de in het maatschappelijk verkeer geldende opvattingen niet voor rekening van de Aanbieder dienen te komen. Hieronder zullen in ieder geval niet worden verstaan: gebrek aan personeel, stakingen (met uitzondering van landelijke Cao-stakingen), ziekte van personeel, tekortkoming in de nakoming van de door Aanbieder ingeschakelde derden, liquiditeitsc.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de Aanbieder, ongeschiktheid van materieel. 3. Indien Aanbieder gedurende een periode van meer dan 14 dagen ten gevolge van overmacht niet kan nakomen c.q. tekort komt in de nakoming van één of meer verplichtingen op grond van het contract, heeft Opdrachtgever het recht het contract door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang, zonder rechtelijke tussenkomst, te ontbinden, zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding ontstaat. Artikel 19 Geschillen Geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Den Haag, tenzij partijen uitdrukkelijk arbitrage of mediation als middel voor het oplossen van geschillen, overeenkomen. Artikel 20 Slotbepaling 1. Wijzigingen in het contract of aanvullingen daarop zijn slechts geldig, indien deze schriftelijk zijn overeengekomen en door beide partijen zijn ondertekend. 2. Indien één of meer bepalingen van het contract nietig mochten zijn, zullen de overige bepalingen van het contract van kracht blijven. Partijen zullen over de omstreden bepaling(en) overleg plegen teneinde een zodanige vervangende regeling te treffen dat de strekking van het contract behouden blijft. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 65 van 95

66 Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend; Namens de Opdrachtgever; Burgemeester van <gemeentenaam>, titulatuur, voorletters, naam Plaats:. Datum:. Namens de Aanbieder; Functie, naam Plaats:. Datum:. Bijlagen bij (en integraal deel uitmakend van) het contract: Zie volgorde artikel 1. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 66 van 95

67 b. Vervoersovereenkomst groepsvervoer Haeghe Groep van de gemeente Den Haag De ondergetekenden: 1. De gemeente Den Haag/ Haeghe Groep, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door heer/mevrouw (titel en naam), (functie),hierna te noemen: Opdrachtgever ; EN 2. (bedrijfsnaam Aanbieder), ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door heer/mevrouw (titel en naam), (functie), hierna te noemen Aanbieder. In aanmerking nemende dat: Opdrachtgever het wenselijk acht het vervoer uit te besteden aan een onafhankelijke en bedrijfsmatig opererende vervoerder. Opdrachtgever hiertoe het vervoer heeft aanbesteed waarbij de openbare Europese aanbestedingsprocedure is gevolgd. (kenmerk OCW). De voorwaarden waar bij de uitvoering van het vervoer aan moet worden voldaan zijn vastgelegd in het aanbestedingsleidraad leerlingenvervoer en werknemersvervoer Haeghe Groep d.d. (datum), verder te noemen het Aanbestedingsleidraad ; De Haeghe Groep bij besluiten van (dag, maand, jaar resp. dag, maand, jaar) de opdracht voor het verrichten van het werknemersvervoer aan Aanbieder heeft gegund op basis van het criterium economisch meest voordelige inschrijving zoals ingediend in de offerte van Aanbieder van (datum); Dat Opdrachtgever en Aanbieder op basis van de eisen uit het Aanbestedingsleidraad, de uitleg van het Aanbestedingsleidraad in de Nota s van Inlichtingen en de daarop gedane inschrijving overeenstemming hebben bereikt over de wijze waarop het werknemersvervoer uitgevoerd gaat worden; Verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Artikel 1 Bijlagen bij de overeenkomst De navolgende bijlagen behoren bij deze overeenkomst, maken daarvan deel uit en zijn daartoe door partijen gewaarmerkt: 1. Nota s van Inlichtingen d.d. (datum); 2. Aanbestedingsleidraad leerlingenvervoer van de gemeente Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden- Delfland en werknemersvervoer van de Haeghe Groep d.d. (datum), publicatienummer xxx; 3. Offerte van Aanbieder met bijlagen d.d. (datum). 4. Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van Opdrachten tot het verrichten van Diensten (ARVODI 2016). Indien er sprake is van tegenstrijdigheden tussen de overeenkomst en de hierboven genoemde bijlagen, prevaleert deze overeenkomst boven de bijlagen. In geval van strijdigheid tussen de bijlagen, gelden de bijlagen in volgorde waarin ze zijn toegevoegd (bijlage 1 geldt boven bijlage 2, etc.). Algemene bepalingen 1. Van toepassing zijn het Nederlands recht, wet Personenvervoer 2000 en de krachtens genoemde wetten genomen besluiten. 2. Op deze Overeenkomst zijn van toepassing de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2016 (ARVODI-2016) [(Bijlage 4) / (reeds in het bezit van Partijen)], voor zover daarvan in deze Overeenkomst niet wordt afgeweken. Eventuele Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 67 van 95

