Aanbestedingsleidraad Europese aanbesteding volgens de openbare procedure HEID. Fondsmanager duurzaamheidsfonds VvE s Den Haag Stichting HEID

Transcriptie

1 Aanbestedingsleidraad Europese aanbesteding volgens de openbare procedure Fondsmanager duurzaamheidsfonds VvE s Den Haag Stichting HEID Europees VvE fonds: Investering in duurzame Haagse Verenigingen van Eigenaren van 9 appartementen of minder Versie definitief Datum: 16 maart 2016

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Omschrijving en omvang van de opdracht Optie managementvergoeding regionaal VvE fonds Duur van de overeenkomst Juridische structuur Managementvergoeding Haags- en regionaal VvE fonds' Aanbestedingsprocedure Aankondiging Contactgegevens Planning Nota s van inlichtingen Sluitingsdatum inschrijving Afzien van deelname Voorwaarden Juridische kader Aanbestedingsdocumenten Inschrijving Beoordeling Gunningscriterium Beoordelingsteam Procedure van beoordelen Eindscore Over de prijzen Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden Bewijsstukken uitsluitingsgronden Minimum geschiktheidseisen Economische en Financiële draagkracht Vakbekwaamheid Beroepsbevoegdheid Minimum (gunnings)eisen Sub-gunningscriteria en beoordeling Sub-gunningscriteria Sub-gunningscriterium Inrichting proces (35 punten) Sub-gunningscriterium Strategie aanvragen (20 punten) Sub-gunningscriterium Benutting duurzaamheidsfonds (5 punten) Pagina 2 van 73

3 8.5 Sub-gunningscriterium Managementvergoeding Haags VvE fonds (30 punten) Sub-gunningscriterium Managementvergoeding regionaal VvE Fonds (10 punten) Bijlage 1. Eigen verklaring Bijlage 2. Verklaring van inschrijving Bijlage 3. Format referentieopdrachten Bijlage 4. Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag Bijlage 5. Opdrachtbrief Bijlage 6. CV overeenkomst Bijlage 7. Projectplan Bijlage 8. Inschrijvingsblad Bijlage 9. Tussentijdse evaluatie Bijlage 10. Tussentijdse beëindiging Bijlage 11. Managementovereenkomst Bijlage 12. Checklist Bijlage 13. Model Vragenformulier Bijlage 14. Etiketten t.b.v. indienen inschrijving Bijlage 15. Model volmacht Pagina 3 van 73

4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Voor u ligt de aanbestedingsleidraad voor Fondsmanager duurzaamheidsfonds VvE s Den Haag. De stichting Holdingfonds Economische Investeringen Den Haag (HEID) zal de opdrachtgever zijn. De gemeente Den Haag begeleidt deze aanbestedingsprocedure. Gekozen is voor een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure. Dit betekent dat in principe iedere geïnteresseerde marktpartij een inschrijving kan indienen voor deze opdracht. In deze aanbestedingsleidraad treft u onder meer informatie aan over de procedure, de voorwaarden, de opdracht, de minimumeisen aan de marktpartijen (hierna: Inschrijver(s)), de minimumeisen aan de opdracht, de gunningscriteria en de beoordelingssystematiek. 1.2 Omschrijving en omvang van de opdracht Inleiding en achtergrond Stichting HEID heeft tot doel om structureel kapitaal beschikbaar te stellen al dan niet gezamenlijk met andere private of publieke partijen ten behoeve van de duurzame economische ontwikkeling van de gemeente Den Haag. Om dit te bereiken richt stichting HEID zich onder meer op het aangaan van financieringsovereenkomsten met publieke of private partijen, op basis waarvan middelen ter beschikking worden gesteld aan stichting HEID om investeringen en participaties te doen. Juist in relatie tot deze aanbesteding is het van belang dat stichting HEID zich daarbij in hoofdzaak richt op het opzetten van - en participeren - in ontwikkelfondsen. Vanuit deze ontwikkelfondsen wordt op revolverende basis in projecten geïnvesteerd. Op dit moment is reeds een drietal revolverende (stads)ontwikkelfondsen operationeel. Het betreft het Energiefonds Den Haag (ED), het Fonds Ruimte en Economie Den Haag (FRED) en het Visserij Investeringsfonds Nederland (VIN). Het VvE duurzaamheidsfonds zal als vierde ontwikkelfonds binnen de staande holdingfonds ontwikkelfondsstructuur worden ondergebracht. Het VvE fonds heeft tot doel om binnen de kaders van de investeringsstrategie projecten binnen kleine VvE s te financieren die zijn gericht op het treffen van duurzaamheidsmaatregelen en het verbeteren van de onderhoudssituatie. Dit zal worden gedaan door middel van het verstrekken van revolverende investeringssteun in de vorm van leningen. Het betreft sub-commerciële projecten die zonder het VvE fonds niet kunnen worden gerealiseerd, of pas op veel langere termijn. Het is nadrukkelijk de bedoeling dat deze projecten, naast voldoende financieel rendement (Internal Rate of Return, IRR), ook voldoende maatschappelijk rendement (External Rate of Return, ERR) genereren. Maatschappelijke baten dienen in deze context te worden uitgelegd onder meer in termen van bijdrage aan het duurzaam onderhouden van de bestaande Haagse VvE-voorraad ( 9 appartementen, de leefbaarheid in wijken en groei van de werkgelegenheid). Het fonds heeft bij aanvang een omvang van 6 miljoen, waarbij een snelle groei naar 7,5 miljoen wordt voorzien. Deze groei is gebaseerd op het feit dat stichting HEID op korte termijn een subsidieaanvraag indient voor Europese middelen vanuit het Operationeel Programma Kansen voor West 2. Bij honorering zijn specifieke Europese wet- en regelgeving omtrent financieringsinstrumenten (o.a. EC 1303/2013 art. 37 t/m 46 en EC 480/2014 art. 6 t/m 14) van toepassing op het gehele fonds, zowel tijdens als na afloop van de subsidieperiode. Pagina 4 van 73

