Kennispartner Hoe people managers omgaan met groei: een praktijkboekje voor ondernemers Mieke Van De Woestyne Kristien Van Bruystegem Prof. dr. Koen Dewettinck
Organisaties doorlopen typisch een aantal fasen in hun evolutie van klein naar groot. Op basis van het model van Greiner (1998) en de aanvullende ondernemersstijl van Schravendijk (2004) ontwikkelden we een instrument met een aantal sleutelvragen die de lezer een inzicht geven in de voornaamste ontwikkelingen en people management uitdagingen binnen elke groeifase. Dit instrument helpt je te ontdekken: In welke groeifase je organisatie zich bevindt Welk type ondernemer je bent Met welke people management uitdagingen je organisatie in deze groeifase wordt geconfronteerd Welke acties je kan ondernemen om aan deze uitdagingen tegemoet te komen Op de volgende pagina zie je onze leidraad voor groei, met een aantal vaste kenmerken per groeifase. Kan je je onderneming aan de hand van de figuur positioneren in één van deze drie groeifasen? Neem gerust eens een kijkje op de pagina die meer uitleg geeft over de eigenschappen van de fase waarmee je je best kan identificeren! l
Groot Grootte organisatie Groei door CREATIVITEIT (p. 3) Zeer klein Focus op markt en klant Innovatief en flexibel Informele communicatie Participatief beslissingsproces Mede-eigenaarschap Groei door DIRECTIE (p. 7) Klein Elementaire organisatiestructuur met gedeeld leiderschap Taakomschrijvingen Introductie van systemen Meer formele communicatie Salarisverhogingen Groei door DELEGEREN (p. 11) Middelgroot Decentrale organisatiestructuur Autonome managers Expansiestrategie Formele communicatie vanuit de top Individuele bonussen Klein Leeftijd organisatie Jong Volwassen l 2
In welke groeifase bevindt je organisatie zich? Heb je je eigen onderneming uit de grond gestampt op basis van een behoefte in de markt? Focust je organisatie zich op het maken of op het verkopen van een nieuw product of een nieuwe dienst? Is je onderneming flexibel om onmiddellijk op vragen en noden van markt en klant te reageren? Communiceren medewerkers frequent en op een informele manier? Is er een participatief beslissingsproces in je onderneming? Worden lange werkdagen gecompenseerd door bescheiden salarissen en het vooruitzicht op (mede)eigenaarschap? Je organisatie bevindt zich in de groeifase van CREATIVITEIT Vink voor jezelf aan wat van toepassing is op je onderneming. Is je antwoord ja op het merendeel van bovenstaande vragen, is er veel kans dat je start-up organisatie door CREATIVITEIT wordt gekenmerkt. Wil je graag meer informatie rond deze groeifase en het typische ondernemerstype binnen deze fase, blader gerust door! Zeg je eerder nee op het merendeel van bovenstaande vragen, dan kan het gebeuren dat je organisatie de start-up fase ontgroeid is. Meer informatie over de tweede groeifase vind je vanaf pagina 7. l 3
Over creativiteit en pioniers De eerste fase van groei wordt gekenmerkt door creativiteit. Bij de opstart van een organisatie ligt de focus op het ontwikkelen van een nieuw product of nieuwe dienst op basis van een gat in de markt. De oprichters zijn doorgaans echte ondernemers, ze concentreren zich het liefst op het creëren en verkopen van hun product. Beslissingen in deze eerste fase zijn erg marktgevoelig. De hoofdbekommernis van de ondernemer is voldoende (tevreden) klanten te vinden. De eerste medewerkers zien hun lange werkdagen gecompenseerd door eerder bescheiden salarissen en het perspectief van (mede)eigenaarschap op termijn. De leider van een start-up kan als een pionier omschreven worden. Pioniers worden geïnspireerd door innovatie. Ze hebben hun onderneming opgericht vanuit een sterk geloof in hun product. Pioniers vinden niet noodzakelijkerwijs flow in het managen van de onderneming. De pionier wordt door zijn ploeg gezien als coach, er is weinig afstand tussen ondernemer en medewerker. De communicatie verloopt dan ook informeel en op een ad hoc basis. Er heerst een participatief klimaat waarin medewerkers medezeggenschap krijgen. Naarmate het bedrijf groeit, neemt de omzet toe waardoor het aantal werknemers stijgt. Wil je meer weten over de typische people management uitdagingen waarmee pioniers worden geconfronteerd? Blader snel door naar de volgende pagina! l 4
