Aanbestedingsleidraad Europese aanbesteding volgens de openbare procedure Nr SSI. Afvalverwerking gemeente Den Haag

Transcriptie

1 Aanbestedingsleidraad Europese aanbesteding volgens de openbare procedure Nr. Afvalverwerking gemeente Den Haag

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Omschrijving en omvang van de opdracht Opties Duur van de overeenkomst Wachtkamerovereenkomst Beschrijving gemeente Den Haag Aanbestedingsprocedure Aankondiging Contactgegevens Nota s van inlichtingen Sluitingsdatum inschrijving Afzien van deelname Planning Voorwaarden Juridische kader Aanbestedingsdocumenten Inschrijving Beoordeling Beoordelingsteam Procedure van beoordelen Gunningscriterium/Beoordelingsystematiek Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden Bewijsstukken uitsluitingsgronden Minimum geschiktheidseisen Economische en Financiële draagkracht Vakbekwaamheid Minimum (gunnings)eisen Gunningscriteria Toelichting op kwaliteit Toelichting op Prijs Bijlage 1. Eigen verklaring Bijlage 2. Verklaring van inschrijving Bijlage 3. Format referentieopdrachten Bijlage 4. Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag Bijlage 5. Conceptovereenkomst Bijlage 6. Prijzenblad Pagina 2 van 48

3 Bijlage 7. Locatieoverzicht Bijlage 8. Checklist Bijlage 9. Model Vragenformulier Bijlage 10. Etiketten t.b.v. indienen inschrijving Bijlage 11. Besluit Informatiebeheer Bijlage 12. Concept wachtkamerovereenkomst Pagina 3 van 48

4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Voor u ligt de Aanbestedingsleidraad voor de afvalverwerking van de gemeente Den Haag. De aanbesteding wordt verdeeld in twee percelen te weten: Perceel 1: alle afvalstoffen behalve oud papier, karton en datamateriaal Perceel 2: oud papier, karton en datamateriaal (incl. verwerking van vertrouwelijk papier en datamateriaal) Procedurekeuze Gekozen is voor een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure. Dit betekent dat in principe iedere geïnteresseerde marktpartij, zowel de landelijk opererende als het lokale en regionale MKB, een inschrijving kan indienen voor de percelen binnen deze opdracht. De verwachting is dat een beperkt aantal partijen per perceel daadwerkelijk op deze opdracht zal inschrijven. Dit rechtvaardigt de keuze voor een openbare procedure. Onderhavige opdracht betreft het uitvoeren van gelijksoortige leveringen/diensten voor één entiteit die in één aanbestedingsprocedure in de markt wordt gezet. Er is derhalve geen sprake van het samenvoegen van meerdere opdrachten. Gelet op hetgeen wordt voorgeschreven in de Aanbestedingswet en wordt geadviseerd in de Gids Proportionaliteit heeft de gemeente Den Haag gekozen voor verdeling van de opdracht in twee percelen. Op deze manier zijn zowel het MKB als grotere organisaties in staat (een gedeelte van) de opdracht uit te voeren en blijft tegelijkertijd het contractbeheer voor de gemeente Den Haag voldoende overzichtelijk, transparant en efficiënt, waardoor de interne kosten hiervoor geminimaliseerd kunnen worden. In deze Aanbestedingsleidraad treft u onder meer informatie aan over de procedure, de voorwaarden, de opdracht, de minimumeisen aan de marktpartijen (hierna: Inschrijver(s)), de minimumeisen aan de opdracht, de gunningscriteria en de beoordelingssystematiek. 1.2 Omschrijving en omvang van de opdracht Meerdere diensten van de gemeente Den Haag nemen deel aan deze aanbesteding, het gaat om: Het Intern Dienstencentrum (IDC) De Dienst Publiekszaken Bibliotheek Den Haag (DPZ BDH) De Dienst Stadsbeheer (DSB) De Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) De Haeghegroep (HGR) De locaties waarvoor de afvalstoffen worden opgehaald zijn opgenomen in het locatieoverzicht, zie Bijlage 7. Daarbij is ook de ophaalfrequentie en het type afvalcontainer (bij benadering) aangegeven. Huidige situatie Op dit moment zijn er twee dienstverleners die binnen een overeenkomst uit 2010 zorgen voor de afvalverwerking, volgens dezelfde perceelindeling als hierboven is omschreven. Het contract met deze dienstverleners loopt formeel op 1 september 2014 af. Gewenste situatie Met deze aanbesteding wenst de gemeente Den Haag per perceel één partij te contracteren voor de afvalverwerking met betrekking tot de diverse gemeentelijke panden. Deze nieuwe leverancier dient de verschillende afvalstromen op een adequate manier op te halen, te transporteren en verder te verwerken. Hierbij spelen service, klantgerichtheid, duurzaamheid en continuïteit van de Pagina 4 van 48

5 dienstverlening een belangrijke rol. De gemeente is op zoek naar een proactieve, meedenkende partner die aan kan geven waar de dienstverlening verbeterd kan worden. In de visie van de gemeente Den Haag zijn (delen) van vrijwel alle afvalstoffen voor hergebruik in welke vorm dan ook bruikbaar. De afvalstoffen zijn, ingedeeld naar de beide percelen: Perceel 1: a) kantoorafval; b) plastic bekers; c) groente-, fruit- en tuinafval (GFT) / swill; d) klein gevaarlijk afval (KGA); e) bouw- en sloopafval; f) glas; g) elektroschroot; Perceel 2: h) oud papier / karton; i) datamateriaal. Toelichting: a) kantoorafval Hiervan is sprake bij het grootste deel van de in de bijlage vermelde panden. Indien er in de pandenlijst bij een bepaalde locatie geen kantoorafval vermeld staat, hoeft dit niet meegenomen te worden. In alle panden wordt het kantoorafval van het oud papier / karton gescheiden. b) Plastic bekers Hier gaat het om het separaat inzamelen van plastic koffiebekers, deze werkwijze wordt op verschillende locaties toegepast. c) groente-, fruit- en tuinafval (GFT) / swill Op een aantal locaties van het IDC wordt deze afvalstof apart aangeboden. In het Stadhuis wordt deze afvalstof opgeslagen in een containerruimte in het Expeditiehof, maar wordt op de ophaaldag bij de goedereningang aan de Kalvermarkt geplaatst. Bij andere diensten wordt er geen groente-, fruit- en tuinafval / swill separaat opgehaald, tenzij dit uitdrukkelijk in Bijlage 7 Locatieoverzicht is aangegeven. d) klein gevaarlijk afval Op verschillende locaties staan hiervoor afsluitbare tonnen. Ze worden door inschrijver op afroep gewisseld. e) bouw- en sloopafval Uitsluitend in het Stadhuis is permanent een open container voor bouw- en sloopafval in het Expeditiehof geplaatst. Als deze container vol is, wordt deze door inschrijver op afroep voor een lege gewisseld. Voor het wisselen is het gebruik van de vrachtwagenlift noodzakelijk. Voor de overige locaties geldt dat bouw- en sloopafval een afvalstof is die niet of nauwelijks voorkomt, alleen op de locaties aan de Zilverstraat van de Haeghegroep is hiervan tevens sprake. f) glas De containers voor het glas staan in het Stadhuis in dezelfde containerruimte in het Expeditiehof. Deze worden op afroep gewisseld en door de inschrijver zelf uit deze ruimte gehaald. Gebruik van de vrachtwagenlift is niet nodig. Hiervoor is een goederenlift. Met betrekking tot de overige panden hebben alleen de grotere panden de beschikking over een glasbak. Deze dient door de inschrijver op afroep geleegd te worden. Pagina 5 van 48

