Geeft uw informatiestrategie u een voorsprong op de concurrentie?

Transcriptie

1 Geeft uw informatiestrategie u een voorsprong op de concurrentie? Onderzoek naar het informatiemanagement bij de top van de Nederlandse bedrijven Whitepaper 1

2 Inhoud 1. Inleiding Informatiemanagement: kracht of beperkende factor 3 Het IEM-model 3 Onderzoeksopzet 4 2. Resultaten IEM-model Totaal Dimensies Branches Verwachting versus werkelijkheid Branches per dimensie 9 2

3 1. Inleiding Informatiemanagement: kracht of beperkende factor VNU BP - uitgever van onder meer het IT-vakblad Computable - heeft in opdracht van SAS Institute b.v. een onafhankelijk onderzoek gedaan naar de staat van het informatiemanagement bij top-500 bedrijven in Nederland. Met name is onderzocht hoe informatie binnen organisaties wordt gebruikt om doelstellingen te realiseren. De focus lag hierbij op de infrastructuur, het (kennis)proces, het personeel en de cultuur. Het succesvol managen van informatie hangt in hoge mate af van het samenspel van deze vier dimensies. Managers moeten steeds kunnen beschikken over up-to-date en organisatiebrede kwaliteitsinformatie om goede beslissingen te kunnen nemen. Informatie is niet langer een soort bijproduct van ondernemen, maar de zuurstof van de onderneming zelf. Adequate informatie over klanten, strategieën en sales is de voorwaarde voor succes. Daarmee is de informatiemanagementstrategie ofwel de grote kracht ofwel de beperkende factor van een onderneming. De vraag is dan ook: geeft uw informatiestrategie u een voorsprong op de concurrentie? Het IEM-model Dit onderzoek maakt gebruik van het door SAS ontwikkelde Informatie Evolutie Model Het IEM-model helpt bedrijven bij de beoordeling van de staat van hun informatiemanagement op het gebied van infrastructuur, het kennisproces, het personeel en de (bedrijfs)cultuur en is een roadmap om naar een gewenst niveau te komen. Het is een strategisch model voor de identificatie, de evaluatie en de verbetering van het gebruik van informatie. In het IEM-model worden vijf fasen onderscheiden waarin een bedrijf zich kan bevinden: Operationeel niveau: bedrijfsgegevens zijn individueel verspreid onder medewerkers. Consolidatieniveau: bedrijfsinformatie is beschikbaar op afdelingsniveau. Integratieniveau: sturingsinformatie is bedrijfsbreed verkrijgbaar. Optimalisatieniveau: de organisatie is nauw betrokken bij de markt, marktleiderschap is mogelijk door juiste voorspellingen over klanten, leveranciers en business partners. Innovatieniveau: groei en inkomsten worden gegenereerd door continue creativiteit en vernieuwing. Deze vijf fases afzettend tegen de vier dimensies levert de volgende kenmerken op: Niveau/Dimensie Infrastructuur Kennisproces Personeel Cultuur 1. Operationeel Handige systemen Persoonlijk Individueel Mij 2. Consolidatie Functionele systemen Afdeling Functionele groep Onze groep vs de rest van het bedrijf 3. Integratie Ondernemings systemen Onderneming Ondernemings groep Wij 4. Optimalisatie Uitgebreide ondernemings systemen Uitgebreide onderneming Uitgebreide groep Onze partners en wij 5. Innovatie Flexibele systemen Situatie matrix Dynamisch netwerk Flexibele groepen 3

