Sage BOB 50 Financiële Functionaliteiten

Transcriptie

1 Sage BOB 50 Sage BOB 50 Expert Klanten, leveranciers, banken, overheden: een onderneming wordt omgeven door een «boekhoudkundig en financieel ecosysteem» dat niet alleen omvangrijk maar ook complex is. Uw toepassing voor boekhoudkundig en commercieel beheer is het echte zenuwcentrum van uw bedrijf waarin alle gegevens samenkomen die te maken hebben met derden. Binnen een context van voortdurend veranderende reglementaire en wettelijke verplichtingen moet voorrang worden gegeven aan een vereenvoudiging van de processen voor invoer, verwerking en overdracht van gegevens. Dankzij de nodige automatisering en digitalisering bieden de analyse en de verwerking van deze gegevens u een toegevoegde waarde. De financiële relatie met uw klanten: Stel uw betalingen veilig! De klantenrekeningen maken een aanzienlijk deel uit van het vermogen van uw bedrijf Maar zolang de verschuldigde bedragen niet zijn geïnd, blijven ze virtueel. U moet de betalingstermijnen dus goed opvolgen en elke vertraging in de betalingen identificeren en analyseren. Die opvolging wordt makkelijker naarmate de verwerking wordt geautomatiseerd en de informatie wordt gecentraliseerd in een toepassing voor boekhoudkundig beheer met aansturingsmogelijkheden: automatisch aangemaakte overzichten leveren u niet alleen alle gecombineerde en relevante informatie over de uitstaande bedragen, maar zorgen er ook voor dat u de redenen daarvoor te weten komt en kunt analyseren. Gegevens in perspectief plaatsen, hun analyse mogelijk maken en op die manier een betere kijk bieden aan de mensen die de beslissingen nemen: naast de automatisering en de digitalisering van boekhoudkundige en financiële verwerkingen bieden de softwareoplossingen nog tal van voordelen. Dankzij de aangemaakte reporting-overzichten krijgen de bewindsmensen een gerichte kijk op de activiteiten en op de rendabiliteit volgens de criteria die voor hen het meest relevant zijn. De beheersing van de financiële evenwichten en de goede opvolging van de liquiditeiten zijn onder controle. In het kader van de relatie met derden en met name voor wat betreft de post schuldvorderingen klanten, biedt financiële aansturing een dynamische kijk, geaccentueerd rond vier grote krachtlijnen: Informeren: oplossingen voor boekhoudkundig en commercieel beheer die functionaliteiten voor aansturing bevatten, zorgen voor een synthese van alle te incasseren grote bedragen tussen laattijdige betalingen en te ontvangen betalingen. Zo beschikken de bewindsmensen over een waardevolle totaalkijk, die hen kan helpen bij het nemen van beslissingen. Analyseren : bij laattijdige betalingen bijvoorbeeld gaat het er vervolgens om de beheerders en bewindsmensen te doen begrijpen waarom de bedragen in kwestie niet werden geïnd, welke facturen erbij betrokken zijn en zelfs welke commerciële medewerkers verantwoordelijk zijn voor de bewuste klanten. We praten hier dus over een gedetailleerde kijk. Anticiperen : de beheerder krijgt een optimale kijk op de belangrijkste vervaldagen op 8, 15, 30 of 60 dagen en heeft zelfs de mogelijkheid om scherp te stellen op de grootste bedragen die op korte termijn moeten binnenkomen. Essentieel daarbij: een exhaustieve kijk op de verwachte risico s bij de klanten. Waarschuwen : de functionaliteiten voor aansturing geven de bewindsmensen in real time een waarschuwing inzake laattijdige betalingen zodat ze potentiele tekortkomingen of problemen kunnen vaststellen.

