Aanbestedingsleidraad Europese aanbesteding volgens de openbare procedure Nr SSI

Transcriptie

1 Aanbestedingsleidraad Europese aanbesteding volgens de openbare procedure Nr SSI Dienstkleding gemeente Den Haag LET OP: Check voordat u het document gaat invullen/uitwerken of de versie waarover u beschikt de meest recente versie is. Dit document wordt namelijk regelmatig aangepast naar aanleiding van nieuwe ontwikkelingen, jurisprudentie, wetgeving etc. IDC/Inkoop (tst /14) beschikt over de meest recente versie van dit document. Definitieve aanbestedingsleidraad versie 1.0 / 15 februari 2016

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Omschrijving en omvang van de opdracht Duur van de overeenkomst Beschrijving gemeente Den Haag Aanbestedingsprocedure Aankondiging Contactgegevens aanbestedende dienst Nota s van inlichtingen Sluitingsdatum inschrijving Afzien van deelname Planning Voorwaarden Juridische kader Aanbestedingsdocumenten Inschrijving Beoordeling Beoordelingsteam Procedure van beoordelen Gunningscriterium/Beoordelingssystematiek Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden Bewijsstukken uitsluitingsgronden Minimum geschiktheidseisen Economische en Financiële draagkracht Vakbekwaamheid Minimum (gunnings-)eisen Gunningscriteria Kwaliteit Prijs Pagina 2 van SSI versie feb. 2016

3 Bijlagen: Bijlage 1. Eigen verklaring Bijlage 2. Verklaring van inschrijving Bijlage 3. Format referentieopdrachten Bijlage 4. Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag Bijlage 5. Concept raamovereenkomst Dienstkleding voor resp.: Bijlage 6. Prijzenblad a. Prijzenoverzicht vermakingen Bijlage 7. Checklist Bijlage 8. Model Vragenformulier Bijlage 9. Model volmacht Bijlage 10. Verklaring inzake Internationale Arbeidsorganisatie (IAO/ILO) Bijlage 11. Limietwaarden stoffen in bedrijfskleding Bijlage 12. Beschrijving van het huidige bestel- en pasproces van de sportkleding OCW Bijlage 13. Logo s ten behoeve van bedrijfskleding GDH, HGR en WSP Bijlage 14. Kleuren als vermeld in het bestek Bijlage 15. Matenrange Bijlage 16. Kledinglijst perceel 1 en Pagina 3 van SSI versie feb. 2016

4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Voor u ligt de Aanbestedingsleidraad voor Dienstkleding van de gemeente Den Haag. Gekozen is voor een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure. Het gaat hier om routinematige producten die geleverd worden door een overzichtelijk aantal gegadigden. Dit betekent dat in principe iedere geïnteresseerde marktpartij een inschrijving kan indienen voor deze opdracht. In deze Aanbestedingsleidraad treft u onder meer informatie aan over de procedure, de voorwaarden, de opdracht, de minimumeisen aan de marktpartijen (hierna: Inschrijver(s)), de minimumeisen aan de opdracht, de gunningscriteria en de beoordelingssystematiek. 1.2 Omschrijving en omvang van de opdracht De aanbesteding Dienstkleding gemeente Den Haag omvat kleding voor werknemers van de verschillende diensten binnen de gemeente Den Haag die voor het uitoefenen van hun functie specifieke kleding behoeven. Deze aanbesteding is opgedeeld in twee (2) percelen, te weten: 1) Bedrijfskleding, werk- en veiligheidskleding, uniformkleding en schoeisel (en bijbehorende dienstverlening) 2) Sportkleding (en bijbehorende service- en dienstverlening). De totale omvang betreft op dit moment ca kledingdragers. Momenteel maakt de gemeente Den Haag gebruik van twee leveranciers binnen deze 2 percelen. Het doel van deze aanbesteding is om een raamovereenkomst met één leverancier per perceel af te sluiten. Daarnaast zullen we een wachtkamerovereenkomst afsluiten per perceel. De wachtkamerovereenkomst zal worden ingezet op het moment dat de raamovereenkomst met gegunde contractpartij(en) wordt beëindigd vanwege een faillissement, fusie of overname of bij het leveren van wanprestatie door deze partij(en). Perceel 1 Perceel 1 heeft betrekking op de levering van zowel bedrijfskleding, uniformkleding als werk- en veiligheidskleding en schoeisel (w.o. ook podologisch). Het gaat om aangepaste confectiekleding en niet om maatwerk. Afwijkend schoeisel o.b.v. podologisch advies zit in de scope van de opdracht. Ten aanzien van schoeisel onderscheiden we in dit verband 3 categorieën: Standaard schoeisel geleverd door leverancier uit de aanbesteding; Afwijkend schoeisel op basis van podologisch advies (niet zijnde standaard of orthopedisch schoeisel) wel/niet geleverd door podoloog; Orthopedische schoenen. Onder podologisch advies verstaan we het volgende: De medewerkers adviseren over de voor hen geschikte schoen uit de standaard collectie van de aanbieder. Bij medewerkers die, op basis van de bouw van de voet of fysieke klachten, een afwijkend model nodig hebben, wordt een rug-/voetanalyse gedaan. Aan de hand van de uitkomsten wordt bepaald welk soort schoeisel geschikt is en of er podologische zolen vervaardigd moeten worden. Dit advies met betrekking tot afwijkend schoeisel valt binnen de scope van de opdracht. Orthopedische schoenen vallen buiten de scope van deze opdracht. Perceel 2 Voor perceel 2, de levering van sportkleding en bijbehorende service- en dienstverlening, wordt momenteel door ca. 165 medewerkers (m/v) gebruik gemaakt van sportkleding, o.a. in de functies sporthalbeheerder, sporthalcoördinator, medewerker algemene dienst, (senior)-zwemonderwijzer, (assistent)manager en medewerker Sport-O-theek. Het gevraagde assortiment betreft confectiekleding Pagina 4 van SSI versie feb. 2016

5 en bestaat uit sportkleding en schoeisel, badkleding, wetsuits en overige sportkleding. Zie in bijlage 12 een beschrijving van de huidige situatie. De opdrachtnemer die we per perceel contracteren moet de gemeente volledig ontzorgen ten aanzien van het bestelproces en de logistiek, de levering en het aanbrengen van logo s. Tijdens de contractduur is zij in staat om: - op correcte en efficiënte wijze het bestel- en beheerproces te verzorgen via een online webtool; - op een constante wijze, tijdig te leveren; - klachten correct af te handelen; - retourleveringen af te handelen; - heldere communicatie te voeren met bestellers en contractbeheerders; - rapportages te verzorgen; - service en onderhoud w.o. duidelijke reinigingsinstructie van kleding. Het uiteindelijk resultaat van deze aanbesteding is dat alle dienstkledingdragers representatief en herkenbaar gekleed gaan en dat de gebruikers van dienstkleding hun werkzaamheden naar behoren uit kunnen voeren. 1.3 Duur van de overeenkomst In deze procedure is gekozen voor een raamovereenkomst. Van tevoren kan de omvang van deze opdracht niet goed worden bepaald. Daarnaast is het onzeker wanneer de gemeente Den Haag gebruik wil maken van de betreffende diensten/leveringen. Daarom past de vorm van de raamovereenkomst het beste bij deze opdracht. De gemeente Den Haag wil per perceel een nieuwe raamovereenkomst afsluiten met één leverancier. Voordeel voor de gemeente is dat zij te maken heeft met één aanspreekpunt, een en ander ter vereenvoudiging en verbetering van het contractmanagement. De gemeente Den Haag heeft de intentie om de raamovereenkomsten op 1 januari 2017 in te laten gaan. Deze raamovereenkomst zal in eerste instantie aangegaan worden voor een periode van vier (4) jaar met de mogelijkheid voor opdrachtgever om deze raamovereenkomst(en) met een (1) keer één (1) jaar te verlengen. Onder meer vanwege de investering die marktpartijen moeten doen in een online bestelsysteem (webshop gemeente Den Haag) om te kunnen leveren is gekozen voor initiële looptijd van 4 jaar met één extra optie tot verlenging. Alle gemeentelijke diensten kunnen gebruik maken van de af te sluiten raamovereenkomst, voor zover zij personeel in huis hebben die kleding verstrekt krijgen bij de uitoefening van hun functies. 1.4 Beschrijving gemeente Den Haag De gemeente Den Haag is een gemeente met ongeveer inwoners. Den Haag behoort hiermee tot de vier grootste gemeenten van Nederland. Het bestuur van de gemeente Den Haag is gehuisvest in het Stadhuis aan het Spui. Het ambtelijk apparaat is gevestigd aan het Spui en op tientallen nevenlocaties. Het Stadhuis, Stadskantoor Leyweg en de Stadsdeelkantoren vormen voor de burgers de belangrijkste (neven)locaties en zijn gevestigd in de stadsdelen: Centrum Haagse Hout Leidschenveen-Ypenburg Scheveningen Escamp Laak Loosduinen Segbroek Om er voor te zorgen dat de inwoners van Den Haag goed kunnen wonen, werken en recreëren wordt het college van Burgemeester en Wethouders ondersteund door ruim gemeenteambtenaren, ondergebracht in negen gemeentelijke diensten, te weten: Pagina 5 van SSI versie feb. 2016

6 OCW: Onderwijs, Cultuur en Welzijn SZW: Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten BSD: Bestuursdienst DSB: Dienst Stadsbeheer DSO: Dienst Stedelijke Ontwikkeling GAD: Gemeentelijke Accountantsdienst HGR: Haeghe Groep DPZ: Dienst Publiekszaken IDC: Intern Dienstencentrum Naast de gemeentelijke diensten is er de gemeenteraad die ondersteund wordt door: de Griffie; de Raadscommissies; de Rekenkamercommissie; de Ombudsman. De gemeentelijke organisatie is weergegeven in het volgende organigram: Pagina 6 van SSI versie feb. 2016

7 2 Aanbestedingsprocedure 2.1 Aankondiging De gemeente Den Haag heeft op 15/02/2016 via TenderNed een officiële aankondiging verzonden naar het Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Gemeenschappen te Luxemburg. Deze aankondiging is gepubliceerd op Tenders Electronic Daily (TED). De gehele aanbestedingsprocedure zal elektronisch via TenderNed worden uitgevoerd. Alle aanbestedingsdocumenten inclusief bijlagen zijn te downloaden via TenderNed. U dient zich voldoende op de hoogte te stellen van de werking van TenderNed om adequaat aan de aanbestedingsprocedure te kunnen deelnemen en alle noodzakelijke handelingen binnen de gestelde termijnen correct te kunnen verrichten. Hoe TenderNed werkt wordt toegelicht op de website onder de tab Over TenderNed. Inschrijver kan hier onder andere een overzicht van veelgestelde vragen en de egids vinden. Voor onduidelijkheden of andere vragen met betrekking tot de werking van TenderNed dient u, telefonisch of per , contact op te nemen met de servicedesk van TenderNed. N.B. Inschrijver wordt geadviseerd zich in TenderNed te registreren zodat - na inloggen - via de optie Houd mij op de hoogte van deze aanbesteding notificaties van nieuwe documenten kunnen worden ontvangen. Daarnaast dient u gebruik te maken van E-herkenning. Zie voor meer informatie, de vier informatiedocumenten aangaande E-herkenning die separaat op het TenderNed platform aan deze aanbesteding zijn toegevoegd. Wij raden u aan tijdig te starten met het treffen van de nodige maatregelen hieromtrent. 2.2 Contactgegevens aanbestedende dienst De aanbestedende dienst is de gemeente Den Haag. Deze aanbesteding wordt uitgevoerd door de productgroep Inkoop van het Intern Dienstencentrum (verder te noemen IDC) van de gemeente Den Haag. Gedurende de aanbesteding wordt deze productgroep ondersteund door een projectgroep waarin vertegenwoordigers zitten van de verschillende gemeentelijke diensten. Binnen de gemeente Den Haag is de afdeling Inkoop van het Intern Dienstencentrum ook belast met het verstrekken van deze opdracht en het sluiten en beheren van de bijbehorende overeenkomst. Dhr. G.P.A. Peek van de afdeling IDC/Inkoop zal echter de inkooptechnische schil rondom de aanbesteding verzorgen en gedurende het aanbestedingstraject als enig aanspreekpunt fungeren voor de Inschrijvers. Voor vragen en opmerkingen over deze procedure dient u zich uitsluitend te wenden tot G.P.A. Peek en/of M. Demkes van de afdeling IDC/Inkoop van het Intern Dienstencentrum via de berichtenfunctie ( Stel een vraag aan de gemeente Den Haag over deze aanbesteding ) binnen TenderNed Het is niet toegestaan om op andere wijze contact te zoeken met de gemeente Den Haag over deze Europese aanbesteding, met uitzondering van de situatie zoals beschreven in paragraaf Klachtenafhandeling. 2.3 Nota s van inlichtingen Deze aanbestedingsprocedure kent twee schriftelijke vragenrondes. Uw vragen in het kader van de eerste vragenronde dienen uiterlijk op het in de planning (zie par. 2.6) genoemde tijdstip gesteld te zijn via de berichtenfunctie ( Stel een vraag aan de gemeente Den Haag over deze aanbesteding ) binnen TenderNed, gebruikmakend van het standaard format in Word wat als Bijlage 8 is opgenomen. U kunt Pagina 7 van SSI versie feb. 2016

8 het ingevulde format als bijlage toevoegen aan uw bericht. De antwoorden worden middels een Nota van inlichtingen gepubliceerd op TenderNed. Geïnteresseerden krijgen vervolgens nog eenmaal de gelegenheid om vragen te stellen over hetgeen aan de orde is gekomen in deze beantwoording. De planning hiervoor is eveneens opgenomen in par In de reeks bijlagen bij de Aanbestedingsleidraad treft u ook de conceptovereenkomst aan voor deze opdracht alsmede de Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag U dient uw eventuele op- en aanmerkingen op deze conceptovereenkomst en op de Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag 2009 in te leveren tijdens de eerste vragenronde via de berichtenfunctie binnen TenderNed. De gemeente Den Haag zal de opmerkingen beoordelen en indien zij dit redelijk acht verwerken in de conceptovereenkomst, waarna deze definitief wordt. Deze versie van de overeenkomst moeten Inschrijvers onvoorwaardelijk accepteren. Deze acceptatie vindt plaats door het invullen en ondertekenen van de Verklaring van inschrijving in Bijlage 2. Ook alle overige in Nota s van Inlichtingen te verwerken eventuele aanvullingen en correcties op de aanbestedingsstukken zullen door de afdeling Inkoop via de website van TenderNed worden verzonden. Ingevolge de Aanbestedingswet zal de laatste Nota van Inlichtingen uiterlijk 6 kalenderdagen voor de uiterste datum voor de ontvangst van de via de website van TenderNed worden geupload. De vragen, de antwoorden, de aanvullingen en de correcties maken integraal onderdeel uit van deze Aanbestedingsleidraad. Ingeval van strijdigheden tussen de Nota s van Inlichtingen onderling prevaleert het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen. 2.4 Sluitingsdatum inschrijving Uw inschrijving moet uiterlijk op het in de planning (zie par. 2.6) genoemde tijdstip in het bezit te zijn van de gemeente Den Haag. Bij de indiening van uw inschrijving dient u gebruik te maken de digitale kluis in TenderNed, u dient uw inschrijving te uploaden en vervolgens in te dienen. U dient rekening te houden met het feit dat: - per fysieke post, of telefax ingediende inschrijvingen niet worden geaccepteerd; - de uploadtijden van de tot uw inschrijving behorende documenten mede afhankelijk zijn van factoren buiten TenderNed en niet kunnen worden gegarandeerd. Tip: begin tijdig met het uploaden van stukken en het digitaal invullen van uw inschrijving! - u zelf het risico draagt van vertraging tijdens de elektronische verzending; - de aftellende digitale klok en de sluitingstijd voor indienen van inschrijvingen, die worden getoond op TenderNed leidend zijn en prevaleren boven alle andere tijdsaanduidingen; - indien op genoemde datum/tijdstip geen inschrijving is ontvangen, aangenomen wordt dat de betreffende aanbieder geen inschrijving wenst te doen; - de Inschrijver verantwoordelijk is voor de tijdige indiening van zijn inschrijving. Te laat ingediende inschrijvingen worden niet in ontvangst genomen en worden dus uitgesloten van deelname aan deze aanbesteding; - de ingediende exemplaren van de inschrijving eigendom worden van de gemeente Den Haag. 2.5 Afzien van deelname Indien u besluit geen inschrijving te doen terwijl u in een eerder stadium heeft deelgenomen als Geïnteresseerde in dit aanbestedingsproces (bijvoorbeeld door het stellen van vragen) dan wordt u vriendelijk verzocht dit (voor de sluitingsdatum) te melden via de berichtenfunctie van TenderNed. Pagina 8 van SSI versie feb. 2016

9 2.6 Planning Met het verzenden van de aankondiging is de aanbestedingsprocedure gestart. In de onderstaande tabel is de planning weergegeven. De data met betrekking tot het indienen van vragen en/of opmerkingen, het kenbaar maken van bezwaren en het indienen van de inschrijving gelden als fatale termijnen. De overige data dienen slechts tot richtsnoer en binden de gemeente Den Haag derhalve niet. De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen. Nr. Omschrijving activiteit Datum 1. Publicatie van opdracht Eventuele vragen n.a.v. Aanbestedingsleidraad indienen , uiterlijk 12:00 uur 3. Versturen antwoorden Nota van Inlichtingen nr Eventuele vragen n.a.v. Nota van Inlichtingen nr. 1 indienen , uiterlijk 12:00 uur 5. Versturen antwoorden Nota van Inlichtingen nr Sluitingsdatum inschrijvingen , uiterlijk 12:00 uur 7. Beoordeling inschrijvingen incl. proefkleding Week Aanleveren proefkleding (1 dag voor beoordeling) NB. ophalen van proefkleding direct na beoordeling. Week Definitieve data worden nog nader afgestemd met inschrijvers. 9. Versturen brieven inz. gunningsbesluit Einde rechtsbeschermingstermijn (Alcatelperiode) Start implementatiefase Start bestelfase (huis-op-orde / online webshop) Ingangsdatum overeenkomst(en) In de planning is rekening gehouden met: - Pasen - Meivakantie - Hemelvaartsdag - Pinksteren 27 en 28 maart Week (midden/zuid) 5 mei 15 en 16 mei Pagina 9 van SSI versie feb. 2016

10 3 Voorwaarden Ten aanzien van deze aanbestedingsprocedure gelden de onderstaande voorwaarden. 3.1 Juridische kader Regelgeving Op deze Openbare Europese aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 (Stb. 2012, 542) van toepassing Juridische voorwaarden De Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Den Haag zijn van toepassing op deze opdracht. De algemene voorwaarden van de wederpartij worden bij dezen uitdrukkelijk van de hand gewezen. Als bijlage bij deze Aanbestedingsleidraad is een conceptovereenkomst gevoegd (Bijlage 5). Conform paragraaf 2.3 krijgen Inschrijvers de gelegenheid om opmerkingen te maken over de conceptovereenkomst en de Algemene inkoopvoorwaarden. De gemeente Den Haag zal de opmerkingen beoordelen en indien zij dit redelijk acht verwerken in de conceptovereenkomst. Deze versie van de overeenkomst moeten inschrijvers onvoorwaardelijk accepteren Klachtenafhandeling Vragen, opmerkingen of verzoeken over de aanbestedingsdocumenten of over andere voor de aanbestedingsprocedure relevante zaken dient u eerst aan de orde te stellen bij de vragenronde zoals beschreven in paragraaf 2.3. Indien u het niet eens bent met de reactie op uw vraag, opmerking of verzoek, dan kunt u dit kenbaar maken door middel van het indienen van een klacht bij het interne Klachtenmeldpunt van de Gemeente Den Haag via het adres: klachtenmeldpuntaanbestedingen@denhaag.nl. U dient de klacht in te dienen conform de klachtenregeling van de gemeente Den Haag. Deze klachtenregeling treft u aan op de website van de gemeente Den Haag: Klachten over aspecten die u niet eerst aan de orde heeft gesteld tijdens de eerste vragenronde worden niet in behandeling genomen door het klachtenmeldpunt. Voor klachten over handelingen en documenten die zijn gedateerd na de eerste nota van inlichtingen mag u zich direct wenden tot het klachtenmeldpunt. Een ingediende klacht schort de aanbestedingsprocedure niet op. Daarom wijzen wij u op de mogelijkheid om over de aanbestedingsprocedure, aanbestedingsdocumenten of met andere voor de aanbestedingsprocedure relevante zaken een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank Den Haag. Indien u het niet eens bent met de uitkomst van een aanbesteding kunt u binnen de in paragraaf gestelde termijn een kort geding aanhangig maken. Pagina 10 van SSI versie feb. 2016

