Functie Graadnaam: administratief medewerker Functienaam: administratief medewerker burgerzaken (integratie) Functiegroep: administratief medewerkers publieksgericht Functionele loopbaan: C1-C3 Afdeling: Samenleven Dienst: Burgerzaken Subdienst: Code: Doel van de entiteit De afdeling samenleven heeft als doel alle persoonsgerelateerde dienstverlening op een kwalitatieve manier aan te bieden. De afdeling omvat de dienst burgerzaken en alle vrijetijdsdiensten. De dienst burgerzaken verzorgt de dienstverlening naar de burger en de administratieve verwerking van alle opdrachten i.v.m. de bevolking en de burgerlijke stand. De (sub)dienst bevolking is belast met het bijhouden en actualiseren van het bevolkings- en het vreemdelingenregister volgens de wetgeving terzake. Zij levert documenten en bewijzen af met betrekking tot de identiteit, de woonplaats, de burgerlijke staat van een persoon of andere gegevens uit het bevolkings- en vreemdelingenregister. De (sub)dienst burgerlijke stand registreert de veranderingen in de 'staat' van personen gedurende hun leven. Binnen het kader van de voorziene regelgeving kunnen van deze gebeurtenissen akten, afschriften en attesten worden afgeleverd. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: coördinator Burgerzaken Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 9 december 2016 pagina 1 van 8
Kernresultaten Loket Bemannen van het loket. Doel: optimaal de burgers informeren en helpen bij de aanvraag van bepaalde documenten burgers klantvriendelijk te woord staan en ze trachten zo goed mogelijk te helpen informatie verstrekken en instaan voor administratieve handelingen inzake burgerzaken (burgerlijke stand, bevolkings- en vreemdelingenaangelegenheden) afleveren van opgemaakte attesten, eid s, reispassen, rijbewijzen, etc. wettigen handtekening en eensluidend verklaren van documenten het wegwijs maken van erkende vluchtelingen en subsidiair beschermden in onze gemeente en in de werking van haar verschillende diensten Aangelegenheden burgerlijke stand Opmaken van aktes, dossiers en documenten met betrekking tot de burgerlijke stand evenals aanverwante registers en het bijhouden van statistieken. Doel: bijhouden van de registers van burgerlijke staat overschrijven van akten en vonnissen (adoptie, echtscheiding, naamsverandering, nationaliteitsverandering, buitenlandse huwelijksakte, buitenlandse geboorteakte, buitenlandse overlijdensakte) registratie, opmaak van aktes en documenten m.b.t. huwelijk en echtscheiding, geboorten, betwisting afstamming, sterfgevallen, erkenningen, adoptie en volle adoptie, naamsverandering, nationaliteitsveranderingen, verandering huwelijksvermogenstelsel, opmaken van grafconcessies bijhouden van genealogie voor de overheid ter beschikking stellen en toezien op consultatie en openbaarheid van archiefstukken (bevolkingsregisters en registers Burgerlijke Stand) contact opnemen met bevoegde instanties bijhouden van de registers en tijdig overmaken aan de bevoegde overheden aannemen van de nodige randmelding, kanttekening i.v.m. de akten en tijdig overmaken aan de bevoegde overheden administratie i.v.m. begravingen, crematies, ontgravingen en grondvergunningen bijstaan van de schepen van de burgerlijke stand/burgemeester bij huwelijken bijhouden en opstellen van statistieken (jaarstaten, maandstaten) CC Consult 9 december 2016 pagina 2 van 8
Bevolkingsaangelegenheden Administratieve verwerking en registratie van bevolkingsaangelegenheden en de burgers hierover informeren. Doel: bijhouden van de bevolkingsregisters en afleveren van documenten opmaken, verwerken en afleveren van reispassen opmaken, verwerken en afleveren van identiteitskaarten registreren van adresveranderingen opmaken, verwerken en afleveren van attesten aan de hand van de registers (bevolkingsregister en vreemdelingenregister) opmaken van diverse verklaringen (afstand van lichaam aan de wetenschap, orgaandonatie, euthanasie, laatste wilsbeschikking, ) opmaken en verwerken van rijbewijzen dossiersamenstelling voor het bijwerken van het rijkregister op basis van geboorteakten, verwerving van de Belgische nationaliteit, betwistingen vaderschap, naamsverandering, overlijdens, lijst van gezworenen dossiersamenstelling straatnaamgeving en hernummering huisnummers afhandelen i.s.m. dienst stedenbouw ondersteuning