Commissie Beleidscyclus College van B&W Aanpak achterblijvende overhead

Transcriptie

1 Informatienota Aan: Commissie Beleidscyclus Van: College van B&W Onderwerp: Aanpak achterblijvende overhead Portefeuillehouder Wethouder L. Verspuij Datum collegebesluit 14 oktober 2014 Geheimhouding: Ja / Nee Kennisnemen van: De aanpak die het college kiest om de achterblijvende overhead, na inbesteding van taken aan Gemeenschappelijke Regelingen, af te bouwen. 1. Inleiding In de Programmabegroting is de omvang van de overhead aangegeven die als gevolg van het overdragen van taken naar verschillende gemeenschappelijke regelingen bij de gemeente Tiel achterblijft. De bedragen lopen per jaar op van ,= naar ,=. Deze overheadkosten zullen in Tiel de komende jaren afgebouwd of betaalbaar gemaakt moeten worden. De overheadkosten zijn alle kosten die gemaakt worden om de primaire taken te ondersteunen. Bijvoorbeeld huisvesting, automatisering, maar ook salariskosten van financiële en P&O-adviseurs, de ondersteunende teams en het management. In de Begroting 2015 is het totaal aan overheadkosten ca 8,7 miljoen op een totaal van ca 23,8 miljoen aan kosten voor de organisatie. Overheadkosten worden verdeeld over de tarieven die de organisatie rekent voor het uitvoeren van primaire taken. Als primaire taken worden overgedragen naar een andere organisatie, een GR, dan kunnen daar de overheadkosten niet meer verdeeld worden naar die taken. En blijven dus 'achter' bij de kleiner geworden organisatie. Daar moet dan op bezuinigd worden of andere dekking voor gevonden worden. In deze notitie wordt uw commissie geïnformeerd over wat de gemeentelijke organisatie doet om de achterblijvende overhead de komende jaren af te bouwen en betaalbaar te maken. 2. Kernboodschap Om de in de begroting opgenomen kosten voor achterblijvende overhead betaalbaar te maken, worden 5 lijnen ingezet: 1. we gaan taakstellend bezuinigen op budgetten die direct gerelateerd zijn aan het aantal medewerkers dat in dienst is: minder formatie, minder budget. 2. de nieuwe primaire taken die er bijkomen in het sociaal domein zullen ook om overhead (bedrijfsvoeringstaken) vragen en vormen een nieuwe dekking voor de huidige overhead. 3. we gaan zoveel mogelijk overheadtaken uitvoeren voor andere organisaties, GR-en waar Tiel belang bij heeft en waarmee met de inkomsten de kosten worden gedekt. 4. We gaan op personele kosten in het primaire proces besparen en met die besparingen brengen we de totale bedrijfsvoeringskosten terug. 5. we gaan de totale overhead in Tiel afgebouwen naar het niveau dat past bij deze gemeentelijke organisatie. We gaan voor een minimale norm omdat we een slimme en slanke overheidsorganisatie willen zijn met zo min mogelijk overhead. Pagina 1 van 5

2 3. De begrote omvang van de achterblijvende overhead Na de regionalisering van de onderstaande taken zijn op begrotingsbasis onderstaande bedragen opgenomen voor de achterblijvende en beïnvloedbare overhead. Overhead waarvoor een oplossing gezocht zal worden Regionalisering brandweer (restant) Regionalisering BTH naar AVRI Regionalisering BOR naar AVRI Werkzaak (nog niet door de raad besloten) p.m p.m p.m WABO-taken (eventueel naar ODR) p.m. p.m. Totaal af te bouwen overhead Gelijktijdig lopen er taakstellingen om op de bedrijfsvoering te bezuinigen *: Totaal bezuinigen op bedrijfsvoering: * Bovenop de af te bouwen overhead als gevolg van het overdragen van taken naar GR-en zijn in het kader van de bezuinigingen taakstellingen afgesproken waarmee de kosten voor de bedrijfsvoering teruggebracht zullen moeten gaan worden. Met deze bedragen moeten de totale budgetten van de verschilende componenten in de bedrijfsvoering worden terug gebracht. Dat betreft budgetten voor de volgende componenten: Kosten voor advies en beheer van Financien en Personeel waaronder: 1. opleidingsbudget, kosten werving en selectie 2. salarissen financieel en personeelsadviseurs (team BWB i.o.) Kosten voor facilitaire ondersteuning, waaronder: 3. schoonmaak, catering, kantoormiddelen, decemberactiviteiten 4. salaris facilitair personeel (team Facilitair en Vastgoed) Kosten voor Automatisering en ICT, waaronder: 5. abonnementen, reprografie en portikosten 6. vaste en mobiele telefoons 7. onderhoud, abonnementen voor computers 8. onderhoud multifunctionals 9. salaris IM/ICT adviseurs (team BWB i.o.) Kosten voor management: 10. de kosten van de voormalig manager Stadsbeheer werden voor 50% doorbelast naar de teams van BTH en BOR Dit zijn bedragen die in de Begroting zijn opgenomen. Ze zijn gebasseerd op werkelijke kosten, zoals die in het verleden zijn ingeschat. Of deze bedragen voor totale overhead ook nog steeds passend zijn, zal nog in 2014 worden uitgezocht. In 2015 en verder zal dan de overhead passend worden gemaakt voor de Tielse organisatie. Pagina 2 van 5