Met welke uitdagingen wordt de pionier geconfronteerd? De medewerkers die de pionier omringen zijn doorgaans een hechte kliek, die op een informele manier met elkaar omgaat. De eerste uitdaging die zich stelt in deze fase heeft dan ook rechtstreeks te maken met het behouden van het participatief klimaat eigen aan micro-ondernemingen. Wanneer de organisatie groeit, wordt het steeds moeilijker om iedereen te blijven betrekken bij alle beslissingen. Bovendien wordt het voor de ondernemer met een groter wordende ploeg bijzonder moeilijk te blijven fungeren als coach. Dit wordt aangeduid als de crisis van leiderschap. Wanneer is er sprake van een crisis van leiderschap? Je wil het participatief klimaat behouden ondanks de toename in het aantal werknemers Je gaat managementverantwoordelijkheden liever uit de weg Je voelt de nood om meer HR-verantwoordelijkheden te delegeren zoals het voeren van selectiegesprekken of coachen van medewerkers Het wordt voor het aantrekken van nieuw personeel steeds moeilijker beroep te doen op je informeel netwerk Je ondervindt de nood aan een meer uitgewerkt opleidingsbeleid, naast on-the-job training Medewerkers geven aan dat de verwachtingen meer expliciet verwoord dienen te worden in plaats van impliciet in de bedrijfscultuur te leven Er bestaat wat onduidelijkheid omtrent evaluatie, loon en doorgroeimogelijkheden Hoe kan je deze crisis overwinnen? Zie volgende pagina! l
Welke people management acties kan de pionier ondernemen? Crisis van LEIDERSCHAP Te ondernemen acties - Kies als ondernemer de juiste rol - Delegeer een aantal kerntaken - Overwin je intuïtieve managementstijl - Structureer je organisatie - Formuleer een strategie en een visie voor je organisatie - Formaliseer een aantal HR-praktijken (introductie van nieuwe medewerkers, training, verloning) Om de crisis van leiderschap aan te pakken, dienen ondernemers een aantal strategische keuzes te maken. Leiders van sterk groeiende organisaties zullen op termijn moeten afstappen van hun centraal leiderschap en een aantal kerntaken naar hun medewerkers moeten delegeren. Het is van belang de rol te kiezen die best bij je persoon past. Sommige ondernemers zullen zich best voelen als ze nog actief betrokken kunnen zijn bij de kernactiviteit van de organisatie, anderen kiezen ervoor om het dagelijkse management op zich te nemen. De intuïtieve managementstijl die succesvol was tijdens de eerste groeifase, dient plaats te maken voor een onderneming met een elementaire organisatiestructuur en een duidelijke strategie. Medewerkers hebben er weinig moeite mee dat bijvoorbeeld prestatiemanagement informeel verloopt. Maar de ondernemer zal wel vorm moeten geven aan een aantal andere HR-praktijken die tot nog toe spontaan werden ingevuld. Denk maar aan het weinig gestroomlijnd trainingsbeleid of de vage loonpolitiek van vele start-ups. l
In welke groeifase bevindt je organisatie zich? Heb je voor je organisatie sinds het ontstaan een elementaire en functionele organisatiestructuur uitgewerkt? Geef je samen met een (beperkt) aantal managers de richting aan van de organisatie? Krijgen je medewerkers duidelijke en specifieke taakomschrijvingen? Worden er eenvoudige systemen geïntroduceerd voor het beheren van dagdagelijkse zaken? Gebeurt de communicatie op een meer formele manier dan bij de start van de onderneming? Motiveer je je medewerkers door salarisverhogingen en bonussen? Je organisatie bevindt zich in de groeifase van DIRECTIE Vink voor jezelf aan wat van toepassing is op je onderneming. Is je antwoord ja op de meeste vragen, wordt je organisatie voornamelijk door DIRECTIE gekenmerkt. Je bent de start-up fase reeds voorbij. Wil je meer informatie rond deze groeifase en de ondernemer verbonden aan deze fase, neem eens een kijkje op volgende pagina s! Zeg je eerder nee op het merendeel van bovenstaande vragen, dan bevindt je organisatie zich misschien al in de derde groeifase. Meer informatie daarover vind je op pagina 11. l 7