5 De fondsmanager dient rekening te houden met deze wet- en regelgeving en is verantwoordelijk voor het voldoen aan de verplichtingen die hieruit voortvloeien, op aanwijzing van de subsidieverstrekker. Verder is het mogelijk dat de fondsomvang aangroeit door additionele (gelabelde) stortingen. Dat kan een verbreding van het werkgebied voor het fonds inhouden, als bijvoorbeeld andere regio s aansluiten. In het projectplan (Bijlage 7) wordt onder meer ingegaan op de investeringsstrategie, de organisatie en activiteiten van het ontwikkelfonds. Voor het VvE fonds wordt middels een Europese aanbestedingsprocedure volgens de openbare procedure een fondsmanager gezocht. Het doel van deze aanbesteding is het selecteren van de economische meest voordelige inschrijving op basis van de door de opdrachtgever vastgestelde minimumeisen en gunningscriteria Beschrijving opdracht De fondsmanager is verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van het VvE fonds. De fondsmanager heeft vanuit deze rol de verantwoordelijkheid voor het financieel beheer van het ontwikkelfonds en het nemen van investeringsbeslissingen in projecten van eindbegunstigden. Vanuit het fonds stelt de fondsmanager financiering beschikbaar in de vorm van leningen aan subcommerciële projecten die passen binnen de investeringsstrategie. Middelen die uit de investeringen van het fonds worden teruggestort, kunnen opnieuw worden uitgezet binnen de vigerende investeringsstrategie. De investeringsstrategie van het VvE fonds wordt uitgebreid geschetst in het projectplan (Bijlage 7). In het kort zijn de belangrijkste elementen: - de doelgroep bestaat uit Haagse VvE s met negen appartementen of minder; - de lening wordt verstrekt aan een VvE (niet aan individuele eigenaren); - de leenbedragen per appartement binnen de VvE zijn minimaal en maximaal ; - leningen zijn annuïtair voor maximaal 10 jaar. Leningen tussen en kunnen indien gewenst een looptijd van maximaal 15 jaar krijgen; - het fonds hanteert een rentepercentage in lijn met de rente die door het Nationaal Energie bespaarfonds (NEF) wordt gevoerd; - minimaal 50% van de lening moet bestaan uit duurzame maatregelen; - maatregelen die niet als duurzaam kunnen worden aangemerkt zijn gericht op onderhoud; - duurzame maatregelen worden gedefinieerd conform de richtlijnen van het NEF; - om in aanmerking te komen dient een VvE onder meer de jaarstukken (jaarrekening) van het afgelopen boekjaar en het meest recente Meerjaren Onderhoudsplan met de meerjaren onderhoudsbegroting te overleggen. Uit een besluit van de ALV moet de goedkeuring van de voorgenomen investering blijken, welke is gebaseerd op offertes van erkende bedrijven/aannemers; - een meerjaren (duurzaam) onderhoudsplan kan meegefinancierd worden. De investeringsstrategie is niet in beton gegoten en kan zich ontwikkelen tijdens de uitvoeringsperiode van het fonds. Dit bijvoorbeeld ten gevolge van veranderende beleidsinzichten ten aanzien van de doelmarkt c.q. type investeringen, waarop de investeringsstrategie zich richt. De mogelijkheid bestaat ook dat de fondsomvang aangroeit door additionele (gelabelde) stortingen. Dat kan een verbreding van het werkgebied voor het fonds inhouden, als bijvoorbeeld andere regio s aansluiten. Deze wijzigingen zullen ter accordering worden voorgelegd aan het Investeringscomité van de stichting HEID. Voor eventuele nieuwe onderdelen behoort ook een nieuwe (Europese) aanbesteding tot de mogelijkheden. Pagina 5 van 73

6 De fondsmanager is eindverantwoordelijk voor het beoordelen van ingediende aanvragen. Het aanleveren van de aanvragen zal begeleid worden door de VvE-balie van de gemeente Den Haag, inclusief de inhoudelijke advisering over die aanvragen. De VvE-balie van de gemeente Den Haag zal een ondersteunende rol innemen in het proces. Het doel van die rol is dat de aanvragen correct worden ingediend en inhoudelijk passen binnen de investeringsstrategie. Die rol valt uiteen in drie onderdelen: - het vooraf acquireren en begeleiden van VvE s naar een aanvraag; - het adviseren over de inhoudelijke passendheid aan de fondsmanager over aanvragen die buiten de VvE-balie om ingediend zijn; - het ondersteunen van VvE s bij mogelijke herzieningen in de aanvraag. De VvE-balie legt enkel aanvragen aan de fondsmanager voor die zij inhoudelijk passend vinden binnen de investeringsstrategie. De genoemde werkzaamheden van de VvE-balie worden niet door de fondsmanager uitgevoerd. De rollen en verantwoordelijkheden van de fondsmanager staan uitvoerig beschreven in het projectplan (Bijlage 7). Onderstaand worden kort enkele kenmerkende elementen daaruit genoemd: - de fondsmanager beoordeelt het financiële aspect van de aanvragen die door de VvE-balie zijn begeleid of van positief (inhoudelijk) advies zijn voorzien. Op basis van de beoordeling neemt de fondsmanager een investeringsbeslissing, passend binnen de investeringsstrategie; - de fondsmanager legt elk besluit tot investeren in een project van een eindbegunstigde vast door middel van een leenovereenkomst en draagt zorg voor de effectuering van de leenovereenkomst; - de fondsmanager is verantwoordelijk voor het financiële rendement van het fonds; - minimaal viermaal per jaar verzorgt de fondsmanager een periodieke inhoudelijke en financiële terugkoppeling aan de verstrekker van het fondskapitaal (HEID) over het beheer van het fonds en de afzonderlijke projecten conform de vereisten zoals deze door stichting HEID en eventueel de subsidieverstrekker wordt gesteld; - de fondsmanager verleent medewerking aan voor het eerst eind 2017 uit te voeren - periodieke (tweejaarlijkse) evaluaties over de voortgang van het VvE fonds (zie Bijlage 9 Tussentijdse evaluatie); - de fondsmanager draagt zorg voor toegankelijke dossiers m.b.t. elke individuele investering aan projecten, welke voldoen aan de voorschriften die daaraan zijn gesteld door de Europese wet- en regelgeving. De dossiers zijn te allen tijde beschikbaar voor controledoeleinden; - de fondsmanager draagt zorg voor promotie en publiciteit van het fonds. Deze eisen vloeien voornamelijk voort uit de regelgeving met betrekking tot EU Structuurfondsen, de van toepassing zijnde nationale regelgeving, staatssteun regelgeving met betrekking tot financiële steun door de publieke sector en de wensen van de opdrachtgever. 1.3 Optie managementvergoeding regionaal VvE fonds Klimaatdoelstellingen en het verduurzamen van de woningvoorraad is een veelvuldig terugkerend onderwerp van gesprek. Zo ook de financiering daarvan. Het Haagse VvE fonds gaat voorop lopen met een middel om kleine VvE s beter te ondersteunen in het uitvoeren van duurzaam woningonderhoud. Regionaal (en landelijk) wordt ook gekeken naar middelen om dit deel van de particuliere woningvoorraad versneld te verduurzamen. Om die reden is bij de ontwikkeling van het Haagse VvE fonds via stichting HEID rekening gehouden met de optie dat dit fonds geografisch wordt uitgebreid en uiteindelijk een regionale functie krijgt. In deze aanbesteding is hier rekening mee gehouden. Onderstaand wordt geschetst wat de verwachte impact op de werkzaamheden van de fondsmanager is in een dergelijke situatie. Pagina 6 van 73

