Gemeenteraad College van Burgemeester en Wethouders Professionalisering gemeentelijk vastgoed

Transcriptie

1 Informatienotitie AAN VAN ONDERWERP DATUM 27 juni 2017 BIJLAGE - Gemeenteraad College van Burgemeester en Wethouders Professionalisering gemeentelijk vastgoed REGISTRATIENUMMER GEM /16964 INFORMATIE TE VERKRIJGEN BIJ: E.Stijnen@culemborg.nl Op 20 mei 2017 heeft u het besluit genomen tot het verder professionaliseren van het gemeentelijk vastgoed in eigen beheer binnen de daarvoor vastgestelde kaders en het college opgeroepen een plan hiervoor te presenteren voor 26 juni In deze informatienotitie is het plan inzake het (toekomstig) beheer van het gemeentelijk vastgoed op hoofdlijnen uiteengezet. De informatienotitie is als volgt opgebouwd: Terugblik professionalisering vastgoedbeheer; de evaluatie Plan op hoofdlijnen; verdere professionalisering van het vastgoedbeheer binnen de eigen gemeentelijke organisatie Procesafspraken; besluitvorming en informeren gemeenteraad inzake voortgang professionalisering vastgoedbeheer Hiermee wordt tevens de toezegging afgedaan dat de raad vóór de zomer (2017) inzicht krijgt in de verdere vormgeving van de professionalisering van het vastgoed inclusief een globale planning daarvan. 1. Terugblik professionaliseren vastgoedbeheer Sinds 2012 zijn er, op basis van het accommodatiebeleid, 26 objecten afgestoten. Dit heeft de basis gelegd voor het feit dat de gemeente Culemborg kan spreken van een opgeschoonde vastgoedportefeuille, die alleen wordt ingezet voor maatschappelijke doeleinden. Het afstoten van deze panden heeft de afgelopen jaren tot substantiële besparingen geleid in de gemeentelijke exploitatie. Dit voordeel is via verschillende aanmeldingen verwerkt in de begroting. Met het vaststellen van de kadernotitie in 2015 zijn al stappen gezet in de professionalisering van het vastgoed. Deze ontwikkeling is versterkt aangezet met de besluitvorming in de raad: De samenstelling van het projectteam Vastgoedbeheer is uitgebreid en verzwaard. Zie ook de evaluatie van dit dossier; Het team accommodaties is organisatorisch gesplitst in een team vastgoed, voor het eigenaars-beheer, ofwel de privaatrechtelijke taak van de gemeente, en een team facilitair voor het gebruiksbeheer, de publiekrechtelijke taak van de gemeente; De gemeentelijke panden zijn nauwkeurig in kaart gebracht met metrages, onderhoudsniveaus, erfgrenzen, etc. (eerder verstrekt bij raadsvoorstel vastgoed het exploitatie-onderzoek); Er is een actueel en realistisch Meerjaren Onderhouds Plan voor de panden; Gemeente Culemborg Ridderstraat 250 Postbus AC Culemborg Tel Fax Info@culemborg.nl

