Raadsvoorstel Vergadering : 2 juli 2013 Voorstelnummer : 07.07 Registratienummer : 13.008060 Portefeuillehouder : Mw. dr. M.W.M. de Vries Afdeling : Concernstaf Bijlage(n) : 1 B&W-datum/nummer : 2 mei 2013, nummer 2 Commissie/datum : Bestuur en Middelen, 18 juni 2013 Onderwerp : Businesscase Financiën, Personeel & Organisatie/ Samenwerking CGT Onderwerp Businesscase Financiën, Personeel & Organisatie/ Samenwerking CGT Beslispunten 1. In te stemmen met het samenvoegen van de bedrijfsvoeringsonderdelen Financiën en Personeel & Organisatie (FPO) met dezelfde onderzelen van de gemeenten Culemborg en Tiel; 2. Een krediet van 338.000 beschikbaar te stellen ten laste van de bestemmingsreserves flankerende middelen ten behoeve van het samenvoegen van de bedrijfsvoeringsonderdelen Financiën en Personeel & Organisatie met dezelfde onderdelen van de gemeenten Culemborg en Tiel conform scenario B uit de businesscase FPO d.d. 6 maart 2013. Inleiding Op 25 oktober 2011 hebben de colleges van de gemeenten Culemborg, Geldermalsen en Tiel (CGT) besloten om de mogelijkheden voor samenwerking van de werkorganisaties te verkennen. Op 3 juli 2012 hebben de drie colleges besloten een businesscase op te stellen voor de samenvoeging van de afdelingen Financiën en Personeel & Organisatie (als vervolg op de reeds lopende samenwerking op gebied van IM/ICT). Op 22 oktober 2012 hebben de drie colleges ingestemd met de opdrachtformulering en de gunning aan KplusV. De OR-ren hebben ingestemd met de opdracht formulering. In de businesscase zijn drie scenario s uitgewerkt: A. Samenvoegen van beheer B. Samenvoegen van beheer, beleid en advies C. De ondergrens 1
Voor elk scenario is gekeken naar het effect op de kosten, de kwaliteit, de kwetsbaarheid en de kansen voor medewerkers. De businesscase is op 6 maart 2013 opgeleverd en besproken in de projectgroep FPO, het programmateam CGT en de stuurgroep CGT. De colleges van de gemeenten Culemborg, Geldermalsen en Tiel hebben op 7 mei 2013 besloten om de bedrijfsvoeringonderdelen F en P&O van de drie gemeenten samen te voegen en daarbij: a) scenario B uit de businesscase FPO daarbij als uitgangspunt te nemen en; b) de mogelijkheden te onderzoeken van het toevoegen van elementen uit scenario C. Beoogd effect Een gezamenlijke afdeling Financiën en Personeel & Organisatie die toekomstbestendig is. Argumenten Dit voorstel is gebaseerd op de volgende argumenten. 1. Expliciete bevestiging van de samenwerking met Culemborg en Tiel Tot op heden bent u door ons vooral geïnformeerd over de samenwerking met Culemborg en Tiel. Nu wij verdergaande stappen willen zetten in de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering vinden wij het van belang dat uw raad expliciet instemt met de samenwerking met Culemborg en Tiel, ongeacht de vorm waarin deze samenwerking gaat plaatsvinden. De vorm van samenwerking is namelijk nog nader onderwerp van onderzoek in het kader van de governance. 2. Samenvoeging leidt tot besparing van de kosten Uit de businesscase blijkt dat de samenvoeging van de bedrijfsvoeringonderdelen F en P&O van de drie gemeenten op termijn leidt tot structurele kostenbesparingen. De besparingen worden grotendeels behaald door: o het digitaliseren en standaardisering van beheerprocessen; o minder P&O advies door het afstoten van beheertaken en de informatiefunctie; o minder management. De samenvoeging draagt bij aan de realisatie van de bezuinigingstaakstelling die al liggen bij de drie gemeenten op gebied van de bedrijfsvoering. 3 Samenvoeging leidt tot verhoging van de kwaliteit Competenties, kennis en vaardigheden van medewerkers vullen elkaar aan. Twee weten er meer dan één. Door herverdeling van taken kunnen er specialisaties plaatsvinden. 2
4. Samenvoeging leidt tot verlaging van de kwetsbaarheid Er zal geen of minder sprake zijn van solofuncties. Bij ziekte en verlof kan vervanging sneller en beter worden geregeld. 5 Samenvoeging leidt tot meer kansen voor medewerkers Een grotere afdeling geeft medewerkers meer kansen om (horizontaal of verticaal) door te groeien en/of medewerkers te herplaatsen. 6 Samenvoeging leidt tot meer flexibiliteit In de regio Rivierenland worden steeds meer uitvoeringstaken in regionaal verband opgepakt. Denk aan de BSR, de Brandweer en de ODR. Actuele dossiers zijn de RIW en de andere transities. Door samenvoeging van de F en de P&O functies kan flexibel worden ingespeeld op een mogelijke daling, maar ook stijging van de toekomstige workload. 7 Keuze voor scenario B In scenario B zijn de vier K s het meest in evenwicht: o Er worden meer kosten bespaard dan in scenario A o De kwaliteit wordt versterkt en er blijft (beperkt) ruimte voor couleur locale o De kwetsbaarheid wordt het meest verminderd o De kansen voor medewerkers zijn het grootst (bezuinigen kunnen worden opgevangen uit het niet invullen van vacature ruimte) o Scenario C vereist meer standaardisatie van het dienstenaanbod. o Een volledig standaard P&C cyclus bij drie verschillende gemeenten lijkt op dit moment niet haalbaar o Met uitzondering van de K van kosten draagt scenario C niet bij aan een versterking van de andere drie K s. Kanttekeningen De samenvoeging van de F en P&O functies van de drie gemeenten gaat ten koste van de fysieke nabijheid van deze functies op locatie voor de vakafdelingen en bestuurders. Dit kan worden gecompenseerd door het deels op locatie werken van adviseurs. De informatiefunctie zal volledig worden gedigitaliseerd. Beheer en beleidstaken zullen (zoveel mogelijk) uit elkaar worden gehaald. De samenvoeging van de F en P&O functies leidt tot standaardisatie van processen en beleid. Er zal door alle partijen water bij de wijn moeten worden gedaan. In scenario B blijft er alleen ruimte voor couleur locale in (de vormgeving van) de P&C cyclus richting college, commissie en raad. 3