7 Ook bij regionale uitbreiding blijft de fondsmanager verantwoordelijk voor dezelfde aspecten in het fondsbeheer zoals beschreven in deze leidraad. Het geografisch gebied waarvan uit de VvE s aanvragen kunnen doen wordt uitgebreid. Bij uitbreiding kunnen nieuwe stakeholders verzoeken om andere of aanvullende normen te hanteren. Dat zal blijken uit de investeringsstrategieën van de aanvullende investeringsmiddelen. Gedacht kan worden aan de doelgroep, percentage duurzame maatregelen, hoogte van bedragen en vereisten aan de jaarstukken. Wijzigingen of regionale verbreding zullen ter accordering worden voorgelegd aan het Investeringscomité van de stichting HEID. De fondsmanager is eindverantwoordelijk voor het beoordelen van ingediende aanvragen. Ook bij een regionale verbreding geldt dat er een ondersteunend proces naar de fondsmanager is georganiseerd. Het aanleveren van de aanvragen zal begeleid worden door een deskundige instantie (werkzaamheden vergelijkbaar met de VvE-balie voor Den Haag). Daarmee blijven de werkzaamheden van de fondsbeheerder nagenoeg gelijk aan de werkzaamheden van het Haagse VvE fonds. De verwachting is dat indien het fonds daadwerkelijk een regionale functie krijgt, een groei naar een fondsvermogen van 50 miljoen mogelijk is. Hoe deze groei plaatsvindt (stapsgewijs of in één keer) is nog niet bekend. Op het prijzenblad (Bijlage 8) dient de Inschrijver ook voor dit scenario een prijsopgave te doen. De optie weegt mee in de beoordeling (zie hoofdstuk 8). Of stichting HEID gebruik maakt van deze optie laat zij afhangen van het resultaat van de inschrijvingen. Stichting HEID heeft het recht om de optie bij de winnende Inschrijver af te nemen gedurende de looptijd van de overeenkomst. 1.4 Duur van de overeenkomst Deze overeenkomst treedt bij een succesvol verloop van onderhavige procedure naar verwachting in werking op 1 juli De overeenkomst heeft een looptijd van vier (4) jaar en eindigt na verloop van deze looptijd van rechtswege. De overeenkomst kan eenzijdig door stichting HEID twee (2) maal worden verlengd met een periode van drie (3) jaar. Indien stichting HEID gebruikt wenst te maken van de mogelijkheid om de overeenkomst te verlengen deelt zij dit tenminste drie (3) maanden voor het einde van de looptijd schriftelijk mee aan de wederpartij. Indien bij de verlenging naar het oordeel van stichting HEID niet wezenlijke aanpassingen noodzakelijk zijn, zal hierover worden overlegd met de wederpartij. In Bijlage 9 treft u aan een nadere uiteenzetting over de tussentijdse evaluatie. In Bijlage 10 wordt uiteengezet onder welke condities tussentijdse beëindiging van de overeenkomst mogelijk is. 1.5 Juridische structuur Op basis van ervaring bij eerdere fondsen heeft stichting HEID gekozen voor de Commanditaire Vennootschap (CV) onder Nederlands recht als rechtsvorm voor het Duurzaamheidsfonds VvE s. In het projectplan (Bijlage 7) en de CV-overeenkomst (Bijlage 6) wordt nader op deze structuur ingegaan. In figuur 2 treft u een schematische weergave van deze structuur aan. Inschrijvers kunnen geen alternatief aandragen. Pagina 7 van 73

8 Figuur 2. Organisatie Holdingstructuur Stichting HEID verstrekt via een Opdrachtbrief (Bijlage 5) aan Inschrijver opdracht zorg te dragen voor het fondsmanagement van het Duurzaamheidsfonds VvE s. Enkele kenmerkende elementen/ verplichtingen uit deze Opdrachtbrief: - Inschrijver fungeert als statutair directeur van de enig Beherende Vennoot van de CV; - Inschrijver draagt zorg voor de oprichting van stichting Duurzaamheidsfonds VvE s; - tussen de door de Inschrijver op te richten stichting Duurzaamheidsfonds VvE s en de Inschrijver als fondsmanager wordt een Managementovereenkomst aangegaan; - Inschrijver draagt zorg voor het oprichten van de CV Duurzaamheidsfonds VvE s, waarvan stichting Duurzaamheidsfonds VvE s de enig beherend vennoot zal zijn. Stichting Duurzaamheidsfonds VvE s geeft aldus via een overeen te komen Managementovereenkomst de fondsmanager opdracht het management van de stichting Duurzaamheidsfonds VvE s te verzorgen. Deze Managementovereenkomst wordt niet door of namens stichting HEID gesloten en is daarmee niet beschikbaar. Enkele belangrijke elementen uit deze door stichting Duurzaamheidsfonds VvE s op te stellen Managementovereenkomst worden indicatief in Bijlage 11 geduid. Inschrijver zal optreden als Beherend Vennoot van de CV via het bestuur van de door de fondsmanager op te richten stichting Duurzaamheidsfonds VvE s. Evenwel, ook een bestaande stichting - waarbij op gepaste wijze separate accounts worden aangehouden (zogenaamd separate block of finance ) zou conditioneel in deze staande structuur kunnen worden ingepast. In dat geval zal de Opdrachtbrief op dat punt worden aangepast. Het Investeringscomité vervult in relatie tot de werkzaamheden van de Beherend Vennoot een belangrijke toezichthoudende, adviserende en somtijds ook besluitvormende rol. In de CV-overeenkomst tussen de Beherend Vennoot (Stichting Duurzaamheidsfonds VvE s) en de Commanditaire Vennoot (stichting HEID) wordt een en ander nader uiteengezet (zie Bijlage 6). Pagina 8 van 73

9 1.6 Managementvergoeding Haags- en regionaal VvE fonds' De managementvergoeding voor zowel het Haags- als regionaal VvE fonds wordt gebaseerd op een drietal fees die de winnende Inschrijver hanteert in zijn inschrijving. Deze fees zijn gebaseerd op het gestorte fondsvermogen, het uitgezette fondsvermogen in leningen en het teruggevorderde bedrag in het betreffende jaar op basis van initiële investeringen. Hierbij dient te worden vermeld dat de stortingen in het fonds plaatsvinden in tranches, op basis van het percentage uitgezet fondsvermogen. Hiervoor worden, los van daadwerkelijke toekenning van Europese subsidie, de Europese wet- en regelgeving van de structuurfondsen op dit vlak 1 gehanteerd. De afspraken omtrent de managementvergoeding worden vastgelegd in de CV-overeenkomst en de overeen te komen Managementovereenkomst tussen stichting Duurzaamheidsfonds VvE s en de fondsmanager. De managementvergoeding voor zowel het Haags- als regionaal VvE fonds is inclusief alle vergoedingen en kosten die gemaakt worden door de fondsmanager in relatie tot de overeenkomst. Naast de eigen managementvergoeding geldt een jaarlijkse afdracht van 1% van het gestorte fondsvermogen aan stichting HEID als holdingfonds. Na afloop van de subsidieperiode zal de hoogte van deze afdracht worden geëvalueerd (zie ook Eis 2 van hoofdstuk 7). In de jaarlijks vast te stellen fondsbegroting is de begrote managementvergoeding opgenomen. Op basis van de vastgestelde jaarrekening van de Commanditaire Vennootschap vindt controle plaats van de managementvergoeding, rekening houdend met de uitgangspunten zoals vastgelegd in de Opdrachtbrief, de CV-overeenkomst en de Managementovereenkomst. 1 Verordening (EU) nr. 1303/2013 artikel 41 Pagina 9 van 73

