GEMEENTE NUTH Raad: 1 juli 2008 Agendapunt:

Transcriptie

1 Pagina 1 van 5 GEMEENTE NUTH Raad: 1 juli 2008 Agendapunt: Reg.nr: VROM/2008/4870 R.T.G. 17 juni 2008 Inleiding AAN DE RAAD Onderwerp: Actualisatie Meerjaren Onderhoudsplan (MOP) m.b.t. gemeentelijke gebouwen Op grond van vigerende wettelijke verplichtingen is de gemeente Nuth verantwoordelijk voor de veiligheids- en gezondheidsaspecten (en hieraan gerelateerd de staat van onderhoud) van onze accommodaties. Bureau Bouw- en Milieuzaken, beheert het onderhoud van 35 accommodaties. Een van de belangrijkste instrumenten om het beheer en onderhoud van onze gebouwen zo efficiënt mogelijk te laten plaats vinden, is het Meerjaren Onderhouds Plan (MOP). Het betreft in deze het aanbieden van het nieuw geactualiseerde Meerjaren Onderhouds Plan (MOP) voor de periode 2007 t/m 2016, ten opzichte van het nu bestaande en gehanteerde (vigerende) MOP Voorgeschiedenis Het bestaande meerjaren onderhoudsprogramma behelst de periode 2003 t/m 2012 en is op 11 februari 2003 vastgesteld. Om de 4 jaar dient het Meerjaren Onderhoudsplan te worden geactualiseerd en gecontinueerd met een verlenging van 4 jaar over een totaal genomen periode van 10 jaar. Formeel en beleidskader De grondslag voor de uitvoer van het beheer is gelegen in: Privaatrechtelijk; als zijnde opstaleigenaar/huurovereenkomsten; Eigen gemeentelijk beleid; ten aanzien van gemeenschapshuizen/bibliotheek. Elke 4 jaar zal het MOP worden getoetst, enerzijds om de actualiteit hiervan te toetsen (veranderende regelgeving en dus verplichtingen, kostenstijgingen c.q. kostenverlagingen, variërend aantal te onderhouden gebouwen, etc.), anderzijds om de stand van zaken op gezette tijden te kunnen rapporteren (managementrapportages), waardoor zaken inzichtelijk worden die van belang zijn bij strategische vraagstukken met betrekking tot toekomstige ontwikkelingen. In Bijlage II treft u aan het geactualiseerde Meerjaren Onderhouds Plan (MOP) voor de periode 2007 t/m Nota bene. Bij de renovatie van de voorzijde van het gemeentehuis en het regelen van een tijdelijk onderkomen voor de getroffen collega s naar aanleiding van de brand, zijn er, vanwege de noodzakelijke begeleiding van het project, minder functionele uren inzetbaar geweest op het vakgebied van gebouwenbeheer. Dit heeft er o.a. in geresulteerd, dat de actualisatie MOP nu pas kan worden voorgelegd. Dit had eigenlijk eind 2006 moeten gebeuren. Wij tekenen daarnaast nog het volgende aan. Medio 2007 lag er m.b.t. het Mop een ambtelijk advies in de vorm van een ontwerp- Collegenota voor. Vanwege de discussie over de instelling en nadere verdeling van de stelpost Onderhoud/Beheer kapitaalgoederen in de Programmabegroting 2008 incl. meerjarenramingen, is dit ontwerp aangehouden.