3 4. De aanpak om de achterblijvende overhead betaalbaar te maken Om de achterblijvende overhead de komende jaren af te bouwen en betaalbaar te maken naar een aanvaardbaar niveau zetten we in op 5 lijnen: 4.1 We gaan op de direct aan personeel gerelateerde materiele kosten bezuinigen. Post 1 in bovenstaande tabel: De budgetten voor opleiding, werving en selectie van personeel zijn direct te relateren aan het aantal fte's. Vanaf 2016 worden deze budgetten teruggebracht met het percentage waarmee de formatie is verminderd. Post 3: De budgetten voor catering, kantoormiddelen en decemberactiviteiten zijn ook direct te relateren aan het aantal fte's en zal met dezelfde percentages worden teruggebracht. Hierbij moet worden aangetekend dat er reeds een bezuiniging op de bedrijfsvoering is afgesproken van ,- op de personeelsactiviteiten en voorzieningen. Posten 5,6,7 en 8: Deze budgetten voor portikosten,abonnementen en licenties voor computers, multifuncionals en telefoons zijn ook te relateren aan het aantal fte's dat er gebruik van maakt. Ook deze budgetten zullen teruggebracht worden met het percentage dat de formatie vermindert. Hierbij ook weer de aantekening dat we in de BWB-samenwerking taakstellend ook nog structureel gaan bezuinigen. Overigens niet alleen op materiele, maar ook op personele kosten. In het Bloesemakkoord is afgesproken om uit te gaan van de maximale variant van de business-case en dus nog een extra besparing van structureel mogelijk zou zijn. Ook is in het Bloesemakkoord afgesproken te gaan onderzoeken of nog meer bedrijfsvoeringstaken ondergebracht kunnen worden in de BWB-samenwerking en zo tot nog meer besparingen kunnen leiden. Op de kosten voor overhead/bedrijfsvoering zal dus de komende jaren fors bezuinigd worden. Wanneer taken in het kader van de uitvoering van de Participatiewet worden overgedragen aan Werkzaak en wellicht ook nog WABO-taken worden overgedragen aan de ODR, zullen die bezuinigingen hier bovenop komen. Aandachtspunt hierbij is dat het niet mogelijk is om bij een voortdurende afname of afstoten van taken recht-evenredig te blijven bezuinigen op organisatiekosten (incl. overhead). De beïnvloedbare massa wordt steeds kleiner We gaan taken voor Gemeenschappelijke Regelingen (GR-en) uitvoeren Taken door team Facilitair en Vastgoed Post 4 en 10: De salariskosten van personeel in team Facilitair en Vastgoed zijn weliswaar minder direct te relateren aan het aantal uren die minder worden besteed aan beheer, advies en uitvoering voor de over te dragen taken van BTH en BOR, maar maken onderdeel uit van de overhead die wel als gevolg van het overdragen van die taken afgebouwd of betaalbaar gemaakt moet worden. Voor het team Facilitair en Vastgoed geldt dat er kennis, ervaring en kwaliteit is opgebouwd in de Tielse organisatie die gebruikt kan worden om voor GR-en, waar ook de Tielse taken zijn ondergebracht, bedrijfsvoeringstaken uit te voeren. We kiezen er dus voor om bedrijfsvoeringstaken van GR-en in de regio uit te laten voeren door mensen uit het team Facilitair en Vastgoed. Daarmee opgebouwde kennis en ervaring te gebruiken en om kosten te kunnen doorrekenen aan GR-en: - voor de GR-ODR worden momenteel al facilitaire zaken uitgevoerd: schoonmaak, catering, etc.. Kosten worden doorberekend. - met de huisvesting van het UWV in het Stadhuiscomplex kunnen ook personele kosten doorberekend worden aan het UWV. Pagina 3 van 5

