B&W-Aanbiedingsformulier

Transcriptie

1 B&W.nr , d.d. 7 december 2010 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Auditrapport 2009 Grip op de buitenboordmotor, sturing, toezicht en verantwoording bij Gemeenschappelijke Regelingen BESLUITEN Behoudens advies van de commissie 1. In te stemmen met het auditrapport 2009 inzake sturing, toezicht en verantwoording bij Gemeenschappelijke Regelingen ( lees later GR). 2. In te stemmen met de aanbevelingen om: a. niet alleen voor nieuw op te richten samenwerkingsverbanden waaronder gemeenschappelijke regelingen gebruik te maken van minimumeisen voor informatievoorziening, verantwoording en toezicht, maar gebruik ook toezichtarrangementen om de minimumeisen voor bestaande regelingen helder te formuleren; Het toezichtarrangement lezen wij als het inrichten van de ambtelijke ondersteuning en het stellen van eisen van informatievoorziening aan de raad. b. in een regeling de motivatie voor het aangaan van een gemeenschappelijke regeling vast te leggen, zodat geen onduidelijkheden bestaan over de veranderingen in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; c. het SMART formuleren van begroting en jaarrekening, omdat dit de sturingsmogelijkheden van de deelnemende gemeenten bepaalt; d. het zorgdragen bij iedere GR voor een ambtelijk aanspreekpunt en een goede overdracht bij personele wisselingen; e. het regelen en communiceren van verantwoordelijkheid en budgethouderschap; f. het bestuurlijk en ambtelijk gestructureerd en schriftelijk terug te koppelen vanuit de AB en DB vergaderingen, wanneer het gaat om relevante besluiten en/of budgettaire consequenties. g. het structureren van de terugkoppeling van bestuurders naar de ambtelijke organisatie (via een accounthouder) via bijvoorbeeld het nieuwe format van Holland Rijnland ( leg vast wie wat doet, geef toelichting) uit de AB en de DB vergaderingen, zodat de accounthouders beter zijn geïnformeerd en hun ondersteunende rol kunnen vervullen; h. het duidelijk en inzichtelijk maken van de consequenties voor de gemeente Leiden. De gemeenteraad kan dan zelf beslissen welke mate van aandacht een GR wordt gegeven. 3. de gemeentesecretaris de opdracht te geven over de uitvoering van de aanbevelingen te rapporteren in de reguliere budgetcyclus. 4. de brief aan de Raad vast te stellen waarin u het auditrapport 2009 over sturing, toezicht en verantwoording bij gemeenschappelijke regelingen het overzicht van aanbevelingen met de vervolgacties conform de verordening doorlichtingsonderzoeken aanbiedt. Samenvatting

2 Het college van B&W voert jaarlijks onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door haar gevoerde bestuur. In 2009 heeft de auditpool een drietal onderzoeken uitgevoerd: Tarieven DZB; Financiële aspecten van informatiebeleid Grip op de buitenboordmotor sturing, toezicht en verantwoording Gemeenschappelijke Regelingen Het auditrapport 2009 over GR s is het laatste resultaat van de onderzoeken die de auditpool in 2009 heeft verricht.

3 Aan de leden van de Gemeenteraad Bezoekadres Postadres Telefoon Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus PC Leiden sleutel@leiden.nl Datum 16 december 2010 Contactpersoon Vera van der Heide Ons kenmerk DIV Doorkiesnummer 5212 Onderwerp Auditrapport 2009 Grip op de buitenboordmotor, sturing, toezicht en verantwoording bij Gemeenschappelijke Regelingen Geachte leden van de Gemeenteraad, Hierbij bieden wij u het auditrapport 2009 inzake sturing, toezicht en verantwoording bij Gemeenschappelijke Regelingen ( lees later GR) en het overzicht met aanbevelingen en vervolgacties ter kennisname aan. Het auditrapport 2009 over sturing, toezicht en verantwoording bij GR s is het resultaat van een onderzoek dat door de interne auditpool is uitgevoerd in het kader van artikel 213a van de gemeentewet. Het onderzoek heeft tot doel om inzicht te krijgen in de invloed en controle door de gemeente Leiden op de GR s waaraan zij deelneemt, teneinde te komen tot verbeterpunten. Genoemd onderzoek heeft geleid tot een achttal aanbevelingen. 1. niet alleen voor nieuw op te richten samenwerkingsverbanden waaronder gemeenschappelijke regelingen gebruik te maken van minimumeisen voor informatievoorziening, verantwoording en toezicht, maar gebruik ook toezichtarrangementen om de minimumeisen voor bestaande regelingen helder te formuleren. Het toezichtarrangement zal gelezen moeten worden als de inrichting van de ambtelijke ondersteuning en de eisen voor de informatievoorziening aan de raad. 2. in een regeling de motivatie voor het aangaan van een gemeenschappelijke regeling vast te leggen, zodat geen onduidelijkheden bestaan over de veranderingen in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; 3. Het SMART formuleren van begroting en jaarrekening, omdat dit de sturingsmogelijkheden van de deelnemende gemeenten bepaalt; 4. Het zorgdragen bij iedere GR voor een ambtelijk aanspreekpunt en een goede overdracht bij personele wisselingen; 5. Het regelen en communiceren van verantwoordelijkheid en budgethouderschap;