6 g) elektroschroot Het gaat hier om bijvoorbeeld printplaten en elektrische apparaten zoals televisietoestellen, faxen, etc. h) oud papier / karton In de panden waar het IDC eigen personeel heeft transporteren zij de containers met oud papier / karton naar een centrale plek waar inschrijver ze kan wisselen. In de andere panden staan afgesloten (voornamelijk) 240 liter containers op vaste plekken en wordt van de inschrijver verwacht dat hij de containers op die plekken wisselt. Het is aan inschrijver om dit op een efficiënte en kostenbesparende manier te doen. In de panden Stadhuis, Fruitweg en het stadsdeelkantoor Ypenburg wordt gebruik gemaakt van een kartonpers die van het karton balen maakt. NB. Al het oud papier van de gemeente Den Haag dient, als het het pand verlaat, als vertrouwelijk behandeld te worden en dient op de juiste wijze afgevoerd / vernietigd te worden. Kartonbalen worden niet als vertrouwelijk aangemerkt. i) Datamateriaal Ook het op de juiste wijze afvoeren / vernietigen van datamateriaal met daarop vertrouwelijke gegevens is onderdeel van perceel 2 van deze aanbesteding. Denk hierbij aan harde schijven, Cd-roms, USB sticks, mobiele telefoons, etc. Buiten de scope van deze aanbesteding vallen: Het transport van de diverse ingezamelde afvalstoffen van de afvalbakken binnen de locaties naar de containers (dit wordt verzorgd door de schoonmaakmedewerkers); Het afval van het primaire proces, bijvoorbeeld de afvalbakken in de openbare ruimte in de stad Den Haag; De afvalverwerking op locaties waar wel ambtenaren van de gemeente Den Haag gehuisvest zijn, maar waar de afvalverwerking bijv. door de beheerder of verhuurder van het desbetreffende pand wordt verzorgd. Deze locaties zijn in dat geval dan ook niet in Bijlage 7 Locatieoverzicht opgenomen. Bijzonderheden Perscontainers Op een aantal locaties zijn perscontainers aanwezig. Voor alle duidelijkheid geven wij hier nog aan of het gaat om huur of eigendom en (voor zover bekend) welke afmeting de container heeft: Intern dienstencentrum Fruitweg 24 m3 (eigendom) Leyweg 2 m3 (huur) Spui 70 6 m3 (eigendom) Dienst Stadsbeheer Ockenburghstraat portaal perscontainer (huur) Haeghegroep Zilverstraat 51 perscontainer voor kantoorafval Zilverstraat 51 perscontainer voor papier en karton Logistiek / Expeditiehof Stadhuis Vermeldenswaardig is de logistieke situatie bij het stadhuis-bibliotheekcomplex. De bevoorrading gebeurt hier aan de Kalvermarkt Hier moet voor aflevering van grotere hoeveelheden goederen gebruik worden gemaakt van een vrachtwagenlift waarmee de auto naar de zgn. Expeditiehof wordt gebracht, alwaar het uitladen gebeurt. Deze lift is 9 meter lang en 3,5 meter hoog. Het draagvermogen is 22 ton. De tijd die het liften in beslag neemt is 4 minuten (dus 8 in totaal). Voor kleinere hoeveelheden goederen is een inpandige goederenlift aanwezig en kan de bestelauto buiten blijven staan. Pagina 6 van 48

7 Verkeerscirculatieplan gemeente Den Haag In de binnenstad van Den Haag geldt een Verkeerscirculatieplan. Delen van de binnenstad zijn afgesloten voor autoverkeer door flexibele afsluitingen. Dit gebeurt met pollers en flexhekken. Voertuigen die in het afgesloten gebied moeten zijn, kunnen in de ochtenduren tijdens venstertijden naar binnen. Zo blijven de gemeentelijke panden Grote Halstraat 1 en St. Jacobstraat 125 evenals de vrachtwagenlift en goedereningang van het stadhuis bereikbaar. De venstertijden zijn: Op werkdagen van 05:00 uur tot 11:30 uur en in weekends van 06:00 uur tot 11:30 uur Binnen de venstertijden gaan de in- en uitrijpollers omlaag zodra een voertuig zich bij de poller aanmeldt. Het is alleen toegestaan om te laden of te lossen, niet om te parkeren. Haeghegroep De Haeghegroep (HGR) is één van de gemeentelijke diensten die deelneemt aan de gemeentelijke contracten voor afvalverwerking (perceel 1 en perceel 2). Op het moment stelt de HGR een afvalplan op waar zowel het kantoorafval als het afval uit de diverse productiebedrijven deel van uitmaakt. Naast het gescheiden inzamelen van kantoorafval en papier / karton, worden een aantal afvalstromen uit het productieproces, te weten hout, ijzer en grof vuil, apart ingezameld in containers; deze laatste drie afvalstromen maken voor de HGR geen onderdeel uit van deze aanbesteding. Onderdeel van het opstellen van dit afvalplan is een onderzoek naar het zelf gescheiden inzamelen van papier en karton. Als dit voor de HGR rendabel is - dat wil zeggen het zelf aanbieden van papier en karton aan de markt met het doel deze te verkopen dan zal mogelijk in de toekomst de keuze gemaakt worden om de inzameling en verkoop van de genoemde afvalstoffen door de HGR zelf te laten verzorgen. Ook kan het zo zijn dat op termijn deze werkwijze voor andere reststoffen uit het productieproces toegepast zal worden. Eén en ander is van invloed op de hoeveelheid afvalstoffen die door inschrijver voor de HGR verwerkt zal worden. Zodra hierover meer duidelijkheid is zal de gemeente inschrijver hiervan op de hoogte stellen. Onderstaand nog een overzicht van de afvalstromen van de HGR, gegevens over het jaar 2013: afvalstroom gewicht - kg Bouw & sloop Gevaarlijk afval 382 GFT - Papier/karton Restafval Vertrouwelijk papier Kunststof 600 Aan deze gegevens kunnen geen rechten worden ontleend. Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn Voor een aantal panden van de dienst OCW geldt dat het contract met de huidige leverancier nog doorloopt ná 1 december Het gaat om: Seinpoststraat 150 Escamplaan 57 Vlaskamp 3-5 Gaslaan 200 Panamaplein 30 Groen van Prinstererlaan 276 Slicherstraat 11 Colensostraat 2 Schimmelweg 202 Pagina 7 van 48

