Verslag Algemene Ledenvergadering 2018

Transcriptie

1 Agenda 1 Opening en afwezigheid Voorzitter 2 Mededelingen en ingekomen stukken Voorzitter/secretaris 3 Goedkeuring verslag ALV Allen 4 Financieel: Penningmeester -resultatenrekening (inclusief begroting 2018) -balans toelichting contributiewijziging juniorleden 5 Samenstelling bestuur Voorzitter 6 Beleidszaken 2018: Allen -presentatie jeugd door Monique Ammerlaan 7 Rondvraag Allen 8 Sluiting Voorzitter 9 Borrel 1

2 Betreft Verslag Algemene Ledenvergadering 2018 Aanwezig Marc den Boer (voorzitter), Edwin Aelbers, Barbara namens Peters, Peter Daalman, Monique Ammerlaan Bestuur Aanwezigen Afmelding ontvangen van Hebben de presentielijst getekend Glenn Pools, Egbert op t Hof, Debbie de Ron, Ton Pols, Bart Moerenhout, Lilian Castricum, Derrek Eveleens, Nicole Eveleens, Corine Troost, Helma Winter, Simone de Blieck, Yvonne Vijfhuizen, Tineke Stricker, Bep Heijtel, Anita Martens, Ria Bijker, Eddie Feis, Gerard v Gameren, Bianca Strampel, Nicole v Kalmthout, Manja v Tol, Marianne de Jong, Ton Maerten, Josette v Kalmthout, Henri Pieter Verheul, Boudewijn vd Neut Datum 20 februari 2018 Verslaglegging Betty den Boer 1 Opening en afwezigheid: Marc: heet alle aanwezigen van harte welkom op de Algemene Ledenvergadering van tennisvereniging Rijsenhout. Verslaglegging wordt verzorgd door Betty. Peter: Er zijn in totaal 31 aanwezigen, de presentielijst is door iedereen getekend. Er zijn 26 afmeldingen ontvangen. Per 1 januari 2018 is de postbus opgeheven. Hiervoor in de plaats is er buiten aan de muur een brievenbus geplaatst. Het inschrijfgeld voor junioren is afgeschaft en voor senioren bedraagt dit 15 euro. 2 Mededelingen en ingekomen stukken: Weetjes: 6 geboortes, te weten een baby van: Olivier Roodenburg en Marije Reusink Silvan Wijnhout en Amel Ahmet Dick Alderden en Selma Ester de Jong en Jorrit Wim Ammerlaan en Victoria Majoros Michael Blauwhof en Suzanne Overlijden: gelukkig niet van toepassing geweest afgelopen jaar. Kick off vrijdag 16 maart is aangekondigd in de nieuwsbrief, op de website en in de agenda van de KNLTB club app. In het Tudorpark is een flyeractie gehouden, wellicht levert dit nieuwe leden op. 2

3 KNLTB club app Heb je de app nog niet? Dan de tip om de app alsnog op je smartphone te installeren. In de app staat momenteel alleen nog club nieuws, een agenda met alle activiteiten en kun je clubleden opzoeken. Nog niet alle functionaliteiten werken, maar de KNLTB streeft ernaar om dat allemaal z.s.m. te realiseren. Uiteindelijk kun je hier straks ook de bardienst mee regelen. Vrijwilligers Namens het bestuur wordt benadrukt hoe belangrijk de vrijwilligers zijn voor de vereniging en nogmaals wordt er dank uitgesproken voor alle werkzaamheden die zijn verricht. Zonder vrijwilligers is er geen vereniging! Er is het afgelopen jaar heel veel gebeurd (ook inzet door niet spelende leden!!). Er zijn geen ingekomen stukken. 3 Goedkeuring verslag ALV 2017: Er zijn verder geen vragen of opmerkingen over het verslag. Het verslag is goedgekeurd. 4 Financieel: Edwin licht het financiële deel toe. Resultaat 2017 Inkomsten Door de aanmelding van 47 nieuwe leden in 2017 zijn de opbrengsten contributie aangenaam hoger dan begroot. Kantine omzet is iets achtergebleven t.o.v. 2016, de oorzaak hiervan ligt bij de omzet van het Open toernooi vanwege het mindere weer ( ). Pin percentage is 63% en dit betekent dat de doelstelling voor het eerste jaar bereikt is, nu op naar de 80% pin percentage in Helaas is toch weer gebleken dat de sponsor opbrengsten lager zijn dan begroot, echter zijn de inkomsten wel stijgend ten opzichte van Het Open toernooi was iets minder bezet wat tot iets minder inkomsten geleid heeft maar aan de kosten kant zijn er ook minder kosten gemaakt. Aan de inkomsten kant kunnen we concluderen dat door de hoge contributie inkomsten de tegenvallende inkomsten van kantine en sponsoring teniet gedaan zijn en de inkomsten nagenoeg zijn zoals begroot. 3