11 3.1.4 Rechtsbescherming Wanneer Inschrijver bezwaar heeft tegen de gunningsbeslissing (voorlopige gunning) dan dient Inschrijver binnen 20 kalenderdagen na de datum van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing zoals bedoeld in artikel 2.26 sub g jo. artikel Aanbestedingswet een kort geding aanhangig te maken. Wordt door Inschrijver geen kort geding aanhangig gemaakt binnen deze termijn dan gaat de gemeente Den Haag ervan uit dat Inschrijver geen bezwaar heeft tegen de afwijzing en/of de ongeldig c.q. ongeschikt verklaring van de inschrijving, en vervalt het recht van Inschrijver hiertegen in rechte op te komen. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende verzocht om de gemeente Den Haag zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van een kopie van de (concept)dagvaarding Non discriminatie beginsel De gemeente Den Haag wijst erop dat op die plaatsen in de Aanbestedingsleidraad waar mogelijkerwijs gevraagd wordt naar bijvoorbeeld merknamen, octrooien, typen, fabricage procedés e.d. en waarbij het wellicht handelt om een unieke zaak en waar dit niet vermeld staat, het gestelde in artikel 2.76 lid 2 Aanbestedingswet van toepassing is op het bewuste tekstdeel. U dient in een dergelijk geval aansluitend aan het bewuste tekstdeel de zinsnede of daarmee gelijkwaardig te lezen Duurzaamheid De gemeente Den Haag wil de stad op duurzame wijze vormgeven en wil hierin een voorbeeldrol spelen door onder andere een duurzaam inkoopbeleid te voeren. Om die reden stelt de gemeente Den Haag duurzaamheidseisen aan producten en diensten die zij inkoopt. Door deel te nemen aan deze aanbesteding verklaren Inschrijvers dat bij de totstandkoming c.q. uitvoering van de in deze aanbesteding te leveren producten en/of diensten zo veel als mogelijk gekozen wordt voor een duurzame werkwijze. Door het invullen en rechtsgeldig ondertekenen van de Eigen Verklaring (Bijlage 1) verklaart de Inschrijver dat zijn onderneming voldoet of zal voldoen aan de duurzaamheidseisen. In deze Aanbestedingsleidraad geeft de gemeente Den Haag concreet aan welke eisen en/of vragen zij voor de onderhavige opdracht stelt in het kader van duurzaamheid. 3.2 Aanbestedingsdocumenten Vertrouwelijkheid De informatie uit de Aanbestedingsleidraad moet vertrouwelijk behandeld worden en is uitsluitend bedoeld voor deze aanbesteding. Daarnaast zullen de door u verstrekte gegevens eveneens vertrouwelijk worden behandeld Onjuistheden De onderhavige Aanbestedingsleidraad, met alle bijbehorende bijlagen, is met grote zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u de afdeling Inkoop hier onverwijld schriftelijk van op de hoogte te stellen. Indien achteraf blijkt dat de Aanbestedingsleidraad tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden bevat die de Inschrijver redelijkerwijs had kunnen opmerken, maar die niet door de Inschrijver zijn gemeld, dan zijn de eventuele nadelige gevolgen hiervan voor risico van de Inschrijver. LET OP: Pagina 11 van SSI versie feb. 2016

12 Wanneer inschrijver bezwaar heeft tegen de aanbestedingsdocumentatie en/of de gevolgde procedure tot en met het uitbrengen van de (laatste) nota van inlichtingen dan dient inschrijver dit kenbaar te maken door uiterlijk de dag voor aanbestedingsdatum een kort geding aanhangig te maken en de kort geding dagvaarding te (laten) betekenen op het volgende adres: Gemeente Den Haag Spui BT Den Haag (Melden aan de receptiebalie in het Atrium) Wordt door inschrijver binnen deze termijn geen kort geding aanhangig gemaakt en/of geen kort geding dagvaarding betekend op de wijze zoals beschreven, dan gaat de aanbestedende dienst ervan uit dat inschrijver geen bezwaar heeft tegen de aanbestedingsdocumentatie en het verloop van de procedure tot dan toe en heeft inschrijver zijn recht verwerkt hiertegen in rechte op te komen Voorbehoud Uit de Aanbestedingsleidraad vloeien geen verplichtingen voort voor de gemeente Den Haag, uitgezonderd de verplichting zich aan de aanbestedingsprocedure te houden, onverminderd het recht de procedure voortijdig stop te zetten en niet tot gunning over te gaan. In geval van opschorting en/of beëindiging van de aanbesteding hebben Inschrijvers geen recht op enigerlei vergoeding ter zake hun deelname en/of het niet gunnen van de opdracht(en). 3.3 Inschrijving Aanlevering van de inschrijving U dient uw inschrijving elektronisch aan te leveren in de digitale kluis van TenderNed. Uw inschrijving dient alle gevraagde verklaringen, bijlagen en invulformulieren als losse bestanden (in PDF, Word en/of Excel) te bevatten en dient door een daartoe bevoegde functionaris rechtsgeldig ondertekend te zijn. Alle losse bestanden die gezamenlijk uw inschrijving vormen dienen in TenderNed te worden geüpload onder Documenten. U dient dus geen documenten onder Eisen of Criteria te plaatsen. Ook dient u, in het kader van de beantwoording van gunningcriteria, geen teksten op het TenderNed platform zelf in te vullen. Het beoordelingsteam zal deze tekst niet bekijken en niet beoordelen Indeling van de inschrijving De inschrijving dient in lettertype Times New Roman 11 pt te zijn opgemaakt. Uw inschrijving dient de volgorde aan te houden van de checklist in Bijlage 7. Uit een inhoudsopgave moet blijken uit welke delen en bijlagen de inschrijving bestaat. Bijlagen mogen alleen worden toegevoegd als duidelijk wordt verwezen naar de eis of de vraag waarop de bijlage betrekking heeft. Tevens dient, indien de bijlage een uittreksel of kopie is, onmiskenbaar aangegeven te worden welk deel van de tekst behoort bij de gestelde eis of de vraag Taal De inschrijving en alle overige informatie dienen volledig in de Nederlandse taal te zijn gesteld, tenzij de gemeente Den Haag aangeeft dat hiervan kan worden afgeweken. Pagina 12 van SSI versie feb. 2016

13 3.3.4 Ondertekening inschrijving De inschrijving bestaat uit verschillende documenten (zie checklist Bijlage 7). Alle relevante documenten dienen ondertekend te zijn door een persoon die bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen. Deze bevoegdheid dient te blijken uit het uittreksel handelsregister van de Kamer van Koophandel of een volmacht. De persoon die bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen of een volmacht af te geven moet expliciet genoemd staan in het uittreksel handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het uittreksel handelsregister en een eventuele volmacht behoeven niet bij inschrijving te worden ingediend. De Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht te gunnen, dient deze bewijsstukken binnen 15 kalenderdagen na de datum van het bericht over de voorgenomen gunning te overleggen. Ten overvloede wijzen wij u hierbij op het volgende: Controleer of het uittreksel handelsregister ten aanzien van de ondertekenaar een bevoegdheidsbeperking bevat. In het uittreksel handelsregister kan bijvoorbeeld staan dat de betreffende persoon slechts bevoegd is overeenkomsten aan te gaan tot een bepaald bedrag. De betreffende persoon is dan slechts bevoegd indien dat bedrag gelijk is of hoger is dan de geraamde waarde van de opdracht. Bij gebruik van een volmacht moet u aantonen dat de persoon die de volmacht verleent voldoende bevoegdheid heeft om de overeenkomst aan te gaan. In de onderstaande tabel staan situaties waar de Inschrijver extra alert op moet zijn bij de ondertekening van (de documenten van) inschrijving. Situatie Uit het uittreksel handelsregister blijkt dat er sprake is van gezamenlijke tekenbevoegdheid. Uit het uittreksel handelsregister blijkt dat de persoon die de stukken ondertekent zelfstandig bevoegd is maar tot een bepaalde opdrachtwaarde. Mogelijke oplossing 1. Alle relevante stukken door zo veel personen laten ondertekenen totdat er volgens het handelsregister sprake is van volledige bevoegdheid; 2. Eenmalig een volmacht laten ondertekenen door de personen genoemd onder punt 1 en daarmee één persoon tekenbevoegd maken voor de ondertekening van de relevante stukken. 1. Inschatting maken of de bevoegdheid voldoende is op basis van de te verwachten contractwaarde; 2. Eenmalig een volmacht laten verstrekken door een persoon die wel bevoegd is (of meerdere personen die gezamenlijk bevoegd zijn) waardoor de betreffende persoon bevoegd wordt om te tekenen voor grotere opdrachtwaarden. In Bijlage 9 is een model volmacht opgenomen waarmee de tekenbevoegdheid van de gevolmachtigde vastgesteld kan worden. Pagina 13 van SSI versie feb. 2016

14 3.3.5 Inschrijven in combinatie / onderaanneming Wanneer u niet zelfstandig aan de eisen kunt voldoen, heeft u twee mogelijkheden. U kunt zelfstandig inschrijven en een beroep doen op een derde voor het voldoen aan een bepaalde eis. U kunt er ook voor kiezen om in combinatie in te schrijven. Combinatie Een combinatie van twee of meer partijen kan zich gezamenlijk inschrijven. Een combinatie geldt als één Inschrijver. Bij gunning zal een gezamenlijk ondertekende verklaring worden overgelegd door de combinatie, dat alle leden van de combinatie gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de uitvoering van deze overeenkomst. Het Intern Dienstencentrum verlangt in het geval van een combinatie bij inschrijving duidelijkheid welke partij als aanspreekpunt c.q. verantwoordelijk gemachtigde beschouwd mag worden voor de aanbestedingsprocedure. In de overeenkomst wordt opgenomen wie namens de combinatie tijdens de uitvoering van de overeenkomst als contactpersoon zal optreden namens alle combinantleden. Bij een inschrijving als combinatie dienen de inschrijvingsdocumenten ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door de verantwoordelijk gemachtigde van de combinatie. Bij een inschrijving als combinatie dienen alle combinantleden ieder afzonderlijk de Eigen verklaring (Bijlage 1, map 2) in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Bij een inschrijving als combinatie dient de Verklaring van inschrijving (Bijlage 2, map 3) ingevuld en rechtsgeldig ondertekend te worden door alle combinantleden gezamenlijk. De combinatie als geheel dient te voldoen aan de geschiktheidseisen (hoofdstuk 6). Een natuurlijk persoon of rechtspersoon kan slechts éénmaal (hetzij individueel hetzij in combinatie met andere natuurlijke personen of rechtspersonen) op deze aanbesteding inschrijven. Onderaanneming Voor zowel individuele ondernemers als combinaties is het mogelijk dat zij zich in het kader van de gestelde geschiktheidseisen beroepen op kwalificaties van derden, zoals onderaannemers. Indien dit gebeurt, moet dit expliciet in de inschrijving worden vermeld, onder punt 8.2 van de Eigen verklaring (Bijlage 1). Indien u zich als individuele ondernemer of combinatie beroept op de technische bekwaamheid en/of beroepsbekwaamheid van een derde dan wel op de economische en financiële draagkracht van een derde, waaronder een moeder, dochter en/of zustermaatschappij, dan dient u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk te kunnen beschikken over (de middelen van) deze derde. U dient dit aan te tonen door binnen 15 kalenderdagen na de datum van het bericht over de voorgenomen gunning een ondertekende verklaring van de betreffende derde in te dienen dat u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk kunt beschikken over (de middelen van) deze derde en dat ingeval van een beroep op de economische en financiële draagkracht van een derde deze derde hoofdelijk aansprakelijk is voor de schade die de gemeente Den Haag lijdt/heeft geleden ingeval van nietnakoming door de Inschrijver van de verplichtingen uit de overeenkomst met de gemeente Den Haag Kosten van inschrijving Voor het uitbrengen van de inschrijving en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden en te verstrekken materialen kunnen aan de gemeente Den Haag geen kosten in rekening worden gebracht. Pagina 14 van SSI versie feb. 2016

15 3.3.7 Onvoorwaardelijke inschrijving Door middel van het doen van een inschrijving geeft Inschrijver aan in te stemmen met de te volgen aanbestedingsprocedure, de eisen en de voorwaarden zoals in dit document opgenomen. Het onder voorwaarden en/of voorbehoud doen van een inschrijving betekent het ontbreken van instemming met het in deze Aanbestedingsleidraad gestelde en maakt de inschrijving ongeldig. Een dergelijke inschrijving zal niet voor gunning in aanmerking komen. Indien u bij de beantwoording van een minimumgunningseis of in de Verklaring van inschrijving aangeeft te voldoen aan de eis maar hieraan in de toelichting voorwaarden verbindt, geldt dit tevens als een voorwaardelijke inschrijving die tot uitsluiting van uw inschrijving van de procedure leidt Gestanddoeningstermijn De inschrijving van Inschrijver dient een minimale geldigheidsduur te hebben van 120 dagen vanaf het moment van de sluitingsdatum van de inschrijving (gestanddoeningstermijn). Gedurende deze periode heeft de aanbieding het karakter van een onherroepelijk aanbod. Indien deze aanbestedingsprocedure leidt tot een kort geding, dan zal Inschrijver de aanbieding gestand doen tot 30 dagen na de uitspraak van de voorzieningenrechter Aanvullingen/verduidelijkingen/verificatie De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om aanvullende informatie of verduidelijkingen van ondergeschikt belang met betrekking tot de inschrijving op te vragen voor zover het (Europese) aanbestedingsrecht dit toelaat. Verschillende bewijsstukken/documenten vraagt de gemeente Den Haag pas op na de voorlopige gunning aan de beoogd winnaar. Dit staat aangegeven bij de betreffende eisen. Als na controle van deze documenten blijkt dat deze partij toch niet voldoet, dan kan dat invloed hebben op de voorlopige gunning. Indien dit het geval is, ontvangen alle Inschrijvers hiervan bericht en zal er een nieuwe gunningsbeslissing worden genomen die aan alle Inschrijvers zal worden medegedeeld. De rechtsbeschermingstermijn als bedoeld in paragraaf gaat op dat moment opnieuw in. Ook behoudt de gemeente Den Haag zich het recht voor om de door Inschrijver direct bij inschrijving overlegde documenten, alsmede de antwoorden op de gunningscriteria te verifiëren en te verlangen dat u de noodzakelijke bewijsmiddelen kunt overleggen ten bewijze van de juistheid van de door de u overgelegde verklaring van inschrijving inzake de minimum gunningseisen en de door uw gegeven antwoorden. De Inschrijvers worden geacht bereid en in staat te zijn om op vragen met betrekking tot de inschrijving binnen twee werkdagen antwoord te geven. De gemeente Den Haag zal een verificatieoverleg inplannen en hiervoor een agenda opstellen en toesturen. Van het overleg zal een verificatieverslag gemaakt worden Eigendom van de informatie Alle door Inschrijver als onderdeel van de inschrijving aangeboden informatie en documentatie worden eigendom van de gemeente Den Haag. Verzoeken om retourzending worden niet gehonoreerd. Pagina 15 van SSI versie feb. 2016

16 4 Beoordeling 4.1 Beoordelingsteam Voor de beoordeling van de inschrijvingen is een beoordelingsteam samengesteld, waarin materie-, juridische- en inkoopdeskundigheid vertegenwoordigd zijn. De juridische- en inkoopdeskundigen toetsen de punten vermeld bij Ad 1, 2 en 3a en 3b. De materiedeskundigen toetsen de punten vermeld bij Ad 3b en Procedure van beoordelen De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats volgens de onderstaande stappen, te weten: 1. Opening van de inschrijvingen; 2. Controle van inschrijvingen op de vormvereisten en volledigheid; 3. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van uitsluitingsgronden en minimum geschiktheidseisen: a. Beoordeling op basis van de uitsluitingsgronden (hoofdstuk 5); b. Beoordeling op basis van minimum geschiktheidseisen (hoofdstuk 6) 4. Inhoudelijke beoordeling van de inschrijving: a. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de gestelde eisen in hoofdstuk 7. b. Beoordeling van de inschrijvingen op basis van de antwoorden op de gunningscriteria zoals gesteld in hoofdstuk 8 van deze Aanbestedingsleidraad. Ad 1: Opening van de inschrijvingen De opening van de inschrijvingen is niet openbaar. Ad 2: Controle van de inschrijvingen op de vormvereisten De inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd op vormvereisten, waaronder begrepen de tijdige en volledige indiening van de inschrijving als gesteld in deze Aanbestedingsleidraad. Ad 3: Beoordeling van de inschrijvingen op uitsluitingsgronden en minimumgeschiktheidseisen Vervolgens worden de inschrijvingen getoetst aan de uitsluitingsgronden en de minimum geschiktheidseisen. Ad 3a: Beoordeling uitsluitingsgronden De inschrijving wordt eerst getoetst aan de uitsluitingsgronden. Indien er sprake is van een uitsluitingsgrond leidt dit in uitgangspunt tot uitsluiting van de verdere aanbestedingsprocedure. Dit met de volgende kanttekening. Onder punt 7.1 van de Eigen verklaring (Bijlage 1) kan de Inschrijver indien er sprake is van een uitsluitingsgrond toelichten waarom de onderneming van mening is dat het niet voldoen toch niet zou mogen leiden tot uitsluiting van de onderneming bij de aanbestedingsprocedure. De onderneming moet daarbij een grondig en goed onderbouwde reden aandragen, die door de gemeente Den Haag in overweging kan worden genomen. De gemeente Den Haag zal in een dergelijk geval de afweging maken of de toelichting ter zake de uitsluitingsgrond voldoende is om de onderneming toe te laten tot de aanbestedingsprocedure. Indien Inschrijver (delen van) de inschrijving waaronder de Eigen verklaring (Bijlage 1) niet, niet juist of niet volledig heeft verstrekt, zal de gemeente Den Haag dit aanmerken als een Pagina 16 van SSI versie feb. 2016

17 valse verklaring en Inschrijver op die grond uitsluiten van deelname aan het verdere aanbestedingstraject. Ad 3b: Beoordeling geschiktheidseisen Vervolgens wordt uw inschrijving getoetst aan de geschiktheidseisen. Deze geschiktheidseisen zijn minimumeisen. Het niet voldoen aan de gestelde eisen en/of de bewijslast inzake deze eisen, betekent dat de gemeente Den Haag uw inschrijving terzijde kan leggen. Ad 4: Inhoudelijke beoordeling van de inschrijving: a. Minimum (gunnings-)eisen Aan de eisen dient uw aanbieding te voldoen. U stemt in met de eisen door middel van het invullen en ondertekenen van de Verklaring van Inschrijving in Bijlage 2. Indien u niet instemt met en/of voldoet aan de gestelde eisen of de gevraagde bewijslast inzake de gestelde eisen, dan leidt dit tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure en wordt uw inschrijving niet verder beoordeeld. Ook indien u instemt met c.q. aangeeft te voldoen aan de gestelde eisen maar uit uw toelichting blijkt dat dit niet het geval is, leidt dit tot uitsluiting. b. Gunningscriteria Vervolgens worden uw antwoorden op de gunningscriteria beoordeeld aan de hand van de bij het desbetreffende gunningscriterium vermelde aspecten. 4.3 Gunningscriterium/Beoordelingssystematiek De opdracht wordt gegund aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving waarbij het principe van het gunnen op waarde wordt gevolgd en hiermee een passende prijskwaliteitsverhouding ontstaat. Bij gunnen op waarde wordt het totaal aan behaalde meerwaarde op de kwalitatieve gunningscriteria uitgedrukt in euro s en (fictief, dus ten behoeve van het bepalen EMVI) in mindering gebracht op de inschrijfsom (de prijs), waardoor de vergelijkingsprijs ontstaat. De inschrijver met de laagste vergelijkingsprijs, komt in aanmerking voor gunning Kwaliteit Voor het onderdeel kwaliteit kijkt de gemeente Den Haag naar uw antwoorden op de gunningscriteria zoals geformuleerd in hoofdstuk 8. Voor elk antwoord kunt u maximaal de aftrek verdienen die aangegeven staat in onderstaande tabel. Bij elk gunningscriterium staan aspecten beschreven waarnaar bij de beoordeling in ieder geval gekeken wordt. Hoe meer uw antwoord tegemoet komt aan de wensen en behoeften van de gemeente Den Haag, des te meer fictieve aftrek u verdient op de aangeboden inschrijfsom. Kwaliteitsvraag Maximaal te behalen fictieve aftrek Plan van aanpak (maximale waarde-aftrek perceel ,- en perceel ,-) 1. Transitieperiode en overdracht ,- (1) resp ,- (2) 2. Kledinguitgifte ,- (1) resp ,- (2) 3. Kwaliteitsborging kleding ,- (1) resp ,- (2) 4. Klachtafhandelings- en garantieprocedure ,- (1) resp ,- (2) 5. Accountmanagement ,- (1) resp ,- (2) 6. Instroom nieuwe medewerkers ,- (1) resp ,- (2) 7. Start-/kledingpakket instromers ,- (1) resp ,- (2) 8. Webshop (online bestelsysteem) ,- (1) resp ,- (2) Duurzaamheid (maximale waarde-aftrek perceel ,- en perceel 2 Pagina 17 van SSI versie feb. 2016