68 algemene leveringsvoorwaarden van de Aanbieder of van een derde zijn uitdrukkelijk niet van toepassing. 3. Mochten er bepalingen tussen de diverse bescheiden bestaan, die onderling in tegenspraak zijn of lijken, dan gelden primair de bepalingen van het contract en daaropvolgend het Aanbestedingsleidraad inclusief Nota s van Inlichtingen. Indien binnen het Aanbestedingsleidraad tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden staan, dan zijn deze voor rekening en risico van de Aanbieder. De Opdrachtgever bepaalt in voorkomende gevallen hoe met de tegenstrijdigheid/ onvolkomenheid omgegaan dient te worden. 4. Door ondertekening van het contract verklaren zowel Opdrachtgever als Aanbieder de in artikel 1 genoemde bescheiden te hebben ontvangen en ermee te hebben ingestemd. 5. Aanbieder is niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst zonder schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever aan een derde over te dragen. Deze toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd. De Opdrachtgever is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden. 6. In geval van fusie, overname of verkoop van de Aanbieder, behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor om het contract, met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden, te beëindigen. Artikel 2 Opdrachtgever werkzaamheden 1. De Opdrachtgever draagt de in het Aanbestedingsleidraad vermelde vervoer- en bijhorende vervoer gerelateerde activiteiten, onder de daarbij vermelde voorwaarden op aan de Aanbieder, die verklaart deze opdracht aan te nemen. 2. De Opdrachtgever heeft zich het recht voorbehouden de voorgestelde routes te beoordelen en aan de hand daarvan voorstellen te doen. De Aanbieder is verplicht hieraan gevolg te geven, voor zover de routes voldoen aan de voorwaarden zoals omschreven in het Aanbestedingsleidraad. 3. Opdrachtgever behoudt zich nadrukkelijk het recht voor om (beleids-)wijzigingen door te voeren op het gebied van (maar niet beperkt tot) werktijden, locaties, vakantieperiodes en indicatiecriteria. Artikel 3 Duur het contract en beëindiging 1. Het contract wordt gesloten voor een periode van drie jaar en een maand, ingaande 01 augustus 2017 tot 01 augustus Er is een optie tot verlenging. Het contract kan maximaal 2 keer met een periode van 1 jaar worden verlengd met als definitieve einddatum 01 augustus Het besluit tot verlenging van de overeenkomst moet uiterlijk op 31 december van het jaar voorafgaande aan het jaar van beëindiging schriftelijk aan de Aanbieder zijn medegedeeld. Aanbieder is verplicht mee te werken aan verlenging. Aanbieder is verplicht mee te werken aan de verlenging. Indien de overeenkomst niet wordt verlengd eindigt deze op 01 augustus 2017 van rechtswege of na een eerste verlenging op 01 augustus 2021 of na de tweede verlening op 01 augustus Aanbieder is verplicht om bij overdracht van het bedrijf aan een derde vooraf overleg te plegen over de rechten, plichten en continuïteit van de overeenkomst. Dit dient schriftelijk te gebeuren. Het niet voldoen aan deze verplichting kan leiden tot ontbinding van de overeenkomst. 4. Aanbieder c.q. nieuwe eigenaar blijft het eerste aanspreekpunt voor de Opdrachtgever. Artikel 4 Aard en omvang van de te leveren diensten 1. De Aanbieder is verantwoordelijk voor de aanschaf en/of het beheer van die voorzieningen die direct verband houden met het vervoer, zoals voertuigen, computer hard- en software, uitrusting en personeel. 2. De Aanbieder verplicht zich het vervoer en de bijhorende vervoer gerelateerde activiteiten uit te voeren volgens het contract. Artikel 5 Prijs 1. De prijs voor de dienstverlening is: een prijs per beladen voertuig uur. o Taxi / 8 persoons /rolstoelbus á xx,xx; en o Extra ritten á 37,50 per inzetuur 2. Alle in dit artikel genoemde bedragen zijn exclusief 6% BTW. 3. De indexering op de overeengekomen contractprijzen vindt jaarlijks plaats, voor het eerst per 1 januari De toe te passen index voor taxi en kleinbus is de NEA index taxivervoer / kleinbusvervoer. De index wordt toegepast met twee decimalen. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 68 van 95