8 Beresteinlaan 625h Plesmanlaan 217b Voor deze locaties gaat de overeenkomst met de nieuwe leverancier pas in op 1 juli Dit geldt ook voor locatie Laan van Kans 11, echter zal voor deze locatie het nieuwe contract ingaan op 27 oktober Gemeentearchivaris Met betrekking tot perceel 2, onderdeel de vernietiging van vertrouwelijk papier en datamateriaal geldt dat de gemeentearchivaris belast is met het toezicht op het beheer van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hieronder vallen dus ook de te vernietigen archieven. De gemeentearchivaris verleent machtiging tot vernietiging en wil van opdrachtnemer een bewijs ontvangen van de daadwerkelijke vernietiging. De toezichthoudende taak houdt ook in dat archieven op een juiste wijze worden vernietigd. Dit is met name van belang bij vertrouwelijke informatie. De gemeente, en dus ook de burgers, moeten er op kunnen vertrouwen dat deze informatie niet openbaar wordt. Daarom dient de gemeentearchivaris door opdrachtnemer geïnformeerd te worden welke procedures in deze worden gehanteerd. In Bijlage 11 Besluit Informatiebeheer staan de verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris vermeld. Krimp en uitbreiding panden De pandenvoorraad van de gemeente Den Haag is niet statisch, wisselingen kunnen plaatsvinden. Het kan zijn dat er panden aan de gemeentelijke voorraad worden toegevoegd, het kan ook zijn dat panden in de loop der tijd (gedeeltelijk) worden afgestoten. U dient hier als inschrijver rekening mee te houden. De gemeente stelt inschrijver tijdig op de hoogte van een mutatie. 1.3 Opties Optioneel wil de gemeente bij inschrijver op verzoek de volgende zaken kunnen afnemen: Extra lediging van container (anders dan aangegeven in Bijlage 7 locatieoverzicht); Reiniging van container; Plaatsen van extra capaciteit (inzamelmiddel, anders dan aangegeven in Bijlage 7 locatieoverzicht) binnen één werkdag; Vernietigen vertrouwelijk papier op locatie (uitsluitend voor perceel 2). In Bijlage 6 Prijzenblad dient u hiervoor maximum afroepprijzen op te geven. Omdat de gevraagde werkzaamheden optioneel zijn, worden de prijzen hiervan niet meegenomen bij het bepalen van de inschrijfprijs. Het gaat hier om tijdelijke, niet-structurele dienstverlening. De gemeente is ook niet verplicht, indien er behoefte is aan bovengenoemde werkzaamheden, om deze bij inschrijver af te nemen. 1.4 Duur van de overeenkomst Deze overeenkomst treedt naar verwachting in werking op 1 december 2014 (uitgezonderd de locaties zoals benoemd in de paragraaf Dienst onderwijs, Cultuur en Welzijn ). De overeenkomst heeft een looptijd van twee (2) jaar en eindigt na verloop van deze looptijd van rechtswege. De overeenkomst kan eenzijdig door de gemeente Den Haag worden verlengd met maximaal twee (2) keer twee (2) jaar. De verlenging van de looptijd van de overeenkomst vindt stilzwijgend plaats. Indien de gemeente Den Haag geen gebruik wenst te maken van de mogelijkheid tot verlenging deelt zij dit minimaal drie maanden vóór het verstrijken van het betreffende contractjaar schriftelijk mede aan Inschrijver. Voor de locaties van de dienst OCW, waar het contract op respectievelijk 1 juli 2015 of 27 oktober 2015 zal starten, geldt dat zij voor het vervolg van de looptijd gelijk blijven aan de overige locaties. Dit betekent dat voor deze locaties de overeenkomst een vaste looptijd zal hebben van respectievelijk één (1) jaar en vijf (5) maanden of één (1) jaar, één (1) maand en vijf (5) dagen. Pagina 8 van 48

9 1.5 Wachtkamerovereenkomst Na gunning worden er met de twee hoogst scorende inschrijvers voor het desbetreffende perceel overeenkomsten afgesloten. Aan de best scorende inschrijver wordt de uitvoering van de opdracht toegewezen. De nummer 2 in rangorde van het desbetreffende perceel neemt plaats in de wachtkamer zonder dat daar een financiële vergoeding vanuit de Opdrachtgevers tegenover staat. Hiertoe wordt een zogenaamde wachtkamerovereenkomst afgesloten (zie Bijlage 12). Ter bepaling van de rangorde binnen een perceel gelden dezelfde gunningsvoorwaarden als beschreven in dit document in paragraaf Indien zich hierdoor geen mogelijkheid voordoet om een wachtkamerovereenkomst te sluiten kan hiervan worden afgeweken. In geval de winnende inschrijver van een perceel de overeenkomst niet nakomt, krijgt deze na ingebrekestelling nog maximaal zes weken de tijd om de opdracht alsnog conform de gestelde eisen uit te voeren. Indien de uitvoering hierna nog steeds niet voldoet kan de gemeente Den Haag de opdracht voor de resterende contractperiode doorschuiven naar de opvolgend best scorende inschrijver in rangorde (nummer 2). Het doorschuiven van de opdracht kan ook worden toegepast wanneer de overeenkomst om andere redenen tussentijds wordt ontbonden. Door in te schrijven op deze aanbesteding verklaren de inschrijvers dat ze instemmen met deze constructie en in het geval dat ze als 2 e eindigen bereid zijn een dergelijke wachtkamerovereenkomst af te sluiten. Ook verklaren zij dat ze in een dergelijk geval binnen maximaal drie maanden na de aankondiging dat de opdracht zal worden doorgeschoven, de uitvoering over kunnen nemen. De inschrijvingen van de nummers 2 worden bevroren, alleen de prijzen worden volgens de vastgelegde indexeringsmethodiek aangepast. De looptijden van de wachtkamerovereenkomst zijn gelijk aan de looptijden van de overeenkomsten met de inschrijvers waaraan de dienstverlening is gegund. 1.6 Beschrijving gemeente Den Haag De gemeente Den Haag is een gemeente met ongeveer inwoners. Den Haag behoort hiermee tot de vier grootste gemeenten van Nederland. Het bestuur van de gemeente Den Haag is gehuisvest in het Stadhuis aan het Spui. Het ambtelijk apparaat is gevestigd aan het Spui en op tientallen nevenlocaties. Het Stadhuis, Stadskantoor Leyweg en de Stadsdeelkantoren vormen voor de burgers de belangrijkste (neven)locaties en zijn gevestigd in de stadsdelen: Centrum Haagse Hout Leidschenveen-Ypenburg Scheveningen Escamp Laak Loosduinen Segbroek Om ervoor te zorgen dat de inwoners van Den Haag goed kunnen wonen, werken en recreëren wordt het college van Burgemeester en Wethouders ondersteund door ruim gemeenteambtenaren, ondergebracht in negen gemeentelijke diensten, te weten: OCW: Onderwijs, Cultuur en Welzijn SZW: Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten BSD: Bestuursdienst DSB: Dienst Stadsbeheer DSO: Dienst Stedelijke Ontwikkeling GAD: Gemeentelijke Accountantsdienst HGR: Haeghe Groep DPZ: Dienst Publiekszaken IDC: Intern Dienstencentrum Naast de gemeentelijke diensten is er de gemeenteraad die ondersteund wordt door: de Griffie; de Raadscommissies; de Rekenkamercommissie; de Ombudsman. Pagina 9 van 48