2 Pagina 2 Er vindt een (her)aanbesteding plaats voor het tweejaarlijks opnemen van de onderhoudsstaat en doorrekenen van de onderhoudsprogramma s. Het nieuwe contract gaat in op 1 januari 2018; Er is een start gemaakt met de inrichting van een vastgoedbeheersysteem, op basis van eenduidige processen voor het vastgoedbeheer, voor een professioneel beheer en sturing op kosten; Er is gestart met het opleiden van medewerkers, specifiek op vastgoedbeheer. Een meeromvattend opleidingsplan wordt voorbereid; Er wordt met beleidsmedewerkers gewerkt aan een nieuw accommodatiebeleid, dat heldere uitgangspunten geeft voor sturing op het gebruik van vastgoed; 2. Plan op hoofdlijnen: Toekomstige verdere professionalisering vastgoed De kernopdracht van het gemeentelijk maatschappelijk vastgoedbeheer is dat het in dienst staat van het accommodatiebeleid en daarmee een bijdrage levert aan het maatschappelijk rendement van de inzet van het gemeentelijk maatschappelijk vastgoed, met als kernwoorden; Transparant: inzicht in kosten en baten Doelmatig: faciliterend aan het accommodatiebeleid Efficiënt: optimaal gebruik/multifunctioneel/tegen lage kosten In de afgelopen periode is actie ondernomen op de organisatie van projecten bij complexe dossiers, te beginnen met het vastgoeddossier. Daarbij heeft een aantal punten uit bijlage 2, de Interne evaluatie vastgoed, al expliciet vorm gekregen. Een voorbeeld daarvan is dat het projectteam is verbreed met medewerkers met specifieke expertise en kwaliteiten. Er is daarbij ook meer capaciteit vrijgemaakt en vanuit de verschillende vakdisciplines wordt integraal gewerkt aan het projectresultaat. Dit gebeurt nog steeds binnen de bestaande formatie maar nu nadrukkelijker gecoördineerd. Op hoofdlijnen wordt het vastgoedbeheer als volgt uitgewerkt; 2.1 Vastgoedbeheer (eigendom/middel) staat in dienst van het gemeentelijk accommodatiebeleid (doel/maatschappelijk rendement). De vastgoedportefeuille van de gemeente Culemborg bestaat alleen uit maatschappelijk vastgoed. Vastgoed dat niet voldoet aan het accommodatiebeleid is of wordt afgestoten. Vanuit het huidige accommodatiebeleid wordt gestuurd op efficiënt en multifunctioneel gebruik van alle beschikbare accommodaties. Dit blijft een continue proces waarbinnen het beleid actief sturing geeft aan de wijze waarop het gemeentelijk vastgoed wordt ingezet. Op basis van het inhoudelijk beleid wordt een integraal accommodatiebeleidsplan opgesteld, dat invulling geeft aan de doelstellingen uit de verschillende programma s van de gemeente. Het vastgoed staat in dienst van het beleid en wordt ingezet om deze doelstellingen te faciliteren. Vastgoedbeheer is primair gericht op het in stand houden (technisch en economisch) van een, uit beleidsoogpunt gezien, passende vastgoedportefeuille voor de gemeente Culemborg. Het facilitair beheer daarentegen geeft uitvoering aan het accommodatiebeleid en ondersteunt het (dagelijks) gebruik van de panden. Het accommodatiebeleid wordt vastgesteld door de gemeenteraad en tweejaarlijks geactualiseerd. Voor de zomer van 2018 wordt dit aangeboden aan de raad.

3 Pagina 3 In april 2015 heeft u de kadernotitie voor het gemeentelijk vastgoedbeheer aangescherpt en met een aantal amendementen vastgesteld ( kadernotitie gemeentelijk maatschappelijk vastgoedbeheer april 2015, GEM /129). Naar aanleiding van uw besluit d.d. 20 mei 2017 tot het verder professionaliseren van het gemeentelijk vastgoed in eigen beheer dient ook deze kadernotitie geactualiseerd te worden. Dit zal aan het begin van 2018 plaatsvinden. 2.2 Het vastgoedbeheer wordt in een afzonderlijk organisatieonderdeel ondergebracht. Aanpassingen in het gemeentelijk vastgoedbeheer hebben, naast het faciliteren van beleid, tot doel: Professionalisering; het verbeteren en optimaliseren van de bedrijfsvoering Kosten- en risicobeheersing; het realiseren van kostenreductie volgens eerdere taakstelling Het op afstand plaatsen van het vastgoed had, naast de financiële doelstelling, ook tot doel de bedrijfsvoering te optimaliseren. De financiële doelstelling wordt nu deels op andere terreinen gerealiseerd. De verbetering van de bedrijfsvoering van het vastgoedmanagement wordt vertaald in de opstelling van één professioneel vastgoedteam. Het team wordt versterkt met specifieke vakdisciplines uit andere delen van de gemeentelijke organisatie. Deze versterking zal in het najaar van 2017 zijn gerealiseerd. Hiervoor wordt tevens een opleidingsplan voor de komende jaren ( ) opgesteld met aandacht voor inhoudelijke training (opleiding in vak van vastgoedbeheer en vastgoedbeheersysteem) en interne kennisdeling. Het technisch e zakelijk gerichte eigendomsbeheer wordt ondergebracht bij een apart professioneel team vastgoed en daarmee functioneel en organisatorisch gescheiden van het gebruiksbeheer dat in 2016 is ondergebracht bij team facilitair. Het team vastgoed valt onder de afdeling Bedrijfsvoering en wordt daarmee bewust op enige afstand van de beleidsvelden aangestuurd. Het team facilitair, verantwoordelijk voor het gebruiksbeheer, is sinds 1 mei 2017 ondergebracht bij de BWB. Met deze splitsing worden, ook in de gemeentelijke situatie, alle eigendom gebonden kosten gescheiden van de kosten van het gebruik en daarmee zichtbaar en controleerbaar. Kennisuitwisseling met Tiel is inmiddels actief opgepakt. Hierbij wordt tevens gekeken naar de mogelijkheden om ondersteunende systemen en werkwijze, waar mogelijk en wenselijk, te harmoniseren. 2.3 Voor gemeentelijk maatschappelijk vastgoed wordt goed instandhoudingonderhoud verricht. Het vastgoed wordt adequaat onderhouden. De staat van onderhoud van de huidige vastgoedportefeuille is voldoende tot goed te noemen. In deze nieuwe situatie wordt hetzelfde onderhoudsniveau aangehouden als de afgelopen jaren. Over de onderhoudstoestand van de Fransche School, waar sprake is van achterstallig onderhoud, bent u de afgelopen maanden geïnformeerd. Voor de buitensportaccommodaties wordt momenteel een inhaalslag voorbereid. Bij professioneel vastgoedbeheer van buitensportaccommodaties hoort, naast een adequate onderhoudsplanning, ook een meerjarige investeringsplanning. Vervangingsinvesteringen t.a.v. de buitensportaccommodaties zijn de afgelopen jaren zeer beperkt geweest en er lag geen uitgewerkt plan aan ten grondslag. Dit plan wordt nu ontwikkeld en in principe via de reguliere P&C cyclus ingebracht.