69 4. Voor de bepaling van het factuurbedrag dient uitgegaan te worden van het aantal beladen minuten (rekenkundig afgerond per voertuigtype op hele minuten), van de voor de Opdrachtgever in financiële zin meest gunstige ritplanning, ook als deze in de praktijk anders uitgevoerd wordt. Het aantal beladen minuten wordt bepaald aan de hand van een routeplanner. Voor de specificaties van die routeplanner zie paragraaf 7.8, Eis 107 van de Aanbestedingsleidraad. 5. Prijswijzigingen zijn pas geldig en mogen pas worden doorgevoerd na schriftelijke goedkeuring van de Opdrachtgever. 6. Bij prijsbepaling van een nieuwe route wordt uitgegaan van de voor Opdrachtgever financieel meest voordelige situatie, daarbij gelet op de in de aanbestedingsdocumenten aangegeven criteria. 7. In geval de Aanbieder om zwaarwegende nadelen van de voor de Opdrachtgever financieel meest gunstige ritplanning wil afwijken, kan dit slechts na overleg vooraf met en schriftelijke toestemming door de Opdrachtgever. Artikel 6 Facturering en betaling 1. De Aanbieder dient maandelijks binnen 10 dagen na afloop van de maand een gespecificeerde factuur in te dienen bij de Opdrachtgever (zie paragraaf 7.8, Eis 111 van de Aanbestedingsleidraad). 2. Betaling geschiedt maandelijks achteraf op basis van de door de Aanbieder ingediende en gespecificeerde facturen, uiterlijk binnen 30 dagen na factuurdatum, onder voorbehoud van goedkeuring. 3. Factureringscondities zijn tevens weergegeven in paragraaf eis 110 van de Aanbestedingsleidraad. Artikel 7 Overige bepalingen 1. De Aanbieder is bereid mee te werken aan de realisatie van aangepaste contractvoorwaarden of in het uiterste geval beëindiging van het contract gedurende de contractperiode indien wettelijke bepalingen (zoals externe financieringsstructuren) c.q. besluiten van overheden dit noodzakelijk maken. In dit geval dient de Aanbieder de continuïteit van de uitvoering van het werknemersvervoer voor de Opdrachtgever te waarborgen tot de datum waarop het contract wordt beëindigd. 2. Aanbieder stemt in met de uitvoeringsvoorwaarde inzake de regeling Social Return Den Haag. De aanbieder zal hierover in overleg treden met de Opdrachtgever over invulling. (artikel 17 van deze overeenkomst ). Artikel 8 Aansprakelijkheid en vrijwaringen 1. Aanbieder is aansprakelijk voor alle schade die door Opdrachtgever of derden wordt geleden als gevolg van een gebrekkige dienstverlening of als gevolg van een handelen of nalaten van Aanbieder, zijn medewerkers of degenen die door hem bij de uitvoering van de overeenkomst zijn betrokken. 2. Ter zake van eventuele aansprakelijkheid van de Aanbieder voor schade veroorzaakt in verband met het vervoer, zijn de artikelen 8:81 tot en met 8:85 van het Burgerlijk Wetboek, Boek Verkeersmiddelen en vervoer van toepassing. 3. De Aanbieder vrijwaart de Opdrachtgever voor aanspraken van derden tot vergoeding van indirecte en directe schade die is ontstaan ten gevolge van de uitvoering van het contract en waarvoor de Aanbieder aansprakelijk is. De bewijslast voor het niet aansprakelijk zijn rust op de Aanbieder. 4. De Aanbieder vrijwaart de Opdrachtgever voor het verhalen van belastingen, premies enzovoorts in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid en verbindt zich eventueel op de Opdrachtgever verhaalde bedragen volledig te restitueren. 5. De Aanbieder draagt zorg verzekerd te zijn vanaf de start van het vervoer conform het gestelde in de aanbestedingsleidraad. Artikel 9 Uitvoering 1. Opdrachtnemer zal zich gedurende de contractperiode houden aan alle eisen en voorwaarden ten aanzien van de uitvoering van het vervoer, zoals deze verwoord staan in het programma van eisen, hoofdstuk 7 van de aanbestedingsleidraad. Artikel 10 Klachten 1. Opdrachtnemer hanteert de klachtenprocedure zoals die is overeengekomen in de DAP (bijlage 14) Artikel 11 Incidenten 1. Opdrachtnemer zal zich gedurende de contractperiode houden aan alle eisen en voorwaarden ten aanzien van de afhandeling van incidenten, zoals deze verwoord staan in het programma van eisen, hoofdstuk 7 van de aanbestedingsleidraad. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 69 van 95

