TOGA Advocatensoftware TOGA TOGANET TOGA INCASSO TOGA CURATOR
INHOUD TOGA TOGA: een korte introductie 3 DOSSIERSCHERM VERSUS MODULE: een overzicht in twee richtingen 4 MODULES Dossier- en contactenbeheer 5 Documentenbeheer Berichtenbeheer 6 Agenda Kosten en prestaties 7 Enkelvoudige boekhouding Rekenfuncties Toga Curator 8 Toga Incasso 9 TogaNet 10 Vennootschapsboekhouding SYSTEEMVEREISTEN 11 SOFTCONSTRUCT: 1 partner voor al uw IT-behoeften Uit de praktijk gegroeid Softconstruct ontwikkelt sinds 1987 Toga, een softwarepakket dat specifiek werd ontworpen voor het beheer van advocatenkantoren. Steunend op de aangename samenwerking en continue feedback van onze klanten, groeide dit pakket uit tot een stabiele en vaste waarde in de advocatenmarkt. In de loop der jaren werd het basispakket Toga uitgebreid met tal van gespecialiseerde modules voor curatele, incasso en online dossieropvolging. Gebruiksvriendelijke en gestroomlijnde interface Toga biedt u optimale gebruiksvriendelijkheid dankzij de vertrouwde Microsoft Office look and feel. De verschillende schermen hebben niet alleen de vertrouwde Windows look maar bieden ook verschillende handige Windows functionaliteiten zoals dubbelklikken om een item te openen en rechtsklikken om een menu met extra mogelijkheden op te roepen. Een systeem van tabbladen maakt het mogelijk in meerdere dossiers en/of modules tegelijk te werken. De intelligente menubalk past zich automatisch aan het scherm aan waar u zich in bevindt. Hij toont enkel de functies die op dat moment nuttig zijn. Deze plaatsbesparing zorgt ervoor dat de knoppen groter en duidelijker getoond kunnen worden. Dit evenwicht tussen eenvoud en doorgedreven functionaliteit zorgt ervoor dat Toga zowel de basisgebruiker als de veeleisende gebruiker kan bekoren. Flexibel Vele opties zijn door de gebruiker aanpasbaar. Door middel van uitschakelbare taakpanelen, verschillende kleurenschema s en dergelijke, kan iedere gebruiker Toga aan zijn of haar wensen aanpassen. Verschillende lijsten, overzichten en rapporten zijn in te stellen volgens uw behoeften. Daarnaast biedt Toga een uitgebreid systeem van gebruikersrechten. Compatibel Er wordt niet alleen veel aandacht besteed aan het eigen programma, maar ook aan de samenwerking met andere programma s die voor u interessant kunnen zijn. Microsoft Office programma s zoals Word, Excel en Outlook zijn volledig geïntegreerd. Bovendien is Toga compatibel met de laatste 3 generaties van Microsoft Windows en Office. Ons team volgt de ontwikkelingen in de IT-wereld op de voet. Dankzij de synchronisatie met Outlook, bestaat de mogelijkheid de Toga-agenda naar een smartphone of tablet over te zetten. Zodoende kan u deze eveneens op uw iphone of ipad consulteren. Voor alle advocatenkantoren Wij richten ons niet enkel op grotere kantoren. Bent u net gestart of bent u nog stagiair? Dan hebben wij voor u een voordelige formule zonder dat u hoeft in te boeten aan functionaliteit. CONTACT 12 Steunend op de jarenlange samenwerking en feedback van ons cliënteel, groeide Toga uit tot een stabiele en vaste waarde in de advocatenmarkt. 2 3
DOSSIERSCHERM VERSUS MODULES DOSSIERSCHERM DOSSIERBEHEER DOCUMENTENBEHEER Het dossierbeheer is het hart van Toga. Hier hebt u een globaal overzicht over uw dossiers. Voor de redactie van uw teksten werkt Toga samen met Word. Daarvoor werd een extra menubalk gecreëerd, de Wordconsole. Het dossierscherm toont in één scherm alle informatie over een dossier. De verschillende partijen, documenten, berichten, agendapunten, de boekhouding,... Dit scherm is opgebouwd zoals het vertrouwde Outlook scherm. Links vindt u een overzicht met de rubrieken binnen een dossier. Door een rubriek aan te klikken verschijnt rechts de inhoud van deze rubriek. Naast het raadplegen van dossierinformatie kan u vanuit dit scherm ook taken uitvoeren zoals het aanmaken van een nieuw document of het versturen van een e-mail. Deze module bevat een aantal handige lijsten zoals de lopende en de slapende dossiers. Een ingenieus systeem houdt voor u bij in welke dossiers bepaalde tijd geen activiteit werd ondernomen. Dit scherm laat ook toe om bepaalde handelingen op meerdere dossiers tegelijk uit te voeren. Zo kan u verschillende dossiers tegelijk afsluiten, archiveren of de status ervan wijzigen. CONTACTENBEHEER