«Nieuwigheden Sage BOB »

Transcriptie

1 «Nieuwigheden Sage BOB » Voor het gebruik van de end-users Sage BOB 50

2 DE NIEUWIGHEDEN VAN DE VERSIE 3.0 VAN SAGE BOB 50 Het nieuwe beheer van het boekhoudplan Met de versie Sage BOB , innoveert en introduceert Sage het totaal nieuwe beheer van het boekhoudplan met als doelstelling het werk van groepen van ondernemingen en hun boekhoudkundige bediendes te vereenvoudigen. Als een grootschalige ontwikkeling, is het nieuwe beheer van het boekhoudplan gebaseerd rond 4 hoofdpunten: het opkuisen van het boekhoudplan, de verbinding met het model boekhoudplan, het aanmaken van nieuwe rekeningen en de volledige conversie. Bij het opeenvolgende gebruik, vormen deze functies een extreem efficiënte tool die u tijd laat winnen in helderheid, in kwaliteit van de informatie en de ingaventijd. Gebruikmakend van de opkuisfunctie, begint u met het verwijderen van de niet-gebruikte rekeningen in uw huidige boekhoudplan in enkele kliks. Ze zijn talrijk en creëren twijfel en nodeloze verspreiding van de informatie. Verbind vervolgens uw dossier met een model boekhoudplan, specifiek voor uw activiteit of algemeen, dat uzelf opgesteld heeft of dat u via de bibliotheek van Sage BOB 50 bent bekomen. Als u nu een nieuwe rekening nodig heeft, stelt Sage BOB 50 u automatisch de juiste rekening voor uit het gekozen model en zal in uw plaats de noodzakelijke informatie in de signalitiek aanvullen. In drie klikken, is uw rekening operationeel en kan u deze gebruiken. Gemakkelijk, snel en u wint in samenhang over het geheel van uw dossiers. Overtuigd? Zin om nog een stap verder te gaan? De volgende stap bestaat eruit, om met behulp van de specifieke tool BOB-accountconverter, dossier per dossier de overblijvende rekeningen van het oude boekhoudplan om te zetten naar het model. Gedaan met verschillende boekhoudplannen voor elk dossier : met uitzondering van de specifieke rekeningen die eigen zijn aan de onderneming en aan zijn activiteit, hebben alle andere rekeningen voortaan hetzelfde nummer en omschrijving, en dit op niveau van alle dossiers.

3 De vereenvoudigde ingaven van de rekeninguittreksels Standaard in Sage BOB 50. Sage BOB 50 stelt 5 nieuwe mogelijkheden ter beschikking om de rekeninguittreksels in de financiële dagboeken in te boeken. Dankzij de geavanceerde opzoekmogelijkheid, vindt Sage BOB 50 voor u makkelijk het betrokken document dat overeenkomt met de verrichting van het rekeninguittreksel, en dit op basis van één enkel gegeven met keuze uit: het bedrag, de naam van de derde, het rekeningnummer, de mededeling of het documentnummer. Het is niet meer nodig om u zorgen te maken indien de informatie op hry rekeninguittreksel niet volledig of niet duidelijk is : Sage BOB 50 kan deze opzoekingen doen op basis van een gedeelte van de gegevens. En dit is niet alles: éénmaal het document is teruggevonden, zal Sage BOB 50 dit automatisch met de betaling koppelen en de boekingslijn volledig invullen. U moet dus enkel overgaan naar de volgende verrichting. En indien de verrichting geen betaling van een klant of leverancier is, zal Sage BOB 50 u de lijst met de laatste gebruikte rekeningen voorstellen. Dit resulteert in veel tijdwinst en vermindert het risico op fouten. De werkomgeving «Bankverrichtingen» De werkomgeving «Bankverrichtingen» verzamelt in één enkel scherm alle functionaliteiten die verbonden zijn aan de bankmodule van Sage BOB 50. U kan voortaan vanuit dit scherm uw betalingsbestanden aanmaken, uw domiciliëringsbestanden beheren en uw rekeninguittreksels ontvangen. U heeft meerdere rekeningen? Geen probleem, de werkomgeving past zich aan, herkent de formaten en registreert de verrichtingen automatisch in de juiste dagboeken en dit op een duidelijke en vlotte wijze. De ingebruikname is dan ook intuïtief en snel onder de knie : de werkomgeving «Bankverrichtingen» is gebaseerd op hetzelfde model als de andere werkomgevingen in Sage BOB 50, die reeds gebruikt en erg gewaardeerd worden. Dankzij de verbonden functies, de acties en het contextmenu is er een specifieke interactie mogelijk met de software : enkel de nuttige functies met betrekking tot de bank worden duidelijk en precies aan de gebruiker voorgesteld. Het navigatievenster en de tabbladen geven u de mogelijkheid om op een transparante manier te navigeren doorheen de verschillende beschikbare informatie en het gewenste niveau te bepalen.

