Handleiding: L1NDA Advanced

Transcriptie

1 Handleiding: L1NDA Advanced

2 Inhoud 1. Starten met plus-min en vakantie uren 3 2. Contractbeheer Contractbeheer: contract wijzigen 5 3. Systeeminstellingen 6 4. Correcties doorvoeren 7 5. Plus- min uren 9 6. Vakantie uren 11 2

3 1. Starten met de plus-min en vakantie uren in L1NDA Voor het opzetten van de plus-min en vakantiemodules in jouw L1NDA account zijn een drietal stappen nodig. Als je deze stappen eenmaal hebt doorlopen, heb je geen omkijken meer naar het correct bijhouden van de plus-min en vakantie uren. L1NDA houdt dit namelijk allemaal voor je bij! 2. Contractbeheer De allereerste stap van het configureren van de modules is het juist instellen van de contracten in L1NDA. Voordat je begint is het van belang om je te realiseren dat de plus-min en vakantie uren alleen worden bijgehouden voor medewerkers met een vast urencontract. Je checkt in deze stap dan ook alleen de contracten van vaste medewerkers en niet die van uurloners (als dit bij jullie wel het geval is kunnen wij dat instellen, stuur hiervoor een mail naar Wanneer je de contracten van je vaste medewerkers al hebt ingevoerd in L1NDA hoef je alleen maar een controle uit te voeren om te kijken of alle contracten van vaste krachten goed staan ingesteld. Je kunt dit het makkelijkste doen door op het printer icoon te klikken, bovenaan je personeelslijst in L1NDA. Hiermee download je jouw personeelslijst in Excelformaat en kan je snel een overzicht krijgen van alle contracten van je medewerkers! In de Excellijst controleer je de volgende gegevens: Het aantal uur dat iemand in de week werkt (Kolom T) Het aantal dagen dat iemand per week werkt (Kolom U) De begin- en einddatum van het contract (Kolom Q en R) 3

4 Als dit allemaal goed staat kan je door naar de volgende stap. Als je nog wijzigingen wil aanbrengen in de contracten omdat er gegevens niet goed staan of je moet de contractgegevens nog invullen, kan je hieronder vinden hoe je dat kan doen! 4

5 2.1 Contractbeheer: contract wijzigen Als je een contract van een medewerker in L1NDA wilt wijzigen, kan je dit doen door op de naam van de medewerker te klikken in de personeelslijst. Klik nu op " beheer " Klik op het huidige contract om het aan te passen en stel het contract vervolgens goed in. Als je hiermee klaar bent klik je op "Opslaan". Let op: je kunt het beheer van contracten ook doen via een Excelimport. Als je niet over deze functie beschikt en je wilt hier gebruik van maken, mail dan naar: 5

6 3. Systeeminstellingen Nu de contracten goed in L1NDA staan is de volgende stap om een begindatum in te stellen voor het bijhouden van de plus-min en vakantie uren. Ga hiervoor naar Kantoor: kies "Systeeminstellingen" en klik vervolgens op "Plus min vakantie" De begindatum zal standaard zijn ingesteld op 1 januari van het huidige jaar. Klik op de datum en selecteer een datum (bij voorkeur de maandag) van de week waarop je eerste roosters goed in L1NDA staan. In dit voorbeeld is dat vanaf week 45. Kies in dat geval voor maandag 6 november. Klik hierna op "Opslaan". Door deze datum te wijzigen, gaat L1NDA de plus-min en vakantie uren in jouw account bijhouden vanaf de gekozen datum. 6

7 4. Correcties doorvoeren Waarschijnlijk hebben je medewerkers al een bepaald vakantie en plus/minsaldo op het moment dat jullie met L1NDA beginnen. Deze kan je heel gemakkelijk in L1NDA doorvoeren. Dit is de laatste stap die je moet doorlopen om te gaan werken met de vakantie- en plus-min modules in L1NDA! Let op: dit gaat om het huidige vakantie- en plus-minsaldo op hetzelfde moment als de datum die je hebt ingesteld in de systeeminstellingen: in dit voorbeeld dus Ga naar Kantoor en klik op "Plus/min uren" of op "Vakantie uren" (correcties werken in beide modules hetzelfde). In dit voorbeeld doen we een correctie in de plus-min uren. Stel nu dat mijn medewerker Florian een minsaldo van -40 uren had op het moment dat ik begon met L1NDA. Hij heeft dus 40 uur onder zijn contract uren gewerkt. Dan moet ik dit gaan doorvoeren in L1NDA. Om deze correctie in te voeren houdt je de muis op Florian onder correcties en klik je op het zwarte driehoekje. 7

