Handleiding RoosterPlaats In dit document wordt uiteengezet hoe u aan de hand van onderstaande 5 stappen weergegeven in de Wizard van RoosterPlaats een rooster kunt maken. Deze vijf stappen helpen u bij het aanmaken van de structuur van het rooster tot aan het automatisch oplossen van een rooster. Voordat u met deze 5 stappen (zie figuur 1) kunt beginnen dient u ingelogd te zijn op RoosterPlaats. Als u nu niet bent ingelogd ga dan naar RoosterPlaats en log in met gebruikersnaam en wachtwoord (of maak eventueel een account aan als u deze nog niet heeft). Mocht u vragen hebben tijdens het maken van het rooster dan kunt u ons dat laten weten via het vraagteken rechtsonder in uw beeldscherm wanneer u ingelogd bent. Bij de eerste keer inloggen kunt u uw bedrijfsnaam/organisatienaam en de naam van de contactpersoon invullen. Nadat dit gebeurd is worden 5 stappen (Wizard) weergegeven die (eenmalig) uitgevoerd moeten worden om tot een rooster te komen. U kunt voor het uitvoeren van elke stap op de blauwe link drukken weergegeven naast de verschillende stapnummers. Hierdoor komt u op de webpagina waar u een bepaalde actie dient uit te voeren. Zodra de stap goed is uitgevoerd wordt het cijfer voor de stap groen. Figuur 1: 5 stappen in de Wizard Met het item Wizard in het menu kan altijd weer worden teruggekeerd naar de 5 stappen die uitgevoerd moeten worden. Het uitvoeren van de 5 stappen zal leiden tot een rooster. Een uitleg over de stappen zijn onderstaand beschreven. Tevens is in deze beschrijving van de stappen ook een concreet voorbeeld Rooster maken voor 6 medewerkers opgenomen voor het maken van een rooster voor 6 medewerkers. Handleiding RoosterPlaats pagina 1
Stap 1: medewerkers toevoegen 1) Nadat u op de blauwe link medewerkers toevoegen naast het getal 1 in de wizard (zie figuur 1) heeft gedrukt komt u op de pagina Medewerkers. Via het item Medewerker toevoegen in het menu kunnen medewerkers worden toegevoegd (zie rode pijl in figuur 2). Figuur 2: Pagina Medewerkers 2) U kunt nu één of meerdere medewerkers aanmaken. Hierbij kunt u onder andere kiezen voor een medewerker met een vast of een flexibel contract. In figuur 3 wordt bijvoorbeeld iemand in vaste dienst ingevoerd. Het salaris van deze persoon in vaste dienst is 20 euro en de contracturen zijn 40 uren. Via de blauwe knop toevoegen wordt de medewerker opgeslagen. Figuur 3: Medewerker toevoegen Handleiding RoosterPlaats pagina 2
Let op: Ook voor iemand met een flexibel contract (ook bij nul-urencontract) dient u de contracturen in te geven. Het aantal in te geven contracturen voor iemand met een flexibel contract zal hoger moeten zijn dan de uren die hij maakt. (deze uren zijn niet de uren die uitbetaald worden; dit aantal uren ligt in principe in de praktijk dus lager). Voorbeeld rooster maken voor 6 medewerkers: stap 1 Maak 6 medewerkers aan. Hiervan zijn er 3 vast in dienst en 3 zijn flex-medewerkers. Het salaris van iemand in vaste dienst is 20 euro en van een flex-medewerker 10 euro. Contracturen van iemand in vaste dienst is 36 uur en van een flex-medeweker is 40 3) Nadat de vorige twee punten zijn doorlopen kunt u met behulp van het menu-item Wizard weer terugkomen bij de 5 stappen die doorlopen dienen te worden (zie oranje pijl in figuur 2). De eerste stap is afgerond en het nummer van de stap is groen geworden. Stap 2: afdelingen toevoegen 1) Nadat u op de blauwe link afdelingen toevoegen naast het getal 2 in de Wizard