2014 Handleiding Office 365 IN EEN NOTENDOP ALLES OVER OFFICE 365 CARLO KONIJN CHI COMPUTERS HEERHUGOWAARD
Inhoud Inleiding... 2 Aanmelden bij office 365 via het portaal.... 2 Het portaal en gebruikers:... 3 Voor beheerders: gebruikers... 3 E-mail via de outlook web app... 3 Agenda... 5 Mensen: Contactpersonen... 6 FAQ: Outlook instellingen:... 6 Onedrive... 6 Nieuwe documenten aanmaken en / of bestanden uploaden... 7 Onedrive voor bedrijven map... 8 Teamsite... 8 Software installeren... 8 Afsluiting.... 10
Inleiding Microsoft Office 365 is een gebruiksvriendelijk systeem voor online email, online opslag en werken op vrijwel elk apparaat op elke locatie. Met Office 365 heeft u altijd en overal toegang tot email, agenda, contacten en documenten. En werkt u gemakkelijk online of offline samen met collega s en partners. Office 365 maakt gebruik van de volgende producten: Microsoft Exchange Online, Sharepoint Online (Onedrive voor business), Office Professioneel plus en Lync Online. Met deze producten geeft office 365 iedereen een gemakkelijk en gebruiksvriendelijke systeem om overal te kunnen werken. Deze handleiding is bedoeld voor nieuwe en bestaande gebruikers van office 365. In deze handleiding worden alle functies van office 365 kort uitgelegd. Deze handleiding is onder verdeeld in de volgende punten aangezien u slechts een of meerdere functionaliteiten gebruikt. Aanmelden bij office 365 via het portaal Het portaal en gebruikers. Office 365 E-mail via de outlook web app Office 365 Agenda en contactpersonen Office 365 Onedrive voor bedrijven ( privé opslag ) Office 365 Teamsite ( gemeenschappelijke opslag voor iedereen binnen de organisatie ) Office 365 Software Installeren Aanmelden bij office 365 via het portaal. Het begint allemaal via het office 365 portaal. Ga naar https://login.microsoftonline.com en log in via uw eigen e-mailadres en wachtwoord. In de meeste gevallen is dit info@uwbedrijf.nl of uwnaam@uwbedrijf.nl. Uw wachtwoord hebt u zelf gegenereerd of gekregen via uw ICT Consultant. In het geval dat u deze bent vergeten of bent verloren. Kies dan de optie geen toegang tot u account. Er wordt een nieuw wachtwoord gestuurd naar uw alternatieve e-mail adres.
Het portaal en gebruikers: Als u bent aangemeld ziet u het volgende scherm: ( Afbeelding hieronder ) Dit scherm kan variëren afhankelijk of u wel of geen beheerders rechten hebt of uw abonnement vorm. Tip: Laat altijd de beheer instellingen over aan een ICT Consultant In de bovenstaande balk ziet u Outlook, Agenda, Mensen, Nieuws feed, Onedrive en Sites. Outlook: De outlook web app hier vindt u al uw email berichten en taken Agenda: Hier bevindt al uw agenda punten of gedeelde agenda s Mensen: Uw contactpersonen News feed: Indien gebruikt de social nieuws feed van uw bedrijf Onedrive: Uw persoonlijke opslag voor bestanden en documenten ( standaard 25 GB ) Sites: De teamsite hetzelfde als Onedrive echter toegankelijk door al uw collega s. Om met elkaar samen te werken aan documenten of taken. ( standaard 10 GB ) Voor beheerders: gebruikers In het hoofdscherm kunnen beheerders bestaande instellingen aanpassen en / of gebruikers toevoegen en wijzigen. Tip: Laat beheer taken over aan uw ICT Consultant. E-mail via de outlook web app Als u klikt op e-mail verschijnt de outlook web app. Deze web applicatie ziet er precies hetzelfde uit als outlook op uw computer, notebook of tablet. Hier verschijnen al uw e-mails, Eventuele mappen indeling en taken. U kunt van hieruit nieuwe email schrijven of beantwoorden precies zoals in outlook. Zie afbeelding hieronder nummering 1 en 2.
