Kninklijke Atletiekclub A.S. RIEME vzw De (UIT)BETALINGEN dr de CLUB : KOSTENNOTA RL: 39 Datum uitgave : 20 ktber 2012 Versie: 1 De (UIT)BETALINGEN dr de CLUB : KOSTENNOTA... 1 1 Srten van (uit)betalingen... 2 1.1 Vrijwilligersvergeding... 2 1.2 Ksten eigen aan de rganisatie... 2 2 Telichting vr het invullen van de kstennta... 2 2.1 Algemeen... 2 2.2 De invulvakken... 2 3 Uitbetaling van de vrijwilligersvergeding... 3 3.1 Fiscaal vrdeel aan de vrijwilliger... 3 4 Uitbetaling frfaitaire kstenvergeding vrijwilliger (VAK 1)... 3 5 Betaling met kasticket, f met factuur niet p naam van AS Rieme (VAK 2)... 4 5.1 Kstenvergeding als vrijwilliger... 4 5.2 Terugbetaling ksten eigen aan de rganisatie... 4 6 Terugbetaling verplaatsingsksten (VAK 3)... 4 7 De betaling met factuur p naam van AS Rieme (VAK 4)... 5 8 Ondertekening van de nta... 6 9 De Kstennta... 6 10 Tekst: een wrdje uitleg bij de kstennta... 7 10.1 Srten van (terug)betalingen... 7 10.2 Telichting vr het invullen van de kstennta... 7 10.3 Fiscaal vrdeel aan de vrijwilliger... 7 - Omdat we als club z ged mgelijk in rde willen zijn met de huidige fiscale regelgevingen hebben we de ude gekende kstennta herwerkt en deze is vanaf nu dr iedereen te gebruiken. Hierna vlgt uitleg mtrent het gebruik. - Mcht er na het drnemen van deze richtlijn ng een en ander niet duidelijk zijn, aarzel niet m (vraf) de penningmeester Luc Rndas f de secretaris Gaby Dauwels te cntacteren.
1 Srten van (uit)betalingen 1.1 Vrijwilligersvergeding Het ttale bedrag van alle kstenvergedingen die een vrijwilliger mag ntvangen vr vrijwilligerswerk in alle verenigingen samen mag niet hger zijn dan 31,44 per dag f 1257,51 per jaar. Indien een vrijwilliger meer ntvangt aan vrijwilligersvergedingen zijn die niet meer fiscaal vrijstelbaar, tenzij de vrijwilliger kiest vr het systeem van reële kstenvergeding. 1.2 Ksten eigen aan de rganisatie Vrijwilligers den vaak bdschappen vr de rganisatie, f schieten iets uit eigen zak vr. Het gaat hier m ksten die de rganisatie eigenlijk met betalen, en die eigen zijn aan de rganisatie. Je maakt deze ksten m de club ged te laten functineren. Dit zijn vrnamelijk de catering aankpen vr de uitbating van de kantine, f je hebt een aankp gedaan van.a. sprtmateriaal, secretariaatsgerief, huur catering materiaal. enz. We kunnen dit daarm niet beschuwen als een vrijwilligersvergeding, want het is geen kst die je vr jezelf hebt gemaakt, zals dat wel het geval is als je als vrijwilliger met je eigen aut rijdt, iets hebt gegeten tijdens een bijschling,.. enz. 2 Telichting vr het invullen van de kstennta 2.1 Algemeen - Let er p dat je p de kstennta alleen invult wat vermeld staat bvenaan de verschillende rubrieken bv: Plaats van vertrek en aankmst wrdt bij wijze van vrbeeld als vlgt ingevuld: Ertvelde-Gent en niet: Ertvelde-Gent training, - Zrg er vr dat je alle rubrieken invult en er dus niet van uitgaat dat we je adres f je rekeningnummer al kennen, de fiscus wenst dat iedere kstennta crrect ingevuld wrdt. - Indien er nvldende lijnen vrzien zijn in het dr juw gebruikte vak, dan mag je lijnen bijvegen en z ndig een aantal lijnen van f vlledig de niet gebruikte vakken verwijderen. 