B&W-nr. 08.0530, d.d. 10-06-2008 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Tussenrapportage Anders Werken BESLUITEN Behoudens advies van de commissie Behoudens advies van de commissie 1. de Tussenrapportage Anders Werken vaststellen 2. de Tussenrapportage Anders Werken toezenden aan de raad. Samenvatting De tussenrapportage geeft aan dat er nu, na ruim 5 maanden, een beter beeld ontstaat om een realistische uitspraak te doen over de tijd die nodig is om de organisatie na de reorganisatie op orde te laten komen. In het begin van 2008 zijn wij er nog van uitgegaan dat rond de zomer de nieuwe organisatie op orde zou zijn. Wij vinden het inmiddels realistischer om deze datum op 1 januari 2009 te zetten. Een zo grote en belangrijke reorganisatie en de daarmee gepaard gaande veranderingen moet zorgvuldig gebeuren en kost veel tijd. Dit betekent overigens dat sommige onderdelen wél rond de zomer op orde zullen zijn, maar wij (blijven) kiezen voor kwaliteit boven tijd. Veel zal op korte termijn verbeteren maar zaken als bijvoorbeeld de ontvlechting van de front- en backoffice zal meer tijd vragen. Dit geldt ook voor de opbouw van met name de beleidsafdelingen. Ervaringen van andere steden (bijvoorbeeld Zaanstad en Tilburg) laten zien dat hier minstens een jaar voor nodig is om de organisatie op orde te krijgen. De klanttevredenheid is licht gestegen, maar voor onze partners in de stad zijn vertrouwde contactpersonen soms naar andere functies in de organisatie geplaatst en wie verantwoordelijk is en/of waar te vinden is, is nog niet altijd even helder voor hen.
Aan de gemeenteraad van Leiden Bezoekadres Postadres Telefoon E-Mail Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus 9100 2300 PC Leiden 071-5165200 sleutel@leiden.nl www.leiden.nl/gemeente Datum 10 juni 2008 Contactpersoon P.I.M van den Wijngaart Ons kenmerk Doorkiesnummer 516 5132 Onderwerp Tussenrapportage Anders Werken Geachte leden van de raad, Inleiding Met deze 2 e schriftelijke voortgangsrapportage informeren wij u conform onze eerdere toezegging over het vervolg van de implementatie van het organisatieveranderingstraject Anders Werken. In de rapportage van 11 maart 2008 constateerden wij dat de organisatiewijziging op een aantal onderdelen tot meer knelpunten leidde dan aanvankelijk was voorzien. In deze rapportage willen wij u o.a. rapporteren over de stand van zaken ten aanzien van de dienstverlening aan de stad en de samenwerking met de partners in de stad Eind dit jaar zal een eerste audit/evaluatie worden gehouden over Anders Werken. De audit/evaluatie richt zich op de vraag of het bereiken van de beoogde effecten met Anders Werken zullen worden gehaald.de conclusies hieruit zal begin 2009 aan u worden aangeboden. Indien uit deze eerste audit/evaluatie al blijkt dat aanpassingen nodig zijn zullen wij natuurlijk niet schromen dit te doen. Eind 2009 volgt een uitgebreide evaluatie waaruit conclusies te trekken te zijn omtrent het slagen van het reorganisatieproject Anders Werken. Realistischer beeld Er is nu, na ruim 5 maanden, een beter beeld ontstaan om een realistische uitspraak te doen over de tijd die nodig is om de organisatie na de reorganisatie op orde te laten komen. In het begin van 2008 zijn wij er nog van uitgegaan dat rond de zomer de nieuwe organisatie op orde zou zijn. Wij vinden het inmiddels realistischer om deze datum op 1 januari 2009 te zetten. Een zo grote en belangrijke reorganisatie en de daarmee gepaard gaande veranderingen moet zorgvuldig gebeuren en kost veel tijd. Dit betekent overigens dat sommige onderdelen wél rond de zomer op orde zullen zijn, maar wij (blijven) kiezen voor kwaliteit boven tijd. Veel zal op korte termijn verbeteren maar zaken als bijvoorbeeld de ontvlechting van de front- en backoffice zal meer tijd vragen. Dit geldt ook voor de opbouw van met name de beleidsafdelingen. Ervaringen van andere steden (bijvoorbeeld Zaanstad en Tilburg) laten zien dat hier minstens een jaar voor nodig is om de organisatie op orde te krijgen.