Over directie en bouwers Bedrijven die de eerste groeifase overleven door een manager te installeren, komen gewoonlijk in een groeiperiode terecht. Ze worden getypeerd door directie. Er wordt een elementaire organisatiestructuur uitgewerkt en nieuwe systemen geïmplementeerd voor boekhouding, inventaris en aankoop. De organisatie introduceert bonussen, budgetten en werkstandaarden. Medewerkers krijgen taakomschrijvingen die worden gebruikt voor selectie en evaluatie. De intuïtieve aanpak van de vorige groeifase volstaat niet meer. Het aantal hiërarchische posities in het bedrijf neemt toe en de communicatie wordt meer formeel dan bij de opstart van het bedrijf. In de directieve fase neemt de ondernemer de rol van de bouwer op. Deze legt de nadruk op de samenbindende kracht van de groeiende organisatie. Medewerkers worden betrokken bij alledaagse en strategische beslissingen. Bouwers hebben een duidelijke strategie voor ogen. Nieuwe technieken en systemen worden geïntroduceerd en op elkaar afgestemd. Hoewel deze nieuwe directieve technieken ervoor zorgen dat werknemers efficiënter gaan werken, voldoen zij niet meer naarmate organisaties complexer en diverser worden. Werknemers voelen zich beperkt door centralisatie en hiërarchie. Bovendien hebben ze vaak meer kennis over de producten en markten dan hun leidinggevenden. Dit zorgt ervoor dat het personeel voor een dilemma staat, namelijk de bestaande procedures volgen of zelf initiatieven nemen. Wil je meer weten over de typische people management uitdagingen waarmee bouwers worden geconfronteerd? Blader snel door naar volgende pagina! l 8
Met welke uitdagingen wordt de bouwer geconfronteerd? Bouwers willen de interne efficiëntie verbeteren, door een aantal systemen en procedures in het leven te roepen. Doordat de interne cohesie sterk verminderd is, wordt het echter steeds moeilijker om de neuzen in dezelfde richting te zetten. Bovendien is een eerste stap richting delegeren noodzakelijk om de dingen voor elkaar te krijgen. De uitdaging ligt erin dit door te voeren zonder de ondersteuning voor medewerkers uit het oog te verliezen. Deze fase wordt immers afgesloten door een crisis van autonomie, waarbij medewerkers niet goed meer weten wat ze met de verkregen vrijheid moeten aanvangen. Wanneer is er sprake van een crisis van autonomie? Medewerkers zijn het niet gewoon om zelf beslissingen te nemen en vertonen weerstand tegen verandering Je wil het lijnmanagement uitbreiden en hieraan HR verantwoordelijkheden delegeren De medewerkers missen een centraal aanspreekpunt in de organisatie Je focust je op het ontwikkelen van generalisten, hoewel werknemers aangeven zich te willen specialiseren Er is een toenemende vraag naar coaching in de organisatie Medewerkers geven aan dat het evaluatie- en loonbeleid verder uitgewerkt dient worden aan de hand van gestructureerde procedures Hoe kan je deze crisis overwinnen? Zie volgende pagina. l 9
Welke people management acties kan de bouwer ondernemen? Crisis van AUTONOMIE Te ondernemen acties - Bouw de strategie en de processen verder uit - Sensibiliseer je werknemers om het heft in eigen handen te nemen - Delegeer een aantal verantwoordelijkheden - Draag een aantal HR-praktijken over aan de lijn (werving, prestatiemanagement) Wil de organisatie verder evolueren, zal de crisis van autonomie overwonnen moeten worden. De elementaire strategie en de basisprocessen die werden geïnstalleerd, zullen verder moeten worden opgebouwd en uitgewerkt. Ondernemers die deze crisis willen aanpakken, kunnen best hun medewerkers responsabiliseren, hen warm maken om zelf het heft in eigen handen te nemen. Ze kunnen een aantal high-potentials binnen hun ondernemingen mee aan de kar laten trekken en zo de eerste lijnmanagers in het leven roepen. Manieren om empowerment te vergroten, zijn het creëren van discussiefora of het vormen van cross-functionele werkgroepen. Het spreekt voor zich dat blijvende ondersteuning van de ondernemer daarbij cruciaal is. Werving en prestatiemanagement zijn HR-praktijken die nu kunnen worden gedelegeerd naar de lijn, die dichter staat bij de medewerker in kwestie. l 10
In welke groeifase bevindt je organisatie zich? Heeft je organisatie een decentrale organisatiestructuur uitgewerkt waarbij autonome managers deelverantwoordelijkheden hebben? Pas je het principe van management by exception toe, gebaseerd op periodieke rapportering? Is je organisatie geografisch verspreid of heeft het die intentie? Is je strategie gebaseerd op expansie en het verwerven van nieuwe entiteiten en markten? Verloopt de communicatie vanuit de top voornamelijk formeel zoals via mail, via telefoon of via korte bezoeken op locatie? Motiveer je je medewerkers door individuele bonussen gebaseerd op winst? Je organisatie bevindt zich in de groeifase van DELEGEREN Vink voor jezelf aan wat van toepassing is op je onderneming. Is je antwoord ja op het merendeel van bovenstaande vragen, is er veel kans dat je organisatie zich in de fase van DELEGEREN bevindt. Wil je meer informatie rond deze groeifase en het ondernemerstype binnen deze fase, neem gerust eens een kijkje op volgende pagina! Vind je je organisatie niet terug in bovenstaande checklist, blader gerust eens terug naar voorgaande pagina s die je een inzicht geven in de fase van CREATIVITEIT en DIRECTIE. l 11
