Openingswoord, mededelingen en vaststellen agenda Ruud Storcken opent de vergadering en heet iedereen welkom. Verenigen doe je samen is het motto.

Transcriptie

1 Algemene ledenvergadering TC Panta Rhei Aanwezig: Henk Konings, Eric Kessels, Ton Kroezen, Erik van de Pouw, F.B. Ruber, Carlo Fijen, Winfried Hamach, Larry Hagedoren, Astrid van Bentum, Monique Deenen, Truus Warliek, Rada Hermans, Lenie Meels, Ed Kaptijn, Han van Dortmerssen, Jeanny Grunner, Renkse Wagemans, Camille Gelissen, Ruud Rutjes, Chrit Könings, Frits Hendriks, Willemien Göttgens, Charlotte Gans, Twan Könings, Marij Rutjes, Henriëtte Gelissen, Theo Gelissen, Winy Quaden, Hanny Lejeune, Ber Lejeune, G. van Aggelen, J. Zuurhout, Edward Oud, J.v. Hinsberg, Wim Peeters, Jurgen van Aggelen,Cor Pols, Ernest Severens, Ruud Storcken, Rob Aspers Afgemeld: Diverse afmeldingen Openingswoord, mededelingen en vaststellen agenda Ruud Storcken opent de vergadering en heet iedereen welkom. Verenigen doe je samen is het motto. Mededelingen: Er zijn geen mededelingen te vermelden. Ingekomen stukken - Formele aanmelding van Camille Gelissen, Monique Deenen als bestuurslid. - Diverse afmeldingen Bespreken en vaststellen notulen 2014 ALV 14 maart 2013: Er zijn inhoudelijk geen opmerkingen. De notulen ALV 2014 worden vastgesteld. Jaarverslag 2014 Het jaarverslag wordt per onderdeel besproken en daar waar nodig toegelicht. Senioren plus; Kantinecommissie; Evenementen; Technische commissie; Bouwcommissie. Bij de evenementen ontbreekt het Panta Rhei toernooi. Er is geen stuk toegevoegd, bestuur was hierin te laat. Er zijn geen verdere vragen meer van de leden over het jaarverslag. Pagina 1/7

2 Verslag kascontrolecommissie Geachte ledenvergadering, Beste voorzitter, Hooggeëerd bestuur, Het heeft de kascontrolecommissie zeer behaagd de boeken van de tennisvereniging Panta Rhei alsook de boekhouding van de barcommissie in een zeer ordentelijke en overzichtelijke staat aan te treffen. Beiden zijn door ons op hoofdlijnen en in meerdere gevallen in detail doorgenomen. Met name de mate van detail en verzorging heeft, zeker ook voor de barcommissie, een goed beeld gegeven van de correctheid van de administratie. Hierbij zijn we tot de conclusie gekomen dat de boekhouding voor 2014 op orde is. Tevens zijn we met Ernest en Astrid tot de conclusie gekomen dat een update van het boekhoudprogramma nodig is om onder andere meer inzicht te krijgen in de relatie tussen de ledenadministratie en de financiële situatie. Het advies van de kascontrolecommissie is dan ook om de boekhouding van 2014 goed te keuren. Met vriendelijke groet, Theo Gelissen & Jeroen Zuurhout Kascontrole commissie Panta Rhei boekjaar 2014 In kas zou op papier 158 euro zijn, deze waren op dat moment niet aanwezig. Verder geen bezwaar. Financiële verantwoording Realisatie euro - In 2014 was het niet noodzakelijk om gas in te kopen. - Door minder jeugd in de winter zijn er 900 euro minder uitgaven. - Er zijn ook minder uitgaven geweest m.b.t. de groundsman. Realisatie kantine : 6500 euro positief Positief resultaat 3900 euro Pagina 2/7

3 Balans per wordt verder inhoudelijk toegelicht. Decharge penningmeester. Er wordt door de aanwezige leden decharge verleend aan de penningmeester. Kascontrolecommissie 2015 Theo Gelissen en Larry Hagendoren melden zich aan als kascontrolecommissie. Edward Oud is reserve. Contributie en inschrijfgelden. Er is geen contributieverhoging voor Enige uitzondering is het bedrag voor de niet-spelende leden. Dit was altijd een bedrag van 15 euro. Het bedrag dat moet worden afgedragen aan de KNLTB is vaak hoger dan 15 euro, plus de daarbij behorende administratiekosten. Het bestuur stelt voor om dit bedrag te verhogen naar 25 euro per De algemene ledenvergadering gaat akkoord. Er zijn per niet-spelende leden. Pauze Bestuursverkiezing: Kandidaten: Camille Gelissen, Monique Deenen Huidig bestuur: Cor Pols (herkiesbaar) Jurgen van Aggelen (niet herkiesbaar) Cor Pols stelt zich herkiesbaar. Camille Gelissen en Monique Deenen stellen zich beschikbaar als kandidaat. Beide voorstellen worden door de aanwezige leden geaccordeerd. Daarnaast wordt Jurgen van Aggelen bedankt voor zijn bijdrage de afgelopen jaren. Het bestuur zal t.z.t. op gepaste wijze afscheid nemen. Op de eerstvolgende bestuursvergadering zullen de bestuursleden de taken verdelen en dit wordt met de leden gecommuniceerd. Pagina 3/7