4 Kosten Door betere apparatuur en uitmuntend onderhoud van de banen zijn de kosten hiervoor iets lager dan begroot. Dit had nog lager kunnen zijn als we in oktober geen konijnenhol in baan 2 hadden gehad. Een lagere kantine omzet zou automatisch als gevolg moeten hebben dat de kantine inkoop evenredig lager is. In 2017 is die verhouding een beetje weg wat heeft geleid tot een marge van 55%. Slim inkopen samen met de prijsverhoging van afgelopen jaar voor contante betalingen hebben deze mooie marge opgeleverd. Goed werk! KNLTB kosten zijn lager ondanks meer leden. Verklaring hiervoor is dat de KNLTB kosten voor de competities direct zijn geboekt op Wedstijdtennis jun/sen. De kantinecommissie heeft ook minder uitgegeven dan begroot, mede omdat de kosten van het nieuwe koffiezetapparaat in 2018 zullen vallen Aan de kosten kant zien we dat we minder hebben uitgegeven dan begroot. Een zeer mooi resultaat wat we met z n allen gerealiseerd hebben!! Daarnaast moeten we de afschrijving van de banen doen en de noodzakelijke voorzieningen (groot onderhoud pand / inventaris en jubileum) weer aanvullen. De geplande investeringen, zoals het vervangen van de oude kozijnen voor kunststofkozijnen met dubbelglas, de bouw van een nieuwe opberghok (op de plaats van de oude oefenmuur) en het vervangen van het hout van de oude opberghok zijn uitgevoerd en binnen de budgetten gebleven. Het bouwen van het opberghok is iets goedkoper uitgevallen doordat al het werk is verricht door vrijwilligers, waarvoor een speciale dank!! Het vervangen van de ketel was niet voor 2017 gepland maar voor Echter tijdens het vervangen van de radiatoren i.v.m. de nieuwe kozijnen is er een lek geconstateerd en bleek ook de ketel aan versnelde vervanging toe te zijn. Het extra positieve resultaat hebben we dan ook opgenomen in de voorziening onderhoud om deze kosten op te vangen. Op basis van de huidige staat van het pand is voortaan minimaal een structurele toevoeging van noodzakelijk. De Energy Battle heeft ons een subsidie opgeleverd van voor de gedane investeringen en deze is direct in de pot voorziening onderhoud gestopt. Balans 2017 De balans speekt voor zich. In de vorderingen zitten geen open bedragen van contributie of sponsoren, alles is betaald. Wij zijn als bestuur zeer blij deze positieve cijfers met jullie te mogen delen!! 4

5 Begroting 2018 Opbrengsten De contributie is aanzienlijk hoger begroot dan afgelopen jaren. Het bedrag is gebaseerd op de huidige ledenstand (5 januari) plus 14 nieuwe senioren en 8 nieuwe junioren. De overige stijging wordt veroorzaakt door een nieuw contributiebeleid voor junioren waarover we in de uitnodiging en bij punt 6 (beleidszaken) meer uitleg hebben / zullen geven. Omdat er 3 competitie teams meer zijn en hopende op iets meer kantine omzet tijdens het Open Toernooi zijn deze inkomsten iets hoger begroot. Ondanks dat er een paar sponsoren zijn afgevallen voor komend jaar voorziet de sponsorcommissie (lees Bart Moerenhout) toch meer inkomsten. Alle overige inkomsten spreken voor zich. De Rabo Ledenactie is nog niet officieel aangekondigd. Niet opgenomen bij de opbrengsten zijn eventuele te ontvangen jeugdsubsidie (aanvraag loopt bij de gemeente) en deelname COOP statiegeld actie vrijwilligers extraatje ( een lege fles voor de volle inzet ). Kosten De lichte stijging van de algemene kosten komen mede voort uit de stijging van het vrijwilligersbudget. Er komen meer mensen op de avond waar we alle vrijwilligers bedanken voor hun inzet van het afgelopen jaar. Verder zullen we stellingen aanschaffen voor het nieuwe opberghok. De kosten van de postbus vallen weg omdat de meeste post digitaal komt. Voor de overige poststukken hebben we een brievenbus opgehangen bij de ingang. De kosten voor onderhoud banen en park zien we ook iets stijgen omdat er nieuwe deuren moeten komen in het oude opberghok. Kosten gas / water en licht zullen iets stijgen. Helaas zijn de prijsverhogingen van het gas en het licht groter dan de besparingen. Inkoop kantine heb ik toch weer aangehouden op het normale winstpercentages van de afgelopen jaren. Ondanks de prijsverhogingen van leveranciers (Heineken, 2,8%) stellen we voor de kantineprijzen niet te verhogen. Een aanzienlijke stijging in de wedstrijdtennis kosten waarover bij punt 6 (beleidszaken) meer. Voor de kantine hebben we een nieuwe koffiemachine aangeschaft. Er zullen meer varianten te krijgen zijn met melk. Dit zal iets gevolgen hebben voor de prijs. Koffie en thee blijven gelijk in prijs als afgelopen jaar. We zullen in het fust 1 vriezer en 1 koelkast gaan vervangen. Bij een warmtecontrole bleek er meer kou uit de apparaten te gaan dan dat er in bleef. Ook de koelingen onder de bar zullen worden vervangen. Verder hebben we inmiddels de dimmer vervangen zodat het knipperen opgelost is. De sponsorkosten stijgen mee met de hoger verwachte sponsorinkomsten. Door het wijzigen van verzekering zijn deze kosten (ondanks dezelfde polisvoorwaarden) aanzienlijk lager. We zien weer een positief resultaat verschijnen en dus zullen we de noodzakelijke afschrijving banen en reservering voor het jubileum doen. De post voorziening onderhoud moeten we structureel gaan aanvullen met

