Functie: Administratief bediende Schaal (WGK-Vlaanderen): 42,43,44 Te begeven via: Werving ADMINISTRATIEF BEDIENDE Dit dcument werd getetst aan het functieprfiel van Administratief bediende (cde 1079) van het Instituut Functieclassificatie Institut de Classificatin de fnctins (IF-IC 2010) 1) Omschrijving van de functie: De administratief bediende staat in vr de administratieve ndersteuning van de afdeling. Zij(1) werkt hierbij nauw samen met de afdelingsleiding en verige afdelingsmedewerkers m samen de afdelingsdelstellingen te bereiken. (1) Omwille van de eenvudigheid duiden we desgevallend de administratief bediende aan met zij. 2) Plaats in de rganisatie: De administratief bediende hangt hiërarchisch af van de administratief manager. Op de afdeling verlegt en stemt zij vrtdurend af met de (adjunct-)hfdverpleegkundige. De afdelingsleiding adviseert de administratief manager mbt het functineren en evalueren van de administratief bediende. 3) Taak-inhud: De administratief bediende staat in vr de administratieve ndersteuning van de afdeling. Samenwerking en integratie in de afdelingswerking staan hierbij centraal. Bijgevlg kunnen de taken van een administratief bediende ingedeeld wrden vlgens de 7 belangrijke deeldmeinen van een afdeling : Het peratineel functineren van een afdeling is inherent verbnden aan het bereiken van de afdelingsdelstellingen. Drie belangrijke pijlers wrden weerhuden : - Kwaliteit van zrg : primair en secundair - Perfrmantie - Medewerkers De afdelingsdelstellingen zijn dus altijd afgeleiden van het bereiken van een z hg mgelijke (primaire en secundaire) kwaliteit, tegen een z hg mgelijke perfrmantie en dit dankzij de betrkkenheid en tevredenheid van de medewerkers. We nderscheiden hierin 7 deeldmeinen : 1. Organisatie van de verpleegkundige zrg 2. Persneelsbeleid 3. Budget-en middelenbeheer 4. Vrming 5. Integrale kwaliteitszrg 6. Cmmunicatie, verleg en participatie 7. Beleidsbepaling De taken van een administratief bediende kunnen dus verder mschreven wrden als activiteiten ndersteunend aan deze 7 deeldmeinen. 1. Activiteiten ndersteunend aan de rganisatie van de verpleegkundige zrg. staat in vr het nthaal van patiënten, familie en andere klanten : uitleendienst, verkp materiaal, inf aan patiënten en familie, verwerkt inkmende gegevens : alarmen EVD-fiattering : afwerking van gedgekeurde prfielen vlgens afspraak (2). Versie 20130411 afr Gedgekeurd dr DC p 07/05/2013 - Gedgekeurd dr Rvb p 03/06/2013 Pagina 1
(2) afspraak = prfielen wrden nagekeken dr hfdverpleegkundige > hfdverpleegkundige fiatteert in fiatteringsscherm > administratief bediende past zndig prfiel aan in prfielenscherm. telefn aanvraag van zrgen drgeven en verwerken gericht drgeven aan en drverwijzen naar verpleegkundigen, adjunct-f hfdverpleegkundige afdelings- en patiëntenberichten nakijken niet-zrggerelateerde berichten administratief afwerken en afvinken verwerken van vrschriften, na cntrle dr (adjunct-)hfdverpleegkundige: kpiëren en klasseren staat in vr de verwerking van facturatie en tarificatie : cntrle van alarmen in nauw verleg met afdelingsleiding pvlgen van ntbrekende vrschriften, scres en mutualiteitsgegevens administratieve cntrle van dreigende verliezen maandcntrle en afsluiting ndersteunt administratief de cmplementaire diensten en prjecten: pedicuredienst : input pedicureafspraken in CIA dienst gezinszrg : aanvragen verwerken / planning afdrukken dieetdienst/kraamdienst : aanvragen verwerken palliatieve dienst : aanvragen verwerken / PVT (palliatief verzrgingsteam) registreren PAS (persnenalarmering): drgeven van aanvragen / bij terugname check-list invullen dktersprject : drukken en versturen week-en maandbrief artsen (tt implementatie Medibridge) verwerken GPS (maandbrief) staat in vr de administratieve verwerking van de patiëntendssiers/-gegevens : start zrg : nieuw administratief dssier maken einde zrg : klasseren klassement dssiers bijwerken patiëntenlistings : bij ndwendigheid afdrukken en drfaxen 2. Activiteiten ndersteunend aan het persneelsbeleid. ndersteunt administratief het wagenparkbeleid : Opvlgen en registreren van autbladen, nderhudsbeurten, 3. Activiteiten ndersteunend aan het budget-en middelenbeheer. Een decentraal budget-en middelenbeheer is pas mgelijk na een centrale uitsplitsing van de budgetten ver de sectren, afdelingen, en na het implementeren van de essentiële meetinstrumenten en utcme-indicatren. ndersteunt het stck-beheer : Escap : bestellen / nakijken levering / uitpakken / wekelijkse inventaris Optic : bnnen ingeven /beheer ptic-kas / materialen bestellen / nakijken levering / jaarlijkse inventaris Meubilair : jaarlijkse inventaris ndersteunt de bekhuding : Versie 20130411 afr Gedgekeurd dr DC p 07/05/2013 - Gedgekeurd dr Rvb p 03/06/2013 Pagina 2