2 Pagina 2 van 5 Overwegingen 1. Onderhoud 1.1 Doel en uitgangspunten Meerjaren Onderhouds Plan (MOP) Doel van het document, is het op een transparante wijze, het inzichtelijk maken van de benodigde budgetten voor het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen, bezien over een periode van 10 jaar, aan de hand van een goed aangenomen gedetailleerde raming. Het document dient als uitgangspunt voor het uitvoeren van zowel het Reguliere- als het Groot Onderhoud (dit wordt onder het hoofdstuk opbouw en samenstelling MOP verder verduidelijkt). Met het opnieuw vaststellen en definitief worden van de budgetten in het MOP, worden ook de zogenaamde jaarschijven (budget per kalenderjaar) vastgesteld. Bij elk nieuw kalenderjaar zal het bureau bouwzaken de accommodaties inspecteren en hier aansluitend, vaststellen welke onderhoudswerkzaamheden in bedoeld jaar uitgevoerd dienen te worden. De aankomende onderhoudswerkzaamheden voor dat jaar worden dan besproken met de gebruikers, met als bijkomend voordeel dat zij reeds in een vroeg stadium hieromtrent zijn geïnformeerd en hiermee dus bij hun planning in het gebruik van de accommodatie alvast rekening kunnen houden. De geraamde budgetten in het MOP moeten worden gezien als een rode draad, waarbij met de volgende aandachtspunten rekening is gehouden: In de voorliggende planning worden de kosten geraamd voor het onderhoud in de periode 2007 t/m 2016; De gebudgetteerde bedragen zijn inclusief BTW/verrekening van compensabele/terug te vorderen BTW en exclusief indexeringen; (zie verder onder paragraaf 1.3 berekening/analyse). Er wordt uitgegaan van een onderhoudsniveau, enerzijds gebaseerd op onze wettelijke verplichtingen als eigenaar van de gebouwen en anderzijds wat in alle redelijkheid, op grond van de reeds lang bestaande verhoudingen tussen verhuurder en huurder, verwacht mag worden. Het onderhoud, niet zijnde het gebouw, valt buiten dit MOP. N.B. Straks bij de nieuwe actualisatie van het MOP in 2010 zal het onderhoudsniveau meer gericht worden op de bezettingsgraadklasse cq. intensiviteit van de gebouwen. De cijfers zijn gebaseerd op marktconforme prijzen, waarbij wordt uitgegaan van bedrijfsmatige uitvoering door derden. Overigens is reeds met alle gebruikers de afspraak gemaakt dat uitvoering in eigen beheer tot de mogelijkheden moet behoren, mits dit vooraf met bureau Bouwzaken wordt besproken (vanwege aansprakelijkheden en in het belang van, en van toepassing zijnde garanties). Van invloed op de kosten is uiteraard eventueel achterstallig (kwalitatief) en of nog niet uitgevoerd (kwantitatief) onderhoud. 1.2 Opbouw en Samenstelling MOP Opbouw Het voorliggende MOP is met behulp van het gebouwenbeheers-instrumentarium Homerun opgesteld. Als basis voor het bouwen van het document hebben gediend, de eerdere versie van het Meerjaren Onderhouds Plan , eigen en externe inspecties, ervaringscijfers Bouwzaken, nacalculatie- en schadegegevens voorliggende periode en de expertise van bestaande en inmiddels nieuw gelegde contacten etc.

3 Pagina 3 van Samenstelling Het voorliggende Meerjaren Onderhoud Plan (MOP) behelst 35 gebouwen. Ten opzichte van het vorige MOP (35 gebouwen) is één gebouw te komen vervallen, het oude gebouw buitendienst (dit is nu een gehuurde locatie) en er is één gebouw bijgekomen, namelijk, de accommodatie bibliotheek Nuth. 1.3 bepaling budget MOP Om de opgelegde bezuinigingen door uw college op het MOP te kunnen doorvoeren, zijn er op een aantal wezenlijke onderdelen de termijnen van uitvoering, buiten deze periode geschoven. Dus na 2017 en verder. Mocht er dus op deze onderdelen calamiteiten en of een gehele vervanging nodig zijn, dan zal voor het benodigde budget aanspraak dienen gemaakt te worden op de algemene post Onvoorzien/Reserve. I.v.m. de lopende projecten kern Hulsberg en Schimmert en het accommodatiebeleid zijn noodzakelijke grote onderhoudsbudgetten (vervangen dakbedekkingen, renovatie doucheruimten, renovatie toiletten etc.) van een zestal gebouwen* tot nader order doorgeschoven buiten deze 10-jarige periode. Omdat het voor deze gebouwen onzeker is of zij in de toekomst behouden blijven, wordt er alleen budget opgenomen voor kleine onvoorziene uitgaven en jaarlijks klein onderhoud. De verwachting is, dat binnen een termijn van 2 jaar meer duidelijkheid zal zijn omtrent deze gebouwen. Het is dan goed mogelijk, dat voor die gebouwen welke dus toch behouden blijven, de grote onderhoudsbudgetten weer terug naar voren worden geschoven bij de actualisatie van het MOP in * Remigiushuis Voetbal Hulsberg Tennis Hulsberg Gymnastieklokaal Hulsberg Gemeenschapshuis Hulsberg Gemeenschapshuis Schimmert Mochten er hier calamiteiten ontstaan aan de grote onderhoudsonderdelen van deze zes accommodaties, dan zijn deze kosten niet gedekt en zal er middels tussenkomst van uw college alsnog een beroep te worden gedaan op de algemene post Onvoorzien/reserve. 2. Beheer In 2007/2008 is de samenwerking met de bestaande contacten/bedrijven voor het reguliere onderhoud oftewel het beheer gecontinueerd. M.b.t. het continueren van de samenwerking met de bestaande contacten/bedrijven voor het reguliere onderhoud c.q. beheer zal de Aanbestedingsnota gevolgd moeten worden. Daar waar lopende contracten bestaan, zullen die voortgezet kunnen worden, maar bij het einde van de looptijd is de nieuwe nota van toepassing. Waar met name alsdan aandacht aan moet wordt besteed is de vraag of door het clusteren, of juist niet clusteren, van activiteiten in de onderhoudssfeer voordelen behaald kunnen worden. 3. Projecten Als gevolg van nog lopende en nog op te starten projecten, zoals uitbreiding VV Vaesrade en het project energielabel dienen de hierop betrekking hebbende onderhoudskosten te worden ingebracht in het MOP. In de eerstvolgende actualisatie in 2011 zullen dan de onderhoudskosten van de opgeleverde projecten worden meegenomen in het MOP van (zoals nu met het project Legionellapreventie is gebeurd).

