Handleiding voor extranetbeheerders van e-raden en e-raden gratis Inhoud Woord vooraf... 2 Lijst van begrippen... 2 Gebruikersbeheer... 3 De vaste organisatie van e-raden gratis... 3 e-raden beheer... 6 Inrichten van een raad... 6 Rechten instellen op een raad... 8 Regels instellen op een raad... 11 Instellen van een notificatieregel... 12 Instellen van een eenvoudige workflow... 15 Aaneengeschakelde regels... 18 Betekenis van andere regels... 18 Documenten beheren... 19 Opladen van documenten... 19 Documenten editeren... 22 Versiebeheer van documenten instellen... 25 Documenten raadplegen... 26 Verder bouwen op e-raden... 27 De soepelheid bij e-raden upgrade... 27 Tips voor gebruikersbeheer van e-raden... 29 1
Woord vooraf e-raden en e-raden gratis gebruiken beide hetzelfde platform en beschikken dus over identiek dezelfde functionaliteiten. De hier beschreven functionaliteiten kunnen enkel uitgevoerd worden door personen (groepen) die de rol van coördinator hebben. Bij de activering heeft VERA een coördinator ingesteld, namelijk degene die de aanvraag voor e-raden gratis indiende. Enkel een coördinator kan deze rechten instellen, en bij e-raden gratis enkel op het niveau van de verschillende Raden, niet op het niveau van het hele extranet. Vandaar dat besturen met e-raden gratis zelf geen Raden kunnen bijmaken of projecten en werkgroepen kunnen activeren. Een tweede beperking schuilt op het niveau van het gebruikersbeheer. e-raden gratis kunnen geen e-raden groepen bijmaken. e-raden besturen kunnen dit wel. Voor de rest is er dus geen verschil. Merken we eveneens op dat het platform gedeeld wordt door verschillende besturen. Indien u bijvoorbeeld - als gemeentebestuur een samenwerking heeft met een OCMW dat ook gebruik maakt van e-raden, dan kunt u het platform gebruiken om documenten te verdelen voor beide organisaties. Lijst van begrippen - Ruimte = map of folder - Machtigingen = rechten instellen - www.veraweb.be = beheerdersinterface - www.veraweb.be/share = interface voor medewerkers - www.e-raden.be = bedoeld voor de eindgebruikers - Regels = set van acties die uitgevoerd worden op het niveau van een ruimte bij het toevoegen (of verwijderen) van een document. - Aspect = een metadata veld - Content model = een set van aspecten (type van document) 2
Gebruikersbeheer De vaste organisatie van e-raden gratis 1) Uw organisatie werd reeds geactiveerd door VERA als e-raden gratis via het gebruikersbeheer (www.gebruikersbeheer.be). 2) Daardoor werden volgende groepen aangemaakt: (wijzig deze groepen niet) Voor een gemeentebestuur Met de volgende structuur die u niet mag wijzigen: E_Extranet met subgroepen - E_College - E_Extranetbeheerders - E_ManagementTeam - E_Raad 3
Voor een OCMW Met volgende structuur die u niet mag wijzigen E_Extranet met subgroepen - E_Extranetbeheerders - E_VastBureau - E_Raad Voor een Politiezone Met volgende structuur die u niet mag wijzigen E_Extranet met subgroepen - E_Extranetbeheerders - E_Raad 3) Ga nu naar beheer teams en groepen in het gebruikersbeheer 4) Selecteer de groep : extranetbeheerders 5) Voeg de extranetbeheerder (s) toe tot deze groep. VERA heeft reeds minstens een beheerder aangemaakt: de persoon die de aanvraag voor gratis e-raden indiende. Indien dat volstaat kunt u deze stap overslaan. 6) Voeg bij de andere groepen de juiste leden toe: wie toegang moet krijgen tot de documenten voor het Vast Bureau moet in de groep Vast Bureau worden geplaatst en zo verder. Voor meer info over het toevoegen van externe gebruikers (die geen deel uitmaken van uw bestuur en dus geen mailadres hebben waarin uw domein ( @gemeente.be) voorkomt, kunt u onze FAQ raadplegen. 4