MODULES Toga is opgebouwd uit 7 standaardmodules: Dossier- en contactenbeheer, Documentenbeheer, Berichtenbeheer, Agenda, Kosten en Prestaties, Boekhouding en Rekenfuncties. Elke partij waarmee u werkt, krijgt een contactfiche. Deze contactfiche dient slechts één maal te worden aangemaakt, ongeacht de hoedanigheid van de persoon of firma. U raadpleegt een module wanneer u informatie zoekt over alle dossiers heen. Elke module bestaat bovenaan uit een uitgebreide zoekbalk die toelaat verschillende zoekcriteria te combineren. Deze flexibele manier van werken biedt de mogelijkheid tal van lijsten op maat te genereren. Net zoals in het dossierscherm vindt u links een aantal voorgeprogrammeerde rubrieken en rechts de inhoud van de geselecteerde rubriek. Bij sommige modules zoals het documentenbeheer en het berichtenbeheer vindt u eveneens een preview van het bestand. 4 Per contactfiche kan u meerdere contactpersonen creëren met aanduiding van een standaardcontactpersoon per dossier. U dient de gegevens van uw cliënt zelfs niet meer manueel in te voeren. Dankzij de integratie van e-id leest u gewoon de elektronische identiteitskaart in. Deze Wordconsole biedt tal van extra functies zoals het versturen van het document via e-mail, het invoegen van velden, het eenvoudig aanmaken van modelbrieven en het invoegen van gedetailleerde afrekeningen. U gebruikt uw huidige modelbrieven en maakt er eenvoudig nieuwe aan. Aan de hand van de Wordconsole creëert u in geen tijd uw eigen bibliotheek aan standaardteksten. Het invoegen van velden zorgt ervoor dat gegevens zoals refertes en adressen voortaan automatisch worden ingevuld. Deze velden kunnen ook in de modelbrieven worden opgenomen. Naast het aanmaken en beheren van Word-documenten kan u eender welk bestand importeren in Toga. Deze bestanden kunnen automatisch worden herkend en met één druk op de knop in de juiste dossiers worden geïmporteerd. U vindt meteen het juiste document terug dankzij de krachtige zoekfunctie. Deze maakt het zelfs mogelijk Worden PDF-documenten op inhoud te doorzoeken! Toga helpt eveneens bij een rijksregisteraanvraag en gaat de gegevens uit de contactfiche automatisch overnemen op de website van de Orde van Vlaamse Balies. De integratie van de Dymo-labelprintersoftware zorgt er op zijn beurt voor dat u eenvoudig een dossieretiket of adresetiket kan afdrukken. Tot slot bevat de contactfiche diverse handige, afdrukbare overzichten zoals een lijst van de dossiers waarin deze persoon voorkomt met de hoedanigheid. Bekijk voortaan de inhoud van het document vooraleer het te openen. In het documentenbeheer is namelijk van ieder document een preview te zien. De aanmaak van uw briefhoofd en de configuratie van de printerlades voor de verschillende papiersoorten worden standaard door ons verzorgd. Dit systeem laat toe nadien zelf aanpassingen uit te voeren. 5
BERICHTENBEHEER AGENDA KOSTEN EN PRESTATIES BOEKHOUDING Deze module laat u toe zowel interne als externe berichten te beheren. Met interne berichten bedoelen wij berichten die binnen het kantoor worden verstuurd. Externe berichten zijn de berichten buiten kantoor ofwel het gewone e-mailverkeer. In de Toga agenda kan u zowel uw persoonlijke als de kantooragenda raadplegen. Toga registreert de kosten en prestaties waar mogelijk volledig automatisch (dossieraanmaak, briefwisseling, e-mails, afrekeningen). Toga beschikt over een enkelvoudige boekhouding en een optionele vennootschapsboekhouding (zie pag. 10). Dankzij de integratie van Outlook raadpleegt en bewerkt u uw e-mails rechtstreeks in Toga. Het postvak in van Outlook wordt namelijk gewoon in Toga getoond. Het is daarbij zelfs mogelijk meerdere postvakken te beheren. Een weergave in Outlook stijl: per dag, week of maand. Daarbij biedt Toga 2 weergaven: Antwoorden op e-mails die vanuit Toga werden verstuurd, worden automatisch herkend en kunnen met één klik in het juiste dossier worden geïmporteerd. Het Toga e-mailscherm toont grote gelijkenis met het Outlook e-mailscherm, wat de gebruiksvriendelijkheid in grote mate bevordert. Bij het verzenden van een e-mail kan u een lees- en ontvangstbevestiging vragen. Op deze manier kan u nauw opvolgen wanneer uw correspondent uw e-mail heeft ontvangen en gelezen. Tot slot kunnen dossiernaam en refertes standaard in de onderwerpregel worden opgenomen. 