2.2 De invulvakken - Vak 1 frfaitaire kstenvergeding vrijwilliger is vr diegenen die met de club een vast bedrag hebben afgesprken vr de vergeding van hun diensten. - Vak 2 reële ksten kstenvergeding vrijwilliger is vr diegenen die kleine bedragen (<31,44 /dag) terugvrderen p basis van een kasticket en/f een factuur, niet p naam van de club. - Vak 3 verplaatsingsksten is vr diegenen die verplaatsingsksten aanrekenen hetzij nder het frfaitaire systeem (tt max. 2.000 km) f (n)beperkt vr het reële systeem. - Vak 4 reële ksten aankpen met bijgevegde factuur p naam van AS Rieme is vr diegenen die grte aankpen den en de ksten terugvrderen p basis van een factuur p naam van de club. In principe dien je vr terugvrdering van bedragen > 31,44, altijd een factuur p naam van de club vr te leggen, - indien je geen factuur hebt en tch een bedrag > 31,44 wenst te recupereren dan verleg je best vraf met Luc Rndas (penningmeester, GSM: 0476/32.94.57), 2
3 Uitbetaling van de vrijwilligersvergeding 3.1 Fiscaal vrdeel aan de vrijwilliger - Vak 1 en/f 2 gebruik je alleen vr frfaitaire f andere (kleinere) vrijwilligersvergedingen. - Alles wat je niet kan vermelden in vak 3 en 4 wrdt aanzien als vrijwilligersvergeding, en een vrijwilligersvergeding mag niet hger zijn dan 31,44 /dag m fiscaal ng vrijstelbaar te zijn. Vandaar dat je vanaf dit bedrag best een factuur vraagt p naam van de club (AS RIEME vzw, Jacb Van Arteveldelaan 3, 9940 Ertvelde, BTW nr. BE 0414.543.059), zdat je die ksten dan kan vermelden in vak 4. - Indien je ksten wenst te recupereren, met je p jaarbasis kiezen vr: fwel de vrijwilligersvergeding (frfaitair, Vak 1 en 2) fwel vr verplaatsingsksten (Vak 3) en/f andere (met factuur p naam van de club Vak 4). Een cmbinatie is niet tegelaten, behalve vak 1 en 2 met Vak 3 verplaatsingsksten als je p jaarbasis in ttaal minder dan 2000 km aflegt vr de club. - Weet, dat als je geen rekening hudt met vrgaande regels p het vlak van maximale bedragen en factuurverplichtingen, en je bv dr een cumul met andere vrijwilligersvergedingen, ntvangen van andere verenigingen, bven de wettelijk tegelaten maxima zu uitkmen, alle eventuele fiscale gevlgen, vr uw eigen rekening zijn en niet ten laste kunnen gelegd wrden van de club. De club gaat ervan uit dat je zelf zrgt dat je in regel bent met alle frmaliteiten, vereist m vrijwilligerswerk te kunnen den, bv in het geval van een uitkering van de RVA, f enige andere (vervanging)uitkering. De club zal niet instaan vr de eventuele gevlgen als je zelf verzuimt hebt je met je uitkeringsinstanties in regel te stellen. De club zal dus niet instaan vr een eventueel verlies aan uitkeringen. 