Dienstverlening aan de stad In de vorige rapportage is gemeld dat de stad - de burgers en de bedrijven- geen hinder ondervond van de gewijzigde organisatiestructuur. Klachten die er zijn, zijn niet direct toe te wijzen aan de reorganisatie. Wij stellen vast dat ondanks de reorganisatie en de daarmee gepaard gaande interne aanloopproblemen de dienstverlening aan de stad ongehinderd doorgaat. Zeer recent zijn de resultaten bekend geworden van het klanttevredenheidonderzoek, dat door TNS/NIPO bij circa 90 gemeenten is uitgevoerd. Voor de gemeente Leiden is het totaaloordeel over de dienstverlening aan de balies (alléén Stadhuis) dat door de klant werd gegeven in 2008 een 7,7. (in 2007 was dit: 7,6). Leiden scoort hiermee dus hoger ten opzichte van het jaar daarvoor. Het gemiddelde totaaloordeel van de 100.000 + gemeenten is een 7,6. De resultaten van klanttevredenheidonderzoeken naar de telefonische dienstverlening en digitale dienstverlening zijn nog niet bekend, deze worden eind juni/begin juli verwacht. Samenwerking met Partners in de stad De stadspartners worden door leidinggevenden en medewerkers regelmatig gezien en gesproken. Sommige externe partners geven aan dat zij last hebben van een mogelijke interne gerichtheid als gevolg van de reorganisatie. Een belangrijk aandachtspunt is dat partners aangeven moeilijker hun weg te kunnen vinden binnen de nieuwe organisatie. Vertrouwde contactpersonen zijn soms naar andere functies in de organisatie geplaatst en wie verantwoordelijk is en/of waar te vinden is, is nog niet altijd even helder voor hen. Hierover is wel gecommuniceerd, maar te algemeen, en daardoor onvoldoende. De organisatie zal hier meer aan gaan besteden en voor 1 juli nogmaals op een heldere manier communiceren richting de partners wie de aanspreekpunten zijn en waar en hoe deze te bereiken zijn. Wij zijn onze stadspartners zeer erkentelijk dat zij enige coulance ten opzichte van de gemeente betrachten omdat ook zij beseffen dat een reorganisatie van deze omvang het eerste jaar nu eenmaal aanloopproblemen heeft. Wij stellen vast dat we hier nu aandacht aan moeten geven om meer klachten te gaan voorkomen. Een concreet punt is de achterstand in de afhandeling van inkoopfacturen, waardoor er klachten van leveranciers zijn binnengekomen. Door extra capaciteit in te zetten zijn de problemen hiermee inmiddels opgelost. Overige onderwerpen Bestuurlijk Ambtelijk samenwerking Ten aanzien van de bestuurlijk - ambtelijke samenwerking hebben wij, samen met de concerndirectie, een aantal constateringen. Wij zien dat de nieuwe organisatie na 1 januari later dan verwacht op gang is gekomen. In de eerste twee maanden deden veel medewerkers nog oude taken en waren bezig met overdracht waardoor de praktische startdatum voor veel nieuwe functies later is ingegaan. Dit betekent dat de organisatie nu vanzelfsprekend nog sterk gericht is op het goed overdragen van alle lopende dossiers, dit verloopt mede als gevolg van vacatures iets trager dan verwacht. Daarnaast is de aandacht vooral gericht op het op orde brengen van de bedrijfsvoering. Wij constateren verder dat de productie van beleidsnota s achterblijft bij de planning die het college voor zichzelf had gemaakt. Wij zullen onze planning dan ook herzien.