18 Kwaliteitsvraag Maximaal te behalen fictieve aftrek 6.000,-) 1. Biologisch geproduceerd katoen of andere ,- (1) resp ,- (2) biologisch geproduceerde natuurlijke vezels 2. Gerecycleerde vezels ,- (1) resp ,- (2) 3. Inname en recycling van afgedankte ,- (1) resp ,- (2) bedrijfskleding en verpakking Kwaliteit proefkleding / monsters (maximale waarde-aftrek perceel ,- en perceel , per kledingstuk ,- (1) resp ,- (2)) 1. Functionaliteit 25% van max. aftrek per kledingstuk 2. Comfort 25% van max. aftrek per kledingstuk 3. Uiterlijk 25% van max. aftrek per kledingstuk 4. Technische aspecten, materiaal en make 25% van max. aftrek per kledingstuk Maximale fictieve aftrek ,- (1) resp ,- (2) De beoordeling van het antwoord (v.w.b. gunningscriterium en 8.1.2) zal op navolgende wijze plaatsvinden: Score Omschrijving meerwaarde Aftrek Goed De inschrijving sluit op dit criterium goed aan bij de wens, en er wordt meer dan vooraf verwacht meerwaarde voor opdrachtgever gecreëerd. Bijvoorbeeld doordat relevante zaken worden aangeboden die ver uitstijgen (excelleren) boven het gevraagde. Voldoende Matig De inschrijving sluit op dit criterium voldoende aan bij de wens, en er wordt duidelijk voldoende meerwaarde voor opdrachtgever gecreëerd. De inschrijving sluit op dit criterium matig aan bij de wens, er wordt slechts minimaal meerwaarde voor opdrachtgever gecreëerd. Onvoldoende De inschrijving sluit op dit criterium onvoldoende aan bij de wens, er wordt geen of niet noemenswaardig meerwaarde voor opdrachtgever gecreëerd. Geen De inschrijving sluit op dit criterium niet aan bij de wens. Er wordt geen (relevant) antwoord gegeven op de vraag. 100% fictieve aftrek van bedrag toegekend aan dit criterium. 75% fictieve aftrek van bedrag toegekend aan dit criterium. 50% fictieve aftrek van bedrag toegekend aan dit criterium. 25% fictieve aftrek van bedrag toegekend aan dit criterium. 0% fictieve aftrek van bedrag toegekend aan dit criterium. De beoordeling van de proefkleding (gunningscriterium 8.1.3) zal op navolgende wijze plaatsvinden: Pairwise Comparison onderling vergelijken van de proefkleding waarbij de volgende scoremeetschaal wordt gehanteerd: Pagina 18 van SSI versie feb. 2016

19 Score Omschrijving Aftrek -2 Het kledingstuk is als minste beoordeeld. 0% fictieve aftrek van bedrag toegekend aan dit criterium. -1 Het kledingstuk is minder dan 25% fictieve aftrek van bedrag gemiddeld beoordeeld toegekend aan dit criterium. 0 Het kledingstuk is gemiddeld 50% fictieve aftrek van bedrag beoordeeld. toegekend aan dit criterium. 1 Het kledingstuk is meer dan 75% fictieve aftrek van bedrag gemiddeld beoordeeld. toegekend aan dit criterium. 2 Het kledingstuk is als beste 100% fictieve aftrek van bedrag beoordeeld. toegekend aan dit criterium Prijs Als onderdeel van de inschrijving wordt een prijzenblad toegevoegd welke inschrijver volledig dient in te vullen en rechtsgeldig dient de ondertekenen. In dit prijzenblad kunnen inschrijvers hun prijzen indienen, hetgeen optelt tot de zgn. inschrijfsom Indexering De aangeboden prijzen voor de producten/dienstverlening staan vast voor 1 jaar na ingangsdatum van de overeenkomst. De prijzen kunnen vervolgens 1 keer per jaar worden aangepast, pas na overleg met en schriftelijke goedkeuring van de gemeente Den Haag. De maximale prijsaanpassing op tarieven dient gebaseerd te worden op de door het CBS vastgestelde en openbaar gemaakte indexcijfer: Consumentenprijzen; prijsindex 2006 = 100, categorie 03000, Kleding en schoeisel. Peilmaand: september (de maand die drie maanden voor de maand ligt waarin de indexering ingaat). Een schriftelijk onderbouwd voorstel dient uiterlijk vier (4) weken voor afloop van ieder contractjaar schriftelijk voorgelegd te worden aan de gemeente Den Haag. Pas na schriftelijke overeenstemming tussen de gemeente Den Haag en de Inschrijver over een tariefaanpassing, geldt deze aanpassing voor de periode van het volgende contractjaar. Consumentenprijsindex (CPI), cat , Kleding en schoeisel -> zie ook: =0-1,61,70,87,108,137,145,172,176, ,230,255,l&D3=%28l-34%29-l&HD= &HDR=T&STB=G1,G Eindscore gunning op waarde De gunning vindt plaats op basis van de economisch meest voordelige inschrijving waarbij het principe van het gunnen op waarde wordt gevolgd. Dit betekent dat de aangeboden kwaliteit (lees: de gecreëerde meerwaarde) wordt vertaald in een fictieve aftrek op de aangeboden inschrijfsom, berekend zoals aangegeven op het prijzenformulier/-blad. Voorbeeld: Stel dat een Inschrijver inschrijft voor perceel 1 met een inschrijfsom van ,-. En deze Inschrijver scoort op de kwaliteitsvragen en kwaliteit proefkleding: Pagina 19 van SSI versie feb. 2016

20 8.1.1 Plan van aanpak 1: voldoende 2: goed 3: onvoldoende 4: goed 5: voldoende 6: matig 7: goed 8: voldoende Duurzaamheid 1: goed 2: onvoldoende 3: matig Kwaliteit proefkleding Kledingstuk 1-15 max. waarde aftrek van ,- o.b.v. div. scores (niet nader toegelicht). De fictieve aftrek op de door deze Inschrijver aangeboden contractwaarde bedraagt dan: 75% van , % van ,- + 25% van , % van ,- + 75% van ,- + 50% van , % van ,- + 75% van , % van ,- + 25% van ,- + 50% van , ,- = ,-. De fictieve inschrijfsom (basis voor vergelijking met andere inschrijvers) van Inschrijver bedraagt vervolgens ,- minus ,- = ,-. Er wordt gegund aan de inschrijver(s) met fictief de laagste vergelijkingsprijs. NB. Voor de aan te leveren proefkleding / monsters dient inschrijver een Letter op te vragen bij de inkooptenderdesk van het Intern Dienstencentrum van de gemeente Den Haag. Zie ook paragraaf Pagina 20 van SSI versie feb. 2016

21 5 Uitsluitingsgronden 5.1 Uitsluitingsgronden De gemeente Den Haag hanteert de volgende uitsluitingsgronden bij de onderhavige aanbesteding: 1) de verplichte uitsluitingsgronden zoals genoemd in Eigen verklaring (bijlage 1); 2) de facultatieve uitsluitingsgronden, zoals genoemd in Eigen verklaring (bijlage 1) voor zover de gemeente Den Haag deze uitsluitingsgronden heeft aangekruist. Door invulling en ondertekening van de Eigen verklaring (Bijlage 1), verklaart u dat geen van de voor deze aanbesteding geldende uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn. Indien u in combinatie inschrijft, dienen alle combinantleden afzonderlijk de Eigen verklaring (bijlage 1) in te dienen. 5.2 Bewijsstukken uitsluitingsgronden De Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag de opdracht voornemens is te gunnen, dient de originele bewijsstukken terzake de niet-toepasselijkheid van de uitsluitingsgronden binnen 15 kalenderdagen na de voorgenomen gunning te overleggen. Indien de Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag de opdracht is voornemens te gunnen een combinatie is, dan dienen alle combinantleden terzake de uitsluitingsgronden de betreffende bewijsstukken te overleggen binnen 15 kalenderdagen na de datum van het bericht over de voorgenomen gunning. Indien de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht aan u te gunnen en u heeft een beroep gedaan op een onderaannemer voor het voldoen aan gestelde eisen ten aanzien van financieel/economische draagkracht danwel technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, dan dient u tevens de betreffende bewijsstukken terzake de uitsluitingsgronden van de onderaannemer te overleggen binnen 15 kalenderdagen na de voorgenomen gunning. Blijkt een Inschrijver bij de verificatie hier niet aan te kunnen voldoen, dan wordt de inschrijving (alsnog) ongeldig verklaard. Het gaat om de volgende bewijsstukken (de nummering in de tabel correspondeert met de nummering in de Eigen verklaring): Verplichte Bewijsstuk uitsluitingsgronden 2.1 tot en met 2.4 GVA GVA niet ouder dan 2 jaar Facultatieve Bewijsstuk uitsluitingsgronden 3.1 Faillissement Uittreksel Handelsregister Niet ouder dan 6 maanden 3.2 Overtreding GVA GVA niet ouder dan 2 jaar beroepsgedragsregels 3.4 Belasting / sociale Verklaring belastingdienst Niet ouder dan 6 maanden premies 3.5 Valse verklaring - Geldigheidsduur (vanaf tijdstip van het indienen van de inschrijving) Geldigheidsduur (vanaf tijdstip van het indienen van de inschrijving) Buitenlandse ondernemingen moeten vergelijkbare verklaringen uit het land van herkomst overleggen. Indien een dergelijke verklaring niet in het betrokken land wordt afgegeven, kan deze worden vervangen door een verklaring onder ede of in een land waar niet in een eed is voorzien, door een plechtige verklaring die door Inschrijver is afgelegd ten overstaan van een notaris. Bijzonderheden m.b.t. de Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) U kunt de GVA aanvragen via de website Pagina 21 van SSI versie feb. 2016

22 6 Minimum geschiktheidseisen Inschrijver dient te voldoen aan de onderstaande minimumgeschiktheidseisen. Indien u een beroep doet op een onderaannemer voor het voldoen aan gestelde eisen ten aanzien van financieel/economische draagkracht danwel technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, dient u dit aan te geven onder punt 8.2 van de Eigen verklaring (Bijlage 1). Deze onderaannemer (= derde waarop door de Inschrijver een beroep wordt gedaan) hoeft de Eigen verklaring niet in te vullen. 6.1 Economische en Financiële draagkracht De Inschrijver voldoet aan de volgende eisen en verklaart dit door middel van het invullen en ondertekenen van de Eigen verklaring (Bijlage 1). De Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag de opdracht voornemens is te gunnen, dient de originele bewijsstukken behorend bij de onderstaande eisen binnen 15 kalenderdagen na de voorgenomen gunning te overleggen. Eis 1: Positief Eigen vermogen (EV) De financiële draagkracht van Inschrijver is zodanig dat hij de onderhavige opdracht volledig tot stand kan brengen. Inschrijver dient voor de drie meest recent afgesloten boekjaren, per jaar over een positief eigen vermogen te beschikken. Indien dit niet het geval is leidt dit tot uitsluiting. U kunt bij de inschrijving volstaan met het invullen en ondertekenen van de Eigen verklaring zoals opgenomen in Bijlage 1. Indien de opdracht aan Inschrijver gegund wordt, zal Inschrijver de financiële draagkracht moeten aantonen door drie jaarrekeningen van de drie meest recent afgesloten boekjaren in te dienen (art en 2.91 lid 1a Aanbestedingswet). 6.2 Vakbekwaamheid De Inschrijver voldoet aan de volgende eisen en overlegt de daarbij behorende bewijsstukken waaruit blijkt dat voldoende kennis en vaardigheden in de onderneming aanwezig zijn om een opdracht als bedoeld in deze Aanbestedingsleidraad volledig tot stand te kunnen brengen. Eis 2: Referentieopdrachten Specifiek Perceel 1: Eis 2.a: Kerncompetentie A Het leveren van een volledig assortiment op meerdere locaties en aan diverse diensten (decentrale levering). Inschrijver beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 24 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving (als bedoeld in paragraaf 2.4) is verricht, die de volgende kerncompetentie bevat: Het kunnen leveren van een volledig assortiment. Tot het assortiment behoren onder andere de volgende kledingsoorten c.q. categorieën: o Representatieve kleding (kostuums) o Werkkleding o Bikerskleding o Boswachterskleding o Schoeisel, w.o. representatief schoeisel, laarzen, veiligheidsschoenen en podologisch o Handschoenen / mutsen o Thermo-onderkleding Pagina 22 van SSI versie feb. 2016

23 o o Regenkleding Diversen w.o. riemen, stropdassen, etc. Uit de beschrijving van de referentieopdracht blijkt deze kerncompetentie. De gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste ,-, en deze betreft ten minste 700 kledingdragers. Eis 2.b: Kerncompetentie B - Het leveren van maat-forcé kleding Inschrijver beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 24 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving (als bedoeld in paragraaf 2.4) is verricht, die de volgende kerncompetentie bevat: Het kunnen leveren van maat-forcé kleding (anders dan standaard confectiekleding). Inschrijver heeft de mogelijkheid om kledingmaten te leveren die qua maten buiten het normale confectiespectrum vallen. Uit de beschrijving van de referentieopdracht blijkt deze kerncompetentie. De gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste ,-, en deze betreft ten minste 25 kledingdragers. Algemeen (gelden zowel voor perceel 1 als 2) Eis 2.c: Kerncompetentie C - Het aanmeten van kleding en schoeisel voor betreffende perceel Inschrijver beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 24 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving (als bedoeld in paragraaf 2.4) is verricht, die de volgende kerncompetentie bevat: Het kunnen aanmeten van kleding en schoeisel (perceel 1: bedrijfskleding, werk- en veiligheidskleding, uniformkleding en schoeisel / perceel 2: sportkleding en sportschoeisel) op locatie van Opdrachtgever. Opdrachtnemer dient te beschikken over de mogelijkheid om periodiek op locatie kleding aan te meten bij medewerkers die dienstkleding behoeven. Uit de beschrijving van de referentieopdracht blijkt deze kerncompetentie. Perceel 1: de gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste ,-, en deze betreft ten minste 700 kledingdragers. Perceel 2: de gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste ,-, en deze betreft ten minste 50 kledingdragers. NB. Als er voor zowel perceel 1 als 2 wordt ingeschreven, dan geldt voor de opgegeven referentie de opdrachtwaarde zoals aangegeven voor perceel 1. Eis 2.d: Kerncompetentie D Het bestellen van kleding via een online bestelsysteem (webshop) Inschrijver beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 24 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving (als bedoeld in paragraaf 2.4) is verricht, die de volgende kerncompetentie bevat: Pagina 23 van SSI versie feb. 2016

24 Het bestellen via een online bestelsysteem (webshop). In de beoogde situatie dienen de daartoe bevoegde medewerkers van Opdrachtgever de mogelijkheid te hebben om rechtstreeks online bestellingen te plaatsen in een bestelsysteem daar door de Opdrachtnemer beschikbaar wordt gesteld. Het online bestelsysteem (webshop) van Gegadigde dient te beschikken over onder andere de volgende functionaliteiten: o Bestellen van kleding o.b.v. vastgesteld kledingassortiment op dienstenniveau. o Budgetbewaking. Uit de beschrijving van de referentieopdracht blijkt deze kerncompetentie. Perceel 1: de gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste ,-, en deze betreft ten minste 700 kledingdragers. Perceel 2: de gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste ,-, en deze betreft ten minste 50 kledingdragers. NB. Als er voor zowel perceel 1 als 2 wordt ingeschreven, dan geldt voor de opgegeven referentie de opdrachtwaarde zoals aangegeven voor perceel 1. Eis 2.e: Kerncompetentie E Het kunnen beheren van het omruilen / retour zenden van verkeerd geleverde kleding (retourprocedure) Inschrijver beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 24 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving (als bedoeld in paragraaf 2.4) is verricht, die de volgende kerncompetentie bevat: Het kunnen beheren van het omruilen / retour zenden van verkeerd geleverde kleding. Inschrijver dient te beschikken over een retourprocedure waarmee verkeerd geleverde/bestelde kleding kan worden geretourneerd. Uit de beschrijving van de referentieopdracht blijkt deze kerncompetentie. Perceel 1: de gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste ,-, en deze betreft ten minste 700 kledingdragers. Perceel 2: de gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste ,-, en deze betreft ten minste 50 kledingdragers. NB. Als er voor zowel perceel 1 als 2 wordt ingeschreven, dan geldt voor de opgegeven referentie de opdrachtwaarde zoals aangegeven voor perceel 1. Eis 2.f: Kerncompetentie F Het aanbrengen van logo s. Inschrijver beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 24 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving (als bedoeld in paragraaf 2.4) is verricht, die de volgende kerncompetentie bevat: Het kunnen aanbrengen van meerkleurige logo, zowel geborduurd als gesealed, op zowel uniforme kleding, dienstkleding, veiligheidskleding als ook sportkleding. Uit de beschrijving van de referentieopdracht blijkt deze kerncompetentie. Pagina 24 van SSI versie feb. 2016

25 Perceel 1: de gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste ,-, en deze betreft ten minste 200 kledingdragers. Perceel 2: de gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste ,-, en deze betreft ten minste 50 kledingdragers. NB. Als er voor zowel perceel 1 als 2 wordt ingeschreven, dan geldt voor de opgegeven referentie de opdrachtwaarde zoals aangegeven voor perceel 1. Specifiek Perceel 2: Eis 2.g: Kerncompetentie G Het leveren van een volledig assortiment op meerdere locaties (decentrale levering). Inschrijver beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 24 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving (als bedoeld in paragraaf 2.4) is verricht, die de volgende kerncompetentie bevat: Het kunnen leveren van een volledig assortiment sportkleding. Tot het assortiment behoren onder andere de volgende kledingsoorten: o o o o o Sportkleding Badkleding Sportschoeisel en badslippers Wetsuits Overige (sport)kleding. Uit de beschrijving van de referentieopdracht blijkt deze kerncompetentie. De gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste ,-, en deze betreft ten minste 50 kledingdragers. Inschrijver toont aan dat hij over voldoende technische en beroepsbekwaamheid beschikt, door middel van het indienen van referentieopdrachten conform het format van Bijlage 3. In de beschrijving van de betreffende referentieopdrachten, dient u in te gaan op de betreffende kerncompetentie, duur en de omvang van de uitgevoerde opdrachten. Ook dient u de naam van de klant voor wie de opdracht is uitgevoerd te vermelden. Indien u beschikt over een referentieopdracht die verschillende kerncompetenties omvat, mag u deze referentieopdracht voor de verschillende kerncompetenties opgeven, mits voldaan wordt aan de eisen die gesteld zijn aan de betreffende kerncompetenties. Inschrijver dient de referentieopdracht(en) bij inschrijving in te dienen, achter map 4 van zijn inschrijving. Voor de waardebepaling van uw referentieopdracht(en) geldt het volgende: 1. Indien sprake is van één (langlopende) opdracht uitgevoerd bij één opdrachtgever: Alleen de waarde van de opdracht binnen het tijdvak van drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving als bedoeld in 2.4 telt mee voor de waardebepaling van uw referentieopdracht. Indien de opdracht is gestart voor of doorloopt na het betreffende tijdvak van drie jaar, dan kunt u de waarde van de opdracht welke is gerealiseerd voor of na de periode van de betreffende drie jaren dus niet meerekenen. Pagina 25 van SSI versie feb. 2016

26 2. Indien sprake is van soortgelijke losse opdrachten uitgevoerd voor één afnemer: Soortgelijke losse opdrachten die u in het tijdvak van drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de inschrijving als bedoeld in 2.4 heeft uitgevoerd voor één afnemer, al dan niet in het kader van een raamovereenkomst, kunt u optellen en als één referentieopdracht opgeven; Voor de waardebepaling geldt hetzelfde als beschreven in het vorige punt. Indien u een referentieopdracht opgeeft die u tezamen met een andere partij heeft uitgevoerd, telt alleen het gedeelte van de referentieopdracht mee dat u zelf heeft uitgevoerd (behoudens voor zover u in combinatie met die andere partij inschrijft of anderszins aantoont dat u tijdens de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk over die ervaring kan beschikken; dan kunt u de gehele waarde opvoeren). De gemeente Den Haag behoudt zich het recht voor om de refenties te verifiëren bij de in bijlage 4 opgegeven contactpersoon van de opdrachtgever voor wie de referentieopdracht is uitgevoerd. Eis 3: Kwaliteitsmanagement Inschrijver beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem van zijn organisatie dat voldoet aan de eisen van ISO U kunt bij de inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van de Eigen verklaring (bijlage 1). Binnen 15 kalenderdagen na voorlopige gunning dient de Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. De gemeente Den Haag aanvaardt een ISO 9001-certificering of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis. De gemeente Den Haag aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsmanagement, zoals bijvoorbeeld een inhoudsopgave van het kwaliteitshandboek van Inschrijver. Eis 4: Milieumanagement Inschrijver beschikt over een milieumanagementsysteem van zijn organisatie dat voldoet aan de eisen van ISO U kunt bij de inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van de Eigen verklaring (bijlage 1). Binnen 15 kalenderdagen na voorlopige gunning dient de Inschrijver aan wie de gemeente Den Haag voornemens is de opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. De gemeente Den Haag aanvaardt een ISO certificering of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis. De gemeente Den Haag aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van milieumanagement, zoals bijvoorbeeld een inhoudsopgave van het milieu(management)handboek van Inschrijver. LET OP: Indien u een beroep doet op de draagkracht van een derde om te voldoen aan een of meerdere van bovengenoemde eisen, dan dient u aan te tonen dat u bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk kunt beschikken over (de middelen van) deze derde. Zie voor de wijze waarop u dit dient aan te tonen paragraaf Pagina 26 van SSI versie feb. 2016