4 Uitbetaling frfaitaire kstenvergeding vrijwilliger (VAK 1) - Dit vak gebruik je vr de uitbetaling van de vraf afgesprken kstenvergedingen (inclusief verplaatsingsksten). Dit is verwegend vr de trainers en vr de kantine uitbating. - Als gediplmeerde trainer maak je best een cmbinatie van frfaitaire ksten (Vak 1) en verplaatsingsksten (Vak 3). In ieder vak een lijn per training (met datum). - Vrbeeld : ttale afgesprken kstenvergeding per training: 12,00. Frfaitair bedrag (vak 1): 6,00 Verplaatsingsksten (vak 3): Kaprijke Ertvelde 2x15 km 6,00 Opgelet, p jaarbasis mag je maximaal 2000 km aangeven. VAK 1 FORFAITAIRE KOSTENVERGOEDING VRIJWILLIGER (bedrag vlgens afspraak met AS RIEME) Datum plaats van de prestatie/mschrijving aantal prijs ttaal bedrag pmerkingen 21/01/2012 Ertvelde Training 1 6 6 VAK 3 6.00 VERPLAATSINGSKOSTEN Datum Plaats van vertrek en aankmst aantal km prijs/km ttaal bedrag pmerkingen 18/01/2012 Kaprijke - Ertvelde 30 0.20 6 6.00 3
5 Betaling met kasticket, f met factuur niet p naam van AS Rieme (VAK 2) - Dit mag je enkel gebruiken vr bedragen < 31,44. 5.1 Kstenvergeding als vrijwilliger - Dit vak vul je in vr juw niet vast afgesprken prestaties (handelingen en/f gederen) vr de club. bvb schilderen van de steekbrdjes met verf die je vreger reeds vr jezelf had aangekcht. Deze vergedingen wrden p juw naam gebekt als vrijwilligersvergeding. 5.2 Terugbetaling ksten eigen aan de rganisatie Aankpen vr de club betaal je best met een afznderlijk kasticket, dus liefst geen kasticket waarp k juw eigen aankpen staan. Indien dit mgelijk zu zijn (bvb afrekening p een kas met BTW registratie), vraag je alsng m AS Rieme en BTW nr BE 0414.543.059 p het kasticket te vermelden. Is het aankpbedrag > 31,44, dan vraag je meerdere kastickets vr het ttale bedrag met respectievelijk een bedrag < 31,44, bvb een kasticket per item van de aankp. Deze kst wrdt dan dr meerdere vrijwilligers gedragen. Indien je deze terugbetalingswijzen vlgt, zal het betaalde bedrag niet p juw naam wrden gebekt. 6 Terugbetaling verplaatsingsksten (VAK 3) - Dit vak gebruik je vr de terugbetaling van de verplaatsingsksten, zals vraf afgesprken met de club. - Als richtwaarde wrdt 0,20 /km aangenmen (wettelijk maximaal 0,3352 /km). - Om belastingsvrij te blijven mag je maximaal 2000 km aangeven per jaar. - Het bedrag per dag is niet beperkt. Het maximum p jaarbasis bedraagt ± 400, uitgaande van de dr nze club gehanteerde tarief (p wettelijke basis ± 670,00 ). - Deze terugbetalingen wrden p juw naam gebekt als verplaatsingsksten. VAK 3 VERPLAATSINGSKOSTEN Datum Plaats van vertrek en aankmst aantal km prijs/km ttaal bedrag pmerkingen 18/01/2012 Kaprijke - Ertvelde 30 0.20 6.00 training 25/01/2012 Sas Van Gent - Ertvelde 20 0.20 4.00 training 4/01/2012 Ertvelde - Ertvelde 7 0.29 2.00 training 11/01/2012 Ertvelde- Gent 40 0.20 8.00 training 20.00 4
7 De betaling met factuur p naam van AS Rieme (VAK 4) - Let er p dat alle gegevens, zals p het vrbeeld, vermeld zijn. Het wrd Factuur met p de factuur staan, alsk de beide BTW nummers. - De betaling ver je uit met een aankpkaart p naam van AS Rieme (bij vrkeur), fwel vraag je een vrscht aan de penningmeester m cntant te betalen. Bedragen bven de 31,44 mag je niet p eigen naam/rekening betalen. We hebben aankpkaarten vr de Clruyt/O Kay en de Makr, evenals een bankkaart. 