2 Op die manier zullen de definitie en de herziening van het beleid inzake klantenkrediet, de opvolging en de controle van de uitstaande bedragen, de beheersing van de facturatiestromen en de boekingen, en de op elk moment exacte kennis van de reële verbintenis met de klant (uitstaand bedrag) niet alleen de kans bieden om risico s te beperken, maar ook om de juiste informatie te produceren voor het sturen van herinneringen en, bij wijze van laatste redmiddel, het aanspannen van een rechtszaak. De rol van het informatiesysteem is cruciaal in het beheer van de financiële stromen met de klanten. Het biedt niet alleen de kans om te anticiperen op betwistingen, maar ook om prioritaire pistes voor invordering te identificeren, en dit in functie van het bedrag van de schulden en hun anciënniteit. OPTIMALISEREN VAN FINANCIËLE RELATIES MET DE KLANTEN: DE ADVIEZEN VAN SAGE AAN TE NEMEN PROCESSEN Definiëren van een beleid inzake klantenkrediet, vaststellen en herzien van betalingstermijnen en -modaliteiten INZET VOOR DE KMO Consolideren van financiële onafhankelijkheid van de onderneming en anticiperen op risico s op in gebreke blijven van klanten INVOERING Debiteurenbeleid bepalen, betalingstermijn en voorwaarden vastleggen en controleren. Opvolgen en controleren van uitstaande bedragen van klanten Verzekeren van het administratieve en boekhoudkundige beheer van de klantenrekeningen, van offerte tot betaling Toezien op de naleving van de betalingstermijnen, vertragingen behandelen en potentiële betwistingen identificeren Overgaan tot de invordering van de betwiste bedragen Exacte kennis van de totale financiële verbintenis met de klant Beschikken over betrouwbare, up-to-date informatie die makkelijk toegankelijk is als men ze nodig heeft Vertragingen voorkomen, onderscheid maken tussen échte en voorgewende betwistingen, versnellen van termijn voor oplossing en responsabiliseren van betrokkenen Het verweermiddel kiezen dat de onderneming maximale kansen biedt om haar schuldvorderingen te recupereren Onmiddellijk de nodige maatregelen treffen wanneer het uitstaande bedrag de toegelaten kredietlijn overschrijdt, reëel of vooruitlopend (weigering van bestelling, stopzetting van leveringen, vraag om contante betaling, enz.) Optimaliseren van informatiestromen tussen facturatie, betaling en boekhoudkundige registratie Processen inrichten voor minnelijke schikkingen, modaliteiten en timing bepalen, zijn rechten vrijwaren Snel een geschikt en volledig invorderingsdossier aanleggen De werkomgeving «BOB-cash» Sage verschaft u in enkele muisklikken waardevolle tools en grafieken om de financiën van de KMO s in goede banen te leiden. Met «BOB-cash» : Krijgt u een algemeen overzicht van de klantenrekeningen en past u een filter per datum, openstaand saldo, aanmaningsniveau,... toe Verzendt u rechtstreeks individuele aanmaningen, eveneens per Stelt en stuurt u automatisch een schuldvorderingdossier op Beheert u zorgvuldig de vervaldagbalans van de leveranciers Laat je klanten niet op je kap leven! «BOB-cash» verleent tevens een perfect overzicht op de situatie van de vorderingen waardoor doeltreffende beslissingen genomen kunnen worden op vlak van volgende prangende vragen: Evolueert de situatie van onze vorderingen in positieve zin? Bevindt de klant zich in een verontrustende situatie en moeten de leveringen opgeschort worden? Welk discontobeheer kunnen we toepassen? Hebben we tools om de schuldvorderingen snel te behandelen?

3 Het invoeren van de rekeninguittreksels «Het invoeren van de rekeninguittreksels vormt één van de meest vervelende aspecten van mijn werk. Zoals de meeste KMO s hebben we verschillende rekeningen bij verschillende banken en we hebben een groot aantal verrichtingen per maand. Naargelang de bank staat er meer of minder informatie op die uittreksels. Om nog te zwijgen over het formaat en de opmaak, die vaak verschillen. Het is niet evident om daar je weg in te vinden, vooral omdat er vaak vele weken verstrijken tussen de dag waarop de transactie is gebeurd, en de dag waarop we het uittreksel toekrijgen» - Mevrouw Mertens, Boekhoudassistent. De geavanceerde opzoekmogelijkheid van Sage BOB 50 Ontvangt nog steeds uw uittreksels op papier? Dankzij de nieuwe opzoekmogelijkheid ontwikkeld door Sage, gebeurt de inboeking van uw rekeninguittreksels eenvoudig, snel en betrouwbaar! Tot 25% tijdwinst Minimaal risico op fouten Betalingen die direct met rekeningen en aanmaningen met betrekking tot kredieten in verband worden gebracht Gedaan met aarzelen! De informatie die op het uittreksel verschijnt, is onvolledig of onduidelijk? U weet niet waarmee de betaling overeenstemt? Sage BOB 50 vindt voor u het betreffende document dat met de transactie overeenkomt (via bedrag, naam, rekeningnummer ). Wanneer er bij de transactie geen leverancier of klant geregistreerd staat, stelt Sage BOB 50 u een opsomming voor van de laatst gebruikte boekingsrekeningen.