8 Als ik nu de correctie van 40 wil doorvoeren bij Florian, vul ik in het eerste veld de datum die je hebt ingesteld in de systeeminstellingen in, wat in dit voorbeeld dus 6 november 2017 is. Bij het tweede veld voer ik "-40" in, en bij de toelichting kan je "Correctie start L1NDA" (of zoiets dergelijks) neerzetten, zodat het duidelijk is waar de correctie vandaan komt. Klik hierna op opslaan en voer de eventuele correcties bij alle medewerkers door. Et voilà! Je hoeft je geen zorgen meer te maken om het de juiste plus/min uren van je medewerkers, zolang alle uren in L1NDA goed worden bijgehouden! Let op: dit stappenplan werkt exact hetzelfde voor de vakantie uren! 8

9 5. Plus-min uren L1NDA rekent de plus en min uren op de volgende manier voor je uit: Bijvoorbeeld: Piet werkt volgens contract 24 uur per week. Je kunt in de Plus Min module op het vergrootglaasje voor zijn naam klikken om een overzicht per week te krijgen. Week 43 t/m week 47: o Volgens zijn contract moet Piet 24 uur werken (meeste linkse kolom). o Piet stond ook 24 uur op het rooster (kolom links naast Contract) o Dit is voor deze weken dus 0 uur boven of onder zijn contract o In de meest rechtse kolom wordt dan ook het Plus min saldo van 0 weergegeven voor deze weken Week 48: o Volgens zijn contract moet Piet 24 uur werken (meeste linkse kolom). o Piet stond echter maar 16 uur op het rooster (kolom links naast Contract) o Dit is voor deze weken dus 8 uur onder zijn contracturen o In de meest rechtse kolom wordt het Plus min saldo van -8 weergegeven voor deze week Week 49: o Volgens zijn contract moet Piet 24 uur werken (meeste linkse kolom). o Piet stond maar liefst 29 uur op het rooster (kolom links naast Contract) o Dit is voor deze weken dus 5 uur boven zijn contracturen o In de meest rechtse kolom wordt het Plus min saldo van 5 weergegeven voor deze week 9

10 Je kunt dit ook in Excelformaat exporteren door op het printericoon te klikken Periode Saldo Saldo in Boven/onder Rooster Contract dagen contract L1NDA telt alle weken bij elkaar op en komt zo tot het actuele plus-min saldo. In dit geval zal dat zijn: = -3 uur Kortom: Piet heeft 3 uur te weinig gewerkt en je kunt hem eventueel vragen om een dag langer door te werken om dit te compenseren. 10

11 6. Vakantie uren L1NDA houdt ook de vakantie uren bij van je vaste krachten, zodat je precies weet wie hoeveel vakantie uren over heeft. Handig om te weten voordat je een verlofaanvraag goedkeurt! Bij L1NDA bouwen medewerkers wekelijks een aantal vakantie uren op. Het aantal uur wat iemand opbouwt is gebaseerd op de wettelijke 190 uur per jaar op basis van een 38-urig contract. Wekelijks zal iemand met een 38-urig contract dus 3,65 vakantie uren opbouwen. Iemand met een 24-urig contract echter, bouwt 2,31 uren per week op, waardoor ook het jaarlijkse aantal vakantie uren lager is, dan die van iemand met een 38-urig contract. Dit werkt precies hetzelfde als bij de plus-min uren: L1NDA kijkt wat iemand opbouwt en vervolgens wat iemand aan vakantie opneemt. In het onderstaande geval gaat het om een medewerker met een 40-urig contract. Periode Saldo Saldo in dagen Boven/onder Opgebouwd Opgenomen TOTAAL Zoals je kan zien wordt er in week 46 t/m 48 geen vakantie opgenomen (meest linkse kolom) en bouwt de medewerker voor die weken iedere keer 3,85 uur op. Het saldo (eerste kolom van rechts) is voor die weken dan ook +3,85 uur. In week 49 gaat piet echter een week op vakantie en neemt hij 40 uur op (meest linkse kolom). Hij bouwt die week nog wel 3,85 vakantie uren op, zoals iedere week. Waardoor het saldo voor die week 36,15 uren is. Hierna telt L1NDA weer de saldo's van iedere week bij elkaar op om tot het totaalsaldo te komen. 11

12 Tip: om te kijken wat iemands saldo is voor de rest van het jaar, klik dan op "eind 2017" of "eind 2018" rechts bovenin de vakantiemodule. L1NDA rekent dan per medewerker het saldo uit voor de rest van het jaar 12