4 Begroting 2015 De begroting 2015 wordt kort toegelicht door Ernest Severens. Er zijn geen vragen over de begroting van De begroting 2015 worden vastgesteld. Voorstellen van zijde van het bestuur a. Er wordt voorgesteld om All United voor financiële en ledenadministratie aan te schaffen. Reden: Omdat er moeite was met de koppelingen van de onderlinge softwarepakketten, was het inzicht voor administratie niet voor iedereen inzichtelijk. Het bestuur is op zoek gegaan naar een nieuw softwarepakket. Dit is gevonden in de vorm van ALL-United. Dit systeem is web-based. Het pakket is wordt per geïmplementeerd. b. Samenwerking TC Oriënt Het aantal jeugdleden neemt af. Hierdoor is het moeilijk om trainingsgroepjes samen te stellen. Op het gebied van jeugdzaken is de samenwerking gezocht met TC Oriënt. De gesprekken zijn lopende. c. Samenwerking Ecsplore De samenwerking met Ecsplore wordt gezocht. Met name wordt getracht een link te leggen met basisscholen, gezien het teruglopend aantal jeugdleden. De gemeente Sittard-Geleen is subsidiegever van Ecsplore. d. Nieuwe samenstelling kantine commissie: - Chrit Könings - Har Pörteners - Ruud Rutjens - Monique Deenen (financiële gedeelte) Voorstellen van zijde van de leden Vraag: vast punt in de agenda ledenaantallen? Antwoord: punt wordt meegenomen in de eerstvolgende ALV. Vraag: zijn er veranderingen in de overige commissies? Antwoord: tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering worden de diverse commissies samengesteld een daarna gecommuniceerd met de leden). Pagina 4/7

5 TC Panta Rhei 2.0 en de verbouwing - Tijdens de ALV 2013 is een goedkeuring gegeven voor werkbudget , -; - De bouwcommissie is samengesteld: Dennis Janmaat, Renske Wagemans, Camille Gelissen, Cor Pols, Ruud Storcken; - Er is een enquête gehouden om de wensen van de leden te inventariseren; - Deze wensen zijn vertaald naar een plan van eisen (PVE); dit is besproken met de architect; - Er is regelmatig afgestemd met gemeente en Sportstichting; - De architect heeft ontwerpschetsen gemaakt voor aanpassing van de huidige toestand; - De gemeente en sportstichting hebben onderzoeken naar de bestaande (zorgwekkende) toestand; Het gebouw vertoont verzakkingen en scheuren, bij o.a. de nutsvoorzieningen zoals de cv-ruimte. De gemeente is geïnformeerd, de Afdeling Vastgoed is er bij betrokken. Status op dit moment: onderhandeling met gemeente. Problemen worden erkend. Zodra er meer bekend is over de uitslag van alle onderzoeken, worden de leden uitgenodigd voor een extra ingelaste vergadering/bijeenkomst waarin alles wordt besproken. Als er een verbouwing gaat plaatsvinden, zal dit buiten het seizoen gaan plaatsvinden. Dit zal dan vanaf oktober 2014 van start gaan. Vraag: nieuwsbrief over de verbouwing naar leden toe. Zodat iedereen op dezelfde manier, dezelfde informatie krijgt. Antwoord: er zijn zaken die gecommuniceerd kunnen worden en sommige zaken niet. De frequentie zal worden opgeschroefd, indien er iets te melden is. Dit zal los van de gebruikelijke nieuwsbrief gebeuren. Vraag: hoe zit het met de buitenaccommodaties? Bijvoorbeeld de vloer van de oefenmuur? Antwoord: Dit zal worden opgenomen met de Sportstichting. Ook zullen we de mogelijkheid verkennen om eventueel asfalt te storten (connectie via Ruud Storcken). a. Huidige status verbouwing b. Ontwerp (korte impressie) c. Meubilair kantine en terras nieuw aangeschaft d. Tijdelijke voorzieningen en impact e. Nieuwe drank leverancier Grolsch ( Pilsener / Weizen) /De Klok Dranken/ Vrumona (Pespi) + nieuwe koelingen. Plan moet gerealiseerd worden vanaf oktober Pagina 5/7

6 Opening seizoen - Op woensdag 1 april 2015: vanaf 18:00 uur; - Er kan worden gehusseld door jeugd en senioren; - KNLTB passen kunnen worden afgehaald; - Competitiemappen worden uitgereikt; - Er is een borrel en gezellig samenzijn. Vrijwilligers bedankt: Speciaal woord van dank voor alle vrijwilligers die zich hebben ingezet voor het herstellen van de kantine. Erelid Cor Pols wordt benoemd tot erelid van TC Panta Rhei voor al zijn verdiensten de afgelopen jaren. Rondvraag: Theo Gelissen: voorstel om huidige gebouw niet te strippen voordat er uiteindelijke duidelijkheid bestaat over de nieuwbouw. Chrit Könings: er wordt nog even kort stilgestaan bij het overlijden van een lid van TC Panta Rhei Sluiting van de vergadering: De voorzitter, Ruud Storcken, sluit de vergadering met dank voor ieders inbreng en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje. De notulen zijn opgemaakt door: Rob Aspers Secretaris Pagina 6/7

7 Pagina 7/7