(http://faq.vera.be/index.php/gebruikersbeheer#externe_gebruikers_aanmaken). Bij het aanmaken van een externe gebruiker, zult u een mail met een paswoord ontvangen voor deze gebruiker, zodat hij/zij daarmee kan aanloggen. U kunt ook interne gebruikers aan de groepen toevoegen en zij kunnen vanzelfsprekend met hun gewone VERA-paswoord inloggen. Wacht tot Alfresco en LDAP gesynchroniseerd zijn. Dit zal binnenkort maximaal 1 uur duren, maar gebeurt op het moment pas tijdens de nacht. U kunt dus de volgende dag gebruik maken van de nieuw toegevoegde leden. Hiermee heeft u de eerste stappen voltooid: u heeft aangegeven welke personen in welke groepen thuishoren. Wanneer deze personen aanloggen op e-raden gratis zullen zij de documenten zien in de ruimte die beschikbaar is voor hun groep. Merk op dat hun rechten (zij hebben de rol toeschouwer) beperkter zijn dan de rechten van de extranetbeheerder (die een coördinator is). Meer informatie over deze rollen vindt u hieronder. 5
e-raden beheer Inrichten van een raad Vanaf de map van een raad (Raad, Vast Bureau, College...) heeft de extranetbeheerder bij een e- Raden gratis bestuur de volledige rechten om deze map zelf verder in te richten. Sommige besturen kiezen ervoor om gebruik te maken van aparte submappen voor bijvoorbeeld de agenda s, notulen en bijlagen. Anderen maken mappen voor bv. de dagordes en de ontwerpbeslissingen. Besturen met de volledige versie gebruiken het systeem o.a. voor het beheer van het infoblad, de werking van de jeugdraad of het beheer van interne (ICT) en externe projecten. 6
Concreet komt het er veelal op neer dat men een eigen boomstructuur gaat uitwerken. Een principe dat goed gekend via de Windows Verkenner of de fileserver, maar met dit verschil dat we bij e-raden spreken van ruimtes in plaats van folders. Ruimtes zijn rijker dan traditionele folders op de fileserver. - Ze kunnen zeer flexible toegangsrechten hebben - Ze kunnen aangevuld worden met meta-data - Ze kunnen voorzien zijn van regels Een nieuwe ruimte aanmaken doe je als volgt : 1) Login op www.veraweb.be 2) Blader naar uw organisatie 3) Blader door tot de map van de Raad die u wil inrichten 4) Kies onder Nieuw : Nieuwe ruimte 7
5) Vul de naam in van de nieuwe ruimte Rechten instellen op een raad Rechten bij e-raden worden vastgelegd in rollen. Ze worden als volgt gedefinieerd : Naam van de Rol Toeschouwer Bijhorende Rechten Enkel leesrechten Deze rol wordt ook gebruikt om toegang te geven tot diepere niveau s in de boomstructuur. Men ziet alleen die mappen waar men minimum toeschouwer is! Redacteur Kan enkel reeds bestaande documenten aanpassen, geen nieuwe documenten toevoegen Wordt zelden gebruikt Bijdrager Kan ook nieuwe documenten toevoegen, maar enkel zijn eigen documenten wijzigen of verwijderen 8
Wordt zelden gebruikt Medewerker Lees- en schrijfrechten Kan documenten en mappen in een map verwijderen, wijzigen en toevoegen Frequent gebruik Coördinator Kan alles op niveau van documenten, kan tevens submappen aanmaken en regels en rechten installen Maakt iemand beheerder van een map Voor het instellen van de rechten moet u de volgende stappen doorlopen: 1) Blader naar de map waarvan u de rechten wil veranderen 2) Klik op meer acties en kies Machtingen 3) Vink af : de rechten van bovenliggende ruimte worden meegekregen er verschijnt een boodschap dat dit met succes verlopen is 4) Klik opnieuw op Machtingen 9
5) Selecteer groepen : zet nooit rechten op gebruikers, dit maakt het beheer nagenoeg onmogelijk 6) Vul de naam van uw gemeente in en klik op zoeken 7) Klik de juiste groep aan 8) Selecteer de rol voor deze groep 10