27 7 Minimum (gunnings-)eisen In dit hoofdstuk treft u de minimumeisen aan waaraan uw aanbieding dient te voldoen. No. Algemene eisen Bewijsmiddel A.1 Inschrijver verklaart expliciet dat hij voldoet aan de in de Bijlage 2 Aanbestedingsleidraad en daarbij behorende bijlage(n) genoemde voorwaarden en eisen die aan de opdracht zijn gesteld. A.2 Inschrijver garandeert dat hij de gevraagde artikelen en bijbehorende dienstverlening gedurende de looptijd van het contract kan leveren in de soort en kwaliteit zoals in deze aanbesteding is gevraagd. Bijlage 2 A.3 Inschrijver garandeert dat de artikelen en bijbehorende Bijlage 2 dienstverlening in alle opzichten voldoen aan de relevante eisen van de wet- en regelgeving, overheidsvoorschriften en milieubepalingen, bijvoorbeeld Algemene productveiligheid 2001/95/EG. A.4 Het kaderpersoneel van Inschrijver / de contactpersonen van Inschrijver / het personeel van Inschrijver dat op locatie van de gemeente Den Haag wordt ingezet dient de Nederlandse taal in woord en geschrift machtig te zijn. Bijlage 2 No. Online bestelsysteem (webshop) eisen Bewijsmiddel B.1 Opdrachtnemer dient aan de gemeente een online bestelsysteem (webshop) beschikbaar te stellen om het bestelproces vanuit de gemeente te faciliteren. Het bestelsysteem moet voldoen aan de volgende functionele eisen: - Iedere dienstkledingdrager krijgt een eigen profielpagina met Bijlage 2 een eigen kledingassortiment/-pakket waar op medewerkersniveau budgetbewaking plaatsvindt op basis van een vastgesteld kledingbudget. - De profielpagina is beveiligd met een persoonlijk wachtwoord van de dienstkledingdrager c.q. besteller(s) per onderdeel van de dienst. - De profielpagina geeft toegang tot een persoonlijke bestelomgeving, waar dienstkledingdrager, i.c. de gemandateerde besteller(s) van de dienst, de kleding kan bestellen die hij/zij nodig heeft en aldus is vastgesteld. - Het moet ook mogelijk zijn dat er per (onderdeel van de) dienst besteld wordt en het bestelsysteem hierop (kan) moet worden ingericht. De persoonlijke bestelomgeving is afgestemd op het functieprofiel van de dienstkledingdrager en biedt alleen de mogelijkheid kleding te bestellen welke is toegestaan volgens het functieprofiel. - Maten van de dienstkledingdrager worden vastgelegd in het systeem en gekoppeld aan de persoonlijke profielpagina. - Bestel-/orderhistorie van de dienstkledingdrager wordt vastgelegd in het bestelsysteem. Dit alles t.b.v. managementinformatie voor het onderdeel van de dienst. - Het bestelsysteem is via het internet 24/7 beschikbaar, met uitzondering van aangekondigd regulier onderhoud aan het systeem. Regulier onderhoud dient 2 weken van te voren door Pagina 27 van SSI versie feb. 2016

28 No. Online bestelsysteem (webshop) eisen Bewijsmiddel opdrachtnemer te worden aangekondigd via bijv. intranet. - Het bestelsysteem beschikt over de mogelijkheid om limitering van aantal te bestellen kledingstukken in een bepaalde periode (bijvoorbeeld 1 parka / overjas per jaar) aan te geven. B.2 Opdrachtnemer dient het online bestelsysteem (webshop) Bijlage 2 decentraal per deelnemende gemeentelijke dienst in te richten. B.3 Wijzigingen per dienst in het kledingpakket dienen door Bijlage 2 opdrachtnemer binnen 2 werkdagen doorgevoerd te worden in het online bestelsysteem (webshop), echter slechts na akkoord van de daartoe bevoegde perso(o)n(en) per dienst. Deze perso(o)n(en) wordt na gunning bekend gemaakt. B.4 1 keer per jaar wordt een evaluatie uitgevoerd van de inhoud van Bijlage 2 het online bestelsysteem (webshop). De inhoud van de evaluatie wordt besproken met de contractbeheerder van de opdrachtgever. B.5 Opdrachtnemer moet voorafgaande aan de uitvoering van de Bijlage 2 overeenkomst aan de contractbeheerder een handboek opleveren waarin alle bestelprocedures per dienst zijn beschreven en bijbehorend assortiment is weergegeven. B.6 Opdrachtnemer dient de data in het bestelsysteem in te voeren en Bijlage 2 up-to-date te houden. Hiertoe levert opdrachtgever bij aanvang van de overeenkomst een digitaal basisbestand, conform een met opdrachtnemer overeen te komen format, waarin de volgende gegevens van de dienstkledingdragers zijn opgenomen: - Personeelsnummer - Voorletters - Achternaam - - Geslacht - Datum in dienst - Dienst (onderdeel) - Functiegroep - Straat + nr., postcode, plaats (adres gemeente Den Haag en/of huisadres (indien gewenst)) NB. Bij voorkeur worden vaste afleveradressen (werklocatie besteller) vermeld. B.7 Opdrachtnemer dient ten behoeve van de contractbeheerder van de gemeente Den Haag een eigen profielpagina in te rechten. Deze profielpagina biedt de mogelijkheid tot: - Inzicht in het orderproces (bestellingen en leveringen); - Inzicht in gegevens (en mutaties) van dienstkledingdragers (bijv. in-/uitdiensttreding); - Inzicht in kledingassortiment; - Inzicht in managementrapportages, op basis van ten minste: Bijlage 2 o Totaalrapportage alle diensten Omzet-/afzetgegevens per dienst; Omzet-/afzetgegevens per artikel; Omzet-/afzetgegevens per artikel per medewerker; Omzet-/afzetgegevens per medewerker; o Rapportage per dienst zelfde als hierboven naar dan een overzicht specifiek voor één dienst. B.8 Opdrachtnemer garandeert ten aanzien van de systeemveiligheid Bijlage 2 Pagina 28 van SSI versie feb. 2016

29 No. Online bestelsysteem (webshop) eisen Bewijsmiddel het volgende: - Garandeert dat het bestelsysteem (webshop) beveiligd is ( en dat de back-up procedure goed is ingericht. - De eigendomsrechten op het door de Opdrachtnemer in te voeren persoonsgebonden gegevensbestand berusten bij Opdrachtgever. - Opdrachtnemer dient ten aanzien van het gebruik, de opslag en het beheer van gegevens de privacy van de medewerkers van opdrachtgever volledig te waarborgen. Opdrachtnemer zal bij of krachtens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldende voorschriften stipt naleven. - Het beheer van de gegevens, mutaties (verandering functie, locatie, etc.) is de verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer. B.9 Het bestelsysteem biedt tevens de mogelijkheid om aanmeldingen te doen voor de passessies Opdrachtnemer biedt hiervoor vanaf aanvang contract een communicatiemiddel in de vorm van bv. online inschrijfformulier aan waarop kledingdragers (dan wel hun Bijlage 2 vertegenwoordiger van specifiek dienstonderdeel) kunnen inschrijven voor één van de passessies. Het systeem moet: - Snel zijn; - Gebruiksvriendelijk (weinig stappen / klikken) zijn; - Toegankelijk zijn. B.10 Inschrijver verklaart expliciet dat Opdrachtgever vanaf 3 maanden voor inwerking treden van de overeenkomst dienstkleding kan bestellen via het online bestelsysteem (webshop). Dit betekent dat het online bestelsysteem (webshop) uiterlijk 1 oktober 2016 klaar moet zijn voor het plaatsen van bestellingen. Bijlage 2 No. Contractmanagement en rapportage eisen Bewijsmiddel C.1 Het centrale contractbeheer van deze raamovereenkomst is Bijlage 2 neergelegd bij de productgroep Inkoop van het IDC ( adres contractmanagement@denhaag.nl). Het operationele beheer van deze raamovereenkomst vindt bij de individuele diensten plaats. In de raamovereenkomst komen de namen te staan van de contactpersonen van de verschillende diensten. Opdrachtnemer stelt één contactpersoon aan die als contactpunt naar de gemeente Den Haag en haar afzonderlijke diensten toe zal fungeren. C.2 Elk kwartaal zal een managementrapportage per dienst (relatie) Bijlage 2 verzonden worden door opdrachtnemer aan de operationele beheerder van het contract. C.3 In de managementrapportage wil de gemeente tenminste de Bijlage 2 volgende informatie terugzien: - Order-/bestelstatus; - Aantallen (omzet-/afzetgegevens); - Kostprijs per eenheid; - Inkoopvolume van alle inkopen in betreffende kwartaal - Cumulatie van ingekochte artikelen, per dienst, per jaar. C.4 Elk half jaar vindt overleg plaats tussen de vaste contactpersoon van opdrachtnemer en (een afgevaardigde van) de centraal contractbeheerder van de gemeente. Hierbij wordt overleg gevoerd over: - Klachten; Bijlage 2 Pagina 29 van SSI versie feb. 2016

30 No. Contractmanagement en rapportage eisen Bewijsmiddel - Verloop van de samenwerking; - Successen; - Verbeterpunten; - Trends & innovatie; - Actiepunten; - Forecast bestellingen komende halfjaar; - Omzetten. C.5 Alle informatie is en blijft eigendom van de gemeente Den Haag. Dit betekent ook dat deze informatie (database) aan het eind van het contract compleet en werkbaar wordt opgeleverd aan de centrale contractbeheerder van de gemeente Den Haag conform een nader overeen te komen format. Bijlage 2 No. Duurzaamheidseisen Bewijsmiddel D.1 Inschrijver garandeert dat bij de totstandkoming van alle geleverde artikelen geen kinderarbeid is verricht. Dit verklaart inschrijver door ondertekening van de Verklaring inzake Internationale Arbeidsorganisatie (IAO/ILO). Bijlage 10 D.2 De hoeveelheden schadelijke stoffen in de te leveren Bijlage 11 bedrijfskleding overschrijden niet de limietwaarden zoals opgenomen in het Öko-Tex 100 label. Toelichting De instelling die de limietwaarden heeft bepaald, scherpt sommige van deze waarden jaarlijks aan. Het Öko-Tex 100 label wordt toegekend voor een periode van 12 maanden, ongeacht de wijzigingen die tussentijds in de limietwaarden optreden. De limietwaarden zijn hier te vinden. Verificatie De inschrijver kan worden gevraagd aan te tonen dat de hoeveelheden schadelijke stoffen in de te leveren bedrijfskleding de limietwaarden niet overschrijden. Producten met een recent toegekend Öko-Tex label voldoen in ieder geval aan deze eis. Voor nader informatie klik op de volgende link. No. Facturatie eisen Bewijsmiddel F.1 Opdrachtnemer factureert conform onderstaande voorwaarden: Bijlage 2 - éénmaal per maand wordt een verzamelfactuur per dienst verzonden aan de gemeente Den Haag, afdeling crediteuren over de geleverde artikelen (zie artikel 6 van de overeenkomst voor de (digitale) factuuradressen; - bij de verzamelfactuur wordt een bijlage gevoegd waarop per kostenplaats en/of per medewerker is gedefinieerd wat er is besteld en daadwerkelijk geleverd (melding back-orders zo veel mogelijk beperken); - alle facturen zijn met BTW vermelding; - er wordt niet verrekend tussen leveringen en creditfacturen. F.2 Alle facturen en creditnota s zijn deugdelijk gespecificeerd, zodat blijkt welke bedragen op grond van welke leveringen resp. werkzaamheden c.q. activiteiten in rekening worden gebracht of Bijlage 2 Pagina 30 van SSI versie feb. 2016

31 No. Facturatie eisen Bewijsmiddel worden gecrediteerd. F.3 Opdrachtnemer factureert pas als de gehele order is uitgeleverd. Bijlage 2 Deelleveringen zijn mogelijk, facturering geschiedt echter 1 x per totaallevering. F.4 Op een factuur voor de gemeente Den Haag worden minimaal de Bijlage 2 volgende gegevens vermeld in aparte velden en met voldoende ruimte tussen de velden: - factuurnummer - factuurdatum - order-/inkooporder-/opdrachtnummer van bestellende dienst / crediteurenadministratie (indien verstrekt/van toepassing) - aantal geleverde artikelen / diensten - omschrijving artikelen / dienst identiek conform omschrijving op de opdracht / inkooporder - artikelnummer opdrachtnemer identiek conform opdracht - bedrag per artikel / dienst exclusief BTW - totaalbedrag exclusief BTW - bankrekeningnummer opdrachtnemer - BTW-nummer opdrachtnummer. Facturen die niet voldoen aan deze minimale eisen, worden niet in behandeling genomen en geretourneerd binnen 5 werkdagen na registratie. F.5 Creditnota s moeten separaat verstuurd worden, onder vermelding Bijlage 2 van het factuur- en/of opdrachtnummer, waarop de creditnota betrekking heeft. F.6 Bij bestellingen worden geen vracht- en/of administratiekosten in rekening gebracht. Bijlage 2 F.7 Bij spoedleveringen worden geen extra behandel- en Bijlage 2 administratiekosten in rekening gebracht. Opdrachtnemer is gerechtigd om bij spoedleveringen de verzendkosten op basis van de tarieven van Pakket post Regio: NL van Post.NL ( in rekening te brengen. No. Klachten eisen Bewijsmiddel KL.1 Opdrachtnemer draagt zorg voor een gestructureerde en Bijlage 2 geautomatiseerde registratie van klachtenafhandeling. Opdrachtgever stelt hiervoor de volgende minimale eisen: - Opdrachtnemer hanteert 1 telefoonnummer en/of mailadres voor klachten; - Klachten worden geregistreerd (via webshop ondersteund door fysieke zending / beeldmateriaal) en gecategoriseerd; - De geregistreerde klachten worden iedere maand aan de contractbeheerder van opdrachtgever ter beschikking gesteld, alsmede de gekozen oplossing c.q. afwikkeling van de klacht; - Opdrachtnemer garandeert een maximale responstijd van 1 werkdag voor het beantwoorden van een vraag of het in behandeling nemen van een klacht. In geval van een klacht komt opdrachtnemer binnen 3 werkdagen naar opdrachtgever en degene die de klacht heeft ingediend met een passende oplossing. Pagina 31 van SSI versie feb. 2016

32 No. Kwaliteitseisen Bewijsmiddel KW.1 In het bestek worden bij bepaalde kledingstukken Europese Normen vermeld, waaraan de betreffende kledingstukken minimaal dienen te voldoen. Werkkleding dient te voldoen aan de volgende kwaliteitsnormen: - EN 340 algemeen voor werkkleding. Staan minimale eisen in Bijlage 2 zoals krimp, kleurechtheid, stevigheid, kwaliteit etc. Algemene Norm wordt altijd verlangd, ook indien niet specifiek vermeld. - EN 342 isolerende eigenschappen voor werkkleding - EN 343 eigenschappen i.v.m. neerslag 3/3 staat voor waterdicht en hoogste ademend vermogen, 2/3 is waterafstotend met hoogste ademend vermogen - EN 345 eigenschappen van veiligheid schoeisel met de S voor veiligheidsklasse. Klasse S1, S2 en S3 volstaat. - EN 381 (klasse 1) heeft te maken met bescherming kettingzaag - EN 471 klasse 2 en 3 heeft te maken met zichtbaarheid van signaalkleding (RWS/ CROW 96b) - EN ISO is brandbaarheid, betreft vlamvertraging/brandwerendheid, voor aantal kledingstukken opgenomen i.v.m. rug gedragen machines - EN ISO algemene voor werkschoeisel. Staan minimale eisen in zoals afmetingen etc. Algemene Norm, wordt altijd verlangd, ook indien niet specifiek vermeld. - UPF 50+ houd 98% van de uv-stralen tegen opgenomen bij zomerkleding NB. Inschrijver is en blijft verantwoordelijk, tijdens levering en bij gebruik van de Werkkleding. KW.2 Opdrachtnemer geeft een garantie op de geleverde kleding van ten Bijlage minste de draagtijd bij normaal gebruik en maakt dit per artikel kenbaar aan de dienst(en). Mocht een kledingstuk binnen deze reguliere periode kapot gaan bij normaal gebruik, dan dient Opdrachtnemer dit artikel kosteloos te herstellen en indien niet mogelijk te vervangen. KW.3 De artikelen dienen goed en eenvoudig thuis te onderhouden zijn: de artikelen moeten machinewasbaar zijn, voorzien van duidelijke Bijlage 2 reinigingsvoorschriften (bij voorkeur geschikt voor droogtrommel, en zijn zoveel mogelijk kreuk- en krimpvrij). KW.4 Opdrachtnemer garandeert de goede kwaliteit (minimaal) van geleverde kleding gedurende de looptijd van het contract op het gebied van model & uitstraling, kleuren, materiaalkeuze, draagcomfort, logo s, etikettering, e.v. KW.5 Opdrachtnemer dient medewerkers van opdrachtgever te adviseren ten aanzien van podologisch schoeisel, als volgt: - adviseren over een geschikte schoen uit de standaard collectie; - op basis van de bouw van de voet of fysieke klachten adviseren ten aanzien van een afwijkend model of eventueel hulpmiddel om een schoen uit de standaard collectie alsnog geschikt te maken; - zo nodig een rug/voetanalyse uitvoeren; - aan de hand van de uitkomsten welke schoeisel geschikt Pagina 32 van SSI versie feb. 2016

33 No. Kwaliteitseisen Bewijsmiddel is en of er podologische zolen gemaakt moeten worden. KW.6 De artikelen dienen te voldoen aan de minimale technische eisen Bijlage 16 zoals opgenomen in de technische beschrijving bijlage 16. KW.7 Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de juiste functionaliteit Bijlage 2 van de door hem geleverde artikelen, gedurende de periode die hij bij inschrijving gegarandeerd heeft. KW.8 Indien een artikel niet meer leverbaar is, zal opdrachtnemer tegen Bijlage 2 hetzelfde tarief moeten zorgen voor een vervangend artikel, dat minimaal gelijkwaardig is. De opdrachtnemer dient dit soort gevallen vooraf af te stemmen met de contractmanager van de gemeente Den Haag. Hierbij geldt in sommige gevallen dat dit door de opdrachtgever, indien nodig middels een draagtest goedgekeurd moet worden. De kosten van deze draagtest zijn voor rekening van de opdrachtnemer. KW.9 Producten voldoen aan de minimumeis (zie ook D.2) zoals geformuleerd op PIANOo duurzaamheidsinformatie (klik op de volgende link). Opdrachtnemer maakt voor de uitvoering van de raamovereenkomst geen gebruik van producten waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden of waarvan bekend is dat bij de productie ervan de lokale wet- en regelgeving ten aanzien van Bijlage 2 watergebruik, waterzuivering, chemicaliëngebruik en afvalmanagement, niet is nageleefd. Evenmin betrekt opdrachtnemer producten of materialen van toeleveranciers van wie hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden of van wie bekend is dat hij de bovenbedoelde lokale wet- en regelgeving niet naleeft. KW.10 Opdrachtnemer dient direct na gunning aan iedere dienst de Bijlage 2 gevraagde/aangeboden artikelen aan te bieden. Met de (aanbestedende) dienst dient Opdrachtnemer definitief uitvoering, gebruikte materialen, kleuren en uitvoering, formaat en kleur van het logo vast te stellen en een door de dienst goedgekeurd voorbeeld als standmonsters te leveren. Dit standmonster zal binnen 2-3 maanden gekenmerkt worden en gedurende de contractperiode bewaard blijven. Bij discussies betreffende leveringen is, tenzij door opdrachtgever schriftelijk toestemming is verleend van het standmonster af te wijken, het standmonster bindend. Indien de dienst toestemming verleend van het standmonster af te wijken, dient het oude standmonster te worden vervangen door een nieuw goedgekeurd standmonster. Identieke artikelen, die door verschillende diensten worden afgenomen, behoeven slechts 1 keer te worden geleverd, voorzien van een kaart waarop de verschillende diensten die het artikel in gebruik hebben staan vermeld. No. Levertijden en Levering eisen Bewijsmiddel L.1 De normale levertijd van kleding (inclusief het aanbrengen van logo s) en/of schoeisel voor beide percelen bedraagt, indien het geen voorraadartikel is dat direct uit voorraad geleverd kan Bijlage 2 worden (zie L8), maximaal 4 weken (20 werkdagen). Voorraadartikelen (een artikel, standaard binnen de matenrange, dat uit voorraad geleverd kan worden) dient binnen 3 weken geleverd te worden. Een niet standaard artikel of artikel buiten de Pagina 33 van SSI versie feb. 2016