70 2. Opdrachtnemer handelt incidenten af zoals die is overeengekomen in de DAP (bijlage 14). 3. In aanvulling op artikel 14 van de ARVODI 2016 komen partijen het volgende overeen. a. Opdrachtnemer zal eventuele beveiligingsincidenten steeds binnen de geldende wettelijke termijn rapporteren aan Opdrachtgever. In de rapportage vermeldt Opdrachtnemer welk incident heeft plaatsgevonden, welke mogelijke gevolgen het incident voor de (toegang tot) de betreffende persoonsgegevens heeft gehad en welke maatregelen zijn of worden genomen om het incident te beëindigen en in de toekomst te voorkomen. b. Ingeval het incident mogelijk gevolgen heeft voor (een) betrokkene(n) zal Opdrachtnemer het incident onverwijld rapporteren aan Opdrachtgever. Opdrachtnemer zal waar nodig ook meewerken aan het adequaat informeren van de betrokkenen opdrachtgever over het beveiligingsincident. Artikel 12 Rapportage, communicatie en evaluatie 1. De Aanbieder verstrekt maandelijks, binnen 10 dagen na afloop van de betreffende maand, schriftelijk managementinformatie aan de Opdrachtgever. 2. De managementinformatie dient ten behoeve van analyse en controle door de Opdrachtgever en omvat minimaal de in de aanbestedingsdocumenten genoemde gegevens en wordt kosteloos verstrekt ( deze kan in de loop van het contract in overleg aangepast worden). 3. Periodiek, afhankelijk van de behoefte, doch minimaal tweemaal per schooljaar, vindt, op initiatief van de Opdrachtgever, overleg plaats tussen Opdrachtgever en Aanbieder 4. Bij externe communicatie (bijv. pers e.d.) dient de Aanbieder altijd vooraf overleg te plegen met en toestemming te vragen voor die communicatie aan de Opdrachtgever 5. De Aanbieder is verplicht op het eerste verzoek van de Opdrachtgever de door de Opdrachtgever gewenste gegevens met betrekking tot deze opdracht kosteloos aan de Opdrachtgever ter beschikking te stellen. Artikel 13 Geheimhouding en privacy 1. Bij de uitvoering van het leerlingenvervoer worden de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens in acht genomen. 2. De Aanbieder draagt er zorg voor dat, zowel gedurende de looptijd van het contract als ook daarna, de informatie die Aanbieder van Opdrachtgever of andere betrokken partijen in het kader van uitvoering van het contract heeft ontvangen, onverschillig of deze van mondelinge of schriftelijke aard is, vertrouwelijk blijft en niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever/betrokken partijen aan derden wordt onthuld, tenzij de Aanbieder op grond van wetgeving gehouden is bepaalde informatie aan een derde te verstrekken. Aanbieder zal vertrouwelijke informatie slechts bekend maken aan personen die bij haar organisatie werkzaam zijn, voor zover dit noodzakelijk is voor het vervoer van de leerlingen. 3. Bij het beëindigen of aflopen van het contract zal Aanbieder alle vertrouwelijke informatie zoals onder meer persoonsgegevens en medische gegevens van leerlingen, binnen een termijn van 30 dagen overdragen aan de Opdrachtgever. 4. In aanvulling op artikel 14 van de ARVODI 2016 komen partijen het volgende overeen. a. Opdrachtnemer zal eventuele beveiligingsincidenten steeds binnen de geldende wettelijke termijn rapporteren aan Opdrachtgever. In de rapportage vermeldt Opdrachtnemer welk incident heeft plaatsgevonden, welke mogelijke gevolgen het incident voor de (toegang tot) de betreffende persoonsgegevens heeft gehad en welke maatregelen zijn of worden genomen om het incident te beëindigen en in de toekomst te voorkomen. b. Ingeval het incident mogelijk gevolgen heeft voor (een) betrokkene(n) zal Opdrachtnemer het incident onverwijld rapporteren aan Opdrachtgever. Opdrachtnemer zal waar nodig ook meewerken aan het adequaat informeren van de betrokkenen opdrachtgever over het beveiligingsincident. Artikel 14 Ontbindingsbepalingen 1. De Opdrachtgever heeft het recht het contract met de Aanbieder zonder rechterlijke tussenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien: de Aanbieder niet langer voldoet aan de eisen zoals omschreven in hoofdstuk 6 en 7 van de Aanbestedingsleidraad. de Aanbieder niet aan de verplichtingen uit hoofde van het contract voldoet, onder voorbehoud van het bepaalde in artikel 15; De Aanbieder anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst na te kunnen komen; Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 70 van 95

