Handleiding KNNV Intranet Versie: juni 2017

Transcriptie

1 Handleiding KNNV Intranet Versie: juni 2017 Inhoudsopgave 1. Functie van het intranet 1.1 Vragen en meer informatie 2. Inloggen in het intranet 2.1 Rechten en mogelijkheden 3. Mappen aanmaken en beheren 3.1 Mappen aanmaken 3.2 Bestaande mappen verplaatsen en verwijderen 4. Documenten plaatsen, downloaden en beheren 4.1 Documenten beheren 5. Zoeken in het KNNV intranet NB: het intranet is van oorsprong opgesteld in het Engels. Er is zoveel mogelijk vertaald naar het Nederlands. Toch komen er nog Engelse temen voor> Map en folder, bestand en file. Handleiding KNNV Intranet, mei

2 1. Functie van het intranet Landelijk Het intranet maakt het mogelijk om documenten van en over de KNNV op een centrale plek online te beheren en bestanden met elkaar te delen. Het is een soort dropbox. Het landelijk bureau en landelijk bestuur plaatsen documenten die voor alle afdelingen van belang zijn. Dat kunnen algemene stukken zijn zoals statuten, het logo en handleidingen. Maar ook agenda s en stukken van de beleidsraad en Vertegenwoordigende Vergadering, cursusoverzichten en draaiboeken voor het organiseren van een cursus of 1000-soortendag. Afdelingen KNNV afdelingen kunnen ook documenten van en over de afdeling op intranet plaatsen om die met bestuur van de afdeling te delen. Het intranet is niet bedoeld als statisch archief of foto-opslag. Opruimen en regelmatig schonen van intranet Om het intranet niet te laten dichtslibben is het de bedoeling dat de geplaatste documenten actueel zijn. Dus niet ouder dan 1 of 2 jaar, tenzij het een document is dat langer geldig en nog altijd actueel is. Denk aan de statuten of het KNNV logo. De inhoud van het intranet moet dus regelmatig geschoond en opgeruimd worden. Het intranet is geen digitaal archief. Elke KNNV afdeling, commissie of werkgroep van de KNNV heeft een archief dat wordt beheerd door de secretaris of archivaris. Tot het jaar 2000 was dat een papieren archief. Daarna zijn we steeds meer digitaal gaan opslaan. Bewaar belangrijke documenten niet op intranet. Maar leg een digitaal archief aan op een (externe) harde schijf. Elke digitale gegevensdrager is aan slijtage onderhevig. Een harde schijf gaat gemiddeld 5 jaar mee. Dus maak altijd een digitale kopie en ververs die regelmatig. Voor een digitaal archief gelden dezelfde regels als voor een papieren archief. Je bewaart documenten in mappen en geeft elk document een naam. Het heeft de voorkeur om het archief van een afdeling onder te brengen in het stads- of streekarchief. Waar dat niet mogelijk is bewaren we afdelingsarchieven op het KNNV bureau. Het KNNV bureau heeft een A-4 met algemene richtlijnen voor een afdelingsarchief. Daarnaast maken we in 2017 een handleiding voor digitaal archiveren. Hierin staat hoe je een mappen structuur maakt en de documenten een (digitale) naam geeft. 1.1 Vragen en meer informatie Het intranet is nieuw. Er kunnen nog kleine foutjes in zitten of er zijn zaken nog wat onduidelijk en onwennig. Stel je vraag of geef je opmerkingen door aan de landelijke webmaster van de KNNV. [email protected] Telefoon: (dinsdag woensdag donderdag) Handleiding KNNV Intranet, mei

3 2. Inloggen, rechten en mogelijkheden Om op het intranet inhoud te kunnen toevoegen of downloaden, moet je eerst inloggen. Ga naar: Afdelingsbesturen delen één gezamenlijk account. Dit account is gekoppeld aan het adres van de secretaris. De secretaris is de beheerder en contactpersoon van het intranet. De overige bestuursleden maken ook gebruik van dit account, maar ontvangen geen notificaties. Gebruikersnaam: De naam van de afdeling (bijvoorbeeld Voorne) Wachtwoord: het wachtwoord is per aan de secretaris bekend gemaakt, en ook op te vragen bij het landelijke bureau. Het is niet mogelijk om zelf het wachtwoord te beheren/veranderen. Desgewenst kan het landelijke bureau een nieuwe wachtwoord voor de afdeling aanmaken. Er is bewust gekozen om het aantal gebruikersnamen en wachtwoorden zo beperkt mogelijk te maken. Op deze manier blijft het beheer voor zowel het landelijk bureau als de afdelingen zo overzichtelijk mogelijk. 2.1 Rechten en mogelijkheden Het intranet is te gebruiken als Windows Verkenner of Apple s Finder. Iedere afdeling is lid van twee groepen: 1. Groep Geledingen KNNV: de ruimte waar de documenten van landelijk bureau en bestuur worden geplaatst. 2. Groep KNNV afdeling: ruimte voor de eigen documenten van de afdeling De groepen hebben verschillende rechten en mogelijkheden. 1. Groep (of Map) Geledingen KNNV, de mappen op landelijk niveau: Deze map bevat alle landelijk relevante informatie, handleidingen en materialen voor de vereniging. Bestanden plaatsen in de map Geledingen KNNV - het landelijk bureau kan documenten plaatsen - bestuursleden van afdelingen kunnen hier bestanden bekijken en downloaden. Het is niet mogelijk om in deze map iets plaatsen. Handleiding KNNV Intranet, mei