afdelings-kas / bankverrichtingen zet verkp-en verbruiksmaterialen klaar 4. Vrming. Vr dit deel-dmein is er een zeer nauwe samenwerking met de afdelingscaches en de dienst HRM (a lpbaanntwikkeling en VTO). geeft desgevallend pleiding aan nieuwe cllega s. participeert actief p vrmingen van administratief bedienden. 5. Activiteiten ndersteunend aan integrale kwaliteitszrg. nthaalt patiënten, familie, persneel en andere klanten p een klantvriendelijke wijze. 6. Activiteiten ndersteunend aan cmmunicatie, verleg en participatie. verlegt permanent met de (adjunct-)hfdverpleegkundige en andere medewerkers van de afdeling participeert actief aan het peridiek verleg met de afdelingsleiding participeert actief aan het regi-verleg cördineert administratief de infrmatie- en cmmunicatiestrmen : telefn-en mailverkeer / in- en uitgaande pst verdelen ndersteunt administratief de verlegmmenten- en cmmunicatiemedia : vrbereiding van verlegmmenten : administratief en lgistiek verslaggeving : administratief uittypen van geschreven verslagen pstellen van verslagen indien zelf aanwezig samen met afdelingsleiding de weekbrief pstellen cntacteert desgevallend externe instanties mbt eigen taakgebied : bijv. mutualiteiten is desgevallend eerste aanspreekpunt van verpleeg- f zrgkundigen : cördinatie bij pechverhelping, 7. Activiteiten ndersteunend aan beleidsbepaling. helpt mbt eigen taakgebied mee aan de uitwerking van de afdelingsdelstellingen en beleidsplannen 4) Cmpetentieprfiel Kennisgerichte cmpetenties - basiskennis van thuisverpleging én thuiszrg in het algemeen - kennis mtrent werking Wit-Gele Kruis Limburg en de missie/visie ervan - basiskennis mtrent relevante wetgeving mbt thuisverpleging - kennis mtrent administratieve verwerking van scre en aanbd - kennis van interne afspraken en prcedures p rganisatie- en afdelingsniveau - kennis van de infdrstrming- en besluitvrmingsfra binnen het - kennis van CIA, EVD en andere applicaties : smartphne, infland, ptic, - kennis van cmputergebruik (.a. Internet, Windws, Wrd, Outlk,...) Versie 20130411 afr Gedgekeurd dr DC p 07/05/2013 - Gedgekeurd dr Rvb p 03/06/2013 Pagina 3
- basiskennis werking multidisciplinaire diensten - basiskennis van verkp- en uitleenmaterialen - basiskennis bekhuding (debet, credit) - basiskennis patiëntendssier - beheersing dactyl Gedragscmpetenties Generieke- f kerncmpetenties ( cmpetenties essentieel m de missie, visie en dus de strategie van de rganisatie te realiseren. Ze zijn relevant vr alle medewerkers en dus van belang vr elke functie binnen de rganisatie.) Klantgerichtheid Vermits de administratief bediende zeer dikwijls het eerste aanspreekpunt is van klanten staat klantgerichtheid dan k centraal. Zij is de spreekwrdelijke tegangsprt van de afdeling. De administratief bediende nderzekt en hudt rekening met de wensen en beheften van verschillende klanten (patiënten, mantelzrgers, medewerkers, cllega s, artsen, externen,...) en handelt hier adequaat naar. Zij aanvaardt verantwrdelijkheid binnen zijn f haar tegewezen taakprfiel en gaat diplmatisch en sensitief m met andermans reacties. Zij is zich bewust van de eigen vrbeeldfunctie. Integriteit De administratief bediende handhaaft algemeen aanvaarde sciale en ethische nrmen en handelt vlgens de waarden van de rganisatie. Zij tnt respect vr en is steeds eerlijk in haar handelingen met patiënten, mantelzrgers, medewerkers, externe klanten, cllega s en de respectievelijke leidinggevenden. Dit gebeurt znder enige vrm van discriminatie. Samenwerken De administratief bediende werkt zeer nauw en cnstructief samen met de afdelingsleiding, verpleegpermanentie en andere