10 2 Aanbestedingsprocedure 2.1 Aankondiging De gemeente Den Haag heeft op 1 augustus 2014 via TenderNed een officiële aankondiging verzonden naar het Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Gemeenschappen te Luxemburg. Deze aankondiging is gepubliceerd op Tenders Electronic Daily (TED). Alle aanbestedingsdocumenten inclusief bijlagen zijn te downloaden via TenderNed. N.B. Inschrijver wordt geadviseerd zich in TenderNed te registreren zodat - na inloggen - via de optie Houd mij op de hoogte van deze aanbesteding notificaties van nieuwe documenten kunnen worden ontvangen. 2.2 Contactgegevens De aanbestedende dienst is de gemeente Den Haag. Binnen de gemeente Den Haag is het Intern Dienstencentrum primair belast met het verstrekken van deze opdracht en het sluiten en beheren van de bijbehorende overeenkomst. De afdeling IDC/Inkoop zal echter de inkooptechnische schil rondom de aanbesteding verzorgen en gedurende het aanbestedingstraject als enig aanspreekpunt fungeren voor de Inschrijvers. Voor vragen en opmerkingen over deze procedure dient u zich uitsluitend te wenden tot de onderstaande contactpersoon: Intern Dienstencentrum (IDC) Afdeling Inkoop t.a.v. Leonie Willegers Postbus DN Den Haag Bezoekadres: Spui 70 Den Haag, Melden aan de Atriumbalie Telefoon Fax Inkooptenderdesk.idc@denhaag.nl Het is niet toegestaan om op andere wijze contact te zoeken met de gemeente Den Haag over deze Europese aanbesteding. 2.3 Nota s van inlichtingen Deze aanbestedingsprocedure kent twee schriftelijke vragenrondes. Uw vragen in het kader van de eerste vragenronde dienen uiterlijk 19 augustus 2014 om uur gesteld te zijn via het in paragraaf 2.2 adres. U wordt verzocht de vragen in het bijgevoegde format Vragenformulier (bijlage 8) op te nemen. Naar huidig inzicht zullen uiterlijk 26 augustus 2014 de vragen met bijbehorende antwoorden in een Nota van Inlichtingen geanonimiseerd aan alle bij de gemeente bekende Gegadigden via de website van TenderNed worden verzonden. Gegadigden krijgen vervolgens nog eenmaal de gelegenheid om vragen te stellen over hetgeen aan de orde is gekomen in deze Nota van Pagina 10 van 48

11 Inlichtingen. Deze vragen dienen uiterlijk 2 september 2014 om uur gesteld te zijn via het in paragraaf 2.2 adres. Naar huidig inzicht zullen uiterlijk 9 september 2014 deze vragen met bijbehorende antwoorden in een nieuwe Nota van Inlichtingen geanonimiseerd aan alle bij de gemeente bekende Gegadigden via de website van TenderNed worden verzonden. In de reeks bijlagen bij de Aanbestedingsleidraad treft u ook de conceptovereenkomst (per perceel) aan voor deze opdracht alsmede de Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag U dient uw eventuele op- en aanmerkingen op deze conceptovereenkomst en op de Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag 2009 in te leveren bij de eerste vragenronde (op 19 augustus 2014), conform het format Vragenformulier (Bijlage 9). Wij zullen hierop antwoord geven in de Nota van Inlichtingen die wordt verstuurd naar aanleiding van de eerste vragenronde. U krijgt als Inschrijver nog eenmaal de gelegenheid om te reageren op hetgeen aan de orde is gesteld in deze Nota van Inlichtingen bij de tweede vragenronde. Deze reactie dient uiterlijk 2 september 2014 om uur gegeven te zijn via het bovenstaande adres. De gemeente Den Haag zal de opmerkingen beoordelen en indien zij dit redelijk acht verwerken in de conceptovereenkomst, waarna deze definitief wordt. Deze versie van de overeenkomst moeten Inschrijvers onvoorwaardelijk accepteren. Deze acceptatie vindt plaats door het invullen en ondertekenen van de Verklaring van inschrijving in Bijlage 2. Ook alle overige in Nota s van Inlichtingen te verwerken eventuele aanvullingen en correcties op de aanbestedingsstukken zullen door de afdeling Inkoop aan alle bij de gemeente bekende Gegadigden via de website van TenderNed worden verzonden. Ingevolge de Aanbestedingswet zal de laatste Nota van Inlichtingen uiterlijk 6 kalenderdagen voor de uiterste datum voor de ontvangst van de inschrijvingen aan alle bij de gemeente Den Haag bekende Gegadigden via de website van TenderNed worden verzonden. De vragen, de antwoorden, de aanvullingen en de correcties maken integraal onderdeel uit van deze Aanbestedingsleidraad. Ingeval van strijdigheden tussen de Nota s van Inlichtingen onderling prevaleert het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen. 2.4 Sluitingsdatum inschrijving Uw inschrijving moet uiterlijk op 16 september 2014 om uur in het bezit zijn van de gemeente Den Haag. Bij de indiening van uw inschrijving dient u gebruik te maken van Bijlage 10 Etiketten t.b.v. indienen inschrijving. U dient zich te melden op het bezoekadres als bedoeld in paragraaf 0 bij de receptiebalie in het Atrium, waarna u een ontvangstbevestiging van een medewerker van de afdeling Inkoop zult ontvangen indien u de inschrijving tijdig aan deze medewerker heeft overhandigd. Deze ontvangstbevestiging is bepalend voor de tijdigheid van het indienen van de inschrijving. Indien u per post uw inschrijving indient dan is het stempel van binnenkomst met datum en tijd bepalend voor de tijdigheid van het indienen van de inschrijving. U dient rekening te houden met het feit dat: - per of per telefax ingediende inschrijvingen niet worden geaccepteerd; - met strafport bezwaarde inschrijvingen worden geweigerd; - u zelf het risico draagt van vertraging tijdens de (post)verzending en/of door onjuiste c.q. onvolledige adressering. Om het laatste risico te minimaliseren is Bijlage 10 Etiketten t.b.v. indienen inschrijvingen opgenomen; - indien op genoemde datum/tijdstip geen inschrijving is ontvangen, aangenomen wordt dat de betreffende aanbieder geen inschrijving wenst te doen; - de Inschrijver verantwoordelijk is voor de tijdige indiening van zijn inschrijving. Te laat ingediende inschrijvingen worden niet in ontvangst genomen en worden dus uitgesloten van Pagina 11 van 48