Ook de vernieuwde vormen van samenwerking, vergen noodzakelijke aandacht. Hier en daar hebben wij gemerkt dat nog bestaande interne gerichtheid oorzaak was van het vertraagd tot stand komen van beleidsvoorstellen. Ook initiatieven uit de stad vinden nu minder snel hun weg in de organisatie. Ten aanzien van de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking constateren wij tenslotte dat er tot op heden nog onvoldoende aandacht is geweest voor een nieuwe manier van samenwerken tussen raad en college. Anders Werken betekent ook Anders Besturen. Maar ook hier geldt: niet alles tegelijk. De aandacht is vooral uitgegaan naar de ambtelijke organisatie, waardoor soms nog oude manieren van samenwerken in stand blijven. De uitgangspunten van dualisering, waarbij de raad kaderstellend optreedt, het college stuurt op hoofdlijnen en de lijnorganisatie verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering, zullen de rest van dit jaar concreter de aandacht moeten krijgen en zullen in de samenwerkingsrelaties tussen raad en college alsmede tussen college en organisatie leiden tot Anders Werken en Anders Besturen. Graag gaan wij met u in gesprek om spelregels af te spreken in dit kader. Programma s en projecten Als direct uitvloeisel van het college uitvoeringsprogramma (CUP) is inmiddels gestart met de vormgeving van de programma's binnenstad en bereikbaarheid. Het programma binnenstad wordt opgesteld in samenspraak met onder andere de partners in de stad en marktpartijen. De definitieve inhoud van het programma bereikbaarheid gebeurt na vaststelling van het GVVP. Inmiddels is een team gevormd dat integraal werkt aan onderwerpen als de parkeervisie, RGL, Rijnlandroute en ringweg Oost. Cultuurverandering en interne organisatie De algemene gemeentebrede competentietrainingen zijn bijna voltooid. In het najaar zullen de tweede fasetrainingen (functiegerichte competenties) gaan starten evenals de leerkring voor nieuwe beleidsmedewerkers. Andere aspecten van het cultuurveranderingtraject betreffen de nieuwe manier van leidinggeven: leidinggevenden zullen meer gaan sturen op bedrijfsvoering en de ontwikkeling van de medewerkers in plaats van op inhoud. Overigens willen wij er, wellicht ten overvloede, op wijzen dat een cultuurverandering een continue proces van vele jaren is. Wij beseffen terdege dat hier een lange adem voor nodig is. Vacatures en Werving Van de circa 200 vacatures zijn er in eerste instantie 80 door de concerndirectie als urgent aangewezen. In april zijn we begonnen met externe werving. Dit doen wij door middel van diverse wervingskanalen, zoals advertenties in landelijke dagbladen, op internetsites, carrièrebeurs en het aanboren van netwerken. Er zijn bijna 500 reacties gekomen, voor 2 functies heeft niemand gereageerd.dit neemt niet weg dat de nog niet ingevulde urgente vacatures nog steeds een probleem vormt voor de voortgang van het werk. Wij verwachten dat in/na de zomer er weer een aantal vacatures zullen zijn vervuld. Overigens zijn een aantal van deze vacatures zijn door interne medewerkers opgevuld.
Verloopcijfers: Om een beeld te krijgen van het personeelsverloop op dit moment zijn de cijfers van de periode januari tot en met april 2007 vergeleken met die over dezelfde periode van 2008. Daaruit blijkt het volgende: in 2007 vertrokken er 39 medewerkers en kwamen er in diezelfde periode maar 11 nieuwe medewerkers binnen. Dit is te verklaren uit het feit dat we vorig jaar zeer terughoudend zijn geweest met het aannemen van personeel vanwege reorganisatie. Vacatures werden toen aangehouden en vaak met tijdelijk personeel ingevuld. Van januari tot en met april 2008 stroomden er 48 medewerkers uit (waarvan 33 op eigen verzoek), maar er kwamen ook 57 nieuwe medewerkers voor terug. Rollen De verandering van oud naar nieuw is groot. De ervaring is dat vooral voor de circa 250 medewerkers die opnieuw zijn geplaatst de combinatie van overdragen van oude taken het oppakken van nieuwe taken én de gewijzigde rolverdeling waarin die taken moeten worden uitgevoerd spanning, onzekerheid en werkdruk geeft. Overigens heeft het overgrote deel van de medewerkers (ongeveer 1300) hun oude functie behouden. Nieuwe 'klussen' worden nog niet soepel opgepakt. Het betekent tevens dat in sommige gevallen vertraging optreedt. Tot slot Tot slot willen wij in deze brief onze waardering uitspreken voor alle medewerkers van de organisatie omdat zij allemaal hun schouders eronder zetten, loyaal en gemotiveerd blijven werken voor de stad. We hebben bewust niet het beeld willen scheppen dat het op dit moment allemaal op rolletjes loopt en het vanzelf goed zal komen. Hiervoor zal ons en onze medewerkers dit jaar en volgend jaar nog fors geïnvesteerd moeten worden. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,