10 2 Aanbestedingsprocedure 2.1 Aankondiging Stichting HEID heeft op 16 maart 2016 via TenderNed een officiële aankondiging verzonden naar het Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Gemeenschappen te Luxemburg. Deze aankondiging is gepubliceerd op Tenders Electronic Daily (TED). Alle aanbestedingsdocumenten inclusief bijlagen zijn te downloaden via TenderNed. N.B. Inschrijver wordt geadviseerd zich in TenderNed te registreren zodat - na inloggen - via de optie Houd mij op de hoogte van deze aanbesteding notificaties van nieuwe documenten kunnen worden ontvangen. 2.2 Contactgegevens De aanbestedende dienst is stichting HEID. Binnen de gemeente Den Haag is de Dienst Stedelijke ontwikkeling(dso) afdeling Economie belast met het verstrekken van deze opdracht en het sluiten en beheren van de bijbehorende overeenkomst. De afdeling IDC/Inkoop zal, namens stichting HEID, de inkooptechnische schil rondom de aanbesteding verzorgen en gedurende het aanbestedingstraject als enig aanspreekpunt fungeren voor de Inschrijvers. Voor vragen en opmerkingen over deze procedure dient u zich uitsluitend te wenden tot de onderstaande contactpersoon: Stichting HEID p/a Intern Dienstencentrum (IDC) Gemeente Den Haag Afdeling Inkoop t.a.v. Mw. S. Draisma Postbus DN Den Haag Bezoekadres: Spui 70 Den Haag, Melden aan de Atriumbalie Telefoon Inkooptenderdesk.idc@denhaag.nl Het is niet toegestaan om op andere wijze contact te zoeken met de stichting HEID en/of de gemeente Den Haag over deze Europese aanbesteding. Pagina 10 van 73

11 2.3 Planning Met het verzenden van de aankondiging is de aanbestedingsprocedure gestart. In de onderstaande tabel is de planning weergegeven. De data met betrekking tot het indienen van vragen en/of opmerkingen, het kenbaar maken van bezwaren en het indienen van de inschrijving gelden als fatale termijnen. De overige data dienen slechts tot richtsnoer en binden stichting HEID derhalve niet. Stichting HEID behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen. Nr. Omschrijving activiteit Datum 1. Publicatie van opdracht 16 maart Eventuele vragen n.a.v. Aanbestedingsleidraad indienen 25 maart 2016, 17:00u CET 3. Versturen antwoorden Nota van Inlichtingen nr. 1 1 april Eventuele vragen n.a.v. Nota van Inlichtingen nr. 1 indienen 8 april 2016, 17:00u CET 5. Versturen antwoorden Nota van Inlichtingen nr april Sluitingsdatum inschrijvingen 26 april 2016, 12:00u CET 7. Versturen brieven inz. gunningsbeslissing 31 mei Einde rechtsbeschermingstermijn (Alcatelperiode) 20 juni Ingangsdatum raamovereenkomst(en) 1 juli Nota s van inlichtingen Deze aanbestedingsprocedure kent twee schriftelijke vragenrondes. Het uiterlijk moment van indienen van uw vragen in het kader van de eerste vragenronde is opgenomen in de planning in paragraaf 2.3 en geschiedt via het adres genoemd in paragraaf 2.2. U dient uw vragen in een Word-document op te nemen, conform het format Vragenformulier (Bijlage 13). Inschrijvers krijgen vervolgens nog éénmaal de gelegenheid om vragen te stellen, bij voorkeur enkel over hetgeen aan de orde is gekomen in de eerste Nota van Inlichtingen. De planning hiervan is eveneens opgenomen in paragraaf 2.3. De Nota van Inlichtingen, voor zowel de eerste als de tweede vragenronde zal via TenderNed worden gepubliceerd en de antwoorden bevatten op de geanonimiseerde vragen. De planning hiervan is opgenomen in paragraaf 2.3. In de reeks bijlagen bij de Aanbestedingsleidraad treft u ook de concept opdrachtbrief aan voor deze opdracht, alsmede de concept overeenkomst van Vennootschap en de Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag Indien er bepalingen in staan die voor de Inschrijver onacceptabel zijn, dient u eventuele op- en aanmerkingen over deze documenten in te leveren bij de vragenrondes, conform het format Vragenformulier (Bijlage 13). De gemeente Den Haag zal de opmerkingen beoordelen en indien zij dit redelijk acht verwerken in de concept raamovereenkomsten en/of de Algemene Inkoopvoorwaarden, die u wordt aangereikt bij de Nota van Inlichtingen die wordt verstuurd naar aanleiding van de tweede vragenronde. Deze versies dient de Inschrijver onvoorwaardelijk te accepteren. Deze acceptatie vindt plaats door het invullen en ondertekenen van de Verklaring van inschrijving in Bijlage 2. Ook alle overige in Nota s van Inlichtingen te verwerken eventuele aanvullingen en correcties op de aanbestedingsstukken zullen door de afdeling Inkoop via de website van TenderNed worden verzonden. Pagina 11 van 73

12 De vragen, de antwoorden, de aanvullingen en de correcties maken integraal onderdeel uit van deze Aanbestedingsleidraad. Ingeval van strijdigheden tussen de Aanbestedingsleidraad en de Nota s van Inlichtingen prevaleert het bepaalde in de Nota s van Inlichtingen. Ingeval van strijdigheden tussen de Nota s van Inlichtingen onderling prevaleert het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen. 2.5 Sluitingsdatum inschrijving Uw inschrijving moet uiterlijk op het in de planning (paragraaf 2.3) genoemde tijdstip in het bezit zijn van de gemeente Den Haag. Bij de indiening van uw inschrijving dient u gebruik te maken van Bijlage 14 Etiketten t.b.v. indienen inschrijving. U dient zich te melden op het bezoekadres als bedoeld in paragraaf 2.2 bij de receptiebalie in het Atrium, waarna u een ontvangstbevestiging van een medewerker van de afdeling Inkoop zult ontvangen indien u de inschrijving tijdig aan deze medewerker heeft overhandigd. Deze ontvangstbevestiging is bepalend voor de tijdigheid van het indienen van de inschrijving. Indien u per post uw inschrijving indient dan is het stempel van binnenkomst met datum en tijd bepalend voor de tijdigheid van het indienen van de inschrijving. U dient rekening te houden met het feit dat: - per of per telefax ingediende inschrijvingen niet worden geaccepteerd; - met strafport bezwaarde inschrijvingen worden geweigerd; - u zelf het risico draagt van vertraging tijdens de (post)verzending en/of door onjuiste c.q. onvolledige adressering. Om het laatste risico te minimaliseren is Bijlage 14 Etiketten t.b.v. indienen inschrijvingen opgenomen; - indien op genoemde datum/tijdstip geen inschrijving is ontvangen, aangenomen wordt dat de betreffende aanbieder geen inschrijving wenst te doen; - de Inschrijver verantwoordelijk is voor de tijdige indiening van zijn inschrijving. Te laat ingediende inschrijvingen worden niet in ontvangst genomen en worden dus uitgesloten van deelname aan deze aanbesteding; - de ingediende exemplaren van de inschrijving eigendom worden van de gemeente Den Haag. 2.6 Afzien van deelname Indien u besluit geen inschrijving te doen terwijl u in een eerder stadium heeft deelgenomen als Gegadigde in dit aanbestedingsproces (bijvoorbeeld door het stellen van vragen) dan wordt u vriendelijk verzocht dit (voor de sluitingsdatum) te melden op het onder paragraaf 2.2 genoemde adres. Pagina 12 van 73