4 Pagina 4 van 5 Financiële aspecten Jaarrekening 2007 In de jaarrekening 2007 hebben wij gerapporteerd over de overschrijding op het thans vigerende MOP. Deze overschrijding werd veroorzaakt doordat er destijds is geanticipeerd op het nieuwe (nog vast te stellen) ontwerp- Mop Het bedrag van is ten laste gebracht van het jaarrekeningresultaat In de huidige berekening van de nieuwe jaarlijkse storting speelt dit bedrag geen rol meer omdat de uitgaven al hebben plaatsgevonden en al administratief zijn verwerkt in het dienstjaar De gebudgetteerde kosten voor de MOP-periode 2007 t/m 2016 bedragen in totaal ,-- incl. BTW (met de bedragen afgerond op voud). De nieuwe jaarlijkse storting bedraagt daarom : 9 termijnen = (zie ook bijlage I). Negen termijnen, omdat het jaar 2007 verwerkt is geworden in de jaarrekening van 2007, het restant is dus 9 jaren. In het vigerende MOP is rekening gehouden met een jaarlijkse storting van incl. btw. De extra jaarlijkse reservering komt hiermee uit op minus is Negen termijnen van is dus extra benodigd voor de periode MOP Dit bedrag van wordt over de jaren 2008 en 2009 aangevuld met elk per jaar vanuit het separaat onderhoudsbudget welke is opgenomen in de algemene begroting Gemeente Nuth uitbesteed onderhoud gebouwenbeheer. Geconcludeerd kan worden dat de extra jaarlijkse storting volledig wordt opgevangen binnen de begroting van Gebouwenbeheer. N.B. In het voorliggende MOP is geen rekening gehouden met indexeringen. Op concernniveau is hierin wel voorzien doordat in de (meerjaren) begroting 2008 voor prijsstijgingen in zijn algemeenheid (en dus ook voor het MOP) een stelpost is opgenomen van Deze stelpost is gebaseerd op een jaarlijkse prijsstijging van 2,0%. Voorstel Instemmen met het geactualiseerde Meerjaren Onderhoudsplan, periode Burgemeester en wethouders van Nuth, de secretaris de burgemeester mr. F.L.J. van Vloten Mr. H.G. Vos

5 Pagina 5 van 5 Besluit Instemmen met het voorliggende geactualiseerde Meerjaren Onderhoudsplan, periode Aldus besloten door de raad van de Gemeente Nuth in zijn openbare vergadering d.d. 01 juli 2008 de griffier, de voorzitter, P.J.M. Boyen Mr. H.G. Vos Bijlage(n) Bijlage I: Overzicht totaal benodigd budget per gebouw MOP 2007 t/m 2016 incl. herberekening jaarlijkse storting en extra budgettaire last. Bijlage II: Geactualiseerd Meerjaren Onderhouds Plan (MOP), periode Ter inzage N.v.t.