medewerkers. Zij draagt actief bij aan de administratieve ndersteuning m te kmen tt een gezamenlijk resultaat kaderend binnen de afdelingsdelstellingen. De administratief bediende buwt bruggen met medewerkers, cllega s, leidinggevenden enerzijds en externe klanten anderzijds. Initiatief De administratief bediende kiest ervr m uit zichzelf te beginnen in plaats van passief af te wachten. Zij is in staat m autnm en zelfstandig te functineren. Zij weet in te schatten wat desgevallend verlegd dient te wrden met de afdelingsleiding. Discipline De administratief bediende respecteert en hudt zich aan gemaakte individuele-, afdelings- en rganisatieafspraken en dit prcedures en dit binnen de vrpgestelde termijnen. Zij werkt nauwkeurig en is zich bewust van het belang hiervan vr de externe en interne klanten. Functiegebnden cmpetenties ( cmpetenties essentieel m succesvl te kunnen functineren in een welbepaalde functie : i.c. administratief bediende.) Leervermgen/leerbereidheid De administratief bediende kan nieuwe infrmatie in zich pnemen en actief tepassen. Zij is leergierig en creatief. Zij zet kennis m in de praktijk. Zij staat pen vr cnstructieve, kritische feedback en weet hier adequaat mee aan de slag te gaan. Inzet(prestatiemtivatie) De administratief bediende stelt hge eisen aan de uitvering van haar werk. Zij tnt enthusiasme en bereidheid en presteert ver de hele lijn beter dan gemiddeld. Zij zekt verantwrdelijkheid binnen het haar tegewezen taakgebied. Plannen en rganiseren De administratief bediende vult haar taakpakket kwalitatief en kwantitatief in binnen geldende afspraken van efficiëntie en time-management. Zij kan p effectieve wijze delen en pririteiten bepalen en bendigde acties, Versie 20130411 afr Gedgekeurd dr DC p 07/05/2013 - Gedgekeurd dr Rvb p 03/06/2013 Pagina 4
tijd en middelen aangeven m de delen te kunnen bereiken. Zij is in staat m hfdzaken van details te nderscheiden. Stressbestendigheid De administratief bediende blijft effectief en efficiënt presteren nder tijdsdruk, nverwachte situaties f snel veranderende f belastende mstandigheden. Zij blijft gestructureerd werken wanneer verschillende mensen een berep den p de dienstverlening. Zij blijft klantvriendelijk tijdens mgelijke weerstand. Flexibel gedrag De administratief bediende kan inspelen p en zich aanpassen aan veranderende situaties m een vrpgesteld del te bereiken. Zij verandert nder tijdsdruk p praktische wijze van aanpak. Zij brengt waardering p vr een afwijkend standpunt. Zij kan haar gedragsstijl aanpassen aan de situatie f persn. Sciabiliteit De administratief bediende brengt mensen met elkaar in cntact. Zij stapt gemakkelijk naar anderen te en spreekt zelf mensen aan. Zij is vlt, vriendelijk en aangenaam in de mgang. Zij brengt haar psitief gedrag ver p anderen. Bij het verbrengen van bdschappen weet zij bruggen te buwen tussen verschillende partners. Organisatiesensitiviteit De administratief bediende schat de invled van haar eigen handelingen f cmmunicatie p interne en externe klanten juist in. In haar cmmunicatie draagt ze steeds de visie uit van de rganisatie. Zij hudt bij beslissingen rekening met effecten vr medewerkers, cllega s f vr andere delen van de rganisatie. Zij schakelt desgevallend andere functies van de rganisatie in. 5) Aanwervingsvrwaarden - Huder van een diplma van : Bachelr (vrheen A1) (medisch) secretariaat - Bijkmend : Slagen in een aanwervingspref Minimum 70% (= 28,5 uur-cntract) prestaties leveren. Rijbewijs B Ervaring met de zrgsectr is een meerwaarde 6) Selectiecmmissie, selectieprgramma Selectiecmmissie : Preven : Directeur Financiën, lgistiek en administratie Administratief manager Desgevallend 1 Hfdverpleegkundige (nafhankelijk van betrkken afdeling) 1 interne deskundige dienst HRM a) Psych-technische pref (intern): - Screening mbt : i. gedragscmpetenties ii. prestatiecmpetenties b) Mndelinge pref : - Over de schriftelijke pref - Screening van cmpetenties afgestemd p het cmpetentieprfiel - Peiling naar de algemene ntwikkeling en mtivatie Versie 20130411 afr Gedgekeurd dr DC p 07/05/2013 - Gedgekeurd dr Rvb p 03/06/2013 Pagina 5
Versie 20130411 afr Gedgekeurd dr DC p 07/05/2013 - Gedgekeurd dr Rvb p 03/06/2013 Pagina 6