34 No. Levertijden en Levering eisen Bewijsmiddel matenrange zal binnen maximaal 6 weken geleverd moeten worden. L.2 Voor kleding die vermaakt moet worden geldt een extra levertijd Bijlage 2 van maximaal 2 weken (10 werkdagen) bovenop de normale levertijd zoals aangegeven in EIS LE.1. L.3 Opdrachtnemer biedt tevens de mogelijkheid om naast de normale Bijlage 2 levertijd op verzoek van opdrachtgever ook spoedleveringen te verzorgen. Spoedleveringen dienen binnen 24 uur na bestelling geleverd te worden. Voorwaarde hiervoor is dat voor uur besteld is. L.4 Opdrachtnemer levert bij de aflevering van de bestelling tevens Bijlage 2 een pakbon mee. Hierop moet tenminste de volgende gegevens vermeld staan: - gegevens van medewerker (indien van toepassing), bestaande uit voorletters, achternaam, personeelsnummer, werklocatie; - artikelen, aantal, maat, prijs en totaalbedrag, naleveringen; - maatwerk etc.; - opdrachtnummer (referentie van de gemeente Den Haag); - besteldatum (datum op inkooporder); - afleverdatum (datum pakbon); - afleveradres; - retourbon. L.5 Leveringen worden per locatie in één keer uitgeleverd, per Bijlage 2 individuele order worden de goederen apart geleverd inclusief de bijbehorende pakbon. Alleen in overleg kan gekozen worden voor deellevering. Er mag niet per deellevering gefactureerd worden. Zie ook EIS F.3. L.6 Opdrachtnemer levert de bestellingen op de diverse locaties van Bijlage 2 Opdrachtgever af. Dit kunnen ook tijdelijke locaties zijn. De locaties bevinden zich allemaal in en om de gemeente Den Haag. L.7 Levering vindt plaats op de locatie zoals aangegeven op de Bijlage 2 inkooporder (bestelling). Dit betekent dat binnen een kantoorpand van de gemeente diverse afleverpunten c.q. bestellers per locatie kunnen zijn. L.8 Het assortiment moet te allen tijde tijdig geleverd kunnen worden. Bijlage 2 L.9 Leveringen worden Franco huis (DDP conform Incoterms 2011) Bijlage 2 aangeboden, op de door de besteller aangegeven locatie. L.10 De leverbetrouwbaarheid van de kledingartikelen, dat wil zeggen levering binnen gestelde levertijd en levering van de juiste en Bijlage 2 onbeschadigde kledingartikelen, is minimaal 95%. De opdrachtnemer meet de leverbetrouwbaarheid per maand/kwartaal en neemt dit percentage op in de managementrapportage. Indien in twee aaneengesloten kwartaalperiodes de gemeten leverbetrouwbaarheid minder is dan 95%, is de Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een direct opeisbare korting verschuldigd van 500,- verrekend op de eerstvolgende factuur. L.11 Mocht opdrachtnemer het kledingpakket versturen naar het thuisadres van dienstkledingdrager met een pakketdienst, dan dient deze meerdere malen het pakket aan te bieden (bij niet thuis) of de mogelijkheid te bieden het pakket af te halen op een postdepot. De verzendwijze is door opdrachtnemer in te vullen, de verzendkosten zijn te allen tijde verrekend in de artikelprijs. Bijlage 2 Pagina 34 van SSI versie feb. 2016

35 No. Logo eisen Bewijsmiddel LO.1 Alle logo s van de gemeente Den Haag en Haeghe Groep, Bijlage 2 alsmede BOA logo s en Handhavingsdistinctieven, dat op de aangemerkte kleding moet worden aangebracht, zal de afmeting hebben zoals die door de belastingdienst is opgelegd (tenminste 70 cm² per kledingstuk). De kleding waarop het logo (geborduurd of gesealed strijklogo) moet worden aangebracht, is aangegeven in het Excel overzicht kledingstukken (bijlage 13). In bijlage 13 is het document Logo gemeente Den Haag en Logo Haeghe Groep bijgevoegd. Kenmerken voor de Handhaving moeten voldoen aan de hiervoor gestelde regels van VNG / BeBoa. LO.2 In de werkwijze van het aanbrengen van het logo wordt de Bijlage 2 opdrachtnemer geacht haar kennis en kunde te gebruiken voor een passende methode, die de kleding niet beschadigt, e.e.a. conform het bestek. LO.3 Het logo moet goed blijven zitten gedurende de draagtijd van de kleding. Logo s die binnen de gegarandeerde draagtijd periode kapot gaan, worden kosteloos vervangen, al dan niet inclusief kledingstuk als dit bijvoorbeeld een transferlogo betreft. Bijlage 2 No. Maatnemen, maattabel, passessies en verstelwerkzaamheden eisen M.1 Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de maatbepaling van alle gebruikers. Ten behoeve hiervan zal opdrachtnemer per dienst sessie(s) organiseren op door opdrachtgever aangewezen gemeentelijke locatie(s), voor het opnemen van maten, voor zover dit niet kan worden afgeleid uit de beschikbare maatgegevens. M.2 Opdrachtnemer biedt opdrachtgever de mogelijkheid van ten minste 4 passessies per jaar aan (bij aanvang van ieder kwartaal). Via een online inschrijfformulier kunnen dienstkledingdragers zichzelf aanmelden voor (één van) de passessie(s). M.3 Tijdens de maatname-(pas)sessie zijn tevens pasmodellen van de betreffende artikelen beschikbaar, om het maatnemen, en uiteindelijk het leveren van passende artikelen, efficiënt en effectief te laten verlopen. Opdrachtnemer draagt hiervoor zorg. M.4 De beschikbaarheid van kleding in confectiematen dient ten minste te lopen van XS t/m 4XL (zie beschrijving van de matenrange in bijlage 15) in dames en heren pasvorm. M.5 De database van maatvoering moet opdrachtnemer gedurende de looptijd van de raamovereenkomst compleet en actueel houden en toegankelijk voor opdrachtgever. M.6 Aan het eind van de contractperiode draagt opdrachtnemer deze database over aan de gemeentelijke contractbeheerder van de raamovereenkomst. M.7 Opdrachtnemer voert verstelwerkzaamheden zo snel mogelijk en binnen uiterlijk 2 weken (10 werkdagen) uit, waarna de kleding weer op de bekende afleveradressen per dienst worden afgeleverd. M.8 De verantwoordelijkheid voor verstelwerkzaamheden / vermaken van de kleding is ten alle tijden de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer en indien kledingstukken zoek raken of onjuist worden vermaakt, dan zullen eventuele kosten die hiervan het gevolg zijn voor rekening zijn van de opdrachtnemer en indien Bewijsmiddel Bijlage 2 Bijlage 2 Bijlage 2 Bijlage 2 Bijlage 2 Bijlage 2 Bijlage 2 Bijlage 2 Pagina 35 van SSI versie feb. 2016

36 No. Maatnemen, maattabel, passessies en verstelwerkzaamheden eisen nieuwe aanschaf noodzakelijk is, zal dit volledig voor rekening van opdrachtnemer plaatsvinden. Bewijsmiddel No. Onderhoudseisen Bewijsmiddel O.1 Ieder kledingstuk dat geleverd wordt is voorzien van een label Bijlage 2 waarop de reinigings-/wasinstructie leesbaar vermeld staat. O.2 De kleding moet gereinigd kunnen worden. Het reinigen van de kleding moet mogelijk zijn door middel van wassen door de kledingdrager zelf. Met uitzondering van colberts/blazers met wol. Bijlage 2 No. Eisen prijzen Bewijsmiddel P.1 Inschrijver dient het Prijzenblad volledig in te vullen. Er mogen Bijlage 6 geen aanvullende kosten in rekening gebracht worden door opdrachtnemer bij opdrachtgever, met uitzondering van datgene wat op het prijzenblad vermeld staat. P.2 De aangeboden prijzen staan minimaal vast tot en met 31 december Vervolgens mogen de aangeboden tarieven éénmaal per jaar bij aanvang van het kalenderjaar worden bijgesteld, voor het eerst dus op 1 januari 2018, op basis van het Consumentenprijs indexcijfer van september van het voorgaande kalenderjaar. Uiterlijk 1 maand voor afloop van het kalenderjaar kunnen partijen een voorstel indienen voor tariefaanpassing. Bijlage 2 P.3 Op de ingediende tarieven geldt de volgende indexering: Bijlage 2 Consumentenprijsindex (CPI), Kleding en schoeisel, zie: PA=71311NED&D1=0,2,4,6&D2=0-1,61,70,87,108,137,145,172,176, ,230,255,l&D3=%28l- 34%29-l&HD= &HDR=T&STB=G1,G2 P.4 Inschrijver verklaart expliciet dat manipulatief inschrijfgedrag op zijn inschrijving niet van toepassing is. Hierbij neemt inschrijver kennis van wat aanbestedende dienst onder manipulatief inschrijfgedrag verstaat en waartoe dit zal leiden: Bijlage 2 Het indienen van een irreële of manipulatieve offerte leidt tot uitsluiting. Uitsluiting betreft het irreëel of manipulatief inschrijven op onderdelen van het prijsinvulformulier. Hieruit vloeit het volgende voort: Inschrijvers mogen (per item/ eenheid) geen prijzen indienen die de gunningssystematiek manipuleren. Inschrijvers dienen per item/ eenheid een op zichzelf beschouwd realistische prijs aan te bieden. Ten aanzien van de volgende prijzen bestaat het vermoeden dat deze onrealistisch zijn: - negatieve prijzen; - prijzen van 0 euro; - prijzen onder de kostprijs; - abnormaal lage prijzen, en; - in de branche ongebruikelijke prijzen. Wanneer er staffelprijzen worden gevraagd, dienen deze realistisch te zijn en een in de branche gebruikelijke Pagina 36 van SSI versie feb. 2016

37 No. Eisen prijzen Bewijsmiddel opbouw/samenhang te hebben. Het vermoeden van onrealistische staffelprijzen bestaat wanneer er sprake is van een lagere prijs per eenheid bij daling van de oplage. Inschrijver dient bij gebruik van prijzen die hierboven als onrealistisch zijn aangemerkt in de inschrijving uitvoerig te motiveren waarom er geen sprake is van onrealistische prijzen c.q. het manipuleren van de gunningssystematiek. Dit dient inschrijver te staven met bewijs. Indien deze motivatie naar oordeel van de gemeente onvoldoende is dan zal zij een verificatievraag hierover aan Inschrijver stellen. Indien de gemeente van mening blijft dat de prijzen onrealistisch zijn dan wordt de Inschrijving als ongeldig aangemerkt. P.5 Inschrijver dient prijzen af te geven inclusief het leveren en Bijlage 2 aanbrengen van het logo met alle benodigdheden (zie bijlage 13 voor beschrijving van het logo). P.6 Inschrijver dient in het prijzenblad opslagpercentages aan te geven voor het levering van maten buiten de matenrange en bij levering Bijlage 6 van artikelen in maat-forcé. P.7 Inschrijver dient in het prijzenblad de prijzen op te geven voor vermakingen zoals aangegeven in bijlage 6 a. Bijlage 6 a No. Retourleveringen / (om)ruilingen eisen Bewijsmiddel R.1 Opdrachtnemer moet retourleveringen aannemen en verwerken. Onder retourleveringen verstaat Opdrachtgever retour van zichtkleding en/of retour door verkeerde levering of bestelling. Bijlage 2 Opdrachtnemer stelt hiervoor bij iedere levering een retourformulier ter beschikking inclusief heldere invulinstructie. R.2 De retouren worden wekelijks door de Opdrachtnemer en voor Bijlage 2 diens rekening opgehaald. R.3 De retourleveringen worden verwerkt in het online systeem van de Bijlage 2 opdrachtnemer zodat zichtbaar is wat de bestelgeschiedenis is van medewerker. R.4 Bij hergebruik van kleding die retour is gegaan naar Opdrachtnemer geldt dat deze kleding ontdaan moet zijn van logo s en alle andere uiterlijke kenmerken die een verband leggen met het gebruik door de gemeente Den Haag. Bijlage 2 R.5 Het is te allen tijde de verantwoordelijkheid van de Bijlage 2 Opdrachtnemer dat retour geleverde kleding niet kan worden gebruikt door derden met als mogelijkheid om zich voor te doen als een werknemer van de gemeente Den Haag of als handhaver / toezichthouder aangezien deze specifieke uniformkleding ook landelijk toegepast wordt. Eventuele schade of gevolg schade die hierdoor ontstaat is direct en onverkort verhaalbaar op de opdrachtnemer. R.6 Indien er een nieuw product geleverd moet worden aan de hand van de retourmelding gelden voor de Opdrachtnemer de volgende ruiltermijnen: - Ruiling standaard maat: binnen 1 week (5 werkdagen) na ontvangst aanmelding retour; - Ruiling standaard maat + vermaking: binnen 3 weken (1 + 2 zie L.2) Bijlage 2 Pagina 37 van SSI versie feb. 2016

38 No. Verpakkingseisen Bewijsmiddel V.1 De te leveren artikelen dienen per persoon te zijn voorzien van Bijlage 2 een stevige verpakking ter bescherming van het artikel tegen (transport-)beschadigingen tot het moment van aflevering op de aangegeven locatie. V.2 Op de verpakking moet duidelijk aangegeven zijn voor welke Bijlage 2 medewerker de inhoud bestemd is. V.3 De kosten voor verpakkingen zitten verdisconteerd in de Bijlage 2 aangeboden prijzen exclusief BTW per stuk. V.4 Kleding die in bulk geleverd moet worden, dient ook deugdelijk Bijlage 2 verpakt te zijn door middel van een stevige verpakking ter bescherming van de artikelen tegen (transport-)beschadigingen tot het moment van aflevering op de aangegeven locatie. V.5 De verpakkingen mogen niet groter zijn dan strikt noodzakelijk is Bijlage 2 en er mag niet meer verpakkingsmateriaal gebruikt worden dan strikt noodzakelijk is. V.6 Opdrachtnemer houdt er rekening mee dat verpakkingsmateriaal teruggenomen dient te worden, indien de betreffende dienst van Opdrachtgever hierom verzoekt. Bijlage 2 V.7 Opdrachtnemer dient zo milieuvriendelijk mogelijk Bijlage 2 verpakkingsmateriaal toe te passen, te weten: - meervoudig te gebruiken transportverpakkingen; - papier (gerecycled) en karton (met resy symbool); - polyethyleen (PE) en polipropyleen (PP) plastic. Pagina 38 van SSI versie feb. 2016

39 8 Gunningscriteria In dit hoofdstuk staan de gunningscriteria vermeld op basis waarvan de gemeente Den Haag de economisch meest voordelige Inschrijver zal selecteren. Beoordeling vindt plaats op de wijze als beschreven in paragraaf 4.3. De Inschrijver met de hoogste eindscore als bedoeld in paragraaf zal worden aangemerkt als de economisch meest voordelige Inschrijver. 8.1 Kwaliteit De kwaliteit van de inschrijving zal beoordeeld worden aan de hand van schriftelijke informatie (zie paragrafen tot en met 8.1.3). Het antwoord op een (sub)gunningscriterium mag maximaal 2 A4 tekst bedragen, tenzij bij de betreffende vraag uitdrukkelijk is aangegeven dat deze beperking niet van toepassing is. Het meerdere wordt buiten beschouwing gelaten bij de beoordeling. Deze beperking geldt niet voor bijlagen. De beschrijving van inschrijver wordt beoordeeld op de mate waarin deze aansluit bij de wensen van de aanbestedende dienst. Hierbij wordt de meetschaal gebruikt zoals aangegeven in hoofdstuk 4 / paragraaf Plan van Aanpak Inschrijver levert een plan van aanpak aan van in totaal maximaal 8 bladzijden A4 tekst, waarin de volgende vraagstukken ten minste zijn beschreven: 1) Op welke wijze wordt de transitieperiode van huidige naar nieuwe contractpartij georganiseerd? Inschrijver geeft tevens een beschrijving met betrekking tot de bereidheid aan het einde van de contractperiode mee te werken aan een overdracht naar nieuwe contractpartij. Beschrijf de onderdelen van de transitieperiode in een stappenplan inclusief een actielijst. Wat verwacht u van opdrachtgever? Op welke wijze vindt de overdracht (begeleid) plaats? Hoe gaat u om met het vastleggen en overdragen van essentiële informatie? Op welke wijze worden de definitieve artikelen gezamenlijk vastgesteld incl. logo s? Op welke wijze is de overdracht van maattabellen georganiseerd? Hoe worden gegevens uit ICT-beheersysteem aangepast en overgedragen? 2) Op welke wijze is de kledinguitgifte en de logistiek geregeld? Ga hierbij o.a. in op de procedures ten aanzien van voorraad houden en beheer. Hoogte van de voorraad, pick & pak. Hoe is de distributie geregeld? Is dit in eigen beheer of uitbesteed? Geef de reden(en) aan waarom u hiervoor gekozen hebt. Hoe houdt u kledingdrager en/of besteller op de hoogte van de bestelstatus? Ga daarnaast ook in op het onderdeel verpakking en de wijze waarop u vanuit milieuoogpunt hiermee omgaat. 3) Hoe is de kwaliteitsborging van de kleding geregeld? Waar, hoe en wanneer en door wie vindt kwaliteitscontrole plaats? Vindt er een registratie plaats van keuring(en) en hoe wordt herhaling van afkeur voorkomen? Welke garanties worden door u afgegeven m.b.t. toegepaste materialen? Hoe gaat u om met het aspect constante kleur gedurende contractperiode? 4) Op welke wijze heeft u de klachtafhandelings- en garantieprocedure geregeld? Hoe worden registratie, beoordeling, snelle afhandeling en communicatie met opdrachtgever georganiseer? Op welke wijze kunnen klachten worden ingediend? Is er bepaalde hiërarchie in aanbieden en beantwoorden / afwikkelen van klachten? Binnen welke termijn wordt gebruikelijk een klacht beantwoord? Is/wordt de garantie (levensduur) per item schriftelijk vastgelegd? 5) Op welke wijze wordt het accountmanagement voor onderhavige opdracht geregeld? Zet inschrijver een vaste accountmanager op het contract? Hoe is de bereikbaarheid, reactiesnelheid, communicatie en bereidheid om afnemer/besteller desgewenst snel te bezoeken, geregeld. Op welke niveaus vindt accountmanagement plaats contractmanager maar ook met verantwoordelijke bestellers en/of medewerkers van de diverse dienstonderdelen. 6) Hoe regelt u de instroom van nieuwe medewerkers? Op welke wijze worden maten vastgesteld en ingevoerd in het bestel-/beheer systeem? Wat is de responsetijd t.a.v. maatnemen? Hoe is Pagina 39 van SSI versie feb. 2016

40 assistentie (helpdesk) bij vragen geregeld? Op welke wijze verzorgt u de maat forcé kleding voor instroom? 7) Binnen welke termijn worden instromers voorzien van een start-/kledingpakket? Wat is de levertijd in samenhang met het voorraadbeheer? Wat is de levertijd van maten buiten de matenrange (maat forcé)? Welke levertijden kan inschrijver garanderen? 8) Inschrijver geeft een beschrijving op welke manier de webshop (online bestelsysteem) is ingericht? Hoe is het bestellen van kleding, melden van klachten en terugkoppeling, rapportages, bestelstatus geregeld? Welke ondersteuning wordt gegeven m.b.t. de webshop gedurende de contractperiode? Hoe worden nieuwe gebruikers geïntroduceerd en bekend gemaakt met het systeem (opleiding)? Hoe werkt de webshop? Ga hierbij in op de user interface (gebruiksvriendelijkheid). Wat is de bereikbaarheid (tijden en wijze waarop) van de helpdesk en verdere ondersteuning die opdrachtnemer biedt? Heeft u mogelijkheden om het online bestelsysteem aan te sluiten op het financiële systeem (Oracle EBS) van de gemeente Den Haag via een punch-out en daarin dus tijd en capaciteit wil investeren? Duurzaamheid De gemeente Den Haag heeft de volgende visie beschreven in haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid: Inkoop realiseert de komende periode kwalitatieve verbeterslagen op strategisch en tactisch niveau door vergroting van regievoering en interne expertise en op operationeel niveau door het neerzetten van een excellente basis (= efficiënt en betrouwbaar ) om zo kostenbesparing te realiseren; waarbij op alle niveaus doelmatigheid, duurzaamheid, Social Return, MKB-beleid, innovatiebeleid en rechtmatigheid in optimaal evenwichtig zijn betrokken. Één van de doelstellingen die de gemeente Den Haag met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wil realiseren is: De gemeente benut de mogelijkheden om duurzaam in te kopen De gemeente zorgt ervoor dat alle inkopen aan de relevante duurzaamheidscriteria voldoen. Daarnaast gebruiken we het inkoopvolume om extra, ambitieuzere duurzaamheidsdoelen te helpen bereiken Inschrijver beschrijft de wijze waarop ze bij onderhavige opdracht invulling zal geven aan de volgende subgunningscriteria: 1) Biologisch geproduceerd katoen of andere biologisch geproduceerde natuurlijke vezels De inschrijver geeft aan hoeveel biologisch geproduceerde katoen of andere biologisch geproduceerde natuurlijke vezels zijn gebruikt, uitgedrukt in gewichtspercenten van het eindproduct. Naarmate een hoger percentage biologisch katoen of andere biologisch natuurlijke vezels wordt gebruikt, wordt dit onderdeel van de inschrijver hoger gewaardeerd. Om als zodanig beschouwd te worden, moeten de vezels zijn geproduceerd in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 834/2007. Bewijsmiddel De inschrijver wordt gevraagd de herkomst van de gebruikte vezels en de biologische aard, van hun productie aan te tonen, bijvoorbeeld met het EU-logo of goedgekeurde nationale logo s voor biologische productie. Indien de bedrijfskleding is voorzien van één van volgende certificeringen, dan bestaat de fractie katoen in de kleding in ieder geval uit 100% biologisch katoen: GOTS, EKO. Indien de kleding is voorzien van een certificaat van Organic Exchange bestaat de katoenfractie in de Pagina 40 van SSI versie feb. 2016