71 de Aanbieder één of meer van zijn rechten en/of verplichtingen uit deze overeenkomst overdraagt aan derden zonder vooraf schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever; door de Aanbieder (voorlopige) surséance van betaling is aangevraagd; de Aanbieder in staat van faillissement is verklaard; de Aanbieder in liquidatie verkeert; op een aanmerkelijk deel van het vermogen van de Aanbieder beslag is of wordt gelegd; 2. Indien de Opdrachtgever overgaat tot ontbinding van het contract in één van de in artikel 14 lid 1 genoemde gevallen, dient de Aanbieder de continuïteit van de uitvoering van het leerlingenvervoer voor de Opdrachtgever te waarborgen tot de datum waarop het contract wordt beëindigd. 3. Indien zich gedurende de looptijd van het contract wetswijzigingen of besluiten van lokale overheden voordoen die gevolgen hebben voor de financieringsstromingen van de Opdrachtgever kan dit leiden tot ontbinding van het contract. 4. De Aanbieder heeft geen recht op vergoeding van de schade ten gevolge van de ontbinding van het contract. 5. Wanneer Aanbieder toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen is Aanbieder tegenover Opdrachtgever aansprakelijk voor de geleden dan wel te lijden schade. Artikel 15 Sancties 1. Als de uitvoering van de opdracht naar het oordeel van de Opdrachtgever niet volgens de gemaakte afspraken van kwaliteit, tijd en/of geld verloopt en er is geen sprake van overmacht, zal de Opdrachtgever sanctioneren op basis van het opleggen van een boete. Dit doet ze op basis van redelijkheid en billijkheid. Artikel 16 Bonus-malus 1. Een bonus-malusregeling is van toepassing op de KPI s zoals bedoeld zijn overeen te komen in de SLA. 2. Mochten Partijen hiervan af willen zien, dan leggen zij dit vast in de SLA. Artikel 17 Social Return 1. De gemeente Den Haag helpt mensen zonder werk aan een baan te komen en heeft daarom bij opdrachten boven ,00 euro de 5%-regeling (ook bekend als regeling Social Return Den Haag) ingevoerd. Hiermee wordt werkgelegenheid gecreëerd voor werklozen, stagiaires/leerlingen en personen die vallen onder de Wet Sociale Werkvoorziening (WSW ers),wia of Wajong. In dat kader wordt ten minste 5% van de opdrachtsom aangewend voor de inzet van genoemde groeperingen. 2. Aanbieder is verplicht in te stemmen met de toepassing van de regeling Social Return. Uiterlijk 7 dagen na de dag waarop de opdracht is gegund, treedt de Aanbieder in overleg met het Werkgeversservicepunt regeling Social Return. In dit gesprek worden afspraken gemaakt over hoe de Aanbieder de opdracht gaat uitvoeren met inzet van de in lid 01 genoemde doelgroep voor het in lid 17.1 genoemde percentage van de opdrachtsom. De afspraken worden schriftelijk vastgelegd. 3. De regeling Social Return wordt uitgevoerd door de het Werkgeversservicepunt van de gemeente Den Haag, welke is ondergebracht bij de dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). 4. De Aanbieder is verantwoordelijk voor de realisatie van de regeling. Het werkgeversservice-punt kan behulpzaam zijn bij het vinden van personeel uit de doelgroep, maar het staat de Aanbieder vrij om via ieder erkend bemiddelingsbedrijf personeel uit de in lid 01 genoemde doelgroep aan te trekken. 5. Aanbieder zal vierwekelijks een overzicht verstrekken aan de projectmanager van het Werkgeversservicepunt regeling Social Return over de stand van zaken. Dit kan per rechtstreeks worden verzonden aan sociaalondernemen@denhaag.nl. 6. Als na ontvangst van het laatste overzicht, tevens eindrapportage van de opdracht, blijkt dat aan het gestelde in dit artikel is voldaan wordt een groene kaart verstrekt. 7. Indien de Aanbieder niet voldoet aan het gestelde in dit artikel en dus geen groene kaart ontvangt, zal een bedrag ter grootte van het deel van de opdrachtsom, dat ten onrechte niet is besteed aan de inzet van personeel, op zijn betaling worden ingehouden of, als betaling reeds heeft plaatsgevonden, worden teruggevorderd. Artikel 18 Overmacht 1. Partijen onderkennen dat overmacht van invloed kan zijn op de uitvoering van de overeenkomst. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 71 van 95

72 2. Onder overmacht wordt in het contract verstaan: 3. Omstandigheden die de nakoming van het contract verhinderen en die niet aan de Aanbieder zijn toe te rekenen c.q. volgens de in het maatschappelijk verkeer geldende opvattingen niet voor rekening van de Aanbieder dienen te komen. Hieronder zullen in ieder geval niet worden verstaan: gebrek aan personeel, stakingen (met uitzondering van landelijke Cao-stakingen), ziekte van personeel, tekortkoming in de nakoming van de door Aanbieder ingeschakelde derden, liquiditeitsc.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de Aanbieder, ongeschiktheid van materieel. 4. In afwijking op het gestelde in de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van Opdrachten tot het verrichten van Diensten 2016geldt dat indien Aanbieder gedurende een periode van meer dan 14 dagen ten gevolge van overmacht niet kan nakomen c.q. tekort komt in de nakoming van één of meer verplichtingen op grond van het contract, de Opdrachtgever het recht heeft het contract door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang, zonder rechtelijke tussenkomst, te ontbinden, zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding ontstaat. Artikel 19 Geschillen Geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Den Haag, tenzij partijen uitdrukkelijk arbitrage of mediation als middel voor het oplossen van geschillen, overeenkomen. Artikel 20 Slotbepaling 1. Wijzigingen in het contract of aanvullingen daarop zijn slechts geldig, indien deze schriftelijk zijn overeengekomen en door beide partijen zijn ondertekend. 2. Indien één of meer bepalingen van het contract nietig mochten zijn, zullen de overige bepalingen van het contract van kracht blijven. Partijen zullen over de omstreden bepaling(en) overleg plegen teneinde een zodanige vervangende regeling te treffen dat de strekking van het contract behouden blijft. Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend; Namens de Opdrachtgever; titulatuur, voorletters, naam Plaats: Datum: Namens de Aanbieder; Functie, naam Plaats: Datum: Bijlagen bij (en integraal deel uitmakend van) het contract: Zie volgorde artikel 1. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 72 van 95

