agendanummer afdeling Simpelveld VII- 14 Bedrijfsvoering 17 april 2013 Vervanging kozijnen oudbouw gemeentehuis 3405

Transcriptie

1 Aan de raad agendanummer afdeling Simpelveld VII- 14 Bedrijfsvoering 17 april 2013 onderwerp Vervanging kozijnen oudbouw gemeentehuis 3405 zaakkenmerk Inleiding Volgens het meerjaren onderhoudsprogramma ( MOP ) dienen de kozijnen in de oudbouw (uit 1984) van het gemeentehuis in 2016 vervangen te worden. Omdat we als gemeente bezig zijn om diverse gebouwen milieu- en gebruiksvriendelijker te maken door investeringen naar voren te halen, is onderzocht welke effect de huidige kozijnen hebben op de stookkosten en het werkklimaat. We hebben geconstateerd dat de thermische onderbreking in combinatie met het dubbelglas uit 1984 slechts een minimale koudeweerstand biedt. Het gevolg hiervan is dat er meer warmte geleverd moet worden door de CV-installatie om alsnog een behaaglijk werkklimaat te realiseren. Hierdoor besteden wij jaarlijks een aanzienlijk bedrag aan gas. Door het vervangen van de kozijnen zou daarom niet alleen sprake zijn van een betere esthetische afstemming tussen oudbouw en nieuwbouw maar besparen we in de stookkosten en wordt het klimaat in het gebouw verbeterd. Hierdoor zouden wellicht ook enkele klachten van medewerkers welke we in de winterperiode hebben ontvangen over de kou welke de kozijnen uitstralen, verholpen kunnen worden. Volgens afspraak worden de volgende kredietvoteringen voor onderhoudswerken en investeringen afzonderlijk aan de raad voorgelegd: - omvang > ; - omvang < die bestuurlijk gevoelig' zijn; - investeringen in GRP en wegreconstructies. Formeel kader, beleidskader, programma Het meerjaren onderhoudsplan (MOP) geeft aan dat de kozijnen van de oudbouw medio 2016 vervangen dienen te worden. Relatie met bestaand beleid / eerdere voorstellen Pagina 1/ 5

2 Overwegingen Opties Personele aspecten Financiële aspecten Financiële dekking De financiële dekking dient te gebeuren vanuit het budget groot onderhoud gebouwen. Hierin is een bedrag opgenomen van ,- voor het vervangen van de kozijnen. Het totaal benodigd bedrag is ,-. Aanbesteding Om een marktconforme prijs te kunnen garanderen is besloten om een viertal bedrijven te benaderen voor het uitbrengen van een offerte. Hiermee wordt voldaan aan het gemeentelijk inkoop en aan bestedingsbeleid Aanbestedingsvorm Aantal offertes Werken Diensten en Leveringen Enkelvoudig 1 tot en met: tot en met: Onderhands minimaal Openbaar minimaal Europees minimaal 2 meer dan: meer dan: De inschrijvingsbedragen waren: ITH ,- ex BTW MOBI ,- ex BTW Stalumex ,- ex BTW VOGT B.V. heeft afgezien van het uitbrengen van een offerte vanwege de grootte van de opdracht. Gunning vindt plaats op basis van "best price". Gelet op de originele offertes levert Stalumex de kozijnen het gunstigste. Daarnaast heeft Stalumex in overweging gegeven om een beter kozijnprofiel te kiezen. Dit om zodoende een hogere thermische isolatie te krijgen. De meerkosten hiervoor zijn in totaal ,- waardoor het totaal offertebedrag zou uitkomen op ,-. Omdat het hier een wijziging betreft in de offerte is de firma MOBI eveneens gevraagde een offerte uit te brengen voor het gewijzigde kozijnprofiel. MOBI heeft een totaalofferte aangeleverd van ,-, dus hoger dan Stalumex op Pagina 2/ 5

3 basis van gelijke gunningscriteria. De gunning is gebaseerd op de offerteprijs van een kozijnprofiel met een hogere thermische isolatie, exclusief meerwerk door maatverschil. In het offertetraject hebben zowel MOBI als Stalumex namelijk opgemerkt dat sprake is van maatverschil tussen de gevraagde offerte en de werkelijk te plaatsen erkers. Omdat Stalumex op basis van de gunningscriteria de meeste kans op de opdracht heeft is dit bedrijf verzocht om inzichtelijk te maken wat de omvang van de meerkosten zouden zijn voortvloeiend uit het maatverschil. Stalumex heeft begroot dat dit circa 7.500,- extra zou zijn. Dit is bevestigd middels de van 19 december Tevens dienen enkele kleine bouwkundige aanpassingen gerealiseerd te worden die niet in de offerten van de bieders zijn opgenomen. Te denken valt aan het verplaatsen van verwarmingsradiatoren en aanpassingen aan de plafonds in welke de gemeente zelf dient te voorzien. Het opvragen van deze meerwerkkosten heeft enkel informatief plaatsgevonden zodat een inschatting gemaakt kon worden van het te voteren budget door uw raad. Gunning op basis van een stelpost meerwerk is ongebruikelijk. Op basis van bovenstaande wordt gevraagd reeds nu een besluit te nemen om een post onvoorzien/ meewerk van in totaal ,- goed te keuren zodat voldoende dekking is voor de meerkosten en bijkomende bouwkundige werkzaamheden die niet in de offerten van de bieders zijn opgenomen. De structurele besparing op stookkosten, de daarmee samenhangende terugverdientijd en het bijkomend voordeel dat het energielabel van het gebouw naar verwachting 1 tot 2 klasse beter wordt, rechtvaardigt de extra investering. Naast bovenstaande offertetraject is reeds een eerder traject doorlopen voor het verkrijgen van offertes met de firma`s ITH en VOGT. Beide bedrijven hebben destijds een offerte uitgebracht waarbij het college 31 juli 2012 is geadviseerd een besluit te nemen tot gunning. Op basis van de toen bekende offertes met kozijnenstaten is vervolgens een bespreking geweest met ITH waarbij de laatste details zijn besproken alvorens over te gaan tot definitieve opdrachtverstrekking. Tijdens dit gesprek is bekend geworden dat er twee verschillende kozijnenstaten in omloop zijn gebracht door ITH waardoor het besluit van het college van 31 juli 2012 niet op basis van volledige informatie is genomen. Om deze reden is besloten het offertetraject in zijn geheel over te doen om tot een goede besluitvorming te komen. Het nu voorliggende raadsadvies is hier het resultaat van. Communicatie Evaluatie Vervolg / planning Pagina 3/ 5

4 Voorstel In te stemmen met kredietvotering van ,-- ex BTW, zijnde de kozijnen ( ), het meerwerk voor het maatverschil ( 7.500) en de bijkomende bouwkundige werkzaamheden ( 7.500). Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld, De secretaris, De burgemeester, P.J.J.M. Schillings mr. R. de Boer Commissieadvies In de raadscommissie vergadering van 16 april 2013 hebben de fracties als volgt geadviseerd: De fractie Burgerbelangen: voor / tegen nvt Leefbaar Simpelveld: voor / tegen nvt Simpelveld Lokaal: voor / tegen nvt CDA: voor / tegen nvt PvdA: voor / tegen nvt Het college heeft nieuwe informatie toegezegd; deze is in dit voorstel opgenomen. De commissiegriffier Pagina 4/ 5

5 Aanbieding aan de Raad Aan de raad wordt voorgesteld om conform het voorstel te besluiten Simpelveld, Het presidium van Simpelveld, De griffier, De voorzitter, L.M.G. Wassenberg mr. R. de Boer Pagina 5/ 5