4 Bedrijven die zich in een hoge fase van het model bevinden hebben daar strategisch voordeel bij. Omdat zo wordt wel gezegd in de nieuwe economie de kwaliteit en snelheid van de informatie organisaties de mogelijkheid geeft voortdurend en direct te reageren op externe veranderingen. Toch is het niet zo dat elke organisatie bij voorbaat moet streven naar de hoogste fase in het model. Sommige organisaties, zoals startende bedrijven, kunnen goed functioneren als ze in fase 1 of 2 zitten. Een groot aantal organisaties blijkt goed te functioneren in fase 2 of 3. Wel is het voor een goed samenspel tussen de vier onderscheiden dimensies van belang dat de kwaliteit van het informatiemanagement in alle vier dimensies dezelfde is. Bevindt één dimensie zich namelijk onder het niveau van de andere dimensies dan functioneert de informatiemanagement van de hele organisatie op dat lage niveau. Met andere woorden: het informatiemanagement van een organisatie is zo sterk als zijn zwakste schakel. Vanuit dat perspectief is het dus zinvol om de informatie evolutie over de gehele breedte van de organisatie te laten voltrekken. Onderzoeksopzet Het onderzoek richtte zich op de top-500 bedrijven en (semi)overheidsorganisaties. In totaal namen 302 ictbeslissers (zie tabel 1) aan het onderzoek deel, dat in de periode van 7 juli tot eind oktober 2007 telefonisch werd afgenomen. Zij hebben de vragen over alle dimensies beantwoord. In totaal werden 26 vragen gesteld om de stand van zaken van het informatiemanagement en de investeringsbereidheid te bepalen. De deelnemende organisaties zijn ingedeeld in branches op basis van de veel gebruikte Businessview Bedrijfsindeling Deze indeling genereert elf branches: bouwnijverheid, busines services, financiële instellingen, overheid (government), gezondheidszorg (health), holdings (behalve financiële holdings), industrie (manufacturing), detailhandel (retail), transport en groothandel (wholesale). Tabel 1 Frequentieverdeling per functie Aantal % CIO 6 2,0 Hoofd IT ,4 Hoofd overig 9 Operationeel 22 7,3 Onbekend 4 1,3 Totaal % 4

5 2. Resultaten IEM-model Hieronder volgen de resultaten van het onderzoek. Een van de eerste vragen aan de deelnemers was: kunt u aangeven in welke fase uw organisatie zich momenteel bevindt? In de daaropvolgende vragen werd aan de hand van de vier dimensies onderzocht hoe het informatiemanagement bij de organisaties er daadwerkelijk voorstond. De antwoorden van de deelnemers zijn steeds afgezet op een vijfpuntsschaal. In 2.1 wordt getoond hoe de IEM-uitkomsten van de verschillende dimensies zich tot elkaar verhouden. Daarna wordt de staat van het informatiemanagement binnen de vier dimensies beschreven. In 2.2 worden de resultaten verder uitgesplitst naar branche en wordt het verschil duidelijk tussen de verwachte en werkelijke staat van het informatiemanagement. cultuur, kennis en personeel zich onderling verhouden. Het informatiemanagement van grote Nederlandse bedrijven en instellingen is op het terrein van cultuur het beste ontwikkeld, het minste op personeel gebied. 2.2 Dimensies Per dimensie is in detail gevraagd wat het informatiemanagement van de organisatie precies behelst. Figuur 1 Totale score dimensie Infrastructuur Totaal score dimensie Infrastructuur Totaal Infra Wijze data beschikbaar 3,1 Datadefinities Beschikking datawarehouse IT-architectuur 3, Totaal De gemiddelde score per dimensie van de top van het Nederlandse bedrijven en instellingen is als volgt: Gebruik rapportagetools 3,4 0,0 1,0 2,0 4,0 5,0 Fase IEM-model Uit de gemiddelde score op de vragen over Infrastructuur blijkt dat verhoudingsgewijs weinig organisaties beschikken over een datawarehouse (), en dat het gebruik van rapportagetools het wijdst verbreid is (3,4). Figuur 2 Totale score dimensie Kennis Totaal score dimensie Kennis Totaal Kennis Focus procesverbetering 3,4 Proces procesverbetering Kennis beschikbaar Bedrijfsbrede standaards 2,7 In bovenstaande figuur ziet u hoe gemiddelde scores met betrekking tot het informatiemanagement bij de vier dimensies infrastructuur, Type controle 0,0 1,0 2,0 4,0 5,0 Fase IEM-model 6