9) Klik op Toevoegen aan lijst 10) U kunt verschillende groepen in een enkele actie verschillende rollen toewijzen 11) Klik op Volgende 12) Kies of u een mail wil versturen om de wijziging te communiceren 13) Klik op Volgende 14) Klik op Klaar 15) Onder Acties kunt u rollen wijzigen, of verwijderen Regels instellen op een raad e-raden beschikt over een aantal standaard regels die geactiveerd kunnen worden op het niveau van een ruimte. Het basisbeginsel is als volgt: regels worden op de achtergrond uitgevoerd bij het toevoegen van een document. Handige regels zijn : - Het instellen van notificatieberichten - Het omzetten van een document naar een pdf, en het verplaatsen van een document - Het toekennen van een eenvoudige publicatieregel 11
Instellen van een notificatieregel 1) Blader naar de map waar deze regel ingesteld moet worden 2) Kies onder meer acties de optie Regels Beheren 3) Kies : Nieuwe Regel 4) Kies onder voorwaarden all items (u kunt ook regels instellen die slechts geldig zijn voor bepaalde type documenten (vb enkel pdf) of met bepaalde waarden in hun metadata(vb: indien datum = ouder dan...) U kunt zelfs meer voorwaarden definiëren 5) Klik op volgende en selecteer de actie : send an email to specified users 12
6) Klik nu op Waarden instellen en toevoegen 7) Selecteer groepen, voer de naam van uw gemeente in en klik op zoeken. Stel nooit regels in op het niveau van gebruikers. Klik op Toevoegen. 8) Selecteer het sjabloon voor uw e-mail (e-raden_notificatie_ftl) of voer zelf tekst in 13
9) Klik op OK en klik op Volgende indien u niet meerdere acties wil instellen 10) Geef een titel aan de regel (VERPLICHT) en gebruik hierbij de naam van uw bestuur. Klik op volgende 11) Lees het volgende scherm en indien akkoord, klik op Klaar 14
12) De regel zal nu uitgevoerd worden als een nieuw document in de map wordt toegevoegd Instellen van een eenvoudige workflow 1) Blader naar de map waar deze regel ingesteld moet worden 2) Kies onder meer acties de optie Regels Beheren 3) Kies : Nieuwe Regel 15
4) Kies onder voorwaarden all items (u kan ook regels instellen die slechts geldig zijn voor bepaalde type documenten (vb enkel pdf) of met bepaalde waarden in hun metadata(vb: indien datum = ouder dan...) U Kunt zelfs meer voorwaarden definiëren. 5) Klik op volgende en selecteer de actie : Add simple Workflow to item 6) Het volgende scherm spreekt voor zich maar het is belangrijk om hier alles aandachtig te lezen. Je kiest er je naam voor goedkeuring en beslist welke actie (kopiëren of verplaatsen) ondernomen moet worden. Blader naar de map voor deze actie en klik op het groen plusteken om je keuze te bevestigen. Je beslist ook of er een actie bij niet-goedkeuren ondernomen moet worden. 16
7) Volg nu dezelfde stappen als bij notificatie regels om de regel een naam te geven en te activeren. 8) Voeg een bestand toe in de map 9) Klik op het pijltje naar het bestand, je kan hier de verschillende acties zien 10) Kies de gewenste actie (vb afgekeurd) en de actie wordt uitgevoerd zoals u hierboven heeft ingesteld. 17
Aaneengeschakelde regels Regels zijn van toepassing op een ruimte en zijn in staat om documenten te verplaatsen en te copiëren naar andere ruimtes. Op die manier is het mogelijk om eenvoudige processen op te stellen waarbij verschillende actoren betrokken zijn en verschillende acties ondernomen worden. Regels komen pas echt tot hun recht als ze in een aangeschakelde context bekeken worden. Voorbeeld : Ruimte Nieuw ontwerp van verslag Raad Agenda Raad Regel - Notificatie naar secretaris - Regel met goedkeuring naar Raad Agenda - Notificatie Raad - Toevoegen metadata (datum, status...) - Goedkeuring -maak pdf -maak kopie naar archief Betekenis van andere regels Naam van de Regel Add aspect Add simple workflow Blog Post Check in Copy item to specific space Extract metadata Execute a script Specialise the type of an item Korte uitleg Meta-data