4 6. Het bestuurlijk en ambtelijk gestructureerd en schriftelijk terug te koppelen vanuit de AB (Algemeen Bestuur) en DB (Dagelijks Bestuur) vergaderingen, wanneer het gaat om relevante besluiten en/of budgettaire consequenties. 7. Het structureren van de terugkoppeling van bestuurders naar de ambtelijke organisatie (via een accounthouder) via bijvoorbeeld het nieuwe format van Holland Rijnland ( leg vast wie wat doet, geef toelichting) uit de AB en de DB vergaderingen, zodat de accounthouders beter zijn geïnformeerd en hun ondersteunende rol kunnen vervullen; 8. Het duidelijk en inzichtelijk maken van de consequenties voor de gemeente Leiden. De gemeenteraad kan dan zelf beslissen welke mate van aandacht een GR wordt gegeven. Wij nemen alle aanbevelingen over. Met betrekking tot aanbeveling één is de Leidse Regio Aanpak (lees hierna LRA), zoals de werkwijze rondom het sturen op de GR Holland Rijnland wordt genoemd, goed toepasbaar op andere GR s. De LRA heeft tot doel om te streven naar een zo hoog mogelijk kennisniveau van de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Daarnaast heeft de LRA als doel het eigenaarschap van de regio zo goed mogelijk te borgen. Daar waar één persoon namens een orgaan optreedt (wethouder namens het college, ambtenaar namens de gemeente) is afstemming vooraf en verantwoording achteraf belangrijk. Een collegelid krijgt bijvoorbeeld altijd een ambtelijk advies mee voor elk vergaderstuk dat in overleg besproken wordt en na regionaal overleg vindt terugkoppeling plaats. De wijze waarop de gemeente Leiden sturing geeft aan de GR s met betrekking tot aanbevelingen twee, drie en vier zal per januari 2011 vanuit de concernstaf geformaliseerd worden. Dit door bij aanbeveling twee de reden waarom wordt samengewerkt beknopt vast te leggen in de paragraaf verbonden partijen (begroting en jaarrekening). Door bij aanbeveling drie te besluiten dat in de paragraaf verbonden partijen wordt aangegeven of de jaarstukken van de GR voldoen aan het criteria van SMART. Het is van belang dat vooraf afspraken dienen te worden gemaakt wat daaronder wordt verstaan. Dit zal een onderdeel zijn van een toezichtarrangement net als de wijze waarop de raad geïnformeerd wil worden. Ook de bestuurlijke verantwoordelijkheid dient zoals genoemd bij aanbeveling vier inzichtelijk gemaakt te worden. De paragraaf verbonden partijen is hiervoor niet de meest geschikte plaats, omdat niet alle GR s verbonden partijen zijn en de informatie per definitie niet volledig is. Een register zal onderdeel gaan uitmaken van het nieuw op te stellen beleidskader verbonden partijen en zal jaarlijks geactualiseerd worden. Bij aanbeveling vijf zullen de rollen, verantwoordelijkheden, budgethouderschap en een toezichtarrangement onderdeel uitmaken van het nieuwe beleidskader. De wijze tot slot waarop de verantwoording van de GR aan de gemeente Leiden wordt vormgegeven met betrekking tot aanbevelingen zes, zeven en acht zal ook per januari 2011 vanuit de concernstaf vormgegeven worden. Met betrekking tot aanbeveling zes en zeven zal zoals eerder aangegeven de LRA prima toepasbaar zijn op de verschillende GR s. Het ambtelijk advies wordt bijvoorbeeld niet alleen aan de portefeuillehouder verstrekt, maar aan het gehele college. Dit bevordert namelijk de onderlinge transparantie over het regionaal optreden en borgt collegiaal bestuur op regionaal niveau. Zo mogelijk wordt advisering op regionale stukken (=GR stukken) vooraf afgestemd in het B&W. Bij aanbeveling acht is de aandacht van de raad natuurlijk afhankelijk van haar verantwoordelijkheid. Binnen de GR s waarin de raad in het AB vertegenwoordigd is, is de aandacht verklaarbaar groter dan voor bedrijfsvoeringvraagstukken waarvoor de bevoegdheid bij het college ligt. De financiële consequenties is niet de enige reden waarom de aandacht van de