4 Opvolging van betalingen Optioneel in Sage BOB 50 «Commercieel beheer». Sage BOB vergemakkelijkt de opvolging van de klantenrelaties voor een onderneming die gebruik maakt van het commercieel beheer onafhankelijk van de boekhouding, dankzij de functie «opvolging van betalingen». In een specifiek scherm kan de gebruiker de gedeeltelijke of volledige betaling van de commerciële documenten aanduiden, zonder dat hij op de informatie van de fiduciaire moet wachten. Op deze manier kan hij reeds zijn aanmaningen aan zijn klanten versturen. Indien er reeds bankverrichtingen werden ingegeven kan de gebruiker deze zien en heeft dus alle informatie die hij nodig heeft ter beschikking. Als het dossier van de fiduciaire terugkomt, met de gecentraliseerde documenten, dan kan de gebruiker een vergelijking van de afpuntingen maken en manueel de juistheid hiervan bepalen. De verbeterde zichtbaarheid van de werkomgevingen Standaard in Sage BOB 50. Het echte slagschip van de filosofie van de «Proactive Interface» van Sage, de werkomgevingen, werden benadrukt in Sage BOB Elke gebruiker heeft voortaan toegang tot deze werkomgevingen vanuit het bureaublad van Sage BOB 50 : dankzij de iconen die naar eigen keuze op zijn bureaublad verschijnen, kan hij in één enkele oogopslag zijn meest gebruikte functionaliteiten oproepen. De informatie en de links onder deze iconen helpen de klant om de prioriteiten in zijn taken te bepalen en de opvolging van zijn werk te beheren. Het fiduciaire platform Het fiduciaire platform, dat beschikbaar is onder de vorm van een «werkomgeving», heeft als doelstelling de communicatie en het versturen van documenten tussen de onderneming en zijn boekhouder, en omgekeerd, te verbeteren. De uitwisselingen van deze gegevens zijn volledig beveiligd en gebruiken een systeem dat onafhankelijk is van alle elektronische mails. Op deze manier zijn er geen beperkingen meer in de limieten van de grootte van de bestanden en geen risico meer op verlies of klassering in de ongewenste mails. De onderneming kan op deze manier zijn commerciële documenten die zijzelf heeft ingegeven, of andere documenten, op een transparante manier doorsturen. De boekhouder kan, op zijn beurt, de nodige wijzigingen uitvoeren en daarna de documenten centraliseren om ze terug door te sturen naar de onderneming. De configuraties van de respectievelijke software kunnen eveneens via het fiduciaire platform uitgewisseld worden. In het geval dat er gelijktijdig aan hetzelfde document

5 gewerkt wordt, beheert Sage BOB 50 perfect de conflicten en stelt de gebruikers de aangepaste oplossingen voor. De link tussen Sage BOB 50 en Sage CRM Het zal voortaan voor ondernemingen die Sage BOB 50 en Sage CRM gebruiken mogelijk zijn om de basisbestanden «Ondernemingen» en «Contactpersonen» tussen beide softwares te synchroniseren. De gebruiker behoudt de hand in deze synchronisatie : de gegevens in Sage BOB 50 hebben altijd prioriteit, en elke wijziging die uit Sage CRM komt, moet bevestigd worden. Anderzijds kan men in Sage CRM een serie van gegevens uit Sage BOB 50 raadplegen dankzij query functies, zoals bijvoorbeeld de lopende bestellingen of de openstaande posten voor een bepaalde klant. Rapporten in PDF formaat kunnen ook zeer eenvoudig aangemaakt worden. Het centraal derden beheer Dankzij het centraal beheer van de signaletiek van derden, zal Sage BOB 50 u het werk vereenvoudigen indien u meerdere dossiers beheert. In feite, kan u via deze functie een derden fiche instellen als gemeenschappelijk voor al uw dossiers. Op deze manier zal u tijdens het toevoegen van een derde, die gemeenschappelijk is aan alle dossiers, de referentie opzoeken in de gecentraliseerde derdenfiches. Bovendien zullen alle aangebrachte wijzigingen overgebracht worden op het geheel van de dossiers waarvoor het gecentraliseerd beheer actief is.

6 Andere functionele verbeteringen Sage BOB bevat eveneens een reeks van functionele verbeteringen die het dagdagelijks gebruik van de software vergemakkelijken en die beantwoorden aan de behoefte van de eindgebruikers. In «Boekhouding en Financiën» : o De nummering van de boekhoudkundige documenten in de dagboeken kan op basis van een periode of een burgerlijk boekjaar ingesteld worden. o Het is voortaan mogelijk om rekeninguittreksels in CODA formaat rechtstreeks in de financiële ingaven in te lezen. Enkel beschikbaar met de optie Pack bank. o Het is mogelijk om de diverse verrichtingen met bijhorende auditnota s, op één enkel document af te drukken. In «Commercieel beheer» : o De grid van de commerciële documenten is voortaan personaliseerbaar. o Het is mogelijk om voor elke klantenbestelling een productieorder op te stellen. In «Verkooppunt» : o Het veld « adres» werd toegevoegd in de klantenfiche en kan tijdens het toevoegen van een nieuwe klant ingevuld worden. o Een aanvraag voor bevoorrading kan rechtstreeks uit het verkooppunt verstuurd worden. o Sage BOB 50 Verkooppunt is gecertificeerd voor «Banksys». De betalingsgegevens kunnen voortaan rechtstreeks van de software naar de terminal verstuurd worden. Optioneel in Sage BOB 50 «Verkooppunt». In de module BOB-ole : o De notie verschuiving en lengte van het fiscaal boekjaar werden toegevoegd aan de formules. Het menu Help : o U heeft nu direct toegang tot de klantenzone via het menu Help in Sage BOB 50, en dit zonder dat u uw login en paswoord moet ingeven.