De samenvoeging betekent een grote verandering voor de medewerkers van de afdelingen F en P&O. Zij krijgen nieuwe collega s, een nieuwe leidinggevende, nieuwe klanten en een nieuwe werkplek. Scenario B gaat er vanuit dat bezuinigen kunnen worden opgevangen door het niet invullen van vacatureruimte, waardoor gedwongen ontslagen kunnen worden voorkomen. De samenvoeging van de functies F en P&O staat niet op zichzelf. Het impliceert de strategische keuze voor (in ieder geval) de samenvoeging van alle PIOFACH taken op termijn (zie collegebesluit d.d. 3 juli 2012). Het tempo waarin kan worden overgegaan tot het samenvoegen / integreren van de functies F en P&O is in sterke mate afhankelijk van de beschikbaarheid van ICT voorzieningen, geschikte huisvesting, investeringskrediet, voldoende capaciteit en de uitkomsten van de governance discussie. Hierover zijn nog geen besluiten genomen. De in het rapport expliciet genoemde risico s zijn: o De gehanteerde normen voor de financiële, personeel- en salarisadministratie kunnen niet worden gehaald. Dit risico kan worden verminderd door behoud / uitbreiding van workload. o Er kunnen afstemmingsproblemen ontstaan door het centraal huisvesten van adviseurs. Dit risico kan worden verminderd door het deels decentraal huisvesten van adviseurs. o De implementatie van ICT voorzieningen kan meer tijd en energie vragen. Dit risico kan worden verminderd door de implementatie te concretiseren en te kiezen voor bestaande en bewezen ICT systemen en door prioritering in de projectenkalender van de samenwerking IM/ICT. o Niet alle medewerkers blijken in staat om zich de nieuwe filosofie en werkwijze eigen te maken. Dit risico kan worden verminderd door te investeren in cultuur en opleiding. Draagvlak De colleges van de gemeenten Culemborg, Geldermalsen en Tiel hebben op 7 mei 2013 een gelijkluidend besluit genomen. Het besluit van de drie colleges is gebaseerd op het advies de stuurgroep CGT. Financiën Voor Geldermalsen gaat het bij de keuze voor scenario B om een verwachte structurele besparing van 126.000 tot 173.000,- per jaar. Hier staat een eenmalige investering tegenover van 338.000,-. Het gaat hier om de dekking van o.a. frictiekosten, kosten sociaal plan en projectkosten (inrichting en implementatiefase, personeel en facilitaire aanloopkosten). Deze kosten zullen worden gedekt uit de bestemmingsreserve flankerende middelen (personele regelingen, efficiency, scholing). De raad wordt over de besteding van deze middelen op de gebruikelijke wijze geïnformeerd. De terugverdientijd van de investering bedraagt 3 tot 3,7 jaar. De inverdieneffecten zullen de komende jaren worden meegenomen in de reeds opgelegde taakstelling op de bedrijfsvoering. 4
Verdeling scenario B Culemborg Geldermalsen Tiel Structureel kostenvoordeel 144.000-198.000 126.000 173.000 166.000 229.000 Eenmalige kosten 387.000 338.000 447.000 Bron: Businesscase FPO pagina 33. De businesscase gaat er vanuit dat de achterblijvende overheadkosten voor ICT en huisvesting per saldo nul zullen zijn. Bij de uitwerking van het implementatieplan en het governancevraagstuk zal hier nadrukkelijk aandacht aan worden besteed. Uitvoering Op korte termijn wordt door de projectgroep FPO een grove planning opgesteld. Deze wordt daarna uitgewerkt in een implementatieplan. Na vaststelling van het implementatieplan door de colleges (naar verwachting medio 2013) zal het plan in fasen worden uitgevoerd. Communicatie De medewerkers van de afdelingen Financiën en P&O zijn kort na de besluitvorming in de colleges van 7 mei geïnformeerd. Advisering raadscommissie(s) Voor het standpunt van de commissie Bestuur en Middelen wordt verwezen naar het ter inzage liggende advies. Tabel risicoparagraaf De risico s en beheersmaatregelen zijn verwoord onder het kopje Kanttekeningen. Burgemeester en wethouders van Geldermalsen, de secretaris, de burgemeester, J.C. Steurrijs Mevrouw dr. M.W.M. de Vries 5
De raad van de gemeente Geldermalsen; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 2 mei 2013, nummer 2, besluit: 1. In te stemmen met het samenvoegen van de bedrijfsvoeringsonderdelen Financiën en Personeel & Organisatie met dezelfde onderzelen van de gemeenten Culemborg en Tiel; 2. Een krediet van 338.000 beschikbaar te stellen ten laste van de bestemmingsreserves flankerende middelen ten behoeve van het samenvoegen van de bedrijfsvoeringsonderdelen Financiën en Personeel & Organisatie met dezelfde onderdelen van de gemeenten Culemborg en Tiel conform scenario B uit de businesscase FPO d.d. 6 maart 2013. Aldus besloten in de openbare vergadering van 2 juli 2013, nummer 07, de griffier, de voorzitter, 6