5 raad benodigd is. Een GR is een hulpmiddel om beleid in samenwerking met anderen te realiseren. De raad heeft ook informatie nodig om te kunnen beoordelen of het beoogde beleid daadwerkelijk is uitgevoerd. Niet alle informatie kan worden opgenomen in de paragraaf verbonden partijen, vooral omdat niet bij alle GR s sprake is van een verbonden partij. Afspraken dienen te worden gemaakt over welke GR een toezichtarrangement benodigd is. Deze afspraken zullen worden gemaakt bij het instellen van een GR op basis van een risicoanalyse. Algemene uitgangspunten over een toezichtarrangement zullen een onderdeel zijn van het nieuw op te stellen kader. Over de uitvoering van de vervolgacties zal worden gerapporteerd in de reguliere budgetcyclus producten als bestuursrapportage 2011 en jaarrekening vanaf Wij hebben de verwachting dat we met de implementatie van bovengenoemde aanbevelingen begin 2011 op orde zullen hebben. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,

6 Vervolgacties audit samenwerking gemeenschappelijke regelingen Algemene reactie Omschrijving Vervolgactie << Vul hieronder per aanbeveling in of en welke vervolgacties je gaat nemen. Benoem vooral bestuurlijk relevante aspecten, en ga niet te veel in detail.>> Verantw. <<Welke functionaris is verantwoordelijk voor de uitvoering?>> Regiocoördinator in samenwerking met beleidsadviseur concernstaf en voor afzonderlijke gemeenschappeli jke verantwoordelijke ambtenaar Planning <<Noem maand, periode of jaar.>> Wat is de kwaliteit van het gehanteerde beleidskader voor de samenwerking in Gemeenschappelijke Regelingen? Aanbeveling 1: Hanteer niet alleen eisen voor informatievoorziening, verantwoording en toezicht voor nieuw op te richten regelingen maar gebruik deze ook als checklist voor bestaande regelingen en formuleer helder de minimumeisen voor alle regelingen. Hierop kan dan worden gestuurd bij het vormgeven van de planning-encontrolcycli van de Gemeenschappelijke Regelingen. De Leidse Regio Aanpak(LRA), zoals de werkwijze rondom het sturen op Holland Rijnland wordt genoemd, is prima toepasbaar op andere GR s. De LRA heeft tot doel het kennisniveau van raad, college en ambtelijke organisatie zo hoog mogelijk te doen zijn. En dat in een zeer complex geheel van beleidsterreinen en belangen. Doel van de LRA is het eigenaarschap van de regio zo goed mogelijk te borgen. Daar waar één persoon namens een orgaan optreedt (wethouder namens college, ambtenaar namens de gemeente) is afstemming vooraf en verantwoording achteraf belangrijk. Dat is met de LRA geborgd. Eenvoudige afspraken die voor alle GR s zouden kunnen gelden, zijn: - een collegelid krijgt altijd een (leids) ambtelijk advies mee voor elk vergaderstuk dat in een overleg besproken wordt. Het vraagt een goede organisatie van de eigen werkprocessen om dit mogelijk te maken, maar is prima realiseerbaar. - Het ambtelijk advies wordt niet alleen aan de pfh verstrekt, maar aan het gehele college. Dit bevordert de onderlinge transparantie over regionaal optreden en borgt collegiaal bestuur in regionale gremia. - Zo mogelijk (kwestie van planning) wordt advisering op regionale stukken (=GR-stukken) vooraf afgestemd in B&W. continu