Over delegeren en beheerders De groeifase gekenmerkt door delegeren volgt uit het succesvol toepassen van een gedecentraliseerde structuur. Bij organisaties in deze fase hebben autonome managers, al dan niet geografisch verspreid, hun deelverantwoordelijkheden. De ondernemer werkt volgens het management by exception idee, waarbij hij vertrouwt op de periodieke rapportering van alle entiteiten binnen de organisatie. Daarnaast concentreert het management zich niet rechtstreeks op de werkvloer maar onder andere op het betreden van nieuwe markten en het overnemen van andere bedrijven. De communicatie vanuit de top verloopt steeds formeler via mail, via brief of via korte bezoeken op locatie. De top gebruikt individuele bonussen rechtstreeks gelinkt aan winst om werknemers te motiveren. In de derde fase kan de leider een beheerder worden genoemd. Deze leider baseert zijn communicatie voornamelijk op de koers die de onderneming dient te varen. Hij heeft geen behoefte aan details of het dagdagelijks doornemen van een grote hoeveelheid papierwerk. Wil je meer weten over de typische people management uitdagingen waarmee beheerders worden geconfronteerd? Blader snel door naar volgende pagina! l 12
Met welke uitdagingen wordt de beheerder geconfronteerd? De beheerder heeft rollen en procedures gedelegeerd. Er is een gedecentraliseerde organisatiestructuur ingericht, met grote verantwoordelijkheden voor lijnmanagers. De formalisering zet zich verder door. De uitdaging verbonden aan deze fase is het behouden van de eerste medewerkers, die zich steeds minder thuis voelen in de veranderde omgeving. Bovendien moet het people management verder worden uitgewerkt en geconsolideerd met voldoende aandacht voor de informele, menselijke dimensie. Ondernemers komen doorgaans in een crisis van controle terecht, waarbij autonome lijnmanagers elk hun eigen beleid hebben uitgestippeld, ten koste van een eenvormig beleid. Wanneer is er sprake van een crisis van controle? Je wil je medewerkers behouden door het HR-beleid verder uit te werken en toch de informele, menselijke dimensie niet uit het oog te verliezen Je hebt het gevoel de controle te verliezen omwille van de sterke groei Lijnmanagers verkiezen hun eigen koers te varen Medewerkers geven aan behoefte te hebben aan een formeel opleidingsbeleid en een uitgewerkt prestatiemanagement Er is nood aan een duidelijk, transparant loonbeleid Hoe kan je deze crisis overwinnen? Zie volgende pagina. l 13
Welke people management acties kan de beheerder ondernemen? Crisis van CONTROLE Te ondernemen acties - Zorg voor voldoende communicatie - Zorg ervoor dat het lijnmanagement de brugfunctie waarmaakt - Delegeer het coachen van uw medewerkers naar het lijnmanagement - Creëer een eenvormig HRM-beleid - Blijf voldoende aandacht besteden aan training en carrièremanagement Wanneer de crisis van controle op de juiste manier wordt aangepakt, gaat de organisatie een stabiele periode van consolidatie tegemoet. Daarvoor is het belangrijk om de strategie voldoende visibel te maken en te communiceren. Uiteraard ken je de richting die je organisatie uit wil, maar zijn alle medewerkers op de hoogte? Functioneert de lijn voldoende als doorgeefluik? Als ondernemer ben je in deze fase meestal te gefocust op de strategie, waardoor het operationele wat naar de achtergrond verdwijnt. Er zal moeten worden nagegaan of de HR-initiatieven binnen de organisatie eenvormig zijn, of het decentraal HR-beleid niet te veel afhangt van de betrokken lijnmanager. Een aantal HR-praktijken, zoals werving en selectie, prestatiemanagement, en verloning zijn in deze fase gestroomlijnd. Het is echter belangrijk ook te denken aan langetermijninvesteringen binnen human resources, zoals de ontwikkeling van medewerkers en het managen van de carrières binnen de organisatie. Hoe zit het bijvoorbeeld met de fit tussen de bedrijfsdoelstellingen en de persoonlijke doelstellingen van medewerkers, het zogenaamde psychologische contract tussen werkgever en werknemer? Wil de onderneming competente medewerkers aantrekken en behouden, is het een noodzaak daar even bij stil te staan. l 14
Wil je de volledige studie downloaden? Surf naar www.flandersdc.be/studies l 18