6 Relatief weinig bedrijven beschikken over een proces dat ingericht is om op basis van. verzamelde informatie procesverbeteringen door te voeren. Dat blijkt uit de lage score () op de vraag over het kennisproces. De hoge score van 3,4 duidt erop dat relatief veel organisaties initiatieven ontplooien tot procesverbetering die betrekking hebben op de gehele organisatie en met name gericht zijn op efficiencyverbetering en kostenverlaging. Figuur 3 Totale score dimensie Personeel Totaal score dimensie Personeel Totaal Personeel Vaardigheden bij beoordeling Cursussen 2,2 Analytische vaardigheid 2,2 Focus bij kennismdw Kennismdw 3,3 0,0 1,0 2,0 4,0 5,0 Fase IEM-model Binnen de dimensie personeel scoren de deelnemende bedrijven en instellingen gemiddeld laag (2,2) op analytische vaardigheid van de medewerkers en het beschikbaar hebben van bedrijfscursussen informatie/analytische vaardigheden. Dat relatief hoog (3,3) gescoord wordt op de vraag naar de definitie van kennismedewerkers, houdt in dat op structurele basis op afdelings- en bedrijfsniveau samengewerkt wordt. Figuur 4 Totale score dimensie Cultuur Totaal score dimensie Cultuur Totaal Cultuur 3,2 Delegeren autoriteit 3,2 Betrouwbaarheid rapporten 3,1 Belang informatie bij beslissingen Multidisciplinaire teams 3,3 Individuele doelstellingen 3,4 0,0 1,0 2,0 4,0 5,0 Fase IEM-model 7

7 Binnen Cultuur scoort de vraag over het belang van bedrijfsinformatie/verslaglegging in het beslissingsproces het laagst (). Dat wil zeggen dat iedereen is gefocused op een gezonde onderneming en op het produceren van kwalitatief goede informatie met strategische waarde. De vraag of de individuele doelstellingen van de medewerkers is afgeleid van de corporate doelstellingen scoort het hoogst (3,4). 2.3 Branches In deze paragraaf worden de resultaten uitgesplitst naar branche. Figuur 5 Frequentieverdeling branches Branche-verdeling 30,0 25,0 20,0 20,5 Procenten 15,0 14,2 13,6 10,6 10,0 8,6 5,0 5,3 4,6 6,6 5,6 4,3 6,0 0,0 Bouw Business Services Financiele Instellingen Government Health Holding (geen fin.hold.) Manufacturing Retail Transport Wholesale Overig 8

8 2.3.1 Verwachting versus werkelijkheid In onderstaand diagram geeft fase in praktijk aan in welke fase van het IEM-model de respondent denkt dat zijn/haar bedrijf zich bevindt, fase n.a.v. vragen geeft de uitkomst van de specifieke vragen weer. Figuur 6 Verwachting fase versus werkelijke fase Fase in praktijk vs uitkomst vragen Totaal Overig Wholesale Transport Retail Manufacturing Holdings Health Government Fin.Instel. Bus.Services Bouw 3,1 2,6 2,7 2,7 2,7 3,2 3,6 0,0 1,0 2,0 4,0 5,0 Fase IEM-model Fase nav vragen (werkelijkheid) Fase in praktijk (verwachting) De branches financiële instellingen, health en de bouw vertonen het grootste verschil tussen verwachte en werkelijke fase in het IEM-model. Vooral bij de financiële instellingen zit een flink verschil tussen verwachting en werkelijkheid. Transport is de enige branche waarbij de werkelijke positie in het IEM-model () hoger uitpakt dan de verwachting (). 9

9 2.3.2 Branches per dimensie De branchescore uitgesplitst naar de dimensies geeft het volgende beeld: Figuur 7 Score dimensies naar branche Score dimensies naar branche 4,0 3,5 2,0 1,5 3,2 2,6 3,1 3,1 3,4 3,4 3,3 2,7 2,6 2,6 2,4 1,9 3,4 3,2 2,6 3,3 3,1 3,2 3,2 3,1 3,3 3,2 3,3 3,3 3,3 Infra Kennis Personeel Cultuur 1,0 0,5 0,0 Totaal Bouw Business Services Financiële instellingen Government health Holding (geen fin. hold.) Manufacturing Retail Transport Wholesale Overig Uit bovenstaande tabel blijkt dat de dimensie personeel binnen alle branches duidelijk achterblijft bij de andere dimensies, health scoort zelfs onder de 2. - In de branches financiële holdings en business services zijn de verschillen tussen de dimensies het kleinst. - Financiële instellingen steekt er bovenuit op de dimensies infrastructuur, kennis en personeel. - De health branche scoort verhoudingsgewijs laag op de dimensies personeel en cultuur. - De dimensie Cultuur scoort met uitzondering van health over de hele linie het hoogst. 10

10 Computable : Onderzoek naar informatiemanagement bij top van Nederlandse bedrijven Contactgegevens VNU Business Publications Ceylonpoort AA Haarlem SAS Institute B.V. Flevolaan PC Huizen [T] [F] [E] salesit@bp.vnu.com [I] [T] [E] info@snl.sas.com 1 39