veld toevoegen Eenvoudige goedkeuringsprocedure instellen Publiceren naar een blog Document inchecken Kopieer documents naar andere map Bij office documenten worden metadata uit het document (titel, auteur) opgeslagen in metadata van e-raden zodat men er ook op kan zoeken Men kan Javascripts aanmaken en deze uitvoeren via een regel. Vb : aanleggen van een lijst van ontvangen document met titel en de tijd. Werken met content types die een verzameling van meta-data voorstellen. Vb : Melding - Naam van de melder - Adres - Datum van melding - Type (wegen, veiligheid..) - Status 18
Documenten beheren Opladen van documenten Iedereen met de rol vanaf medewerker kan documenten toevoegen aan een map. Er zijn verschillende manieren om dit te doen : 1) Via de beheerdersinterface : klik op bestand opladen en blader naar het document op de eigen harde schijf Voordelen Op deze manier kan men ook bijhorende meta-data invullen Nadelen Men kan slechts één document tegelijkertijd opladen 2) Via FTP e-raden is bereikbaar via FTP volgens de URL : ftp.veraweb.be Vul zelf gebruikersnaam en paswoord in, en de e-raden server presenteert zich als een typische fileserver. Let wel : regels blijven actief! Populaire FTP-clients bij VERA zijn Filezilla 19
Voordelen Men kan meerdere documenten tegelijkertijd opladen Nadelen Men heeft een client software nodig 3) Via WebDAV WebDAV is een protocol dat het mogelijk maakt e-raden te tonen binnen de omgeving van je eigen Windows Verkenner. De map moet dan als een network-drive toegevoegd worden via volgende adres : https://www.veraweb.be/alfresco/webdav/ (let op de s) Voordelen Het is zeer gebruiksvriendelijk. Iemand die Windows Verkenner kent, kent ook e-raden Nadelen Microsoft heeft er alle moeite mee om dit protocol op een deftige manier te ondersteunen, soms werkt het wel, soms niet. VERA kan hier geen support op geven en het is afwachten of dit in de 20
toekomst beter of slechter zal worden. Het alternatief is de installatie van een eigen webdav client. (vb : anyclient) 4) VERAWEB Share omgeving Bij de upgrade van e-raden naar versie 3.2 r introduceerde VERA de mogelijkheden van http://www.veraweb.be/share Deze portaalomgeving staat nog niet helemaal op punt maar is reeds toegankelijk voor onze gebruikers. Het is een semi-gebruiksvriendelijke interface die alle functionaliteiten van documentbeheer in zich draagt en de meeste beheerdersfunctionaliteiten achterwege laat. Dit maakt het aantrekkelijk voor medewerkers, maar veelal toch nog te moeilijk voor eindgebruikers die slechts nu en dan gebruik moeten maken van e-raden (toeschouwers) Voordelen Men kan meerdere documenten tegelijkertijd opladen Men kan de meta-data beheren Men kan een preview van het document opvragen 21
Nadelen Deze interface is nog volop in ontwikkeling en durft hier en daar wel eens te haperen. 5) Andere oplossingen op de markt Er bestaan specifieke oplossingen op de markt om het gebruik van e-raden te verbeteren. VERA volgt deze ontwikkelingen wel en heeft sommige toepassingen in test of demo. Voordelen Men kan meerdere documenten tegelijkertijd opladen, meta-data beheren, mails beheren... Nadelen Ze zijn niet gratis. Documenten editeren e-raden is in eerste instantie bedoeld voor het verspreiden van documenten, maar aangezien het steunt op een volwaardig document beheersysteem is het natuurlijk ook mogelijk om deze documenten aan te passen, en de aanpassingen zelf te beheren in verschillende versies. (versiebeheer) 22