3 leden van de feestcmmissie beschikken ver een permanent vrscht. - Pas betalen nadat ju een factuur werd verhandigd. Het nasturen van een factuur wrdt dr de leveranciers meestal vergeten. - Vr belangrijke aankpen vraag je bij vrkeur m te betalen met verschrijving via de penningmeester (Luc Rndas). Hierte dient de factuur naar de penningmeester geznden te wrden. - Is een directe betaling bij een belangrijke levering verplicht, en is er geen club betalingskaart beschikbaar, dan kan je vraf een vrscht vragen aan de penningmeester. - Indien je deze betalingswijze(n) vlgt, zal het betaalde bedrag niet p juw naam wrden gebekt als belastbare vrijwilligersvergeding. Een vrbeeld van een factuur, gericht aan de club: NAAM LEVERANCIER ADRES BTW-nummer Bankrekeningnummer Aan AS RIEME vzw Jacb Van Arteveldelaan, 3 9940 ERTVELDE België BTW: BE 0414.543.059 Datum : xx/xx/xxxx Factuurnummer : XXXXX FACTUUR Aantal Omschrijving Prijs/Eenheid Ttaal SUB BTW 21% BTW 12% BTW 6% Ttaal BTW 5
8 Ondertekening van de nta - Vraleer je ndertekent: Met je de terugbetalingswijze aanvinken (cntant f verschrijving) Met je de datum nteren Dien je een wrdje uitleg bij de kstennta grndig te lezen. 9 De Kstennta AS RIEME vzw J. Van Arteveldelaan 3 9940 Ertvelde Naam: Adres: Rekeningnummer: KOSTENNOTA Uiterlijk de 10e van de maand te bezrgen aan de penningmeester FORFAITAIRE KOSTENVERGOEDING VRIJWILLIGER (bedrag vlgens afspraak met AS RIEME) Datum plaats van de prestatie/mschrijving aantal prijs ttaal bedrag pmerkingen VAK 1 VAK 2 REËLE KOSTEN - KOSTENVERGOEDING VRIJWILLIGER Aankp materiaal & bendigdheden met bijgevegd kasticket en/f factuur niet p naam van AS RIEME, bedragen < 31,44 /dag Datum materiaal & bendigdheden aantal prijs ttaal bedrag pmerkingen VERPLAATSINGSKOSTEN Datum Plaats van vertrek en aankmst aantal km prijs/km ttaal bedrag pmerkingen VAK 3 REËLE KOSTEN - aankp materiaal & bendigdheden met bijgevegde factuur p naam van AS RIEME BTW BE 0414.543.059 Datum materiaal & bendigdheden aantal prijs ttaal bedrag pmerkingen VAK 4 Cntant Overschrijving ALGEMEEN DATUM: Handtekening: (*) Datum verwerking: (*) Ondergetekende bevestigt hierbij p de hgte te zijn van de inf mtrent het invullen van deze kstennta. 6
10 Tekst: een wrdje uitleg bij de kstennta 10.1 Srten van (terug)betalingen 10.1.1 Vrijwilligersvergeding Het ttale bedrag van alle kstenvergedingen die een vrijwilliger mag ntvangen vr vrijwilligerswerk in alle verenigingen samen mag niet hger zijn dan 31,44 per dag f 1257,51 per jaar. Indien een vrijwilliger meer ntvangt aan vrijwilligersvergedingen zijn die niet meer fiscaal vrijstelbaar, tenzij de vrijwilliger kiest vr het systeem van reële kstenvergeding. 10.1.2 Ksten eigen aan de rganisatie Vrijwilligers den vaak bdschappen vr de rganisatie, f schieten iets uit eigen zak vr. Het gaat hier m ksten die de rganisatie eigenlijk met betalen, en die eigen zijn aan de rganisatie. Ze maakt deze ksten m ged te kunnen functineren. Dit zijn vrnamelijk de catering ksten vr de uitbating van de kantine. We kunnen dit daarm niet beschuwen als een vrijwilligersvergeding, want het is geen kst die je als vrijwilliger vr jezelf hebt gemaakt, zals dat wel het geval is als je als vrijwilliger met je eigen aut rijdt, iets hebt gegeten tijdens een bijschling, je een aankp hebt gedaan van.a. sprtmateriaal, secretariaatsgerief, huur