6 Er ligt een offerte voor het vervangen en verwijderen van het hekwerk bij baan 2 en het realiseren van een toegangspoort bij baan 3 voor het onderhoud van de banen 3 en 4. Deze werkzaamheden staan gepland voor Niet opgenomen in de begroting maar wel in onze gedachte om uit te voeren is het vervangen van de geluidsinstallatie. Deze is te groot en verouderd en graag zien we deze zowel binnen als buiten werken. Zodra we een mooie offerte hebben zullen we hier een beslissing in nemen. Deze kosten zullen in eerste instantie niet opgenomen worden in de winst en verlies rekening maar zullen ook ten laste gaan van de balanspost voorziening onderhoud. 307 leden (waarvan 271 senior leden en 36 jeugdleden) en 68 niet spelende leden. Herman Heijtel, Hennie Graman en Rein Joren hebben gezamenlijk de kascontrole uitgevoerd en hebben geen op- of aanmerkingen en spreken hun complimenten uit naar Edwin. Bastiaan Bazen en Ingrid Pellencau zijn bereid om deel te nemen aan de kascontrole commissie. De ALV dechargeerd het bestuur voor de financiën. 5 Samenstelling bestuur: Conform het huishoudelijk reglement treedt het hele bestuur af. Herkiesbaar zijn: Marc den Boer, voorzitter Barbara Peters, bestuurslid Edwin Aelbers, penningmeester Monique Ammerlaan, bestuurslid Niet herkiesbaar is Peter Daalman, neemt geen zitting meer in het bestuur. Marc bedankt Peter namens het gehele bestuur voor zijn inzet als secretaris voor de afgelopen 5 jaar en overhandigd de bloemen. Het bestuur stelt Gerard Dol voor als nieuwe secretaris. Gerard stelt zich voor. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. Het nieuwe bestuur met ingang van 20 februari 2018 bestaat uit 5 leden, te weten: Marc den Boer, voorzitter Gerard Dol, secretaris Edwin Aelbers, penningmeester Barbara Peters, bestuurslid Monique Ammerlaan, bestuurslid Het bestuur stelt voor om het huishoudelijk reglement op punt 6 aan te passen. Het voorstel is om dit te wijzigen in: schriftelijke opzegging door het lid aan de ledenadministratie voor 1 december voorafgaand aan het volgende verenigingsjaar; Bij opzegging na 1 december is men 25% van de contributie verschuldigd. Bij opzegging na 31 maart van het betreffende verenigingsjaar is men de volledige contributie verschuldigd. In andere, specifieke gevallen beslist het dagelijks bestuur. Er zijn geen bezwaren op het voorstel en het huishoudelijk reglement wordt door de secretaris aangepast. 6

