Handleiding: L1NDA Basics
Inhoud 1. Personeelsbeheer 3 1.1 Personeel via Excel 3 1.2 Personeel in L1NDA 5 2. Standaardrooster 6 2.1 Het standaardrooster aanmaken 6 2.2 Het standaardrooster kopiëren 7 3. Publiceren 8 3.1 Publiceren via het publiceermenu 9 3.2 Enkele diensten publiceren 9 4. Registreren 9 4.1 Wat is registreren? 9 4.2 Hoe kunnen medewerkers registreren? 9 5. Accorderen 10 5.1 Een hele dag accorderen 10 5.2 Enkele diensten accorderen 11
1. Personeelsbeheer In de L1NDA-personeelslijst kun je medewerkers toevoegen, contracten beheren en NAW gegevens doorvoeren. Je kunt ervoor kiezen om dit te doen via een Excel-format, of binnen L1NDA zelf. 1.1 Personeelsbeheer via Excel Als je een nieuwe medewerker wil toevoegen, of je wilt personeelsgegevens van een huidige medewerker wijzigen, dan kun je dit via Excel inladen. Stap 1 Verwerk de de nieuwe medewerker of wijzigingen in het Excelbestand. Stap 2 Ga naar de Personeelslijst in L1NDA en klik op het import icoon om het Excelbestand in te laden. 3
Stap 3 Upload het bestand en importeer. Klik hierna op Gegevens ophalen Stap 4 Controleer alle wijzigingen en vul voor nieuwe medewerkers alle velden in. Klik hierna op Gegevens bijwerken om de synchronisatie te voltooien! Let op: als je deze functie wil gebruiken kan je dit aanvragen door te mailen naar: support@l1nda.nl 4
1.2 Personeelsbeheer via L1NDA Als je niet via Excel werkt, kun je ervoor kiezen om het personeelsbeheer in L1NDA zelf te doen. Om een medewerker toe te voegen ga je naar de personeelslijst en klik je op het + icoon. Om de gegevens van een medewerker te wijzigen klik je op de naam van de medewerker in de personeelslijst en daarna op het potlood icoon rechts bovenin het scherm. 5
2. Standaardrooster Het standaardrooster is een sjabloon die je kunt kopiëren naar het werkrooster. In het standaardrooster kun je een weekrooster maken met hierin diensten die zich iedere maand herhalen. 2.1 Het standaardrooster aanmaken Ga naar Kantoor en kies klik op het Standaardrooster onder het kopje Agenda zaken Stap 2 Vul het rooster met wekelijks terugkerende diensten. Let op: aan deze diensten hoeft niet per se een persoon gekoppeld te zijn. Als de tijden van de shift wel bekend zijn, maar de persoonnog niet. Laat je het Aan wie veld op Onbepaald staan. 6
2.2 Het standaardrooster kopiëren Stap 1 Als het standaardrooster af is, dan kopieer je deze naar het werkrooster. Klik hiervoor op de kopieerknop, zoals hieronder te zien is. Stap 2 Vul in het volgende scherm de start- en eindweek en het start- en eindjaar in. Als de velden zijn ingevuld zoals hierboven aangegeven zal L1NDA het standaardrooster kopiëren voor week 1, 2 en 3 van 2017! 7
3. Publiceren Als je het standaardrooster hebt gekopieerd, zijn de diensten nog niet zichtbaar voor de medewerkers. Je kunt nog wijzigingen maken in het werkrooster zonder dat medewerkers hier meldingen van krijgen. Als je het rooster voor een bepaalde week klaar hebt, kan je het rooster in één keer publiceren. 3.1 Publiceren via het publiceermenu Stap 1 Klik op het publiceer-icoon, rechts bovenin het rooster. Stap 2 Als alles goed staat kun je de geselecteerde week in één keer publiceren, door op Publiceer te klikken. Alle medewerkers die ingepland zijn krijgen binnen één uur een e-mail met daarin de shifts waarop ze staan ingepland. Let op: je kunt eventueel ook de roosters die je voor of na de geselecteerde week hebt gemaakt publiceren ( Ervoor en Erna ). Doe dit ook door deze checkboxen aan te vinken. 8
3.2 Enkele diensten publiceren Als je in het reeds gepubliceerde rooster nog wijzingen maakt, kun je deze ook los publiceren. Dit doe je door op het publiceer-icoontje achter de desbetreffende dienst te klikken. 4. Registreren In L1NDA kunnen medewerkers hun diensten registreren via de app of via desktop. 4.1 Wat is registreren? Het registeren van diensten gebeurt door medewerkers zelf na afloop van hun shift. Zij kunnen hun dienst vanaf 15 minuten voor afloop registreren via de app of desktop. De functie van het registreren van een dienst is dat medewerkers kunnen aangeven of zij langer of korter gewerkt hebben dan de oorspronkelijk geplande tijd. Let op: als er bij jullie met vaste shifts gewerkt wordt waarin er geen tijden wijzigen, kunnen wij de registreer-functie uitschakelen. Mail hiervoor naar: support@l1nda.nl. 4.2 Hoe kunnen medewerkers registreren? Medewerkers kunnen hun diensten registreren door in te loggen op de L1NDA app (smartphone) of door in te loggen op hun PC of Laptop. Ze openen hun dienst en kunnen de begin of eindtijd wijzigen. Hierna kunnen zij op Opslaan drukken om dit te bevestigen. Let op: een dienst die geregistreerd is maar nog niet geaccordeerd, telt nog niet mee voor de gewerkte uren. Diensten hebben altijd een akkoord nodig van een Manager of Planner in het account. (zie volgende pagina) 9
5. Accorderen Als manager of planner kun je na een werkdag de gewerkte diensten (tijden) goedkeuren en indien nodig wijzigingen aanbrengen. Zodra de uren zijn geaccordeerd, ziet L1NDA de diensten als gewerkte uren. 5.1 Een hele dag accorderen Wanneer je alle diensten van een dag tegelijk wil accorderen, klik je op het i icoontje naast de datum van de dag. Klik hierna op Accordeer deze agenda s om alle diensten te accorderen. Tip: om snel een overzicht te krijgen van de gewijzigde geregistreerde tijden (gewijzigd door medewerkers zelf), klik je op de dag zelf, en switch je de Tijdsweergave naar Detailweergave rechts bovenin het scherm. 11
5.2 Enkele diensten accorderen Het is ook mogelijk om diensten afzonderlijk te accorderen. Open vanuit het rooster de dienst en controleer de tijden. Pas deze zo nodig aan en klik op Opslaan om de dienst te accorderen. Tot zo ver de basics van L1NDA. Mocht je nog vragen hebben dan kun je altijd contact met ons opnemen. Mail naar support@l1nda.nl of bel 020-7526690. 12