41 8.1.3 kleding in ieder geval uit het daarop aangegeven percentage biologisch katoen. (Bron EU GPP) 2) Gerecycleerde vezels De inschrijver moet aangeven welk gewichtspercentage van het eindproduct wordt vertegenwoordigd door gerecycleerde vezels, d.w.z. vezels uitsluitend afkomstig van snijdsels of onverkochte voorraden van textiel- en kledingfabrikanten of van de consument afkomstig afval (textiel- of ander afval). Naarmate een hoger percentage gerecyclede vezels wordt gebruikt, wordt dit onderdeel van de inschrijving hoger gewaardeerd. Bewijsmiddel De inschrijver wordt gevraagd de herkomst en het percentage van de gebruikte gerecycleerde vezels aan te tonen. Indien de kleding is voorzien van een certificaat van de Control Union aangaande gerecyclede vezels, dan bestaat de kleding in ieder geval uit het daarop aangegeven percentage gerecyclede vezels. (Bron EU GPP) 3) Inname en recycling van afgedankte bedrijfskleding en verpakking Naarmate de inschrijver zorgt voor inname en recycling van een groter deel van de bedrijfskleding die tijdens de looptijd van het contract met de gebruikers retour komt, wordt dit onderdeel van de inschrijving hoger gewaardeerd, wat blijkt uit de beschrijving. Onder recycling wordt verstaan (definitie EU Kaderrichtlijn afvalstoffen 2008/98/EG): elke nuttige toepassing waardoor afvalstoffen opnieuw worden bewerkt tot producten, materialen of stoffen, voor het oorspronkelijke doel of voor een ander doel. Dit omvat het opnieuw bewerken van organisch afval, maar het omvat niet energieterugwinning, noch het opnieuw bewerken tot materialen die bestemd zijn om te worden gebruikt als brandstof of als opvulmateriaal. Daarnaast wil aanbestedende dienst ook weten hoe inschrijver omgaat met inname / recycling / verwerking van verpakkingselementen als karton en kunststof welke gebruikt wordt voor onderhavige opdracht, wat blijkt uit de beschrijving. Toelichting Dit gunningscriterium moet passen in (of binnen) de bedrijfsvoering van de aanbestedende organisatie met betrekking tot het opnieuw in kringloop brengen van afgedankte bedrijfskleding. (zie hiervoor ook AS6 uit document PIANOo Milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van Bedrijfskleding versie 8 april 2015). Bewijsmiddel De inschrijver wordt gevraagd aan te tonen dat deze afgedankte kleding retour wordt genomen indien het aangeboden wordt door de deelnemers van opdrachtgever. De inschrijver geeft hierbij aan hoe afgedankte kleding gerecycled wordt en voor welke toepassing(en) het gerecyclede materiaal ingezet zal worden. Dit zelfde geldt voor het onderdeel verpakking voor onderhavige opdracht. Zie voor nadere informatie Circulaire economie : Proefkleding / monsters Inschrijver levert voor de beoordeling van de kwaliteit van de kleding proefkleding / monsters aan waarvan is aangegeven in het kledingoverzicht (bijlage 16) dat hiervoor een monster (M) moet worden Pagina 41 van SSI versie feb. 2016

42 aangeleverd. Bij het beoordelen van de kwaliteit van de kleding zal beoordeeld worden op de volgende aspecten: Functionaliteit (gerefereerd aan hetgeen in het bestek werd gevraagd) Comfort (pasvorm/bereik, souplesse) Uiterlijk (aansluiting met het huidige c.q. gevraagde kleding en styling in het algemeen.) Technische aspecten, materiaal en kwaliteit confectionering. Aanvullend: Daar waar de kleding absoluut moet voldoen (conformiteit) aan specifieke eisen (normstelling, veiligheidseis, specifieke kleureisen en uitvoering (bv. uniformen Handhaving)) zal dit onderdeel zijn van de beoordeling. Inschrijver dient de aan te leveren proefkleding / monsters (P1: 15 stuks en P2: 5 stuks) te identificeren met een unieke letter. Deze letter vraagt inschrijver voor inschrijving aan bij de Inkooptenderdesk van het Intern Dienstencentrum. Zie paragraaf 2.2 voor de wijze van communiceren met de aanbestedende dienst. Alle kleding wordt geanonimiseerd beoordeeld. Deze letter dient inschrijver op ieder monster / stuks proefkleding aan te brengen zodat voor aanbestedende dienst herkenbaar is dat dit monster van inschrijver is. De proefkleding / monsters van perceel 1 zijn als volgt: 1. Representatief schoeisel - type 1 t/m 3 2. Colbert (representatief) 3. Blazer (representatief) 4. Broek (representatief) 5. Gilet (representatie) 6. (Veiligheid-)schoeisel type 1 t/m 3 - S3 - laag 7. Jack (beaver) groen Jack softshell 9. Overhemd pilot LM wit 10. Blouse LM wit 11. Parka signaal 12. Parka blauw Polo Boa 14. Polo gebreid 15. Werkbroek groen 349 De proefkleding / monsters van perceel 2 zijn als volgt: 1. Heren trainingspak 2. Training sweater 3. Poloshirt korte mouwen d + h 4. Sportschoenen 5. Zwemkleding - zwembroek + badpak d/h 8.2 Prijs Naast het gunningscriterium kwaliteit wordt de inschrijver ook gevraagd een prijs in te dienen voor de gevraagde dienstkleding. Inschrijver dient het prijzenblad volledig in te vullen en bij te voegen bij haar inschrijving achter map 5. (Uur)tarieven voor het vermaken van dienstkleding Tevens dient de inschrijver aanvullend in Bijlage 5: Prijzenblad de (uur)tarieven op geven voor het vermaken van de kleding, een en ander zoals opgegeven in de opgavelijst. Er vindt binnen deze aanbesteding geen beoordeling plaats van de (uur)tarieven voor het vermaken van de dienstkleding, te meer omdat het vermaken van dienstkleding slechts een klein deel uitmaakt van het geheel. Echter is het wel belangrijk om te weten wat de tarieven zijn die gedurende de contractperiode hiervoor gehanteerd worden. Pagina 42 van SSI versie feb. 2016

43 Bijlage 1. Eigen verklaring NB. De Eigen verklaring wordt separaat op TenderNed toegevoegd aan de aanbestedingsdocumentatie. Pagina 43 van SSI versie feb. 2016

44 Bijlage 2. Verklaring van inschrijving U dient deze Verklaring van inschrijving in te vullen en te ondertekenen. Indien u inschrijft als combinatie dienen alle combinanten (deelnemers aan een combinatie) deze verklaring bij inschrijving hebben ondertekend. De ondergetekende(n) verklaart (verklaren) naar waarheid namens Inschrijver/Combinant: 1) dat Inschrijver/Combinatie instemt met en voldoet aan de minimum(gunnings-)eisen zoals beschreven in paragraaf 7 van de Aanbestedingsleidraad en daarvoor de gevraagde bewijsmiddelen aanlevert bij de inschrijving; 2) dat Inschrijver/Combinatie de overeenkomst conform zijn inschrijving uitvoert. 3) dat Inschrijver/Combinatie volledig en zonder voorbehoud door middel van de onderhavige inschrijving instemt met en voldoet aan de voorwaarden voor deze aanbesteding(-sprocedure) zoals beschreven in deze Aanbestedingsleidraad; 4) dat Inschrijver/Combinatie instemt met en voldoet aan de antwoorden zoals gegeven in de Nota s van Inlichtingen; 5) dat Inschrijver/Combinatie de concept overeenkomst accepteert. 6) dat Inschrijver/combinatie zich hierbij inschrijft voor de (het) volgende Perce(e)l(en): Perceel 1 Bedrijfskleding, werk- en veiligheidskleding en schoeisel Perceel 2 Sportkleding Aldus opgemaakt en naar waarheid rechtsgeldig (bevoegd) ondertekend: Op: <datum> Te: <plaats> Inschrijver/Combinant 1 <naam functionaris> <handtekening> Combinant 2 (indien van toepassing) Op: <datum> Te: <plaats> <naam functionaris> <handtekening> NB: Bevoegd zijn personen die in uittreksel Kamer van Koophandel staan vermeld als bevoegd bestuurder of die een volmacht hebben gekregen van een persoon die staat vermeld. Let op dat sommige bevoegdheden beperkt zijn tot bepaalde bedragen. Zie paragraaf voor een uitgebreide toelichting. Pagina 44 van SSI versie feb. 2016

45 Bijlage 3. Format referentieopdrachten Naam Inschrijver: Perceelnummer: [1 en/of 2 aanpassen*] Referentie nr. : 1. Gegevens referentieopdracht 2. a. Waarde van de referentieopdracht b. Aantal kledingdragers 3. Looptijd van de referentieopdracht Naam organisatie voor wie de referentieopdracht is uitgevoerd. Naam contactpersoon Telefoonnummer Naam en omschrijving van de referentieopdracht Het bedrag aan omzet van de referentieopdracht in het tijdvak zoals vermeld in geschiktheidseis 2. De eventuele waarde van het gedeelte dat in onderaanneming is uitgevoerd Het aantal dienstkledingdragers binnen de referentieopdracht in het tijdvak zoals vermeld in geschiktheidseis 2. Datum aanvang referentieopdracht.... stuks dd-mm-jjjj Datum referentieopdracht afronding dd-mm-jjjj 4. Eventuele onderaanneming Naam onderaannemers Adres onderaannemer(s) 5. Kerncompetentie Deze referentie ziet op de volgende kerncompetentie (kruis aan): Specifiek perceel 1: kerncompetentie eis 2.a kerncompetentie eis 2.b Algemeen perceel 1 als 2: kerncompetentie eis 2.c kerncompetentie eis 2.d kerncompetentie eis 2.e kerncompetentie eis 2.f kerncompetentie eis 2.g Pagina 45 van SSI versie feb. 2016

46 6. Werkzaamheden referentieopdracht Korte beschrijving van de werkzaamheden. Ga hierbij in op de activiteit zoals in de kerncompetentie beschreven. Korte beschrijving van de in onderaanneming uitgevoerde Werkzaamheden Dit document dient u per referentieopdracht in te vullen. Aldus opgemaakt en naar waarheid rechtsgeldig (bevoegd) ondertekend: Op: <datum> Te: <plaats> Inschrijver/Combinant 1 <naam functionaris> <handtekening> Combinant 2 (indien van toepassing) Op: <datum> Te: <plaats> <naam functionaris> <handtekening> Pagina 46 van SSI versie feb. 2016

47 Bijlage 4. Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag Gepubliceerd: 07 september 2009 Laatste wijziging: 29 juli 2015 Lees de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Den Haag. (in werking getreden op 21 december 2009) I. Vast te stellen de navolgende Algemene inkoopvoorwaarden 2009: 1. BEGRIPSBEPALINGEN In deze voorwaarden wordt verstaan onder: Contactpersoon: de daartoe aangewezen of fungerende vertegenwoordiger van Den Haag of Opdrachtnemer. Den Haag: de publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Den Haag; Diensten: alle andere door de Opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden, activiteiten en/of handelingen die niet betrekking hebben op Werken of levering van roerende zaken, welke zijn genoemd in bijlage II van Richtlijn 2004/18. Leveringen: de aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, daaronder begrepen zowel zaken als vermogensrechten. Leveringen kunnen ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten. Opdrachtnemer: de (potentiële) wederpartij met wie Den Haag een rechtsverhouding heeft waarop deze Voorwaarden toepasselijk zijn; Overeenkomst: de met betrekking tot de Prestatie tussen Den Haag en de Opdrachtnemer gesloten overeenkomst waar deze Voorwaarden als algemene voorwaarden in de zin van afdeling 3 van titel 5 van boek 6 Burgerlijk Wetboek (BW) deel van uitmaken. Prestatie: hetgeen Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst moet leveren of verrichten. Partijen: partijen bij de Overeenkomst gezamenlijk; Schriftelijk: hieronder wordt mede begrepen faxcommunicatie. Onder schriftelijk wordt niet verstaan e- mail, SMS en overige elektronische communicatie, tenzij de wet anders bepaalt; Voorwaarden: deze algemene voorwaarden; Werk: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. 2. TOEPASSELIJKHEID 2.1. Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle door Den Haag aangegane overeenkomsten met betrekking tot Leveringen, Diensten of Werken, en op alle (rechts)handelingen die daarmee verband houden Partijen kunnen alleen in een schriftelijke overeenkomst van deze Voorwaarden afwijken. Pagina 47 van SSI versie feb. 2016

48 2.3. De toepasselijkheid van eventuele Voorwaarden of andere voorwaarden van Opdrachtnemer en/of derden wordt uitdrukkelijk verworpen Indien enige bepaling van deze Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen van deze Voorwaarden volledig van kracht. Partijen zullen over de nietige of vernietigde bepalingen overleg voeren om een vervangende regeling te treffen. Deze vervangende regeling zal de strekking van de Voorwaarden niet aantasten. 3. TOTSTANDKOMING OVEREENKOMST 3.1. Tussen Partijen komt een Overeenkomst, of wijziging van een Overeenkomst, tot stand door schriftelijke aanvaarding van een schriftelijk aanbod, of doordat hetgeen partijen zijn overeengekomen op andere wijze door partijen schriftelijk is bevestigd Opdrachtnemer kan aan de Overeenkomst geen enkel recht ontlenen voor het verkrijgen van een vervolgopdracht In geval enige rechtshandeling onbevoegd namens Den Haag is verricht is artikel 3:69 lid 3 BW niet van toepassing. 4. WIJZIGING OVEREENKOMST 4.1. Opdrachtnemer verplicht zich mee te werken aan wijzigingen van de Overeenkomst, daaronder begrepen wijzigingen in de omvang of de hoedanigheid van de overeengekomen Prestatie. Bij de uitoefening van deze bevoegdheid zal Den Haag de eisen van redelijkheid en billijkheid in acht nemen Opdrachtnemer doet binnen 10 (tien) werkdagen schriftelijk en onderbouwd opgave van de gevolgen die een door Den Haag beoogde wijziging zal hebben ten aanzien van de prijs, kwaliteit, bruikbaarheid, de rol van derden, vergunningen, heffingen, bijkomende kosten, levertijden en garanties Opdrachtnemer heeft voor de voor hem nadelige gevolgen van de wijziging recht op vergoeding naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid, mits dit nadeel vooraf in overeenstemming met de procedure van artikel 4.2 schriftelijk aan Den Haag is gemeld en Den Haag met deze gevolgen akkoord is gegaan Indien de gevolgen van de door Den Haag beoogde wijziging naar het oordeel van Den Haag onredelijk zijn, is Den Haag bevoegd om de Overeenkomst te ontbinden Onverminderd het bepaalde in artikel 3.1 komt een wijziging van de Overeenkomst alleen tot stand na schriftelijke goedkeuring van een daartoe bevoegde medewerker van Den Haag. 5. PRIJZEN & TARIEVEN 5.1. Prijzen en tarieven worden in Euro s exclusief BTW opgegeven en zijn vast voor de duur van de Overeenkomst, tenzij anders is overeengekomen. Alle kosten die met de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst verband houden, worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn inbegrepen, tenzij anders is overeengekomen Voor zover de Overeenkomst tussen Den Haag en Opdrachtnemer het in rekening brengen van meerwerk toestaat, gelden de volgende voorwaarden: a. wanneer duidelijk wordt dat er meerwerk zal ontstaan, brengt Opdrachtnemer Den Haag hiervan onverwijld op de hoogte; Pagina 48 van SSI versie feb. 2016

49 b. meerwerk kan slechts in rekening worden gebracht indien Den Haag hiervoor voorafgaand aan het ontstaan schriftelijk goedkeuring heeft verstrekt Opdrachtnemer verstrekt Den Haag, indien Den Haag hier om verzoekt, een gespecificeerde begroting van de totaalsom van de voor rekening van Den Haag komende bedragen. 5.4 Voor zover geen vaste prijs is overeengekomen, kan de Opdrachtnemer niet meer in rekening brengen dan 110% van de voor of bij de overeenkomst door Opdrachtnemer begrote of geschatte kosten, tenzij er sprake is van meerkosten en voldaan is aan artikel 5.2, dan wel Den Haag anderszins schriftelijk heeft ingestemd met het meerdere nadat de Opdrachtnemer Den Haag tijdig schriftelijk van de dreigende overschrijding op de hoogte heeft gebracht." 5.5. Den Haag is gerechtigd de juistheid van de aan Den Haag in rekening gebrachte bedragen door een door Den Haag aan te wijzen registeraccountant te laten onderzoeken, aan welk onderzoek Opdrachtnemer alle medewerking verleent. De kosten van dit onderzoek komen geheel voor rekening van Opdrachtnemer, wanneer blijkt dat de in rekening gebrachte bedragen onjuist zijn. 6. TIJDIGHEID 6.1. Alle termijnen en tijdstippen waartoe Opdrachtnemer zich verbindt zijn fatale termijnen, zodat bij overschrijding van deze termijnen en tijdstippen zonder voorafgaande schriftelijke ingebrekestelling verzuim intreedt Onverminderd het bepaalde in artikel 6.1 zal Opdrachtnemer, zodra het voor hem kenbaar wordt dat hij zijn prestatie niet binnen de afgesproken termijnen kan verrichten, dit schriftelijk en onderbouwd aan Den Haag mededelen. 7. VOORTGANG, AFSTEMMING EN RAPPORTAGE 7.1. Opdrachtnemer is volledig verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang in de uitvoering van de Overeenkomst. Onverminderd het bepaalde in dit artikel blijft Opdrachtnemer zelf integraal verantwoordelijk voor de uiteindelijke Prestatie Voor ieder der partijen wordt een Contactpersoon aangewezen die de contacten over de uitvoering van de Overeenkomst onderhoudt. Indien deze niet is aangewezen dan dienen de contacten plaats te vinden tussen de namens Den Haag bevoegde medewerker tot het aangaan van de Overeenkomst en de tot het aangaan van de Overeenkomst vertegenwoordigingsbevoegde van de Opdrachtnemer Aan het handelen van de Contactpersoon van Den Haag kan Opdrachtnemer geen recht ontlenen tot vertraagd of gewijzigd presteren, behalve wanneer de Contactpersoon van Den Haag tevens een bevoegde medewerker is die namens Den Haag hierop een beslissing mag nemen Indien en zodra Opdrachtnemer van mening is dat Den Haag niet tijdig de informatie verstrekt of niet tijdig de beslissingen neemt welke nodig zijn om de Prestatie tijdig en naar behoren te kunnen vervullen, dient Opdrachtnemer dit tijdig schriftelijk aan Den Haag mede te delen. Indien Opdrachtnemer dit nalaat kan hij zich niet op een dergelijk verzuim van Den Haag beroepen Opdrachtnemer dient zijn werkzaamheden zelfstandig af te stemmen met bij de werkzaamheden andere betrokkenen, met inbegrip van andere betrokkenen binnen Den Haag dan de Contactpersoon. Hij dient, indien hij dit wenselijk acht, hierover zonodig nader overleg te voeren met of instructies te vragen aan Den Haag. 7.6 Indien Opdrachtnemer van mening is dat de werkzaamheden van de bij de uitvoering van de Overeenkomst betrokken derden beter op elkaar dienen te worden afgestemd, dient hij dit tijdig Pagina 49 van SSI versie feb. 2016

50 schriftelijk aan Den Haag te melden. Indien Opdrachtnemer dit nalaat kan hij zich niet op een dergelijk verzuim van Den Haag beroepen. Dit laat echter onverlet dat voor verzuim van andere bij de uitvoering van de Overeenkomst betrokken derden dan Den Haag Opdrachtnemer te allen tijde volledig verantwoordelijk blijft voor de Prestatie Wanneer Den Haag dit wenselijk acht, kan Den Haag nadere aanwijzingen geven over de uitvoering van de Overeenkomst Op verzoek van Den Haag rapporteert Opdrachtnemer over de voortgang van de uitvoering van de Overeenkomst. Den Haag kan zo nodig nadere eisen stellen aan de rapportage. Bij de uitoefening van deze bevoegdheid zal Den Haag de eisen van redelijkheid en billijkheid in acht nemen. 8. INFORMATIE EN KENNISGEVINGEN 8.1. Voorzover opdrachtnemer zich bij het uitvoeren van de Overeenkomst baseert op mededelingen of informatie afkomstig van personeel van Den Haag of derden, betracht Opdrachtnemer uiterste zorgvuldigheid. Tenzij dat onder omstandigheden redelijkerwijze niet gevergd kan worden, verifieert Opdrachtnemer de juistheid van mededelingen of informatie bij de Contactpersoon bij Den Haag Opdrachtnemer kan zich er - behoudens bijzondere door hem te stellen en te bewijzen feiten en omstandigheden - niet op beroepen dat informatie of wetenschap die zich op enige plek of bij enig persoon binnen de organisatie van Den Haag bevindt, ook bekend is of zou moeten zijn bij Contactpersoon bij Den Haag Wanneer dit voor de uitvoering van de Overeenkomst van wezenlijk belang is, vinden kennisgevingen die Partijen op grond van de uitvoering van de Overeenkomst aan elkaar zullen doen, schriftelijk plaats. 9. PERSONEEL EN DERDEN 9.1. Bij de uitvoering van de overeenkomst kan Opdrachtnemer voor eigen rekening en risico gebruik maken van de diensten van derden nadat hij schriftelijke toestemming heeft verkregen van Den Haag. Aan deze toestemming kan Den Haag voorwaarden verbinden Indien de verrichte werkzaamheden, het gedrag of de kwaliteit van een werknemer van Opdrachtnemer of een door hem ingezette derde naar het gemotiveerde oordeel van Den Haag niet voldoen, zal Opdrachtnemer op eerste verzoek van Den Haag zorgdragen voor een zorgvuldige vervanging van deze werknemer of deze derde Indien dit voor de uitvoering van een overeenkomst naar het oordeel van Den Haag noodzakelijk is, zal Opdrachtnemer bij afwezigheid van door Opdrachtnemer ingezette werknemers of derden deze werknemers of derden zo spoedig mogelijk en op meest zorgvuldige wijze vervangen Wanneer sprake is van het verrichten van diensten die bij uitstek afhankelijk zijn van de persoonlijke en professionele kwaliteiten van de ingezette werknemer of derde, wordt deze werknemer of derde eerst ter goedkeuring voorgesteld aan Den Haag Opdrachtnemer dient van de personen, die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst worden ingezet bij Den Haag, een geldig legitimatiebewijs over te leggen Opdrachtnemer dient van personen, die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst worden ingezet bij Den Haag en die voldoen aan de gestelde criteria in de Wet Arbeid Vreemdelingen een verblijfsvergunning en een tewerkstellingsvergunning aan Den Haag over te leggen. Pagina 50 van SSI versie feb. 2016