catering materiaal. enz. 10.2 Telichting vr het invullen van de kstennta 10.2.1 Algemeen - Let er p dat je p de kstennta alleen invult wat vermeld staat bvenaan de verschillende rubrieken bv: Plaats van vertrek en aankmst wrdt bij wijze van vrbeeld als vlgt ingevuld: Ertvelde-Gent en niet: Ertvelde-Gent training, - Zrg er vr dat je alle rubrieken invult en er dus niet van uitgaat dat we uw adres f uw rekeningnummer al kennen, de fiscus wenst dat iedere kstennta crrect ingevuld wrdt. 10.2.2 De invulvakken - Vak 1 frfaitaire kstenvergeding vrijwilliger is vr diegenen die met de club een vast bedrag hebben afgesprken vr de vergeding van hun diensten. - Vak 2 reële ksten kstenvergeding vrijwilliger is vr diegenen die kleine bedragen (<31,44 /dag) terugvrderen p basis van een kasticket en/f een factuur, niet p naam van de club. - Vak 3 verplaatsingsksten is vr diegenen die verplaatsingsksten aanrekenen hetzij nder het frfaitaire systeem (tt max. 2.000 km) f (n)beperkt vr het reële systeem. - Vak 4 reële ksten aankpen met bijgevegde factuur p naam van AS Rieme is vr diegenen die grte aankpen den en de ksten terugvrderen p basis van een factuur p naam van de club. In principe dien je vr terugvrdering van bedragen > 31,44, altijd een factuur p naam van de club vr te leggen, - indien je geen factuur hebt en tch een bedrag > 31,44 wenst te recupereren dan verlegt je best vraf met Luc Rndas (penningmeester, GSM: 0476/32.94.57), 10.3 Fiscaal vrdeel aan de vrijwilliger - Vak 1 en/f 2 wrden in principe alleen gebruikt vr frfaitaire f andere (kleinere) vrijwilligersvergedingen. 7
- Alles wat niet kan vermeld wrden in vak 3 en 4 wrdt aanzien als vrijwilligersvergeding, en een vrijwilligersvergeding mag niet hger zijn dan 31,44 /dag m fiscaal ng vrijstelbaar te zijn. Vandaar dat je vanaf dit bedrag best een factuur vraagt p naam van de club (AS RIEME vzw, Jacb Van Arteveldelaan 3, 9940 Ertvelde, BTW nr. BE 0414.543.059), zdat je die ksten dan kan vermelden in vak 4. - Indien je ksten wenst te recupereren, met je p jaarbasis kiezen vr: fwel de vrijwilligersvergeding (frfaitair, Vak 1 en 2) fwel vr verplaatsingsksten (Vak 3) en/f andere (met factuur p naam van de club Vak 4). Een cmbinatie is niet tegelaten, behalve vak 1 en 2 met Vak 3 verplaatsingsksten als je p jaarbasis in ttaal minder dan 2000 km aflegt vr de club. - Weet, dat als je geen rekening hudt met vrgaande regels p het vlak van maximale bedragen en factuurverplichtingen, en je bv dr een cumul met andere vrijwilligersvergedingen, ntvangen van andere verenigingen, bven de wettelijk tegelaten maxima zu uitkmen, alle eventuele fiscale gevlgen, vr uw eigen rekening zijn en niet ten laste kunnen gelegd wrden van de club. De club gaat ervan uit dat je zelf zrgt dat je in regel bent met alle frmaliteiten, vereist m vrijwilligerswerk te kunnen den, bv in het geval van een uitkering van de RVA, f enige andere (vervanging)uitkering. De club zal niet instaan vr de eventuele gevlgen als je zelf verzuimt hebt je met uw uitkeringsinstanties in regel te stellen. De club zal dus niet instaan vr een eventueel verlies aan uitkeringen. 8