13 3 Voorwaarden Ten aanzien van deze aanbestedingsprocedure gelden de onderstaande voorwaarden. 3.1 Juridische kader Regelgeving Op deze Openbare Europese aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 (Stb. 2012, 542) van toepassing Juridische voorwaarden De Algemene Inkoopvoorwaarden 2009 van de gemeente Den Haag (Bijlage 4) zijn van toepassing op deze opdracht. De algemene voorwaarden van de wederpartij worden bij dezen uitdrukkelijk van de hand gewezen. Stichting HEID verstrekt via een opdrachtbrief aan de Inschrijver opdracht zorg te dragen voor het fondsmanagement van het Duurzaamheidsfonds VvE s. De opdrachtbrief is in concept bijgevoegd (Bijlage 7). Als bijlage bij deze opdrachtbrief zal (onder meer) een Overeenkomst van Vennootschap (CV-overeenkomst) zijn gevoegd tussen stichting HEID en de door de fondsmanager op te richten - stichting Duurzaamheidsfonds VvE s. Deze is als concept bijgevoegd (Bijlage 6). Conform paragraaf 2.4 krijgen Inschrijvers de gelegenheid om opmerkingen te maken over de concept opdrachtbrief, concept CV-overeenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden Klachtenafhandeling Vragen, opmerkingen of verzoeken over de aanbestedingsdocumenten of over andere voor de aanbestedingsprocedure relevante zaken dient u eerst aan de orde te stellen bij de vragenronde zoals beschreven in paragraaf 2.4. Indien u het niet eens bent met de reactie op uw vraag, opmerking of verzoek, dan kunt u dit kenbaar maken door middel van het indienen van een klacht bij het interne Klachtenmeldpunt van de Gemeente Den Haag via het adres: klachtenmeldpuntaanbestedingen@denhaag.nl. U dient de klacht in te dienen conform de klachtenregeling van de gemeente Den Haag. Deze klachtenregeling treft u aan op de website van de gemeente Den Haag: Klachten over aspecten die u niet eerst aan de orde heeft gesteld tijdens de eerste vragenronde worden niet in behandeling genomen door het klachtenmeldpunt. Voor klachten over handelingen en documenten die zijn gedateerd na de eerste nota van inlichtingen mag u zich direct wenden tot het klachtenmeldpunt. Een ingediende klacht schort de aanbestedingsprocedure niet op. Daarom wijzen wij u op de mogelijkheid om over de aanbestedingsprocedure, aanbestedingsdocumenten of met andere Pagina 13 van 73

14 voor de aanbestedingsprocedure relevante zaken een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank Den Haag. Indien u het niet eens bent met de uitkomst van een aanbesteding kunt u binnen de in paragraaf gestelde termijn een kort geding aanhangig maken Rechtsbescherming Wanneer Inschrijver bezwaar heeft tegen de gunningsbeslissing (voorlopige gunning) dan dient Inschrijver binnen 20 dagen na de datum van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing zoals bedoeld in artikel 2.26 sub g jo. artikel Aanbestedingswet een kort geding aanhangig te maken. Wordt door Inschrijver geen kort geding aanhangig gemaakt binnen deze termijn dan gaat de gemeente Den Haag ervan uit dat Inschrijver geen bezwaar heeft tegen de afwijzing en/of de ongeldig c.q. ongeschikt verklaring van de inschrijving, en vervalt het recht van Inschrijver hiertegen in rechte op te komen. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de gemeente Den Haag zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van een kopie van de (concept)dagvaarding Non discriminatie beginsel Stichting HEID wijst erop dat op die plaatsen in de Aanbestedingsleidraad waar mogelijkerwijs gevraagd wordt naar bijvoorbeeld merknamen, octrooien, typen, fabricage procedés e.d. en waarbij het wellicht handelt om een unieke zaak en waar dit niet vermeld staat, het gestelde in artikel 2.76 lid 2 Aanbestedingswet van toepassing is op het bewuste tekstdeel. U dient in een dergelijk geval aansluitend aan het bewuste tekstdeel de zinsnede of daarmee gelijkwaardig te lezen. 3.2 Aanbestedingsdocumenten Vertrouwelijkheid De informatie uit de Aanbestedingsleidraad moet vertrouwelijk behandeld worden en is uitsluitend bedoeld voor deze aanbesteding. Daarnaast zullen de door u verstrekte gegevens eveneens vertrouwelijk worden behandeld Onjuistheden De onderhavige Aanbestedingsleidraad, met alle bijbehorende bijlagen, is met grote zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u de afdeling Inkoop hier onverwijld schriftelijk van op de hoogte te stellen. Indien achteraf blijkt dat de Aanbestedingsleidraad tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat die de Inschrijver redelijkerwijs had kunnen opmerken, maar die niet door de Inschrijver zijn gemeld, dan zijn de eventuele nadelige gevolgen hiervan voor risico van de Inschrijver. Pagina 14 van 73