7 - Een ambtenaar kan geen leids standpunt verwoorden in een ambtelijk overleg wanneer vooraf geen afstemming met de portefeuillehouder heeft plaatsgevonden. Of beter: een ambtenaar stemt voorafgaand aan ambtelijk overleg af met de portefeuillehouder over het leidse standpunt. - Na regionaal overleg (DB, PHO of AB van de GR) vindt terugkoppeling plaats. Bij aanbeveling 2: Doel waarom samengewerkt wordt is beknopt vastgelegd in de paragraaf verbonden partijen (begroting en jaarrekening. In de besluitstukken voorafgaand aan het aangaan van een Gemeenschappelijke regeling zijn de argumenten verwoord die hebben geleid tot het regionalisering van een bepaalde taak. Op welke wijze geeft de gemeente Leiden sturing aan de Gemeenschappelijke Regelingen waaraan zij deelneemt? Aanbeveling 2: Het aangaan van een Gemeenschappelijke Regeling is hét moment om als gemeente te sturen: leg in de regeling vast waarom specifieke taken en bevoegdheden worden overgedragen als kader voor latere takendiscussies Aanbeveling 3: Het SMART formuleren van begroting en jaarrekening is een belangrijk aandachtspunt omdat dit de sturingsmogelijkheden van de deelnemende gemeenten bepaalt. Aanbeveling 4: Zorg ervoor dat er voor iedere Gemeenschappelijke Regelingen één ambtelijk aanspreekpunt is en zorg voor goede overdrachten bij personele wisselingen. Bij aanbeveling 3: Voorstel van STO (Strategie en Onderzoek) is om te besluiten dat in de paragraaf verbonden partijen wordt aangegeven of de jaarstukken van de GR voldoen aan de criteria van SMART. Reactie: CS (Concernstaf) Vooraf dienen afspraken gemaakt te worden wat hieronder wordt verstaan. Dit zal een onderdeel zijn van het toezichtarrangement net als de wijze waarop de Raad hierover geïnformeerd wil worden. De paragraaf verbonden partijen is hiervoor niet de meest geschikte plaats, omdat niet alle gemeenschappelijke regelingen verbonden partijen zijn. Bij aanbeveling 4: Voorstel van STO is om te besluiten dat in de paragraaf verbonden partijen wordt geregistreerd wie ambtelijk aanspreekpunt is voor die GR Adviseur MC/ concernstaf Jan Reactie: CS Ook de bestuurlijke verantwoordelijkheid dient inzichtelijk gemaakt te worden.

8 De paragraaf verbonden partijen is hiervoor niet de meest geschikte plaats, omdat niet alle gemeenschappelijke regelingen verbonden partijen zijn en de informatie is dan per definitie niet volledig. Een register zal onderdeel gaan uitmaken van het nieuw op te stellen beleidskader en zal jaarlijks worden geactualiseerd. Op welke wijze houdt de gemeente Leiden toezicht op de Gemeenschappelijke Regelingen waaraan zij deelneemt? Aanbeveling 5: Verantwoordelijkheid en budgethouderschap moeten geregeld en gecommuniceerd worden om effect te hebben. Aanbevelingen en voorstellen zullen meegenomen worden bij de actualisering van het beleidskader Verbonden partijen, dat momenteel in voorbereiding is. Eens met de constatering. Rollen, verantwoordelijkheden, budgethouderschap en een toezichtarrangement zullen ook onderdeel gaan uitmaken van het nieuwe beleidskader. Adviseur Concernstaf Jan Op welke wijze wordt de verantwoording van de Gemeenschappelijke Regelingen aan de gemeente Leiden vormgegeven? Aanbeveling 6: Koppel bestuurlijk en ambtelijk gestructureerd en schriftelijk terug uit de AB en de DB vergaderingen, wanneer het gaat om relevante besluiten en/of budgettaire consequenties. Aanbeveling 7: Structureer de terugkoppeling van bestuurders naar ambtelijke organisatie (via een accounthouder) via (bijv.) het nieuwe format Bij aanbeveling 6 en 7: Zie commentaar bij aanbeveling 1 Bij aanbeveling 8: De aandacht van de raad is natuurlijk ook afhankelijk van haar verantwoordelijkheid. Binnen GR s waarin de raad in het AB vertegenwoordigd is en waarbij op regionaal niveau afspraken gemaakt dienen te worden die raken aan de bevoegdheid van de raad, zoals kaderstelling voor grote ruimtelijke ontwikkelingen, is de aandacht verklaarbaar groter dan voor bedrijfsvoeringsvraagstukken waarvoor de bevoegdheid bij het college van b&w ligt. De financiële consequenties is niet de enige reden waarom aandacht van de raad benodigd is. Een Gemeenschappelijke regeling is een Adviseur MC/ concernstaf Adviseur MC/ concernstaf Jan Jan. 2011

9 van Holland Rijnland (leg vast wie wat doet) Aanbeveling 8: Maak de (financiële) consequenties duidelijk en inzichtelijk voor de gemeente Leiden. De Raad kan dan zelf beslissen welke mate van aandacht zij aan de GR wil geven. hulpmiddel om beleid in samenwerking met anderen te realiseren. De Raad heeft ook informatie nodig om te kunnen beoordelen of het beoogde beleid ook daadwerkelijk is uitgevoerd. Niet alle informatie kan worden opgenomen in de paragraaf Verbonden partijen, vooral omdat niet bij alle gemeenschappelijke regelingen sprake is van een verbonden partij. Verbonden partijen zijn verplicht een begroting voor te leggen. De Raad kan zijnswijze hierop geven. Afspraken dienen te worden gemaakt over welk toezichtarrangement benodigd is. Deze afspraken zullen worden gemaakt bij instelling van een gemeenschappelijke regeling op basis van een risicoanalyse. Algemene uitgangspunten over een toezichtarrangement zullen een onderdeel vormen van het nieuw op te stellen kader.