73 c. Concept Wachtkamer Overeenkomst De ondergetekenden, Gemeente Den Haag, gevestigd aan Spui 70 te Den Haag, te deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door [functie, naam], daartoe aangewezen door de burgemeester van Den Haag krachtens artikel 171 Gemeentewet, hierna te noemen: Opdrachtgever en (..), ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ( ), directeur, hierna te noemen: Dienstverlener, Gezamenlijk te noemen: Partijen Overwegende dat: - Opdrachtgever het leerlingenvervoer en groepsvervoer Europees heeft aanbesteed volgens de openbare procedure met nr OCW; - Dienstverlener een inschrijving heeft gedaan op d.d ; - Opdrachtgever is uitgegaan van het criterium van de economisch meest voordelige inschrijving; - Opdrachtgever de dienstverlening met betrekking tot Perceel bij de partij met de economisch meest voordelige inschrijving wil onderbrengen, te weten [naam] (hierna: gegunde partij); - Dienstverlener de op één na economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan en hiermee als tweede is geëindigd in de aanbestedingsprocedure; - Opdrachtgever daartoe een Wachtkamer Overeenkomst met Dienstverlener wenst af te sluiten voor perceel, om te voorzien in continuiteit van het leerlingenvervoer / groepsvervoer, in het geval de gegunde Partij onder de overeenkomst niet meer aan haar verplichtingen kan voldoen; - Op basis hiervan de onderhavige Wachtkamer Overeenkomst Perceel x is aangegaan met Dienstverlener. verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 73 van 95

74 Inhoudsopgave Artikel 1: Duur en beëindiging Wachtkamer Overeenkomst Artikel 2: Prijswijzigingen Artikel 3: Voorwaarden Artikel 4: Investeringen Artikel 5: Omzetting Wachtkamer Overeenkomst Artikel 6: Van toepassing zijnde bepalingen Bijlage 1:Inschrijving van Dienstverlener d.d. (..) Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 74 van 95

75 Artikel 1 Duur en beëindiging Wachtkamer Overeenkomst 1.01 De looptijden van de wachtkamerovereenkomst zijn gelijk aan de looptijden van de overeenkomsten met de Inschrijvers waaraan het vervoer is gegund. De Wachtkamer Overeenkomst wordt alleen in een reguliere Vervoersovereenkomst omgezet indien de Vervoersovereenkomst met de gegunde partij voortijdig wordt beëindigd Met inachtneming van een opzegtermijn van 4 (vier) maanden kan de Wachtkamer Overeenkomst tussentijds wederzijds en zonder opgaaf van reden, worden opgezegd door middel van een aangetekend schrijven aan de wederpartij De Wachtkamer Overeenkomst kan met onmiddellijke ingang worden opgezegd indien: a. de wederpartij in staat van faillissement is verklaard of surseance van betaling is aangevraagd; b. Dienstverlener zijn verplichtingen betreffende de afdracht van de sociale premies en loonbelasting niet of niet volledig nakomt; c. de onderneming van Dienstverlener wordt geliquideerd of overgenomen, wanneer hij zijn huidige onderneming staakt, op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Dienstverlener beslag wordt gelegd of Dienstverlener anderszins redelijkerwijs niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit deze Wachtkamer Overeenkomst na te kunnen komen Op deze Overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Geschillen voortvloeiend uit deze Overeenkomst dienen, voor zover ze tot de competentie van een rechtbank behoren, in eerste instantie te worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het Arrondissement Den Haag. Artikel 2 Prijswijzigingen 2.01 Indien gedurende de reguliere Overeenkomst, lopend van 01 augustus 2017 tot 01 augustus 2020, een beroep wordt gedaan op de Wachtkamer Overeenkomst is Dienstverlener pas gerechtigd een prijswijziging door te voeren vanaf 01 januari 2019, een en ander zoals beschreven in de offerteaanvraag, paragraaf en par. 7.1 Eis 3. Deze prijswijziging zal worden bepaald op basis van de NEA-index taxivervoer/kleinbusvervoer De in de Inschrijving (referentienummer ) opgenomen bedragen zijn exclusief BTW en vast tot 1 januar Artikel 3 Voorwaarden De Algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van Dienstverlener, dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden, zijn niet van toepassing en worden expliciet afgewezen. Artikel 4 Investeringen Na beëindiging van deze Wachtkamer Overeenkomst zal nimmer verrekening plaatsvinden tussen Dienstverlener en Opdrachtgever van de door Partijen ten behoeve van deze Wachtkamer Overeenkomst gedane investeringen. Artikel 5 Omzetting Wachtkamer Overeenkomst Leerlingenvervoer Perceel (of groepsvervoer Perceel 6 afhankelijk van Perceel waarvoor WKO wordt afgesloten) Dienstverlener is met ondertekening van deze Wachtkamer Overeenkomst gebonden aan de in het kader van de Europese aanbesteding volgens de openbare procedure kenmerk nr OCW gesloten Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 75 van 95