15 LET OP: Wanneer Inschrijver bezwaar heeft tegen de aanbestedingsdocumentatie en/of de gevolgde procedure tot en met het uitbrengen van de (laatste) nota van inlichtingen dan dient Inschrijver dit kenbaar te maken door uiterlijk de dag voor aanbestedingsdatum een kort geding aanhangig te maken en de kort geding dagvaarding te (laten) betekenen op het in paragraaf 2.2 vermelde adres. Wordt door Inschrijver binnen deze termijn geen kort geding aanhangig gemaakt en/of geen kort geding dagvaarding betekend op de wijze zoals beschreven, dan gaat de aanbestedende dienst ervan uit dat Inschrijver geen bezwaar heeft tegen de aanbestedingsdocumentatie en het verloop van de procedure tot dan toe en heeft Inschrijver zijn recht verwerkt hiertegen in rechte op te komen Voorbehoud Uit de Aanbestedingsleidraad vloeien geen verplichtingen voort voor stichting HEID, uitgezonderd de verplichting zich aan de aanbestedingsprocedure te houden, onverminderd het recht de procedure voortijdig stop te zetten en niet tot gunning over te gaan. In geval van opschorting en/of beëindiging van de aanbesteding hebben Inschrijvers geen recht op enigerlei vergoeding ter zake hun deelname en/of het niet gunnen van de opdracht(en). De totstandkoming van de opdracht/overeenkomst is onder voorbehoud van besluitvorming door of namens het College van Burgemeester en Wethouders. 3.3 Inschrijving Aanlevering van de inschrijving U dient uw inschrijving aan te leveren: A. Schriftelijk in enkelvoud: één origineel exemplaar op A4-formaat, door een daartoe bevoegde functionaris handmatig en rechtsgeldig ondertekend, voorzien van tabbladen waarachter de gevraagde verklaringen, bijlagen en invulformulier en in de volgorde van de checklist zijn geordend én; B. Digitale kopie in Word/Excel formaat (behoudens ingescande documenten, deze mogen in PDF formaat worden aangeleverd) van de volledige originele inschrijving op CD-rom of Memorystick. Bij verschillen tussen het schriftelijke originele exemplaar en de digitale kopie is de inhoud van het schriftelijke originele exemplaar van uw inschrijving beslissend Indeling van de inschrijving De inschrijving dient in lettertype Times New Roman 11 pt te zijn opgemaakt. Uw inschrijving dient de volgorde aan te houden van de checklist in Bijlage 12. Uit een inhoudsopgave moet blijken uit welke delen en bijlagen de inschrijving bestaat. Bijlagen mogen alleen worden toegevoegd als duidelijk wordt verwezen naar de eis of de vraag waarop de bijlage betrekking heeft. Pagina 15 van 73

16 Tevens dient, indien de bijlage een uittreksel of kopie is, onmiskenbaar aangegeven te worden welk deel van de tekst behoort bij de gestelde eis of de vraag Taal De inschrijving en alle overige informatie dienen volledig in de Nederlandse taal te zijn gesteld, tenzij stichting HEID aangeeft dat hiervan kan worden afgeweken Ondertekening inschrijving De inschrijving bestaat uit verschillende documenten (zie checklist Bijlage 12). Alle relevante documenten dienen ondertekend te zijn door een persoon die bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen. Deze bevoegdheid dient te blijken uit het uittreksel handelsregister van de Kamer van Koophandel of een volmacht. De persoon die bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen of een volmacht af te geven moet expliciet genoemd staan in het uittreksel handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het uittreksel handelsregister en een eventuele volmacht behoeven niet bij inschrijving te worden ingediend. De Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht te gunnen, dient deze bewijsstukken binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning te overleggen. Ten overvloede wijzen wij u hierbij op het volgende: Controleer of het uittreksel handelsregister ten aanzien van de ondertekenaar een bevoegdheidsbeperking bevat. In het uittreksel handelsregister kan bijvoorbeeld staan dat de betreffende persoon slechts bevoegd is overeenkomsten aan te gaan tot een bepaald bedrag. De betreffende persoon is dan slechts bevoegd indien dat bedrag gelijk is of hoger is dan de geraamde waarde van de opdracht. Bij gebruik van een volmacht moet u aantonen dat de persoon die de volmacht verleent voldoende bevoegdheid heeft om de overeenkomst aan te gaan. In de onderstaande tabel staan situaties waar de Inschrijver extra alert op moet zijn bij de ondertekening van (de documenten van) inschrijving. Situatie Uit het uittreksel handelsregister blijkt dat er sprake is van gezamenlijke tekenbevoegdheid. Mogelijke oplossing 1. Alle relevante stukken door zo veel personen laten ondertekenen totdat er volgens het handelsregister sprake is van volledige bevoegdheid; 2. Eenmalig een volmacht laten ondertekenen door de personen genoemd onder punt 1 en daarmee één persoon tekenbevoegd maken voor de ondertekening van de relevante stukken. Pagina 16 van 73

17 Situatie Uit het uittreksel handelsregister blijkt dat de persoon die de stukken ondertekent zelfstandig bevoegd is maar tot een bepaalde opdrachtwaarde. Mogelijke oplossing 1. Inschatting maken of de bevoegdheid voldoende is op basis van de te verwachten contractwaarde; 2. Eenmalig een volmacht laten verstrekken door een persoon die wel bevoegd is (of meerdere personen die gezamenlijk bevoegd zijn) waardoor de betreffende persoon bevoegd wordt om te tekenen voor grotere opdrachtwaarden. In Bijlage 15 is een model volmacht opgenomen waarmee de tekenbevoegdheid van de gevolmachtigde vastgesteld kan worden Inschrijven in combinatie / onderaanneming Wanneer u niet zelfstandig aan de eisen kunt voldoen, heeft u twee mogelijkheden. U kunt zelfstandig inschrijven en een beroep doen op een derde voor het voldoen aan een bepaalde eis. U kunt er ook voor kiezen om in combinatie in te schrijven. Combinatie Een combinatie van twee of meer partijen kan zich gezamenlijk inschrijven. Een combinatie geldt als één Inschrijver. Bij gunning zal een gezamenlijk ondertekende verklaring worden overgelegd door de combinatie, dat alle leden van de combinatie zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de uitvoering van deze overeenkomst. Het Intern Dienstencentrum verlangt in het geval van een combinatie bij inschrijving duidelijkheid welke partij als aanspreekpunt c.q. penvoerder beschouwd mag worden voor de aanbestedingsprocedure. In de overeenkomst wordt opgenomen wie namens de combinatie tijdens de uitvoering van de overeenkomst als contactpersoon zal optreden namens alle combinantleden. Bij een inschrijving als combinatie dienen de inschrijvingsdocumenten ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door de penvoerder van de combinatie. Bij een inschrijving als combinatie dienen alle combinantleden ieder afzonderlijk de Eigen verklaring (Bijlage 1, TAB 2) in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Bij een inschrijving als combinatie dient de Verklaring van inschrijving (Bijlage 2, TAB 3) ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door alle combinantleden gezamenlijk. De combinatie als geheel dient te voldoen aan de geschiktheidseisen hoofdstuk 6. Een natuurlijk persoon of rechtspersoon kan slechts éénmaal (hetzij individueel hetzij in combinatie met andere natuurlijke personen of rechtspersonen) op deze aanbesteding inschrijven. Onderaanneming Voor zowel individuele ondernemers als combinaties is het mogelijk dat zij zich in het kader van de gestelde geschiktheidseisen beroepen op kwalificaties van derden, zoals onderaannemers. Indien dit gebeurt, moet dit expliciet in de inschrijving worden vermeld, onder punt 8.2 van de Eigen verklaring (Bijlage 1). Pagina 17 van 73