51 10. LEVERING, TRANSPORT EN VERPAKKING VAN ROERENDE ZAKEN Levering van roerende zaken door Opdrachtnemer en door derden die door Opdrachtnemer zijn ingeschakeld, geschiedt voor rekening en risico van Opdrachtnemer op een door Den Haag aan te wijzen locatie en op een door Den Haag te bepalen exacte datum en tijdstip Opdrachtnemer verpakt roerende zaken deugdelijk en zo milieuvriendelijk mogelijk. Den Haag is gerechtigd, maar niet verplicht, verpakkingsmateriaal aan Opdrachtnemer voor diens rekening en risico te retourneren De bij de roerende zaken behorende documenten, zoals certificaten, attesten, paklijsten, instructieboeken, reservedelenlijsten, onderhoudsvoorschriften e.d., maken onderdeel uit van de Prestatie. Ingeval Opdrachtnemer verzuimt deze toebehoren mee te leveren heeft Den Haag het recht betaling gedeeltelijk op te schorten Bij levering en aflevering van roerende zaken verstrekt Opdrachtnemer een paklijst, waarop staan vermeld de goederenspecificatie, maten en gewichten, het gemeentelijke opdrachtnummer, de gemeentelijke contactpersoon en het afleveradres, zonder welke Den Haag gerechtigd is inontvangstneming te weigeren Van elke verzending van enig volume zal de magazijnmeester van de bedrijfsvestiging waaraan de roerende zaken zijn geadresseerd of de Contactpersoon van Den Haag, twee dagen voor de levering een verzendadvies moeten hebben ontvangen van de Opdrachtnemer. Op het verzendadvies dient naar het opdrachtnummer te worden verwezen. 11. ACCEPTATIE Den Haag is te allen tijde gerechtigd om de Prestatie te onderwerpen aan een acceptatietest. Deze test kan zowel voor, tijdens of binnen een redelijke termijn na de levering of de verrichting van de prestatie plaatsvinden Indien Den Haag een prestatie geheel of gedeeltelijk afkeurt, zal Den Haag dit na constatering van de tekortkoming schriftelijk aan Opdrachtnemer mededelen onder opgave van redenen. De kosten van de acceptatietest komen in dat geval voor rekening van Opdrachtnemer Opdrachtnemer is gehouden afgekeurde zaken op eerste aanzegging van Den Haag onverwijld en voor zijn eigen rekening en risico terug te nemen Opdrachtnemer is gehouden iedere door Den Haag gestelde tekortkoming binnen 14 dagen na ontvangst van de schriftelijke mededeling van afkeuring te herstellen In geval rechtens tussen partijen is komen vast te staan dat de prestatie door Den Haag ten onrechte is afgekeurd, of dat de tekortkoming niet aan Opdrachtnemer toerekenbaar is, heeft Opdrachtnemer recht op een kostendekkende vergoeding voor de ten gevolge van de afkeuring aanvullend geleverde prestaties en het geleden nadeel. 12. EIGENDOM EN RISICO Den Haag wordt eigenaar van gekochte roerende zaken zodra deze in de feitelijke macht van Den Haag zijn gekomen. Den Haag wordt eigenaar van in haar opdracht door Opdrachtnemer of derden vervaardigde zaken zodra deze ontstaan Het risico ten aanzien van gekochte roerende zaken gaat op Den Haag over tegelijk met de eigendom, doch, indien van toepassing, niet eerder dan nadat conform de Overeenkomst montage, installatie en keuring met goed gevolg hebben plaatsgevonden. Pagina 51 van SSI versie feb. 2016

52 12.3. Het risico ten aanzien van in opdracht van Den Haag door Opdrachtnemer of derden vervaardigde zaken gaat niet eerder over op Den Haag dan nadat deze zaken in de feitelijke macht van Den Haag zijn gekomen, doch, indien van toepassing, niet eerder dan nadat conform de overeenkomst montage, installatie en keuring met goed gevolg hebben plaatsgevonden De keuring van Den Haag houdt geen erkenning in dat de gekochte roerende zaken en in haar opdracht vervaardigde zaken voldoen aan de in artikel 13 gegeven garanties. 13. KWALITEIT EN GARANTIE Opdrachtnemer garandeert dat zijn Prestatie volledig beantwoordt aan hetgeen hij met Den Haag is overeengekomen. Dit houdt voor roerende zaken in dat zij tenminste de eigenschappen bezitten die Den Haag op grond van de overeenkomst mag verwachten De kwaliteit van een door Opdrachtnemer verrichte dienst voldoet tenminste aan het vereiste dat deze gelijk is aan de kwaliteit, die van een deskundig, goed en zorgvuldig handelend vakgenoot, onder gelijksoortige omstandigheden, bij een normale wijze van vakuitoefening, mag worden verwacht Opdrachtnemer zal zijn prestaties goed en zorgvuldig en naar beste kunnen en wetenschap leveren, en zal de belangen van Den Haag naar zijn beste weten behartigen Voor zover een opdracht (mede) bemiddeling of advies omvat en Opdrachtnemer enig direct of indirect belang heeft of zou kunnen hebben bij overeenkomsten die Den Haag naar aanleiding van de bemiddeling of het advies zouden kunnen aangaan is Opdrachtnemer verplicht dat belang vóór het aangaan van de Overeenkomst (dan wel, indien het belang later ontstaat, terstond na het ontstaan ervan) schriftelijk aan Den Haag te melden. Bij gebreke hiervan heeft Opdrachtnemer geen aanspraak op de overeengekomen honorering, tenzij Den Haag schriftelijk te kennen heeft gegeven geen bezwaar te hebben tegen het bestaan van dat belang Voor zover het Europees recht in het concrete geval deze voorwaarden toestaat: 1. garandeert Opdrachtnemer dat zijn prestaties voldoen aan alle daarvoor geldende Europese en Nederlandse kwaliteits- en veiligheidsnormen, hieronder begrepen de normen opgesteld door CEN, ETSI, CENELEC en de NEN-normen opgesteld door het Nederlands Normalisatie Instituut; 2. levert Opdrachtnemer die goederen die kunnen worden geleverd onder KOMO-garantiecertificaat of keurmerk of met CE-markering, onder dit garantiecertificaat of -keur of met deze markering. 14. INTELLECTUELE EIGENDOM EN BEPERKTE RECHTEN Opdrachtnemer garandeert dat de Prestatie en het normaal benutten daarvan, een en ander in de ruimste zin des woords, vrij is van enig (aan derden toekomend) octrooi-, auteurs-, merk-, modelrecht of overige bijzondere lasten en beperkingen, met dien verstande dat aan Den Haag te allen tijde de gebruiksrechten in de meest ruime zin des woords toekomen, daaronder begrepen elke vorm van bewerken, vermenigvuldigen en openbaar maken, ook zonder bronvermelding Opdrachtnemer vrijwaart Den Haag ter zake van aanspraken van derden op hierboven genoemde intellectuele en beperkte rechten. 15. OVERMACHT Onder overmacht in de zin van art. 6:75 BW wordt in elk geval niet verstaan: gebrek aan (voldoende gekwalificeerd) personeel, stakingen, ziekte van personeel, verlate aanlevering of Pagina 52 van SSI versie feb. 2016

53 ongeschiktheid van benodigdheden voor de uitvoering van de Prestatie, liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de Opdrachtnemer of tekortkomingen door derden Indien één van de Partijen gedurende een periode van 30 (dertig) dagen ten gevolge van overmacht zijn verplichtingen op grond van de overeenkomst niet kan nakomen c.q. hierin te kort schiet of zodra redelijkerwijs vast is komen te staan dat de overmachtperiode minimaal 30 (dertig) dagen zal aanhouden, heeft de andere partij het recht om door middel van een aangetekend schrijven de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden, zonder dat daartoe enig recht op schadevergoeding zal ontstaan. 16. AANSPRAKELIJKHEID De contractuele en wettelijke aansprakelijkheid van Opdrachtnemer met betrekking tot de levering van goederen is niet beperkt, tenzij anders is overeengekomen De contractuele en wettelijke aansprakelijkheid van Opdrachtnemer met betrekking tot een overeenkomst tot dienstverlenging die geen duurovereenkomst is, is de aansprakelijkheid van de Opdrachtgever beperkt tot maximaal de waarde van de opdracht exclusief BTW. In geval van een overeenkomst tot dienstverlening die een duurovereenkomst is, is de maximale aansprakelijkheid gelijk aan de geschatte gemiddelde waarde van een contractjaar. Deze beperking van de aansprakelijkheid komt te vervallen in geval van opzet, grove schuld, bewuste roekeloosheid en/of schending van intellectuele eigendomsrechten aan de zijde van Opdrachtnemer of diens personeel Een overeengekomen beperking van de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer (het vorige lid daaronder begrepen) geldt niet voor zover Opdrachtnemer op zijn beurt verhaal heeft op derden, verzekeraars daaronder begrepen. Voor zover Opdrachtnemer op deze grond aansprakelijk is kan hij aan zijn schadevergoedingsplicht voldoen door overdracht van de desbetreffende vordering(en) In geval Opdrachtnemer personeel heeft gedetacheerd bij Den Haag, is Opdrachtnemer aansprakelijk voor schade veroorzaakt door het gedetacheerde personeel tenzij de schade is ontstaan door het opvolgen van aanwijzingen van Den Haag Indien een boetebeding is overeengekomen geldt dit onverminderd het recht van Den Haag op vervangende en aanvullende schadevergoeding, nakoming en ontbinding. 17. BETALING Den Haag betaalt de op basis van de Overeenkomst verschuldigde bedragen binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur, tenzij schriftelijk een andere betaaltermijn is overeengekomen Betaling door Den Haag vindt alleen plaats op basis van een door Opdrachtnemer deugdelijk gespecificeerde factuur. Hierbij moet Opdrachtnemer het door Den Haag gewenste kenmerk (inkoopordernummer) van de Overeenkomst aangeven en de aard en hoeveelheid van de verrichte werkzaamheden en/of geleverde roerende zaken benoemen. Daarnaast kan Den Haag andere gegevens aan Opdrachtnemer vragen, waaronder een prestatieverklaring Opdrachtnemer verzendt de factuur naar het door Den Haag aangegeven factuuradres Indien Den Haag te kennen geeft dat zij facturen digitaal wenst te ontvangen (e-facturatie), zal Opdrachtnemer hier onverwijld aan meewerken Den Haag kan de betaling van een factuur of een deel daarvan opschorten bij ondeugdelijkheid of redelijke twijfel omtrent de juistheid van de betreffende factuur. Dit geeft echter niet het recht aan Opdrachtnemer zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen. Pagina 53 van SSI versie feb. 2016

54 17.6. Den Haag kan op grond van de Overeenkomst verschuldigde bedragen verrekenen met andere bedragen die Opdrachtnemer aan Den Haag is verschuldigd. Aan Opdrachtnemer komt het recht tot verrekening niet toe Betaling door Den Haag houdt op geen enkele wijze afstand van enig recht in Onverminderd het bepaalde in de art. 436, 479 en 720 Rv is het Opdrachtnemer niet toegestaan om conservatoir beslag onder de gemeente of conservatoir derdenbeslag ten laste van de gemeente te leggen. 18. ONTBINDING Opdrachtnemer is pas bevoegd een overeenkomst te ontbinden of de nakoming daarvan op te schorten wanneer deze ontbinding of opschorting onder vermelding van gronden is aangekondigd in een aangetekende brief met ontvangstbevestiging aan de Contactpersoon bij Den Haag waarbij Den Haag in gebreke wordt gesteld en waarin aan Den Haag een redelijke hersteltermijn van minimaal 14 dagen is gegund Onverminderd andere rechten is Den Haag gerechtigd de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang op te zeggen of te ontbinden dan wel de (verdere) uitvoering van de Prestatie op te schorten indien: a. Opdrachtnemer zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement komt te verkeren; b. Opdrachtnemer surseance van betaling aanvraagt of aan hem, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is verleend; c. op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Opdrachtnemer beslag wordt gelegd, ofwel zijn onderneming wordt opgeheven; d. door Opdrachtnemer en/of één of meer van zijn leidinggevenden, vertegenwoordigers, ondergeschikten en/of niet-ondergeschikten enig voordeel in welke vorm dan ook is toegezegd, aangeboden of verschaft aan bestuurders, vertegenwoordigers, ondergeschikten en/of nietondergeschikten van Den Haag; e. een rechterlijke uitspraak Den Haag verbiedt uitvoering te geven aan de Overeenkomst; f. Opdrachtnemer niet langer bereid of in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te komen Den Haag is gerechtigd de Overeenkomst met Opdrachtnemer te ontbinden indien blijkt dat Opdrachtnemer in het nadeel van Den Haag of van een andere overheidsinstelling prijsafspraken heeft gemaakt of andere delicten heeft begaan die duiden op een ondeugdelijke beroepsmoraliteit. 19. OPZEGGING In geval van een Overeenkomst voor onbepaalde tijd hebben Partijen over en weer de bevoegdheid deze Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een minimum opzegtermijn van 3 maanden. Deze opzegging dient per aangetekend schrijven te geschieden In afwijking van lid 1 kan Den Haag zowel overeenkomsten die zijn aangegaan voor bepaalde tijd als overeenkomsten die zijn aangegaan voor onbepaalde tijd met onmiddellijke ingang bij aangetekend schrijven opzeggen of de (verdere) uitvoering daarvan opschorten, wanneer zij tot en met 6 weken na de dag waarop de uitvoering van de Overeenkomst is aangevangen door een derde schriftelijk aansprakelijk wordt gesteld wegens het feit dat de Overeenkomst in strijd met het Pagina 54 van SSI versie feb. 2016

55 aanbestedingsrecht is gesloten of dat de Overeenkomst in strijd met een ander wettelijk voorschrift is gesloten. Opzegging op grond van dit artikellid geeft Opdrachtnemer recht op vergoeding van de kosten die hij ter uitvoering van de Overeenkomst heeft moeten maken In afwijking van lid 1 kan Den Haag zowel Overeenkomsten die zijn aangegaan voor bepaalde tijd als overeenkomsten die zijn aangegaan voor onbepaalde tijd met onmiddellijke ingang bij aangetekend schrijven opzeggen of de (verdere) uitvoering daarvan opschorten, wanneer zij later dan 6 weken na de dag waarop de uitvoering van de Overeenkomst is aangevangen door een derde schriftelijk aansprakelijk wordt gesteld wegens het feit dat de overeenkomst in strijd met het aanbestedingsrecht is gesloten of dat de Overeenkomst in strijd met een ander wettelijk voorschrift is gesloten. Opzegging op grond van dit artikellid geeft Opdrachtnemer recht op vergoeding van de kosten die hij ter uitvoering van de Overeenkomst heeft moeten maken en gederfde winst. 20. VERZEKERING 20.1 Opdrachtnemer verklaart dat hij afdoende is verzekerd en zich afdoende verzekerd houdt voor de uitvoering van de Overeenkomst voor beroepsaansprakelijkheid en andere wettelijke aansprakelijkheden die van toepassing zijn Opdrachtnemer overlegt op verzoek van Den Haag onverwijld een gewaarmerkt afschrift van zijn verzekeringspolis en de bewijzen van premiebetaling van genoemde verzekeringen over Opdrachtnemer beëindigt of wijzigt niet zonder schriftelijke toestemming van Den Haag deze verzekeringsovereenkomst(en) dan wel de condities waaronder deze zijn aangegaan. 21. OVERDRAAGBAARHEID Vorderingen die Opdrachtnemer op Den Haag heeft zijn niet overdraagbaar of vatbaar voor verpanding, tenzij Den Haag daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Deze toestemming wordt niet op onredelijke gronden geweigerd. 22. RANGREGELING In geval van onderlinge onverenigbaarheid geldt dat de bij de Overeenkomst schriftelijk nader overeengekomen voorwaarden boven deze Voorwaarden gaan en dat laagst in rang zijn nietschriftelijk overeengekomen voorwaarden, ook als deze van de meest recente datum zijn De Opdrachtnemer is op de hoogte van het feit dat Den Haag ook als overheid optreedt en aanvaardt de mogelijke gevolgen voor de Overeenkomst van de uitvoering of uitoefening van de op Den Haag rustende verplichtingen op grond van publiekrechtelijke voorschriften of regelingen. 23. GEHEIMHOUDING Opdrachtnemer is verplicht alle informatie en kennis die hij van Den Haag ontvangt of die hij bij de uitvoering van de Overeenkomst opdoet vertrouwelijk te behandelen. Opdrachtnemer zal door hem ingeschakelde werknemers en derden eenzelfde geheimhoudingsplicht opleggen en staat ervoor in dat zij zich aan deze geheimhoudingsplicht houden. 24. AANNEMING VAN WERKEN Indien door Den Haag voor de aanneming van een Werk een bestek is opgesteld, zijn deze Voorwaarden niet van toepassing Indien de aanvraag, aanbieding of de Overeenkomst betrekking heeft op de aanneming van een Werk waarvoor geen bestek is opgesteld, zijn van toepassing: Pagina 55 van SSI versie feb. 2016

56 a. de artikelen 1 t/m 5, 13, 14, 17, 19, 21 en 23 t/m 27 van deze Voorwaarden; b. de Uniforme Administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989 (UAV), met uitzondering van de volgende paragrafen: paragraaf 14; paragraaf 18, paragraaf 22; paragraaf 40, lid 6; paragraaf 42, lid 2 (voorts wordt bepaald dat de gemeente naast de korting een aanvullende schadevergoeding kan eisen) en paragraaf 45, lid 1 en 2. De wijzigingen van materiaalprijzen, vrachten, lonen en sociale lasten en dergelijke zijn niet verrekenbaar. In geval van strijdigheid tussen de bepalingen van deze Voorwaarden en de bepalingen van de UAV, hebben de bepalingen van deze Voorwaarden voorrang. 25. WET KETENAANSPRAKELIJKHEID Indien de Wet Ketenaansprakelijkheid op de Overeenkomst van toepassing is, dient Opdrachtnemer aan alle uit deze wet voortvloeiende verplichtingen te voldoen Den Haag heeft de bevoegdheid om in door haar bepaalde gevallen dat deel van de prijs dat betrekking heeft op loonbelasting en premies niet aan Opdrachtnemer te betalen, maar te voldoen via een G-rekening dan wel rechtstreeks aan de fiscus en de bedrijfsvereniging. 26. TOEPASSELIJK RECHT Op een rechtsverhouding waarop deze Voorwaarden toepasselijk zijn, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag en eventuele andere internationale regelingen inzake koop van roerende lichamelijke zaken voor zover de werking hiervan door Partijen kan worden uitgesloten. 27. BEVOEGDE RECHTER Geschillen betreffende de totstandkoming, de uitleg of de uitvoering van Overeenkomsten waarop deze Voorwaarden van toepassing zijn, worden beslecht door de daartoe bevoegde rechter te s-gravenhage Het bepaalde in lid 1 geldt niet voor geschillen waarop volgens artikel 24 de UAV van toepassing zijn. CITEERTITEL Deze Voorwaarden kunnen worden aangehaald als "Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Den Haag 2009". II. Dat de dienstonderdelen van de gemeente Den Haag deze voorwaarden zullen hanteren bij het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot Leveringen, Diensten of Werken, en op alle (rechts)handelingen die daarmee verband houden. III. Dat dit besluit in werking treedt op 21 december Pagina 56 van SSI versie feb. 2016

57 Bijlage 5. Concept raamovereenkomst Dienstkleding voor resp.: - Perceel 1: Bedrijfskleding, werk- en veiligheidskleding, uniformkleding en schoeisel - Perceel 2: Sportkleding dienst OCW De ondergetekenden, Gemeente Den Haag, gevestigd aan Spui 70 te Den Haag, te deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur Intern Dienstencentrum, de heer P. Hunnego daartoe aangewezen door de Burgemeester van Den Haag krachtens artikel 171 Gemeentewet en artikel 10:3, eerste lid Algemene Wet Bestuursrecht alsmede krachtens mandaat d.d. 9 december 2014 met registratienummer BSD/ , RIS , hierna te noemen: Opdrachtgever, en <Naam Leverancier>, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door <bevoegde functionaris>, <functie>, hierna te noemen: Leverancier, Gezamenlijk te noemen: Partijen Overwegende: Dat Opdrachtgever in het kader van de Europese openbare aanbesteding Nr SSI Een Aanbieding heeft gevraagd voor het leveren van Bedrijfskleding, werk- en veiligheidskleding, uniformkleding en -schoeisel (en bijbehorende dienstverlening) / Sportkleding (en bijbehorende service- en dienstverlening); Dat Leverancier een Aanbieding heeft gedaan in het kader van deze aanbesteding; Dat de Aanbieding van Leverancier de economisch meest voordelige aanbieding was; Dat op basis hiervan de onderhavige Raamovereenkomst wordt aangegaan. verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Pagina 57 van SSI versie feb. 2016