4 Pagina 4 Buitensportverenigingen zijn, dan wel worden hierbij betrokken. Zoals in de voorjaarsrapportage gemeld, zal dit plan eind 2017 afgerond worden en aangeboden worden aan de gemeenteraad. 2.4 Gebruik gerelateerd beheer (doel/maatschappelijke rendement) en eigendomsbeheer (eigendom/middel) van het gemeentelijk maatschappelijk vastgoed worden financieel en organisatorisch gescheiden. De organisatorische splitsing is bij punt 2 toegelicht. In financiële zin is de splitsing tussen eigendomsen gebruiksbeheer in de gemeentelijke begroting 2017 voorbereid, oorspronkelijk bedoeld als opmaat naar de overdracht van (een deel van) het maatschappelijk vastgoed aan het accommodatiebedrijf. Deze splitsing kan worden gecontinueerd met de nu ingeslagen weg. De komende 2 jaar wordt ingezet om het vastgoedmanagementsysteem volledig in te richten om ervoor te zorgen dat professioneel administratief beheer kan worden gegarandeerd. Een belangrijke stap hierin is dat vastgoedbeheer in de begroting onderdeel wordt van de paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen. Daarmee kan een eenduidige administratie worden gevoerd voor het eigendomsbeheer. Hoe een transparante doorrekening van de kosten voor vastgoed op de begroting kan worden vormgegeven, wordt nader uitgewerkt. Bij de begroting 2018 (september 2017) zal hier een eerste aanzet voor worden gegeven. Hierin komt informatie over de professionalisering van het vastgoed en informatie over de kosten, inkomsten en bezettingsgraad etc. Bij de begroting 2019 (september 2018) moet deze informatie compleet zijn. 2.5 Overdracht bestuur en administratie van de Brede School Oost is gerealiseerd. De overdracht van het bestuur en de administratie van de Brede School Oost door SMV aan de gemeentelijke organisatie is in juli 2017 volledig gerealiseerd. Dit heeft geen nadelige invloed op het gebruik- en de exploitatie en van de Brede School Culemborg Oost. 3. Besluitvorming en Informeren gemeenteraad professionaliseren vastgoedbeheer Hieronder volgt een opsomming van de documenten die ter besluitvorming worden aangeboden aan de gemeenteraad de komende periode. documenten Meerjarenonderhoudsplannning vastgoed Meerjareninvesteringsplan en meerjarenonderhoudsplan Buitensportaccommodaties Accommodatiebeleid tijd Periodiek Eind 2017 Actualisatie Kadernotitie Begin 2018 Zomer 2018, waarna dit in een tweejaarlijkse actualisatie terugkomt Daarnaast zullen we u via de P&C cyclus bij de voor- en najaarsrapportage informeren over de voortgang van de stappen tot een verdere professionalisering van het vastgoed en wordt u periodiek geïnformeerd met een overzicht van de vastgoedportefeuille en de wijze waarop deze wordt benut.

5 Pagina 5