6 Het systeem van boeken werd ontworpen vanuit de praktijk: u boekt aan de hand van uw rekeninguittreksels. Toga stelt alle vereiste documenten op: dagboek, dossierfiches, saldi derdengelden en fiches 281.50. Bovendien worden de saldi van de rekeninguittreksels gecontroleerd, zodat u geen bedragen kan vergeten. Een weergave in lijstvorm. U importeert snel en eenvoudig uw e-mails in de juiste dossiers. Het importeerscherm biedt hierbij tal van extra mogelijkheden. U kan bijvoorbeeld meteen het originele bericht uit Outlook verwijderen of ervoor kiezen om enkel de bijlage te importeren. Naast automatische registratie is het uiteraard ook mogelijk kosten en prestaties manueel te registreren. Er zijn zelfs meerdere klokjes voorzien die u toelaten uw prestaties op de minuut juist te timen. Bovendien kan u ten allen tijde een overzicht oproepen van uw kosten en prestaties en hierin aanpassingen uitvoeren. Verder berekent Toga de verschillende totalen en maakt op basis daarvan uw ereloonstaat en detaillijst aan. Net zoals in Outlook, is de Toga agenda opgedeeld in afspraken en taken. Dankzij deze indeling kan de agenda eenvoudig worden gesynchroniseerd met Outlook. Vanuit Outlook kan u dan uw agenda op uw mobiele apparaten zoals uw smartphone of ipad overzetten. Er kunnen zowel aan taken als aan afspraken soorten worden toegekend. Deze optie maakt het mogelijk gepersonaliseerde lijsten te trekken zoals de zittingsagenda van volgende week of de deadlines voor het indienen van bepaalde stukken. Bij het maken van een afspraak, kan deze meteen worden ingeschreven als prestatie. De prestatie blijft gelinkt aan de afspraak. Verandert de duur van de afspraak, dan wordt deze automatisch aangepast in de prestatie. Dankzij de rechtstreekse link met de boekhouding, kunnen vorderingen op de voet worden gevolgd. U raadpleegt een lijst met de openstaande vorderingen en verstuurt rappels voor diegene waarvan de vervaldag verstreken is. Rekeninguittreksels kunnen automatisch worden inlezen via CODAbestanden. Dit zijn elektronische dagafschriften die u van de website van uw bank kan downloaden. Informatie zoals datum, omschrijving en bedrag worden dan automatisch ingevuld. Het omgekeerde kan natuurlijk ook. U bereidt uw betalingen voor in de boekhoudmodule van Toga en stuurt deze daarna elektronisch door naar de bank via CIRI-bestanden of XML. REKENFUNCTIES Volgende rekenfuncties zorgen ervoor dat uw berekeningen voortaan snel en foutloos worden afgehandeld: - Afrekeningen - Indexaanpassingen - Werkdagen - Interestberekeningen Toga berekent automatisch de verschillende totalen en maakt op basis daarvan uw ereloonstaat en detaillijst aan. 7
TOGA CURATOR TOGA INCASSO Uitgebreide dossiergegevens Standaardteksten Automatische aanmaak van dossiers Financiële opvolging Toga Curator ondersteunt u bij de verschillende stappen in het faillissementsproces. De uitgebreide tekstverwerkingsmodule levert een enorme tijdswinst bij het opmaken van de vele documenten die in de loop van het faillissement nodig zijn. De inleesmodule van Toga Incasso leest Excel- of tekstbestanden in die door uw cliënten zijn geleverd. De financiële verwerking wordt sterk vereenvoudigd door de mogelijkheid om CODA-bestanden in te lezen. Met één enkel inleesbestand kan een hele reeks dossiers volledig automatisch worden aangemaakt, compleet met een cliëntfiche, een schuldenaarsfiche,... maar ook een volledige afrekening met factuurbedragen, interestberekeningen en andere. In combinatie met de gestructureerde mededeling die op de standaardrappels vermeld wordt, kunnen binnenkomende derdengelden volledig automatisch verwerkt worden in de boekhouding. In het dossierscherm vindt u extra velden waarin u alle gegevens kan inbrengen die relevant zijn voor de opvolging van het faillissement, alsook alle gegevens van de schuldeisers met hun respectieve vorderingen. Toga Curator beschikt namelijk over een grote collectie modeldocumenten. Automatische aanmaak van rappels Indien nodig kunnen zelfs subdossiers worden aangemaakt waarvan de kosten en prestaties mee worden verrekend in het hoofddossier. De faillissementsgegevens met de verschillende data kunnen worden overgenomen in de taken- en afsprakenagenda waardoor alle deadlines snel en accuraat worden opgevolgd. Tal van overzichten U kan ten allen tijde een overzicht oproepen van de stand van zaken. Toga Curator bevat tal van overzichten en lijsten. Druk een lijst af van de schuldeisers volgens voorrecht of consulteer het geraamd netto actief. 