4 Uitwisselingen met de banken: win tijd! De bank die de betalingen ontvangt en de overschrijvingen uitvoert vormt een onontbeerlijke en geprivilegieerde partner. Eens te meer zijn automatisering en digitalisering hier synoniem met beveiliging en snellere verwerkingstermijnen. Dankzij functionaliteiten voor het beheer van de betaalmiddelen, kunnen stortingen meteen worden behandeld vanuit de boekhouding zonder dat ze opnieuw moeten worden ingevoerd. Op dezelfde wijze kan het beheer van de betalingen van klanten en van de domiciliëringen worden geautomatiseerd. Dit levert heel wat winst op inzake precisie en snelheid. Dat is nog niet alles: de boekingen, de automatische doorvoering van kortingen en aanpassingen, het beheer van elektronische rekeninguittreksels, de inlezing van boekhoudkundige gegevens, de invoer van geboekte betalingen In combinatie met het boekhoudsysteem zorgt de toepassing voor het beheer van de betaalmiddelen voor heel wat tijdwinst. Tevens worden de verwerkingstermijnen beperkt en krijgen de beheerders een kijk in real time zodat ze grote financiële besparingen kunnen realiseren. De «Pack bank» module van Sage BOB 50 Automatisch inlezen van rekeninguittreksels Het ingeven van uw bankuittreksels kan langdradig zijn en hierbij kunnen fouten gemaakt worden. Dankzij het automatisch inlezen van bankrekeninguittreksels, laat Sage BOB 50 Pack Bank u toe om in uw financiële rekeninguittreksels te importeren in een gecodeerd formaat (CODA, csv). Hierdoor bespaart u kostbare tijd en voorkomt u fouten bij het ingeven. Maar er zijn nog meer voordelen! In functie van de informatie die meegedeeld wordt door uw bank, stelt Sage BOB 50 Pack Bank u een overeenstemming voor van de betalingen met de overeenkomstige factuur. Dit gebeurt voor het betaalde bedrag via de gestructureerde mededelingen of indien nodig via het bankrekeningnummer van de derde indien deze gekend is. Het is eveneens mogelijk om gegroepeerde betalingen overeen te stemmen voor meerdere facturen en voor betalingen gedaan via kaarten. Bankoverschrijvingen Maak automatische voorstellen aan voor betalingen van facturen aan leveranciers, creditnota s voor klanten op basis van openstaande documenten in de boekhouding en diverse begunstigden (werknemers, huur, ) met Sage BOB 50 Pack Bank. Hergroepeer uw nationale, Europese en internationale betalingen in éénzelfde omslag. Beheer een individuele memodatum per betaling. Nadat u een controle en eventuele aanpassing uitgevoerd heeft, kan u dit bestand elektronisch naar uw bank sturen (SEPA, BVB).

5 Domiciliëringen klanten Met Sage BOB 50 Pack Bank genereert u automatisch uw aanvragen tot domiciliëringen voor uw financiële instellingen en uw overeenkomstige diverse verrichting voor domiciliëringen. Net zoals de procedure voor het betalen van leveranciers, bestaat de procedure voor het aanvragen van domiciliëringen van de klanten uit de volgende stappen : automatisch aanmaken van voorstellen tot domiciliëring op te roepen op basis van openstaande facturen die op een bepaalde datum vervallen zijn; controle en aanmaak van het bestand verzoeken tot uit te voeren domiciliëringen. Mogelijkheden van elektronische transfers Sage BOB 50 Pack Bank biedt de mogelijkheid om gegevens te communiceren en door te sturen naar of vanuit verschillende Belgische banken, Isabel 5, Isabel 6 en de MultiLine-service in Luxemburg. De werkomgeving «Bankverrichtingen» Dankzij de exclusieve Sage «WorKSpaces» benadering zijn alle functionaliteiten van Sage BOB 50 Pack bank beschikbaar in eenzelfde venster. De tientallen ergerlijke muiskliks en opzoekingen in menu s en submenu s behoren tot het verleden! U beheert eenvoudig al uw bankverrichtingen in hetzelfde venster, zo wint u tijd en verhoogt u uw productiviteit.

6 Met Sage BOB 50 volgt u in real time de relaties met uw klanten, leveranciers en financiële partners op! Dankzij de geoptimaliseerde invoer van rekeninguittreksels en dankzij de modules «BOB-cash» en «Pack Bank» van Sage BOB 50, bekomt u voortdurend een gedetailleerde kijk op de financiële relaties die u onderhoudt met uw klanten en uw leveranciers. Bovendien beheert u snel en efficiënt uw betalingen en de opvolging ervan. Hou uw klanten in de gaten Met één muisklik kunt u duidelijk en nauwkeurig in beeld brengen wat uw klanten u nog verschuldigd zijn. Bij niet-naleving van de betalingstermijnen kunt u de gepaste acties opstarten: herinneringen, invorderingsdossier, blokkering van de klant, Verlies niets uit het oog De tijd verstrijkt, maar u vergeet niets: de historieken van de uitstaande bedragen, de betalingen en de herinneringen worden voortdurend geactualiseerd en staan steeds tot uw beschikking. Win tijd met uw rekeninguittreksels Op papier of elektronisch? In beide gevallen stelt Sage BOB 50 een oplossing voor om ze in een mum van tijd en zonder risico s op fouten op te nemen in uw boekhouding. Beheer uw betalingen en domiciliëringen vanuit één enkele locatie Sage BOB 50 biedt u de mogelijkheid om rechtstreeks vanuit de factuur van uw leverancier uit te voeren betalingen aan te maken en naar uw bank door te sturen. U kunt ze ook bundelen en in één keer versturen, met een verschillende uitvoeringsdatum voor elke betaling. Dat alles vanuit één enkel scherm en zonder de gegevens opnieuw te moeten invoeren.