12 deelname aan deze aanbesteding; - de ingediende exemplaren van de inschrijving eigendom worden van de gemeente Den Haag. 2.5 Afzien van deelname Indien u na kennisneming van deze Aanbestedingsleidraad besluit geen inschrijving te doen dan wordt u vriendelijk verzocht dit (voor de sluitingsdatum) te melden op het onder paragraaf 2.2 genoemde adres. 2.6 Planning Met het verzenden van de aankondiging is de aanbestedingsprocedure gestart. In de onderstaande tabel is de planning weergegeven. De data met betrekking tot het indienen van vragen en/of opmerkingen, het kenbaar maken van bezwaren en het indienen van de inschrijving gelden als fatale termijnen. De overige data dienen slechts tot richtsnoer en binden de gemeente Den Haag derhalve niet. De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen. Nr. Omschrijving activiteit Datum 1. Publicatie van opdracht 1 augustus Eventuele vragen n.a.v. Aanbestedingsleidraad indienen 19 augustus 2014, uiterlijk 12:00 uur 3. Versturen antwoorden Nota van Inlichtingen nr augustus Eventuele vragen n.a.v. Nota van Inlichtingen nr. 1 indienen 2 september 2014, uiterlijk 12:00 uur 5. Versturen antwoorden Nota van Inlichtingen nr. 2 9 september Sluitingsdatum inschrijvingen 16 september 2014, uiterlijk 12:00 uur 7. Versturen brieven inz. gunningsbesluit Week Einde rechtsbeschermingstermijn (Alcatelperiode) Week Ingangsdatum overeenkomst(en) 1 december 2014 Pagina 12 van 48

13 3 Voorwaarden Ten aanzien van deze aanbestedingsprocedure gelden de onderstaande voorwaarden. 3.1 Juridische kader Regelgeving Op deze Openbare Europese aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 (Stb. 2012, 542) van toepassing Juridische voorwaarden De Algemene Inkoopvoorwaarden 2009 van de gemeente Den Haag zijn van toepassing op deze opdracht. De algemene voorwaarden van de wederpartij worden bij dezen uitdrukkelijk van de hand gewezen. Als bijlage bij deze Aanbestedingsleidraad is een conceptovereenkomst gevoegd (Bijlage 5). Conform paragraaf 2.3 krijgen Inschrijvers de gelegenheid om opmerkingen te maken over de conceptovereenkomst en de Algemene inkoopvoorwaarden. De gemeente Den Haag zal de opmerkingen beoordelen en indien zij dit redelijk acht verwerken in de conceptovereenkomst. Deze versie van de overeenkomst moeten inschrijvers onvoorwaardelijk accepteren Klachtenafhandeling Vragen, opmerkingen of verzoeken over de aanbestedingsdocumenten of over andere voor de aanbestedingsprocedure relevante zaken dient u eerst aan de orde te stellen bij de vragenronde zoals beschreven in paragraaf 2.3. Indien u het niet eens bent met de reactie op uw vraag, opmerking of verzoek, dan kunt u dit kenbaar maken door middel van het indienen van een klacht bij het interne Klachtenmeldpunt van de Gemeente Den Haag via het adres: klachtenmeldpuntaanbestedingen@denhaag.nl. U dient de klacht in te dienen conform de klachtenregeling van de gemeente Den Haag. Deze klachtenregeling treft u aan op de website van de gemeente Den Haag: Klachten over aspecten die u niet eerst aan de orde heeft gesteld tijdens de eerste vragenronde worden niet in behandeling genomen door het klachtenmeldpunt. Voor klachten over handelingen en documenten die zijn gedateerd na de eerste nota van inlichtingen mag u zich direct wenden tot het klachtenmeldpunt. Een ingediende klacht schort de aanbestedingsprocedure niet op. Daarom wijzen wij u op de mogelijkheid om over de aanbestedingsprocedure, aanbestedingsdocumenten of met andere voor de aanbestedingsprocedure relevante zaken een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank Den Haag. Indien u het niet eens bent met de uitkomst van een aanbesteding kunt u binnen de in paragraaf gestelde termijn een kort geding aanhangig maken. Pagina 13 van 48