8 Per cliënt kunnen een aantal standaardacties worden gedefinieerd die o.a. gebruikt worden om volledig automatisch rappelbrieven af te drukken. In deze standaardbrieven kan het volledige detail van de afrekening worden opgenomen. De gegevens uit het dossierbeheer en de boekhouding worden automatisch ingevoerd in deze standaardmodellen. Het opmaken van het PV van verificatie of van fiscale fiches kost u op deze manier slechts een fractie van de tijd die u er vroeger aan besteedde. Boekhouding per faillissement De Toga Curator boekhouding maakt de volledige financiële opvolging mogelijk per faillissement. In het opvolgingsscherm heeft men steeds een overzicht van de lopende dossiers. Het ereloon en het door te storten deel van de betalingen worden automatisch berekend volgens de voorwaarden die in de cliëntfiche zijn ingegeven. Standaardbrieven kunnen gedefinieerd worden voor particuliere of businessdebiteuren en dit in 4 verschillende talen. In de opvolging van rappelbrieven kan men opgeven welke wachttermijn in acht dient te worden genomen alvorens de volgende actie wordt uitgevoerd. Verschillende dossiers kunnen samen verrekend worden. Daarbij wordt automatisch een factuur opgemaakt voor de cliënt en de nodige gelden worden via een elektronische bankverrichting doorgestort. Vereffeningsverslag Tot slot doet Toga Curator een verdelingsvoorstel. Het ereloon van de curator wordt berekend en op basis van de voorrechten wordt nagekeken wie recht heeft op welk bedrag. Manuele aanpassingen en herberekeningen zijn uiteraard mogelijk. Met één enkel inleesbestand kan een hele reeks dossiers volledig automatisch worden aangemaakt. 9
SYSTEEMVEREISTEN TOGANET Besturingssysteem TogaNet biedt de mogelijkheid bepaalde dossiergegevens op een sterk beveiligde website te publiceren. Met een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord kunnen uw cliënten via het internet de informatie raadplegen die u beschikbaar stelt. U dient enkel aan te vinken wat u wilt bekendmaken en aan wie. TogaNet beschikt nu ook over een ingebouwde berichtenmodule. Deze maakt het mogelijk snel en gericht met uw cliënten te communiceren zonder daarvoor een extra toepassing te moeten gebruiken. Dankzij TogaNet beperkt u de telefonische communicatie tot een minimum en biedt u uw klant tegelijkertijd een extra service. Op onze webpagina www.toga.be/toganet vindt u enkele demofilms van TogaNet. Windows XP Professional, Windows Vista Business of Windows 7 Professional Geheugen minimum 1 GB RAM, aanbevolen 2 GB RAM voor Windows XP minimum 2 GB RAM, aanbevolen 4 GB RAM voor Windows Vista en Windows 7 Software MS Office XP, MS Office 2003, MS Office 2007 en MS Office 2010 (32 bit): Word, Excel en Outlook TOGA VENNOOTSCHAPSBOEKHOUDING SOFTCONSTRUCT Meer en meer advocatenkantoren kiezen voor een vennootschapsvorm. Toga biedt hen bij die stap de nodige ondersteuning. 1 partner voor al uw IT-behoeften Hierbij hebt u de keuze tussen onze eigen vennootschapsboekhouding of het externe boekhoudpakket Venice van Unit4-C-Logic. De Toga vennootschapsboekhouding biedt alle standaard vereisten die een advocatenkantoor nodig heeft. Indien u een complexere boekhouding wil voeren met bijvoorbeeld consolidatie van verschillende boekhoudingen, dan biedt Venice de nodige professionaliteit. Wij vinden het belangrijk dat onze klanten een goede IT-ondersteuning genieten. Wij hopen dat dit bij u het geval is. Is dit niet het geval, dan kan u ook hiervoor bij ons terecht. Of het nu gaat over hardware, software of support, wij bieden u een complete service. Onze partners Om u een hoog serviceniveau te garanderen, kiezen wij resoluut voor kwaliteit. Daarom werken wij enkel samen met sterke partners die uw vertrouwen waard zijn. Enkele van onze belangrijkste partners zijn: HP, Microsoft, Brother, Symantec, Olympus en Fujitsu. 10 11
Voor meer info: neem contact met ons op of raadpleeg onze website. WWW.ADVOCATENSOFTWARE.BE SOFTCONSTRUCT NV SINGEL 6 2550 KONTICH TEL. 03 237 79 15 FAX 03 237 79 16 WWW.TOGA.BE INFO@SOFTCONSTRUCT.BE ON 0431.495.788 RPR Antwerpen versie 11