U kunt hierin ook verschillende instellingen aanpassen zoals een handtekening toevoegen of een automatisch antwoord instellen tijdens een vakantie periode. Zie afbeelding hieronder nummering 3, 4 en 5. Automatisch antwoord afbeelding nummering 4: via het tandwieltje rechtsboven selecteer automatisch antwoord. Laat uw bericht incl. de datum en tijd wanneer u afwezig bent achter. Het automatisch antwoord wordt automatisch verzonden in deze periode. Handtekening instellen afbeelding nummering 5: via het tandwieltje rechtsboven selecteer opties en ga naar instellingen. Vul uw handtekening in en sla deze op, vanaf dit moment wordt de betreffende handtekening mee verstuurd.
Agenda Uw agenda punten: hier vindt u net zoals in outlook al uw agenda punten. Indien uw agenda s heeft gedeeld met collega worden deze in hetzelfde overzicht weer gegeven. Zie afbeelding hieronder.
Mensen: Contactpersonen Hier vindt u al uw contactpersonen net zoals in outlook. Het is ook mogelijk om verschillende social media contacten aan deze lijst toe te voegen. FAQ: Outlook instellingen: Hoe stel ik outlook / e-mail in op verschillende apparaten? U kunt uw office 365 email ook lokaal instellen op uw computer, notebook of smartphone. Kijk hiervoor voor de actuele instellingen op http://www.chicomputers.eu/voor-office-365-klanten/ Onedrive Onedrive voor bedrijven ook wel bekend als sharepoint is uw eigen prive opslag. Hier kunt u bestanden in opslaan, bewerken of delen met collega s. Als u op een office document kiest opent automatisch office online. Hiermee kunt u bestaande documenten aanpassen en bewerken. ( onderstaande afbeelding nummering 1 ) Via de 3 puntjes naast een document krijgt u de mogelijkheid om een document te delen. ( onderstaande afbeelding nummering 2 ) Via het slotje of 2 personen icon kunt u heel makkelijk zien of een document is gedeeld. ( onderstaande afbeelding nummering 3 )
Nieuwe documenten aanmaken en / of bestanden uploaden Via de knop nieuw document kunt u nieuwe office documenten en mappen aanmaken of een bestaand bestand uploaden naar uw Onedrive. Nieuw document ( onderstaande afbeelding nummering 1 ) Kies uw bestand ( onderstaande afbeelding nummering 2 ) Upload een bestand ( onderstaande afbeelding nummering 3 )
Onedrive voor bedrijven map Als u achter een computer zit waarop u office hebt geïnstalleerd kunt ook heel makkelijk bestanden verplaatsen naar uw OneDrive voor bedrijven map om deze automatisch naar uw Onedrive te versturen Teamsite De teamsite is hetzelfde als Onedrive deze is echter toegankelijk voor alle collega s binnen uw organisatie. Hier kunt u net zoals in Onedrive bestanden uploaden en bewerken. Of samen met collega s aan documenten en projecten werken. De teamsite is verdeeld in taken, notitieblok en gemeenschappelijke documenten. Notitieblok ( zie onderstaande afbeelding nummering 1 ) Gemeenschappelijke documenten ( zie onderstaande afbeelding nummering 2 ) Taken ( zie onderstaande afbeelding nummering 3 ) Software installeren Afhankelijk van uw abonnement kunt u verschillende applicaties of office suites installeren op uw computer, notebook, tablet en smartphone. In het hoofdbeheer scherm selecteert u software instaleren of software. In het zij menu kunt u aangeven voor welk apparaat u software wilt installeren. Zie afbeelding hieronder.
Als u bijvoorbeeld uw office pakket wilt installeren op uw systeem selecteer dan office en volg de weergegeven stappen. Zie afbeelding hieronder. Afmelden Wanneer u klaar bent met werken in het portaal. Ga naar de rechter bovenhoek, klik op uw naam en afmelden.
Afsluiting. Middels met deze korte handleiding kunt u aan de slag met uw office 365 omgeving. Mocht u nog extra vragen hebben over instellingen. Kijk eens op: http://www.chicomputers.eu/voor-office-365-klanten/ Of neem gerust contact met ons op. Chi Computers Carlo Konijn Bevelandseweg 198-T 1703AX Heerhugowaard T. 072-7433676 @. info@chicomputers.nl www.chicomputers.nl Colofon Dit e-book is geschreven door Carlo konijn, van Chi Computers en gepubliceerd in april 2014. Niets uit dit e-book mag verder worden verspreid, door anderen commercieel worden ingezet of worden gekopieerd, zonder de schriftelijke toestemming van de auteur.