14 3.1.4 Rechtsbescherming Wanneer Inschrijver bezwaar heeft tegen de gunningsbeslissing (voorlopige gunning) dan dient Inschrijver binnen 20 dagen na de datum van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing zoals bedoeld in artikel 2.26 sub g jo. artikel Aanbestedingswet een kort geding aanhangig te maken. Wordt door Inschrijver geen kort geding aanhangig gemaakt binnen deze termijn dan gaat de gemeente Den Haag ervan uit dat Inschrijver geen bezwaar heeft tegen de afwijzing en/of de ongeldig c.q. ongeschikt verklaring van de inschrijving, en vervalt het recht van Inschrijver hiertegen in rechte op te komen. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de gemeente Den Haag zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van een kopie van de (concept)dagvaarding Non discriminatie beginsel De gemeente Den Haag wijst erop dat op die plaatsen in de Aanbestedingsleidraad waar mogelijkerwijs gevraagd wordt naar bijvoorbeeld merknamen, octrooien, typen, fabricage procedés e.d. en waarbij het wellicht handelt om een unieke zaak en waar dit niet vermeld staat, het gestelde in artikel 2.76 lid 2 Aanbestedingswet van toepassing is op het bewuste tekstdeel. U dient in een dergelijk geval aansluitend aan het bewuste tekstdeel de zinsnede of daarmee gelijkwaardig te lezen Duurzaamheid De gemeente Den Haag wil de stad op duurzame wijze vormgeven en wil hierin een voorbeeldrol spelen door onder andere een duurzaam inkoopbeleid te voeren. Om die reden stelt de gemeente Den Haag duurzaamheidseisen aan producten en diensten die zij inkoopt. Door deel te nemen aan deze aanbesteding verklaren Inschrijvers dat bij de totstandkoming c.q. uitvoering van de in deze aanbesteding te leveren producten en/of diensten zo veel als mogelijk gekozen wordt voor een duurzame werkwijze. Door het invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de Eigen Verklaring (Bijlage 1) verklaart de Inschrijver dat zijn onderneming voldoet of zal voldoen aan de duurzaamheidseisen. In deze Aanbestedingsleidraad geeft de gemeente Den Haag concreet aan welke eisen en/of vragen zij voor de onderhavige opdracht stelt in het kader van duurzaamheid Contract Compliance Bij aanbestedingen boven geldt de regeling Social Return Den Haag. Deze regeling is ingegaan op 1 juli 2007 onder de naam '5%-regeling Den Haag' en is gewijzigd op 1 januari 2013 in de regeling Social Return 5-50%. Hiermee wordt werkgelegenheid gecreëerd voor werkloze werkzoekenden, stagiairs, leerlingen, mensen met een WIA- of Wajonguitkering en personen die vallen onder de Wet Sociale Werkvoorziening (WSW ers). In dat kader dient minimaal 5 % tot maximaal 50% van de opdrachtsom aangewend te worden voor de inzet van genoemde groeperingen. Voor deze aanbesteding geldt dat een percentage van 5% wordt gehanteerd. Opdrachtnemers spreken de definitieve invulling af met de projectmanager Social Return van het Werkgeversservicepunt Den Haag. De inzet van de mensen geldt voor minimaal een half jaar. Als de uitvoering van een opdracht minder tijd kost, wordt in overleg met de opdrachtnemer naar een passende invulling van de regeling gezocht. De projectmanager Social Return kan behulpzaam zijn bij het vinden van personeel uit de doelgroep. De wijze waarop en de voorwaarden waaronder dit gebeurt, zullen in nader overleg tussen opdrachtnemer en de projectmanager Social Return schriftelijk worden vastgesteld. Indien niet aan de verplichtingen wordt voldaan kan het bedrag dat had moeten worden besteed worden ingehouden op de betaling van de opdracht Pagina 14 van 48

15 Inschrijver is verplicht in te stemmen met deze uitvoeringsvoorwaarde inzake de 5-50 %-regeling. Inschrijver stemt in met deze uitvoeringsvoorwaarde door middel van het invullen en ondertekenen van de Eigen verklaring (Bijlage 1). Zie verder Aanbestedingsdocumenten Vertrouwelijkheid De informatie uit de Aanbestedingsleidraad moet vertrouwelijk behandeld worden en is uitsluitend bedoeld voor deze aanbesteding. Daarnaast zullen de door u verstrekte gegevens eveneens vertrouwelijk worden behandeld Onjuistheden De onderhavige Aanbestedingsleidraad, met alle bijbehorende bijlagen, is met grote zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u de afdeling Inkoop hier onverwijld schriftelijk van op de hoogte te stellen. Indien achteraf blijkt dat de Aanbestedingsleidraad tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat die de Inschrijver redelijkerwijs had kunnen opmerken, maar die niet door de Inschrijver zijn gemeld, dan zijn de eventuele nadelige gevolgen hiervan voor risico van de Inschrijver. LET OP: Wanneer inschrijver bezwaar heeft tegen de aanbestedingsdocumentatie en/of de gevolgde procedure tot en met het uitbrengen van de (laatste) nota van inlichtingen dan dient inschrijver dit kenbaar te maken door uiterlijk de dag voor aanbestedingsdatum een kort geding aanhangig te maken en de kort geding dagvaarding te (laten) betekenen op het in paragraaf 2.2 vermelde adres. Wordt door inschrijver binnen deze termijn geen kort geding aanhangig gemaakt en/of geen kort geding dagvaarding betekend op de wijze zoals beschreven, dan gaat de aanbestedende dienst ervan uit dat inschrijver geen bezwaar heeft tegen de aanbestedingsdocumentatie en het verloop van de procedure tot dan toe en heeft inschrijver zijn recht verwerkt hiertegen in rechte op te komen Voorbehoud Uit de Aanbestedingsleidraad vloeien geen verplichtingen voort voor de gemeente Den Haag, uitgezonderd de verplichting zich aan de aanbestedingsprocedure te houden, onverminderd het recht de procedure voortijdig stop te zetten en niet tot gunning over te gaan. In geval van opschorting en/of beëindiging van de aanbesteding hebben Inschrijvers geen recht op enigerlei vergoeding ter zake hun deelname en/of het niet gunnen van de opdracht(en). 3.3 Inschrijving Aanlevering van de inschrijving U dient uw inschrijving aan te leveren: A. Schriftelijk in enkelvoud: één origineel exemplaar op A4-formaat, door een daartoe bevoegde functionaris handmatig en rechtsgeldig ondertekend, voorzien van tabbladen waarachter de gevraagde verklaringen, bijlagen en invulformulier en in de volgorde van de checklist zijn geordend; Pagina 15 van 48

16 B. Digitale kopie in Word/Excel formaat (behoudens ingescande documenten, deze mogen in PDF formaat worden aangeleverd) van de volledige originele inschrijving op CD-rom of Memorystick. Bij verschillen tussen het schriftelijke originele exemplaar en de digitale kopie is de inhoud van het schriftelijke originele exemplaar van uw inschrijving beslissend Indeling van de inschrijving De inschrijving dient in lettertype Times New Roman 11 pt te zijn opgemaakt. Uw inschrijving dient de volgorde aan te houden van de checklist in Bijlage 8. Uit een inhoudsopgave moet blijken uit welke delen en bijlagen de inschrijving bestaat. Bijlagen mogen alleen worden toegevoegd als duidelijk wordt verwezen naar de eis of de vraag waarop de bijlage betrekking heeft. Tevens dient, indien de bijlage een uittreksel of kopie is, onmiskenbaar aangegeven te worden welk deel van de tekst behoort bij de gestelde eis of de vraag Taal De inschrijving en alle overige informatie dienen volledig in de Nederlandse taal te zijn gesteld, tenzij de gemeente Den Haag aangeeft dat hiervan kan worden afgeweken Ondertekening inschrijving De inschrijving bestaat uit verschillende documenten (zie checklist Bijlage 8). Alle documenten dienen ondertekend te zijn door een persoon die bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen. Deze bevoegdheid dient te blijken uit het uittreksel handelsregister van de Kamer van Koophandel of een volmacht. De persoon die bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen of een volmacht af te geven moet expliciet genoemd staan in het uittreksel handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het uittreksel handelsregister en een eventuele volmacht behoeven niet bij inschrijving te worden ingediend. De Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht te gunnen, dient deze bewijsstukken binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning te overleggen. Ten overvloede wijzen wij u hierbij op het volgende: Controleer of het uittreksel handelsregister ten aanzien van de ondertekenaar een bevoegdheidsbeperking bevat. In het uittreksel handelsregister kan bijvoorbeeld staan dat de betreffende persoon slechts bevoegd is overeenkomsten aan te gaan tot een bepaald bedrag. De betreffende persoon is dan slechts bevoegd indien dat bedrag gelijk is of hoger is dan de geraamde waarde van de opdracht. Bij gebruik van een volmacht moet u aantonen dat de persoon die de volmacht verleent voldoende bevoegdheid heeft om de overeenkomst aan te gaan. In de onderstaande tabel staan situaties waar de Inschrijver extra alert op moet zijn bij de ondertekening van (de documenten van) inschrijving. Situatie Uit het uittreksel handelsregister blijkt dat er sprake is van gezamenlijke tekenbevoegdheid. Mogelijke oplossing 1. Alle relevante stukken door zo veel personen laten ondertekenen totdat er volgens het handelsregister sprake is van volledige bevoegdheid; Pagina 16 van 48