heeft gedrukt komt u op de pagina Roosters. Figuur 4: Pagina Roosters 2) Via het menu-item Afdeling toevoegen (zie rode pijl in bovenstaand figuur 4) kan nu een afdeling worden aangemaakt met tijdblokken. In figuur 5 wordt bijvoorbeeld Afdeling A aangemaakt met als een tijdblok Hele dag. Verder is als start- en eindtijd van het tijdblok respectievelijk 08:00 en 17:00 ingevuld. Voor de bezetting is voor maandag tot en met vrijdag 1 persoon per dag opgegeven. Om een afdeling op te slaan dient u op de blauwe knop afdeling opslaan te drukken (zie figuur 5). Let op: u kunt dus meerdere tijdblokken aanmaken per afdeling (zie rode pijl in figuur 5) Handleiding RoosterPlaats pagina 3
Figuur 5: Afdeling toevoegen Voorbeeld rooster maken voor 6 medewerkers: stap 2 We gaan twee afdelingen aanmaken namelijk Receptie en Backoffice. Maak voor de afdeling Receptie twee tijdblokken, namelijk van 09:00-18:00 en van 08:00 17:00. Kies voor maandag t/m vrijdag 1 persoon per dag voor de bezetting per tijdblok. Houd hierbij rekening met een pauze van 1 uur per dag. Maak vervolgens nog een tijdblok aan voor zaterdag van 08:00 tot 12:00 uur. Ook hiervoor geldt een bezetting van 1 persoon. Maak voor de afdeling Service dezelfde tijdblokken aan en vul dezelfde bezetting in als voor de afdeling Receptie. 3) Met behulp van de menu-item Wizard komt u weer terug bij de 5 stappen die doorlopen dienen te worden. De tweede stap is nu ook afgerond en het nummer van de stap is groen geworden. Stap 3: Medewerkers toewijzen aan afdelingen 1) Nadat u op de blauwe link Medewerkers toewijzen aan afdelingen naast het getal 3 in de Wizard heeft gedrukt komt u op de pagina Roosters. 2) Via het icoon Medewerker toewijzen kunnen medewerkers worden toegewezen aan een afdeling (zie rode pijl in figuur 6). Dit dient voor elke aangemaakte afdeling te gebeuren. Via de blauwe knop opslaan dienen de toewijzingen te worden opgeslagen. Handleiding RoosterPlaats pagina 4
Figuur 6: Medewerkers toewijzen Voorbeeld rooster maken voor 6 medewerkers: stap 3 We gaan nu de medewerkers toekennen aan de afdelingen. Van het vaste personeel kunnen alle drie de medewerkers op zowel de afdeling Receptie als op de afdeling Backoffice werken. De flexibele medewerkers kunnen alleen werken op de afdeling Receptie. 3) Met behulp van de menu-item Wizard komt u weer terug bij de 5 stappen die doorlopen dienen te worden. De derde stap is nu ook afgerond en het nummer van de stap is groen geworden. Stap 4: Beschikbaarheid van de medewerkers vastleggen 1) Nadat u op de blauwe link Beschikbaarheid van de medewerkers vastleggen naast het getal 4 in de Wizard heeft gedrukt komt u op de pagina Medewerker beschikbaarheid. Zie figuur 7. Figuur 7: Medewerkers beschikbaarheid 2) Op deze pagina kunt u zelf de beschikbaarheid per week invullen voor de medewerkers door te klikken op de roosters in de tabel (zie rode pijl in figuur 7). Tevens kunt u een standaard aanmaken voor de beschikbaarheid van elke medewerker (met behulp van de gele ster in Handleiding RoosterPlaats pagina 5