76 Overeenkomst onder de opschortende voorwaarde dat de Overeenkomst met de gegunde partij tussentijds wordt of is beëindigd. Dienstverlener verleent bij beëindiging van de Overeenkomst met de gegunde partij op eerste verzoek van Opdrachtgever medewerking aan de feitelijke totstandkoming en uitvoering van de Raamovereenkomst zoals bedoeld in artikel 6.01 b met Dienstverlener voor de resterende looptijd van de Overeenkomst zoals beschreven in par. 1.4 van de Offerteaanvraag. Artikel 6 Van toepassing zijnde bepalingen 6.01 De volgende documenten maken onderdeel uit van de Wachtkamer Overeenkomst. De bijlagen zijn bekend bij Partijen en zijn daarom met uitzondering van de Inschrijving niet bij deze Wachtkamer Overeenkomst gevoegd. a. Wachtkamer Overeenkomst; b. Conceptovereenkomst zoals toegevoegd in de aanbestedingsleidraad van de aanbesteding Leerlingenvervoer Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden-Delfland / Groepsvervoer Haeghe Groep met nr OCW; c. Nota van Inlichtingen d.d. ; d. Aanbestedingsleidraad nr OCW; e. Offerte (incl. bijlagen) d.d. met referentienummer ; f. Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van Opdrachten tot het verrichten van Diensten (ARVODI 2016) Indien tegenstrijdigheden bestaan tussen de in lid 6.01 genoemde documenten prevaleert het document dat hoger is opgenomen in de rangorde. Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Den Haag mei 2017, De Gemeente Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden-Delfland en de Haeghe groep [Aanbieder] Namens deze, [naam en functie] [naam] [functie]. plaats: Den Haag datum:.. plaats:. datum:.. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 76 van 95

77 d. Model Bewerkersovereenkomst versie Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 77 van 95

78 Bijlage 6. Prijzenblad U dient het prijzenblad volledig in te vullen en te ondertekenen. Indien u inschrijft als combinatie dienen alle combinanten (deelnemers aan een combinatie) het prijzenblad bij inschrijving te hebben ondertekend. Perceel 1: Leerlingenvervoer Den Haag/Leidschendam Tarief Prijs per leerling per dag,. Prijs extra rit* 37,50 Prijs voor taxi-begeleiding (per dag)* 150,00 Perceel 2: Leerlingenvervoer Den Haag Tarief Prijs per leerling per dag,. Prijs extra rit* 37,50 Prijs voor taxi-begeleiding (per dag)* 150,00 Perceel 3: Leerlingenvervoer Den Haag/Rijswijk Tarief Prijs per leerling per dag,. Prijs extra rit* 37,50 Prijs voor taxi-begeleiding (per dag)* 150,00 Perceel 4: Leerlingenvervoer Delft/Zoetermeer e.o. Tarief Prijs per leerling per dag,. Prijs extra rit* 37,50 Prijs voor taxi-begeleiding (per dag)* 150,00 Perceel 5: Leerlingenvervoer overige bestemmingen Tarief Prijs per beladen uur,. Prijs extra rit* 37,50 Prijs voor taxi-begeleiding (per dag)* 150,00 Perceel 6: Groepsvervoer Haeghe Groep Tarief Prijs per beladen uur,. De prijzen dienen exclusief BTW te worden opgegeven. * De vergoeding voor extra rit en taxi-begeleiding zijn vaste gestelde vergoedingen door Opdrachtgever en worden niet meegewogen in de beoordeling van de inschrijving. Aldus opgemaakt en naar waarheid rechtsgeldig (bevoegd) ondertekend: Op: <datum> Te: <plaats> Inschrijver/Combinant 1 <naam functionaris> <handtekening> Combinant 2 (indien van toepassing) Op: <datum> Te: <plaats> <naam functionaris> <handtekening> Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 78 van 95

79 Bijlage 7. Checklist Bij uw inschrijving dient u de volgende documenten te voegen: Map Documenten Rechtsgeldig ondertekend Bijgevoegd Map 1 Begeleidende brief en contactgegevens Indien u inschrijft in combinatie, dient de verantwoordelijk gemachtigde van de combinatie dit document te ondertekenen. Map 2 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 1). x Het document dient ingevuld te worden en rechtsgeldig te worden ondertekend. Indien u inschrijft in combinatie dienen alle combinantleden elk afzonderlijk een Uniform Europees Aanbestedingsdocument in te vullen en te ondertekenen. [vul in welke info van onderaannemer wordt verwacht, zie par en par. 5] Map 3 Verklaring van inschrijving (Bijlage 2). x De Verklaring van inschrijving dient ingevuld te worden en rechtsgeldig te worden ondertekend. Indien u inschrijft in combinatie dienen alle combinantleden deze verklaring gezamenlijk in te vullen en te ondertekenen. Map 4 Referentieopdrachten (Bijlage 3) x Map 5 Prijzenblad (Bijlage 6) x Map 6 Map 7 Map 8 Documenten behorend bij de minimum gunningseisen (H7) Documenten behorende bij de kwalitatieve gunningscriteria (H8) Overige documenten Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 79 van 95