7 6 Beleidszaken 2018: Sponsorzaken: door het aftreden van Peter als secretaris, is Bart Moerenhout bereid gevonden om de sponsoring op zich te nemen. Deze functie wordt niet meer door een bestuurslid vervuld. Aanspreekpunten commissies en korte update: ->Edwin Aelbers kantinecommissie - José vd Vaart stopt met het indelen van de bardiensten. Het bestuur bedankt haar voor haar inzet en de bloemen worden thuis afgegeven. Er is een nieuw systeem voor de bardienstplanning. Betty den Boer neemt dit op zich. De kantinecommissie bestaat nu uit Linda vd Neut, Betty den Boer en Sadie Ras. Tijdens de kick off op 16 maart is het mogelijk om je voor bardienst in te schrijven of via mijn.knltb.club (inloggen met bondsnummer en wachtwoord) -Diana Karelsen is gestopt als schoonmaakster en Bianca Meijer is gestart als nieuwe schoonmaakster. ->Gerard Dol commissie park en onderhoud Energy Battle: vorig jaar hebben we mee gedaan aan de battle en deze is in november 2017 afgerond. Gerard licht toe wat dit de club heeft opgeleverd. Er is een energie scan geweest en daaruit is naar voren gekomen waar we het meeste aan betalen. Er zijn leidingen geïsoleerd, ketel vervangen, dubbel glas geplaatst, nieuwe biertap, nieuwe radiatoren, binnen en buitenlampen vervangen door LED. Dit gaat de club uiteindelijk toch geld opleveren. Helaas hebben we niet gewonnen, maar wel een mooie 4e plek behaald. ->Monique Ammerlaan jeugd Nieuwe beleid jeugdleden wordt door Monique toegelicht. TVR wil zich nog meer inzetten voor en investeren in het aantrekken van nieuwe jeugdleden en huidige jeugdleden meer betrekken bij de club. Er is o.a. informatie opgehaald bij andere verenigingen, overleg geweest met de tennisschool en KNLTB. Het voorstel/plan van aanpak voor de jeugdleden is ook aan de ouders toegelicht en met hen afgestemd. Karin Luitink is bereid gevonden om te ondersteunen in jeugdzaken. Contributie wijziging juniorleden Met ingang van het komend seizoen (2018) zullen we voor de jeugdleden en jonge senioren (1e en 2e jaar) een andere contributie heffing gaan hanteren, namelijk lidmaatschap inclusief lesgeld. Wij zien het ledenaantal bij de jeugd drastisch teruglopen en hier willen we graag verandering in zien. De terugloop heeft verschillende redenen. Op sommige hebben we invloed, maar op bijvoorbeeld het aantal geboortes hebben we geen invloed. Waar we wel invloed op hebben is het tevreden houden van de jeugd die lid is We weten allemaal dat hoe meer je tennist, hoe leuker het is. Met een kleine groep jeugdleden, en dan ook nog in verschillende leeftijden, is het moeilijk om activiteiten te organiseren, met als gevolg dat geplande evenementen worden geannuleerd. Met het introduceren van het all-in lidmaatschap (lidmaatschap plus lessen) zullen alle jeugdleden minimaal 1x per week les hebben. 7

8 Daarnaast zullen ze deel moeten nemen aan een aantal tennisactiviteiten die er georganiseerd gaan worden. De jonge senioren zullen we, in samenwerking met de KNLTB, meer gaan betrekken in het motiveren de jeugd en het organiseren van evenementen voor de jeugd. Vanuit de club hebben we budget vrijgemaakt om een deel van het lesgeld te betalen. Natuurlijk hopen we dat we hierdoor meer jeugd gaan krijgen. Meer jeugd betekent ook meer ouders op het park en als we die ouders nou ook kunnen motiveren om lid te worden dan levert dat ook weer nieuwe seniorleden op. Wij hebben verschillende opties besproken en onderzocht (waaronder alle jeugd gratis lid of gezinscontributie) maar bovenstaand besluit is genomen na veelvuldig contact met de KNLTB en onze tennisschool. In november is er een positieve ouderbijeenkomst geweest en in januari hebben we gesproken met de jonge senioren. Marc Ditjes en Datjes -Maakt melding van een aantal vernieuwingen en wijzigingen. Nieuwe vlaggenmast, nieuwe kassasysteem (werkt goed!), nieuwe kozijnen, magneten op de klapdeuren, nieuwe asbak buiten, nieuw servies, kantine geschilderd, nieuwe LED lampen, schuur en overkapping, nieuw koffie apparaat, nieuw afhangbord -Maakt melding van aantal concrete plannen voor Er komt een nieuwe koeling achter de bar Meer investeren in jeugd Beter herkenbaar maken van de asbakken Clubkampioenschappen vanaf 2018 in week 34 (de komende 5 jaren) Jeugdhoek(bord) realiseren in de hal 7 Rondvraag Tip om in de nieuwsbrief de nadruk te leggen op pinnen Tip om voetbaltafel neer te zetten en dartbord te verplaatsen Zorgen worden geuit over de planning van de clubkampioenschappen in week 34 De tips zijn genoteerd en het bestuur neemt dit mee in het maandelijks overleg. 8 Sluiting Marc bedankt ook alle aanwezigen en de bardienst voor hun tijd en aandacht en sluit om uur af. 9 Borrel De vergadering wordt afgesloten met een hapje en drankje. 8