figuur 7 achter de naam van de medewerker; zie oranje pijl). Vervolgens kunt u voor elke willekeurige week alle standaards van de medewerkers inladen via het icoon met het rooster en de toverstaf in figuur 8 (zie rode pijl). Dit icoon is alleen zichtbaar als u een standaard heeft aangemaakt voor minimaal één medewerker. Wanneer voor een medewerker al de beschikbaarheid is ingegeven voor een bepaalde week dan wordt deze niet overschreven bij het (opnieuw) automatisch inladen van de standaard beschikbaarheid. Alleen voor de beschikbaarheid die nog niet gevuld is wordt de standaard beschikbaarheid ingevuld. Indien u voor een week voor iedereen de (nieuwe) standaard beschikbaarheid wil inladen - terwijl er al beschikbaarheid is ingevuld voor enkele medewerkers - dan dient u voor deze personen eerst hun beschikbaarheid te verwijderen. Let op: U dient de beschikbaarheid sowieso in te vullen voor de week waarvoor u automatisch wilt roosteren. Figuur 8: beschikbaarheid ingeven 3) In figuur 9 is bijvoorbeeld voor Jan de Dijk zijn beschikbaarheid ingegeven. Hij kan maandag tot en met vrijdag werken van 08:00-18:00 uur in week 45. Handleiding RoosterPlaats pagina 6
Figuur 9: Beschikbaarheid Jan de Dijk 4) Een alternatief is om de medewerkers zelf hun beschikbaarheid te laten invullen. Hiervoor dient u alleen wel een aanvullende module af te nemen. Zie hiervoor het menu-item Per e- mail medewerker beschikbaarheid opvragen. 1 Voorbeeld rooster maken voor 6 medewerkers: stap 4 Voer voor de week volgend op de huidige week voor alle 6 de medewerkers met betrekking tot hun beschikbaarheid bijvoorbeeld 08:00-18:00 in voor maandag tot en met zaterdag. Merk op dat wanneer de beschikbaarheid van een medewerker niet een gevraagd tijdblok overlapt, het blok niet automatisch door deze persoon gevuld kan worden. 5) Met behulp van het menu-item Wizard komt u weer terug bij de 4 stappen die doorlopen dienen te worden. De vierde stap is nu ook afgerond en heeft een groen vinkje. Stap 5: Rooster Maken 1) Nadat u op de blauwe link Rooster maken naast het getal 5 in de Wizard heeft gedrukt komt u op de pagina Roosters. Zie figuur 10. 1 Als u via e-mail een medewerker wilt uitnodigen om zelf de beschikbaarheid in te vullen dan dient u eerst aan de medewerkers een e-mailadres toe te kennen. Klik in het menu op het item Medewerkers. Op deze pagina kunt u de gegevens van de medewerkers aanpassen. Handleiding RoosterPlaats pagina 7
Figuur 10: Pagina Roosters 2) U ziet de structuur van het rooster, maar het rooster is verder leeg. 3) Onder Instellingen (zie rode pijl in figuur 10) kunnen verschillende instellingen aangepast worden zoals doorbetalen pauze. Ga via Roosters in het menu weer terug naar het rooster. 4) Let op: Het automatisch roosteren is alleen mogelijk voor de weken waarvoor de beschikbaarheid van het personeel is ingegeven. Verder wordt er niet automatisch geroosterd voor dagen in het verleden. 5) Let op: Door op een rood vlak te klikken in het rooster krijgt u de beschikbare mensen te zien op dit betreffende tijdblok. Als u hier niemand ziet staan dan is er iets mis gegaan met het koppelen van mensen aan de afdeling of bij het ingeven van de beschikbaarheid voor de week waarvoor u een rooster wilt maken en dient u deze stappen (respectievelijk stap 3 en 4) te controleren. 6) In het menu ziet u Automatisch plannen staan. Druk op automatisch plannen en dan krijgt u een tussenscherm. Er wordt gevraagd of de huidig ingeplande medewerkers vast moeten worden gezet. Zet deze vink uit. De vraag eronder gaat over voor welke dagen u een rooster wilt maken. Laat alle dagen aangevinkt staan en druk op de blauwe knop Start plannen. 7) Mits u een rooster maakt voor de week waarin u de beschikbaarheid hebt ingegeven, wordt het geplande rooster nu zichtbaar. Boven het rooster staan de loonkosten (zie figuur 11 voor een eenvoudig rooster). (Let op: in dit voorbeeld is dus de beschikbaarheid van het personeel ingevuld voor week 45) Handleiding RoosterPlaats pagina 8