4 De mogelijkheid om een notificatie te versturen: - Het landelijke bureau kan een notificatie versturen als er een document is geplaatst - alleen de secretarissen ontvangen dit bericht op het adres: [email protected]. - afdelingssecretarissen kunnen dit bericht of document verder verspreiden. 2. Groep (of Map) Voorne, een voorbeeld van een afdelingsmap. Ieder afdelingsbestuur heeft een eigen hoofdmap, en kan deze naar eigen inzicht indelen en vullen. Bestanden plaatsen - Ieder bestuurslid kan in deze map bestanden plaatsen en downloaden Notificaties: - Het is niet mogelijk om notificaties te versturen nadat een bestand is geplaats. Dit komt omdat afdelingsbesturen gebruik maken van één account, dat gekoppeld is aan één adres. Zodoende heeft het geen zin om een notificatie te versturen. Handleiding KNNV Intranet, mei

5 3. Mappen aanmaken en beheren voor een geleding 3.1 Map aanmaken Klik op nieuwe map : Er opent een pop up scherm zoals hieronder: - Geef de map een heldere en begrijpelijke naam - Parent Folder: selecteer in de pull down waar de nieuwe map geplaatst moet worden. Je kunt ook submappen maken van bestaande mappen - Geef een beschrijving van de map: Je kunt hier uitleg geven over inhoud van de bestanden van deze map. De beschrijving wordt getoond boven de betreffende map. Zie - mappen staan op alfabetische volgorde. Handleiding KNNV Intranet, mei

6 3.2 Bestaande mappen verplaatsen en verwijderen - selecteer de betreffende map: - Er opent een pop up scherm. Ga naar Parent Folder, selecteer hier de gewenste bovenliggende map. - klik op bijwerken Een map verwijderen - selecteer de betreffende map - kies in het pop up scherm verwijderen - bevestig vervolgens dat je een map, met inhoud, wilt verwijderen. De twee opties zijn niet van toepassing - waarschuw mij als er nieuwe bestanden worden toegevoegd, en - waarschuw mij als er bestanden worden veranderd Handleiding KNNV Intranet, mei

7 4 Bestanden plaatsen en downloaden. Om een bestand te plaatsen, kies nieuw bestand. Een pop up scherm opent: - Een bestand kiezen: selecteer het document via bladeren in je eigen computer - het is ook mogelijk om een zipfile te uploaden: selecteer dan ook Expand Zip. - Naam weergeven: kies een heldere, begrijpelijke naam voor het document - Parent Folder: selecteer de map waarin het document geplaatst moet worden - Beschrijving: Optioneel: geef een korte beschrijving van de inhoud van het document - Versienotities: optioneel - notificatie: niet van toepassing - klik op uploaden Een ingevuld voorbeeld: Handleiding KNNV Intranet, mei

8 4.1 Documenten beheren Een document downloaden Downloaden kan op twee manieren: Optie 1. Download direct het document door op de groene pijl te klikken, Optie 2. Selecteer de naam van het document. Klik vervolgens op downloaden in het pop up-scherm. Mogelijk wordt het document op je computer in de map downloads geplaatst. Daarvandaan kan je het opslaan op de gewenste plek. Document verplaatsen - Selecteer het document dat je wilt verplaatsen - Kies bij meer acties de map waar je het document in wilt plaatsen. Nieuwe versie toevoegen Het is mogelijk om meerdere versies van een document te uploaden. - klik op de titel van het document, er verschijnt een pop up scherm. - selecteer daar: nieuwe versie - voeg vervolgens via bladeren die vernieuwde versie van het document toe. Handleiding KNNV Intranet, mei

9 5. Zoeken in intranet Je kunt op twee verschillende manieren zoeken in het intranet 1. Zoeken (de knop in de groene bovenbalk) Via deze functie kan je breed zoeken in het intranet, zowel naar documenten als naar termen die in documenten genoemd worden. 2. Zoek op trefwoord (de knop in de blauwe balk) Zoeken naar bestanden. Handleiding KNNV Intranet, mei