80 Bijlage 8. Model Vragenformulier Bij het stellen van vragen als bedoeld in paragraaf 2.3 van de Aanbestedingsleidraad dient u gebruik te maken van het onderstaande formulier. Aanbestedingsnaam: Nummer: Gegevens Inschrijver Naam Inschrijver: Naam contactpersoon Inschrijver: contactpersoon Inschrijver: Telefoon contactpersoon Inschrijver: Datum: Leerlingenvervoer gemeenten Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden-Delfland en groepsvervoer Haeghe Groep SSI Onderstaande tabel kunt u uitbreiden als u meer vragen wilt stellen. Pagina Paragraaf Vraag Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 80 van 95

81 Bijlage 9. Model volmacht De ondergetekende(n) geeft/geven hierbij een onherroepelijke volmacht aan (naam gevolmachtigde) om namens (naam Gegadigde) en ingeschreven in het handelsregister onder het nummer (bijvoorbeeld het KvK nummer), de inschrijving voor de aanbesteding Leerlingenvervoer gemeenten Den Haag, Delft, Rijswijk en Midden-Delfland en groepsvervoer Haeghe Groep in te dienen. De gevolmachtigde is daarmee tevens tekenbevoegd om de bij de inschrijving behorende bijlagen en aanbiedingsbrief te ondertekenen. Ten bewijze waarvan deze beperkte volmacht is ondertekend. Datum Plaats Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger 1 conform het handelsregister Bevoegdheid volgens het handelsregister < bijvoorbeeld: zelfstandig bevoegd/ gezamenlijk bevoegd / bevoegd tot transacties van XX Euro> Handtekening rechtsgeldige vertegenwoordiger 1 Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger 2 conform het handelsregister (bij gezamenlijke bevoegdheid) Bevoegdheid volgens het handelsregister < bijvoorbeeld: zelfstandig bevoegd/ gezamenlijk bevoegd / bevoegd tot transacties van XX Euro> Handtekening rechtsgeldige vertegenwoordiger 2 (tabel uitbreiden indien er pas sprake is van rechtsgeldige vertegenwoordiging bij meer dan twee gezamenlijk bevoegde personen) Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 81 van 95

82 Bijlage 10. Verklaring financiële/economische draagkracht Inschrijver verklaart dat Inschrijver voldoende financiële en economische draagkracht heeft om de dienstverlening als vermeld in deze Aanbestedingsleidraad te vervullen. Deze bijlage dient niet al bij de inschrijving te worden gevoegd. De Opdrachtgever kan aan de partij aan wie zij voornemens is te gunnen vragen om de Uniforme Eigen Verklaring te staven door na zo n verzoek binnen vijftien (15) kalenderdagen deze bijlage ingevuld aan te leveren. Inschrijver verklaart onderstaande tabellen naar waarheid te hebben ingevuld. De jaarrekeningen dienen samen met deze verklaring als bewijsstukken onverwijld te worden aangeleverd. In duizenden Euro s Balanstotaal Eigen vermogen Som vlottende activa Som vlottende passiva Resultaat (winst/verlies) Solvabiliteit Naam: Functie: Bedrijf: Handtekening: Plaats: Datum: dd/mm/jjjj Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 82 van 95

83 Bijlage 11. Leidraad Bereikbaarheidsdienst en ondersteuning contractmanagement Leerlingenvervoer Document(en) wordt separaat toegevoegd op TenderNed. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 83 van 95

84 Bijlage 12. Nota s van Inlichtingen Bereikbaarheidsdienst en ondersteuning contractmanagement Leerlingenvervoer Document(en) wordt separaat toegevoegd op TenderNed. Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 84 van 95

85 Bijlage 13. Voorbeeld Service Level Agreement Document(en) wordt separaat toegevoegd op TenderNed. Concept Service Level Agreement Leerlingenvervoer Kenmerk OCW Gemeente X Perceel Y Akkoordverklaring (naam leverancier) Naam: <naam> B.V., vertegenwoordigd door de heer / mevrouw <naam> Gemeente X Naam: <naam> OCW / Sector Stedelijk Onderwijs, Productgroep onderwijszaken Handtekening: Handtekening: Plaats en datum: Den Haag, dd-mm-2017 Plaats en datum: Den Haag, dd-mm-2017 Cpt. versie: 0.1 datum 29 november 2016 Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 85 van 95

86 Bijlage 14. Dossier Afspraken en Procedures (DAP) Document(en) wordt separaat toegevoegd op TenderNed. Concept Dossier afspraken en Procedures(DAP) Contract Leerlingenvervoer Kenmerk OCW Cpt. versie: 0.1 datum 25 november 2016 Aanbestedingsleidraad OCW Leerlingenvervoer en Groepsvervoer Pagina 86 van 95