Figuur 11: Rooster automatisch opgelost Merk op dat één blok niet gevuld is. Als u op dit rode blok klikt dan krijgt u een scherm met een rood driehoekje voor de naam van Jan de Dijk. Als u daar met uw muis op gaat staan ziet u dat Jan overuren (meer uren dan zijn contract) moet gaan maken. Het automatisch roosteren houdt namelijk rekening met de contracturen. 8) Om ook roosters voor andere weken te kunnen maken gaan we het rooster opslaan. Dit kan met behulp van de link Deze week als template opslaan onder het rooster (zie oranje pijl in figuur 11). Sla het rooster op onder bijvoorbeeld de naam Test (alleen afdelingen, blokken en fte s). Vervolgens gaat u naar bijvoorbeeld de volgende week en laadt u daar het rooster Test (zonder medewerkers ) in via Template en de blauwe knop toepassen ( weergegeven onder het rooster). U ziet dan de structuur van het rooster en kan dan gegeven dat de beschikbaarheid van het personeel voor deze week is ingevuld - op automatisch plannen drukken om een rooster voor deze week te maken. Een Template rooster kunt u overigens verwijderen onder het menu-item instellingen. Voorbeeld rooster maken voor 6 medewerkers: stap 5 Voordat we een rooster gaan maken gaan we eerst onder de knop instellingen (zie rode pijl in figuur 10) doorbetalen pauze aanpassen naar nee. Ga via Roosters in het menu weer terug naar het rooster. Sla daar de structuur van het rooster op als template (zie onderdeel 8 van stap 5) en laad de structuur in voor de week volgend op de huidige week. In het menu ziet u Automatisch plannen staan. Druk op automatisch plannen en dan krijgt u een tussenscherm. Er wordt gevraagd of de huidig ingeplande medewerkers vast moeten worden gezet. Zet deze vink uit. De vraag eronder gaat over voor welke dagen u een rooster wilt maken. Laat alle dagen aangevinkt staan en druk op de blauwe knop Start plannen. Vervolgens krijgt u het ingeplande rooster. U heeft nu zelf een rooster gemaakt. Er zijn aanvullende functionaliteiten te gebruiken en instellingen aan te passen. Een paar zullen onderstaand kort besproken worden. Handleiding RoosterPlaats pagina 9
Aanvullende opmerkingen - Via PDF of Excel in het menu op de pagina Roosters kunt u een PDF of Excel bestand maken van het rooster en deze vervolgens versturen aan uw medewerkers. Wanneer u gebruik maakt van de aanvullende module medewerker Toegang kunt u de roosters rechtstreeks aan uw personeel ontsluiten. - Een wijziging met betrekking tot het rooster kan doorgevoerd worden door naar het desbetreffende onderdeel van het rooster te gaan in het menu. Stel u wilt het uurloon aanpassen van een medewerker. Dan gaat u naar Medewerkers in het menu. Daar ziet u achter de naam van de medewerker een icoon staan waarmee u de eigenschappen van een medewerker aan kunt passen. - Door op Week afsluiten te drukken in het menu krijgt u een overzicht van de gewerkte uren opgesplitst naar vast en flexibel personeel. Tevens wordt onder Bezetting een overzicht weergegeven van de bezetting per week. - Onder de knop instellingen kunnen verschillende instellingen aangepast worden voor het rooster. Veel gestelde vragen Op de webpagina https://www.roosterplaats.nl/veel-gestelde-vragen.php staan de antwoorden op veel voorkomende vragen. Handleiding RoosterPlaats pagina 10