17 Situatie Uit het uittreksel handelsregister blijkt dat de persoon die de stukken ondertekent zelfstandig bevoegd is maar tot een bepaalde opdrachtwaarde. Mogelijke oplossing 2. Eenmalig een volmacht laten ondertekenen door de personen genoemd onder punt 1 en daarmee één persoon tekenbevoegd maken voor de ondertekening van de relevante stukken. 1. Inschatting maken of de bevoegdheid voldoende is op basis van de te verwachten contractwaarde; 2. Eenmalig een volmacht laten verstrekken door een persoon die wel bevoegd is (of meerdere personen die gezamenlijk bevoegd zijn) waardoor de betreffende persoon bevoegd wordt om te tekenen voor grotere opdrachtwaarden Inschrijven in combinatie / onderaanneming Wanneer u niet zelfstandig aan de eisen kunt voldoen, heeft u twee mogelijkheden. U kunt zelfstandig inschrijven en een beroep doen op een derde voor het voldoen aan een bepaalde eis. U kunt er ook voor kiezen om in combinatie in te schrijven. Combinatie Een combinatie van twee of meer partijen kan zich gezamenlijk inschrijven. Een combinatie geldt als één Inschrijver. Bij gunning zal een gezamenlijk ondertekende verklaring worden overgelegd door de combinatie, dat alle leden van de combinatie zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de uitvoering van deze overeenkomst. Het Intern Dienstencentrum verlangt in het geval van een combinatie bij inschrijving duidelijkheid welke partij als aanspreekpunt c.q. penvoerder beschouwd mag worden voor de aanbestedingsprocedure. In de overeenkomst wordt opgenomen wie namens de combinatie tijdens de uitvoering van de overeenkomst als contactpersoon zal optreden namens alle combinantleden. Bij een inschrijving als combinatie dienen de inschrijvingsdocumenten ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door de penvoerder van de combinatie. Bij een inschrijving als combinatie dienen alle combinantleden ieder afzonderlijk de Eigen verklaring (Bijlage 1, TAB 2) in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Bij een inschrijving als combinatie dient de Verklaring van inschrijving (Bijlage 2, TAB 3) ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door alle combinantleden gezamenlijk. De combinatie als geheel dient te voldoen aan de geschiktheidseisen (hoofdstuk 6). Een natuurlijk persoon of rechtspersoon kan slechts éénmaal (hetzij individueel hetzij in combinatie met andere natuurlijke personen of rechtspersonen) op deze aanbesteding inschrijven. Onderaanneming Voor zowel individuele ondernemers als combinaties is het mogelijk dat zij zich in het kader van de gestelde geschiktheidseisen beroepen op kwalificaties van derden, zoals onderaannemers. Indien dit gebeurt, moet dit expliciet in de inschrijving worden vermeld, onder punt 8.2 van de Eigen verklaring (Bijlage 1). Indien u zich als individuele ondernemer of combinatie beroept op de technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid van een derde dan wel op de economische en financiële draagkracht van een derde, waaronder een moeder, dochter en/of zustermaatschappij, dan dient u bij de uitvoering van Pagina 17 van 48

18 de opdracht ook daadwerkelijk te kunnen beschikken over (de middelen van) deze derde. U dient dit aan te tonen door binnen 15 dagen na de voorgenomen gunning een ondertekende verklaring van de betreffende derde in te dienen dat u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk kunt beschikken over (de middelen van) deze derde en dat ingeval van een beroep op de economische en financiële draagkracht van een derde deze derde hoofdelijk aansprakelijk is voor de schade die de gemeente Den Haag lijdt/heeft geleden ingeval van niet-nakoming door de Inschrijver van de verplichtingen uit de overeenkomst met de gemeente Den Haag Kosten van inschrijving Voor het uitbrengen van de inschrijving en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden en te verstrekken materialen kunnen aan de gemeente Den Haag geen kosten in rekening worden gebracht Onvoorwaardelijke inschrijving Door middel van het doen van een inschrijving geeft Inschrijver aan in te stemmen met de te volgen aanbestedingsprocedure, de eisen en de voorwaarden zoals in dit document opgenomen. Het onder voorwaarden en/of voorbehoud doen van een inschrijving betekent het ontbreken van instemming met het in deze Aanbestedingsleidraad gestelde en maakt de inschrijving ongeldig. Een dergelijke inschrijving zal niet voor gunning in aanmerking komen. Indien u bij de beantwoording van een minimumgunningseis of in de Verklaring van inschrijving aangeeft te voldoen aan de eis maar hieraan in de toelichting voorwaarden verbindt, geldt dit tevens als een voorwaardelijke inschrijving die tot uitsluiting van uw inschrijving van de procedure leidt Gestanddoeningstermijn De inschrijving van Inschrijver dient een minimale geldigheidsduur te hebben van 120 dagen vanaf het moment van de sluitingsdatum van de inschrijving (gestanddoeningstermijn). Gedurende deze periode heeft de aanbieding het karakter van een onherroepelijk aanbod. Indien deze aanbestedingsprocedure leidt tot een kort geding, dan zal Inschrijver de aanbieding gestand doen tot 30 dagen na de uitspraak van de voorzieningenrechter Aanvullingen/verduidelijkingen/verificatie De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om aanvullende informatie of verduidelijkingen van ondergeschikt belang met betrekking tot de inschrijving op te vragen voor zover het (Europese) aanbestedingsrecht dit toelaat. Verschillende bewijsstukken/documenten vraagt de gemeente Den Haag pas op bij de voorlopige gunning aan de voorlopige winnaar. Dit staat aangegeven bij de betreffende eisen. Als na controle van deze documenten blijkt dat deze partij toch niet voldoet, dan kan dat invloed hebben op de voorlopige gunning. Indien dit het geval is, ontvangen alle Inschrijvers hiervan bericht en zal er een nieuwe gunningsbeslissing worden genomen die aan alle Inschrijvers zal worden medegedeeld. De rechtsbeschermingstermijn als bedoeld in paragraaf gaat op dat moment opnieuw in. Ook behoudt de gemeente Den Haag zich het recht voor om de door Inschrijver direct bij inschrijving overlegde documenten, alsmede de antwoorden op de gunningscriteria te verifiëren en te verlangen dat u de noodzakelijke bewijsmiddelen kunt overleggen ten bewijze van de juistheid van de door de u overgelegde verklaring van inschrijving inzake de minimum gunningseisen en de door uw gegeven antwoorden. Pagina 18 van 48