4 - uitgegaan wordt van huisvesting van GR-Werkzaak in het Stadhuiscomplex, de faciliare ondersteuning kan dan gedaan worden met inzet van Tiels personeel. Kosten kunnen worden doorberekend. Uiteindelijk zal ca 10% van het huidige personeel van het team Facilitair en Vastgoed ingezet worden op taken die we uitvoeren voor GR-en. En als dat personeel in dienst blijft, is daar ook een dekking voor de managementtaken om het team aan te sturen. Taken door BWB: Financien, Personeel en ICT Post 2 en 9: Net als facilitaire zaken willen we dat BWB i.o. ook bedrijfsvoeringstaken gaat uitvoeren voor GR-en. Ook hier geldt dat de opgebouwde kennis, kwaliteit en ervaring ingezet kan worden voor GR-en waar Tiel belang in heeft. Dan kunnen kosten worden doorberekend en is het niet nodig om op personele kosten van BWB nog verder te bezuinigen dan de momenteel beoogde taakstellingen. - Voor de GR-ODR wordt momenteel al post en documentenbeheer gedaan met de inzet van BWB. - momenteel loopt er onderzoek of er bij Werkzaak meer bedrijfsvoeringstaken (P&O, Financien, IM/ICT) beter door BWB uitgevoerd kunnen worden. Met name dit laatste onderzoek en de besluitvorming daarover is belangrijk om te weten of er de komende jaren nog verder op personele kosten voor P&O, Financien en IM/ICT bezuinigd zal moeten gaan worden als we mensen overdragen naar Werkzaak. 4.3 Nieuwe taken in het sociaal domein vragen ook om extra overhead. De nieuwe taken in het sociaal domein (Jeugdzorg, WMO) brengen voor de gemeenten vanaf 1/1/2015 nieuwe uitvoeringskosten met zich mee. In de overdracht van budgetten van provincie en rijk naar gemeente is rekening gehouden met een bedrag van ca ,- voor uitvoeringskosten. Momenteel worden die nieuwe taken uitgewerkt en in de bestaande organisatie geimplementeerd. De vraag is ook nog of deze uitvoeringstaken alleen door de gemeente worden uitgevoerd of ook samen met zorgaanbieders of andere uitvoeringsorganisaties. Om die nieuwe primaire taken te kunnen uitvoeren, zijn ook (nieuwe) overheadtaken nodig. Bijvoorbeeld financieel advies en beheer voor de uitvoering van de Jeugdzorgwet, maar ook personele zaken. Voor de over te dragen taken van BTH en BOR naar de AVRI, komen dan nieuwe taken in het sociaal domein terug. 4.4 Minder personele kosten in het primaire proces brengt voordelen voor de bedrijfsvoering Ook een lijn die in 2015 zal worden uitgewerkt, is het goedkoper maken van het primaire proces. We starten met het terugdringen van de personele lasten in de uitvoering van schuldhulpverlening. Daarvoor wordt personeel van derden ingehuurd, maar door die in de formatie op te nemen worden kosten in de bedrijfsvoering bespaard. Verder zullen primaire processen LEAN gemaakt worden, waardoor er slimmer gewerkt wordt en niet noodzakelijke handelingen er uit gehaald kunnen worden. Daardoor zullen besparingen op de bedrijfsvoering makkelijker gerealiseerd kunnen worden. 4.5 Afbouwen naar een norm die past We weten wat de huidige overheadkosten in onze organisatie zijn. Die zijn voornamelijk historisch zo gegroeid. Uiteindelijk willen we naar een bij de Tielse ambtelijke organisatie passende overhead. De eerste stap is om begin 2015 een norm vast te stellen voor de wenselijke en noodzakelijke overhead voor de gemeentelijke organisatie in Tiel. Samen met de gemeente Geldermalsen en Culemborg zal een benchmark worden uitgevoerd om in afstemming te bepalen hoe bij de verschillende gemeenten de overheadkosten zijn opgebouwd en hoe die zich verhouden tot wat men zou mogen verwachten bij een gemeente van een bepaalde omvang. Pagina 4 van 5

5 Vervolgens is het belangrijk om te bepalen wat voor Tiel specifiek is en op welke onderdelen we (mogelijk dan wel logischerwijs) afwijken van het gemiddelde ten opzichte van andere gemeenten. Voor de Tielse organisatie zal op die manier een streefnorm bepaald kunnen worden voor de opbouw van de minimaal noodzakelijke overhead. Alle maatregelen die worden genomen om de overhead af te bouwen of betaalbaar te maken, worden vervolgens geplaatst in het licht van die streefnorm. Op die manier werken we naar een overhead die hoort bij een slimme en slanke overheidsorganisatie die we willen zijn. 5. De dekking voor de komende jaren Voor wat betreft 2015, wanneer de omvang van de achterblijvende overhead nog maar relatief gering is ( ) is dekking aanwezig. De uitvoering van de facilitaire zaken voor de GR- ODR wordt momenteel al gedaan met efficiënte inzet van ons eigen personeel. Die efficiënte aanpak heeft in 2014 al een extra opbrengst gegeven van ca ,- Voor 2015 wordt dat ook grotendeels gerealiseerd. Voor de nieuwe taken in het sociaal domein ontvangt de gemeente uitvoeringskosten. Een deel van die uitvoeringskosten (ca 10-15% van ca )zal ingezet worden voor ondersteuning door financieel advies en beheer, personele zaken en ICT-ondersteuning. Daarmee vormt dat nieuwe dekking voor taken door BWB. Om de overige bezuinigingstaakstellingen op de bedrijfsvoering te realiseren zijn de nodige maatregelen genomen of in voorbereiding. Voor 2016 en verder zal met het doel van een scherpe norm voor overhead, opnieuw een verdeling gemaakt worden hoe de taakstelling van de achterblijvende overhead, zoals in de Begroting opgenomen, gerealiseerd zal worden. Bij iedere Voortgangsrapportage zal de raad daarover worden geïnformeerd. Bijlagen geen. Meer informatie: Afdeling: Team Advies Contactpersoon: T. van Kalkeren Telefoon: tvkalkeren@tiel.nl Pagina 5 van 5