bij verkiezingen (inclusief het afleveren van volmachten, opvolgen van de kieswetgeving, vervullen van administratie) opmaken en selecteren van diverse lijsten Vreemdelingen aangelegenheden Administratieve verwerking en registratie van vreemdelingenaangelegenheden en de burgers hierover informeren. Doel: bijhouden van correct register en afleveren van documenten inschrijven/afschrijven van vreemdelingen en burgers afleveren beroeps- en arbeidskaarten voor vreemdelingen opmaken van verblijfsdocumenten opmaken van attesten en bijlagen (machtiging tot vestiging, tot terugkeer, tenlasteneming, aankomstverklaring, bevel om het grondgebied te verlaten, dossieropvolging i.s.m. de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ), parket opvolging van naturalisatiedossiers begeleiding van vluchtelingen/vreemdelingen op sociaal en administratief vlak CC Consult 9 december 2016 pagina 3 van 8
invullen van documenten en aanvragen opvolgen van verblijfsdocumenten en het tijdig melden dat deze vervangen moeten worden regelen van een verhuis Dagontvangsten Belast met de ontvangst van geringe dagontvangsten overeenkomstig art. 162, 2 van het gemeentedecreet. Doel: een normale, vlotte werking garanderen van de entiteit verantwoordelijk voor de correcte inning van de dagelijkse kasontvangsten eigen aan de dienst en voor het kasgeld dat ter beschikking wordt gesteld als wisselgeld Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit toezien op de correcte en tijdige afhandeling van briefwisseling, mails en telefonische vragen instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren van dossiers uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van verslagen en nota's opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen opmaken van uitgaande brieven voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures opstellen artikels voor het infoblad beantwoorden en doorschakelen telefoon CC Consult 9 december 2016 pagina 4 van 8
Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit actieve deelname aan intern overleg goede samenwerking en informatie-uitwisseling met andere diensten zoals het Sociaal Huis en haar verschillende diensten, OCMW, sportdienst, bibliotheek, vrijetijdsdienst, Ondersteuning Hulp bij de participatie aan cultuur en ontspanning door samenwerking met de sportdienst, de bibliotheek en de vrijetijdsdienst Doel: een betere dienstverlening en een meer gerichte en correcte doorverwijzing van erkende vluchtelingen en subsidiair beschermden doorverwijzing naar de juiste diensten en de juiste instanties; aanmoedigen om deel te nemen aan (socio) culturele en sportieve evenementen meedenken en mee ondersteunen van de acties inzake erkende vluchtelingen en subsidiaire beschermden. Bv. workshops organiseren opzoeken en uitwerken gegevens voor beleidsdocumenten in samenwerking met het Sociaal huis. Bv: gegevens voor het jaarverslag, ondersteuning bieden aan de verschillende diensten voor het opzetten van culturele evenementen voor deze groep om verdere sociale uitsluiting te voorkomen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen (o.a. via opleiding) en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen CC Consult 9 december 2016 pagina 5 van 8
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 9 december 2016 pagina 6 van 8
grondig voldoende elementair Functiekaart Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Kennen en kunnen Gradatie Cluster Competentie PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X Excel Outlook X X Software eigen aan de functie X X X Word X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X Werking van de organisatie X X Werkmiddelen en werkmethodieken X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X CC Consult 9 december 2016 pagina 7 van 8
gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functiekaart Gedrag Gradatie Cluster Beheersmatige vaardigheden Competentie Plannen en organiseren X X Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X X Mondelinge communicatie X X Empathie (inlevingsvermogen) X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X Stressbestendigheid X X Kwaliteitsvol werken X X Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid X X Initiatief X X Waardegebonden gedrag Integriteit en loyauteit X X CC Consult 9 december 2016 pagina 8 van 8