Dit is echter niet zo eenvoudig als op een fileserver. Het princiepe van check-in/check-out zorgt er veelal voor dat de procedure niet zo vlot verloopt. Aanpassen van documenten verloopt verschillend naargelang de gekozen interface : 1) Via Webdav : door dubbelklik op het document zal het document zich openen in de bijhorende applicatie. Opslaan, slaat de aanpassingen op. Let wel, indien er notificatie regels zijn ingesteld zal elke opslaan actie resulteren in het verzenden van een notificatie mail 2) Via de webclient op www.veraweb.be Blader naar het document en klik op het pijltje naast het document en kies check-out : edit offline Open het document en doe je aanpassingen. Sla het document op op je eigen PC. Ga terug naar e-raden en kies kopie gebruiken die geladen is vanaf mijn computer Kies check in 3) Via de e-raden share omgeving Blader naar het document, en klik op het document 23
Kies : edit offline in de rechterbalk Open het document Sla het op op je eigen PC Kies nu : upload New Version Bepaal of het een kleine of grote aanpassing is, voeg eventueel commentaar toe 24
Versiebeheer van documenten instellen 1) Op het niveau van een map Blader naar de map Kies regel toevoegen Kies all items Kies add aspect Selecteer waarde versionable Bij de document details zal je zien dat er versie-historie is toegevoegd 25
2) Op het niveau van een document Blader naar het document Kies document details Klik op versiebeheer inschakelen (onderaan op het scherm) Documenten raadplegen Voor eindgebruikers ontwikkelde VERA een zeer eenvoudige werkwijze om documenten te kunnen raadplegen. Surf naar : http://www.e-raden.be Login Klik door naar de gewenste map Klik op het document. 26
Verder bouwen op e-raden e-raden is een product gebouwd op de software van Alfresco (http://www.alfresco.com). Indien je meer wenst te weten over de mogelijkheden van ons product kan je dus terecht bij de documentatie van deze software leverancier. Een belangrijk gegeven hierbij is dat de software van Alfresco over een eigen laag van webservices beschikt (een API) die aangesproken kan worden door andere software. (http://wiki.alfresco.com/wiki/alfresco_rest_design_guidelines) Op die manier kan je op een relatief eenvoudige manier documenten vanuit Alfresco opnemen in je eigen site. De site http://www.e-raden.be is hier een goed voorbeeld van. Vanuit het VERA content management systeem LIPS wordt een login gemaakt naar e-raden en tonen we vervolgens de documentenstructuur van e-raden. De eindgebruikers hebben niet het gevoel dat men de website verlaat, en inlogt op een ander systeem. Elke software leverancier kan hierbij helpen. De e-raden interface is bewust eenvoudig gehouden. Het is echter volstrekt mogelijk om ook andere acties via de API aan te spreken en te integreren in uw website. Het DSH (http://www.digitaalsociaalhuis.be) kan hier als voorbeeld dienen. De soepelheid bij e-raden upgrade Besturen met de volledige versie van e-raden kunnen zelf nieuwe groepen aanmaken. Indien u enkel e-raden gratis gebruikt, kunt u dit deel van de handleiding overslaan. Vb: - Projectgroepen - Adviesraden - Werkgroepen - Intranetgroepen - Samenwerkingsverbanden met andere organisaties -... 1) Via beheer teams en groepen in het gebruikersbeheer kunt u een nieuwe groep aanmaken. 27
2) Kies een naam en type van de groep (veelal zal het een Groep met externe gebruikers zijn) 3) Voeg personen toe, vul de gegevens in en vink bij producten e-raden aan 28
4) De groep zal nu gesynchroniseerd worden met e-raden. Tips voor gebruikersbeheer van e-raden 1) Denk goed na over de namen van uw groepen. U kunt ze niet meer wijzigen. 2) Denk goed na over de structuur van uw groepen en subgroepen. Het is een goed idee om hierbij een soort organogram aan te maken dat u later kan raadplegen. Zet desnoods de tekening in e-raden zelf. 3) VERA legt geen beperkingen op voor aanmaken van nieuwe groepen, maar probeer het aantal te herleiden tot een minimum, dat maakt het duidelijker voor u. 29