19 De Inschrijvers worden geacht bereid en in staat te zijn om op vragen met betrekking tot de inschrijving binnen twee werkdagen antwoord te geven Eigendom van de informatie Alle door Inschrijver als onderdeel van de inschrijving aangeboden informatie en documentatie worden eigendom van de gemeente Den Haag. Verzoeken om retourzending worden niet gehonoreerd. Pagina 19 van 48

20 4 Beoordeling 4.1 Beoordelingsteam Voor de beoordeling van de inschrijvingen is een beoordelingsteam samengesteld, waarin materie-, juridische- en inkoopdeskundigheid vertegenwoordigd zijn. De juridische- en inkoopdeskundigen toetsen de punten vermeld bij Ad 1, 2 en 3a en 3b. De materiedeskundigen toetsen de punten vermeld bij Ad 3b en Procedure van beoordelen De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats volgens de onderstaande stappen, te weten: 1. Opening van de inschrijvingen; 2. Controle van inschrijvingen op de vormvereisten en volledigheid; 3. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van uitsluitingsgronden en minimum geschiktheidseisen: a. Beoordeling op basis van de uitsluitingsgronden (hoofdstuk 5); b. Beoordeling op basis van minimum geschiktheidseisen (hoofdstuk 6) 4. Inhoudelijke beoordeling van de inschrijving: a. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de gestelde eisen in hoofdstuk 7 van deze Aanbestedingsleidraad. b. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de antwoorden op de Gunningscriteria zoals gesteld in hoofdstuk 8 van deze Aanbestedingsleidraad. Ad 1: Opening van de inschrijvingen De opening van de inschrijvingen is niet openbaar. Ad 2: Controle van de inschrijvingen op de vormvereisten De inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd op vormvereisten, waaronder begrepen de tijdige en volledige indiening van de inschrijving als gesteld in deze Aanbestedingsleidraad. Ad 3: Beoordeling van de inschrijvingen op uitsluitingsgronden en minimumgeschiktheidseisen Vervolgens worden de inschrijvingen getoetst aan de uitsluitingsgronden en de minimum geschiktheidseisen. Ad 3a: Beoordeling uitsluitingsgronden De inschrijving wordt eerst getoetst aan de uitsluitingsgronden. Indien er sprake is van een uitsluitingsgrond leidt dit in uitgangspunt tot uitsluiting van de verdere aanbestedingsprocedure. Dit met de volgende kanttekening. Onder punt 7.1 van de Eigen verklaring (Bijlage 1) kan de Inschrijver indien er sprake is van een uitsluitingsgrond toelichten waarom de onderneming van mening is dat het niet voldoen toch niet zou mogen leiden tot uitsluiting van de onderneming bij de aanbestedingsprocedure. De onderneming moet daarbij een grondig en goed onderbouwde reden aandragen, die door de gemeente Den Haag in overweging kan worden genomen. De gemeente Den Haag zal in een dergelijk geval de afweging maken of de toelichting ter zake de uitsluitingsgrond voldoende is om de onderneming toe te laten tot de aanbestedingsprocedure. Pagina 20 van 48

21 Indien Inschrijver (delen van) de inschrijving waaronder de Eigen verklaring (Bijlage 1) niet, niet juist of niet volledig heeft verstrekt, zal de gemeente Den Haag dit aanmerken als een valse verklaring en Inschrijver op die grond uitsluiten van deelname aan het verdere aanbestedingstraject. Ad 3b: Beoordeling geschiktheidseisen Vervolgens wordt uw inschrijving getoetst aan de geschiktheidseisen. Deze geschiktheidseisen zijn minimumeisen. Het niet voldoen aan de gestelde eisen en/of de bewijslast inzake deze eisen, betekent dat de gemeente Den Haag uw inschrijving terzijde kan leggen. Ad 4: Inhoudelijke beoordeling van de inschrijving: a. Minimum (gunnings)eisen Aan de eisen dient uw aanbieding te voldoen. U stemt in met de eisen door middel van het invullen en ondertekenen van de Verklaring van Inschrijving in Bijlage 2. Indien u niet instemt met en/of voldoet aan de gestelde eisen of de gevraagde bewijslast inzake de gestelde eisen, dan leidt dit tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure en wordt uw inschrijving niet verder beoordeeld. Ook indien u instemt met c.q. aangeeft te voldoen aan de gestelde eisen maar uit uw toelichting blijkt dat dit niet het geval is, leidt dit tot uitsluiting. b. Gunningscriteria Vervolgens worden uw antwoorden op de gunningscriteria beoordeeld aan de hand van de bij het desbetreffende gunningscriterium vermelde aspecten. 4.3 Gunningscriterium/Beoordelingsystematiek De opdracht wordt gegund aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige aanbieding. Hierbij wordt gekeken naar zowel kwaliteit als prijs. De maximale score voor beide onderdelen afzonderlijk bedraagt Vervolgens weegt het onderdeel kwaliteit voor 40 % mee en het onderdeel prijs voor 60% Kwaliteit Voor het onderdeel kwaliteit kijkt de gemeente Den Haag naar uw antwoorden op de gunningscriteria zoals geformuleerd in hoofdstuk 8. Voor elk antwoord kunt u maximaal het aantal punten ontvangen dat aangegeven staat in onderstaande tabel. Bij elk gunningscriterium staan aspecten beschreven waarnaar bij de beoordeling in ieder geval gekeken wordt. Hoe meer uw antwoord tegemoet komt aan de wensen en behoeften van de gemeente Den Haag, des te meer punten u scoort. Vraag Maximale aantal punten 1 Implementatieplan Omgaan met wijzigingen Service Duurzaamheid 150 Totaal 1000 De beoordeling van het antwoord zal als volgt plaatsvinden: Voldoet volledig = 100% van de punten Voldoet ruim voldoende = 80% van de punten Voldoet voldoende = 60% van de punten Voldoet matig = 40% van de punten Voldoet slecht= 20% van de punten Voldoet niet = 0% van de punten Pagina 21 van 48