18 Indien u zich als individuele ondernemer of combinatie beroept op de technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid van een derde dan wel op de economische en financiële draagkracht van een derde, waaronder een moeder, dochter en/of zustermaatschappij, dan dient u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk te kunnen beschikken over (de middelen van) deze derde. U dient dit aan te tonen door binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning een ondertekende verklaring van de betreffende derde in te dienen dat u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk kunt beschikken over (de middelen van) deze derde en dat ingeval van een beroep op de economische en financiële draagkracht van een derde deze derde hoofdelijk aansprakelijk is voor de schade die de gemeente Den Haag lijdt/heeft geleden ingeval van niet-nakoming door de Inschrijver van de verplichtingen uit de overeenkomst met de gemeente Den Haag Kosten van inschrijving Voor het uitbrengen van de inschrijving en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden en te verstrekken materialen kunnen aan stichting HEID geen kosten in rekening worden gebracht Onvoorwaardelijke inschrijving Door middel van het doen van een inschrijving geeft Inschrijver aan in te stemmen met de te volgen aanbestedingsprocedure, de eisen en de voorwaarden zoals in dit document opgenomen. Het onder voorwaarden en/of voorbehoud doen van een inschrijving betekent het ontbreken van instemming met het in deze Aanbestedingsleidraad gestelde en maakt de inschrijving ongeldig. Een dergelijke inschrijving zal niet voor gunning in aanmerking komen. Indien u bij de beantwoording van een minimumgunningseis of in de Verklaring van inschrijving aangeeft te voldoen aan de eis maar hieraan in de toelichting voorwaarden verbindt, geldt dit tevens als een voorwaardelijke inschrijving die tot uitsluiting van uw inschrijving van de procedure leidt Gestanddoeningstermijn De inschrijving van Inschrijver dient een minimale geldigheidsduur te hebben van 120 dagen vanaf het moment van de sluitingsdatum van de inschrijving (gestanddoeningstermijn). Gedurende deze periode heeft de aanbieding het karakter van een onherroepelijk aanbod. Indien deze aanbestedingsprocedure leidt tot een kort geding, dan zal Inschrijver de aanbieding gestand doen tot 30 dagen na de uitspraak van de voorzieningenrechter Aanvullingen/verduidelijkingen/verificatie Stichting HEID behoudt zich het recht voor om aanvullende informatie of verduidelijkingen van ondergeschikt belang met betrekking tot de inschrijving op te vragen voor zover het (Europese) aanbestedingsrecht dit toelaat. Verschillende bewijsstukken/documenten vraagt stichting HEID pas op na de voorlopige gunning aan de beoogd winnaar. Dit staat aangegeven bij de betreffende eisen. Als na controle van deze documenten blijkt dat deze partij toch niet voldoet, dan kan dat invloed hebben op de voorlopige gunning. Indien dit het geval is, ontvangen alle Inschrijvers hiervan bericht en zal er een nieuwe gunningsbeslissing worden genomen die aan alle Inschrijvers zal worden medegedeeld. De rechtsbeschermingstermijn als bedoeld in paragraaf gaat op dat moment opnieuw in. Pagina 18 van 73

19 Ook behoudt stichting HEID zich het recht voor om de door Inschrijver direct bij inschrijving overlegde documenten, alsmede de antwoorden op de gunningscriteria te verifiëren en te verlangen dat u de noodzakelijke bewijsmiddelen kunt overleggen ten bewijze van de juistheid van de door de u overgelegde verklaring van inschrijving inzake de minimum gunningseisen en de door uw gegeven antwoorden. De Inschrijvers worden geacht bereid en in staat te zijn om op vragen met betrekking tot de inschrijving binnen twee werkdagen antwoord te geven Eigendom van de informatie Alle door Inschrijver als onderdeel van de inschrijving aangeboden informatie en documentatie worden eigendom van stichting HEID. Verzoeken om retourzending worden niet gehonoreerd. Pagina 19 van 73

20 4 Beoordeling 4.1 Gunningscriterium De opdracht wordt gegund aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). 4.2 Beoordelingsteam Voor de beoordeling van de inschrijvingen is een beoordelingsteam samengesteld, waarin materie-, juridische- en inkoopdeskundigheid vertegenwoordigd zijn. De juridische- en inkoopdeskundigen toetsen de punten vermeld bij Ad 1, 2 en 3a en 3b. De materiedeskundigen toetsen de punten vermeld bij Ad 3b en Procedure van beoordelen De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats volgens de onderstaande stappen, te weten: 1. Opening van de inschrijvingen; 2. Controle van inschrijvingen op de vormvereisten en volledigheid; 3. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van uitsluitingsgronden en minimum geschiktheidseisen: a. Beoordeling op basis van de uitsluitingsgronden (hoofdstuk 5) b. Beoordeling op basis van minimum geschiktheidseisen (hoofdstuk 6) 4. Inhoudelijke beoordeling van de inschrijving: a. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de gestelde eisen in hoofdstuk 7. b. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de antwoorden op de gunningscriteria zoals gesteld in hoofdstuk 8 van deze Aanbestedingsleidraad. Ad 1: Opening van de inschrijvingen De opening van de inschrijvingen is niet openbaar. Ad 2: Controle van de inschrijvingen op de vormvereisten De inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd op vormvereisten, waaronder begrepen de tijdige en volledige indiening van de inschrijving als gesteld in deze Aanbestedingsleidraad. Ad 3: Beoordeling van de inschrijvingen op uitsluitingsgronden en minimumgeschiktheidseisen Vervolgens worden de inschrijvingen getoetst aan de uitsluitingsgronden en de minimum geschiktheidseisen. Pagina 20 van 73