58 Artikel 1: Begrippen - Aanbestedingsdocumenten: Het Beschrijvend document en de naar aanleiding daarvan verzonden nota s van inlichtingen. - Aanbieding: De offerte van Leverancier in het kader van de Europese openbare aanbesteding Nr SSI en de door Leverancier opgegeven antwoorden op vragen van Opdrachtgever die zijn gesteld in het kader van deze aanbestedingsprocedure. - Bijlagen: Aanhangsels bij deze Raamovereenkomst die deel uitmaken van de Raamovereenkomst. - Leveringen en diensten: Het verstrekken van leveringen en diensten zoals omschreven in het Beschrijvend document waaronder het leveren van Bedrijfskleding, werk- en veiligheidskleding, uniformkleding en -schoeisel / Sportkleding aan de diverse diensten van Opdrachtgever en het verrichten van diensten zoals maatnemen, leveren, reparatie e.d. conform de Aanbestedingsdocumenten en de Offerte. - Raamovereenkomst: De onderhavige raamovereenkomst. - Beschrijvend document: De aanbestedingsleidraad met daarin in hoofdstuk 7 opgenomen het Programma van Eisen van Opdrachtgever behorend bij de Europese openbare aanbesteding dienstkleding en -schoeisel met kenmerk 2016/S ###-######. - Werkdagen: Kalenderdagen, behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen en voor Personeel van Opdrachtgever verplichte vrije dagen tussen vrije feestdagen en jaarlijks drie door Opdrachtgever vast te stellen dagen (brugdagen). Artikel 2: Voorwerp van de Raamovereenkomst 2.1 Opdrachtgever is gerechtigd in het kader van deze Raamovereenkomst aan Leverancier opdrachten te verstrekken tot levering van bedrijfskleding, werk- en veiligheidskleding, uniformkleding en schoeisel / sportkleding en bijbehorende diensten, welke opdrachten Leverancier aanvaardt. Leverancier verplicht zich om conform de Aanbieding, de bepalingen en voorwaarden in de Aanbestedingsdocumenten en de Raamovereenkomst de opgedragen Leveringen en diensten, te verrichten tegen een vergoeding zoals opgenomen in artikel Alle Bijlagen maken deel uit van de Raamovereenkomst. Voor zover de volgende bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn, geldt de navolgende rangorde, waarbij het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde: Deze Raamovereenkomst Bijlage A: Nota s van Inlichtingen d.d. <datum> met kenmerk <kenmerk> en d.d. <datum> met kenmerk <kenmerk> (genoegzaam bekend bij partijen) Bijlage B: Beschrijvend document d.d met kenmerk SSI (genoegzaam bekend bij partijen) Bijlage C: Aanbieding van Leverancier d.d. <datum> met kenmerk <kenmerk> (genoegzaam bekend bij partijen) Bijlage D: Algemene inkoopvoorwaarden 2009 Gemeente Den Haag (genoegzaam bekend bij partijen). Artikel 3: Duur van de Raamovereenkomst 3.1 De Raamovereenkomst wordt aangegaan voor vier (4) jaar, ingaande op 1 januari Opdrachtgever kan de looptijd van de Raamovereenkomst maximaal eenmaal met één jaar verlengen. Pagina 58 van SSI versie feb. 2016

59 De verlenging van de looptijd van de Raamovereenkomst vindt stilzwijgend plaats. Indien Opdrachtgever geen gebruik wenst te maken van de mogelijkheid tot verlenging deelt zij dit minimaal drie (3) maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de Raamovereenkomst schriftelijk mede aan Leverancier. Artikel 4: Garantie 4.1 Leverancier garandeert dat: a. de levering en bijbehorende dienstverlening voldoet en blijft voldoen aan het Beschrijvend document en de Aanbieding. b. hij de continuïteit van de uitvoering van de Raamovereenkomst waarborgt en de Raamovereenkomst op vakkundige wijze uitvoert. Artikel 5: Prijzen en Tarieven 5.1 Leverancier ontvangt van Opdrachtgever voor de levering van dienstkleding en -schoeisel een vergoeding conform de tarieven zoals opgenomen in de Aanbieding. 5.2 Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW en inclusief alle bijbehorende kosten. 5.3 De tarieven kunnen met ingang van 1 januari 2018 één keer per jaar worden geïndexeerd conform hetgeen is opgenomen in het Beschrijvend document. Artikel 6: Facturering 6.1 Facturering vindt achteraf plaats per maand. 6.1 De facturen moeten in enkelvoud worden gericht aan respectievelijk: DSB: Gemeente Den Haag T.a.v. Dienst Stadsbeheer/Afdeling Financiën, crediteurenadministratie Postbus DP Den Haag Of mailen aan: facturen.dsb@denhaag.nl DSO: Gemeente Den Haag T.a.v. Dienst Stedelijke Ontwikkeling/Unit Dienstadministratie, afdeling Crediteuren Postbus DP Den Haag Of mailen aan: facturen.dso@denhaag.nl HGR: Haeghe Groep T.a.v. Afdeling inkoop Postbus AB Den Haag Of mailen aan: factuur@haeghegroep.nl IDC: Gemeente Den Haag Tav. Intern Dienstencentrum/Afdeling Financieel Beheer Postbus DN Den Haag Of mailen aan: facturen.idc@denhaag.nl OCW: Gemeente Den Haag T.a.v. OCW/Afdeling Crediteuren Debiteuren Postbus DP Den Haag Of mailen aan: facturen.ocw@denhaag.nl 6.3 Leverancier specificeert de facturen zoals beschreven in de Aanbestedingsdocumenten. Pagina 59 van SSI versie feb. 2016

60 6.4 Opdrachtgever zal de verschuldigde bedragen binnen 30 dagen na factuurdatum aan Leverancier betalen. 6.5 Overschrijding van (een) betalingstermijn(en) door Opdrachtgever of niet-betaling door Opdrachtgever van (een) fact(u)ur(en) op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die fact(u)ur (en) of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties geeft Leverancier niet het recht zijn prestaties op te schorten c.q. te beëindigen. Artikel 7: Overdracht rechten en verplichtingen 7.1 Partijen zijn niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit de Raamovereenkomst zonder schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen. De toestemming verlenende partij is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden. Artikel 8:Geheimhouding 8.1 Leverancier zal de gegevens van (personeel van) Opdrachtgever alleen gebruiken ten behoeve van de uitvoering van de Raamovereenkomst. Leverancier zal strikte vertrouwelijkheid in acht nemen t.a.v. deze gegevens. 8.2 Leverancier verwerkt in opdracht van Opdrachtgever persoonsgegevens in verband met de uitvoering van deze Raamovereenkomst. Leverancier staat er voor in dat hij de persoonsgegevens in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en ook overigens op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Artikel 9: Voortdurende bepalingen 9.1 Verplichtingen tussen Partijen over en weer aangegaan, welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding/beëindiging van de Raamovereenkomst voort te duren, blijven na ontbinding/beëindiging van deze Raamovereenkomst bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer: - garanties (artikel 4); - toepasselijk recht en bevoegde rechter (artikel 12). Artikel 10: Aansprakelijkheid 10.1 Leverancier is jegens Opdrachtgever aansprakelijk voor alle schade, voortvloeiende uit een tekortkoming in de nakoming van zijn verplichtingen uit hoofde van de Raamovereenkomst, tot een maximumbedrag van ,- per jaar. Leverancier is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door handelingen van zijn Personeel die op aanwijzing van Opdrachtgever hebben plaatsgevonden. Artikel 11: Toepasselijk recht en bevoegde rechter 11.1 Op de Raamovereenkomst is Nederlands recht van toepassing Geschillen zullen worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag. Artikel 12 Contractbeheer 12.1 Het centrale beheer van deze Raamovereenkomst aan de zijde van de gemeente Den Haag is ondergebracht bij: Intern Dienstencentrum productgroep Inkoop T.a.v de heer R. van Dijk Pagina 60 van SSI versie feb. 2016

61 postbus DN Den Haag Als contactpersoon voor Opdrachtgever, belast met het toezicht op de uitvoering van deze Raamovereenkomst, zullen tot nader order optreden: De heer/mevrouw. tel. Als contactpersoon voor Leverancier zal tot nader order optreden: De heer/mevrouw tel. Artikel 13: Overige bepalingen 13.1 De algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van Leverancier zijn niet van toepassing Aanvullende c.q. gewijzigde afspraken met betrekking tot de Raamovereenkomst kunnen alleen door bevoegde contactperso(o)n(en) namens Opdrachtgever worden overeengekomen. Iedere Partij heeft de verplichting om na te gaan of de contactperso(o)n(en) van de andere Partij bevoegd is/zijn om dergelijke afspraken te maken Kennisgevingen die Partijen op grond van de Raamovereenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze zo spoedig mogelijk doch na uiterlijk vijf (5) Werkdagen schriftelijk zijn bevestigd door bevoegde contactpersonen. Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te Den Haag op dd/mm/jjjj Opdrachtgever, <gemandateerde en gevolgmachtigde functionaris>, Namens Leverancier, <bevoegde functionaris> Pagina 61 van SSI versie feb. 2016

62 Bijlage 6. Prijzenblad Behoort bij: EU aanbesteding Dienstkleding gemeente Den Haag Kenmerk: SSI De hierna te noemen inschrijver(s): A. Inschrijver / Combinant 1 (indien van toepassing) : Naam 1 gevestigd te 2 B. Combinant 2 (indien van toepassing) : Naam 1 gevestigd te 2 C. Combinant 3 (indien van toepassing) : Naam 1 gevestigd te 2 verklaart (verklaren) zich door ondertekening dezes bereid de levering van kleding voor werknemers van de verschillende diensten binnen de gemeente Den Haag die voor het uitoefenen van hun functie specifieke kleding behoeven 3 Perceel 1 (aankruisen indien van toepassing): In te schrijven voor een bedrag, de omzetbelasting daarin wel begrepen, van: EUR ####,## 4 (zegge. 5 euro) Perceel 2 (aankruisen indien van toepassing): In te schrijven voor een bedrag, de omzetbelasting daarin wel begrepen, van: EUR ####,## 6 (zegge. 7 euro) 1 Bij een natuurlijke persoon naam en voornamen voluit, bij een rechtspersoon de statutaire naam 2 Bij een natuurlijke persoon de woonplaats, bij een rechtspersoon de vestigingsplaats, met volledig adres en zo nodig vermelding van de provincie en het land 3 Omschrijving overeenkomstig het hoofd van het bestek of andere bijzondere aanduiding van het bestek en mededeling van het perceel, de samengevoegde percelen of het geheel van de percelen 4 Inschrijfsom in cijfers 5 Inschrijfsom in letters 6 Inschrijfsom in cijfers 7 Inschrijfsom in letters Pagina 62 van SSI versie feb. 2016

63 omschrijving Paragraaf 8.2 Inschrijfbedrag kledinglijst bijlage 16 = inschrijfsom incl. BTW Totaalprijs,. Eis P.6 Eis P.6 Opgave van opslag % op aangeboden prijzen bij levering van maten buiten de matenrange Opgave van opslag % bij levering van artikelen in maat-forcé.. %.. % De inschrijvers wijzen als verantwoordelijk gemachtigde om hen voor alle zaken het werk betreffende te vertegenwoordigen aan, de hierboven onder A) genoemde inschrijver / Combinant 1 8. De inschrijver(s) verklaart (verklaren) deze aanbieding te doen overeenkomstig de bepalingen en gegevens zoals deze zijn omschreven in de aanbestedingsleidraad, het programma van eisen en de nota s van inlichtingen. 9 Aldus opgemaakt te.. d.d... De inschrijver(s) / Combinanten (indien van toepassing), A. (handtekening) B. (handtekening) C. (handtekening) 8 Deze aanwijzing is alleen van toepassing, indien de inschrijving door twee of meer inschrijvers (Combinanten) gezamenlijk geschiedt 9 2 stuks Nota s van Inlichtingen zie paragraaf 2.3 Pagina 63 van SSI versie feb. 2016

64 a. Prijzenoverzicht 10 vermakingen Vermakingen 11 representatieve kleding : Colbert/blazer : Mouwen langer/korter maken Taille innemen Gilet (dames en heren) : Taille innemen Pantalon (dames en heren) : Lengte langer/korter maken Band innemen/uitlaten Rok : Lengte langer/korter maken Band(wijdte) innemen/uitlaten Blouse/ Overhemd : Mouwen korter maken Overige eventueel noodzakelijke veranderingen tegen uurtarief van :,..,..,..,..,..,..,..,..,.. Werkbroek : Korter maken Jeans : Korter maken,..,.. 10 Prijzen vermakingen worden niet meegenomen in de beoordeling 11 Vermaking uitsluitend na instemming leidinggevende Pagina 64 van SSI versie feb. 2016

65 Bijlage 7. Checklist Bij uw inschrijving dient u de volgende documenten te voegen: Map Documenten Rechtsgeldig ondertekend Bijgevoegd 1 Begeleidende aanbiedingsbrief incl. contactgegevens Indien u inschrijft in combinatie, dient de verantwoordelijk gemachtigde van de combinatie dit document te ondertekenen. 2 Eigen verklaring (Bijlage 1). De Eigen verklaring dient ingevuld te worden en rechtsgeldig te worden ondertekend. Indien u inschrijft in combinatie dienen alle combinantleden elk afzonderlijk een Eigen verklaring in te vullen en te ondertekenen. 3 Verklaring van inschrijving (Bijlage 2). De Verklaring van inschrijving dient ingevuld te worden en rechtsgeldig te worden ondertekend. Indien u inschrijft in combinatie dienen alle combinantleden deze verklaring gezamenlijk in te vullen en te ondertekenen. - x x 4 Referentieopdrachten (Bijlage 3) x 5 Prijzenblad (Bijlage 6) x 6 Uitwerking kwalitatieve gunningcriteria (vormvrij, voor maximum omvang zie bij de criteria) - 7 Overige bijlagen - Pagina 65 van SSI versie feb. 2016

66 Bijlage 8. Model Vragenformulier Bij het stellen van vragen als bedoeld in paragraaf 2.3 van de aanbestedingsleidraad dient u gebruik te maken van het onderstaande formulier. Aanbestedingsnaam: Dienstkleding gemeente Den Haag Nummer: SSI Gegevens Inschrijver Naam Inschrijver: Naam contactpersoon Inschrijver: contactpersoon Inschrijver: Telefoon contactpersoon Inschrijver: Datum: Onderstaande tabel kunt u uitbreiden als u meer vragen wilt stellen. Pagina Paragraaf Vraag Pagina 66 van SSI versie feb. 2016

67 Bijlage 9. Model volmacht De ondergetekende(n) geeft/geven hierbij een onherroepelijke volmacht aan (naam gevolmachtigde) om namens (naam Gegadigde) en ingeschreven in het handelsregister onder het nummer (bijvoorbeeld het KvK nummer), de aanvraag tot deelneming voor de aanbesteding en de eventuele inschrijving, in te dienen. De gevolmachtigde is daarmee tevens tekenbevoegd om de bij de inschrijving behorende bijlagen en aanbiedingsbrief te ondertekenen. Ten bewijze waarvan deze beperkte volmacht is ondertekend. Datum Plaats Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger 1 conform het handelsregister Bevoegdheid volgens het handelsregister < bijvoorbeeld: zelfstandig bevoegd/ gezamenlijk bevoegd / bevoegd tot transacties van XX Euro> Handtekening rechtsgeldige vertegenwoordiger 1 Naam rechtsgeldig vertegenwoordiger 2 conform het handelsregister (bij gezamenlijke bevoegdheid) Bevoegdheid volgens het handelsregister Handtekening rechtsgeldige vertegenwoordiger 2 < bijvoorbeeld: zelfstandig bevoegd/ gezamenlijk bevoegd / bevoegd tot transacties van XX Euro> (tabel uitbreiden indien er pas sprake is van rechtsgeldige vertegenwoordiging bij meer dan twee gezamenlijk bevoegde personen) Pagina 67 van SSI versie feb. 2016

68 Bijlage 10. Verklaring inzake Internationale Arbeidsorganisatie (IAO/ILO) 12 U dient deze Verklaring inzake IAO/ILO in te vullen en te ondertekenen. Indien u inschrijft als combinatie dienen alle combinanten (deelnemers aan een combinatie) deze verklaring bij inschrijving hebben ondertekend. De ondergetekende(n) verklaart (verklaren) naar waarheid namens Inschrijver/Combinant: dat Inschrijver/Combinatie garandeert door ondertekening van deze verklaring, dat de aangeboden kleding is vervaardigd met in achtneming van de acht basisnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO/ILO), te weten: Verbod op kinderarbeid; Verbod op dwangarbeid; Verbod op discriminatie van werknemers; Vrijheid van (vak)vereniging en recht op collectieve arbeidsonderhandelingen; Betaling van een leefbaar loon; Buitensporig overwerk komt niet voor en overwerk wordt gecompenseerd; Er zijn veilige en gezonde werkomstandigheden; Arbeiders hebben een wettig arbeidscontract. NB. De ondergetekende kan deze gegevens op verzoek van Opdrachtgever overleggen. Aldus opgemaakt en naar waarheid rechtsgeldig (bevoegd) ondertekend: Op: <datum> Te: <plaats> Inschrijver/Combinant 1 <naam functionaris> <handtekening> Combinant 2 (indien van toepassing) Op: <datum> Te: <plaats> <naam functionaris> <handtekening> NB: Bevoegd zijn personen die in uittreksel Kamer van Koophandel staan vermeld als bevoegd bestuurder of die een volmacht hebben gekregen van een persoon die staat vermeld. Let op dat sommige bevoegdheden beperkt zijn tot bepaalde bedragen. Zie paragraaf voor een uitgebreide toelichting. 12 Informatie over de Internationale Arbeidsorganisatie is terug te vinden op de website van de ILO: Pagina 68 van SSI versie feb. 2016

69 Bijlage 11. Limietwaarden stoffen in bedrijfskleding Dit document is separaat als PDF document bijgevoegd. Pagina 69 van SSI versie feb. 2016

70 Bijlage 12. Beschrijving van het huidige bestel- en pasproces van de sportkleding OCW Huidige kledinglijn: Momenteel wordt gebruik gemaakt van de lijn: Jako teamline Performance. Zie voor afbeeldingen Winkel De huidige leveranciers (Excelsior en Fata Aquana) hebben een winkel in Den Haag. Indien een nieuwe leverancier geen winkel heeft in Den Haag moeten er alternatieve oplossingen worden bedacht waarbij de gemeente en dus de kledingdragers worden ontzorgd. Hierbij kan gedacht worden aan diverse passets per accommodatie of passessies (minimaal elk kwartaal) gedurende het jaar in de verschillende accommodaties. Schoenen en slippers: Deze worden d.m.v. een bon 76,00 gehaald in de winkel die daarvoor is geselecteerd. De medewerkers hebben naast de schoenen die de leverancier voor de aanbesteding heeft aangeboden ook keuze uit het assortiment van de winkel. Als het bedrag van de bon niet toelaatbaar is voor de schoen (duurder) die de medewerker wilt hebben dan dient de medewerkers het bedrag bij te betalen. De leverancier stuurt daarna een factuur per accommodatie op. Badkleding: Ook badkleding gebeurt met een bon 54,- (Vrouwen) en 32,- (Mannen). De medewerkers hebben de keuze uit de verschillende modellen (hoog, laag, breed, smal, met versteviging, met band achter) en merken (minimaal 5) badkleding. De kleur van de badkleding is blauw en zwart. Badkleding wordt door een jaarlijkse passessie (januari) georganiseerd in elk zwembad besteld. De leverancier stuurt daarna een factuur per accommodatie op. Nieuwe medewerkers gaan langs de winkel (in Den Haag). Wetsuits: Ook voor de wetsuits geldt dat er een aantal pakken zijn uitgezocht waar de medewerker een keus uit kan maken. Dit wordt bij de leverancier Fata Aquana (Den Haag) gedaan. De leverancier stuurt daarna een factuur per accommodatie op. De nieuwe leverancier moet ook op dit gebied goed en gedegen advies kunnen aanbieden. Onder andere de pasvorm is heel anders dan bij reguliere (sport)kleding. Nieuwe medewerkers gaan langs de winkel (in Den Haag). De overige sportkleding: Bij een nieuwe aanbesteding wordt de kleding eenmalig gepast. Iedere accommodatie krijgt een passessie. Aan het eind van ieder jaar wordt de kleding besteld voor het jaar erop. De kledingfunctionaris van de accommodaties verzamelt de kledinglijsten en maakt er een totaallijst van. De lijsten stuurt hij op naar de contactpersoon (Menno) die het besteld bij de leverancier. De leverancier besteld de kleding en levert de kleding per persoon af bij de accommodaties. De leverancier stuurt daarna een factuur per accommodatie op. Pagina 70 van SSI versie feb. 2016

71 Bijlage 13. Logo s ten behoeve van bedrijfskleding GDH, HGR en WSP Pagina 71 van SSI versie feb. 2016

72 Pagina 72 van SSI versie feb. 2016