21 Ad 3a: Beoordeling uitsluitingsgronden De inschrijving wordt eerst getoetst aan de uitsluitingsgronden. Indien er sprake is van een uitsluitingsgrond leidt dit in uitgangspunt tot uitsluiting van de verdere aanbestedingsprocedure. Dit met de volgende kanttekening. Onder punt 7.1 van de Eigen verklaring (Bijlage 1) kan de Inschrijver indien er sprake is van een uitsluitingsgrond toelichten waarom de onderneming van mening is dat het niet voldoen toch niet zou mogen leiden tot uitsluiting van de onderneming bij de aanbestedingsprocedure. De onderneming moet daarbij een grondig en goed onderbouwde reden aandragen, die door stichting HEID in overweging kan worden genomen. Stichting HEID zal in een dergelijk geval de afweging maken of de toelichting ter zake de uitsluitingsgrond voldoende is om de onderneming toe te laten tot de aanbestedingsprocedure. Indien Inschrijver (delen van) de inschrijving waaronder de Eigen verklaring (Bijlage 1) niet, niet juist of niet volledig heeft verstrekt, zal stichting HEID dit aanmerken als een valse verklaring en Inschrijver op die grond uitsluiten van deelname aan het verdere aanbestedingstraject. Ad 3b: Beoordeling geschiktheidseisen Vervolgens wordt uw inschrijving getoetst aan de geschiktheidseisen. Deze geschiktheidseisen zijn minimumeisen. Het niet voldoen aan de gestelde eisen en/of de bewijslast inzake deze eisen, betekent dat stichting HEID uw inschrijving terzijde kan leggen. Ad 4: Inhoudelijke beoordeling van de inschrijving: a. Minimum (gunnings)eisen Aan de eisen dient uw inschrijving te voldoen. U stemt in met de eisen door middel van het invullen en ondertekenen van de Verklaring van Inschrijving in Bijlage 2. Indien u niet instemt met en/of voldoet aan de gestelde eisen of de gevraagde bewijslast inzake de gestelde eisen, dan leidt dit tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure en wordt uw inschrijving niet verder beoordeeld. Ook indien u instemt met c.q. aangeeft te voldoen aan de gestelde eisen maar uit uw toelichting blijkt dat dit niet het geval is, leidt dit tot uitsluiting. 4.4 Eindscore b. Gunningscriteria Vervolgens worden uw antwoorden op de gunningscriteria beoordeeld aan de hand van de bij het desbetreffende gunningscriterium vermelde aspecten. Er zal worden gegund aan de Inschrijver: a) welke een volledige en correcte inschrijving heeft ingediend én; b) welke voldoet aan eisen gesteld in hoofdstuk 5, 6 en 7; c) welke de hoogte totaalscore heeft behaald op benoemde sub-gunningscriteria in hoofdstuk 8. Indien twee of meer Inschrijvers een gelijke score hebben behaald, waardoor zij allen op de eerste plaats zijn geëindigd, dan wordt de uiteindelijke ranking bepaald door de score die door de Inschrijvers is behaald op het sub-gunningscriterium Prijs. Aan de Inschrijver die de hoogste score heeft behaald op dit sub-gunningscriterium wordt in dat geval de opdracht gegund. In geval er dan nog sprake is van een gelijke score, zal door middel van loting (in aanwezigheid van de Inschrijvers) bepaald worden welke Inschrijver de opdracht gegund krijgt. Pagina 21 van 73

22 4.5 Over de prijzen De werkbladen [voorblad] en [prijzenblad] maken onderdeel uit van de Excel Inschrijvingsblad Fondsmanager duurzaamheidsfonds VvE s.xlsx die als Bijlage 8 is opgenomen. Voor de invulling van de prijzen (managementvergoeding Haags VvE fonds & managementvergoeding regionaal VvE fonds) in het werkblad [prijzenblad] gelden de volgende voorwaarden: Het indienen van een irreële of manipulatieve inschrijving leidt tot uitsluiting. Uitsluiting betreft het irreëel of manipulatief inschrijven op onderdelen van het prijsinvulformulier. Hieruit vloeit het volgende voort: - Inschrijvers mogen (per item/ eenheid) geen prijzen indienen die de gunningssystematiek manipuleren. - Inschrijvers dienen per item/ eenheid een op zichzelf beschouwd realistische prijs aan te bieden. Ten aanzien van de volgende prijzen bestaat het vermoeden dat deze onrealistisch zijn: o negatieve prijzen; o prijzen van 0 euro; o prijzen onder de kostprijs; o abnormaal lage prijzen, en; o in de branche ongebruikelijke prijzen. Inschrijver dient bij gebruik van prijzen die hierboven als onrealistisch zijn aangemerkt in de inschrijving uitvoerig te motiveren waarom er geen sprake is van onrealistische prijzen c.q. het manipuleren van de gunningssystematiek. Dit dient de Inschrijver te staven met bewijs. Indien deze motivatie naar oordeel van de stichting HEID onvoldoende is dan zal zij een verificatievraag hierover aan de Inschrijver stellen. Indien de stichting HEID van mening blijft dat de prijzen onrealistisch zijn dan wordt de Inschrijving als ongeldig aangemerkt. Pagina 22 van 73

23 5 Uitsluitingsgronden 5.1 Uitsluitingsgronden Stichting HEID hanteert de volgende uitsluitingsgronden bij de onderhavige aanbesteding: - de verplichte uitsluitingsgronden zoals genoemd in Eigen verklaring (Bijlage 1); - de facultatieve uitsluitingsgronden, zoals genoemd in Eigen verklaring (Bijlage 1) voor zover de gemeente Den Haag deze uitsluitingsgronden heeft aangekruist. Door invulling en ondertekening van de Eigen verklaring (Bijlage 1), verklaart u dat geen van de voor deze aanbesteding geldende uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn. Indien u in combinatie inschrijft, dienen alle combinantleden afzonderlijk de Eigen verklaring (Bijlage 1) in te dienen. Indien u een beroep doet op een onderaannemer voor het voldoen aan gestelde eisen ten aanzien van financieel/economische draagkracht danwel technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, dient u dit aan te geven onder punt 8.2 van de Eigen verklaring (Bijlage 1). Deze onderaannemer (= derde waarop door de Inschrijver een beroep wordt gedaan) hoeft de Eigen verklaring niet in te vullen. 5.2 Bewijsstukken uitsluitingsgronden De Inschrijver aan wie stichting HEID de opdracht voornemens is te gunnen, dient de originele bewijsstukken terzake de niet-toepasselijkheid van de uitsluitingsgronden binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning te overleggen. Indien de Inschrijver aan wie stichting HEID de opdracht is voornemens te gunnen een combinatie is, dan dienen alle combinantleden terzake de uitsluitingsgronden de betreffende bewijsstukken te overleggen binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning. Indien stichting HEID voornemens is de opdracht aan u te gunnen en u heeft een beroep gedaan op een onderaannemer voor het voldoen aan gestelde eisen ten aanzien van financieel/economische draagkracht danwel technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, dan dient u tevens de betreffende bewijsstukken terzake de uitsluitingsgronden van de onderaannemer te overleggen binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning. Blijkt een Inschrijver bij de verificatie hier niet aan te kunnen voldoen, dan wordt de inschrijving (alsnog) ongeldig verklaard. Het gaat om de volgende bewijsstukken (de nummering in de tabel correspondeert met de nummering in de Eigen verklaring): Verplichte Bewijsstuk uitsluitingsgronden 2.1 tot en met 2.4 GVA GVA niet ouder dan 2 jaar Facultatieve Bewijsstuk uitsluitingsgronden 3.1 Faillissement Uittreksel Handelsregister Niet ouder dan 6 maanden 3.2 Overtreding GVA GVA niet ouder dan 2 jaar beroepsgedragsregels 3.4 Belasting / sociale Verklaring belastingdienst Niet ouder dan 6 maanden premies 3.5 Valse verklaring - Geldigheidsduur (vanaf tijdstip van het indienen van de inschrijving) Geldigheidsduur (vanaf tijdstip van het indienen van de inschrijving) Pagina 23 van 73